4 kewangan

22
Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4 77 5.4 PENGURUSAN PEJABAT DAN KEWANGAN PENDAHULUAN Wawasan yang baik memerlukan perancangan rapi untuk berjaya. Konsep kualiti sering dikaitkan dengan konsep kecekapan, keberkesanan dan produktif. Tanpa kualiti, kecemerlangan tidak tercapai. Sesebuah organisasi dikatakan produktif apabila ia dapat menggunakan segala input yang diperuntukkan dengan cara yang paling optimum dan cekap antaranya : * Tenaga manusia (man power) * Sistem dan prosedur * Struktur organisasi * Gaya pengurusan * Persekitaran kerja * Teknologi bahan serta kelengkapan modal. Justeru SMKAP telah menyusun langkah berikut ke arah pentadbiran dan pengurusan yang efisien iaitu : Ketrampilan kepimpinan Pengetua, pentadbir, guru dan staf Perancangan yang komprehensif Pengurusan kewangan yang berkesan Menentukan standard piawai khas dalam melaksanakan semua program Merintis perubahan dan pembaharuan dalam pengurusan Memantapkan sistem penilaian secara adil dan telus Penganugerahan kepada guru dan staf dedikasi tanpa mengira gred Mengamalkan 'key performance indicator' (KPI) dalam pengurusan Mementingkan kebajikan setiap ahli Mengamalkan integriti dalam kepimpinan Pengetua, Pentadbir, Guru dan Staf Sentiasa melakukan penambahbaikkan dari masa ke masa Meningkatkan disiplin pengurusan dan perkhidmatan kaunter Memberi fokus dan menggalakkan inovasi serta kajian dan pembangunan (R & D) Sistem 'delivery' yang mantap melonjakkan kemajuan orgnisasi

Upload: hafiz-fahmi-mohamad

Post on 09-Aug-2015

78 views

Category:

Documents


2 download

DESCRIPTION

pengurusan kewangan

TRANSCRIPT

Page 1: 4 KEWANGAN

Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4

77

5.4 PENGURUSAN PEJABAT DAN KEWANGAN

PENDAHULUAN

Wawasan yang baik memerlukan perancangan rapi untuk berjaya. Konsep kualiti sering dikaitkan dengan konsep kecekapan, keberkesanan dan produktif. Tanpa kualiti, kecemerlangan tidak tercapai. Sesebuah organisasi dikatakan produktif apabila ia dapat menggunakan segala input yang diperuntukkan dengan cara yang paling optimum dan cekap antaranya :

* Tenaga manusia (man power) * Sistem dan prosedur * Struktur organisasi * Gaya pengurusan * Persekitaran kerja * Teknologi bahan serta kelengkapan modal.

Justeru SMKAP telah menyusun langkah berikut ke arah pentadbiran dan pengurusan yang efisien iaitu : • Ketrampilan kepimpinan Pengetua, pentadbir, guru dan staf • Perancangan yang komprehensif • Pengurusan kewangan yang berkesan • Menentukan standard piawai khas dalam melaksanakan semua program • Merintis perubahan dan pembaharuan dalam pengurusan • Memantapkan sistem penilaian secara adil dan telus • Penganugerahan kepada guru dan staf dedikasi tanpa mengira gred • Mengamalkan 'key performance indicator' (KPI) dalam pengurusan • Mementingkan kebajikan setiap ahli • Mengamalkan integriti dalam kepimpinan Pengetua, Pentadbir, Guru dan Staf • Sentiasa melakukan penambahbaikkan dari masa ke masa • Meningkatkan disiplin pengurusan dan perkhidmatan kaunter • Memberi fokus dan menggalakkan inovasi serta kajian dan pembangunan (R & D) • Sistem 'delivery' yang mantap melonjakkan kemajuan orgnisasi

Page 2: 4 KEWANGAN

Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4

78

DASAR PENGURUSAN PEJABAT DAN KEWANGAN

Bahawa kami staf Sekolah Menengah Kebangsaan Agama (P) Kangar, Perlis sentiasa berusaha untuk mencapai sekolah yang berkualiti tinggi melalui dasar-dasar berikut:

Majlis Staf Sekolah sentiasa komited dengan tugas yang diamanahkan sepanjang masa. Kami menyedari bahawa tugas yang dipikul adalah amanah yang mesti dilaksanakan dengan penuh tanggungjawab agar mencapai matlamat Pendidikan Negara seperti yang termaktub dalam Falsafah, Visi, Misi, Matlamat dan Objektif Sekolah Menengah Kebangsaan Agama (P) Kangar, Perlis. Sehubungan itu, kami sentiasa bersedia berkhidmat mendidik, membimbing dengan mesra dan adil secara professional kepada pelanggan kami melalui:

