bahagian iii pengurusan kewangan -...

BAHAGIAN III PENGURUSAN KEWANGAN

1. PENDAHULUAN

Pada tahun 2013, pengauditan pengurusan kewangan telah dilaksanakan di 76 PTJ.

Penemuan dan syor Audit Dalam secara terperinci telah dikemukakan kepada PTJ tersebut.

Pengauditan pengurusan kewangan bertujuan membantu pihak pengurusan mengenal pasti

kawalan dalaman yang perlu ada dan berfungsi seperti yang ditetapkan bagi mengelakkan

kehilangan dan pembaziran wang awam. Pengauditan pengurusan kewangan yang

dilaksanakan meliputi 6 aspek kawalan utama, iaitu:

Kawalan Pengurusan

Kawalan Bajet

Kawalan Terimaan

Kawalan Perbelanjaan

Pengurusan Kumpulan Wang Amanah/ Akaun Amanah/ Deposit

Pengurusan Aset Alih Kerajaan

2. PRESTASI PENGURUSAN KEWANGAN

Prestasi pengurusan kewangan bagi setiap PTJ akan dinilai dan diberi markah mengikut

kriteria yang ditetapkan berdasarkan markah keseluruhan seperti berikut:

Markah

Keseluruhan Tahap Penarafan

90-100 Cemerlang

(Sangat Baik)

70-89 Baik

50-69 Memuaskan

49 ke bawah Tidak Memuaskan

Secara keseluruhannya, sebanyak 26 PTJ atau 34% telah berada pada tahap prestasi

Cemerlang, 49 PTJ atau 65% pada tahap Baik dan satu atau 1% pada tahap Memuaskan

seperti di Carta 1 dan Jadual 1.

20 III-PENGURUSAN KEWANGAN | 2013

Carta 1 Prestasi Pengurusan Kewangan Tahun 2013

Tahap prestasi pengurusan kewangan bagi 76 PTJ yang dilawati pada tahun 2013 adalah

seperti di Jadual 1.

Jadual 1

Prestasi Pengurusan Kewangan Bagi PTJ Yang Dilawati Pada Tahun 2013

Bil. PTJ Yang Dilawati Prestasi

1. Bahagian Sumber Manusia

Cemerlang

2. Bahagian Dasar Dan Hubungan Antarabangsa

3. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Timur Laut

4. Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Wilayah Persekutuan (Farmasi)

5. Jabatan Kesihatan Negeri Johor

6. Bahagian Perkhidmatan Farmasi

7. Bahagian Perolehan Dan Penswastaan

8. Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri Pulau Pinang (Farmasi) -

9. Bahagian Akaun

10. Hospital Sultan Ismail Pandan

11. Bahagian Pengurusan Latihan

34%

65%

1%

Cemerlang Baik Memuaskan

2013 | LAPORAN TAHUNAN 21


12. Bahagian Khidmat Pengurusan

13. Kolej Kejururawatan Bukit Mertajam

14. Pejabat Pergigian Daerah Machang

15. Bahagian Kesihatan Awam

16. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Seberang Perai Utara

17. Hospital Kajang

18. Pejabat Kesihatan Daerah Putrajaya

19. Bahagian Kewangan

20. Bahagian Pengurusan Maklumat

21. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Kinta Cemerlang

22. Pejabat Pergigian Daerah Tanah Merah

23. Pejabat Kesihatan Daerah Jasin

24. Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri Perlis (Pergigian)

25. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Baling

26. Jabatan Patologi Hospital Kuala Lumpur

27. Hospital Melaka

28. Bahagian Perancangan Dan Pembangunan

29. Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri Selangor (Farmasi)

30. Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri Johor (Farmasi)

31. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Kuala Terengganu

32. Bahagian Program Perubatan Baik

33. Hospital Sultanah Aminah Johor Bahru

34. Hospital Raja Permaisuri Bainun, Ipoh

35. Bahagian Perubatan Tradisional Dan Komplementari

36. Hospital Yan

37. Hospital Gua Musang

38. Institut Penyelidikan Perubatan

39. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Jasin



40. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Segamat

41. Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri Selangor (Pergigian)

42. Hospital Enche’ Besar Hajjah Khalsom, Kluang

43. Pejabat Kesihatan Daerah Temerloh

44. Bahagian Pembangunan Kompetensi

45. Pejabat Kesihatan Pergigian Kawasan Sandakan

46. Pejabat Kesihatan Daerah Manjung

47. Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Wilayah Persekutuan (Pergigian)

48. Pejabat Kesihatan Daerah Kerian

49. Hospital Slim River

50. Bahagian Keselamatan dan Kualiti Makanan

51. Pejabat Kesihatan Daerah Rompin

52. Hospital Ranau

53. Pejabat Kesihatan Daerah Alor Gajah

54. Hospital Kota Marudu Baik

55. Pejabat Kesihatan Kawasan Kudat

56. Hospital Queen Elizabeth II

57. Pejabat Kesihatan Daerah Bandar Bharu

58. Hospital Jasin

59. Hospital Labuan

60. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Batang Padang

61. Pejabat Kesihatan Daerah Kuala Terengganu

62. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Setiu

63. Pejabat Kesihatan Daerah Baling

64. Hospital Jengka

65. Pejabat Kesihatan Daerah Jeli

66. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Jerantut

67. Makmal Ubat & Stor Bahagian Sri Aman



68. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Besut

69. Hospital Raja Charles Brooke

70. Hospital Jelebu

71. Pejabat Kesihatan Bahagian Kuching

72. Pejabat Kesihatan Bahagian Kota Samarahan

73. Jabatan Kesihatan Negeri Sabah Baik

74. Jabatan Kesihatan Negeri Selangor

75. Jabatan Kesihatan Negeri Melaka

76. Hospital Port Dickson

Memuaskan

3. RINGKASAN PENEMUAN AUDIT DALAM

Ringkasan penemuan Audit Dalam dibuat mengikut bilangan kes bagi setiap isu, manakala

peratusan dikira berdasarkan bilangan kes berbanding jumlah PTJ yang dilawati. Bagi

tujuan laporan ini, rujukan PTJ yang telah dilawati bagi tahun 2013 adalah seperti di Jadual

2.

Jadual 2

PTJ Yang Telah Dilawati Pada Tahun 2013

Negeri No.

PTJ

PTJ Yang Dilawati

Ibu Pejabat/

Institusi

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

Bahagian Kewangan

Bahagian Akaun

Bahagian Perolehan Dan Penswastaan

Bahagian Perkhidmatan Farmasi

Bahagian Kesihatan Awam

Bahagian Pembangunan Kompetensi

Bahagian Perubatan Tradisional Dan Komplementari

Bahagian Perancangan Dan Pembangunan

Bahagian Pengurusan Latihan

Bahagian Pengurusan Maklumat

Ibu Pejabat Program Perubatan

Bahagian Khidmat Pengurusan

Bahagian Sumber Manusia

Bahagian Dasar Dan Hubungan Antarabangsa

Institut Penyelidikan Perubatan

Bahagian Keselamatan dan Kualiti Makanan


Negeri No.

PTJ

PTJ Yang Dilawati

Johor 17

18

19

20

21

22

Jabatan Kesihatan Negeri Johor

Hospital Sultanah Aminah Johor Bahru

Hospital Sultan Ismail Pandan

Hospital Enche’ Besar Hajjah Khalsom, Kluang

Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri Johor (Farmasi)

Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Segamat

Kedah 23

24

25

26

Hospital Yan

Pejabat Kesihatan Daerah Bandar Bharu

Pejabat Kesihatan Daerah Baling

Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Baling

Kelantan 27

28

29

30

Hospital Gua Musang

Pejabat Pergigian Daerah Tanah Merah

Pejabat Pergigian Daerah Machang

Pejabat Kesihatan Daerah Jeli

Negeri

Sembilan

31

32

Hospital Port Dickson

Hospital Jelebu

Pahang 33

34

35

36

Hospital Jengka

Pejabat Kesihatan Daerah Temerloh

Pejabat Kesihatan Daerah Rompin

Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Jerantut

Perak 37

38

39

40

41

42

Hospital Raja Permaisuri Bainun, Ipoh

Hospital Slim River

Pejabat Kesihatan Daerah Manjung

Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Kinta

Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Batang Padang

Pejabat Kesihatan Daerah Kerian

Pulau Pinang 43

44

45

46

Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri Pulau Pinang (Farmasi)

Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Seberang Perai Utara

Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Timur Laut

Kolej Kejururawatan Bukit Mertajam

Sarawak 47

48

49

50

Hospital Raja Charles Brooke

Pejabat Kesihatan Bahagian Kuching

Makmal Ubat & Stor Bahagian Sri Aman

Pejabat Kesihatan Bahagian Kota Samarahan

Sabah 51

52

53

54

55

56

Jabatan Kesihatan Negeri Sabah

Hospital Queen Elizabeth II

Hospital Ranau

Hospital Kota Marudu

Pejabat Kesihatan Kawasan Kudat

Pejabat Kesihatan Pergigian Kawasan Sandakan

Selangor 57

58

59

60

Jabatan Kesihatan Negeri Selangor

Hospital Kajang

Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri Selangor (Farmasi)

Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri Selangor (Pergigian)


Negeri No.

PTJ

PTJ Yang Dilawati

Terengganu 61

62

63

64

Pejabat Kesihatan Daerah Kuala Terengganu

Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Kuala Terengganu

Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Besut

Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Setiu

Wilayah

Persekutuan

65

66

67

68

69

Jabatan Patologi Hospital Kuala Lumpur

Pejabat Kesihatan Daerah Putrajaya

Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Wilayah Persekutuan (Farmasi)

Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Wilayah Persekutuan (Pergigian)

Hospital Labuan

Perlis 70 Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri Perlis (Pergigian)

Melaka 71

72

73

74

75

76

Jabatan Kesihatan Negeri Melaka

Hospital Melaka

Hospital Jasin

Pejabat Kesihatan Daerah Jasin

Pejabat Kesihatan Daerah Alor Gajah

Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Jasin

Ringkasan penemuan Audit Dalam mengenai tahap Kawalan Pengurusan Kewangan

sepanjang tahun 2013 adalah seperti di Carta 2 dan Jadual 3. Berdasarkan Jadual 3

tersebut didapati kelemahan yang tertinggi adalah terhadap Pengurusan Aset Alih Kerajaan

sebanyak 31%, diikuti oleh Kawalan Perbelanjaan sebanyak 27%, Kawalan Terimaan

sebanyak 24%, Kawalan Pengurusan sebanyak 10%, Pengurusan Kumpulan Wang

Amanah/ Akaun Amanah/ Deposit sebanyak 6% dan Kawalan Bajet sebanyak 2%.

Carta 2 Peratus Penemuan Audit Dalam Mengikut Kawalan

10% 2%

24%

27%

6%

31%

Pengurusan

Bajet

Terimaan

Perbelanjaan

Kumpulan Wang Amanah/ Akaun Amanah/Deposit

Aset Alih Kerajaan


Jadual 3

Ringkasan Penemuan Audit Dalam Mengikut Kawalan

Kawalan

Bilangan

Penemuan

Audit Dalam

Peratus Penemuan

Audit Dalam

(%)

Pengurusan 40 10

Bajet 7 2

Terimaan 95 24

Perbelanjaan 107 27

Kumpulan Wang Amanah/

Akaun Amanah/Deposit 23 6

Aset Alih Kerajaan 124 31

Jumlah 396 100

Kelemahan utama dan sering berlaku di PTJ yang diaudit adalah pengurusan Aset Alih

Kerajaan dan kawalan perbelanjaan. Punca kelemahan yang dikenalpasti adalah

kekurangan pengetahuan dan kemahiran serta sikap pegawai yang tidak peka kepada

peraturan semasa. Perkara ini berlaku juga disebabkan kurangnya penyeliaan dan

pemantauan oleh pegawai yang bertanggungjawab. Bagi membantu PTJ, CAD telah

menghasilkan manual pengurusan kewangan yang boleh dirujuk oleh semua PTJ. Sistem

3PK yang telah dibangunkan oleh CAD boleh dicapai oleh PTJ untuk menilai sendiri

pengurusan kewangan bagi mengetahui tahap pencapaian pengurusan kewangannya.

Penemuan Audit Dalam secara terperinci adalah seperti berikut:

4. KAWALAN PENGURUSAN

Pengauditan Kawalan Pengurusan dilaksanakan bagi menentukan fungsi, objektif, tugas dan

tanggungjawab pegawai ditetapkan dengan jelas bagi memastikan pengurusan

dilaksanakan dengan lengkap dan sempurna. Untuk tujuan ini, semakan dibuat terhadap

rekod dan dokumen berkaitan dengan penurunan kuasa, carta organisasi, Manual Prosedur

Kerja, Fail Meja, senarai tugas, pengurusan latihan, pemeriksaan mengejut, rekod

perkhidmatan, Kad Perakam Waktu dan pengurusan cuti.

