pendahuluan - spppk.moh.gov.myspppk.moh.gov.my/spppk/include/help/html_ltahunan/lt2012/bahiii.pdf1....

1. PENDAHULUAN

Pada tahun 2012, pengauditan pengurusan kewangan telah dijalankan terhadap 78

PTJ. Pemerhatian dan syor audit secara terperinci telah dikemukakan kepada

semua PTJ yang dilawati. Pengauditan pengurusan kewangan bertujuan

membantu pihak pengurusan mengenal pasti kawalan dalaman yang perlu ada dan

berfungsi seperti yang diharapkan bagi mengelakkan kehilangan dan pembaziran

wang awam. Pengauditan pengurusan kewangan yang dijalankan meliputi 6

kawalan iaitu:

Kawalan Pengurusan Kawalan Terimaan Kawalan Bajet Kawalan Perbelanjaan Kawalan Aset Alih Kerajaan Pengurusan Akaun Amanah/Kumpulan Wang Amanah/ Deposit

2. RINGKASAN PENEMUAN AUDIT

Ringkasan penemuan Audit dibuat mengikut bilangan kes bagi setiap isu, manakala

peratusan dikira berdasarkan bilangan kes berbanding jumlah PTJ yang dilawati.

Bagi tujuan laporan ini, rujukan PTJ yang telah dilawati bagi tahun 2012 adalah

seperti di Jadual 1.

Jadual 1

PTJ Yang Telah Dilawati Pada Tahun 2012

Negeri No. PTJ

PTJ Yang Dilawati

Ibu Pejabat/

Institusi

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

Bahagian Kewangan

Bahagian Akaun

Bahagian Perolehan Dan Penswastaan

Bahagian Perkhidmatan Farmasi

Institut Kesihatan Umum

Bahagian Kejururawatan

Bahagian Kesihatan Pergigian

Jabatan Kesihatan Awam

Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan

Bahagian Pembangunan Kompetensi

Cawangan Audit Dalam

Bahagian Perubatan Tradisional Dan Komplementari

Bahagian Perancangan Dan Pembangunan

Bahagian Pengurusan Latihan

Bahagian Pengurusan Maklumat

Bahagian Program Perubatan

Bahagian Khidmat Pengurusan

Bahagian Sumber Manusia

Bahagian Dasar Dan Hubungan Antarabangsa

Johor 20

21

22

23

24

Hospital Permai

Pejabat Kesihatan Daerah Mersing

Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Ledang

Kolej Jururawat Masyarakat Kluang

Kolej Kejururawatan Muar

L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2 | 24

B

AH

AG

IA

N

II

I:

P

EN

GU

RU

SA

N K

EW

AN

GA

N

Negeri No. PTJ

PTJ Yang Dilawati

Kedah 25

26

27

28

29

Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri Kedah (Farmasi)

Hospital Langkawi

Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Padang Terap

Pejabat Kesihatan Kuala Muda, Sungai Petani

Pejabat Kesihatan Daerah Kubang Pasu, Jitra

Kelantan 30

31

32

33

Hospital Machang

Pejabat Kesihatan Daerah Tanah Merah

Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Kuala Krai

Kolej Jururawat Masyarakat Kubang Kerian

Negeri Sembilan

34

35

36

37

Hospital Tampin

Hospital Tuanku Ampuan Najihah, Kuala Pilah

Pejabat Kesihatan Daerah Jempol

Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Tampin

Pahang 38

39

40

41

Pejabat Kesihatan Daerah Raub

Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Maran

Kolej Jururawat Masyarakat Jerantut

Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Kuantan

Perak 42

43

44

45

Makmal Kesihatan Awam, Ipoh

Hospital Sungai Siput

Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Larut Matang & Selama

Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Hilir Perak

Pulau Pinang 46

47

48

49

50

Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri Pulau Pinang (Pengurusan)

Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Seberang Perai Tengah

Pejabat Kesihatan Daerah Barat Daya Pulau Pinang

Pejabat Kesihatan Timur Laut Pulau Pinang

Hospital Kepala Batas

Sarawak 51

52

53

54

55

56

57

58

Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri Sarawak (Pengurusan)

Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri Sarawak (Farmasi)

Kolej Kesihatan Awam, Kuching

Hospital Bahagian Sri Aman

Hospital Lawas

Hospital Bahagian Bintulu

Makmal Ubat Dan Stor Bahagian Kapit

Pejabat Kesihatan Bahagian Kapit

Sabah 59

60

61

62

Hospital Sipitang

Hospital Mesra Bukit Padang

Pejabat Kesihatan Pergigian Kawasan Tawau

Kolej Kejururawatan Sandakan

Selangor 63

64

65

66

Hospital Serdang

Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Gombak

Pejabat Kesihatan Daerah Hulu Langat

Pejabat Kesihatan Daerah Sepang

Terengganu 67 68 69 70

Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri Terengganu (Farmasi) Hospital Setiu Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Hulu Terengganu Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Kemaman

Wilayah

Persekutuan

71

72

73

Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Wilayah Persekutuan (Pergigian)

Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan WP Labuan (Pengurusan)

Pejabat Kesihatan Pergigian Zon Cahaya Suria

Perlis 74 Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri Perlis (Pengurusan)

25 | L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2

B

AH

AG

IA

N

II

I:

P

EN

GU

RU

SA

N K

EW

AN

GA

N

Negeri No. PTJ

PTJ Yang Dilawati

Melaka 75

76

77

78

Hospital Alor Gajah

Pejabat Kesihatan Melaka Tengah

Kolej Kejururawatan Melaka

Pejabat Kesihatan Pergigian Alor Gajah

Berdasarkan analisis yang dijalankan, adalah didapati penemuan Audit yang paling

tinggi adalah terhadap kawalan perbelanjaan sebanyak 35% diikuti oleh kawalan aset

alih Kerajaan sebanyak 24.6%, kawalan terimaan sebanyak 19.5%, kawalan

pengurusan sebanyak 12.8%, kawalan akaun amanah/kumpulan wang

amanah/deposit sebanyak 6.1% dan kawalan bajet sebanyak 2%. Ringkasan

penemuan Audit mengenai tahap kawalan pengurusan kewangan adalah seperti di

Jadual 2 dan Carta 1.

Jadual 2 Ringkasan Penemuan Audit Mengikut Kawalan

Kawalan

Bilangan

Penemuan Audit

Peratus Penemuan

Audit (%)

Pengurusan 38 12.8

Terimaan 58 19.5

Bajet 6 2.0

Perbelanjaan 104 35.0

Aset Alih Kerajaan 73 24.6

Akaun Amanah/Kumpulan Wang Amanah/Deposit

18 6.1

Jumlah 297 100

Carta 1

Peratus Penemuan Audit Mengikut Kawalan

12.8%

19.5%

2%

35%

24.6%

6.1% Pengurusan

Terimaan

Bajet

Perbelanjaan

Aset Alih Kerajaan

Akaun Amanah/Deposit

L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2 | 26

B

AH

AG

IA

N

II

I:

P

EN

GU

RU

SA

N K

EW

AN

GA

N

3. KAWALAN PENGURUSAN

Kawalan pengurusan dilaksanakan bagi menentukan fungsi, objektif, tugas dan

tanggungjawab pegawai-pegawai ditetapkan dengan jelas bagi memastikan

pengurusan dilaksanakan dengan lengkap dan sempurna. Untuk tujuan ini, semakan

dibuat terhadap Surat Kuasa, Carta Organisasi, Manual Prosedur Kerja, Fail Meja,

Senarai Tugas, Sasaran Kerja Tahunan, Rekod Latihan Tahunan, Waran Perjalanan

Udara, penurunan kuasa, Daftar Pemeriksaan Mengejut dan Rekod Cuti.

Bagi kawalan pengurusan, penemuan Audit yang paling banyak berlaku di kalangan

PTJ adalah fail meja tidak disediakan dengan lengkap dan kemas kini sebanyak 50%,

diikuti dengan pegawai tidak mengetik kad perakam waktu dan tiada ulasan serta

pengesahan Penyelia dan buku perkhidmatan tidak disahkan bagi setiap kemasukan

maklumat sebanyak 42.3%. Butiran lanjut adalah seperti di Jadual 3.

Jadual 3 Penemuan Audit Terhadap Kawalan Pengurusan

PENEMUAN AUDIT JUMLAH PTJ % NO. PTJ

1. Surat Kuasa

(a) Tiada surat kuasa memungut,

menulis/menandatangani/membatalkan

resit

[Arahan Perbendaharaan 62, 69 & 70(a)]

5 6.4 26, 54, 55, 65, 66

(b) Tiada surat kuasa bagi pegawai yang

bertanggungjawab terhadap

kunci/nombor kombinasi peti besi/bilik

kebal

[Arahan Perbendaharaan 125]

14 17.9 7, 9, 26, 27, 34, 39,

42, 43, 53, 55, 58, 64,

71, 74

(c) Surat kuasa

menandatangani/mengendali Pesanan

Kerajaan/Baucar/Waran Pindah

Peruntukan/Panjar Wang Runcit/Cek

Panjar/Panjar Deposit Hospital/Pegawai

Penyedia, Peraku I dan II tidak

disediakan/dikemaskini

[Arahan Perbendaharaan 176.1(d), 101,

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 11/2008

Para 4 dan 11]

6 7.7 3, 14, 27, 36, 50, 65

(d) Surat kuasa mengendalikan Panjar Wang

Runcit/perlantikan Pegawai

Pengangkutan/Jawatankuasa Pembuka

Sebut Harga/Jawatankuasa Sebut

Harga/Jawatankuasa Penilaian Teknikal

bagi Sebut Harga/Jawatankuasa

Penilaian Harga bagi Sebut Harga tidak

disediakan

5 6.4 5, 36, 42, 71, 76

(e) Surat kuasa memegang kunci peti sebut

harga tidak dikeluarkan

4 5.1 15, 46, 54, 55

(f) Surat Kuasa tidak dikeluarkan kepada

pegawai yang meluluskan/menyediakan

Penyata Perubahan Gaji (Kew.8)/Borang

7 9.0 29, 36, 43, 46, 57, 58,

66

27 | L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2

B

AH

AG

IA

N

II

I:

P

EN

GU

RU

SA

N K

EW

AN

GA

N


Perubahan Gaji SG-20 (Kew.