1. Perkhidmatan yang berkualiti, efektif, pro-aktif dan konstruktif. 2. Penyediaan persekitaran pelajar dan kemudahan asas yang kohensif. 3. Penerapan nilai hikmah dan hemah tinggi dalam penyelesaian masalah. 4. Peningkatan aktiviti kurikulum dan kokurikulum secara kualitatif. 5. Memastikan urusan gaji guru-guru tepat pada masanya. 6. Memaklumkan kepada guru-guru segala edaran daripada stake holder berkaitan dengan perjawatan dan latihan dibuat

selewat-lewatnya tiga hari daripada tarikh surat diterima. 7. Mengadakan sesi perkembangan staf sekurang-kurangnya empat kali setahun. 8. Semua tuntutan perjalanan diproses dalam masa seminggu selepas borang dihantar. 9. Segala aduan dan rayuan secara bertulis diproses dalam masa seminggu. 10. Borang permohonan pertukaran sekolah diproses dalam masa 30 minit sebelum dihantar kepada pihak yang berkenaan . 11. Memastikan ibu bapa mendapat maklumat terkini tentang pencapaian pendidikan. 12. Memberi kerjasama erat kepada semua aktiviti kemasyarakatan. 13. Memberi maklum balas kepada semua surat arahan dari stake holder selewat-lewatnya tiga hari selepas surat diterima.

Page 3: 4 KEWANGAN

Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4

79

MATLAMAT

1. Memastikan pengurusan am dan kewangan dilaksanakan secara sistematik, teratur dan bertanggungjawab dengan berpandukan kepada Pekeliling-Pekeliling dan Arahan Perbendaharaan yang berkaitan.

2. Mewujudkan team-spirit supaya suasana perkhidmatan dan pentadbiran mencapai matlamat visi dan misi organisasi.

OBJEKTIF

1. Memastikan setiap staf peka dan mematuhi arahan dan kehendak Pekeliling Kementerian Pelajaran. 2. Mewujudkan budaya kerja yang berteraskan nilai-nilai murni seperti yang terdapat dalam Tonggak Dua Belas.

Page 4: 4 KEWANGAN

Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4

80

ANALISIS PERSEKITARAN (SWOT)

1. PENGURUSAN PEJABAT

KEKUATAN (STRENGTH –S) S1 - Pengetua mempunyai hubungan interpersonal yang baik dengan staf. S2 - Ketua Pembantu Tadbir mempunyai pengalaman yang luas. S3 - Budaya kerja positif dalam kalangan Pembantu Tadbir. S4 - Layanan mesra di kaunter. S5 - Kemudahan mesin cetak dan komputer mencukupi. S6 - Penggunaan sistem fail sistematik dan berkesan. S7 - Bilangan staf mencukupi. S8 - Sekolah mempunyai makmal komputer yang membolehkan kursus dalaman diadakan S9 - Pentadbiran yang cekap dapat melaksanakan urusan pejabat dengan lebih efektif.

KELEMAHAN (WEAKNESS – W) W1 - Ruang pejabat sempit. W2 - Pengetua sering tiada di sekolah kerana menghadiri mesyuarat, taklimat dan kursus. W3 - Tiada carta alir untuk pelanggan dalam berurusan dengan kaunter. W4 - Sebilangan kecil staf pejabat tidak mahir menggunakan komputer. W5 - Kerosakan alatan pejabat membantutkan kerja. W6 - Sistem pengurusan pejabat sering mengalami proses penambahbaikan. W7 - Tiada peti aduan / cadangan

PELUANG (OPPORTUNITIES – O) O1 - Komuniti memahami dan mematuhi peraturan urusan pejabat. O2 - Lokasi sekolah berhampiran dengan pejabat pos, bank, JPN dan pejabat-pejabat kerajaan yang lain. O3 - Hubungan baik dengan JPN, BTP, SPI dan BPI

ANCAMAN (THREATS – T) C1 - Segelintir ibu bapa mengharapkan layanan segera. C2 - Segelintir komuniti luar kurang memahami dengan prosedur sekolah.

Page 5: 4 KEWANGAN

Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4

81

2. KEWANGAN

KEKUATAN (STRENGTH –S) S1 - Ketua Pembantu Tadbir & Pembantu Tadbir Kewangan cekap dan sentiasa mematuhi prosedur yang ditetapkan. S2 - Agihan peruntukkan dengan berkesan. S3 - Sekolah mendapat penarafan PTJ. S4 - Kemudahan komputer & mesin cetak mencukupi. S5 - Bilangan Staf yang mencukupi. S6 - Kedudukan kewangan sekolah yang kukuh.