Bagi Kawalan ini, perkara yang kerap ditegur adalah berkaitan kelemahan penyelenggaraan

Fail Meja sebanyak 68.4%, dan latihan kurang daripada tujuh hari dalam setahun sebanyak

39.5%. Butiran lanjut adalah seperti di Jadual 4.


Jadual 4 Penemuan Terhadap Kawalan Pengurusan

PENEMUAN JUMLAH

PTJ % NO. PTJ

1. Carta Organisasi

[Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5/2007]

(a) Carta Organisasi tidak disediakan/ dipamerkan

di tempat yang mudah dilihat

11 14.5 11, 16, 20, 31, 32, 39,

40, 47, 49, 52, 61

(b) Carta Organisasi tidak dikemas kini/lengkap 21 27.6 6, 8, 11, 13, 20, 22, 31,

37, 38, 39, 41, 53, 54,

55, 58, 61, 63, 64, 69,

72, 73

2. Penurunan Kuasa/Surat Lantikan

[Arahan Perbendaharaan 11, 69, 101, dan 200.1; Surat Pekeliling ANM Bilangan 1 Tahun 2009;

Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009; Surat Perwakilan Kuasa Pegawai Pengawal

Bil.(7) dlm. KKM-58/300/3-6 Jld.4 bertarikh 18 September 2012]

(a) Pegawai yang terlibat dengan pengurusan

kewangan tidak diturunkan kuasa/dilantik

secara bertulis (bajet, terimaan, perbelanjaan,

perolehan, perubahan gaji, amanah serta aset

& stor)

15 19.7 17, 32, 35, 40, 43, 47,

50, 53, 54, 55, 56, 61,

62, 63, 69

(b) Jawatankuasa Sebut Harga tidak dilantik secara

bertulis atas nama jawatan oleh KSU, KKM

secara tahunan/dua tahun sekali

1 1.3 49

(c) Capaian Kad Pintar bagi pegawai selaku

Penyedia, Perakuan 1 dan Perakuan 2 tidak

mengikut had kelulusan yang ditetapkan

2 2.6 55, 56

(d) Capaian eSPKB tidak dikemas kini dari semasa

ke semasa apabila berlaku pertukaran atau

persaraan pegawai

3 4.0 55, 58, 73

(e) Penurunan kuasa tidak mematuhi

Gred/Jawatan yang ditetapkan dalam Surat

Pewakilan Kuasa oleh KSU, KKM

3 4.0 12, 31, 32

(f) Pegawai Perumahan tiada surat lantikan 1 1.3 24

3. Pengasingan Tugas

[Arahan Perbendaharaan 70, 71, 73, 80]

(a) Pengasingan tugas untuk terimaan/ bayaran

tidak diwujudkan

9 11.8 3, 20, 21, 23, 26, 50,

53, 55, 56

4. Manual Prosedur Kerja (MPK) / Fail Meja

[Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam Bil. 8/1991 dan Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5/2007]

(a) Manual Prosedur Kerja (MPK) tidak

disediakan/dikemas kini/lengkap/dikemukakan

untuk semakan

26 34.2 8, 9, 15, 16, 18, 23, 24,

30, 32, 33, 34, 36, 37,

41, 47, 48, 49, 52, 55,

58, 62, 65, 67, 69, 73,

74

(b) MPK disediakan mengikut unit/bahagian 5 6.6 23, 27, 34, 35, 72


PENEMUAN JUMLAH

PTJ % NO. PTJ

(c) Fail Meja tidak disediakan dengan lengkap dan

kemas kini

52 68.4 1, 3, 4, 6, 7, 8, 9, 11,

13, 14, 15, 16, 18, 19,

21, 22, 23, 24, 26, 28,

31, 32, 35, 37, 38, 39,

40, 41, 42, 43, 45, 47,

48, 49, 52, 53, 54, 55,

56, 57, 58, 63, 64, 65,

67, 68, 69, 71, 72, 74,

75, 76

5. Pemeriksaan Dalaman (AP308) / Pemeriksaan Mengejut (AP309) [Arahan Perbendaharaan 308 dan 309; Surat Arahan Perbendaharaan Pelaksanaan Pemeriksaan

Mengejut Di Bawah Arahan Perbendaharaan (AP 309) Disember 2013]

(a) Pemeriksaan Dalaman (AP308) tidak dijalankan

oleh Ketua Jabatan atau wakil yang dilantik /

Pemeriksaan Mengejut (AP309) tidak

dijalankan oleh Ketua Jabatan

12 15.8 6, 10, 11, 20, 25, 49,

55, 56, 61, 68, 72, 75

(b) Pemeriksaan Dalaman (AP308) tidak dijalankan

terhadap sebahagian atau keseluruhan

kewajipan kewangan termasuk perakaunan

aset awam/ Pemeriksaan Mengejut (AP309)

tidak dilakukan terhadap kutipan/stok buku

hasil/pemungut kecil/setem/Panjar Wang

Runcit

21 27.6 15, 18, 23, 24, 27, 30,

31, 39, 49, 52, 53, 55,

56, 58, 59, 60, 62, 63,

69, 74, 75

(c) Pemeriksaan Dalaman (AP308) / Pemeriksaan

Mengejut (AP309) tidak direkodkan dalam

Daftar Pemeriksaan Mengejut dengan

lengkap/kemas kini

4 5.3 26, 55, 62, 64

(d) Pemeriksaan Dalaman (AP308) tidak dijalankan

sekurang-kurangnya sekali setahun /

Pemeriksaan Mengejut (AP309) tidak

dijalankan sekurang-kurangnya setiap enam

bulan sekali

21 27.6 8, 11, 15, 16, 18, 29,

31, 32, 35, 39, 41, 47,

52, 53, 54, 55, 56, 59,

63, 72, 75

(e) Daftar Pemeriksaan Mengejut tiada dalam

simpanan pejabat/hilang/tidak dapat dikesan

2 2.6 9, 69

6. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA)

[Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 10 Tahun 2008; Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam

Bilangan 2 Tahun 1991; dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 8 Tahun 2008]

(a) JPKA tidak bermesyuarat 3 bulan sekali 5 6.6 6, 41, 47, 52, 69

(b) JPKA tidak membincangkan perkara yang

ditetapkan mengikut pekeliling

27 35.5 13, 18, 20, 21, 22, 23,

25, 26, 27, 30, 31, 35,

41, 47, 48, 50, 53, 54,

55, 56, 59, 60, 61, 62,

63, 69, 73

(c) Minit mesyuarat tidak disediakan/ difailkan 3 4.0 31, 53, 54

(d) Laporan Suku Tahun tidak ada dalam simpanan 2 2.6 13, 49


PENEMUAN JUMLAH

PTJ % NO. PTJ

pejabat/ lewat dikemukakan kepada JKN dalam

tempoh ditetapkan

(e) Rekod/Daftar Pertanyaan Audit tidak

disediakan

10 13.2 9, 15, 18, 31, 32, 55,

56, 60, 63, 72

7. Pusingan Tugas

[Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 tahun 2007 [perenggan 2.11 (c)]

(a) Pusingan tugas tidak ditetapkan/ dirancang/

dilaksanakan

12 15.8 3, 10, 24, 25, 36, 49,

58, 59, 60, 62, 63, 64

8. Latihan

[Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6/2005; Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 tahun 2007, perenggan

2.11 (c);]

(a) Latihan kurang daripada tujuh hari dalam

setahun

30 39.5 5, 8, 10, 16, 19, 20, 21,

23, 25, 27, 30, 34, 37,

43, 49, 52, 53, 55, 56,

57, 58, 59, 62, 63, 64,

65, 69, 71, 72, 75

(b) Kursus berkaitan pengurusan kewangan tidak

dirancang/tidak dilaksanakan

8 10.5 10, 13, 23, 41, 53, 55,

62, 73

(c) Pegawai Sah Latihan tidak dilantik 4 5.3 31, 32, 54, 55

(d) Buku Log Latihan tidak disediakan/lengkap 2 2.6 32, 47

(e) Buku Log Latihan tidak disahkan oleh Pegawai

Sah Latihan

2 2.6 31, 49

9. Pengurusan Kad Perakam Waktu

(a) Pegawai tidak mengetik kad/masuk

lewat/keluar awal/ditulis dengan tangan dan

tidak ada ulasan serta tandatangan pegawai

yang diberi kuasa

9 11.8 26, 28, 30, 37, 40, 43,

47, 71, 72

(b) Surat amaran tidak dikeluarkan/kad tidak

ditukar ke warna hijau

1 1.3 47

(c) Laporan Kad Perakam Waktu Bulanan tidak

disediakan

1 1.3 48

10. Buku Rekod Perkhidmatan / Fail Peribadi

(a) Buku Perkhidmatan/Fail Peribadi tidak

lengkap/kemas kini

12 15.8 35, 37, 43, 48, 57, 58,

61, 62, 63, 66, 72, 73

(b) Catatan dalam Buku Perkhidmatan tidak

ditandatangan dan dicop pengesahan bagi

setiap kemasukan maklumat

5 6.6 28, 29, 30, 40, 48

(c) Buku Perkhidmatan tidak disahkan oleh

pegawai yang bertanggungjawab

2 2.6 54, 55

(d) Pegawai membuat pengesahan dalam Buku

Perkhidmatannya sendiri

2 2.6 39, 40

11. Lain-lain

(a) Rekod cuti tidak dikemas kini dalam Buku Perkhidmatan

1 1.3 34

(b) Nota Serah Tugas tidak disediakan/tidak 5 6.6 32, 34, 35, 47, 66


PENEMUAN JUMLAH

PTJ % NO. PTJ

lengkap bagi pertukaran pegawai

(c) Surat Lantikan/Kuasa Pegawai bagi

menguruskan kuarters tidak dikeluarkan

kepada pegawai yang bertanggungjawab

1 1.3 31

(d) Jawatankuasa Pengurusan Rumah Kerajaan

belum diwujudkan bagi menggantikan

Jawatankuasa Pengagihan Kuarters

1 1.3 31

(e) Sasaran Kerja Tahunan (SKT) masih

belum/lewat disediakan

4 5.3 40, 45, 47, 48

5. KAWALAN BAJET

Pengauditan Kawalan Bajet dilaksanakan untuk memastikan sumber yang terhad dirancang

dan diagihkan secara teratur mengikut kepentingan dan mengawal operasi. Antara perkara

yang disemak adalah penyediaan bajet dan pengurusan waran peruntukan.

Kelemahan utama yang dibangkitkan adalah justifikasi pindah peruntukan tidak dinyatakan

iaitu sebanyak 6.6% diikuti dengan kelewatan kunci masuk waran peruntukan dalam sistem

(2.6%) dan waran pindah peruntukan tidak ditandatangani oleh Ketua Jabatan (2.6%).

Butiran lanjut adalah seperti di Jadual 5.

Jadual 5

Penemuan Terhadap Kawalan Bajet

PENEMUAN JUMLAH

PTJ % NO. PTJ

1. Penyediaan Bajet

[Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 14 Tahun 1994]

(a) Waran Peruntukan tidak dicop tarikh terima 1 1.3 56

(b) Waran Peruntukan lewat dikunci masuk

dalam sistem

2 2.6 55, 56

2. Pengagihan Peruntukan

[Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 14 Tahun 1994]

(a) Peringkat Jabatan: Waran Peruntukan

Kecil bagi Perbelanjaan Mengurus tidak

dikeluarkan secepat mungkin sebaik sahaja

waran diterima daripada

Kementerian/Pegawai Pengawal/PTJ

Atasan

1 1.3 21


PENEMUAN JUMLAH

PTJ % NO. PTJ

3. Kelulusan Pindah Peruntukan

[Seksyen 15A(2) Akta Tatacara Kewangan 1957; Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 11

Tahun 2008; Surat Perwakilan Kuasa Pegawai Pengawal Bil.(7) dlm. KKM-58/300/3-6

Jld.4 bertarikh 18 September 2012]

(a) Waran pindah peruntukan tidak

ditandatangani oleh Ketua Jabatan

2 2.6 22, 33

(b) Had kuasa bagi memperakukan waran

peruntukan yang ditetapkan dalam sistem

tidak selaras dengan Jadual Kuasa dan

tugas yang ditetapkan

1 1.3 27

(c) Perakuan waran peruntukan melebihi had

kuasa ditetapkan

1 1.3 27

(d) Semua salinan waran pindah peruntukan

tidak dikemukakan kepada Akauntan

Negara Malaysia/Jabatan Akauntan Negeri

3 4.0 20, 21, 22

(e) Justifikasi pindah peruntukan tidak

dinyatakan

5 6.6 20, 21, 22, 27, 30

6. KAWALAN TERIMAAN

Pengauditan Kawalan Terimaan dilaksanakan untuk memastikan kawalan dalaman

diwujudkan bagi pungutan hasil supaya semua pungutan dibuat dengan teratur,

diperakaunkan dengan sempurna dan tepat serta dimasukkan ke bank dalam tempoh yang

sepatutnya. Aspek keselamatan juga diambil kira bagi melindungi wang dan borang hasil

Kerajaan di samping memastikan persekitaran kaunter kutipan berada dalam keadaan baik

dan terkawal. Bagi tujuan ini, semakan Audit Dalam adalah tertumpu kepada kawalan

borang hasil, kawalan terimaan wang, keselamatan wang tunai dan kawalan perakaunan.

