9

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Tinjauan Umum Sistem

2.1.1 Pengertian Sistem

Sistem merupakan suatu kumpulan dari komponen-komponen yang

membentuk suatu kesatuan (Tyoso, 2016: 5). Sedangkan menurut

Swastika dan Putra (2016: 12) sistem berarti kumpulan dari komponen-

komponen yang memiliki unsur keterkaitan antara satu dan lainnya. Dari

berbagai pengertian sistem menurut para ahli dapat disimpulkan bahwa

sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari variabel-variabel yang

saling berkaitan, saling terorganisasi dan bergantung antara satu sama lain

agar dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2.1.2 Karakteristik Sistem

Sebuah sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang

mencirikan bahwa hal tersebut dapat dikatakan sebagai suatu sistem.

Menurut Muslihudin dan Oktafianto (2016: 4) suatu sistem mempunyai

karakterisitik tertentu yaitu:

1. Komponen sistem ialah suatu sistem yang terdiri atas bagian-bagian yang

saling berkaitan dan bervariasi yang bersama-sama mencapai beberapa

sasaran.

2. Batasan sistem (Boundary) merupakan daerah yang membatasi antara

sistem yang satu dengan sistem yang lainnya atau dnean lingkungan

luarnya.

3. Lingkungan luar sistem (Environment) adalah apapun di luar dari batasan

sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar dapat

merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan berupa

energi dari sistem, sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus

ditahan dan dikendalikan, jika tidak akan mengganggu kelangsungan

sistem tersebut.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

10

4. Sistem penghubung (Interface) merupakan media penghubung antara

suatu subsistem dengan lainnya. Penghubung ini memungkinkan sumber

daya mengalir dari suatu sistem ke sistem yang lainnya dengan melalui

penghubung suatu subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem lainnya

membentuk suatu kesatuan.

5. Sistem masukan (Input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem.

Masukan dapat berupa masikan perawatan dan masukan sinyal. Masukan

perawatan adalah energi yang dimasukkan supaya sistem dapat beroperasi.

Sedangkan masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk

mendapatkan keluaran.

6. Sistem keluaran adalah energi yang diolah, diklasifikasikan menjadi

keluaran yang berguna untuk subsistem lain.

7. Sistem sasaran ialah suatu sistem yang mempunyai tujuan atau sasaran.

Jika suatu sistem tidak mempunyai batasan sasaran, maka operasi sistem

tidak akan ada gunanya.

2.1.3 Elemen Sistem

Menurut Muslihudin dan Oktafianto (2016: 7) dalam sistem ada

beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem yang berperan penting

dalam pembentukannya, Berikut penjelasan mengenai elemn-elemen yang

membentuk sebuah sistem:

1. Tujuan

Setiap sistem memiliki tujuan, bisa terdiri dari satu ataupun banyak

tujuan. Hal inilah yang menjadi motivasi yang engarahkan sistem.

Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali.

2. Masukan

Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam

sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat

berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak

tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah,

sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

11

3. Proses

Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau

transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lebih

bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa

hal-hal yang tidak berguna, seperti limbah.

4. Keluaran

Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem

informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporab

dan sebagainya.

5. Batas

Batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah

diluar sistem (lingkungan). Batas sistem menetukan konfigurasi, ruang

lingkup atau kemampuan sistem.

6. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik

Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan

menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran.

Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan

maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengtaur agar sistem berjalan

sesuai dengan tujuan.

7. Lingkungan

Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem.

Lingkungan bisa berepngaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa

merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang

merugikan harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu

kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap

harus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup

sistem.

2.1.4 Tujuan Sistem

Tujuan sistem dalam menghubungkan berbagai bagian dari sistem tersebut

(Mahatmyo,2014: 10). Meskipun tiap bagian berfungsi secara independen dari

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

12

yang lainnya, semua bagian tersebut melakukan tujuan yang sama. Selain itu

tujuan sistem harus fokus, karena tujuan sistem akan mempengaruhi batasan,

komponen sistem dan hubungan kerja dari sistem tersebut.

2.1.5 Jenis-Jenis Sistem

Menurut Mulyani (2016: 9) ada lima jenis sistem yaitu Transaction

Processing System (TPS), Management Information System (MIS), Virtual Office

System, Decision Support System (DSS) dan Enterprise Resource Planning (ERP)

System.

1. Transaction Processing System (TPS)

Transaction Processing System adalah sebuah sistem komputer yang

dirancang untuk mengolah transaksi yang tidak hanya terbatas pada

database atau file system namun juga melakukan pengolahan beberapa

operasi transaksi dimana semua transaksi harus berhasil atau semua

transaksi harus dibatalkan. Sebagai contoh adalah pengolahan data

transaksi bank yang melayani nasabah hampir diseluruh Indonesia.

2. Management Information System (MIS)

Management Information System adalah sebuah sistem yang sudah

terkomputerisasi yang melakukan pengolahan data agar bisa digunakan

oleh orang yang membutuhkannya.

3. Virtual Office System

Virtual Office System merupakan pengembangan dari Office Automation

System yaitu mesin komputer (hardware) dan software yang digunakan

untuk membuat, mengumpulkanm menyimpan, memanipulasi dan

menyebarkan informasi untuk kebutuhan perkantoran (perusahaan) secara

digital untuk mengerjakan tugas-tugas perusahaan guna mencapai tujuan

yang telah ditetapkan

4. Decision Support System (DSS)

Decision Support System merupakan sebuah sistem yang membantu

seorang manajer atau sekelompok kecil manajer untuk memecahkan

sebuah permasalahan

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

13

5. Enterprise Resource Planning (ERP) System

Enterprise Resource Planning System adalah sistem yang terkomputerisasi

yang melibatkan seluruh resource manajemen dalam sebuah perusahaan.

