laporan audit dalaman sistem pengurusan ...reg.upm.edu.my/eiso/portal/minit mesy/jk iso...

1

KERTAS MAKLUMAN

MESYUARAT JAWATANKUASA KUALITI UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

TUJUAN

1. Kertas ini adalah bertujuan untuk memaklumkan Mesyuarat Jawatankuasa Kualiti

Universiti Putra Malaysia kali ke-27 berkenaan laporan Audit Dalaman Sistem Pengurusan

Kualiti (QMS) MS ISO 9001:2008 bagi tahun 2016 dan pelaksanaan tindakan penemuan

Audit Dalaman.

LAPORAN AUDIT DALAMAN

2. Audit Dalaman Sistem Pengurusan Kualiti (QMS) ISO 9001:2008 Universiti Putra

Malaysia (UPM) tahun 2016 telah dilaksanakan pada 4 hingga 6 April, 7 hingga 8 April (UPM

Kampus Bintulu sahaja), 11 hingga 13 April dan 18 hingga 19 April 2016. Berikut adalah

maklumat berkaitan pelaksanaan Audit Dalaman, iaitu:

2.1 Tujuan Audit

Audit Dalaman dijalankan untuk menentukan sama ada UPM:

(a) melaksanakan Pengurusan Kualiti berdasarkan keperluan standard MS ISO

9001:2008 dengan efektif selaras dengan Dasar Kualiti UPM serta objektif dan

sasaran Sistem Pengurusan Kualiti UPM; dan

(b) bersedia untuk menghadapi Audit Pemantauan Semakan 1 oleh badan

pensijilan yang akan diadakan pada 18 hingga 22 Julai dan 25 hingga 29 Julai

2016.

LAPORAN AUDIT DALAMAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (QMS) ISO 9001:2008

TAHUN 2016

AGENDA 4.2 AGENDA 4.0

2

2.2 Skop Audit

Audit Dalaman dijalankan mengikut skop Sistem Pengurusan Kualiti UPM iaitu

perkhidmatan pengajian pendidikan di peringkat tertiary, pengurusan dan

pelaksanaan penyelidikan, perhubungan industri dan masyarakat, pengurusan

pembangunan pelajar dan alumni, dan perkhidmatan korporat.

2.3 Kumpulan Audit

Seramai 82 orang Juruaudit Dalaman QMS UPM terdiri daripada enam (6) kumpulan

audit dan 75 sub-kumpulan audit telah mengaudit proses dalam skop Sistem

Pengurusan Kualiti UPM.

2.4 Penemuan Audit Dalaman

Laporan penemuan audit dalaman telah dibentang oleh Ketua Juruaudit Dalaman

semasa Taklimat Penutupan Audit yang telah diadakan pada 22 April 2016. Jumlah

penemuan audit iaitu laporan Ketakakuran (NCR) adalah sebanyak 26 klausa

dengan 190 bukti objektif (OE) dan peluang penambahbaikan (OFI) adalah

sebanyak 23 klausa dengan 129 OE sebagaimana pada Jadual 1.

Jadual 1: Bilangan Penemuan Audit Dalaman

Penemuan Bil. Klausa Bil. Bukti

Objektif (OE)

Laporan Ketakakuran

(NCR) 26 190

Peluang Penambahbaikan

(OFI) 23 129

Maklumat terperinci NCR dan OFI merangkumi status penemuan mengikut Pusat

Tanggungjawab (PTJ), Klausa dan Proses adalah seperti pada Lampiran A dan

Peluang Penambahbaikan seperti pada Lampiran B.

3

PELAKSANAAN TINDAKAN PENEMUAN AUDIT DALAMAN

3. Semua Laporan Ketakakuran hendaklah diambil tindakan oleh PTJ dan ditutup dalam

tempoh 21 hari bekerja iaitu pada 24 Mei 2016 atau pada tarikh yang telah dipersetujui oleh

Juruaudit Dalaman UPM. Perincian pelaksanaan tindakan bagi penemuan audit dalaman

adalah berdasarkan Takwim Pelaksanaan Tindakan Penemuan Audit Dalaman UPM

sebagaimana Lampiran C.