Bagi Kawalan ini, perkara yang kerap dibangkitkan adalah berkaitan kelemahan

penyelenggaraan Daftar Borang Hasil (Kew.67) dan perakuan nombor siri borang hasil iaitu

masing-masing sebanyak 25%. Semakan mingguan terhadap borang hasil merupakan isu

yang kedua tertinggi iaitu sebanyak 21.1%. Butiran lanjut adalah seperti di Jadual 6.

Jadual 6

Penemuan Terhadap Kawalan Terimaan

PENEMUAN JUMLAH

PTJ % NO. PTJ

1. KAWALAN BORANG HASIL [Arahan Perbendaharaan 66, 67 & 68]

(a) Borang hasil tidak direkodkan dengan kemas

kini/tidak lengkap/tidak tepat dalam Daftar Borang

Hasil (Kew.67)

19 25.0 17, 19, 20, 29, 32, 38,

39, 44, 45, 47, 50, 51,

53, 54, 56, 61, 62, 64,

74


PENEMUAN JUMLAH

PTJ % NO. PTJ

(b) Borang hasil tidak dikeluarkan mengikut susunan

nombor yang betul

7 9.2 27, 30, 53, 56, 61, 69,

75

(c) Borang hasil yang belum dan sedang digunakan

tidak disimpan dengan selamat

6 7.9 24, 25, 41, 44, 56, 69

(d) Stok borang hasil disimpan oleh pegawai yang

membuat pungutan

1 1.3 50

(e) Tiada tindakan terhadap Borang Hasil yang tidak

diperlukan lagi

1 1.3 31

(f) Borang hasil yang dikeluarkan daripada stok tidak

disemak sekurang-kurangnya setiap minggu oleh

pemungut atau wakilnya untuk memastikan resit

yang belum digunakan masih utuh

16 21.1 7, 17, 20, 27, 32, 38,

53, 61, 62, 63, 64, 66,

72, 74, 75, 76

(g) Borang Hasil yang diterima tidak disemak/tidak

diperakui betul tentang ketepatan nombor siri di

belakang helaian pertama salinan pejabat buku

resit

19 25.0 19, 20, 30, 38, 39, 41,

47, 48, 51, 53, 55, 56,

61, 62, 64, 66, 69, 72,

75

(h) Semua resit/kupon yang digunakan dalam bulan

berkenaan serta baki siri yang belum guna tidak

direkodkan dalam Penyata Borang Hasil Yang

Dikawal (Kew.68)

2 2.6 47, 48

(i) Nombor Siri Borang Hasil direkod dalam Penyata

Kew.68 tidak tepat

2 2.6 56, 63

(j) Penyata Kew.68 tidak dikemukakan oleh Pemungut

Utama kepada Unit Hasil, KKM pada akhir setiap

bulan

1 1.3 53

(k) Penyata Kew.68 tidak ditandatangani oleh

Pemungut Utama

1 1.3 72

(l) Surat pemberi alih/pengambil alih yang

menyatakan senarai stok borang hasil tidak

disediakan semasa pertukaran pemungut

3 4.0 27, 29, 30

2. Kebenaran/Kelulusan Menerima Wang

[Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 9 Tahun 2007; Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5

Tahun 1991]

(a) Hasil tidak dikutip 3 4.0 28, 29, 30

(b) Hasil yang dikutip tidak mengikut kadar yang

dibenarkan

1 1.3 25

(c) Tiada pengasingan tugas bagi menerima kutipan,

menulis resit dan merekod Buku Tunai

2 2.6 23, 26

(d) Penyewaan premis demis tidak mendapat kelulusan

oleh KSU Kementerian

1 1.3 52

(e) Bayaran deposit sewa kantin dan premis tidak

dikutip

1 1.3 52

(f) Perjanjian penyewaan tidak dibuat antara penyewa

dengan Pesuruhjaya Tanah Persekutuan/Kerajaan

Negeri

5 6.6 27, 32, 52, 54, 72


PENEMUAN JUMLAH

PTJ % NO. PTJ

(g) Klausa Denda Lewat Bayar tidak dinyatakan dalam

Perjanjian Sewaan Kantin

1 1.3 31

(h) Bayaran sewa bulanan/deposit tidak dibayar atas

nama Ketua PTJ/Pengarah Hospital mengikut

penurunan kuasa KSU Kementerian sebagai

pemegang waran peruntukan

1 1.3 27

(i) Bayaran sewaan kantin tidak mengikut tempoh

yang ditetapkan

1 1.3 31

(j) Kadar sewa bulanan yang dikenakan belum

mendapat kelulusan daripada Jabatan Penilaian dan

Penilaian Harta

1 1.3 27

(k) Denda lewat bayaran tidak dikenakan bagi sewaan

ruang kedai

2 2.6 27, 31

(l) Daftar Kutipan Sewa tidak diselenggara dengan

lengkap/kemas kini/tidak disemak oleh pegawai

diberi kuasa

5 6.6 15, 27, 32, 52, 72

(m) Penyewaan kecil (sublet) premis kepada pihak ke-3 2 2.6 23, 52

(n) Tiada caj utiliti dikenakan ke atas ruang

penempatan mesin ATM

1 1.3 52

(o) Caj elektrik bagi penggunaan Vending Machine

tidak dikutip mengikut kadar yang ditetapkan 2 2.6 23, 72

(p) Caj elektrik bagi penggunaan Kafeteria tidak dikutip 1 1.3 72

(q) Daftar Bil Elektrik Kafeteria tidak diselenggara 1 1.3 72

(r) Laporan Bulanan Kutipan Hasil Bil Hospital

tidak/lewat dihantar ke Cawangan Hasil KKM

sebelum 14hb bulan berikutnya

1 1.3 53

(s) Maklumat pesakit tidak direkod dalam Daftar Caj

(DCH) mengikut siri nombor Pendaftaran Pesakit

(RN)/tidak diisi dengan lengkap dan kemas kini

3 4.0 35, 53, 54

(t) Surat Peringatan Bil Hospital tidak dikeluarkan

mengikut tempoh ditetapkan

1 1.3 53

(u) Tuntutan Laporan Perubatan tidak direkod/tidak

dikemas kini dalam Daftar Laporan Perubatan

2 2.6 25, 52

(v) Kutipan hasil kehilangan kad keselamatan Jabatan

tidak mendapat kelulusan

1 1.3 51

3. Keselamatan Semasa Kutipan

[Arahan Perbendaharaan 63, 69 & 70]

(a) Tiada ciri-ciri keselamatan di ruang tempat kasyer

membuat kutipan hasil/kutipan yang dibuat secara

mesin beresit/elektronik

8 10.5 4, 25, 26, 41, 47, 52,

56, 68

(b) Notis pemberitahuan kepada orang awam untuk

meminta resit tidak dipamerkan di tempat yang

mudah dilihat

7 9.2 23, 38, 39, 40, 47, 62,

63

(c) Tiada surat kuasa bagi pegawai yang memegang

kunci peti besi

3 4.0 20, 23, 24


PENEMUAN JUMLAH

PTJ % NO. PTJ

(d) Dua (2) kunci Peti Besi/Bilik Kebal dipegang oleh

orang yang sama

2 2.6 19, 53

(e) Peti Besi dibuka oleh seorang pegawai sahaja tanpa

kehadiran seorang pemegang kunci yang lain

3 4.0 21, 40, 41

(f) Peti Wang Tunai (Cashbox) tidak disediakan 1 1.3 40

(g) Hasil kutipan selain wang awam disimpan dalam

peti besi

1 1.3 40

4. Penerimaan Melalui Mel

[Arahan Perbendaharaan 71]

(a) Daftar Mel tidak disediakan 2 2.6 51, 62

(b) Daftar Mel tidak mengikut format yang ditetapkan 1 1.3 31

(c) Daftar Mel/Laporan Mel [bagi sistem e-Terimaan

(TK120) diselenggarakan oleh juruwang/ pegawai

yang menyediakan resit

6 7.9 18, 20, 27, 37, 38, 39,

(d) Daftar Mel/Laporan Mel tidak diselenggarakan

dengan kemas kini/lengkap

8 10.5 4, 16, 33, 35, 38, 52,

55, 73

(e) Tiada pegawai yang dilantik untuk menyelenggara

Daftar Mel

1 1.3 51

(f) Daftar Mel/Laporan Mel tidak diperiksa/tidak

disemak setiap hari dengan Buku Tunai/Buku Tunai

Elektronik (TK100) oleh Pegawai Penyelia dengan

menurunkan tandatangan ringkas

9 11.8 1, 7, 16, 19, 20, 38,

55, 58, 73

(g) Resit tidak/lewat dikeluarkan 6 7.9 15, 16, 18, 20, 33, 37

5. Perakuan Penerimaan Wang [Arahan Perbendaharaan 60, 62, 69, 73, 0-76; Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 6 Tahun 2009;

Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bilangan 2 Tahun 2009]

(a) Resit tidak dikeluarkan pada masa kutipan diterima 4 5.3 4, 27, 54, 56

(b) Resit tidak dikeluarkan oleh Pemungut Utama 1 1.3 27

(c) Resit yang dipinda (amaun) tidak dibatalkan 5 6.6 27, 52, 62, 63, 74

(d) Resit yang dibatalkan berserta salinannya tidak

dikemukakan untuk diaudit/tidak ditandatangani,

cop dan nama pegawai yang membatalkan

4 5.3 53, 55, 56, 62

(e) Resit Rasmi dibatalkan oleh pegawai yang tidak

diberi kuasa

9 11.8 18, 23, 25, 27, 37, 52,

55, 63, 69

(f) Resit ditandatangani oleh pegawai yang sama

menulis/mengeluarkan resit

1 1.3 55

(g) Serahan wang tunai berbeza dengan rekod di Buku

Tunai dan resit yang dikeluarkan oleh pemungut

utama

1 1.3 27

(h) Kupon tidak dicatat dengan lengkap 1 1.3 54

6. Perekodan Borang Hasil [Panduan Pengguna PTJ eSPKB]

(a) Buku Tunai Elektronik (TK100) tidak digunakan

1 1.3 31


PENEMUAN JUMLAH

PTJ % NO. PTJ

(b) Resit tidak direkodkan dalam Buku Tunai pada hari

yang sama

11 14.5 27, 33, 35, 36, 38, 41,

50, 53, 56, 61, 63

(c) Buku Tunai direkod oleh juruwang dan tidak

mendapat surat kebenaran khusus dari Akauntan

Negara

6 7.9 53, 55, 61, 62, 64, 68

(d) Kutipan hasil tidak/lewat direkod dalam Buku Tunai

(Kew.249)

3 4.0 24, 41, 63

(e) Pegawai yang bertanggungjawab tidak menyemak

setiap hari Buku Tunai/TK 100 dengan resit

9 11.8 23, 32, 50, 51, 52, 53,

54, 55, 74

(f) Buku Tunai (Kew.249) berserta resit/kupon dan

wang kutipan tidak disemak (dengan

menandatangan ringkas ruangan jumlah kutipan

harian)/tiada tarikh semakan/tidak/lewat dihantar

kepada Pemungut Utama

6 7.9 47, 48, 55, 56, 63, 74

(g) Resit Rasmi Perbendaharaan tidak disemak dengan

penyata pemungut oleh pegawai yang

bertanggungjawab

2 2.6 52, 72

(h) Buku Tunai Cerakinan Harian (TK100) tidak dicetak

setiap hari/lewat dicetak

3 4.0 26, 51, 63

(i) Buku Tunai Cerakinan lewat dihantar ke Cawangan

Hasil, Bahagian Akaun KKM

6 7.9 53, 54, 55, 56, 74, 75

(j) Laporan Resit Manual (TK103) tidak dicetak 1 1.3 32

(k) Laporan Ringkasan Terimaan Bulanan Dan

Terkumpul (TK150) tidak dicetak/disemak dengan

BV381

2 2.6 32, 12

(l) Laporan Resit Batal (TK102) tidak

lengkap/cetak/kemas kini

2 2.6 32, 12

(m) Resit manual batal tidak dikunci masuk dalam

Sistem e-Terimaan

1 1.3 50

7. Daftar Kompaun (Unit Inspektorat PKD/PKB/PKK)

(a) Notis kompaun tidak direkodkan mengikut siri

dalam Daftar Kompaun

1 1.3 48

(b) Jumlah amaun kupon tidak sama dengan amaun

kutipan pada resit

1 1.3 36

(c) Kupon yang sama dicatat pada resit yang berlainan 1 1.3 36

(d) Daftar kompaun tidak dicatat mengikut nombor siri

dan dikemaskini

1 1.3 24

8. Kemasukan Pungutan Ke Bank

[Arahan Perbendaharaan 78; Surat Pekeliling Akauntan Negara Bil. 2 Tahun 2009; Pekeliling