KELEMAHAN (WEAKNESS – W) W1 - Prosedur kewangan tidak dipatuhi oleh segelintir guru. W2 - Peruntukan kewangan terhad. W3 - Staf sokongan & guru tidak memahami Arahan Perbendaharaan. W4 - Pengurusan stok & inventori lemah. W5 - Tiada carta aliran tatacara urusan pembelian dipamerkan. W6 - Tiada carta aliran tatacara pelupusan dipamerkan. W7 - Maklumat baki terkini peruntukan bagi bidang / panitia / unit sukar diperolehi.

PELUANG (OPPORTUNITIES – O) O1 - Kedudukan kewangan PIBG kukuh dan memberi sokongan kuat. O2 - Kursus Pengurusan Kewangan dalam ICT oleh JPN untuk staf pejabat. O3 - Jabatan Akauntan Negara Malaysia Cawangan Perlis sering membantu pihak sekolah dalam pengurusan kewangan.

ANCAMAN (THREATS – T) T1 - Tekanan daripada pihak pembekal berhubung dengan pembayaran bil. T2 - Proses penerimaan peruntukan tambahan kewangan lewat. T3 - Kurang kemudahan rangkaian.

Page 6: 4 KEWANGAN

Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4

82

PENJANAAN STRATEGI MENGGUNAKAN C/TOWS MATRIKS

1. PENGURUSAN PEJABAT

KEKUATAN (STRENGTH –S) S1 - Pengetua mempunyai hubungan interpersonal yang baik dengan staf. S2 - Ketua Pembantu Tadbir mempunyai pengalaman yang luas. S3 - Budaya kerja positif dalam kalangan Pembantu Tadbir. S4 - Layanan mesra di kuanter. S5 - Kemudahan mesin cetak dan komputer mencukupi. S6 - Penggunaan sistem fail sistematik dan berkesan. S7 - Bilangan staf mencukupi. S8 - Sekolah mempunyai makmal komputer yang membolehkan kursus dalaman diadakan S9 - Pentadbiran yang cekap dapat melaksanakan urusan pejabat dengan lebih efektif.

KELEMAHAN (WEAKNESS – W) W1 - Ruang pejabat sempit. W2 - Pengetua sering tiada di sekolah kerana menghadiri mesyuarat, taklimat dan kursus. W3 - Tiada carta alir untuk pelanggan dalam berurusan dengan kaunter. W4 - Sebilangan kecil staf pejabat tidak mahir menggunakan komputer. W5 - Kerosakan alatan pejabat membantutkan kerja. W6 - Sistem pengurusan pejabat sering mengalami proses penambahbaikan.

PELUANG (OPPORTUNITIES –( O) O1 - Komuniti memahami dan mematuhi peraturan urusan pejabat. O2 - Lokasi sekolah berhampiran dengan pejabat pos, bank, JPN dan pejabat- pejabat kerajaan yang lain. O3 - Hubungan baik dengan JPN, BTP, SPI dan BPI

STRENGTHS + OPPORTUNITIES(SO) 1. Meningkatkan taraf profesionalisme kaki tangan

pejabat. 2. Membina hubungan yang baik antara Pengetua,

Penolong Kanan dan Ketua Pembantu Tadbir dengan sokongan JPN dan BPI.

WEAKNESSES + OPPORTUNITIES (WO) 1. Meningkatkan mutu perkhidmatan staf pejabat. 2. Menyediakan sistem penggunaan fail meja dengan

bantuan pihak sekolah, JPN dan SPI. 3. Ubahsuai susun atur ruang agar lebih selesa. 4. Mewujudkan sistem pengawalan kad perakam waktu

dengan bantuan JPN dan sekolah. 5. Meningkatkan pengurusan pejabat melalui teknologi

terkini.

ANCAMAN (THREATS – T)

C1 - Segelintir ibu bapa mengharapkan layanan segera. C2 - Segelintir komuniti luar kurang memahami dengan prosedur sekolah.

STRENGHTS + THREATS (ST) 1. Meningkatkan mutu khidmat pelanggan. 2. Meningkatkan pemahaman pihak luar (politik) terhadap

operasi pejabat sekolah.

WEAKNESSES + THREATS 1. Bimbingan dan rujukan daripada sekolah atau

organisasi yang berjaya. 2. Mewujudkan peti aduan / peti cadangan. 3. Meningkatkan budaya kerja cemerlang supaya

masalah kelewatan kerja dapat diatasi.

