audit dalaman

Prosedur Kualiti MS ISO 9001:2008

DISEDIAKAN OLEH DISEMAK OLEH

Tei ZhongkaiMuhammad Nazrin Shah Bin Zakaria

Lim Yan San(Pegawai Hal Ehwal Islam)

Khairul Nasihah Binti Abdul Rashit

(Penolong Pendaftar)

DILULUSKAN OLEH

(Muhamad Amirul Bin Mohd Zainudin)

(Pengarah)

PUSAT ISLAMMUKA SURAT: 1/7

KELUARAN: 001

RUJUKAN:UUM/PK/PIs/003

PINDAAN: 00

AUDIT DALAMAN TARIKH : 23/10/2013

1.0 OBJEKTIFAudit Dalaman dilaksanakan secara berkala sekurang-kurangnya dua kali setahun untuk

memastikan Sistem Pengurusan Kualiti Pusat Islam UUM dipatuhi. Audit dalaman hendaklah:

a) Mamatuhi perkara yang telah ditetapkan kepada kehendak ISO 9001:2008

b) Dilaksanakan secara sistematik dan berkesan.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai bagi semua aktiviti audit dalaman di Pusat Islam UUM. Ia digunakan

oleh Wakil Pengurusan, Timbalan Wakil Pengurusan, Ketua Sistem Audit (KSA) dan Juruaudit

Dalaman untuk merancang, melaksanakan dan menilai keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti

di Pusat Islam UUM.

3.0 SINGKATAN

AD : Audit Dalaman

KSA : Ketua Sistem Audit

PAD : Pasukan Audit Dalaman

KPAD : Ketua Pasukan Audit Dalaman


KELUARAN: 001


PINDAAN: 00


4.0 DEFINISI

Auditi :Merupakan pihak yang diaudit berkaitan bidang tanggungjawab di

dalam pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti. Semua kakitangan

Pusat Islam yang terlibat dalam pelaksanaan Sistem Pengurusan

Kualiti adalah berpotensi untuk dijadikan sebagai auditi. Auditi

juga boleh dilantik menjadi Juruaudit Dalaman untuk skop Audit

Dalaman yang di luar tanggungjawabnya.

Pasukan Audit Dalaman :Satu kumpulan juruaudit dalaman yang terdiri sekurang-

kurangnya dua orang yang ditugaskan untuk melakukan kerja-kerja

audit ke atas Sistem Pengurusan Kualiti di Pusat Islam. Anggota-

anggota di dalam Pasukan Audit Dalaman mestilah bebas daripada

skop yang akan diaudit.

Ketua Sistem Audit :Salah satu jawatan yang diwujudkan di dalam hirarki pelaksanaan

Sistem Pengurusan Kualiti di Pusat Islam. Ketua Audit Dalaman

berperanan untuk merancang audit dalaman, melatih Pegawai

Audit Dalaman, mengumpulkan maklumat audit dalaman yang

dilaksanakan oleh Pegawai Audit Dalaman, dan melaporkan

maklumat yang diperolehi tersebut kepada Wakil Pengurusan.

Audit Susulan :Suatu proses pengauditan semula ke atas ketidakpatuhan prosedur

yang dikenalpasti semasa pelaksanaan audit dalaman yang

terdahulu.

Ketidakpatuhan :Mana-mana tindakan yang dibuktikan melalui rekod yang tidak

mematuhi keperluan di dalam SISTEM PENGURUSAN KUALITI

ISO 9001:2008


KELUARAN: 001


PINDAAN: 00


5.0 DOKUMEN RUJUKAN

- Tiada

6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

Tanggungjawab Tindakan

KSA 6.1 Merancang, menyediakan laporan dan menjalankan audit

secara berkala.

KPAD 6.2 Pelantikan pasukan Audit Dalaman

6.2.1 Melantik PAD yang bebas dari penglibatan di dalam proses

audit yang akan dilaksanakan.

6.2.2 Mengarahkan Audit Dalaman dijalankan seperti yang

dirancang.

6.2.3 Pemakluman perancangan audit kepada bahagian/unit yang

berkenaan akan dilaksanakan.

6.2.4 Menetapkan tarikh pengauditan dan skop yang akan diaudit.

KPAD/PAD 6.3 Pelaksanaan Audit

6.3.1 Melaksanakan audit ke atas bahagian yang berkenaan dan

digalakkan untuk menggunakan Senarai Semak Audit Kualiti

Dalaman (UUM/PK/PIs/003/01)

(rujuk kepada Lampiran 1).

6.3.2 Menyediakan penemuan-penemuan audit di dalam Borang

Laporan Ketakakuran (UUM/PK/PIs/003/02)



KELUARAN: 001


PINDAAN: 00


KPAD & PAD 6.3.3 Mengadakan satu mesyuarat penutup dengan pegawai dari

Bahagian/Unit yang diaudit sebelum menamatkan Audit

Dalaman.

Tujuan mesyuarat ini adalah seperti berikut:

a) Memaklumkan penemuan ketakakuran termasuk

ketakakuran yang berulang.

b) Mendapatkan persetujuan pegawai dari Bahagian/Unit

yang diaudit ke atas perkara 6.3.3 (a).

c) Persetujuan mengenai jangka masa untuk melaksanakan

tindakan pembetulan dan pencegahan.