Perbendaharaan Bil. 6 Tahun 2009]

(a) Pungutan lewat dimasukkan ke dalam bank 7 9.2 15, 24 , 27, 35, 56,

74, 75

(b) Pungutan lewat dihantar kepada Pemungut Utama 2 2.6 39, 63

(c) Penyata Pemungut tidak/lewat diluluskan oleh

Pelulus II/Peraku I sebelum dibankkan

10 13.2 24, 37, 41, 44, 57, 58,

59, 61, 69, 73


PENEMUAN JUMLAH

PTJ % NO. PTJ

(d) Penyata Pemungut tidak disemak selepas

kemasukan ke bank bagi menentukan jumlah

sebenar telah dibankkan

4 5.3 18, 53, 61, 62

(e) Penyata Pemungut tidak dicatatkan tarikh Peraku II

membuat perakuan

1 1.3 21

9. Penyata Penyesuaian Hasil

[Arahan Perbendaharaan 143(b) dan Surat Pekeliling Akauntan Negara Bil. 2/1986]

(a) Penyata Penyesuaian Hasil tidak disediakan dalam

tempoh 14 hari dari tarikh Laporan Terperinci Hasil

Bulanan (C330) diterima

4 5.3 22, 36, 53, 54

(b) Penyata Penyesuaian Hasil tidak kemas kini dan

lewat dikemukakan ke Jabatan Akauntan Negara

1 1.3 53

(c) Penyata Penyesuaian Hasil tidak

disediakan/disemak dengan betul/tepat

8 10.5 25, 32, 33, 35, 36, 56,

59, 60

(d) Laporan Terperinci Hasil Bulanan (C330) tidak dicop

tarikh terima/dicetak

8 10.5 24, 26, 30, 35, 43, 47,

48, 66

10. Cek Tak Laku

[Arahan Perbendaharaan 76(b); Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bilangan 1 Tahun 1994]

(a) Daftar Cek Tak Laku tidak diselenggarakan dengan

lengkap/kemas kini/tidak disediakan

5 6.6 12, 31, 38, 47, 67,

(b) Cek tak laku belum diganti 1 1.3 15

12. Penyata Akaun Belum Terima (ABT)

[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 7/1986 dan Surat Pekeliling Bahagian Kewangan KKM Bil. 5/2007]

(a) Penyata ABT tidak dicetak dan disimpan dalam fail 1 1.3 24

(b) Penyata ABT tidak/lewat dikemukakan kepada

Bahagian Akaun, KKM/Akauntan Negara Malaysia

4 5.3 25, 41, 53, 54

(c) ABT tidak dilaporkan dengan tepat 6 7.9 54, 56, 58, 60, 66, 73

(d) Jumlah bersih ABT meningkat melebihi RM10

juta/50% berbanding tahun sebelumnya

2 2.6 52, 54

(e) Jumlah ABT melebihi 6 tahun meningkat melebihi

RM10 juta/ 50% berbanding tahun sebelumnya

1 1.3 54

(f) Tindakan susulan tidak diambil terhadap ABT 2 2.6 53, 54

(g) Hapuskira hasil tidak dibuat sekurang-kurangnya 1

tahun sekali bagi tunggakan melebih 6 tahun

3 4.0 19, 53, 54

13. Lain-Lain

(a) Kelewatan penghantaran Kira-kira Wang Tunai

kepada Kementerian

4 5.3 21, 24, 25, 38

(b) Daftar Deposit Wang Jaminan Pelaksanaan tidak

disediakan

1 1.3 35

(c) Baki wang dalam tangan tidak sama dengan jumlah

kupon/resit yang dikeluarkan

1 1.3 41

(d) Dokumen Perjanjian Sewaan Kantin tidak mengikut

format JKN

1 1.3 32


7. KAWALAN PERBELANJAAN

Objektif Kawalan Perbelanjaan dilaksanakan bagi menentukan perbelanjaan adalah dikawal,

dilulus dan diakaunkan mengikut peraturan. Antara perkara yang disemak adalah rekod

dan dokumen berkaitan pengurusan perakaunan, perolehan dan bayaran.

Kelemahan yang kerap berlaku adalah baucar bayaran/dokumen sokongan tidak

lengkap/dicop ‘Telah Bayar’ sebanyak 57.9% diikuti oleh Pelaksanaan Integrity Pact tidak

dipatuhi sebanyak 34.2%. Butiran lanjut adalah seperti di Jadual 7.

Jadual 7

Penemuan Terhadap Kawalan Perbelanjaan

PENEMUAN JUMLAH

PTJ % NO. PTJ

1. Perakaunan

[Arahan Perbendaharaan 95 dan Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 8 Tahun 1987]

(a) Laporan Harian Buku Vot (BV381) tidak

dicetak/disemak setiap hari/ dicatat tarikh semakan

13 17.1 1, 20, 35, 38, 47, 51, 55,

56, 61, 62, 63, 64, 71

(b) Buku Vot tidak diperiksa sekurang-kurangnya

sebulan sekali oleh penyelia dengan menurunkan

tandatangan ringkas

3 4.0 32, 53, 55

(c) Penyata Penyesuaian Perbelanjaan tidak

disediakan/tidak tepat

5 6.6 31, 51, 53, 55, 61

(d) Penyata Penyesuaian Perbelanjaan tidak/lewat

dikemukakan kepada Pejabat Perakaunan

6 7.9 13, 20, 21, 53 (lewat),

55, 69

(e) Pelarasan tidak dibuat terhadap item Penyesuaian 4 5.3 1, 53, 54, 56

(f) Tiada tindakan diambil untuk menyelesaikan item

yang tidak dikenal pasti dan berlarutan dalam

Penyata Penyesuaian Perbelanjaan

3 4.0 39, 53, 54

(g) Laporan Terperinci Perbelanjaan (C231) tidak

dicetak setiap awal bulan

10 13.2 54

2. Kawalan Am Perolehan: Government Procurement Information System (GPIS)

[Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 7 Tahun 2011]

(a) GPIS tidak dilaksanakan di peringkat

Kementerian/Jabatan/PTJ

4 5.3 7, 46, 53, 55

(b) Maklumat perolehan tidak didaftarkan dalam GPIS 20 26.3 3, 7, 8, 9, 10, 20, 23, 24,

30, 35, 38, 41, 49, 51,

52, 53, 55, 63, 68, 74

(c) Penyelia tidak dilantik di peringkat

Kementerian/Jabatan/PTJ untuk memantau GPIS

8 10.5 6, 23, 24, 38, 53, 55, 60,

63

(d) Laporan Perolehan tidak/lewat dikemukakan untuk

dibentangkan dalam Mesyuarat JPKA

8 10.5 13, 22, 23, 24, 25, 53,

55, 69

(e) Surat kuasa tidak disediakan bagi pegawai yang 2 2.6 8, 9


PENEMUAN JUMLAH

PTJ % NO. PTJ

melaksanakan sistem GPIS

(f) Maklumat/laporan perolehan GPIS tidak

direkod/dicetak/disemak/disahkan

4 5.3 4, 8, 9, 75

3. Pembelian Terus

[Arahan Perbendaharaan 173.1; Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 12 Tahun 2007 (para 6

telah dibatalkan); Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 3 Tahun 2010; Surat Pekeliling

Perbendaharaan Bilangan 7 Tahun 2011; Surat Arahan Perbendaharaan Bertarikh 5 Oktober 2012]

(a) Pembelian terus dibuat melebihi RM50,000 setahun

bagi item yang sama

10 13.2 5, 9, 16, 18, 30, 40, 53,

54, 55, 63

(b) Pesanan Kerajaan dikeluarkan selepas

bekalan/perkhidmatan diterima

7 9.2 15, 17, 20, 40, 55, 65, 72

(c) Borang Pesanan Kerajaan tidak dicatat dengan

lengkap

11 11, 31, 32, 38, 39, 41,

42, 58, 59, 67, 74

(d) Kajian pasaran perolehan pembelian terus tidak

dibuat

12 15.8 23, 24, 25, 33, 35, 36,

53, 54, 55, 56, 63, 64

4. Kawalan Am Sebut Harga / Tender

[Arahan Perbendaharaan 196; Arahan Perbendaharaan 197.2(b) dan Perenggan 5.2(a) SPP 5/2009]

(a) Peti Sebut Harga tiada kunci/hanya ada satu

kunci/tidak dilabelkan 5 6.6 24, 32, 39, 65, 66

(b) Anak Kunci Peti Sebut Harga tidak dipegang secara

berasingan oleh dua pegawai kanan

10 13.2 7, 16, 24, 37, 41, 49, 52,

64, 65, 73

(c) Peti Sebut Harga tidak dibuka secepat mungkin

selepas tawaran sebut harga ditutup

1 1.3 34

(d) Peti Sebut Harga dibuka sebelum tarikh tutup sebut

harga

1 1.3 18

(e) Ruang memasukkan dokumen sebut harga ke

dalam Peti Sebut Harga terlalu kecil

2 2.6 58, 59

5. Pengurusan Sebut Harga

[Arahan Perbendaharaan 169; Arahan Perbendaharaan 170; Arahan Perbendaharaan 170.3(c);

Arahan Perbendaharaan 197.2(c)(iv); Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2009]