Dalaman

Luaran

Page 7: 4 KEWANGAN

Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4

83

2. KEWANGAN

KEKUATAN (STRENGTH –S)

S1 - Ketua Pembantu Tadbir & Pembantu Tadbir Kewangan cekap dan sentiasa mematuhi prosedur yang ditetapkan. S2 - Agihan peruntukan dengan berkesan. S3 - Sekolah mendapat penarafan PTJ. S4 - Kemudahan komputer & mesin cetak mencukupi. S5 - Bilangan staf yang mencukupi. S6 - Kedudukan kewangan sekolah yang kukuh.

KELEMAHAN (WEAKNESS – W) W1 - Prosedur kewangan tidak dipatuhi oleh segelintir guru. W2 - Peruntukan kewangan terhad. W3 - Staf Sokongn & guru tidak memahami Arahan Perbendaharaan. W4 - Tiada carta aliran tatacara urusan pembelian dipamerkan. W5 - Tiada carta aliran tatacara pelupusan dipamerkan. W6 - Maklumat baki terkini peruntukan bagi bidang/panitia/unit sukar diperoleh.

PELUANG (OPPORTUNITIES – O) O1 - Kedudukan kewangan PIBG kukuh dan memberi sokongan kuat. O2 - Kursus pengurusan kewangan dalam ICT oleh JPN untuk staf pejabat. O3 - Jabatan Akauntan Negara Malaysia Cawangan Perlis sering membantu pihak sekolah dalam pengurusan kewangan.

STRATEGI SO 1. Meningkatkan kecekapan pengurusan

kewangan pihak guru. 2. Meningkatkan kecekapan proses

bayaran kepada pembekal. 3. Mengadakan Program Perkembangan

Staf oleh mentor yang berpengalaman.

STRATEGI WO 1. Meningkatkan pengurusan kewangan

dalam setiap panitia / bidang / unit. 2. Memastikan proses pelupusan dijalankan

dengan baik. 3. Menggunakan kepakaran pegawai

Kewangan JPN dan Jabatan Akauntan Negara sebagai mentor.

4. Mengadakan kursus pendedahan kaedah pengurusan kewangan untuk guru anjuran JPN.

ANCAMAN (THREATS – T) T1 - Tekanan daripada pihak pembekal berhubung dengan pembayaran bil. T2 - Proses penerimaan peruntukan tambahan kewangan lewat. T3 - Kurang kemudahan rangkaian.

STRATEGI SC 1. Memastikan semua pembelian harus

didaftarkan mengikut Kew-Pa. 2. Hubungan baik antara staf dan

pembekal untuk memastikan pembekal mengikut prosedur.

STRATEGI WC 1. Meningkatkan kemahiran guru dan staf

membuat tuntutan pejalanan. 2. Meningkatkan kredibiliti audit dalaman

untuk membaiki reputasi kewangan sekolah.

Dalaman

Luaran

Page 8: 4 KEWANGAN

Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4

84

SENARAI STRATEGI YANG TELAH DIJANA MELALUI TOWS MATRIKS (TOWS DEDUCTION REARRANGE AND DEVELOPED INTO STRATEGIC AREARS

PENGURUSAN PEJABAT Bil. Rumusan Tows Mengikut Kumpulan

(Tows Deduction Rearrange and Group) Strategi

(Broad Area or Strategy) 1

Meningkatkan taraf profesionalisme staf dan kakitangan pejabat.

Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan pengurusan pejabat melalui Kursus Perkembangan Staf dan pengalaman Pengetua, Penolong Kanan, Ketua Pembantu Tadbir dengan sokongan PIBG dan golongan profesional.

2

Membina hubungan yang baik antara Pengetua, Penolong Kanan dan Ketua Pembantu Tadbir dengan sokongan JPN dan SPI.

Program Sentuhan Pagi

3

Mewujudkan sistem pengawalan kad perakam waktu dengan bantuan JPN dan sekolah.

Meningkatkan tadbir urus pelanggan

4

Menyediakan sistem penggunaan fail meja dengan bantuan pihak sekolah, SPI dan JPN.

Mengadakan bengkel penyediaan fail meja

5

Meningkatkan mutu layanan dan perkhidmatan kepada ibu bapa dan pelawat atau pelanggan.

Mengadakan kursus, tazkirah dan memaparkan Piagam Pelanggan

6

Meningkatkan pemahaman komuniti luar terhadap operasi pejabat sekolah dengan kecekapan pengurusan Pengetua dan Penolong Kanan.

Ceramah atau taklimat dalam Mesyuarat Agung PIBG

7

Bimbingan dan rujukan dari sekolah atau organisasi yang berjaya.