320)/menjaga stok borang

hasil/memasukkan kutipan ke bank


(g) Pegawai Aset/Pegawai Penerima Aset

/Pegawai Pemeriksa/Lembaga Pemeriksa

Pelupusan tidak dilantik/tiada surat

perlantikan oleh Pegawai Pengawal

[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007]

13 16.7 1, 2, 5, 9, 17, 20, 28,

32, 65, 67, 68, 71, 76

2. Carta Organisasi

[Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5/2007]

(a) Carta organisasi tidak

disediakan/dipamerkan di tempat yang

mudah dilihat

5 6.4 9, 29, 35, 37, 51

(b) Carta organisasi tidak dikemas

kini/lengkap

17 21.8 4, 5, 8, 12, 27, 43, 44,

45, 52, 53, 65, 66, 69,

71, 74, 75, 78

3. Manual Prosedur Kerja (MPK)/Sasaran Kerja Tahunan (SKT)

[Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam Bil. 8/1991 dan Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4/2002]

(a) Manual Prosedur Kerja (MPK) tidak

disediakan/dikemas

kini/lengkap/dikemukakan untuk

semakan

20 25.6 3, 5, 6, 8, 9, 17, 21,

22, 28, 29, 35, 36, 38,

45, 46, 51, 54, 63, 65,

73

(b) MPK disediakan mengikut

unit/bahagian

5 6.4 20, 26, 43, 55, 56

(c) Fail Meja tidak disediakan dengan

lengkap dan kemas kini

39 50.0 3, 5, 6, 8, 10, 12, 21,

22, 28, 29, 34, 35, 36,

38, 39, 42, 43, 45, 46,

47, 48, 50, 53, 54, 55,

56, 57, 58, 63, 65, 66,

68, 70, 71, 72, 74, 75,

77, 78

(d) Sasaran Kerja Tahunan (SKT)

lewat/tidak disediakan/tidak lengkap

23 29.5 5, 20, 21, 22, 25, 26,

27, 28, 29, 31, 43, 46,

47, 49, 50, 55, 56, 58,

60, 63, 64, 72, 74

(e) SKT tidak disediakan mengikut

format/lengkap/disahkan oleh Ketua

Jabatan

8 10.3 32, 34, 68, 70, 75, 76,

77, 78

4. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun (JPKA)


(a) Mesyuarat JPKA tidak dijalankan

mengikut kekerapan yang ditetapkan

8 10.3 32, 47, 52, 53, 57, 59,

60, 64

(b) JPKA tidak membincangkan agenda

yang telah ditetapkan

22 28.2 4, 5, 14, 24, 26, 29,

31, 33, 36, 42, 47, 53,

55, 56, 57, 58, 63, 64,

65, 67, 69, 70

(c) Daftar Pertanyaan Audit tidak

diselenggara

3 3.8 1, 3, 4

5. Rekod Latihan Kakitangan

[Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6/2005]

(a) Buku Log Latihan tidak

diselenggara/tidak kemas kini/tidak

dibuat pengesahan

4 5.1 35, 37, 54, 55

L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2 | 28

B

AH

AG

IA

N

II

I:

P

EN

GU

RU

SA

N K

EW

AN

GA

N


(b) Latihan kurang daripada tujuh hari

dalam setahun

26 33.3 1, 20, 26, 28, 29, 31,

32, 33, 35, 41, 43, 46,

52, 53, 54, 58, 59, 64,

65, 66, 68, 70, 71, 72,

75, 77

(c) Pegawai tidak menghadiri sebarang

kursus

3 3.8 53, 65, 66

6. Tempahan Tiket Kapal Terbang

[Kawalan Dalaman]

(a) Daftar Tempahan Tiket Kapal Terbang

tidak diselenggarakan/kemas

kini/lengkap

9 11.5 4, 10, 12, 23, 36, 55,

57, 58, 71

(b) Salinan tiket tidak dibuat/dikepilkan

untuk semakan

4 5.1 3, 4, 58, 76

(c) Waran Perjalanan Udara/bil tidak dicop

“TELAH BAYAR”/ditandatangani

4 5.1 10, 58, 71, 72

7. Kad Perakam Waktu

[Surat Pekeliling Am Bil. 11/1981 dan 1/2004]

(a) Pegawai Pengawas Kad Perakam Waktu

tidak dilantik /Jadual Bertugas tidak

disediakan

6 7.7 35, 58, 59, 62, 64, 67

(b) Pegawai tidak mengetik kad/masuk

lewat/keluar awal /ditulis dengan

tangan dan tidak ada ulasan serta

tandatangan pegawai yang diberi kuasa

33 42.3 7, 12, 20, 24, 26, 28,

29, 31, 32, 33, 36, 37,

41, 42, 44, 46, 53, 54,

55, 56, 58, 59, 63, 64,

67, 68, 71, 72, 73, 74,

75, 77, 78

(c) Laporan Bulanan tidak

disediakan/betul/tidak

dikemukakan/menyeluruh

6 7.7 31, 35, 37, 58, 63, 67

(d) Kad yang mempunyai lebih daripada 3

catatan merah tidak diberi amaran

bertulis/surat tunjuk sebab serta tidak

diambil tindakan ditukar kepada kad

hijau/merah/tatatertib

7 9.0 20, 35, 46, 63, 67, 68,

74

8. Buku Perkhidmatan dan Fail Peribadi

[Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5/2007 dan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 15/2008]

(a) Buku Perkhidmatan/fail peribadi tidak

lengkap/kemas kini

11 14.1 5, 35, 37, 43, 45, 55,

59, 63, 64, 65, 66

(b) Tidak diperiksa/disahkan oleh Ketua

Jabatan/pegawai yang diberi kuasa ke

atas setiap maklumat yang dicatatkan

33 42.3 5, 12, 21, 22, 23, 24,

26, 28, 30, 33, 35, 36,

40, 42, 43, 44, 45, 46,

53, 54, 55, 56, 57, 58,

59, 60, 62, 66, 67, 71,

74, 76, 77

(c) Maklumat cuti tahunan/pinjaman tidak

direkodkan/dikemas kini dalam Buku

Perkhidmatan

6 7.7 44, 59, 60, 63, 64, 74

9. Rekod/Daftar Cuti

[Perintah-Perintah Am Bab C dan Surat Pekeliling Am Bil. 3/1990]

(a) Rekod Cuti tidak

ditandatangan/disahkan oleh Ketua

Pejabat

2 2.6 35, 64

(b) Pegawai bercuti tanpa kelulusan/lewat

diluluskan

1 1.3 37

29 | L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2

B

AH

AG

IA

N

II

I:

P

EN

GU

RU

SA

N K

EW

AN

GA

N


(c) Daftar/rekod cuti/borang permohonan

cuti tidak disediakan/lengkap

4 5.1 35, 38, 63, 64

10. Pemeriksaan Mengejut

[Arahan Perbendaharaan 309(a) dan (b)]

(a) Pemeriksaan mengejut tidak dilakukan

terhadap kutipan/stok buku

hasil/pemungut kecil/setem/Panjar

Wang Runcit

19 24.4 1, 9, 19, 25, 29, 31,

35, 43, 44, 45, 51, 57,

65, 67, 68, 74, 76, 77,

78

(b) Pemeriksaan mengejut tidak dijalankan

setiap enam bulan sekali

10 12.8 16, 32, 44, 55, 61, 62,

66, 67, 68, 78

(c) Daftar Pemeriksaan Mengejut tidak

lengkap/diselenggara

3 3.8 18, 28, 77

11. Nota Serah Tugas

[Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 Tahun 2004]

(a) Nota Serah Tugas tidak disediakan/tidak

lengkap bagi pertukaran pegawai

12 15.4 5, 9, 11, 12, 37, 39,

40, 43, 54, 55, 57, 69

12. Lain-lain

(a) Polisi Pusingan Tugas tidak diwujudkan/

Pusingan tugas tidak dilaksanakan bagi

pegawai yang terlibat dalam urusan

kewangan

6 7.7 5, 6, 17, 18, 19, 51

4. KAWALAN TERIMAAN

Kawalan terimaan dilaksanakan untuk memastikan kawalan secukupnya diwujudkan

bagi semua kutipan/pungutan hasil supaya semua kutipan/pungutan dibuat dengan

teratur, diperakaunkan dengan sempurna dan tepat serta dimasukkan ke bank dalam

tempoh yang sepatutnya. Selain itu, aspek keselamatan juga diambil kira bagi

melindungi wang dan borang hasil Kerajaan di samping memastikan persekitaran

kaunter kutipan berada dalam keadaan baik dan terkawal. Bagi tujuan ini, semakan

Audit adalah tertumpu kepada kawalan borang hasil, kawalan terimaan wang,

keselamatan wang tunai dan kawalan perakaunan.

Bagi kawalan terimaan, daftar kaunterfoil (kew.67) tidak disediakan dengan lengkap

dan kemas kini merupakan penemuan Audit yang tertinggi iaitu sebanyak 30.8% diikuti

buku resit/kupon tidak diperiksa dan diperakui di belakang helaian pertama salinan

pejabat sebelum digunakan iaitu sebanyak 26.9% dan Laporan Terperinci Hasil Bulanan

(C330) tidak dicop tarikh terima/cetak sebanyak 19.2%. Butiran lanjut adalah seperti di

Jadual 4.