2.2 Tinjauan Umum Informasi

2.2.1 Pengertian Informasi

Informasi merupakan data yang sudah diolah yang ditujukan untuk

seseorang, organisasi ataupun siapa saja yang membutuhkan (Mulyani, 2016: 12).

Informasi juga dapat diartikan sebagai himpunan dari data yang relevan dengan

satu atau beberapa orang dalam satu waktu. Sedangkan menurut Tyoso (2016: 19)

menyebut informasi adalah suatu pertambahan dalam ilmu pengetahuan yang

menyumbangkan kepada konsep kerangka kerja yang umum dan fakta-fakta yang

diketahui.

2.2.2 Fungsi Informasi

Mulyani (2016: 12) menjelaskan suatu informasi dapat mempunyai

beberapa fungsi, antara lain:

1. Menambah Pengetahuan

Adanya informasi akan menambah pengetahuan bagi penerimanya yang

dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan yang mendukung proses

pengambilan keputusan.

2. Mengurangi Ketidakpastian

Adanya informasi akan mengurangi ketidakpastian karena apa yang akan

terjadi dapat diketahui sebelumnya, sehingga menghindari keraguan pada

saat pengambilan keputusan.

3. Mengurangi Resiko Kegagalan

Adanya informasi akan resiko kegagalan karena apa yang akan terjadi

dapat diantisipasi dengan baik, sehingga kemungkinan terjadinya

kegagalan akan dapat dikurangi dengan pengambilan keputusan yang

tepat.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

14

4. Mengurangi Keanekaragaman/Variasi yang Tidak Diperlukan

Adanya informasi akan mengurangi kenaekaragaman yang tidak

diperlukan, karena keputusan yang diambil lebih terarah.

5. Memberi Standar, Aturan-Aturan, Ukuran-Ukuran, dan Keputusan-

Keputusan yang Menentukan Pencapaian Sasaran dan Tujuan

Adanya informasi akan memberikan standar, aturan, ukuran, dan

keputusan yang lebih terarah untuk mencapai sasaran dan tujuan yang

telah ditetapkan secara lebih baik berdasar informasi yang diperoleh.

2.2.3 Karakteristik Informasi

Adapun karakteristik informasi berdasarkan tingkatan manajemen,

diantaranya Yakub (2012: 13):

1. Kepadatan Informasi, untuk manajemen tingkat bawah karakteristik

informasinya adalah terperinci dan kurang padat, karena digunakan untuk

pengendalian operasi. Sedangkan untuk manajemen yang lebih tinggi

tingkatannya, mepunyai karakteristik informasi yang semakin tersaring,

lebih ringkas dan padat

2. Luas informasi, manajemen bawah karakteristik adalah terfokus pada

suatu masalah tertentu, karena digunakan oleh manajer bawah yang

mempunyai tugas yang khusus. Untuk manajer tingkat tinggi karakteristik

informasi yang semakin luas, karena manajemen atas berhubungan dengan

masalah yang luas.

3. Frekuensi informasi, manajemen tingkat bawah frekuensi informasi yang

diterimanya adalah rutin, karena digunakan oleh manajer bawah yang

mempunyai tugas yang terstruktur dengan pola yang berulang-ulang dari

waktu ke waktu. Manajemen tingkat tinggi frekuensi informasinya adalah

tidak rutin atau mendadak, karena manajemen tingkat atas berhubungan

dengan pengambilan keputusan tidak terstruktur yang pola dan waktunya

tidak jelas.

4. Akses informasi, level bawah membutuhkan informasi yang periodenya

berulang-ulang sehingga dapat disediakan oleh bagian sistem informasi

yang memberikan dalam bentuk laporan periodik. Dnegan demikian akses

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

15

informasi tidak dapat secara online tetapi dapat secara offline. Sebaliknya

untuk level lebih tinggi, periode informasi yang dibutuhkan tidak jelas

sehingga manajer-manajer tingkat atas perlu disediakan akses online untuk

mengambil informasi kapan pun mereka butuhkan.

5. Waktu informasi, manajemen tingkat bawah, informasi yang dibutuhkan

adakah inforamsi historis, karena digunakan oleh manajer bawah di dalam

pengendalian operasi yang memeriksa tugas-tugas rutin yang sudah

terjadi. Untuk manajemen tingkat tinggi waktu informasi lebih ke masa ke

depan berupa informasi prediksi karena digunakan untuk pengambilan

keputusan strategik yang menyangkut nilai masa depan.

6. Sumber informasi, karena manajemen tingkat bawah lebih berfokus pada

pengendalian internal perusahaan, maka manajer-manajer tingkat bawah

lebih membutuhkan informasi dengan data yang bersumber dari internal

perusahaan sendiri. Manajer tingkat atas lebih berorientasi pada masalah

oerencanaan strategik yang berhubungan dengan lingkungan luar

perusahaan. Karena itu membutuhkan informasi dengan data yang

bersumber pada eksternal perusahaan.