Mengadakan lawatan ilmiah dan penanda aras

8 Mewujudkan peti aduan / peti cadangan Meletakkan peti aduan / peti cadangan di kaunter pejabat 9 Meningkatkan budaya kerja cemerlang supaya masalah

kelewatan kerja dapat di atasi. Menyediakan Manual Prosedur Kerja dan fail meja

10 Meningkatkan pengurusan pejabat melalui teknologi terkini.

Menggunakan teknologi berasaskan komputer

Page 9: 4 KEWANGAN

Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4

85

KEWANGAN Bil. Rumusan Tows Mengikut Kumpulan

(Tows Deduction Rearrange and Group) Strategi

(Broad Area or Strategy) 1 2 3 4 5

Meningkatkan kecekapan pengurusan kewangan pihak guru. Meningkatkan kecekapan proses bayaran kepada pembekal. Mengadakan Program Perkembangan Staf oleh mentor yang berpengalaman. Meningkatkan pengurusan kewangan dalam setiap panitia / bidang / unit Meningkatkan kemahiran guru dan staf membuat tuntutan perjalanan.

1. Mengaplikasikan proses dan tatacara pengurusan kewangan

6

7 8 9

10

Hubungan baik antara staf dan pembekal untuk memastikan pembekal mengikut prosedur. Menggunakan kepakaran Pegawai Kewangan JPN dan Jabatan Akauntan Negara sebagai mentor. Mengadakan kursus pendedahan kaedah pengurusan kewangan untuk guru anjuran JPN. Memastikan semua pembelian harus didaftarkan mengikut Pekeliling Pengurusan Aset. Memastikan proses pelupusan dijalankan dengan baik.

2. Meningkatkan kecekapan pendaftaran harta modal dan

inventori

11

Meningkatkan kredibiliti audit dalaman untuk membaiki reputasi kewangan sekolah.

3. Menambah baik sistem pengauditan dalaman dan

meningkatkan kekerapan pengauditan.

Page 10: 4 KEWANGAN

Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4

86

SENARAI STRATEGI MENGIKUT KEUTAMAAN

PENGURUSAN PEJABAT

Bil.

Kod Kumpulan

Strategi

1

SO

1. Meningkatkan taraf profesionalisme staf pejabat. 2. Meningkatkan kecekapan pengurusan pejabat melalui pengalaman Pengetua, Penolong Kanan,

Ketua Pembantu Tadbir dengan sokongan PIBG dan golongan professional. 3. Membina hubungan yang baik antara Pengetua, Penolong Kanan dan Ketua Pembantu Tadbir

dengan sokongan JPN dan SPI.

2

WO

4. Meningkatkan tadbir urus pelanggan. 5. Meningkatkan mutu perkhidmatan staf pejabat. 6. Menyediakan sistem penggunaan fail meja dengan bantuan pihak sekolah, JPN, SPI dan BPI. 7. Meningkatkan pengurusan pejabat melalui penggunaan teknologi terkini. 8. Memindahkan pejabat ke suatu tempat yang lebih luas dan selesa.

3

SC

9. Mengadakan lawatan ilmiah dan penanda aras. 10. Meningkatkan mutu layanan dan perkhidmatan kepada ibu bapa dan pelawat atau pelanggan. 11. Meningkatkan pemahaman komuniti luar terhadap operasi pejabat sekolah dengan kecekapan

pengurusan Pengetua dan Penolong Kanan.

4.

WC / T

12. Bimbingan dan rujukan daripada sekolah atau organisasi yang berjaya. 13. Mewujudkan peti aduan / peti cadangan. 14. Meningkatkan budaya kerja cemerlang supaya masalah kelewatan kerja dapat diatasi.

Page 11: 4 KEWANGAN

Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4

87

KEWANGAN

Bil.

Kod Kumpulan

Strategi

1

SO

1. Mengaplikasikan proses dan tatacara pengurusan kewangan 2. Meningkatkan kecekapan pengurusan kewangan pihak guru. 3. Meningkatkan kecekapan proses bayaran kepada pembekal. 4. Mengadakan Program Perkembangan Staf oleh mentor yang berpengalaman.

2

WO

1. Meningkatkan kecekapan pendaftaran harta modal dan inventori 2. Meningkatkan pengurusan kewangan dalam setiap panitia / bidang / unit. 3. Memastikan proses pelupusan dijalankan dengan baik. 4. Menggunakan kepakaran Pegawai Kewangan JPN dan Jabatan Akauntan negara sebagai

mentor. 5. Mengadakan kursus pendedahan kaedah pengurusan kewangan untuk guru anjuran JPN.

3

SC

1. Memastikan semua pembelian harus didaftarkan mengikut KewPa. 2. Hubungan baik antara staf dan pembekal untuk memastikan pembekal mengikut

prosedur.