L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2 | 30

B

AH

AG

IA

N

II

I:

P

EN

GU

RU

SA

N K

EW

AN

GA

N

Jadual 4 Penemuan Audit Terhadap Kawalan Terimaan

PENEMUAN AUDIT JUMLAH

PTJ % NO. PTJ

1. Pengasingan Tugas

[Arahan Perbendaharaan 70 dan 73]

(a) Tidak ada pengasingan tugas bagi menerima

kutipan, menulis resit dan merekod Buku Tunai

(Kew. 248)

5 6.4 36, 43, 46, 58, 68

2. Daftar Borang Hasil/Kaunterfoil (Kew.67)


(a) Daftar Kaunterfoil tidak diselenggarakan 7 9.0 12, 14, 28, 43, 54,

56, 58

(b) Daftar Kaunterfoil tidak disediakan dengan

lengkap/betul/kemas kini

24 30.8 4, 20, 21, 26, 27,

28, 29, 35, 38, 41

43, 45, 47, 48, 49,

50, 53, 60, 65, 66,

68, 70, 71, 76

(c) Baki fizikal borang hasil tidak sama dengan rekod

Daftar Kaunterfoil

2 2.6 20, 55

3. Buku Resit Kew.38 Dan Kupon

(a) Notis pemberitahuan meminta resit tidak

dipamerkan

[Arahan Perbendaharaan 61(a)]

7 9.0 5, 34, 43, 45, 56,

58, 63

(b) Buku resit/kupon tidak diperiksa dan diperakui di

belakang helaian pertama salinan pejabat sebelum

digunakan/tidak ada bukti pemeriksaan dibuat


21 26.9 26, 27, 28, 29, 30,

31, 32, 34, 35, 36,

41, 53, 54, 55, 56,

58, 59, 60, 62, 65,

66

(c) Resit/kupon disimpan di tempat yang tidak

selamat/kabinet berkunci


4 5.1 28, 29, 43, 58

(d) Butiran/amaun resit dipinda tetapi tidak dibatalkan


3 3.8 34, 68, 69

(e) Borang Hasil yang dikeluarkan daripada stok tidak

diperiksa setiap minggu

[Arahan Perbendaharaan 80(c)]

11 14.0 4, 9, 29, 35, 54,

65, 66, 68, 69, 77,

78

(f) Resit Rasmi lewat dikeluarkan selepas terimaan

kaunter/melalui mel

[Arahan Perbendaharaan 60(ii)]

5 6.4 1, 4, 6, 9, 17

(g) Resit manual yang telah batal tidak direkodkan di

dalam laporan resit batal di dalam sistem e-terimaan

3 3.8 17, 54, 55

(h) Perakuan Borang Hasil tidak mengikut format yang

ditetapkan/lengkap

6 7.7 68, 69, 70, 75, 76,

78

4. Daftar Mel


(a) Daftar Mel tidak diselenggarakan/lengkap/disemak 14 17.9 1, 4, 6, 14, 25, 26,

28, 29, 39, 54, 55,

65, 66, 68

(b) Daftar Mel diselenggarakan oleh pegawai yang

membuat pungutan

3 3.8 20, 65, 66

31 | L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2

B

AH

AG

IA

N

II

I:

P

EN

GU

RU

SA

N K

EW

AN

GA

N


PTJ % NO. PTJ

5. Penyata Pemungut Dan Serahan Kutipan Ke Bank/Pemungut Utama

(a) Kutipan melebihi RM500 tidak diserahkan kepada

pemungut utama/bank pada hari yang sama


12 15.4 9, 12, 22, 26, 28,

29, 39, 55, 58, 68,

76, 78

(b) Penyata Pemungut tidak/lewat

disemak/ditandatangani sebelum/selepas kutipan

dibankkan

[Arahan Perbendaharaan 80(d)]

7 9.0 20, 22, 53, 55, 64,

68, 70

(c) Wang kutipan tidak diserahkan kepada Pemungut

Utama

1 1.3 55

6. PTJ Yang Menguruskan Terimaan Melalui eSPKB

[Panduan Pengguna PTJ eSPKB]

(a) Senarai Pengguna Sistem e-terimaan tidak dikemas

kini

2 2.6 46, 74

7. Buku Tunai Kecil (Kew.249)

(a) Kutipan hasil tidak/lewat direkod dalam buku tunai

(Kew. 249)


6 7.7 17, 27, 29, 54, 58,

68

(b) Buku Tunai tidak disemak setiap hari dan

ditandatangani ringkas oleh pegawai yang

bertanggungjawab/diberikuasa

[Arahan Perbendaharaan 80(b)]

7 9.0 20, 29, 37, 41, 53,

68, 70

8. Buku Tunai Cerakinan (Kew.248)

(a) Buku Tunai/TK100 tidak/lewat diselenggara/dicetak

dengan lengkap

5 6.4 5, 37, 67, 68, 70

(b) Nombor dan tarikh Resit Perbendaharaan/Resit

Kew.38 tidak/lewat dicatat ke dalam Buku Tunai

Cerakinan (Kew.248)

[Arahan Perbendaharaan 80(d)]

3 3.8 29, 53, 57

(c) Buku Tunai Cerakinan (Kew.248)/e-Terimaan (TK

100) tidak disemak setiap hari oleh pegawai yang

bertanggungjawab/tiada tarikh semakan


9 11.5 5, 25, 30, 33, 35,

38, 67, 68, 78

(d) Buku Tunai Cerakinan (Kew.248) lewat dihantar ke Cawangan Hasil, KKM [Arahan Perbendaharaan 145]

4 5.1 25, 28, 29, 68

9. Penyata Penyesuaian Hasil

[Surat Pekeliling Akauntan Negara Bil. 2/1986 dan Arahan Perbendaharaan 143(b)]

(a) Penyata Penyesuaian Hasil tidak disediakan dalam

tempoh 14 hari dari tarikh Laporan Terperinci Hasil

Bulanan (C330) diterima

6 7.7 25, 30, 39, 65, 66,

68

(b) Penyata Penyesuaian Hasil tidak/lewat

disediakan/kemas kini dan dihantar ke Jabatan

Akauntan Negara

7 9.0 36, 38, 39, 64, 59,

62, 66

(c) Penyata Penyesuaian Hasil tidak disediakan/disemak

dengan betul/tepat

4 5.1 5, 37, 39, 71

(d) Penyata Penyesuaian Hasil disediakan oleh pegawai

yang membuat pungutan/memasukkan wang ke

bank.[Kawalan Dalaman]

5 6.4 55, 56, 58, 65, 66

(e) Laporan Terperinci Hasil Bulanan (C330) tidak dicop

tarikh terima/dicetak

15 19.2 21, 26, 30, 31, 33,

36, 38, 43, 44, 45,

53, 54, 55, 66, 76

L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2 | 32

B

AH

AG

IA

N

II

I:

P

EN

GU

RU

SA

N K

EW

AN

GA

N


PTJ % NO. PTJ

10. Penyata Borang Hasil Yang Dikawal (Kew. 68)

[Kawalan Dalaman]

(a) Penyata Borang Hasil Yang Dikawal tidak

ditandatangan timbal/tidak disemak oleh Pemungut

Utama

9 11.5 7, 21, 28, 29, 36,

41, 44, 45, 65

(b) Penyata Borang Hasil Yang Dikawal tidak

diselenggara oleh Pemungut Kecil

6 7.7 14, 56, 55, 58, 60,

63

(c) Penyata Borang Hasil Yang Dikawal tidak disediakan

dengan betul/lengkap

5 6.4 25, 26, 54, 56, 68

11. Daftar Caj Hospital

[Panduan Bagi Kutipan Dan Perakaunan Hasil Hospital Tahun 1993]

(a) Daftar Caj Hospital tidak diselenggara dengan

lengkap/kemas kini

3 3.8 55, 59, 60

(b) Deposit hospital tidak dikutip

2 2.6 35, 75

12. Bil Hospital

[Panduan Bagi Kutipan Dan Perakaunan Hasil Hospital Bil (18) dlm KKM 203/19 bertarikh 31.12.1993 dan

Surat Pekeliling Bahagian Kewangan, Kementerian Kesihatan Malaysia Bil. 5/2007]

(a) Fail Bil Hospital tidak disediakan/dikemas

kini/disimpan teratur

1 1.3 20

(b) Fail Bil Belum Selesai tidak disemak

1 1.3 59

(c) Caj rawatan tidak dikenakan

1 1.3 58

(d) Laporan Bulanan Kutipan Hasil Bil Hospital tidak

tepat/lengkap

2 2.6 54, 63

(e) Surat Peringatan tidak dikeluarkan mengikut jadual

2 2.6 55, 68

(f) Hapuskira tidak dibuat bagi tunggakan hasil

melebihi 6 tahun

3 3.8 43, 55, 56

13. Penyewaan Ruangan Dalam Premis Kerajaan

[Surat Pekeliling Bahagian Kewangan Bil. 1/1994]

(a) Sewa/Caj elektrik/air bagi premis yang

disewa/penggunaan mesin minuman/ATM Machine

tidak/lewat/kurang dikutip

4 5.1 26, 29, 34, 63

(b) Daftar Kutipan Sewa/Utiliti/Asrama tidak

diselenggarakan/lengkap/kemas kini

5 6.4 26, 29, 30, 34, 53

(c) Perjanjian Sewa ruang pejabat/TASKA/ATM

Machine/vending machine/kantin tidak

ditandatangani/disediakan/dikemukakan/

diperbaharui/lewat disediakan/dimatikan setem

4 5.1 30, 56, 63, 76

(d) Denda/penalti tidak dikenakan ke atas sewa kantin

yang dibayar lewat

2 2.6 26, 34

(e) Kantin beroperasi tanpa kelulusan

1 1.3 60

14. Peti Besi

[Arahan Perbendaharaan 125, 126(a), 129A, 132]

(a) Dua kunci peti besi dipegang oleh seorang pegawai

sahaja

2 2.6 68, 78

(b) Kunci peti besi dan nombor kombinasi tidak

dipegang oleh pegawai yang berbeza

2 2.6 7, 26

(c) Peti besi hanya mempunyai satu kunci/nombor

kombinasi

7 9.0 37, 43, 44, 58, 64,

68, 71

33 | L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2

B

AH

AG

IA

N

II

I:

P

EN

GU

RU

SA

N K

EW

AN

GA

N


PTJ % NO. PTJ

(d) Nombor kombinasi tidak ditukar setiap enam

bulan/diketahui oleh pegawai tidak diberi kuasa

2 2.6 16, 68

(e) Bilik kebal tidak selamat/ikut spesifikasi/tidak dikejat 2 2.6 74, 76

15. Peti Wang Tunai (Cash Box)

[Kawalan Dalaman]

(a) Peti Wang Tunai tidak disediakan/berkunci /wang

kutipan tidak disimpan di tempat yang selamat

3 3.8 43, 44, 58

16. Penyata Akaun Belum Terima

[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 7/1986 dan Surat Pekeliling Bahagian Kewangan KKM Bil. 5/2007]

(a) Penyata Akaun Belum Terima (ABT) tidak disediakan

2 kali setahun

4 5.1 61, 62, 64, 73

(b) Penyata ABT tidak/lewat dikemukakan kepada

Bahagian Akaun, KKM

2 2.6 5, 38

17. Daftar Cek Tak Laku

[Arahan Perbendaharaan 76(b) dan Surat Pekeliling Akauntan Negara Bil. 1/1994]

(a) Daftar Cek Tak Laku tidak diselenggarakan dengan

lengkap/kemas kini

5 6.4 12, 43, 55, 65, 75

(b) Cek tak laku masih belum diganti

1 1.3 17

18. Lain-Lain

(a) Keselamatan/kaunter kutipan hasil tidak terjamin.