2.2.4 Kualifikasi Informasi yang Baik

Sebuah informasi yang baik harus memenuhi tiga kualifikasi, yaitu

(Yakub, 2012: 17) :

a. Akurat

Maksud akurat adalah informasi tersebut bebas dari kesalahan dan bebas

dari bias. Bebas dari kesalahan berarti bahwa infromasi tersebut benar-

benar menyatakan apa yang harus dinyatakan. Bebas dari bias berarti

bahwa informasi tersebut teliti.

b. Tepat waktu

Informasi harus diberikan pada waktu yang tepat. Informasi yang sudah

kadluwarsa hanya berniali sampah, sekalipun informasinya sama dan

tidak berubah.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

16

c. Relevan

Artinya bahwa informasi tersebut benar-benar sesuai kebutuhan pihak

yang membutuhkan informasi. Misalnya, untuk menghitung dosis obat

seorang pasien, dokter membutuhkan informasi mengenai berat badan

pasien. Jadi, berat adan pasien adalah informasi yang relevan,

sedangkan informasi tentang tinggi badan pasien bukanlah informasi

yang relevan.

2.3 Tinjauan Umum Sistem Informasi

2.3.1 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisai yang

mempertemukan kebutuhan pengelolaan transaksi harian, mendukung operasi,

bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan

pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang dibutuhkan (Hutapean, 2015: 13).

Menurut Alfatta (2012: 21) sistem informasi adalah sistem dengan komponen-

komponen yang bekerja untuk mengolah data menjadi informasi. Jadi sistem

informasi adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan yang berfungsi

mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk

mendukung pembuatan keputusan dan pengawasan dalam organisasi.

Sumber: Al-Fatta (2012)

Gambar 2.1 Konsep Sistem Informasi

2.3.2 Konsep Sistem Informasi

Menurut (Hutapean, 2015:18) sistem informasi terdiri dari komponen-

komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block) yaitu:

Input Data Pemrosesan

Output Data

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

17

1. Blok masukan (input block)

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini

termasuk metode-metode dan media yang digunakan untuk menangkap

data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen dasar.

2. Blok model (model block)

Blok ini terdirir dari kombinasi prosedur, logika dan metode matematik

yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data

dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang

diinginkan.

3. Blok keluaran (output block)

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi

yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan

manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok teknologi

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model,

menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran

dan membantu pengendalian diri secara keseluruhan. Teknologi terdeiri

dari unsur utama yaitu teknisi (human ware atau brain ware), perangkat

lunak (software) dan perangkat keras (hardware)

5. Blok basis data (database block)

Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang

lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat

lunak untuk memanipulasinya.

6. Blok kendali

Banyak faktor yang dapat merusak sistem informasi, misalnya bencana

alam, api, temperatur tinggi, air, debu kecurangan-kecurangan,

kejanggalan sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan dan lainnya. Beberapa

pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa

hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah atau bila terlanjur terjadi

kesalahan dapat langsung diatasi.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

18

2.3.3 Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi memiliki beberapa komponen didalamnya, menurut

Alfatta (2012: 28), ada lima komponen sistem informasi yaitu:

1. Perangkat keras, yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi

kegiatan memasukan data, memproses data dan keluaran data.

2. Perangkat lunak, yaitu program dan instruksi yang diberikan ke computer.

3. Database, yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan

sedemikian rupa sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi.

4. Telekomunikasi, yaitu komunikasi yang menghubungkan anatara

pengguna sistem dengan sistem computer secara bersama-sama ke dalam

suatu jaringan kerja yang efektif.

5. Manusia, yaitu personel dari sistem informasi, meliputi manajer, analis,

progammer dan operator, serta bertanggung jawab terhadap perawatan

sistem.

2.3.4 Jenis-Jenis Sistem Informasi

Menurut Nugroho (2015: 13) sistem informasi dapat

dikelompokkan berdasarkan beberapa cara, diantaranya berdasarkan tingkatannya,

berdasarkan kegunaannya, berdasarkan prosesnya dan seterusmya. Ada empat

jenis sistem informasi yaitu sistem pakar (expert system), sistem pendukung

keputusan (decision support systems), sistem informasi manajemen (management

information systems) dan sistem pemrosesan transaksi (transaction processing

systems).

Tabel 2.1 Tingkatan sistem informasi

Tingkatan sistem

Informasi

Fungsi Utama Pemakai Utama Jenis Keputusan

Sistem

Pakar/Kepandaian

Buatan

Menggantikan

manusia dalam

pengambilan

keputusan

Manajemen

semua level

Keputusan

terstruktur dan

tidak terstruktur

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

19

Sistem Pemandu

Keputusan

Membantu

manajemen dalam

membuat

keputusan

Manajemen

puncak

Keputusan tidak

terstrukutr

Sistem Informasi

Manajemen

Menyediakan

berbagai bentuk

informasi

Manajemen

madya

Keputusan semi

ter-struktur

Sistem

Pemrosesan

Transaksi

Mencatat berbagai

bentuk transaksi

Manajemen

bawah

Keputusan

terstruktur

Sumber: Winarto (2015)

2.3.5 Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen adalah sebuah sistem infromasi yang

berfungsi mengelola informasi bagi manajemen organisasi (Nugroho, 2015:16).

Di dalam organisasi sistem informasi manajemen berfungsi baik untuk

pengolahan transaksi manajemen control maupun sebagai sistem pendukung

pengambilan keputusan. Menurut Darmawan (2015: 94), bahwa Sistem Informasi

Manajemen (SIM) mendukung terhadap aktivitas pengelolaan data informasi

terutama berkaitan dengan sumber infromasi, ketepatan informasi, arus informasi

dan perluasan dalam proses pengumpulan infromasi. Karakteristik yang dimaksud

sebagai berikut:

1. Amount of information (kuantitas informasi), dalam arti bahwa informasi

yang dikelola oleh SIM mampu memenuhi kebutuhan banyaknya

informasi.

2. Quality of Information Kualitas Informasi), dalam arti bahwa informasi

yang dikelola oleh SIM mampu memenuhi kebutuhan kualitas informasi.