4

WC / T

1. Meningkatkan kemahiran guru dan staf membuat tuntutan perjalanan. 2. Meningkatkan kredibiliti audit dalaman untuk membaiki reputasi kewangan sekolah.

Page 12: 4 KEWANGAN

Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4

88

PELAN STRATEGIK

BIDANG : PENGURUSAN PEJABAT

Isu Strategik Matlamat Strategik Objektif KPI 2010

(TOV) 2011 2012 2013 2014 2015

Kecekapan pengurusan pejabat perlu dipertingkatkan lagi

Meningkatkan kecekapan pengurusan pejabat

Mewujudkan kaunter pertanyaan

Bilangan aduan pelanggan

15

13

9

5

2

0

Peratus kepuasan staf

65% 70% 80% 85% 95% 100 %

Peratus kepuasan pelanggan

65% 70% 80% 85% 95% 100 %

Tempoh buka kaunter

10 jam 10 jam 10 jam 10 jam 10 jam 10 jam

Mempertingkatkan kualiti perkhidmatan

Tempoh menunggu untuk mendapat perkhidmatan hingga selesai

30 minit

27 minit

24 minit

21 minit

18 minit

15 minit

Mempertingkatkan keberkesanan pengurusan fail

Tempoh mengesan fail

7 minit 6 minit 5 minit 4 minit 3 minit 2 minit

Tempoh kemasukan surat ke dalam fail berkenaan

2 hari

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

Jangka masa surat dihantar untuk tindakan

2 hari

1 hari

1hari

1 hari

1 hari

1 hari

Page 13: 4 KEWANGAN

Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4

89

BIDANG : KEWANGAN Isu Strategik Matlamat

Strategik Objektif KPI 2010 (TOV) 2011 2012 2013 2014 2015

Pengurusan kewangan yang perlu ditingkatkan lagi

Meningkatkan kecekapan dan kebersanan pengurusan kewangan - Kemantapan Pengurusan Kewangan Sekolah - Pembelian dan pembayaran mengikut prosedur kewangan - Penggunaan aplikasi -PATSKOM dalam kewangan

1. Memastikan semua pembelian mematuhi peraturan

Bilangan tidak mematuhi arahan

3 2 1 0 0 0

2. Mencepatkan bayaran Bilangan hari 14 12 10 8 7 3 3. Menyediakan senarai

sebut harga dari pembekal-pembekal mengikut kategori barangan

Bilangan pembekal

8 9 10 11 12 13

4. Memastikan audit tanpa teguran

Bilangan audit teguran

0 0 0 0 0 0

5. Mesyuarat JPKA setahun Bilangan kali

4 4 4 4 4 4

6. Pemeriksaan Audit Dalaman setahun

Bilangan kali

2 2 2 2 2 2

7. Memastikan perolehan didaftarkan dengan segera

Tempoh pendaftaran aset dan inventori (hari)

10

8

7

6

6

5

8. Memastikan proses pelupusan berterusan

% bilangan item yang perlu dilupuskan

100%

100%

100%

100%

100%

100%

9. Menggunakan aplikasi PATSKOM dalam kewangan

% penggunaan aplikasi PATSKOM oleh KPT dan PT dalam urusan kewangan

100%

100%

100%

100%

100%

100%

Page 14: 4 KEWANGAN

Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4

90

PELAN TAKTIKAL (PEJABAT) STRATEGI 1 : MENINGKATKAN KECEKAPAN DAN KEBERKESANAN SISTEM PENGURUSAN PEJABAT

Bil Program Tanggungjawab Tempoh / Hari Kos / Sumber Output KPI Sasaran

1.

Kursus Menjana Kualiti staf

Pengetua KPT

April – September

RM300

Kecekapan dan Kemahiran kerja berpasukan meningkat

Peningkatan dalam kerja berpasukan Bil. Kursus Bil. Tempoh masa % staf hadir

Rujuk Pelan Strategik 2 kali 4 jam 100%

2

Kursus Pengurusan Fail

Pengetua KPT

Jan – April

RM500

Pengurusan fail lebih berkesan

Peningkatan dalam pengurusan fail Bil. Kursus 1 kali Bil. Tempoh masa 4 jam % staf hadir 100%

Rujuk Pelan Strategik 1 kali 4 jam 100%

Page 15: 4 KEWANGAN

Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4

91

STRATEGI 2 : MENINGKATKAN TADBIR URUS PELANGGAN

Bil Program Tanggungjawab Tempoh / Hari Kos / Sumber Output KPI Sasaran

1.