[Arahan Perbendaharaan 126(a) dan 131]

5 6.4 25, 28, 29, 56, 64

(b) Daftar Kompaun tidak disediakan dengan

betul/kemas kini/lengkap

4 5.1 28, 29, 65, 66

(c) Hasil kutipan tidak dimasukkan ke bank tetapi telah

digunakan untuk tujuan pembelian minyak motor

bot

1 1.3 58

5. KAWALAN BAJET

Kawalan bajet dilaksanakan untuk memastikan sumber yang terhad dirancang dan

diagih secara teratur mengikut kepentingan, mengawal operasi dan mengurus prestasi

di peringkat penyediaan, pengagihan hinggalah kepada pelaporan mengenai

pencapaiannya. Antara perkara yang disemak adalah penyediaan bajet serta

pengurusan waran peruntukan.

Bagi kawalan bajet, penemuan Audit yang tertinggi adalah pindah peruntukan tidak

disokong dengan borang permohonan yang lengkap sebanyak 10.3% diikuti oleh had

kuasa pegawai peraku I dan II tidak selaras dengan penurunan kuasa sebanyak 6.4%.

dan pindah peruntukan dibuat tanpa kelulusan pegawai yang diberi kuasa sebanyak

5.1%. Butiran lanjut adalah seperti di Jadual 5.

L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2 | 34

B

AH

AG

IA

N

II

I:

P

EN

GU

RU

SA

N K

EW

AN

GA

N

Jadual 5 Penemuan Audit Terhadap Kawalan Bajet


PTJ % NO. PTJ

1. Peruntukan


(a) Waran Peruntukan Asal/Tambahan lewat

direkod dalam Buku Vot/sistem

3 3.8 3, 7, 24

(b) Waran Peruntukan tidak/lewat

dicetak/direkodkan/difailkan mengikut

nombor bersiri dan tarikh yang diterima

3 3.8 4, 14, 37

(c) Had dan kuasa pegawai peraku I dan

peraku II waran peruntukan asal tidak

selaras dengan kehendak Jadual Kuasa

dan Tugas Perwakilan Kuasa Pegawai

Pengawal KKM

5 6.4 20, 26, 53, 63, 76

(d) Pindah peruntukan dibuat tanpa

kelulusan oleh pegawai yang diberi

kuasa

4 5.1 13, 14, 15, 52

(e) Pindah peruntukan tidak disokong

dengan Borang Permohonan Pindah

Peruntukan/tidak lengkap

8 10.3 20, 23, 26, 37, 38,

43, 52, 54

(f) Pindah Peruntukan keluar/masuk di

bawah kod objek yang sama

3 3.8 28, 29, 46

6. KAWALAN PERBELANJAAN

Objektif kawalan perbelanjaan dilaksanakan bagi menentukan segala perbelanjaan

adalah dikawal, dilulus dan dilakukan mengikut maksud yang ditentukan dan

diakaunkan dalam rekod kewangan jabatan dengan betul dan mengikut peraturan.

Antara perkara yang disemak adalah seperti pengurusan sebut harga, perolehan,

pesanan Kerajaan, daftar bil, pengurusan kontrak, baucar bayaran, panjar wang runcit,

perbelanjaan utiliti, pukal dan gaji serta elaun.

Bagi kawalan perbelanjaan, penemuan Audit yang paling kerap berlaku adalah baucar

bayaran/dokumen sokongan baucar bayaran tidak lengkap/dicop ‘Telah Bayar’

sebanyak 62.8% diikuti oleh senarai semak sebut harga tidak

disediakan/ditandatangan oleh Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga sebanyak 35.9%

dan ruang Pesanan Kerajaan tidak diisi dengan lengkap dan ditandatangani oleh

Peraku/pembekal/pegawai penerima barang sebanyak 29.5%. Butiran lanjut adalah


35 | L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2

B

AH

AG

IA

N

II

I:

P

EN

GU

RU

SA

N K

EW

AN

GA

N

Jadual 6 Penemuan Audit Terhadap Kawalan Perbelanjaan


PTJ % NO. PTJ

1. Laporan Harian Buku Vot (BV381) Dan Penyata Penyesuaian

Perbelanjaan Bulanan

[Arahan Perbendaharaan 95, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 11/1992 dan Arahan Kerja

AK0902, Panduan Pengguna PTJ eSPKB]

(a) Laporan Harian Buku Vot (BV381)

tidak ditandatangani oleh Ketua

Jabatan/Pegawai yang diberi kuasa

sebagai bukti semakan

15 19.2 1, 34, 39, 40, 41, 44,

46, 49, 51, 58, 59,

61, 64, 67, 68

(b) Laporan Terperinci Bulanan (C231)

tidak dicop tarikh terima bagi

memastikan Penyata Penyesuaian

Perbelanjaan Bulanan disediakan

dalam tempoh 14 hari dari tarikh

penerimaan Laporan C231

16 20.5 21, 23, 24, 28, 35,

36, 37, 44, 45, 49,

54, 55, 58, 67, 68, 73

(c) Laporan Penyata Penyesuaian

(BV500-505) tidak

disedia/dicetak/disemak/difailkan/

dihantar ke Pejabat Perakaunan

6 7.7 15, 27, 34, 39, 58, 59

(d) Laporan Penyata Penyesuaian

(BV500-505) lewat dihantar ke

Akauntan Negara melebihi 14 hari

3 3.8 46, 60, 76

2. Sebut Harga

[Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2009]

(a) Daftar Pertimbangan dan

Keputusan/Minit Sebut Harga tidak

diselenggarakan/lengkap/kemas kini/ditandatangani oleh

Jawatankuasa Sebut Harga. [Arahan Perbendaharaan 170.3(c) & SPP 5/2009]

9 11.5 9, 26, 30, 36, 58, 59,

61, 68, 69

(b) Notis Sebut Harga tidak mengandungi maklumat seperti tajuk

sebut harga/syarat kelayakan penyebut harga dan

bidang/kelas/kepala pendaftaran

[Arahan Perbendaharaan 170.2(c)]

3 3.8 24, 26, 55

(c) Peti Sebut Harga hanya ada satu

kunci sahaja/tidak selamat/tidak

dilabelkan/dilakri [Arahan Perbendaharaan 196]

7 9.0 4, 13, 15, 53, 54, 64,

76

(d) Anak kunci peti sebut harga tidak dipegang secara berasingan oleh dua

pegawai kanan


8 10.3 7, 9, 24, 26, 51,53, 55, 68

(e) Peti tawaran sebut harga tidak

dibuka secepat mungkin selepas

tawaran sebut harga ditutup/ tidak dilakri

[Arahan Perbendaharaan 197.2(b)

4 5.1 4, 20, 30, 66

L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2 | 36

B

AH

AG

IA

N

II

I:

P

EN

GU

RU

SA

N K

EW

AN

GA

N


PTJ % NO. PTJ

dan perenggan 5.2(a) SPP 5/2009]

(f) Anggaran harga jabatan tidak

disediakan/tidak dimasukkan ke

dalam peti tawaran sebelum tarikh

tutup sebut harga

6 7.7 24, 26, 43, 44, 53, 74

(g) Daftar Edaran Sebut Harga tidak

diselenggarakan/lengkap

12 15.4 29, 30, 34, 41, 44,

45, 53, 59, 61, 68,

69, 71

(h) Lampiran Q tidak diberi nombor siri

sebelum diedarkan

6 7.7 26, 30, 42, 43, 44, 53

(i) Butiran spesifikasi kerja/Syarat di

Lampiran Q tidak lengkap

3 3.8 44, 53, 74

(j) Borang Sebut Harga (Lampiran Q)

tidak ditandatangani

ringkas/masa/tarikh buka tidak

dicatatkan oleh Jawatankuasa

Pembuka Sebut Harga

[Arahan Perbendaharaan

197.2(c)(iv)]

20 25.6 12, 13, 15, 20, 26,

29, 30, 36, 38, 41,

44, 53, 54, 56, 57,

58, 59, 71, 74, 76

(k) Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga

tidak menurunkan tandatangan pada

muka surat yang ada harga dan

sebarang pindaan dalam tawaran

sebut harga

5 6.4 20, 23, 45, 71, 74

(l) Senarai Semakan Sebut Harga tidak

disediakan/disemak/tidak mengikut

format/disahkan oleh Jawatankuasa

Pembuka Sebut Harga

28 35.9 4, 20, 23, 24, 26, 30,

31, 33, 34, 38, 41,

42, 44, 45, 47, 48,

49, 53, 54, 55, 56,

57, 58, 59, 71, 74,

75, 76

(m) Jadual Sebut Harga tidak

disediakan/dikemukakan/lengkap

[Arahan Perbendaharaan

197.2(c)(iv)]

13 16.7 9, 15, 20, 26, 30, 33,

36, 39, 43, 44, 45,

53, 74

(n) Perlantikan Ahli Jawatankuasa

Penilaian tidak mencukupi/tidak

dilantik

3 3.8 24, 39, 47

(o) Jawatankuasa Penilaian bagi sebut

harga bekalan/perkhidmatan/kerja

tidak diwujudkan

8 10.3 26, 30, 41, 42, 44,

49, 56, 57

(p) Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga

(Kerja) tidak dianggotai oleh

pegawai teknikal

2 2.6 43, 45

(q) Minit Mesyuarat /Laporan

Jawatankuasa Penilaian tidak

disediakan/difailkan/tidak

ditandatangani oleh AJK

7 9.0 28, 30, 31, 35, 38,

71, 72

37 | L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2

B

AH

AG

IA

N

II

I:

P

EN

GU

RU

SA

N K

EW

AN

GA

N


PTJ % NO. PTJ

(r) Pegawai Pelulus sebutharga secara

e-bidding tidak diberi kuasa secara

bertulis

1 1.3 9

(s) Penilai pra-kelayakan e-bidding

dibuat oleh pegawai yang tidak

diberi kuasa

1 1.3 9

(t) Kertas taklimat sebut harga tidak

disediakan/lengkap

16 20.5 4, 20, 21, 30, 31, 34,

35, 38, 39, 43, 45,

55, 56, 69, 57, 71

(u) Keahlian Jawatankuasa Sebutharga

tidak selari dengan lantikan pegawai

pengawal KKM

1 1.3 9

(v) Keputusan muktamad pemilihan

sebut harga tidak

dipamerkan/lengkap

[Perenggan 12.4, SPP 5/2009]

10 12.8 4, 24, 26, 30, 53, 55,

56, 57, 63, 75

(w) Asas penilaian sebut harga tidak

dinyatakan dengan jelas/penolakan

tawaran terendah tidak dinyatakan

dalam keputusan sebut harga

2 2.6 43, 71

(x) Keputusan Pemilihan Jawatankuasa

Sebutharga secara e-bidding tidak

dibawa kepada Jawatankuasa

Sebutharga

1 1.3 9

(y) Surat Setuju Terima ditandatangan

oleh pegawai yang tidak diberi kuasa

2 2.6 46, 63

(z) Fail Sebut Harga tidak

lengkap/teratur/tidak dimasukkan

dalam Fail Sulit

18 23.1 5, 13, 15, 29, 30, 31,

33, 42, 44, 45, 47,

54, 55, 58, 63, 64,

66, 68

(aa) Bekalan/Perkhidmatan/kerja yang

dibekalkan tidak mengikut spesifikasi

yang ditetapkan

8 10.3 30, 42, 44, 47, 53,

61, 71, 73

(ab) Tempoh siap kerja tidak dipatuhi dan

lanjutan masa yang dibuat tanpa

kebenaran daripada Pegawai

Inden/denda kelewatan tidak

dikenakan

2 2.6 26, 58

(ac) Perubahan kerja tidak mendapat

kelulusan Jawatankuasa Sebut Harga

3 3.8 38, 46, 71

(ad) Proses Integrity Pact tidak

dilaksanakan

4 5.1 9, 13, 24, 35

(ae) Tempoh sah laku Bon Pelaksanaan

tidak meliputi tempoh kontrak

berkuatkuasa dan dua belas bulan

selepas tarikh tamat kontrak

1 1.3 15

(af) Kerosakan barangan tidak diambil

tindakan

2 2.6 28, 29

L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2 | 38

B

AH

AG

IA

N

II

I:

P

EN

GU

RU

SA

N K

EW

AN

GA

N


PTJ % NO. PTJ

(ag) Kontraktor yang berjaya tidak

melengkapkan Lampiran Q

1 1.3 5

3. Perolehan

(a) Pembelian dipecahkecilkan bagi

mengelak proses sebut harga.

[Perenggan 3, SPP 5/2009]

5 6.4 6, 8, 29, 53, 74

(b) Kajian pasaran perolehan pembelian

terus tidak dibuat

3 3.8 27, 53, 59

(c) Maklumat perolehan tidak

didaftarkan dalam Sistem

Pengurusan Maklumat Perolehan

Kerajaan Berkomputer (GPIS)

[Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.

12/2007]

7

9.0 7, 9, 23, 33, 35, 40,

47

(d) Harga perolehan bekalan/kerja tidak

munasabah

2 2.6 53, 58

(e) Perolehan peralatan ex-stock /import

tidak mendapat kelulusan

Kementerian Kewangan/Kementerian

Perdagangan Antarabangsa Dan

Industri (MITI)

2 2.6 14, 16

(f) Perolehan Bekalan/Perkhidmatan

lewat dibekalkan oleh pembekal

8 10.3 14, 21, 35, 44, 54,

64, 65, 66

4. Pengurusan Kontrak

(a) Kontrak tidak ditandatangan oleh

pegawai yang diberi kuasa

2 2.6 8, 9

(b) Perjanjian disediakan tidak mengikut

format yang ditetapkan oleh KKM

2 2.6 8, 9

(c) Rekod Kontrak tidak diselenggara

dengan kemas kini

[Arahan Perbendaharaan 205.3]

1 1.3 51

(d) Kontrak lewat ditandatangani/tidak

disediakan bagi perolehan bekalan

atau perkhidmatan bermasa

2 2.6 15, 58

5. Pesanan Kerajaan

[Arahan Perbendaharaan dan Panduan Pengguna eSPKB]

(a) Ruangan Pesanan Kerajaan tidak

diisi dengan lengkap/ditandatangani

oleh Peraku II/pembekal/pegawai

penerima barang

23 29.5 4, 7, 10, 12, 21, 22,

23, 24, 27, 28, 33,

36, 45, 47, 53, 54,

55, 56, 59, 69, 70,

71, 72

(b) Pesanan Kerajaan dikeluarkan

selepas perkhidmatan/bekalan

diterima/lewat diperakukan

8 10.3 21, 26, 31, 33, 45,

55, 59, 63

(c) Nota penerimaan

barangan/perkhidmatan ePerolehan

atas talian lewat dijana

2 2.6 13, 15

39 | L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2

B

AH

AG

IA

N

II

I:

P

EN

GU

RU

SA

N K

EW

AN

GA

N


PTJ % NO. PTJ

6. Daftar Bil

[Arahan Perbendaharaan 103 dan Panduan Pengguna eSPKB]

(a) Daftar Bil eSPKB (BV 340)

tidak/lewat

dicetak/ditandatangani/disemak/

dicatatkan tarikh semakan

16 20.5 3, 12, 15, 27, 28, 29,

33, 38, 51, 54, 59,

60, 61, 62, 64, 72

(b) Daftar Bil tidak diperiksa sebulan

sekali oleh Ketua Jabatan

5 6.4 34, 37, 41, 64, 68

(c) Bil/invois tidak dicop tarikh

terima/tidak dicop mengikut tarikh

terima sebenar

16 20.5 2, 7, 13, 25, 26, 29,

34, 37, 40, 42, 53,

54, 55, 56, 57, 59

(d) Bil lewat dibayar 5 6.4 7, 9, 14, 26, 63

(e) Tarikh terima bil yang dikunci masuk

tidak sama dengan tarikh terima bil

3 3.8 34, 40, 59

7. Baucar Bayaran

[Arahan Perbendaharaan 99 - 102 dan Panduan Pengguna PTJ eSPKB]

(a) Baucar bayaran tidak

dicetak/difailkan/disimpan dengan

teratur/mengikut nombor siri

3 3.8 12, 28, 29

(b) Baucar bayaran/dokumen sokongan

baucar bayaran tidak lengkap/tidak

dicop “TELAH BAYAR”

49 62.8 2, 4, 6, 7, 9, 12, 13,

15, 16, 20, 21, 22,

23, 24, 26, 28, 29,

30, 31, 32, 33, 34,

35, 36, 37, 39, 42,

43, 44, 45, 46, 52,

53, 54, 55, 56, 57,

58, 59, 61, 64, 65,

66, 67, 68, 69, 70,

72, 74

(c) Had dan kuasa pegawai peraku I

dan peraku II Baucar Bayaran tidak

mengikut peraturan yang ditetapkan

2 2.6 43, 48

(d) Perbezaan maklumat pada baucar

bayaran dan dokumen sokongan

3 3.8 35, 59, 56

(e) Kesilapan caj kod perbelanjaan

[Pekeliling Perbendaharaan Bil.

5/2004]

11 14.1 6, 26, 29, 42, 45, 53,

54, 55, 70, 71, 72

(f) Baucar bayaran/dokumen sokongan

tidak disimpan dengan selamat

8 10.3 21, 25, 26, 29, 53,

54, 58, 74

(g) Bayaran dilakukan testing &

commissioning (T&C) dilakukan/

sebelum bekalan/ perkhidmatan

diterima

4 5.1 30, 42, 59, 72

(h) Dokumen sokongan tidak dicop

‘Disahkan Betul’ dan salinan tidak

dicop ‘Salinan Diakui Sah’ oleh Ketua

Jabatan/pegawai yang diberi kuasa

untuk tujuan bayaran

9 11.5 7, 9, 25, 37, 40, 67,

68, 69, 70

L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2 | 40

B

AH

AG

IA

N

II

I:

P

EN

GU

RU

SA

N K

EW

AN

GA

N


PTJ % NO. PTJ

(i) Tuntutan perjalanan dan elaun lebih

masa lewat dikemukakan melebihi

10 haribulan bulan berikutnya

3 3.8 13, 53, 55

(j) Tuntutan perjalanan terlebih

bayar/tidak dibayar dengan betul

3 3.8 5, 15, 25

(k) Borang Permohonan Bertugas Di

Luar Pejabat lewat/tidak

disediakan/diluluskan selepas

perjalanan dibuat

5 6.4 2, 4, 16, 29, 35

(l) Bil telefon bimbit untuk tujuan

tuntutan bayaran balik tidak

didaftarkan atas nama

Kementerian/Jabatan

5 3.8 3, 4, 5, 6, 12

(m) Bekalan/Perkhidmatan terlebih

bayar/dibuat dua kali/bagi

perkhidmatan yang tidak diberikan

3 3.8 43, 58, 68

(n) Pembelian tidak berhemah

2 2.6 8, 15

(o) Baucar Batal tidak dicop JANM09

2 2.6 12, 57

(p) Borang Pergerakan Dokumen eSPKB

(JANM08) menggunakan format

lama

2 2.6 4, 37

(q) Elaun harian/elaun makan/lebih

masa tidak dibayar dengan betul

1 1.3 55

(r) Nama pegawai kerajaan ditunjukkan

sebagai penerima bayaran di baucar


1 1.3 64

(s) Langganan Broadband CELCOM dan

maxis tanpa kelulusan Pegawai

Pengawal

1 1.3 15

(t) Bayaran perkhidmatan untuk

penggunaan di PTJ lain

1 1.3 73

8. Penggunaan Dan Pembayaran Utiliti (Air, Elektrik, Telefon & Lain-Lain)

[Surat Pekeliling Perakaunan KKM Bil. 3/1981 dan Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5/2007]