(a) Pembelian dipecahkecilkan/tidak dibuat secara

tender

1 1.3 7

(b) Anggaran harga jabatan tidak disediakan/tidak

dimasukkan ke dalam peti tawaran sebelum tarikh

tutup sebut harga

4 5.3 24, 50, 55, 56

(c) Daftar Sebutharga tidak diselenggarakan/ lengkap 4 5.3 16, 23, 24, 50

(d) Daftar Edaran Sebut Harga tidak

diselenggarakan/lengkap

9 11.8 21, 34, 37, 41, 52, 53,

55, 61, 64

(e) Butiran spesifikasi kerja/syarat di Lampiran Q tidak

lengkap

3 4.0 56, 62, 64

(f) Lampiran Q tidak diberi nombor siri sebelum

diedarkan

5 6.6 5, 53, 55, 56, 66

(g) Senarai Semakan Sebut Harga tidak disediakan/

disemak/ tidak mengikut format/disahkan oleh

Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga

20 26.3 11, 16, 23, 24, 26, 32,

33, 36, 37, 39, 40, 45,

48, 52, 61, 62, 64, 66,


PENEMUAN JUMLAH

PTJ % NO. PTJ

69, 70

(h) Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga tidak

menurunkan tandatangan pada muka surat yang

ada harga

5 6.6 11, 21, 39, 48, 61

(i) Jadual Sebut Harga tidak

disediakan/dikemukakan/lengkap

8 10.5 16, 17, 24, 37, 66, 70,

74, 75

(j) Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga/Tender tidak

dilantik secara bertulis oleh Pegawai

Pengawal/Ketua Jabatan

2 2.6 23, 25

(k) Tawaran Sebut Harga dibuka oleh hanya seorang

ahli Jawatankuasa Pembuka Sebutharga

1 1.3 37

(l) Jawatankuasa Penilaian bagi sebut harga

bekalan/perkhidmatan/kerja tidak diwujudkan

4 5.3 44, 45, 48, 50

(m) Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga (Kerja) tidak

dianggotai oleh pegawai teknikal

1 1.3 56

(n) Jawatankuasa Penilaian Harga/Teknikal tidak

membuat penilaian/mengeluarkan laporan

penilaian

3 4.0 18, 24, 37, 64

(o) Ahli Jawatankuasa Sebut Harga adalah juga Ahli

Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga

1 1.3 36

(p) Pertimbangan dan Keputusan/Minit Jawatankuasa

Sebut Harga tidak diselenggarakan/lengkap/kemas

kini/ditandatangani oleh Jawatankuasa Sebut

Harga

9 11.8 21, 38, 54, 55, 56, 61,

62, 64, 66, 70

(q) Kertas Taklimat Sebut Harga tidak

disediakan/lengkap/kemas kini

11 14.5 16, 18, 31, 32, 33, 35,

36, 37, 55, 56, 61

(r) Asas penilaian sebut harga tidak dinyatakan

dengan jelas/penolakan tawaran terendah tidak

dinyatakan dalam keputusan sebut harga

1 1.3 70

(s) Keputusan muktamad sebut harga tidak

dipamerkan/lengkap

9 11.8 5, 20, 31, 36, 48, 52, 54,

56, 61

(t) Pelaksanaan Integrity Pact tidak dipatuhi 26 34.2 6, 7, 8, 16, 17, 18, 19,

21, 23, 24, 27, 33, 37,

38, 48, 49, 50, 52, 55,

56, 62, 64, 66, 68, 69, 70

(u) Bekalan/Perkhidmatan/Kerja yang dibekalkan tidak

mengikut spesifikasi yang ditetapkan dan tidak

mendapat kelulusan

9 11.8 32, 39, 40, 50, 53, 55,

56, 72, 75

(v) Tempoh siap kerja tidak dipatuhi dan lanjutan

masa yang dibuat tanpa kebenaran daripada

pegawai yang diberi kuasa

1 1.3 53

(w) Pesanan Kerajaan tidak dikeluarkan dengan segera

setelah menerima keputusan Jawatankuasa Sebut

Harga

1 1.3 50


PENEMUAN JUMLAH

PTJ % NO. PTJ

(x) Wang Jaminan Pelaksanaan diguna bagi perolehan

bekalan melebihi RM200,000

1 1.3 50

(y) Insurans liabiliti awam dalam insurans kerja tidak

disediakan oleh kontraktor

1 1.3 50

(z) Denda penalti bagi kelewatan menyiapkan kerja

tidak dikutip

1 1.3 50

(aa) Bon Pelaksanaan tidak dikenakan bagi sebut harga

kerja melebihi RM200,000

1 1.3 50

(ab) Pengesahan siap kerja tidak dilakukan di Surat

Akuan Siap Kerja

1 1.3 72

(ac) Kerosakan yang berlaku dalam tempoh kecacatan

belum diperbaiki oleh kontraktor

1 1.3 20

(ad) Penggunaan Dokumen Sebut Harga bagi Perolehan

Kerja tidak dipatuhi

3 4.0 38, 39, 40

6. Pengurusan Tender/Rundingan Terus

[Arahan Perbendaharaan 192; Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 9 Tahun 2009]

(a) Perolehan Kenderaan tidak mematuhi Garis

Panduan Rundingan Terus

1 1.3 30

7. Pengurusan Kontrak [Arahan Perbendaharaan 200, 204, 205(b) dan 205.3; Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5

Tahun 2007]

(a) Kontrak lewat/tidak ditandatangani/tidak

disediakan bagi perolehan bekalan atau

perkhidmatan bermasa

6 7.9 9, 10, 34, 39, 50, 68

(b) Perjanjian disediakan tidak mengikut format yang

ditetapkan oleh KKM

4 5.3 24, 25, 55, 70

(c) Rekod Kontrak tidak diselenggara dengan

lengkap/kemas kini

2 2.6 53, 75

(d) Perjanjian Kontrak tidak disemak oleh Peguam

Negara/Penasihat Undang-Undang Jabatan/Agensi

1 1.3 55

8. ePerolehan

[Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 6 Tahun 2008; Surat Arahan Perbendaharan Bertarikh 7

April 2009; Surat Kementerian Kewangan KK/eP10/704/12 Jld. 4 (s.k)(1)(8) Bertarikh 14 Mac 2011]

(a) ePerolehan tidak digunakan di peringkat

Kementerian/Jabatan yang telah eP enabled tanpa

memperolehi pengecualian daripada

Perbendaharaan

1 1.3 6

(b) Laporan Prestasi Pelaksanaan Perolehan tidak

dijana daripada sistem

1 1.3 49

9. Had kuasa

[Arahan Perbendaharaan 101]

(a) Had kuasa berbelanja tidak mengikut kelayakan

jawatan yang dibenarkan

1 1.3 49


PENEMUAN JUMLAH

PTJ % NO. PTJ

(b) Had dan kuasa pegawai peraku I dan peraku II

Baucar Bayaran tidak mengikut peraturan yang

ditetapkan

1 1.3 20

(c) Capaian dalam sistem tidak dibatalkan bagi

pegawai yang bertukar/ berhenti/bersara/tidak

aktif bagi pegawai bersalin, cuti tanpa gaji, cuti

separuh gaji atau cuti belajar

3 4.0 2, 3, 41

(d) Perolehan harta modal di bawah kod Objek Sebagai

35000 tidak diluluskan oleh Pegawai Pengawal

1 1.3 27

10. Daftar Bil

[Arahan Perbendaharaan 103; Surat Arahan Perbendaharaan bertarikh 20 April 2012 dan Panduan

Pengguna eSPKB]

(a) Daftar Bil eSPKB (BV 340) tidak/lewat

dicetak/ditandatangani/disemak/dicatatkan tarikh

semakan

24 31.6 16, 20, 22, 23, 28, 29,

31, 32, 35, 38, 47, 51,

53, 54, 55, 56, 61, 62,

63, 64, 66, 71, 73, 74

(b) Daftar Bil tidak diperiksa sebulan sekali oleh

pegawai yang bertanggungjawab

2 2.6 53, 64

(c) Bil/invois tidak dicop tarikh terima/tidak dicop

mengikut tarikh terima sebenar

18 23.7 8, 16, 18, 24, 30, 31, 36,

37, 38, 39, 42, 51, 52,

55, 58, 61, 64, 66

(d) Bil lewat dibayar 15 19.7 8, 9, 15, 16, 18, 23, 24,

25, 37, 39, 41, 52, 55,

60, 71

(e) Tarikh terima bil yang dikunci masuk tidak sama

dengan tarikh terima bil

1 1.3 39

(f) Bil lewat dikemukakan oleh pembekal 2 2.6 4, 38

(g) Bil/Invois lewat dikemukakan oleh Pusat Kos 1 1.3 66

11. Kawalan Dalaman Proses Bayaran

[Arahan Perbendaharaan 99 – 102; Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2004 dan Panduan Pengguna PTJ

eSPKB]

(a) Baucar bayaran tidak dicetak/difailkan/ disimpan

dengan teratur/mengikut nombor siri

3 4.0 18, 70, 73

(b) Baucar bayaran/dokumen sokongan baucar

bayaran tidak lengkap/tidak dicop “TELAH BAYAR” 44 57.9 1, 4, 6, 8, 11, 15, 18, 20,

21, 22, 23, 24, 25, 26,

27, 29, 30, 31, 32, 33,

34, 36, 37, 38, 41, 49,

50, 51, 53, 54, 55, 56,

57, 58, 59, 60, 61, 62,

63, 64, 65, 67, 70, 71

(c) Perbezaan maklumat pada baucar bayaran dan

dokumen sokongan

6 7.9 20, 32, 51, 55, 75, 67

(d) Kesilapan caj kod perbelanjaan 15 19.7 14, 20, 22, 25, 27, 38,

39, 40, 42, 47, 48, 49,

55, 61, 62


PENEMUAN JUMLAH

PTJ % NO. PTJ

(e) Baucar bayaran/dokumen sokongan tidak disimpan

dengan selamat

12 15.8 16, 22, 23, 37, 39, 49,

52, 53, 55, 58, 68, 75

(f) Dokumen sokongan tidak dicop “Disahkan Betul”

dan salinan tidak dicop “Salinan Diakui Sah” oleh

Ketua Jabatan/pegawai yang diberi kuasa untuk

tujuan bayaran

8 10.5 18, 22, 54, 55, 61, 62,

63, 64

(g) Bayaran dilakukan sebelum testing &

commissioning (T&C) dilakukan/ sebelum bekalan/

perkhidmatan diterima

7 9.2 8, 20, 30, 40, 50, 53, 56

(h) Tuntutan perjalanan/bayaran balik/elaun terlebih

bayar/tidak dibayar dengan betul

4 5.3 4, 20, 43, 62

(i) Borang Permohonan Bertugas Di Luar Pejabat

lewat/tidak disediakan/diluluskan selepas

perjalanan dibuat

6 7.9 4, 10, 15, 24, 32, 70

(j) Bekalan/Perkhidmatan terlebih bayar/bagi

perkhidmatan yang tidak diberikan

2 2.6 6, 20

(k) Perolehan Perabot tidak menggunakan kontrak

pusat/panel

3 4.0 25, 38, 70

(l) Tiada pengesahan penerimaan

barang/perkhidmatan pada Pesanan Kerajaan

4 5.3 23, 24, 33, 36

(m) Bekalan/Perkhidmatan lewat dibekalkan daripada

tarikh yang ditetapkan

8 10.5 6, 9, 39, 41, 59, 60, 68,

69

(n) Peraku I/II dilakukan oleh Pegawai yang menuntut 3 4.0 59, 60, 73

(o) Bayaran dibuat tanpa bukti bekalan diterima

sepenuhnya

1 1.3 56

(p) Maklumat Pesanan Kerajaan tidak dicatatkan pada

baucar bayaran

1 1.3 21

12. Pengurusan Bayaran Pukal

[Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bil. 3 Tahun 2009 dan Surat Pekeliling Perbendaharaan

Bil. 12 Tahun 1990]

(a) Laporan Terperinci Pembayaran Pukal (BP21) tidak

disemak/tidak dicetak

18 23.7 17, 19, 21, 22, 25, 32,

33, 36, 47, 49, 55, 56,

62, 63, 66, 69, 72, 74

(b) Bil asal utiliti tidak dicop “TELAH DIBAYAR” 9 11.8 17, 19, 21, 22, 34, 39,

48, 66, 72

(c) Tindakan tidak diambil ke atas perbezaan antara

Laporan BP21 dengan bil asal TNB dan Syarikat

Bekalan Air

1 1.3 32

(d) Baki tertunggak bil utiliti Syabas tidak diambil

tindakan pelarasan

1 1.3 12

(e) Daftar Khas Utiliti tidak disediakan/lengkap 3 4.0 62, 63, 72


PENEMUAN JUMLAH

PTJ % NO. PTJ

13. Pengurusan Panjar Wang Runcit

[Arahan Perbendaharaan 112 dan 113]

(a) Surat kelulusan Panjar Wang Runcit tidak ada

dalam simpanan Pejabat

2 2.6 62, 63

(b) Perbelanjaan Panjar Wang Runcit lewat direkod

dalam Buku Tunai Panjar (Kew.249A)

1 1.3 74

(c) Rekupan Panjar Wang Runcit tidak dibuat apabila

wang dalam tangan berbaki sedikit

5 6.6 9, 23, 26, 59, 60

(d) Buku Tunai Panjar Wang Runcit tidak

diselenggarakan dengan betul/kemas kini

4 5.3 4, 8, 74, 76

(e) Sijil Pengambilalihan Panjar Wang Runcit tidak

disediakan/kemas kini

6 7.9 8, 6, 31, 39, 41, 47

(f) Sijil Pengambilalihan Panjar Wang Runcit tidak

ditandatangani dan tidak mengikut format yang

ditetapkan

1 1.3 12

(g) Baucar kecil (Kew.50) tidak dicatat nombor/vot

peruntukan

2 2.6 35, 74

(h) Baucar kecil (Kew. 50) tidak disediakan dengan

lengkap/difailkan/ditandatangan oleh pegawai

penerima

3 4.0 4, 8, 9

(i) Wang tunai dalam tangan kurang daripada baki

Buku Tunai PWR

1 1.3 31

(j) Peti Wang Tunai tidak disimpan ke dalam Peti Besi 1 1.3 69

(k) Tuntutan yang tidak dibenarkan dibayar melalui

PWR

2 2.6 59, 60

14. Pembayaran di Bawah AP 59(a)

[Arahan Perbendaharaan 112 dan 113]

(a) Buku Daftar AP 59 tidak disediakan 1 1.3 31

15. Lain-lain

(a) Daftar Khas Utiliti tidak disediakan/

diselenggarakan/kemas kini/ diperiksa setiap bulan

11 14.5 20, 21, 29, 36, 39, 47,

48, 62, 63, 66, 72

(b) Bayaran caj penyelenggaraan kenderaan yang

tidak munasabah

1 1.3 40

(c) Sewaan komputer dengan harga yang tidak

munasabah

1 1.3 49

(d) Perjanjian sewa beli dilaksanakan bagi perolehan

aset tanpa kelulusan Perbendaharaan

1 1.3 4


8. PENGURUSAN KUMPULAN WANG AMANAH/ AKAUN AMANAH/ DEPOSIT

Pengauditan terhadap Pengurusan Kumpulan Wang Amanah /Akaun Amanah/ Deposit

bertujuan untuk memastikan rekod diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini dan

akaun amanah/akaun deposit dibuka mengikut tujuan penubuhannya.