Kursus Kompetensi Pengurusan Pelanggan

KPT

Jan – Mac

RM1200

Bilangan aduan menurun atau menjadi sifar

Bilangan kursus Bil. Tempoh masa Bilangan aduan pelanggan % kepuasan staf % kepuasan pelanggan Tempoh kaunter buka

1 kali 4 jam 10 75 80 6 jam

STRATEGI 3 : MENGADAKAN PROGRAM LAWATAN ILMIAH DAN PENANDA ARAS

Bil Program Tanggungjawab Tempoh / Hari Kos / Sumber Output KPI Sasaran

1.

Lawatan Ilmiah dan Penanda Aras

KPT

April- Oktober

RM100 seorang

Motivasi dan kerjasama antara staf sokongan meningkat

Bil. Lawatan % staf hadir

2 kali 100%

Page 16: 4 KEWANGAN

Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4

92

STRATEGI 4 : MENINGKATKAN KEBERKESANAN PENGURUSAN PEJABAT

Bil Program Tanggungjawab Tempoh / Hari Kos / Sumber Output KPI Sasaran

1

E-masa (employee movement and attendance system automation)

Pengetua PKP KPT

Jan - Dis

Guru dan kakitangan hadir dan pulang mengikut waktu yang ditetapkan

100% guru mengikut waktu

2

Manual Prosedur Kerja.

Pengetua PKP KPT

Feb

Kakitangan menjalankan kerja mengikut prosedur

Semua kerja mengikut prosedur

3

Fail Meja.

Pengetua PKP KPT

Mac

Kakitangan bertindak mengikut fail meja yang disediakan

Semua tindakan berdasarkan fail meja

Page 17: 4 KEWANGAN

Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4

93

STRATEGI 5 : MEWUJUDKAN SISTEM PENYAMPAIAN YANG BERKESAN

Bil Program Tanggungjawab Tempoh / Hari Kos / Sumber Output KPI Sasaran

1

Sistem Informasi

Pengetua PKP KPT

Apr

Semua staf mendapat informasi dengan cepat

Maklumat disebarkan segera

2

Perkembangan Staf.

Pengetua PKP KPT

Jan / Mei / Ogos / Nov

Staf menerima ilmu terkini

Semua staf mengetahui perkembangan baru

3

Perancangan Strategik.

KPT Pengetua PKP KPT

Jan- Feb

Semua perjalanan pentadbiran mempunyai perancangan yang rapi

Semua aktiviti berdasarkan perancangan

4

Dokumentasi

Pengetua PKP KPT

Feb / Mei / Jul / Sept

Semua aktiviti didokumentasikan

Semua aktiviti didokumentasikan untuk rujukan pada masa depan

5

Mesra Pelanggan dan Piagam Pelanggan

Pengetua PKP KPT

Sepanjang Tahun

Pelanggan berpuas hati terhadap perkhidmatan

Semua pelanggan berpuas hati

Page 18: 4 KEWANGAN

Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4

94

PELAN TAKTIKAL (KEWANGAN) STRATEGI 1 : MENGAPLIKASIKAN PROSES DAN TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN

Bil Program Tanggungjawab Tempoh / Hari Kos / Sumber Output KPI Sasaran

1

Kursus Pengurusan Kewangan Pejabat

Pengetua Ketua Pembantu Tadbir

Jan – Ogos

RM 400

Pengetahuan dan Kemahiran kewangan meningkat

Peningkatan mengurus kewangan Bil. kursus Bil. tempoh masa % kehadiran

Rujuk Pelan Strategik 1 kali 8 jam 100%

2

Penerangan tentang prosedur pembelian, bayaran dan tuntutan perjalanan

Pengetua Ketua Pembantu Tadbir

Jan - April

RM 200

Prosedur pembelian, pembayaran dan tuntutan dipatuhi dengan tekal

Peningkatan prosedur pembelian, bayaran dan tuntutan Bil. kursus Bil. tempoh masa % kehadiran

Rujuk Pelan Strategik 1 kali 6 jam 100%

Page 19: 4 KEWANGAN

Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4

95

STRATEGI 2 : MENINGKATKAN KECEKAPAN PENDAFTARAN HARTA MODAL DAN INVENTORI

Bil Program Tanggungjawab Tempoh / Hari Kos / Sumber Output KPI Sasaran

1

Kursus pengurusan aset kerajaan

Pengetua Ketua Unit Inventori

Feb – Mei

RM 450

lebih efektif

Peningkatan tatacara merekod, melabel dan melupus aset kerajaan Bil. kursus Bil. tempoh masa % kehadiran

Rujuk Pelan Strategik 2 kali 3 jam 100%

Page 20: 4 KEWANGAN

Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4

96

PELAN OPERASI (KEWANGAN)

PELAN OPERASI 1 Nama Program : Kursus Pengurusan Kewangan Pejabat Matlamat : Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan Pengurusan Kewangan Objektif : Meningkatkan kemahiran Ketua Bidang, Ketua Panitia, Ketua Unit /