3. Recency of Information (Informasi Aktual), dalam arti bahwa informasi

yang dikelola oleh SIM mampu memenuhi kebutuhan informasi baru.

4. Relevance of Information (informasi yang relevan atau sesuai), dalam arti

bahwa informasi yang dikelola oleh SIM mampu memenuhi kebutuhan

informasi yang relevan dengan kebutuhan perusahan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

20

5. Accuracy of Information (Ketepatan Informasi), dalam arti bahwa

informasi yang dikelola oleh SIM mampu memenuhi keutuhan informasi

secara tepat.

6. Authencity of Information (Kebernaran Informasi), dalam arti bahwa

informasi yang dikelola oleh SIM mampu memenuhi kebutuhan informasi

yang benar.

2.4 Tinjauan Umum Database

2.4.1 Pengertian Database

Database merupakan salah satu komponen terpenting dalam

sebuah sistem informasi karena semua informasi yang akan diolah dan dihasilkan

tersimpan dalam database. Database adalah kumpulan informasi yang disimpan

di dalam komputer secara sistematis untuk memperoleh informasi dari basis data

tersebut (Binarto, 2012:21). Menurut Risnandar (2013: 90) Database adalah

kumpulan data yang tersimpan dalam tabel-tabel. Database telah menjadi bagian

dalam hampir setiap kehidupan manusia. Tanpa database, pekerjaan tidak akan

terstruktur dengan baik. Pada intinya database atau basis data adalah media untuk

menyimpan data agar dapat diakses dengan mudah dan cepat.

2.4.2 Struktur Database

Database memiliki struktur yang digunakan untuk

mengorganisasikan elemen-elemen dari database. Hal ini dimaksudkan untuk

memudahkan proses pengolahan data oleh DBMS (Database Management

System). Menurut Mulyani (2016: 31) menjelaskan bahwa ada tiga struktur

database yang sering diginakan yaitu:

1. Hierarchical Database Structures

Seperti namanya hierarchical database structure, struktur database ini

menggunakan metode parent-children dimana setiap satu parent

mempunyai beberapa children, sebagai contoh sebuah organisasi yang

mempunyai beberapa divisi. Hierarchical Databse Structures dibentuk

dengan data group, sub group dan terus kebawah. Jika diilustrasikan

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

21

struktur database ini seperti percabangan pohon. Seperti pada Gambar 2.2

dibawah ini yang merupakan ilustrasi dari hierarchical database structure.

Sumber: Sri Mulyani (2016)

Gambar 2.2 Ilustrasi Hierarchical Database Structure

Hierarchical Databse Structure, menggunakan pointer untuk menunjuk

dan mengambil data perbaris. Struktur ini tidak menyimpan data secara

fisik, sehingga jika jumlah data besar dan pengguna ingin mengambil satu

record dari sekian banyak data, maka struktur ini akan memerlukan waktu

yang lama, sehingga struktur ini tidak efisien jika digunakan pada

database dengan jumlah data yang cukup tinggi.

2. Network Database Structure

Struktur database ini dikembangkan untuk mengambil data pada record

tertentu dari sekian banyak data. Dengan menggunakan Network Databse

Structur, sistem bisa langsung menunjuk pada record tertentu. Namun,

Mahasiswa

M.001

M.002

M.003

M.004

Mata Kuliah

MK. 001

MK. 002

MK. 003

MK. 004

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

22

pada prakteknya struktur ini masih mempunyai banyak kelemahan dan

kesalahan ketika menunjuk pada satu record tertentu.

3. Relational Database Structures

Relational Database Structures merupakan penemuan dari CJ Date dan

E.F Codd yang melakukan penelitian mengunakan aljabar relasional.

Struktur ini menutup kelemahan dari dua struktur sebelumnya. Struktur ini

tidak menggunakan pointer ataupun alamat untuk menujuk data pada

record tertentu, melainkan dengan mengunakan relasi yang implisit antara

tabel. Relasi yang implisit secara tidak langsung menunjuk relasi dengan

menggunakan data yang ada pada tabel yang dihubungkan yang

direpresentasikan pada kolom, sehingga jika terdapat dua atau lebih tabel

yang mempunyai kolom yang sama pada satu baris, maka kedua tabel ini

bisa digabungkan.

Sumber: Sri Mulyani (2016)

Gambar 2.3 Ilustrasi Relational Database Structures

Gambar 2.3 menggambar tuga tabel yang saling berhubungan, dimana

tabel Z mempunyai relasi yang implisit terhadap tabel X dan Y. Relasi

implisit ini dinyatakan dengan dield pada tabel X dan Y terdapat pada

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

23

tabel Z, sehingga antara tabel X, Y dan Z bisa digabungkan untuk

mengambil data pada record tertentu.

2.4.3 Tujuan Database

Menurut Hidayatullah (2012:138) menerangkan disetiap

organisasi/perusahaan untuk mencapai efisiensi. Daya saing dan kecepatan

operasional organisasi/perusahaam digunakan aplikasi sistem informasi yang

biasanya memanfaatkan perangkat komputer. Database adalah suatu komponen

utama dalam sistem informasi dan tidak ada sistem informasi yang dapat

dijalankan tanpa adanya database. Jadi pada intinya untuk meningkatkan kinerja

perusahaan menggunakan aplikasi berbasisi komputer maka database mutlak

diperlukan.