6.3.4 PAD akan mengemukakan Laporan Audit Kualiti Dalaman

kepada WP, Ketua Bahagian yang diaudit dengan menggunakan

Borang Laporan Audit Kualiti Dalaman (UUM/PK/PIs/003/03)


KSA 6.4 Analisis laporan audit

6.4.1 Menerima dan meneliti Laporan Audit Dalaman dan laksanakan

tindakan berikut:

a) Mengambil tindakan pembetulan ke atas perkara yang

perlu dilaksanakan dengan segera bagi mengatasi

masalah/isu yang dikehendaki.

b) Menyediakan laporan analisis dan membawa perkara-

perkara berkaitan dengan tindakan pencegahan jangka

masa panjang dan masalah berulang kepada MKSP.


KELUARAN: 001


PINDAAN: 00


KPAD & PAD

KSA

Ketua Bahagian

6.5 Tindakan Susulan

6.5.1 Menjalankan audit susulan bagi mengesahkan tindakan

pembetulan atau pencegahan yang ditetapkan telah diambil.

6.5.2 Meneliti dan menyediakan laporan Maklum balas Audit Susulan

dilaksanakan melalui tindakan berikut:

a) Memaklumkan kepada Jawatankuasa Pengurusan Kualiti

untuk Kajian Semula Pengurusan mengenai tindakan

pembetulan dan pencegahan yang telah diambil.

b) Memaklumkan perkara-perkara berkaitan dengan

tindakan pencegahan dan masalah berulang yang tidak

dapat diatasi untuk Kajian Semula Pengurusan dalam

mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kualiti sekiranya

berkenaan

6.5.3 Melaksanakan tindakan pencegahan/ pembetulan seperti yang

diputuskan dalam Kajian Semula Pengurusan semasa Mesyuarat

Jawatankuasa Pengurusan Kualiti


KELUARAN: 001


PINDAAN: 00


7.0 REKOD KUALITI

Bil Nama Rekod No. Rujukan Lokasi Tempoh

Penyimpanan

1 Senarai Semak Audit Kualiti Dalaman

UUM/PK/PIs/003/01 Bilik Fail 5 Tahun

2 Laporan Ketakakuran UUM/PK/PIs/003/02 Bilik Fail 5 Tahun

3 Laporan Audit Kualiti Dalaman

UUM/PK/PIs/003/03 Bilik Fail 5 Tahun

8.0 Lampiran

Lampiran 1: Senarai Semak Audit Kualiti Dalaman (Ruj:UUM/PK/PIs/003/01)

Lampiran 2: Laporan Ketakakuran (Ruj: UUM/PK/PIs/003/02)

Lampiran 3: Laporan Audit Kualiti Dalaman (Ruj: UUM/PK/PIs/003/03)


KELUARAN: 001


PINDAAN: 00


Nota

Helaian ini merekodkan setiap pindaan yang dibuat terhadap prosedur ini. Segala butir-butir pindaan perlu dinyatakan dengan jelas. Pegawai dokumen bertanggungjawab mengendalikan rekod ini.

No. Pindaan Muka Surat Tarikh pindaan Butir-butir pindaan

Pengesahan/diluluskan

LAMPIRAN 1

Ruj:UUM/PK/PIs/003/01

(PROSEDUR BAGI AUDIT KUALITI DALAMAN)

SENARAI SEMAK AUDIT KUALITI DALAMAN

JURUAUDIT: TARIKH AUDIT: MUKA SURAT:

BAHAGIAN/UNIT: NO. PROSEDUR:

Bil. SOALAN/TOPIK RUJUKAN AUDITEE RESPON BUKTI

1.

2.

3.

4.

LAMPIRAN 2


AUDIT KUALITI DALAMAN

LAPORAN KETAKAKURAN

Bahagian/Unit: Pegawai/Kakitangan yang diaudit:

1-

2-

3-

4-

Ketua Juruaudit:

Juruaudit:

No. Prosedur:

Ketakakuran : MAJOR

MINOR

PEMERHATIAN

Elemen/Klausa:

No. Ketakakuran:

Maklumat Terperinci Ketakakuran:

Persetujuan tarikh tindakan pembetulan:

Tindakan pembetulan akan diambil untuk menutup ketakakuran dalam tempoh (nyatakan):

Tandatangan Ketua Juruaudit: Tandatangan Wakil Bahagian/Unit:

Maklumat Tindakan Pembetulan/Pencegahan (diisi oleh Bahagian/Unit):

Adalah disahkan tindakan pembetulan/pencegahan telah diambil dan dilaksanakan dengan memuaskan.

Wakil Bahagian/Unit:

Tarikh:

Tandatangan:

Semakan Tindakan Pembetulan/Pencegahan (Audit Susulan)

Ketakakuran Ditutup: YA/TIDAK Tarikh:

Ketua Juruaudit/Juruaudit: Tandatangan:

LAMPIRAN 3


(PROSEDUR BAGI PROSES AUDIT KUALITI DALAMAN)

LAPORAN AUDIT KUALITI

DALAMAN

NO. LAPORAN ………… / ……….

(Bil………..…/………….. tahun)

Tarikh :

Bahagian/ Unit Diaudit : Tarikh Audit :

Perkara/Bidang Diaudit :

Pasukan/Juruaudit :

Ringkasan :

audit dalaman

Small Business & Entrepreneurship