Kelemahan bagi kawalan ini adalah Daftar Pinjaman Perumahan tidak diselenggarakan

dengan lengkap mengikut format pekeliling dan tidak kemas kini telah mencatatkan

penemuan Audit Dalam yang tertinggi iaitu sebanyak 17.1% diikuti Daftar Pinjaman

Komputer tidak diselenggarakan dengan lengkap mengikut format pekeliling dan tidak

kemas kini sebanyak 13.2% serta Maklumat Pinjaman tidak direkodkan dalam Buku

Perkhidmatan sebanyak 9.2%. Butiran lanjut adalah seperti di Jadual 8.

Jadual 8

Penemuan Terhadap Pengurusan Kumpulan Wang Amanah/

Akaun Amanah/Deposit

PENEMUAN JUMLAH

PTJ % NO. PTJ

1. Pengurusan Kumpulan Wang Amanah/ Akaun Amanah [Arahan Akaun Amanah/Surat Ikatan Amanah;Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 18 Tahun 2001;Arahan Perbendaharaan 155]

(a) Buku Akaun Amanah tidak diselenggara 1 1.3 50

(b) Tiada pegawai khusus dilantik bagi

menguruskan Akaun Amanah

1 1.3 50

(c) Penyata Penyesuaian Akaun Amanah tidak

disediakan

2 2.6 25, 26

(d) Sijil Perakuan Baki Akaun Amanah tidak

disediakan dengan betul

1 1.3 50

2. Pinjaman Kenderaan

[Pekeliling Perbendaharaan 8/1993] (a) Daftar Pinjaman Kenderaan tidak lengkap

dan kemas kini 1 1.3 37

(b) Salinan fotostat bagi Buku Pendaftaran

dan Sijil Insurans tiada dalam Fail Peribadi pegawai

1 1.3 37

(c) Maklumat Pinjaman tidak direkodkan

dalam Buku Perkhidmatan

2 2.6 15, 72

3. Pinjaman Perumahan

[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 6/1995] (a) Daftar Pinjaman Perumahan tidak

disediakan 1 1.3 47

(b) Daftar Pinjaman Perumahan tidak

diselenggarakan dengan lengkap mengikut format pekeliling /kemas kini

13 17.1 23, 24, 25, 37, 32, 38,

40, 43, 68, 61, 62, 63, 74

(c) Maklumat Pinjaman Tidak direkodkan dalam Buku Perkhidmatan

7 9.2 15, 18, 21, 37, 38, 48, 72


PENEMUAN JUMLAH

PTJ % NO. PTJ

4. Pinjaman Komputer

[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8/1992] (a) Daftar Pinjaman Komputer tidak

diselenggarakan dengan lengkap

mengikut format pekeliling /kemas kini

10 13.2 17, 19, 20, 21, 25, 31, 32, 37, 74, 75

(b) Senarai semak pinjaman komputer tidak disediakan/dokumen pinjaman tidak

difailkan dengan lengkap

2 2.6 26, 73

(c) Maklumat Pinjaman tidak direkodkan dalam Buku Perkhidmatan

4 5.3 15, 17, 18, 72

5. Pengurusan Deposit [Panduan Kutipan & Perakaunan Hasil Hospital Bil. (18) dlm KKM 203/19 bertarikh 31.12.1993 dan Pekeliling Bahagian Akaun Bil. 2/1997]

(a) Daftar Akaun Deposit tidak diselenggarakan/kemas kini

3 4.0 41, 51, 61

(b) Penyesuaian tidak dibuat /dokumen

pelarasan deposit tidak dilampirkan/ dikemukakan kepada Bahagian Akaun,

KKM

2 2.6 51, 69

(c) Deposit Am Rumah tidak dikutip daripada

penghuni kuarters

6 7.9 20, 23, 24, 25, 27, 73

(f) Senarai Baki Deposit Tahunan tidak

disediakan dan dihantar ke Bahagian Akaun, KKM

4 5.3 23, 25, 26, 51

(g) Deposit yang tidak dituntut melebihi 12 bulan tidak diwartakan

2 2.6 18, 37

(h) Perjanjian penyewaan tidak disediakan setelah penghuni kuarters membayar

deposit

2 2.6 24, 25

(i) Perjanjian disediakan dan penghuni telah mendiami kuarters tanpa bayaran deposit

2 2.6 24, 25

(j) Perjanjian penyewaan yang disediakan

tidak lengkap

2 2.6 24, 25

(k) Daftar Kuarters Kerajaan tidak kemas kini 2 2.6 24, 25

(l) Sijil Pengesahan Baki tidak disediakan

dengan tepat

1 1.3 69

9. PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN

Pengurusan Aset Alih Kerajaan dilaksanakan bagi menentukan sama ada rekod harta modal,

inventori dan bekalan pejabat ada diselenggarakan, mengikut peraturan dan kemas kini.

Perkara yang disemak meliputi penerimaan, pendaftaran, penggunaan, penyimpanan,

pemeriksaan, penyenggaraan, pelupusan, kehilangan dan hapus kira.


Penemuan Audit Dalam yang tertinggi adalah pengesahan pendaftaran aset tidak

dibuat/dicop pada dokumen punca pembelian aset sebanyak 52.6% diikuti oleh harta modal

dan inventori tidak dilabelkan Hak Kerajaan Malaysia sebanyak 48.7%. Butiran lanjut adalah

seperti di Jadual 9.

Jadual 9

Penemuan Terhadap Pengurusan Aset Alih Kerajaan

PENEMUAN JUMLAH

PTJ % NO. PTJ

1. Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK)

[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007]

(a) JKPAK belum ditubuhkan 2 2.6 55, 59

(b) Mesyuarat JKPAK tidak dilaksanakan/

dilaksanakan selepas mesyuarat JPKA

3 4.0 55, 59, 74

(c) JKPAK tidak bermesyuarat mengikut

kekerapan 3 bulan sekali

7 9.2 47, 49, 53, 54, 55, 61,

69

(d) JKPAK tidak membincangkan perkara/agenda

seperti yang ditetapkan dalam Pekeliling

12 15.8 13, 20, 29, 46, 47, 49,

53, 55, 56, 57, 58, 61

(e) Laporan Kedudukan Stok (KEW.PS-13) tidak

dibincangkan dalam Mesyuarat JKPAK

3 4.0 6, 11, 68

(f) Hasil mesyuarat JKPAK tidak dilaporkan

kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan

dan Akaun (JPKA)

4 5.3 31, 48, 55, 72

(g) Mesyuarat JKPAK tidak dipengerusikan oleh

Ketua Jabatan

2 2.6 54, 69

(h) Keanggotaan JKPAK tidak mengikut Pekeliling

yang ditetapkan

1 1.3 58

(i) Setiausaha tetap JKPAK bukan Pegawai Aset 4 5.3 13, 28, 29, 55

(j) Minit mesyuarat JKPAK tidak disediakan/

difailkan

4 5.3 41, 43, 56, 69

2. Unit Pengurusan Aset

[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007]

(a) Ringkasan laporan tahunan yang

ditandatangani oleh Pegawai Aset yang

diwakilkan kuasa tidak disediakan

1 1.3 55

(b) Ringkasan Laporan Tahunan tidak/lewat

dikemukakan ke Perbendaharaan/Ibu Pejabat

mengikut tempoh yang ditetapkan

2 2.6 55, 57

3. Pegawai Aset dan Stor [Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007 dan 5/2009]

(a) Pegawai Aset tidak mempunyai surat lantikan

bertulis Pegawai Pengawal

4 5.3 42, 49, 67, 68

(b) Pegawai Stor tidak dilantik oleh Ketua Jabatan 4 5.3 23, 24, 58,70


PENEMUAN JUMLAH

PTJ % NO. PTJ

4. Peraturan Penerimaan

[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007 dan 5/2009]

(a) Pegawai Penerima (PP) yang diberi

tanggungjawab untuk menerima dan

mengesahkan aset/barang-barang stor yang

diterima tidak dilantik secara bertulis

19 25.0 6, 11, 20, 25, 41, 42,

46, 47, 49, 50, 52, 53,

55, 57, 58, 59, 60, 63,

69

(b) Borang Terimaan Barang-barang (BTB)

KEW.PS-1 tidak disediakan/digunakan oleh

Pegawai Penerima/diperakukan oleh

Pegawai Pengesah bagi penerimaan barang-

barang ari pembekal di Stor Pusat/Utama

8 10.5 1, 7, 23, 25, 49, 54, 58,

61

(c) Borang Laporan Penerimaan Aset Alih

Kerajaan (KEW.PA-1)/Borang Laporan

Terimaan Barang-barang (KEW.PS-2) tidak

disediakan/dikemukakan kepada syarikat

pembekal dengan serta merta jika terdapat

kerosakan atau perselisihan kuantiti

2 2.6 8, 68

(d) Pegawai yang menerima aset/stok bukan

pegawai yang dilantik

11 14.5 31, 32, 51, 53, 54, 56,

60, 71, 73, 74, 75

(e) Penerimaan stok yang telah tamat tarikh luput 1 1.3 60

(f) Bekalan Pejabat diterima oleh Pegawai yang

tidak berkelayakan

1 1.3 63

(g) Penerimaan aset secara hadiah tidak

mendapat kelulusan

2 2.6 38, 63

(h) Tiada tarikh pengesahan penerimaan aset

dicatat pada dokumen punca maklumat

1 1.3 57

(i) Pengujian dan Pentauliahan penerimaan Aset

Teknikal tidak dilakukan oleh pegawai

dilantik/bertauliah

3 4.0 16, 34, 51

5. Urusan Pendaftaran


(a) Harta Modal/Inventori tidak didaftarkan 13 17.1 1, 11, 17, 21, 22, 38,

39, 42, 45, 46, 47, 49,

69

(b) Harta Modal/Inventori tidak didaftarkan

dalam tempoh 2 minggu dari tarikh

pengesahan penerimaan

24 31.6 3, 8, 9, 16, 22, 26, 27,

30, 34, 49, 50, 52, 69,

51, 53, 54, 55, 56, 59,

60, 61, 62, 71, 74

(c) Daftar Harta Modal/Inventori (KEW.PA-2/3)

tidak lengkap/ kemas kini

30 39.5 3, 7, 11, 16, 17, 18, 20,

23, 24, 25, 27, 29, 30,

34, 37, 39, 42, 45, 47,

49, 50, 54, 55, 57,58,

59, 60, 69, 74, 75

(d) Daftar Harta Modal/Inventori (KEW.PA-2/3)

ditandatangani selain Ketua Jabatan

2 2.6 57,58


PENEMUAN JUMLAH

PTJ % NO. PTJ

(e) Daftar Harta Modal/Inventori (KEW.PA-2/3)

tidak disediakan 2 salinan

1 1.3 47

(f) Daftar Harta Modal/Inventori (KEW.PA-2/3)

yang asal tidak ditempatkan di lokasi aset

1 1.3 31

(g) Maklumat pada Daftar Harta Modal/Inventori

(KEW.PA-2/3) berbeza dengan Pesanan

Kerajaan

1 1.3 61

(h) Daftar Harta Modal/Inventori (KEW.PA-2/3)