2.4.4 Karakteristik Database

Database mempunyai karakteristik yaitu:

1. Mempresentasikan aspek dari dunia nyata

2. Terstruktur dengan baik

3. Dapat mempresentasikan kondisi saat ini

4. Ada penggunaannya dan ada aplikasi

5. Disimpan dalam memory computer secara permanen

6. Dapat dimanipulasi dan diakses dengan DBMS

2.4.5 Database Management System (DBMS)

Database Management System merupakan perangkat lunak yang

dirancang untuk dapat melakukan utilisasi dan mengelola koleksi data dalam

jumlah yang besar (Utami dan Sukrisno, 2012:2). Sedangkan menurut Lubis

(2016:19) database management system adalah perangkat lunak yang menangani

semua pengaksesan database. Menurut Rossa dan Shalahuddin (2013, 44) suatu

sistem aplikasi yang digunakan untuk menyimpan, mengelola dan menampilkan

data. Jadi database management system adalah sebuah aplikasi perangkat lunak

yang menyimpan struktur basis data, data itu sendiri, hubungan antardata didalam

basis data dan laporan yang berkaitan dengan basis data.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

24

2.5 Flowchart

2.5.1 Definisi Flowchart

Flowchart mendeskripsikan detail sebuah proses, tahapan dan urutannya

secara grafis. Flowchart berisi bagan-bagan yang mempunyai arus yang

menggambarkan lagkah-langkah penyelesaian suatu masalah (Astuti,2016:31)..

Flowchart dapat didefinisikan sebagai sebuah gambaran yang menjelaskan proses

yang akan dilihat atau dikaji. Selain itu, flowchart biasanya digunakan untuk

merencanakan tahapan suatu kegiatan. Jadi, Flowchart atau bagan alur merupakan

metode untuk menggambarkan tahap-tahap penyelesaian masalah (prosedur)

beserta liran data dengan symbol-simbol standar yang mudah dipahami. Menurut

Astuti (2016: 35) Flowchart yang baik setidaknya mencakup hal-hal berikut:

Menggambarkan seluruh tahapan proses

Dapat menjelaskan dan membantu pemecahan masalah

Mengidentifikasi titik proses yang kritis untuk pengendalian

Menggambarkan peluang perbaikan

Sumber: Astuti (2016)

Gambar 2.4 Flowchart

2.5.2 Jenis Flowchart

Flowchart dapat digunakan untuk segala sesuatu yang mengandung rangkaian

kegiatan dan aliran data, bahkan untuk kepentingan pribadi. Menurut Astuti

(2016: 38) flowchart dapat dibedakan ke dalam tiga kategori, yaitu flowchart

dokumen, flowchart sistem dan flowchart program. Flowchart dokumen

menggambarkan aliran data dan informasi antar- area (divisi) dalam sebuah

Keyboard

CPU Disket

VDU

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

25

organisasi. Sedangkan flowchart sistem lenih menekankan pada gambaran tentang

aliran input, prosedur pemrosesan dan output yang dihasilkan. Dan flowchart

program lebih banyak digunakan untuk menggambarkan logika suatu prosedur

penyelesaian masalah dalam pemograman komputer.

2.5.3 Simbol Flowchart

Flowchart memiliki simbol tersendiri yang digunakan untuk

menggambarkan algoritma dalam bentuk diagram alur dan kegunaan daris simbol-

simbol yang bersangkutan dijelaskan pada Tabel 2.2

Tabel 2.2 Simbol-Simbol Flowchart

No Simbol Nama Fungsi

1

Terminal Menyatakan permulaan

atau akhir suatu program

2 Input / output Menyatakan proses input

atau output tanpa

tergantung jenis

peralatannya

3 Process Menyatakan suatu

tindakan (proses) yang

dilakukan oleh computer

4 Decision Menunjukkan suatu

kondisi tertentu yang akan

menghasilkan dua

kemungkinan jawaban ya /

tidak

5 connector Menyatakan sambungan

dari proses ke proses

lainnya dalam halaman

yang sama

6

Offline connector Menyatakan sambungan

dari proses ke proses

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

26

lainnya dalam halaman

yang berbeda

7 Predefined process Menyatakan penyediaan

tempat penyimpanan suatu

pengolahan untuk

memberi harga awal

8

Punched Card Menyatakan input berasal

dari kartu atau output

ditulis ke kartu

9

Punch Tape

10 Document Mencetak keluaran dalam

bentuk dokumen (melalui

printer)

11 Flow Menyatakan jalannya arus

suatu proses

Sumber: Sitorus (2015)

2.6 Data Flow Diagram (DFD)

2.6.1 Definisi Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram atau DFD adalah alat yang menunjukkan alur data

pada sistem dalam bentuk grafik. Elemen penting dari DFD adalah alur data,

proses, penyimpanan data dan sumber data. Sistem analisis membuat DFD

berdasarkan level. DFD level tinggi hanya mengidentifikasi proses besar

(Irwansyah, 2014:240). Sedangkan menurut Sukamto dan Shalahudin (2013: 69)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

27

menjelaskan data Data Flow Diagram adalah representasi grafik yang

menggambarkan aliran infromasi dan transformasi yang diaplikasikan sebagai

data yang mengalir dari masukan dan keluaran. Dari definisi diatas dapat

disimpulan Data Flow Diagram merupakan alat yang digunakan untuk

menggambarkan suatu sistem, selain itu DFD merupakan dokumentasi dari sistem

yang baik karena menggambarkan arus data secara jelas.

DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur

data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa

maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem

kepada pemakai maupun pembuat program.

2.6.2 Simbol Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) merupakan salah satu alat untuk mengetahui

aliran data yang mengalir dalam sistem. DFD menggunakan beberapa simbol

sebagai berikut.