(a) Daftar Khas Utiliti tidak

disediakan/diselenggarakan

6 7.7 12, 45, 67, 69, 70, 76

(b) Daftar Khas Utiliti tidak diisi dengan

lengkap/kemas kini/diperiksa setiap

bulan

17 21.8 20, 21, 23, 24, 43,

47, 54, 56, 57, 58,

59, 60, 61, 62, 68,

72, 73

(c) Bil asal tidak disemak dengan

Laporan Terperinci Pukal

8 10.3 4, 21, 22, 34, 35, 51,

59, 67

9. Panjar Wang Runcit


(a) Surat kelulusan Panjar Wang Runcit

tidak ada dalam simpanan

Pejabat/tidak dikemukakan

1 1.3 36

41 | L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2

B

AH

AG

IA

N

II

I:

P

EN

GU

RU

SA

N K

EW

AN

GA

N


PTJ % NO. PTJ

(b) Perbelanjaan panjar wang runcit

lewat direkod dalam Buku Tunai

Panjar (Kew.249A)

4 5.1 24, 35, 37, 64

(c) Rekupan panjar wang runcit tidak

dibuat dengan kerap/lewat dibuat

5 6.4 7, 54, 64, 65, 66

(d) Buku Tunai Panjar Wang Runcit tidak

diselenggarakan dengan betul/

kemas kini

8 10.3 3, 20, 22, 42, 65, 66,

75, 76

(e) Sijil Pengambilalihan Panjar Wang

Runcit tidak disediakan/kemas kini

5 6.4 12, 22, 36, 44, 76

(f) Resit bayaran/dokumen sokongan

tidak dicop tarikh terima/cop ‘Telah

Dibayar’ dan tidak disahkan oleh

pegawai diberi kuasa

7 9.0 15, 35, 36, 42, 75,

76, 78

(g) Baucar kecil (Kew.50) tidak dicatat

nombor/vot peruntukan

4 5.1 35, 37, 76, 78

(h) Baucar kecil (Kew. 50) tidak

disediakan dengan lengkap/difailkan/

ditandatangan oleh pegawai

penerima

2 2.6 26, 39

(i) Kelulusan menggunakan panjar

wang runcit tidak diperolehi daripada

Ketua Jabatan

2 2.6 34, 35

(j) Baucar kecil tidak dikembarkan

dengan dokumen sokongan yang

lengkap/bil/invois asal

2 2.6 34, 54

(k) Wang tunai dalam tangan

kurang/berbeza daripada sepatutnya

1 1.3 15

(l) Baki Panjar Wang Runcit ditangan

kurang 1/3 daripada jumlah yang

diperuntukkan

4 5.1 28, 46, 52, 74

10. Pembayaran Pukal

[Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bil. 3 Tahun 2009 dan Surat Pekeliling

Perbendaharaan Bil. 12 Tahun 1990]

(a) Laporan Terperinci Pembayaran

Pukal (BP21) tidak disemak

1 1.3 15

(b) Bil asal pukal tidak dicop ‘TELAH

DIBAYAR’

11 14.1 21, 22, 23, 35, 56,

57, 65, 66, 68, 69, 70

11. Gaji & Elaun

(a) Pegawai yang mempunyai gaji bersih

kurang 40%

[Surat Pekeliling KSU Bil. 2/2007]

12 15.4 31, 35, 36, 54, 56,

57, 64, 65, 66, 68,

69, 70

(b) Pembayaran elaun-elaun:

(i) Bayaran Insentif Wilayah

terkurang/terlebih bayar.

1 1.3 59

(ii) Elaun memangku terkurang/

terlebih bayar.

1 1.3 35

(iii) Bantuan Sara Hidup (COLA) 1 1.3 44

L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2 | 42

B

AH

AG

IA

N

II

I:

P

EN

GU

RU

SA

N K

EW

AN

GA

N


PTJ % NO. PTJ

terlebih bayar kepada pegawai

yang berkursus.

(iv) Potongan ITP dan COLA lewat

dibuat bagi pegawai yang

menduduki kuarters

3 3.8 35, 64, 65

(v) Imbuhan Tetap Khidmat Awam

tidak layak dibayar

1 1.3 61

(c) Tindakan tidak/lewat diambil bagi

mendapat balik sebarang jumlah

yang terlebih bayar kepada pegawai

5 6.4 34, 66, 67, 68, 71

(d) Kutipan balik gaji terlebih bayar

tahun lepas dicajkan ke dalam kod

perbelanjaan tahun semasa

2 2.6 54, 55

(e) Sijil Gaji Akhir (LPC) lewat/tidak

disediakan

3 3.8 64, 66, 75

(f) Daftar Emolumen Terlebih Bayar

tidak diselenggara

5 6.4 62, 67, 68, 69, 70

12. Lain-lain

(a) Pegawai yang telah bertukar masih

boleh membuat capaian eSPKB.

4 5.1 6, 64, 65, 66

(b) Tugas Perakuan II baucar bayaran

dilakukan ketika pegawai sedang

bercuti.

1 1.3 64

7. KAWALAN ASET ALIH KERAJAAN

Kawalan aset alih Kerajaan dilaksanakan bagi menentukan sama ada rekod harta

modal, inventori dan bekalan pejabat ada diselenggarakan, mengikut peraturan dan

kemas kini dan juga bagi menentukan harta modal dan inventori yang diperoleh diguna

dan disimpan mengikut tatacara seperti di Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun

2007. Perkara yang disemak meliputi penerimaan, pendaftaran, penggunaan,

penyimpanan, pemeriksaan, penyenggaraan, pelupusan, kehilangan dan hapus kira.

Selain itu, pengauditan juga dibuat terhadap pengurusan kenderaan dan stor.

Bagi kawalan aset alih Kerajaan, penemuan Audit yang tertinggi adalah pengesahan

pendaftaran aset tidak dibuat/dicop pada dokumen punca pembelian aset sebanyak

55.1% diikuti oleh harta modal/inventori tidak dilabelkan Hak Milik Kerajaan dan Buku

Log tidak diselenggara/lengkap/kemas kini sebanyak 52.6%. Butiran lanjut adalah


43 | L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2

B

AH

AG

IA

N

II

I:

P

EN

GU

RU

SA

N K

EW

AN

GA

N

Jadual 7

Penemuan Audit Terhadap Kawalan Aset Alih Kerajaan


PTJ % NO. PTJ

1. Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK)


(a) JKPAK belum ditubuhkan

1 1.3 65

(b) Mesyuarat JKPAK tidak dilaksanakan/

dilaksanakan selepas mesyuarat JPKA

5 6.4 2, 4, 49, 52, 65

(c) JKPAK tidak membincangkan

perkara/agenda seperti yang

ditetapkan dalam Pekeliling

11 14.1 5, 6, 30, 33, 55, 58,

66, 69, 70, 71, 73

(d) Hasil mesyuarat JKPAK tidak

dilaporkan kepada Jawatankuasa

Pengurusan Kewangan dan Akaun

(JPKA)

5 6.4 4, 29, 58, 69, 70

(e) JKPAK tidak bermesyuarat mengikut

kekerapan 3 bulan sekali

10 12.8 32, 47, 48, 51, 53,

55, 57, 60, 64, 66

(f) Minit mesyuarat JKPAK tidak/lewat

disediakan/ dikemukakan

7 9.0 1, 4, 31, 54, 66, 67,

68

(g) Setiausaha tetap JKPAK bukan

Pegawai Aset

6 7.7 2, 4, 30, 33, 55, 63

2. Daftar Harta Modal/Inventori (KEW.PA-2/KEW.PA-3)

[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007, Bab B]

(a) Pengesahan penerimaan/pendaftaran

aset tidak dicop/tidak lengkap pada

dokumen punca pembelian aset

43 55.1 4, 5, 8, 9, 11, 13,

20, 21, 23, 24, 25,

26, 28, 30, 33, 34,

35, 38, 40, 41, 42,

43, 44, 45, 46, 47,

49, 50, 52, 53, 54,

55, 56, 57, 58, 59,

64, 65, 66, 70, 71,

74, 75

(b) Maklumat pembelian tidak direkodkan

dalam Daftar Harta Modal/Daftar

Inventori dalam masa 14 hari dari

tarikh penerimaan

[Arahan Perbendaharaan 177.1(b)]

15 19.2 13, 21, 30, 31, 41,

52, 57, 59, 67, 70,

71, 72, 74, 75, 76

(c) Daftar Harta Modal KEW. PA-2 tidak

disediakan/lengkap/dikemaskini/

dicetak/ditandatangani/dikemukakan

40 51.3 2, 4, 5, 6, 7, 8, 10,

13, 17, 18, 20, 23,

24, 25, 26, 29, 31,

34, 37, 38, 39, 46,

48, 50, 52, 53, 54,

56, 57, 58, 59, 60,

63, 65, 66, 68, 74,

75, 76, 78

(d) Daftar Inventori KEW. PA-3 tidak

disediakan/lengkap/dikemaskini/

dicetak/ditandatangani/dikemukakan

31 39.7 5, 6, 7, 8, 12, 13,

15, 17, 18, 23, 25,

26, 31, 37, 38, 39,

L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2 | 44

B

AH

AG

IA

N

II

I:

P

EN

GU

RU

SA

N K

EW

AN

GA

N


PTJ % NO. PTJ

40, 42, 46, 48, 50,

52, 53, 54, 58, 59,

63, 74, 75, 76, 78

(e) Aset yang diterima belum

didaftarkan/tidak didaftarkan pada

tahun pembelian aset

18 23.1 4, 8, 11, 12, 18, 21,

22, 33, 43, 46, 53,

54, 55, 57, 64, 65,

74, 76

(f) Harta Modal/Inventori tidak

dikategorikan dengan betul

20 25.6 2, 4, 8, 9, 26, 29,

34, 37, 43, 44, 45,

46, 54, 56, 57, 67,

74, 75, 76, 78

(g) Daftar Harta Modal/Inventori tidak

ditandatangani oleh Ketua Jabatan

5 6.4 4, 26, 52, 55, 62

(h) Nombor siri pendaftaran aset tidak

mengikut format ditetapkan/tidak

lengkap

6 7.7 26, 34, 43, 55, 67,

76

(i) Pengujian dan

pentauliahan/Penerimaan Aset

Teknikal tidak dilakukan oleh pegawai

yang dilantik

3 3.8 4, 6, 54

(j) Tarikh terima aset di Daftar Aset dan

Pesanan Kerajaan berbeza

4 5.1 46, 67, 68, 70

(k) Kos pemasangan dan alat tambahan

tidak diambil kira dalam harga aset

2 2.6 54, 57

3. Senarai Harta Modal(KEW.PA-4) dan Senarai Inventori (KEW.PA-5)


(a) Senarai Harta Modal (KEW.PA-4) tidak

diselenggarakan/dikemaskinikan/

lengkap/tepat

7 9.0 13, 21, 22, 26, 45,

73, 78

(b) Senarai Inventori (KEW.PA-5) tidak

diselenggarakan/dikemaskinikan/

lengkap

7 9.0 13, 21, 22, 32, 45,

61, 73

4. Daftar Pergerakan Harta Modal Dan Inventori (KEW.PA-6)


(a) Daftar Pergerakan Harta Modal dan

Inventori (KEW.PA-6) tidak

diselenggarakan

3 3.8 4, 24, 58

(b) KEW.PA-6 tidak lengkap/kemas

kini/tepat/mengikut format

8 10.3 1, 4, 5, 6, 21, 32,

43, 55

5. Pelabelan Aset


(a) Harta Modal/Inventori tidak dilabelkan

Hak Milik Kerajaan

40 52.6 3, 4, 5, 7, 13, 22,

24, 26, 28, 29, 31,

32, 33, 38, 39, 40,

41, 43, 44, 45, 46,

48, 53, 54, 55, 56,

58, 59, 61, 63, 64,

65, 66, 68, 71, 73,

75, 76, 77, 78

45 | L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2

B

AH

AG

IA

N

II

I:

P

EN

GU

RU

SA

N K

EW

AN

GA

N


PTJ % NO. PTJ

(b) Harta Modal/Inventori tidak dilabel

nombor siri pendaftaran yang

betul/lengkap

26 33.3 3, 4, 5, 13, 26, 28,

29, 31, 32, 34, 36,

37, 38, 39, 46, 52,

59, 61, 64, 65, 66,

68, 75, 76, 77, 78

(c) Nombor siri pendaftaran tidak

dilabelkan

19 24.4 7, 9, 21, 22, 24, 41,

43, 44, 45, 46, 48,

53, 54, 55, 56, 58,

63, 71, 73

6. Senarai Aset Mengikut Lokasi Aset Ditempatkan (KEW.PA-7)


(a) Senarai Aset di lokasi (KEW.PA-7)

tidak disediakan/lengkap/kemas kini

12 15.4 10, 17, 26, 28, 29,

30, 33, 38, 43, 54,

55, 63

(b) KEW.PA-7 disediakan dalam satu

salinan sahaja

13 16.7 18, 25, 26, 33, 39,

40, 41, 43, 45, 56,

58, 75, 78

(c) KEW.PA-7 tidak dikemaskini/mengikut

format/ditandatangan oleh pegawai

penyedia dan pengesah

20 25.6 1, 5, 7, 11, 12, 14,

26, 27, 28, 29, 33,

34, 43, 54, 58, 74,

75, 76, 77, 78

7. Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Aset

[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007, Bab C]

(a) Aset yang diperolehi tidak

digunakan/diagihkan

16 20.5 3, 24, 25, 36, 43,

45, 49, 53, 56, 57,

58, 59, 66, 68, 75,

78

(b) Aset tidak dapat dikesan/tiada di

lokasi

4 5.1 9, 20, 21, 31

(c) Laporan Kerosakan Aset tidak

menggunakan borang KEW.PA-9

14 17.9 12, 20, 39, 43, 50,

51, 52, 53, 55, 58,

60, 68, 75, 76

(d) Aset rosak tidak/lewat

diperbaiki/dilupuskan

6 7.7 9, 11, 45, 52, 56, 57

(e) Pemeriksaan tahunan Harta

Modal/Inventori tidak

menyeluruh/dijalankan

5 6.4 4, 5, 22, 51, 76

(f) Laporan Pemeriksaan Harta Modal

(KEW.PA-10) dan Laporan

Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-

11)/Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta

Modal Dan Inventori (KEW.PA-12)

tidak dibuat/ditandatangan oleh

pegawai pemeriksa aset/dikemukakan

kepada Ketua Jabatan/Pegawai

Pengawal semasa pengauditan

17 21.8 13, 15, 18, 29, 35,

36, 38, 52, 58, 59,

67, 68, 69, 70, 75,

77, 78

(g) Pemeriksaan yang dilakukan ke atas

aset tidak direkod dalam KEW.PA-2

dan KEW.PA-3

3 3.8 7, 8, 58

L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2 | 46

B

AH

AG

IA

N

II

I:

P

EN

GU

RU

SA

N K

EW

AN

GA

N


PTJ % NO. PTJ

(h) Pemeriksaan mengejut tidak

dilakukan oleh Ketua

Jabatan/direkodkan dalam daftar.

31 39.7 1, 4, 5, 6, 7, 8, 10,

12, 20, 22, 24, 34,

41, 47, 49, 50, 52,

55, 56, 57, 58, 59,

66, 68, 69, 71, 73,

74, 75, 77, 78

(i) Aset tidak disimpan di tempat yang

selamat

4 5.1 29, 48, 54, 56

(j) Pegawai Aset juga dilantik sebagai

Pegawai Pemeriksa Aset

2 2.6 57, 58

8. Penyelenggaraan Harta Modal/Inventori Dan Kenderaan

[Pekeliling Perbendaharaan Bil 5/2007, Bab D]

(a) Senarai Aset Yang Memerlukan

Penyelenggaraan (KEW.PA-13) tidak

digunakan/diselenggarakan/dikemaski

nikan/disediakan dengan betul

15 19.2 6, 9, 21, 24, 25, 35,

38, 40, 45, 46, 52,

53, 68, 76, 78

(b) Daftar Penyelenggaraan Harta Modal

(KEW.PA-14) tidak diselenggarakan/

direkodkan/dikemaskinikan/

dikemukakan untuk semakan

20 25.6 9, 16, 24, 25, 27,

28, 35, 40, 42, 45,

46, 52, 53, 54, 55,

56, 59, 60, 61, 72

9. Pelupusan Harta Modal/Inventori

[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007, Bab E]

(a) Pelupusan Harta Modal/Inventori

tidak/lewat dilakukan

5 6.4 4, 5, 26, 36, 63

(b) Pelupusan tidak mendapat kelulusan

pihak berkuasa melulus

1 1.3 8

10. Kehilangan dan Hapuskira

[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007, Bab F]

(a) Laporan Awal (KEW.PA-28)/ Laporan

Akhir (KEW.PA-30) kes kehilangan

yang berlaku tidak disediakan untuk

dihantar kepada KKM

2 2.6 5, 65

(b) Daftar Harta Modal bagi aset yang

hilang tidak dapat dikesan

1 1.3 65

11. Pengurusan Kenderaan


(a) Buku Log tidak diselenggara/

lengkap/kemas kini

41 52.6 2, 3, 4, 5, 6, 12, 13,

15, 19, 23, 24, 25,

26, 29, 31, 32, 34,

38, 40, 42, 46, 52,

53, 54, 55, 56, 57,

58, 59, 60, 61, 63,

64, 65, 66, 67, 68,

69, 70, 74, 76

(b) Catatan Buku Log setiap bulan tidak

dibuat di helaian baru

4 5.1 4, 7, 52, 56

(c) Buku Log tidak diperiksa setiap

minggu/bulan

38 48.7 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,

10, 12, 13, 14, 21,

23, 24, 25, 27, 28,

47 | L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2

B

AH

AG

IA

N

II

I:

P

EN

GU

RU

SA

N K

EW

AN

GA

N


PTJ % NO. PTJ

29, 37, 46, 52, 53,

55, 57, 58, 59, 61,

63, 65, 68, 69, 70,

71, 73, 74, 75, 76,

78

(d) Keratan salinan asal Buku Log tidak

diceraikan/difailkan/diperiksa sekali

sebulan

25 32.1 3, 4, 5, 6, 7, 19, 21,

23, 24, 25, 46, 48,

52, 53, 55, 57, 58,

59, 61, 63, 67, 68,

71, 74, 76

(e) Kenderaan Jabatan digunakan tanpa

kelulusan/kebenaran

2 2.6 4, 65

(f) Cerakinan penggunaan bahan api

tidak dibuat/betul

17 21.8 2, 3, 8, 9, 12, 15,

23, 46, 52, 53, 56,

57, 58, 59, 63, 64,

65

(g) Fail Sejarah Kenderaan tidak

disediakan/dikemaskinikan/teratur

bagi setiap kenderaan

5 6.4 4, 25, 26, 56, 58

(h) Pembelian tayar daripada stok lama

3 3.8 59, 60, 61

12. Penggunaan Kad Touch n Go


(a) Penggunaan Kad Touch n Go tidak

disemak/salinan penyata tidak

diperolehi daripada syarikat pengeluar

kad

15 19.2 3, 20, 21, 22, 23,

34, 37, 38, 40, 41,

45, 63, 65, 71, 76

(b) Daftar penggunaan kad Touch n Go

tidak diselenggarakan/tidak lengkap/

kemas kini

10 12.8 1, 4, 5, 6, 12, 13,

24, 25, 39, 42

(c) Kad Touch n Go didaftarkan atas

nama pemandu/disimpan oleh

pemandu/pegawai tidak diberi kuasa

4 5.1 19, 21, 43, 45

13. Penggunaan Kad Inden Minyak


(a) Kad Inden Kenderaan tidak

dikawal/disimpan oleh Pegawai

Pengangkutan

5 6.4 2, 21, 36, 68, 77

(b) Daftar Pergerakan Kad Inden tidak

diselenggarakan/lengkap/

dikemaskinikan

19 24.4 1, 2, 4, 5, 6, 20, 21,

22, 23, 26, 36, 38,

43, 55, 56, 57, 58,

59, 64

(c) Daftar Pergerakan Kad Inden tidak

diperiksa oleh Ketua Jabatan/pegawai

yang diberi kuasa

17 21.8 3, 12, 24, 29, 34,

52, 53, 56, 67, 68,

69, 72, 73, 75, 76,

77, 78

(d) Resit pembelian bahan api tidak

disimpan/tidak disimpan dengan

teratur/tidak disemak dengan penyata

30 38.5 2, 3, 10, 13, 14, 15,

21, 23, 25, 26, 28,

29, 33, 34, 37, 38,

L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2 | 48

B

AH

AG

IA

N

II

I:

P

EN

GU

RU

SA

N K

EW

AN

GA

N


PTJ % NO. PTJ

41, 45, 54, 55, 56,

57, 58, 59, 63, 64,

68, 70, 71, 75

(e) Pembelian minyak yang meragukan

dan tidak munasabah

4 5.1 4, 43, 53, 56

(f) Pembelian Minyak Tidak Direkod

Dalam Buku Log Kenderaan

6 7.7 2, 4, 34, 37, 64, 65

14. Stok Bekalan Pejabat/Pengurusan Stor


(a) Baki stok bekalan pejabat/ubat/bukan

ubat berbeza dengan rekod

13 16.7 2, 4, 5, 10, 45, 52,

54, 57, 58, 63, 72,

74, 76

(b) Kad Petak (KEW.PS-4) tidak

diselenggarakan/lengkap/dikemas kini

12 15.4 1, 5, 6, 16, 26, 29,

42, 43, 44, 45, 54,

61

(c) Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) tidak

diselenggara/lengkap

6 7.7 6, 8, 10, 12, 35, 57

(d) Kad Petak diletak berasingan/tidak

bersama-sama stok

4 5.1 41, 46, 54, 74

(e) Ruang penyimpanan/keselamatan di

stor tidak mencukupi/teratur/

memuaskan

3 3.8 7, 41, 45

(f) Anak kunci stor/Stok bekalan pejabat/

ubat/bukan ubat tidak disimpan

secara teratur/selamat

4 5.1 4, 53, 75, 78

(g) Penggunaan borang baru KEW.PS-4

masih belum digunakan

3 3.8 56, 57, 58

(h) Penggunaan warna kad petak tidak

tepat

2 2.6 29, 52

(i) Pengiraan stok tidak dilakukan/secara

berkala/verifikasi stor tidak

dilaksanakan

9 11.5 5, 8, 10, 24, 26, 41,

56, 57, 63

(j) Borang Permohonan Stok (BPS)

KEW.PS-11 tidak lengkap/digunakan/

lewat diisi

7 9.0 5, 6, 7, 12, 44, 54,

57

(k) Stok dikeluarkan oleh orang yang

sama

1 1.3 17

(l) Senarai Barang-barang Stor Bekalan

Pejabat (KEW.PS-5) tidak disediakan

1 1.3 57

8. KAWALAN AKAUN AMANAH/KUMPULAN WANG AMANAH/DEPOSIT

Pengauditan terhadap kawalan akaun amanah/kumpulan wang amanah/deposit

bertujuan untuk memastikan pembayaran balik ansuran pinjaman dibuat mengikut

jadual diluluskan serta rekod diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini;

pendahuluan diri yang diberi kepada pegawai-pegawai dibayar balik mengikut tempoh

49 | L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2

B

AH

AG

IA

N

II

I:

P

EN

GU

RU

SA

N K

EW

AN

GA

N

yang ditetapkan; akaun Amanah/akaun deposit dibuka mengikut tujuan penubuhannya

serta rekod-rekod berkaitan diselenggara dengan betul.

Bagi kawalan ini, Daftar Pinjaman Perumahan tidak diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini serta mengikut format ditetapkan mencatatkan penemuan Audit yang tertinggi iaitu sebanyak 21.8% diikuti Daftar Pinjaman Kenderaan tidak disediakan dengan lengkap dan kemas kini sebanyak 16.7% dan Daftar Pinjaman Komputer tidak lengkap dan kemas kini sebanyak 11.5%. Butiran lanjut adalah seperti di Jadual 8.

Jadual 8

Penemuan Audit Terhadap Kawalan Akaun Amanah/ Kumpulan Wang Amanah/Deposit


PTJ % NO. PTJ

1. Pinjaman Kenderaan

[Pekeliling Perbendaharaan 8/1993]

(a) Daftar Pinjaman Kenderaan tidak

diselenggarakan/lengkap/mengikut format

pekeliling /kemas kini

13 16.7 5, 29, 30, 36, 41, 44,

45, 48, 49, 57, 58,

63, 76

(b) Salinan fotostat bagi Buku Pendaftaran dan

Sijil Insurans tiada dalam Fail Peribadi

pegawai

1 1.3 54

2. Pinjaman Perumahan


(a) Daftar Pinjaman Perumahan tidak

disediakan

6 7.7 39, 40, 45, 53, 57, 58

(b) Daftar Pinjaman Perumahan tidak

diselenggarakan dengan lengkap mengikut

format pekeliling /kemas kini/dikemukakan

17 21.8 5, 21, 22, 30, 33, 35,

36, 38, 41, 43, 44,

47, 50, 64, 70, 74, 76

(c) Senarai semak pinjaman perumahan tidak

disediakan

1 1.3 29

3. Pinjaman Komputer


(a) Daftar Pinjaman Komputer tidak disediakan

3 3.8 45, 57, 58

(b) Daftar Pinjaman Komputer tidak

diselenggarakan dengan lengkap mengikut

format pekeliling /kemas kini

9 11.5 24, 26, 30, 33, 35,

36, 47, 50, 63

(c) Salinan resit pembelian/invois pembelian

tidak disimpan dalam fail peribadi pegawai

5 6.4 33, 42, 54, 72, 75

(d) Senarai semak pinjaman komputer tidak

disediakan/dokumen pinjaman tidak

difailkan dengan lengkap

2 2.6 29, 65

4. Penyata Penyesuaian Akaun Amanah

(a) Buku Akaun Amanah tidak diselenggara

1 1.3 1

(b) Penyata Penyesuaian Akaun Amanah tidak

disediakan

2 2.6 3, 6

L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2 | 50

B

AH

AG

IA

N

II

I:

P

EN

GU

RU

SA

N K

EW

AN

GA

N

5. Pengurusan Deposit

[Panduan Kutipan & Perakaunan Hasil Hospital Bil. (18) dlm KKM 203/19 bertarikh 31.12.1993

dan Pekeliling Bahagian Akaun Bil. 2/1997]

(a) Daftar Akaun Deposit tidak

diselenggarakan/kemas kini

2 2.6 35, 65

(b) Penyesuaian/pelarasan deposit tidak

disediakan/zerorised

1 1.3 54

(c) Deposit Am Rumah tidak dikutip daripada

penduduk kuarters

[Fasal 3.1 Surat Pekeliling KSU

Kementerian Kesihatan Malaysia Bilangan 5

Tahun 2011]

2 2.6 55, 35

(d) Bayaran balik cagaran (deposit) kantin

dibayar atas nama perseorangan yang

bukan nama syarikat asal semasa

penyewaan

1 1.3 43

(e) Buku Tunai Panjar Khas tidak dikemas kini

1 1.3 35

(f) Senarai Baki Deposit Tahunan tidak

disediakan dan dihantar ke Bahagian

Akaun, KKM

1 1.3 68

(g) Surat Perjanjian Menduduki Kuarters tidak

disediakan

1 1.3 35

9. KESIMPULAN DAN SYOR AUDIT

Pada keseluruhannya, pengurusan kewangan di 78 PTJ adalah baik dan rekod

kewangan telah diselenggara mengikut undang-undang dan peraturan kewangan yang

ditetapkan. Bagaimanapun, masih terdapat beberapa kelemahan sebagaimana

dibangkitkan di atas yang perlu diberi perhatian dan diambil tindakan sewajarnya untuk

tujuan penambahbaikan.

Sehubungan itu, bagi mempertingkatkan tahap pengurusan kewangan supaya semua

PTJ disyorkan supaya memberi pertimbangan terhadap perkara berikut:

a. Dalam meningkatkan prestasi pengurusan kewangan jabatan, Ketua Jabatan

mesti memainkan peranan yang aktif bagi menjalankan penyeliaan dengan lebih

rapi terhadap kerja yang dilaksanakan oleh pegawai bawahan yang terlibat

secara langsung dengan urusan kewangan bagi memastikan pengurusan

kewangan yang ditetapkan sentiasa dipatuhi.

b. Memastikan latihan yang berterusan dalam aspek kewangan diberikan bagi

meningkatkan pengetahuan dan kemahiran pegawai terutamanya mereka yang

terlibat dalam pengurusan kewangan jabatan.

c. Syor Audit hendaklah diteliti dan diambil perhatian yang sewajarnya supaya

setiap kelemahan yang dibangkitkan dapat diatasi dan tidak berulang.

51 | L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2

B

AH

AG

IA

N

II

I:

P

EN

GU

RU

SA

N K

EW

AN

GA

N

d. Tindakan pembetulan dan penambahbaikan yang menyeluruh hendaklah diambil

bagi setiap teguran Audit dan tidak tertumpu kepada isu yang dibangkitkan

sahaja. Ini akan dapat mengurangkan isu yang sama berulang lagi.

e. Menjadikan pengurusan kewangan sebagai aspek penting dan utama dalam

pengurusan jabatan.

f. Menjadikan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) dan

Jawatankuasa Audit (JKA) sebagai satu platform untuk menilai kawalan

pengurusan kewangan di mana ia mempunyai unsur ‘self auditing’. Perkara-

perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat tersebut hendaklah meliputi

semua tindakan perlu diambil terhadap isu atau penemuan yang dibangkitkan

oleh pihak Audit.

L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 2 | 52

B

AH

AG

IA

N

II

I:

P

EN

GU

RU

SA

N K

EW

AN

GA

N

pendahuluan - spppk.moh.gov.myspppk.moh.gov.my/spppk/include/help/html_ltahunan/lt2012/bahiii.pdf1....

Documents