tidak disimpan dalam fail kulit keras di dalam

kabinet berkunci

2 2.6 49, 52

(i) No. Siri Pendaftaran Aset Bertindih 1 1.3 26

(j) Harta Modal dan Inventori didaftarkan tidak

mengikut kategori yang tepat

11 14.5 7, 74, 8, 15, 16, 42, 49,

53, 54, 59, 71

(k) Pengesahan pendaftaran tidak dibuat ke atas

punca maklumat

40 52.6 3, 8, 11, 20, 22, 24, 25,

26, 27, 30, 31, 32, 33,

34, 35, 37, 38, 39, 40,

41, 42, 45, 46, 47, 49,

51, 52, 53, 54, 55, 58,

61, 62, 65, 69, 70, 72,

74, 75, 76

(l) Nombor siri pendaftaran aset tidak

didaftarkan mengikut format yang ditetapkan

2 2.6 39, 47

(m) KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 tidak lengkap/kemas

kini

15 19.7 17, 20, 22, 23, 24, 30,

31, 37, 39, 47, 51, 54,

55, 58, 59

(n) Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3)/ Kad Petak

(KEW.PS-4)/Senarai Daftar Kad Kawalan Stok

(KEW.PS-5) tidak diselenggara/lengkap/kemas

kini

36 47.4 4, 6, 7, 11, 14, 16, 20,

21, 22, 23, 24, 25, 31,

32, 36, 38, 39, 41, 42,

44, 46, 47, 49, 51, 52,

53, 54, 55, 56, 58, 59,

60, 62, 67, 69, 72

(o) Salah penggunaan warna Kad Petak bagi stok

tidak bertarikh luput/ bertarikh luput

4 5.3 39, 55, 60,63

(p) Kad Petak tidak ditempatkan bersama dengan

stok

4 5.3 7, 21, 38, 40

(q) Stok yang sama tetapi berbeza saiz direkod

pada Kad Petak yang sama

2 2.6 60, 62

(r) Borang Pesanan dan Pengeluaran Stok

(KEW.PS-10) tidak diselenggarakan/ lengkap

4 5.3 61, 65, 70, 72

(s) Harga Perolehan Asal bagi sesuatu aset tidak

didaftarkan dengan tepat

3 4.0 1, 38, 47


PENEMUAN JUMLAH

PTJ % NO. PTJ

6. Pelabelan Aset


(a) Aset tidak dilabel Hak Kerajaan Malaysia/

nombor siri pendaftaran yang betul

37 48.7 3, 6, 7, 8, 11, 16, 17,

18, 19, 22, 24, 31, 32,

35, 36, 38, 39, 40, 41,

42, 47, 49, 50, 51, 53,

54, 55, 56, 57, 58, 59,

60, 63, 67, 68, 69, 71

7. Penggunaan Aset


(a) Aset tiada di lokasi semasa pemeriksaan

Audit/tidak dapat dikesan

4 5.3 7, 45, 50, 59

(b) Aset yang diperolehi tidak digunakan 16 21.1 5, 8, 10, 16, 17, 27, 32,

38, 39, 41, 53, 57, 68,

71, 74, 75

(c) Buku Daftar Pergerakan Harta Modal/Inventori

(KEW.PA-6) tidak diselenggara/lengkap/kemas

kini/mengikut format/ tidak disimpan dalam

kabinet besi

8 10.5 11, 20, 31, 34, 37, 45,

58, 63

(d) Senarai Aset Di Lokasi (KEW.PA-7) tidak

disediakan oleh Pegawai Aset/ tidak

ditandatangani oleh Pegawai

Bertanggungjawab

13 17.1 3, 15, 24, 25, 34, 38,

41, 49, 66, 67, 70, 71,

75

(e) Senarai Aset Di Lokasi (KEW.PA-7) tidak

disediakan dalam 2 salinan

15 19.7 3, 16, 23, 24, 29, 36,

39, 40, 41, 47, 49, 50,

63, 65, 66

(f) Senarai Aset Di Lokasi (KEW.PA-7) tidak

kemas kini/tiada tarikh/tidak lengkap

8 10.5 1, 7, 42, 58, 59, 60, 71,

74

(g) Kerosakan aset tidak dilaporkan dengan

menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset

(KEW.PA-9)

11 14.5 16, 23, 24, 38, 39, 49,

54, 56, 58, 59, 74

(h) KEW.PA-9 tidak diisi lengkap 1 1.3 8

(i) Tindakan susulan tidak diambil terhadap aset

yang rosak

2 2.6 29, 50

8. Penyimpanan Aset [Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007, 5/2009]

(a) Stok mudah terbakar tidak disimpan di tempat

yang selamat dan sesuai

1 1.3 39

(b) Aset dan barang-barang stor yang sangat

menarik/bernilai tinggi tidak disimpan di

tempat yang berasingan

2 2.6 39, 54

9. Pemeriksaan Aset dan Stor

[Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007, Bab B]

(a) Perbezaan baki stok tidak dikemas kini dalam 2 2.6 53,55


PENEMUAN JUMLAH

PTJ % NO. PTJ

Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3)

(b) Kad Petak (KEW.PS-4) tidak kemas

kini/membuat satu garisan merah/

menurunkan tandatangan dan tarikh pada

akhir transaksi kad petak tersebut semasa

pengiraan stok dijalankan

15 19.7 5, 6, 18, 23, 24, 32, 36,

38, 41, 47, 49, 53, 54,

55, 56

(c) Baki fizikal barang-barang stor berbeza

dengan baki terakhir di kad petak

11 14.5 6, 20, 21, 41, 42, 49,

55, 57, 66, 69, 72

(d) Pegawai Pemeriksa terlibat secara langsung

dengan pengurusan aset/tidak dilantik

secara bertulis oleh Pegawai Pengawal

4 5.3 16, 57, 63, 68

(e) Aset tidak diperiksa sekurang-kurangnya 1 kali

setahun

13 17.1 8, 20, 24, 25, 35, 50,

53, 54, 56, 60, 69, 74,

75

(f) Pemeriksaan Aset tidak dilaksanakan secara

menyeluruh

5 6.6 53, 56, 58, 60, 75

(g) Pemeriksaan tidak dilaksanakan di Stor Pusat

dan Stor Utama sekali setahun ke atas semua

stok

7 9.2 7, 52, 53, 54, 55, 56,

60

(h) Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-

10)/ Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-11) tidak

disediakan /lengkap/ mengikut pekeliling/

dikemukakan kepada Ketua Jabatan

16 21.1 3, 12, 32, 38, 47, 50,

53, 54, 57, 58, 59, 60,

61, 63, 73, 75

(i) KEW.PS-11 tidak lengkap 2 2.6 23, 24

(j) Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) dan Kad Petak

(KEW. PS-4) tidak dikemas kini

2 2.6 12, 58

(k) Pengiraan stok tidak dilaksanakan di Stor

Pusat, Stor Utama dan Stor Unit apabila

berlaku transaksi penerimaan dan

pengeluaran

10 13.1 25, 53, 54, 55, 59, 60,

61, 62, 63, 69

(l) Pengiraan stok tidak dilaksanakan oleh

Pegawai Stor

1 1.3 7

(m) Pelarasan Stok tidak dilaksanakan apabila

terdapat perbezaan disebabkan oleh

kesilapan pengiraan dengan menggunakan

Penyata Pelarasan Stok (KEW.PS-17)

2 2.6 7, 55

(n) Laporan Pemeriksaan KEW.PS-14 tidak

disediakan oleh Pegawai Pemeriksa Stok/tidak

disemak/tidak disahkan oleh Pemverifikasi

Stor

4 5.3 51, 53, 54, 55

(o) Pemverifikasi Stor tidak dilaksanakan oleh

pegawai yang dilantik Ketua

Setiausaha/Timbalan Ketua Setiausaha

(Kementerian) atau Ketua Pengarah/

Timbalan Ketua Pengarah (Jabatan)

6 7.9 7, 23, 24, 25, 55, 58


PENEMUAN JUMLAH

PTJ % NO. PTJ

(p) Verifikasi stor tidak dilaksanakan selepas

pemeriksaan stok oleh Pegawai Pemeriksa di

Stor Pusat dan Stor Utama sekurang-

kurangnya satu (1) tahun sekali

6 7.9 31, 53, 54, 55, 56, 58

(q) Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan

Stor KEW.PS-15 tidak disediakan oleh

Pemverifikasi Stor

6 7.9 7, 51, 53, 54, 55, 58

(r) Laporan Tahunan Verifikasi Stor (KEW.PS-16),

Laporan Tahunan Pelupusan Stok (KEW.PS-

20), Laporan Tahunan Kehilangan dan

Hapuskira Stok (KEW.PS-22) tidak disediakan

1 1.3 51

(s) Pemeriksaan Mengejut Aset tidak dilakukan/

bukan dilakukan oleh Ketua Jabatan/tidak

direkodkan pada daftar

16 21.1 21, 22, 24, 25, 34, 35,

36, 47, 58, 61, 70,71,

72, 73, 74, 75

(t) Pegawai Pemverifikasi Stor tidak dilantik 4 5.3 58, 61, 62, 63

(u) Pegawai Pemeriksa Stok tidak dilantik 1 1.3 63

(v) Lantikan Lembaga Pelupusan Aset Alih

Kerajaan (KEW.PA-15) tidak dikemukakan

untuk semakan

1 1.3 61

(w) Pengiraan Stok tidak dijalankan apabila

berlaku transaksi penerimaan dan

pengeluaran

1 1.3 61

10. Penggunaan Kenderaan Jabatan


(a) Pegawai Kenderaan tidak dilantik/dinyatakan

dalam senarai tugas

7 9.2 32, 34, 39, 47, 49, 69,

72

(b) Fail Sejarah tidak diselenggarakan bagi setiap

kenderaan

5 6.6 31, 37, 47, 52, 53

(c) Kenderaan digunakan tanpa kelulusan

Pegawai Kenderaan

5 6.6 16, 31, 32, 54, 63

(d) Buku Log tidak diselenggarakan dengan

lengkap/tidak kemas kini

30 39.5 2, 4, 5, 9, 12, 16, 17,

23, 24, 25, 27, 33, 38,

39, 47, 52, 53, 54, 55,

58, 59, 60, 61, 62, 63,

69, 73, 74, 75, 76

(e) Buku Log tidak direkod bermula muka surat

baru bagi setiap bulan

3 4.0 5, 52, 61

(f) Helaian Buku Log tidak diceraikan/difailkan

berasingan

12 15.8 2, 21, 23, 25, 29, 32,

38, 41, 47, 49, 52, 54,

(g) Buku Log tidak diperiksa secara bulanan 11 14.5 26, 31, 39, 47, 49, 50,

52, 54, 66, 70, 72

(h) Kenderaan dipandu oleh Pemandu/pegawai

yang tidak diberi kuasa

1 1.3 3

(i) Penggunaan minyak meragukan/tidak

munasabah

4 5.3 3, 5, 10, 28


PENEMUAN JUMLAH

PTJ % NO. PTJ

(j) Pemantauan/Analisis terhadap penggunaan

minyak tidak dilaksanakan

2 2.6 12, 60

(k) Kad Inden Minyak tidak disimpan oleh

Pegawai Kenderaan (Pemegang Kad) setiap

masa

6 7.9 17, 39, 47, 53, 54, 69

(l) Buku Rekod Pergerakan Kad Inden tidak

diselenggarakan/lengkap/kemas kini/

mengikut format pekeliling

31 40.8 5, 6, 7, 8, 9, 13, 14, 17,

19, 20, 21, 25, 26, 27,

33, 40, 42, 43, 45, 47,

49, 50, 52, 53, 54, 58,

69, 70, 72, 73, 74

(m) Buku Rekod Pergerakan Kad Inden Minyak

tidak disemak/diperiksa oleh Ketua Jabatan

atau pegawai yang dilantik

4 5.3 39, 67, 69, 72

(n) Tidak ada bukti semakan Ketua Jabatan

terhadap Buku Rekod Kad Inden Minyak

1 1.3 73

(o) Resit pembelian minyak tidak disimpan

dengan teratur/tersusun

3 4.0 17, 53, 54

(p) Penyata Pembelian/Penyata Kad tidak

disemak silang dengan salinan resit/ disahkan

oleh Pemegang Kad sebelum bayaran

dilakukan

24 31.6 4, 7, 9, 17, 19, 26, 27,

29, 30, 31, 33, 34, 37,

39, 40, 47, 52, 54, 58,

61, 62, 63, 66, 70

(q) Rekod/ Daftar Kad Touch n Go tidak

diselenggarakan oleh Pemandu dengan

lengkap/kemas kini/ tidak mengikut format

18 23.7 5, 7, 8, 9, 16, 18, 21,

23, 24, 31, 32, 33, 35,

36, 42, 58, 66, 73

(r) Kad tidak disimpan oleh Pegawai Kenderaan 3 4.0 17, 21, 73

(s) Smart Tag pegawai Gred JUSA tidak

direkodkan sebagai inventori Kerajaan

1 1.3 58

(t) Penggunaan Kad Touch n Go yang meragukan 1 1.3 5

(u) Daftar Penggunaan minyak Genset tidak

diselenggarakan dan tiada pegawai pemantau

bagi semakan rekod dan penggunaan minyak

berkenaan

1 1.3 54

(v) Perbezaan bacaan odometer antara catatan

Buku Log Kenderaan dan bacaan odometer di

kenderaan

2 2.6 38, 49

(w) Odometer kenderaan dalam keadaan rosak 1 1.3 38

(x) Cerakinan penggunaan bahan api tidak dikira

dengan tepat

2 2.6 2, 5

(y) Pemeriksaan mengejut tidak dilakukan ke atas

penggunaan Buku Log oleh Ketua Jabatan

sekurang-kurangnya sekali setahun

1 1.3 27

11. Peraturan Penyenggaraan


(a) Senarai Aset Yang Memerlukan

Penyenggaraan (KEW.PA-13) tidak disediakan

15 19.7 2, 6, 11, 16, 17, 24, 25,

42, 45, 47, 49, 51, 54,


PENEMUAN JUMLAH

PTJ % NO. PTJ

74, 75

(b) Program Penyenggaraan tidak disediakan 1 1.3 58

(c) Program Penyenggaraan tidak dilaksanakan

mengikut jadual yang ditetapkan

1 1.3 35

(d) Program Penyenggaraan yang dilaksanakan

(Penyenggaraan pencegahan dan Pembaikan)

tidak direkodkan/tidak lengkap/tidak

kemaskini dalam Daftar Penyenggaraan

Harta Modal (KEW.PA-14)