Tabel 2.3 Simbol Data Flow Diagram

Entity atau Terminator

Proses

Penyimpanan Data

Aliran Data

Sumber: Sri Mulyani (2016)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

28

1. Entity atau Terminator

Entity atau Terminator digunakan untuk menyatakan suatu kantor,

departemen atau divisi dalam perusahaan tetapi di luar sistem yang

dikembangkan; orang atau sekelompok orang di organisasi tetapi di luar

sistem yang sedang dikembangkan; suatu organisasi atau orang yang

berada di luar organisasi, contoh: langganan, pemasok; sistem informasi

yang lain di luar sistem yang sedang dikembangkan; sumber asli suatu

transaksi; penerima akhir dari suatu laporan yang dihasilkan oleh sistem.

Entity atau Terminator adalah kesatuan luar yang merupakan kesatuan di

lingkungan luar sistem yang akan mempengaruhi sistem, dengan

memberikan input ataupun menerima output dari sistem. External entity

berupa:

- Orang atau sekelompok orang dalam organisasi di luar sistem.

- Penerima akhir dari suatu laporan yang dihasilkan oleh sistem.

- Laporan tercetak yang dihasilkan sistem

2. Proses

Proses adalah kegiatan atau pekerjaan yang dilakukan oleh orang, mesin

atau komputer dari arus data yang masuk ke proses dan akan dihasilkan

arus data yang keluar dari proses. Arus data adalah arus yang mengalir

dari proses atau arus yang mengalir dari proses menuju proses lain.

3. Simpanan Data

Simpanan data digunakan untuk menunjukkan simpanan dari data yang

dapat berupa: suatu file atau database di sistem komputer; suatu arsip atau

catatan manual; suatu kotak tempat data di meja seseorang; suatu tabel

acuan manual; suatu agenda atau buku.

4. Aliran Data

Aliran data disimbolkan dengan tanda panah dimana arah panah

menunjukkan arah mengalirnya data. Arus data mengalir menuju proses

dan atau meninggalkan data. Arus data mengalir menuju proses dan atau

meninggalkan proses. Arus data ini dapat berupa masukan untuk sistem

atau hasil dari proses sistem dan dapat berbentuk sebagai berikut:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

29

- Formulir atau dokumen yang digunakan sistem

- Laporan tercetak yang dihasilkan sistem

2.7 Entity Relationship Diagram (ERD)

Salah satu tools diagram yang digunakan untuk memodelkan

abstraksi data adalah Entity Relationship Diagram (ERD). Menurut Mulyani

(2016:100) Entity Relationship Diagram (ERD) adalah tools yang digunakan

untuk melakukan pemodelan data secara abstrak dengan tujuan untuk

mendeskripsikan atau menggambarkan struktur dari data yang digunakan. Adapun

fungsi utama ERD yaitu sebagai alat untuk memodelkan hasil dari analisis data,

sebagai alat untuk memodelkan data konseptual dan sebagai alat untuk

memodelkan objek-objek dalam suatu sistem. Adapun simbol-simbol ERD adalah

sebagai berikut

Tabel 2.4 Simbol-Simbol ERD

Sumber: Sri Mulyani (2016)

ERD berfungsi untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data,

untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol. Pada dasarnya

ada tiga komponen yang digunakan, yaitu:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

30

a. Entity (Entitas)

Entity merupakan objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat

dibedakan dari sesuatu yang lain. Simbol dari entity ini biasanya

digambarkan dengan persegi panjang.

b. Atribut

Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut yang berfungsi

untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut. Isi dari atribut

mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu

dengan yang lain. Gambar atribut diwakili oleh simbol elips.

c. Hubungan/Relasi

Hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang

berbeda. Relasi dapat digambarkan sebagai berikut:

Relasi yang terjadi diantara dua himpunan entitas (misalnya A dan B)

dalam satu basis data yaitu:

1) Satu ke satu (One to one)

Hubungan relasi satu ke satu yaitu setiap entitas pada himpunan entitas A

berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B.

2) Satu ke banyak (One to many)

Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak

entitas pada himpunan entitas B, tetapi setiap entitas pada entitas B dapat

berhubungan dengan satu entitas pada himpunan entitas A.

3) Banyak ke banyak (Many to many)

Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak

entitas pada himpunan entitas B.

2.8 Tinjauan Umum Data

2.8.1 Definisi Data

Data adalah fakta atau apapun yang dapat digunakan sebagai input dalam

menghasilkan informasi. Data dapat berupa arahan untuk diskusi, pengambilan

keputusan, perhitungan atau pengukuran. Sedangkan menurut Deni dan Fauzi

(2013: 1) Data adalah fakta atau apa pun yang dapat digunakan sebagai input

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

31

dalam menghasilkan informasi. Data bisa berupa bahan untuk diskusi,

pengambilan keputusan, perhitungan atau pengukuran. Data tersebut dapat

disajikan dalam bentuk kumpulan huruf, dalam bentuk kata atau kalimat, juga

dapat berbentuk suara, gambar diam dan gerak secara dua atau tiga dimensi. Data

dalam dunia computer terkenal dengan istilah data multimedia. Data multimedia

ini pada dasarnya dapa dikelompokkan menjadi:

a. Data teks

Data ini berwujud alfanumeris, yaitu data yang terdiri dari karakter-

karakter A, B, C sampai Z, symbol bilangan 0,1,2, sampai 9, lalu karakter-

karakter lain seperti tanda baca dan lain sebagainya. Data-data ini biasanya

tersimpan dalam bentuk karakter ASCII. Pada data teks, sekalipun berupa

symbol bilangan, tidak bia dilakukan opersi aritmatika. Jadi data-data ini

tidak dapat bisa ditambahkan, dikurangi dan lain sebagainya.