SYOR

4. Ahli Mesyuarat disyor melaksanakan perkara berikut:

4.1 mengambil maklum laporan Audit Dalaman Sistem Pengurusan Kualiti UPM

Tahun 2016 sebagaimana Lampiran A dan B;

4.2 mengambil maklum Takwim Pelaksanaan Tindakan Penemuan Audit Dalaman

sebagaimana Lampiran C.

4

LAMPIRAN A

LAPORAN PENEMUAN KETAKAKURAN (NCR)

Rajah 1: Status NCR Mengikut PTJ

20

13

11

10 10

9

8 8

7

6 6 6

5 5

4 4 4

3 3 3 3 3 3 3 3

2 2 2 2 2 2

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

FPSK

FSTM

FPA

S

FP

FPV

iDEC

FBSB IB

S

FK FH

PEN

D

TPU

FSP

M

INT

RO

P FS

IPP

H

PK

PP

BH

EP

FBM

K

FEP

FSK

TM

ITM

A

PP

KK

P

PU

PM

SPS

BK

U

FPP

ITA

PSA

S

PK

U

CA

De

AS

AK

AD

FEM

FRSB

IKD

PM

IPP

M

K1

5

KM

R

K1

0

KTP

BU

R

PP

PA

TNC

PI

PA

SP PIU

PK

KSS

AA

S

PP

DN

CA

RE

Status NCR Mengikut PTJ

JUMLAH NCR

5

Rajah 2: Status NCR Mengikut Klausa

54

23

21

18

11 10

8

6 5

4 4 4 3 3 3

2 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1

7.5.1 4.2.4 4.2.3 6.3 7.6 8.2.3 7.5.5 7.4.1 7.5.3 5.5.1 8.2.4 8.5.2 6.4 8.4 7.5.2 8.3 6.2.2 4.1 7.1 7.2.1 7.2.3 7.3.4 7.4.2 7.4.3 7.5.4 8.2.1

Status NCR Mengikut Klausa

JUMLAH NCR

6

Rajah 3: Status NCR Mengikut Proses

27

24

22

21

17

14

10

7 7 7

6

4 4 4

3

2 2 2 2 2

1 1 1

PS OSH LAB PY S CAL PYG HEPA IDEC TPU KEW HVU PEL PEND KOLEJ CADE PKU PPPA PUPM PGR KES PR PSAS

Status NCR Mengikut Proses

JUMLAH NCR

7

LAMPIRAN B

LAPORAN PENEMUAN PELUANG PENAMBAHBAIKAN (OFI)

Rajah 4: Status OFI Mengikut PTJ

10

9

8

7

6

5

4 4

3

4

3 3 3 3 3 3

2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

AK

AD

PU

PM

FEP

PK

UFS

PM

TPU FK

BU

RP

PP

AC

OSC

OM

MFB

SBFP

AS

FPP

FPSK F

SSP

SFP

FPV

IBS

IKD

PM

IPP

MIN

TRO

PK

MR

K1

7P

SAS

PA

SPC

QA

PK

PP

CA

De

iDEC P

SA

SB

HEP

FBM

KFE

MFR

SBFS

TMFS

KTM

IPSA

SIP

PH

ITA KC

K6

K5

KP

ZK

11

KO

SASS

K1

3K

TPP

NC

TNC

PI

CA

RE

Status OFI Mengikut PTJ

JUMLAH OFI

8

Rajah 5: Status OFI Mengikut Klausa

29

15 14

11 10

9

5 4 4 4 4

3 3 3 2 2

1 1 1 1 1 1 1

4.2.3 8.2.3 6.2.2 6.3 7.5.1 6.4 4.2.4 8.4 7.2.3 7.5.2 8.5.1 7.5.3 7.5.5 8.2.1 5.5.1 7.5.4 7.1 7.4 7.6 5.5.3 7.2.2 8.2.4 8.5.3