Organisasi menguruskan kewangan bidang / Panitia / unit Tempoh : Januari hingga Ogos Sasaran : Semua Ketua Unit dan Ketua Bidang dan Ketua Panitia Kos : RM400

Langkah Proses Kerja Tanggungjawab KPI Sasaran Plan Kontigensi / Status

1

Mesyuarat Jawatankuasa: - Bentang kertas kerja - Lantikan AJK - Tetapkan tarikh - Anggaran kos - Aggihan tugas

Pengetua KPT

Bilangan mesyuarat

1 kali Agihkan Kertas Kerja kepada J/Kuasa yang dilantik

2 Surat jemputan penceramah luar Setiausaha Bilangan tempoh masa

1 minggu sebelum program

Hubungi melalui telepon

3 Surat jemputan staf Setiausaha Bilangan tempoh masa

1 bulan sebelum program

Edaran surat pemberitahuan

4 Penyediaan tempat dan peralatan KPT Bilangan tempoh masa

1 hari sebelum program

5 Perlaksanaan program Jawatan kuasa kerja

% kehadiran staf

100% Bahan edaran diberi

6 Penilaian / pelaporan / Post Mortem

KPT Bilangan laporan 1 kali

Page 21: 4 KEWANGAN

Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4

97

PELAN OPERASI 2 Nama Program : PeneranganTentang prosedur pembelian, bayaran dan tuntutan perjalanan Matlamat : Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan pengurusan pembelian, pembayaran dan tuntutan perjalanan Objektif : Prosedur pembelian, pembayaran dan tuntutan dipatuhi dengan tekal Tempoh : Januari hingga April Sasaran : Semua Guru dan Staf Sekolah Kos : RM200

Langkah Proses Kerja Tanggungjawab KPI Sasaran Plan Kontigensi / Status

1

Mesyuarat Jawatankuasa: - Bentang kertas kerja - Lantikan AJK - Tetapkan tarikh - Anggaran kos - Agihan tugas

Pengetua KPT

Bilangan mesyuarat

1 kali Agihkan Kertas Kerja kepada J/Kuasa yang dilantik

2

Surat jemputan penceramah luar

Setiausaha

Bilangan tempoh masa

1 minggu sebelum program

Hubungi melalui telepon

3 Surat jemputan guru dan staf Setiausaha Bilangan tempoh masa

1 bulan sebelum program

Edaran surat pemberitahuan

4 Penyediaan tempat dan peralatan KPT Bilangan tempoh masa

1 hari sebelum program

5 Penyediaan bahan Jawatan kuasa kerja

% kehadiran staf

100%

6 Perlaksanaan program Jawatan kuasa kerja

Bilangan tempoh masa

1 minggu sebelum program

Bahan edaran diberi

7 Penilaian / pelaporan / Post Mortem

KPT Bilangan laporan

1 kali

Page 22: 4 KEWANGAN

Perancangan Strategik SMKAP 2011 - 2015 Teras 4

98

PELAN OPERASI 3 Nama Program : Kursus Inventori Matlamat : Meningkatkan Kecekapan dan Keberkesanan Sistem Pengurusan Pejabat Objektif : Meningkatkan Kualiti Pengurusan Aset Kerajaan Tempoh : Januari - November Sasaran : Ketua-ketua Unit dan Staf pejabat Kos : RM 450.00

Langkah Proses Kerja Tanggungjawab KPI Sasaran Pelan Kontigensi / Status

1 Mesyuarat Jawatankuasa 1.1 Ucapan Pengetua 1.2 Pembentukan Jawatankuasa 1.3 Pembentangan Kertas Kerja

Pengetua Ketua Kerani

Bil. mesyuarat 4 kali Edaran kertas tugasan

2 Taklimat kepada guru dan staf pejabat

Ketua Unit Stok dan Inventori

Bil. taklimat % bilangan hadir

1 100%

3 Pemilihan dan jemputan penceramah

Ketua Unit Stok dan Inventori

Bil. Tempoh masa 1 bulan sebelum program

Hubungi melalui telefon

4 Surat jemputan peserta Ketua Unit Stok dan Inventori

Bil. Tempoh masa 1 minggu sebelum program

Umumkan di bilik guru

5 Penyediaan bahan Ketua Unit Stok dan Inventori

Bil. Tempoh masa 1 minggu sebelum program

6 Pelaksanaan kursus

Jawatan Kuasa Kerja Bil. tempoh masa % Kehadiran peserta

8 jam 100%

7 Penilaian dan pelaporan Pengetua Bilangan Penilaian dan pelaporan

1 Laporan secara lisan