b. Data Numeris

Data numeris adalah data bilangan. Data bilangan disimpan dalam

computer menggunakan sistem iner, yaitu bilangan basis 2 dengan symbol

0 dan 1. Bilangan yang disimpan dengan cara numeris ini dapat dikenai

operasi aritmatika. Penyimpanannya di dalam komputer biasanya

menggunakan metode floating point single precision atau double

precision. Computer mampu menghitung dengan ketelitian sampai 15

hingga 1072 digit.

c. Data Gambar/Image

Data ini berwujud gambar, baik foto, grafik dan lain sebagainya. Format

penyimpanan gambar yang sering digunakan ialah format JPG (joint

photographic expert group), TIFF (tagged image file format) dan GIF

(draphical interchange format).

d. Data Video

Data video adalah data gambar bergerak (film). Format penyimpanan yang

sering digunakan adalah MPEG (movie picture experis group).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

32

e. Data Audio

Data audio adalah suara. Biasanya memunyai format AVI, yaitu Audio

Video Interleaved. Sering juga format audio disimpan dengan bentuk

MPEG.

2.8.2 Sumber Data

Berdasarkan sumbernya data dikelompokkan menjadi dua, yaitu:

1. Data internal

Data internal adalah data yang berasal dari dalam organisasi itu sendiri,

yaitu organisasi pusat dan cabang-cabangnya.

2. Data eksternal

Data eksternal adalah data yang berasal dari sumber yang berasa di luar

organisasi itu sendiri

2.8.3 Klasifikasi Data

Data dapat diklasifikasikan menjadi beberapa bagian berdasarkan sudut

pandangnya, diantaranya:

a. Berdasarkan Bentuknya

- Data Fisik, merupakan sebuah data yang bisa dipegang oleh panca

indera, contoh: kertas.

- Data Logic, merupakan sebuah data yang tidak bisa dipegang tapi

bisa dilihat, contoh: tulisan yang ada di komputer, di dalam

flashdisk, hardisk, dll.

b. Berdasarkan Sifatnya

- Kuantitatif, data yang dipandang dari segi jumlah, misalnya

jumlah mahasiswa ada 4 orang.

- Kualitatif, data yang dipandang dari segi kualitasnya, misalnya

nilai mahasiswa sangat bagus.

c. Berdasarkan Sumbernya

- Internal, data yang diperoleh dari dalam lingkungan misalnya

data yang akan diproses pada bagian keuangan di peroleh dari

dalam kantor keuangan itu sendiri.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

33

- Eksternal, data yang diperoleh dari luar lingkungan misalnya

data yang akan diproses pada bagian keuangan diperoleh dari

bagian luar keuangan.

d. Berdasarkan Cara Memperolehnya

- Primer, data primer merupakan data utama yang berhubungan

dengan masalah/yang akan diproses.

- Sekunder, bukan merupakan data utama yang akan diproses

melainkan data pendukung untuk dijadikan tambahan.

e. Berdasarkan Cakupannya

- Sensus

- Sampel

f. Berdasarkan Skala Cakupannya

- Nominal, ordinal, interval dan rasio

2.9 Definisi Otomasi Kantor

Office automation system (OAS) atau yang disebut otomasi kantor adalah

salah satu teknologi perkantoran yang berusaha dilakukan untuk mengotomatisasi

kegiatan ang ada di kantor (Chaniago,2013:216) . Adapun tujuan diadakan

otomasi kantor adalah untuk mempermudah dan memercepat:

Memperoleh, menyimpan dan menemukan kembali informasi

termasuk memo, surat dan laporan

Mempersiapkan dan mengirimkan informasi

Memperoleh, menganalisa, menyimpan dan menemukan data

dalam membuat keputusan

Menerima dan mengirimkan komunikasi verbal

Partisipasi dalam konfersi dan rapat

Jadwal rapat dan perjanjian, membuat kalender karyawan

Menentukan prioritas dalam tugas, mengelola memanage tugas

lain yang berbeda-beda adn mengawasi pelaksanaan tugas

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

34

Adapun keuntungan dalam menggunakan sistem otomatisasi kantor adalah:

Proses pengambilan keputusan mudah

Hasil keputusan lebih berkualitas

Informasi lebih lengkap

Memperbaiki produktivitas karyawan yang cakap/terampil

Memberi peluang karyawan untuk bekerja lebih cerda

2.10 Definisi Manajemen Sumber Daya Manusia

Manajemen sumber daya manusia adalah proses sistematis untuk

mencapai tujuan melalui fungsi-fungsi planning, implementation, supervision dan

control (Hamid, 2016:2). Sedangkan menurut Badriyah (2015: 10) mengatakan

manajemen sumber daya mansuai adalah serangkaian kegiatan pengelolaan SDM

yang memusatkan pada praktik dan kebijakan serta fungsi manajemen untuk

mencapai tujuan organisasi”. Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan

manajemen sumber daya manusia adalah kegiatan yang berhubungan dengan

sumber daya manusia demi terciptanya tujuan bersama.

2.11 Definisi Dana Santunan

. Dana santunan adalah sejumlah uang yang akan dibayarkan kepada

korban dan atau ahliwaris korban yang dihimpun dari sumbangan wajib dana

(Undang – Undang No.34 Tahun 1964).

2.12 Alat Bantu Proyek

Untuk membuat sebuah sistem informasi di dalam organisasi, alat bantu

proyek yang dibutuhkan untuk membantu dalam perancangan dan pembuatan

aplikasi sistem informasi data anggota yayasan. Alat bantu proyek tersebut adalah

sebagai berikut:

1. Perangkat Keras (Hardware)

Menurut Nugroho (2015: 18) perangkat keras (Hardware) adalah

perangkat seperti CPU, processor, monitor, keyboard, dan printer.