19 25.0 2, 6, 16, 23, 24, 25, 29,

30, 36, 42, 45, 47, 51,

54, 55, 56, 58, 69, 75

12. Pelupusan Aset dan Stok Bernilai Rendah


(a) Fail Pelupusan tidak diselenggarakan dengan

lengkap/tidak kemas kini

1 1.3 40

(b) Perancangan/Jadual Pemeriksaan bagi

pelupusan aset tidak disediakan

1 1.3 55

(c) Pemeriksaan aset tidak dijalankan dalam

tempoh satu (1) bulan dari tarikh diarahkan

oleh Jabatan

1 1.3 55

(d) Aset yang perlu dilupuskan tidak disenaraikan

di dalam Borang KEW.PA-17 oleh Urus Setia

Pelupusan

2 2.6 55, 60

(e) Aset yang rosak tidak diambil tindakan

pelupusan

1 1.3 16

(f) Pelupusan tidak dijalankan dalam tempoh 3

bulan selepas mendapat kelulusan

3 4.0 65, 68, 58

(g) Urus Setia tidak mendapat kelulusan

pelupusan daripada Pihak Berkuasa Melulus

3 4.0 49, 53, 55

(h) Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset (KEW.PA-

18) tidak dinyatakan dengan jelas butiran aset

yang dilupuskan

1 1.3 56

(i) Lembaga Pemeriksaan Pelupusan tidak

dilantik

1 1.3 55

(j) Rekod Daftar Aset (KEW.PA-2/3) tidak

dikemas kini/disimpan dalam Fail Pelupusan

1 1.3 12

(k) Stok yang telah luput tarikh tidak dilupuskan 2 2.6 59, 63

13. Pengurusan Kehilangan


(a) Kehilangan aset yang belum selesai pada

tahun kewangan yang diaudit

1 1.3 55

(b) Pegawai yang bertanggungjawab tidak/lewat

melaporkan kehilangan kepada Ketua Jabatan

5 6.6 7, 10, 55, 57, 73

(c) Ketua Jabatan/Pegawai bertanggungjawab

tidak membuat Laporan Polis dalam tempoh

24 jam dari waktu kehilangan

3 4.0 69, 55, 57


PENEMUAN JUMLAH

PTJ % NO. PTJ

(d) Salinan Laporan Awal tidak dikemukakan

kepada KSU, Akauntan Negara, Ketua Audit

Negara dan/atau wakil tempatan Ketua Audit

Negara

1 1.3 55

(e) Lewat melantik Jawatankuasa Penyiasat

(KEW.PA-29)

1 1.3 57

14. Lain –Lain

(a) Stor Unit belum ditukar kepada Stor Utama 4 5.3 23, 24, 25, 70

(b) Pelulus pengeluaran stok tidak dilantik 2 2.6 23, 24

10. MAKLUM BALAS DARIPADA PTJ TERHADAP PEMERHATIAN AUDIT DALAM

Maklum balas daripada PTJ terhadap pemerhatian Audit dalam tempoh yang ditetapkan (30

hari daripada tarikh surat pemerhatian Audit) menunjukkan komitmen pihak pengurusan

untuk menambahbaik tahap prestasi pengurusan kewangan dan tindakan pembetulan dan

pencegahan yang telah diambil oleh PTJ. Bagaimanapun, masih terdapat PTJ yang

mengemukakan maklum balas melebihi 30 hari. Ringkasan maklumat adalah seperti

berikut:

38 PTJ (50%) mengemukakan maklum balas dalam tempoh 30 hari

37 PTJ (48.7%) mengemukakan maklum balas melebihi 30 hari

1 PTJ (1.3%) belum mengemukakan maklum balas

Penerangan lanjut adalah seperti di Jadual 10.

Jadual 10

Maklum Balas Daripada PTJ Terhadap Pemerhatian Audit Dalam

BIL. PTJ TARIKH

LAPORAN

TARIKH

MAKLUM

BALAS

TEMPOH

(HARI)

DALAM TEMPOH 30 HARI

1. Pejabat Kesihatan Daerah Putrajaya 19.04.2013 03.05.2013 14

2. Bahagian Sumber Manusia 27.12.2013 10.01.2014 14

3. Bahagian Dasar Dan Hubungan Antarabangsa 02.01.2014 16.01.2014 14

4. Pejabat Kesihatan Daerah Kerian, Perak 20.12.2013 06.01.2014 17

5. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Seberang

Perai Utara 09.09.2013 27.09.2013 18


BIL. PTJ TARIKH

LAPORAN

TARIKH

MAKLUM

BALAS

TEMPOH

(HARI)

6. Bahagian Khidmat Pengurusan 19.12.2013 07.01.2014 19

7. Hospital Kluang, Johor 13.12.2013 02.01.2014 20

8. Bahagian Akaun 23.12.2013 02.01.2014 20

9. Bahagian Pembangunan Kompetensi 10.01.2014 30.01.2014 20

10. Bahagian Perkhidmatan Farmasi 02.01.2014 22.01.2014 20

11. Institut Penyelidikan Perubatan 02.10.2013 23.10.2013 21

12. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Jasin 31.10.2013 21.11.2013 21

13. Bahagian Kewangan, KKM 13.12.2013 03.01.2014 21

14. Bahagian Kesihatan Awam 23.12.2013 13.01.2013 21

15. Hospital Jasin 23.12.2013 13.01.2014 21

16. Hospital Kota Marudu 23.12.2013 13.01.2013 21

17. Ibu Pejabat Program Perubatan 27.12.2013 17.01.2014 21

18. Hospital Labuan 04.09.2013 26.09.2013 22

19. Bahagian Perancangan & Pembangunan 28.11.2013 20.12.2013 22

20. Pejabat Kesihatan Daerah Alor Gajah 30.09.2013 23.10.2013 23

21. Kolej Kejururawatan Bukit Mertajam 09.09.2013 03.10.2013 24

22. Jabatan Kesihatan Negeri Johor 11.03.2013 05.04.2013 25

23. Hospital Jelebu 11.11.2013 06.12.2013 25

24. Bahagian Perolehan Dan Penswastaan 20.12.2013 15.01.2014 26

25. Jabatan Patologi Hospital Kuala Lumpur 26.03.2013 22.04.2013 27

26. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Tanah

Merah 08.05.2013 04.06.2013 27

27. Hospital Raja Permaisuri Bainun, Ipoh 10.05.2013 07.06.2013 28

28. Hospital Yan 04.07.2013 01.08.2013 28

29. Jabatan Kesihatan Negeri Selangor 20.03.2013 18.04.2013 29

30. Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri

Perlis (Pergigian) 17.04.2013 16.05.2013 29

31. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Kuala

Terengganu 09.09.2013 08.10.2013 29

32. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Segamat 12.09.2013 11.10.2013 29

33. Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Wilayah

Persekutuan (Pergigian) 10.10.2013 08.11.2013 29


BIL. PTJ TARIKH

LAPORAN

TARIKH

MAKLUM

BALAS

TEMPOH

(HARI)


Selangor (Farmasi) 10.10.2013 08.11.2013 29


Selangor (Pergigian) 31.10.2013 29.11.2013 29

36. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Timur

Laut 29.05.2013 28.06.2013 30

37. Hospital Jengka 19.11.2013 19.12.2013 30

38. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Batang

Padang, Perak 11.12.2013 10.01.2014 30

MELEBIHI TEMPOH 30 HARI

39. Hospital Sultanah Aminah 29.07.2013 29.08.2013 31


Johor (Farmasi) 21.10.2013 21.11.2013 31

41. Bahagian Pengurusan Maklumat 20.12.2013 20.01.2014 31

42. Jabatan Kesihatan Negeri Melaka 12.03.2013 12.04.2013 31

43. Hospital Melaka 07.03.2013 08.04.2013 31

44. Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Wilayah

Persekutuan (Farmasi) 19.04.2013 23.05.2013 34

45. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Baling 06.03.2013 10.04.2013 34

46. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Setiu 31.10.2013 04.12.2013 34

47. Pejabat Kesihatan Daerah Jasin 22.07.2013 26.08.2013 35

48. Pejabat Kesihatan Daerah Bandar Bharu 25.09.2013 05.11.2013 35

49. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Machang 03.04.2013 09.05.2013 36

50. Makmal Ubat & Stor Bahagian Sri Aman 29.10.2013 05.12.2013 36

51. Pejabat Kesihatan Daerah Baling 29.10.2013 05.12.2013 36

52. Pejabat Kesihatan Daerah Jeli 24.06.2013 31.07.2013 37

53. Hospital Slim River, Perak 25.10.2013 02.12.2013 37

54. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Kinta,

Perak 22.04.2013 31.05.2013 39

55. Hospital Raja Charles Brooke 19.04.2013 28.05.2013 39

56. Pejabat Kesihatan Bahagian Kota Samarahan 08.10.2013 20.11.2013 43

57. Jabatan Kesihatan Negeri Sabah 23.04.2013 10.06.2013 45


BIL. PTJ TARIKH

LAPORAN

TARIKH

MAKLUM

BALAS

TEMPOH

(HARI)

58. Hospital Ranau 11.12.2013 28.01.2014 47

59. Pejabat Kesihatan Daerah Manjung, Perak 28.06.2013 15.08.2013 47

60. Pejabat Kesihatan Bahagian Kuching 06.06.2013 23.07.2013 47

61. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Besut 06.08.2013 22.09.2013 47

62. Bahagian Perubatan Tradisional &

Komplementari 27.12.2013 13.02.2014 48

63. Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah Jerantut 06.11.2013 24.12.2013 48

64. Hospital Gua Musang 26.11.2013 15.01.2014 49

65. Hospital Kajang 03.07.2013 21.08.2013 49

66. Hospital Port Dickson 15.07.2013 06.09.2013 52

67. Bahagian Pengurusan Latihan 16.11.2013 07.01.2014 52

68. Pejabat Kesihatan Daerah Temerloh 20.03.2013 13.05.2013 54

69. Bahagian Keselamatan dan Kualiti Makanan 21.10.2013 30.12.2013 70

70. Pejabat Kesihatan Daerah Rompin 25.09.2013 04.12.2013 70

71. Pejabat Kesihatan Pergigian Kawasan

Sandakan 09.09.2013 22.11.2013 74

72. Pejabat Kesihatan Kawasan Kudat 08.10.2013 23.12.2013 76

73. Hospital Queen Elizabeth II 06.11.2013 23.01.2014 78

74. Hospital Sultan Ismail Pandan 15.3.2013 17.06.2013 94

75. Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Pulau

Pinang (Farmasi) 15.3.2013 17.06.2013 94

MAKLUM BALAS BELUM DITERIMA

76. Pejabat Kesihatan Daerah Kuala Terengganu 27.01.2014 -

Lanjut tempoh

6.03.2014

(masih belum

diterima

setakat

Laporan ini)


11. SYOR AUDIT DALAM

Bagi mempertingkatkan tahap pengurusan kewangan PTJ disyorkan supaya memberi

pertimbangan terhadap perkara berikut:

a) Dalam meningkatkan prestasi pengurusan kewangan jabatan, Ketua Jabatan mesti

memainkan peranan yang aktif dengan penyeliaan lebih rapi terhadap tugas yang

dilaksanakan oleh pegawai bawahan yang terlibat secara langsung dengan urusan

kewangan;

b) Memastikan latihan yang berterusan dalam aspek kewangan diberikan kepada

pegawai bagi meningkatkan pengetahuan dan kemahiran pegawai terutamanya

mereka yang terlibat dalam pengurusan kewangan jabatan;

c) Syor Audit hendaklah diteliti dan diambil perhatian yang sewajarnya supaya

kelemahan yang dibangkitkan dapat diatasi dan tidak berulang;

d) Tindakan pembetulan dan penambahbaikan yang menyeluruh hendaklah diambil

bagi teguran Audit dan tidak tertumpu kepada isu/pensampelan yang dibangkitkan

sahaja. Ini akan dapat mengurangkan isu yang sama berulang lagi;

e) Menjadikan pengurusan kewangan sebagai aspek penting dan utama dalam

pengurusan jabatan;

f) PTJ perlu mengambil tindakan pencegahan dan pembetulan bagi menambah baik

kawalan pengurusan kewangan di PTJ masing-masing agar ianya lebih mantap dan

berkesan; dan

g) Menjadikan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun dan Jawatankuasa

Audit sebagai satu platform untuk menilai kawalan pengurusan kewangan di mana ia

mempunyai unsur ‘self auditing’. Perkara-perkara yang dibincangkan dalam

mesyuarat tersebut hendaklah meliputi semua tindakan yang perlu diambil terhadap

isu atau penemuan yang dibangkitkan oleh pihak Audit.

bahagian iii pengurusan kewangan -...

Documents