Status OFI Mengikut Klausa

JUMLAH OFI

9

Rajah 6: Status OFI Mengikut Proses

22

18

16

9

8 8

7

6

5 5 5

4

3 3

2 2 2

1 1 1 1

PS OSH PY S KOLEJ LAB TPU PKU HEPA PNC PUPM PPPA BEN CAL KEW PGR PSAS BUM IDEC PEL PYG

Status OFI Mengikut Proses

JUMLAH OFI

10

LAMPIRAN C

TAKWIM PELAKSANAAN TINDAKAN PENEMUAN AUDIT DALAMAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (QMS)

UPM TAHUN 2016

Dikemaskini: 25 April 2016

Bil. Tindakan/Perkara Tanggung jawab

Sasaran Tindakan

Status Apr Mei Jun Jul Ogo Sep Okt Nov Dis

Jan – Mei

2017

1.

Penulisan penemuan audit dan

pengisian dalam borang

Ketakakuran (NCR) dan Borang

Peluang Penambahbaikan secara

online*

* Borang online Fasa 1

Semua Juruaudit 14-

21 [Selesai]

11


Sasaran Tindakan


Jan – Mei

2017

2.

Bengkel Semakan dan pemurnian

penemuan audit dalaman

keseluruhan melalui Senarai Daftar

Penemuan Audit Dalaman.

(a) Susun mengikut PTJ

(b) Buat semakan dan pemurnian

(c) Tetapkan urutan nombor NCR &

OFI

(d) Tetapkan urutan kod PTJ

(e) Dapatkan senarai akhir Daftar

Penemuan Audit Dalaman

KJAD, Timbalan

KJAD, Ketua

Kumpulan,

Timbalan Ketua

Kumpulan &

PAD/CQA

21 [Selesai]

3.

Pelaporan hasil penemuan Audit

Dalaman oleh Ketua Juruaudit

semasa Taklimat Penutupan Audit

Dalaman ISO

KJAD 22 [Selesai]

12


Sasaran Tindakan


Jan – Mei

2017

4.

Edaran Senarai Daftar Penemuan

Audit Dalaman kepada PTJ yang

terlibat

(a) Edaran dalam format

Microsoft Excell melalui

emel dan portal eISO.

(b) Mohon PTJ merujuk

penemuan audit Pusat

Tanggungjawab (PTJ) masing-

masing berdasarkan Kod PTJ.

(c) Mohon PTJ teliti NCR dan OFI

yang diterima dan berbincang

bersama Auditee bagi

cadangan pelan tindakan

penutupan audit.

(d) Maklumkan kepada PTJ tarikh

akhir penghantaran

maklumbalas Pelan Tindakan


(Rujuk No. 7).

PAD/CQA 25 [Selesai]

13


Sasaran Tindakan


Jan – Mei

2017

5.

Perbincangan cadangan pelan

tindakan penemuan audit dalaman

di peringkat PTJ

PTJ (Auditee), TWP,

TPAD 26/4 – 6/5

6.

Peringatan mesra (Soft Reminder)

berkaitan tarikh akhir maklumbalas

Pelan Tindakan Penemuan Audit

dan makluman pengisian pelan

tindakan penemuan audit dalam

Borang Pelan Tindakan NCR dan

OFI (secara online)**

** Borang online Fasa 2

PAD/CQA 29

14


Sasaran Tindakan


Jan – Mei

2017

7.

Penghantaran maklumbalas Pelan

Tindakan Penemuan Audit

(a) Buka borang Pelan Tindakan

NCR dan OFI (Secara online)

**

(b) Semak Senarai Daftar


yang telah diedarkan sebelum

ini.

(c) Rujuk Penemuan Audit

berdasarkan Kod NCR dan OFI

yang telah dinyatakan dalam

Daftar Penemuan Audit

Dalaman.