Perangkat ini berfungsi sebagai penerima data dan informasi, memproses,

mengolah dan menampilkannya menjadi informasi atau data yang berguna

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

35

bagi yang membutuhkan. Hardware digunakan sebagai media komunikasi

dan penghubung jaringan. Hardware bertujuan untuk mentransmisi data

menjadi lebih efektif.

2. Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak (software) istilah umum untuk berbagai jenis program

yang digunakan untuk mengoperasikan dan memanipulasi komputer dan

perangkat yang digunakan (Nugroho, 2015:23). Bila mesin perangkat

keras komputer mengeksekusi perintah-perintah yang ditulis dalam bahasa

biner 011010111. Baris-baris instruksi program ini dinamakan perangkat

lunak komputer. Berbeda dengan perangkat keras yang sulit dimodifikasi,

perangkat lunak mudah dimodifikasi guna menjalankan tugas sesuai

kebutuhan aplikasi. Secara garis besar perangkat lunak komputer dapat

digolongkan menjadi dua jenis yaitu perangkat lunak sistem dan perangkat

lunak aplikasi.

a. Perangkat lunak sistem

Perangkat lunak sistem adalah perangkat lunak yang bertugas untuk

mengelola sumber daya perangkat keras. Melalui perangkat lunak

sistemlah seorang proogrammer berhubungan dengan perangkat keras.

Perangkat lunak sistem menjembatani antara perangkat keras dengan

program aplikasi. Termasuk kedalam perangkat lunak sistem antara

lain adalah sistem operasi, penerjemah bahasa komputer dan utility.

b. Perangkat Lunak Aplikasi

Perangkat lunak aplikasi adalah program yang digunakan oleh suatu

organisasi/perusahaan untuk menjalankan fungsi-fungsi perusahaan.

Program ini dapat berupa program yang ditulis sendiri ataupun

membeli program jadi yang beredar di pasaran

2.13 Spesifikasi Program

Spesifikasi program yang dibutuhkan dalam pembuatan aplikasi sistem

informasi data anggota yayasan adalah sebagai berikut:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

36

a. Hypertext Preprocessor (PHP)

Hypertext Preprocessor (PHP) yaitu bahasa pemograman web server-side

yang bersifat open source. (Anhar, 2012:2) . PHP merupakan script yang

terintegrasi dengan HTML dan berada pada server. PHP adalah script

yang digunakan untuk membuat halam website yang dinamis.hal itu

berarti halaman yang akan ditampilkan dibuat saat halaman itu diminta

oleh client. Mekanisme ini menyebabkan informasi yang diterima client

selalu yang terbaru. Semua script PHP dieksekusi pada server di mana

script tersebut dijalankan.

b. phpMyAdmin

Menurut Rahman (2013: 21) phpMyAdmin adalah sebuah software

berbasis pemrograman PHP yang digunakan sebagai administrasi MySQL

melalui browser yang digunakan untuk manajemen database.

phpMyAdmin mendukung berbagai aktivitas MySQL seperti pengelolaan

data, table, relasi antar table, dan lain sebagainya.

c. CSS (Cascading Style Sheets)

Cascading Style Sheets (CSS) merupakan suatu dokumen yang digunakan

untuk melakukan pengaturan halaman web yang ditulis dengan HTML

atau XHTML (Andi, 2013:35). CSS digunakan oleh Web Designer untuk

menentukan warna, jenis, huruf, tata letak dan berbagaia spek tampilan

dokumen. CSS digunakan terutama untuk memisahkan antara isi dokumen

(yang ditulis denggan HTML atau bahasa markup lainnya) dengan

presentasi dokumen (yang ditulis dengan CSS). Pemisah ini ditujukan agar

dapat memissahkan aksesibilitas isi, memberikan lebih banyak keleluasaan

dan kontrol terhadap tampilan, dan mengurangi kompleksitas serta

pengulangan pada struktur isi.

d. Notepad++

Notepad++ adalah sebuah text editor yang sangat berguna bagi setiap

orang dan khususnya bagi para developer dalam membuat program.

Notepad++ menggunakan komponen Scintilla untuk dapat menampilkan

dan menyuntingan teks dan berkas kode sumber berbagai bahasa

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

37

pemrograman yang berjalan diatas sistem operasi Microsoft Windows

(Andi,2013:39)

Selain manfaat dan kemampuannya menangani banyak bahasa

pemrograman, Notepad ++ juga dilisensikan sebagai perangkat free. Jadi,

setiap orang yang menggunakannya tidak perlu mengeluarkan biaya untuk

membeli aplikasi ini karena sourceforge.net sebagai layanan yang

memfasilitasi Notepad++ membebaskannya untuk digunakan

e. XAMPP

XAMPP adalah satu paket komplit web server yang mudah dipasang

diberbagai sistem operasi. Dalam paketnya sudah terkandung Apache

(web server), MySQL (database), PHP (server side scripting), dan

berbagai pustaka bantu lainnya. XAMPP tersedia untuk Linux, Windows,

MacOS maupun Solaris, sehingga sangat memudahkan membuat web

server multiplatform (Supono, 2016:95)

f. MySQL

My Structure Query Languange (MySQL) adalah salah satu Database

Management System dari sekian banyak DBMS seperti oracle, MS SQL

dan sebagainya. MySQL berfungsi untuk mengolah databse menggunakan

bahasa SQL. MySQL bersifat open source sehingga kita bisa

menggunakannya secara gratis. (Anhar, 2012:45)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

38