(d) Pilih NCR dan OFI PTJ masing-

masing dan lengkapkan pelan

tindakan NCR dan OFI.

** Borang online Fasa 2

PTJ (TWP & TPAD) 6

15


Sasaran Tindakan


Jan – Mei

2017

8.

Bengkel Penyelarasan Pelan

Tindakan Penemuan Audit

(a) Kemaskini Senarai Daftar


berdasarkan Pelan Tindakan

yang diterima daripada PTJ.

(b) Susun penemuan audit

mengikut Kod Proses

(c) Buat semakan dan

penyelarasan bersama

Peneraju Proses

(d) Tetapkan tarikh akhir

penutupan penemuan audit

berdasarkan persetujuan

antara Juruaudit dan PTJ

(Auditee).

(e) Dapatkan senarai akhir Daftar


(Nyatakan justifikasi sekiranya

penemuan audit dalaman

digugurkan).

KJAD, Timbalan

KJAD, Peneraju

Proses, PTJ (Auditee)

& PAD/CQA

13

16


Sasaran Tindakan


Jan – Mei

2017

9.

Edaran Senarai Daftar Penemuan

Audit Dalaman yang terkini kepada

PTJ yang terlibat.

(a) Edaran dalam format Microsoft

Excell melalui emel dan portal

eISO.

(b) Mohon PTJ merujuk Pelan

Tindakan penemuan audit

dalaman PTJ masing-masing

berdasarkan Kod PTJ.

(c) Mohon PTJ teliti Pelan

Tindakan yang perlu

dilaksanakan bagi penutupan

penemuan audit.

(d) Mohon PTJ maklumkan

kepada Juruaudit untuk

penutupan audit sekiranya

tindakan telah dilaksanakan

beserta bukti sokongan

tindakan telah dilaksanakan.

PAD/CQA 16

17


Sasaran Tindakan


Jan – Mei

2017

10.

Laksanakan tindakan berdasarkan

pelan tindakan yang telah

disenaraikan dalam Senarai Daftar


PTJ (Auditee), TWP

dan TPAD

16-24

atau

tarikh

yang

diperse-

tujui

11.

Penutupan Penemuan Audit

(kecuali tarikh lain yang

dipersetujui)

(a) Buka borang Pengesahan

Tindakan NCR dan OFI

(Secara online)***

(b) Semak Senarai Daftar


yang terkini.

(c) Rujuk Penemuan Audit

berdasarkan Kod NCR dan OFI

berdasarkan PTJ yang diaudit

yang telah dinyatakan dalam

Daftar Penemuan Audit

Dalaman.

Juruaudit

24

atau

tarikh

yang

diperse-

tujui

18


Sasaran Tindakan


Jan – Mei

2017

(d) Pilih NCR dan OFI PTJ yang

diaudit sahkan pelaksanaan

tindakan NCR dan OFI.

(e) Lengkapkan ruangan

pengesahan tindakan.

*** Borang online Fasa 3

12.

Pelaporan Audit Dalaman semasa

Mesyuarat Kajian Semula

Pengurusan (MKSP) ISO UPM

KJAD 30

13.

Audit Badan Pensijilan

- QMS: Audit Pemantauan

Semakan 1

semua PTJ di bawah

skop

18-

22,

25-29

19


Sasaran Tindakan


Jan – Mei

2017

14. Pemantauan status penutupan

audit secara berkala PAD/CQA

Sehingga sebulan sebelum tarikh audit Badan

Pensijilan akan datang

Agenda 4.0_Laporan Audit Dalaman QMS 2016_Mesyuarat JKJK ke-27_28.4.16.pdfSTATUS PENUTUPAN LAPORAN KETAKAKURAN QMS 9001 2015.pdf

laporan audit dalaman sistem pengurusan ...reg.upm.edu.my/eiso/portal/minit mesy/jk iso...

Documents