tarikh - spk.jpm.gov.myspk.jpm.gov.my/spkjpm/wp-content/ms iso/laporan audit kualiti...

1

MINIT MESYUARAT AUDIT KUALITI DALAMAN MS ISO 9001:2015 BILANGAN 1

TAHUN 2017 JABATAN PERDANA MENTERI

TARIKH : 13 JUN 2017 (SELASA)

MASA : 9. 00 PAGI HINGGA 10.30 PAGI

TEMPAT : BILIK GERAKAN, ARAS 3, BLOK B8

PENGERUSI : YBRS. PUAN NORMI BINTI NORDIN, TKSU (P)

KEPUTUSAN/ TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL

BIL

ISU/ PERKARA

TINDAKAN PERLU

DIAMBIL

T/JAWAB/

TINDAKAN

1) PERUTUSAN PENGERUSI

1.1 1.2

YBrs. Puan Pengerusi mengucapkan salam dan terima kasih kepada semua ahli mesyuarat atas kehadiran. YBrs. Puan Pengerusi memaklumkan bahawa pelaksanaan Audit Kualiti Dalaman MS ISO 9001:2015 bilangan 1 tahun 2017 di Jabatan Perdana Menteri (JPM) telah berlangsung selama tiga (3) hari iaitu pada 23 Mei 2017 hingga 25 Mei 2017. Skop pengauditan yang telah ditetapkan kali

Makluman

Makluman

2

BIL

ISU/ PERKARA

TINDAKAN PERLU

DIAMBIL

T/JAWAB/

TINDAKAN

1.3 1.4 1.5

ini adalah berdasarkan kepada Prosedur Kualiti yang telah dimuatkan di dalam Dokumen Kualiti JPM melibatkan 26 proses kerja Utama bahagian Dalam pengauditan kali ini, empat (4) pasukan terdiri daripada wakil juru audit daripada setiap bahagian dan unit telah dibentuk bagi menjalankan pengauditan. Semua bahagian hendaklah memberikan komitmen penuh dan mengambil peluang yang ada untuk membuat persediaan di peringkat bahagian masing-masing kerana pihak SIRIM akan menjalankan audit MS ISO 9001:2015 pada 19-20 September 2016 kelak. YBrs. Tuan Pengerusi mengucapkan terima kasih diucapkan atas komitmen Pasukan Juru Audit Kualiti Dalaman dan semua pegawai yang terlibat dalam pelaksanaan Audit Kualiti Dalaman MS ISO 9001:2015 kali ini.

Makluman

Semua Bahagian

3

BIL

ISU/ PERKARA

TINDAKAN PERLU

DIAMBIL

T/JAWAB/

TINDAKAN

1.6 1.7 1.8

JPM telah mengambil langkah proaktif bagi melaksanakan peralihan kepada MS ISO 9001:2015 sejak ia dilancarkan pada 15 September 2015 yang lalu dan merupakan antara Kementerian terawal yang mendapat pensijilan ini. JPM juga telah melaksanakan beberapa penambahbaikan terhadap perkara di dalam Dokumen Kualiti JPM bagi memastikan sistem pengurusan di JPM selari dengan kehendak MS ISO 9001:2015 tersebut terutamanya penambahan elemen berkaitan pengurusan risiko di dalam setiap proses kerja utama setiap bahagian. Pada 21 Oktober 2016, JPM telah diberikan pensijilan MS ISO 9001:2015 oleh SIRIM QAS International Sdn. Bhd. bagi tempoh 10 Jun 2015 sehingga 9 Jun 2018 menggantikan sistem pengurusan kualiti yang diguna pakai sebelum ini iaitu MS ISO 9001:2008.

Makluman

Makluman

4

BIL

ISU/ PERKARA

TINDAKAN PERLU

DIAMBIL

T/JAWAB/

TINDAKAN

1.9 1.10 1.11

JPM juga telah menerima beberapa lawatan benchmarking daripada agensi kerajaan lain contohnya seperti Jabatan Akauntan Negeri Selangor dan IKBTN bagi melihat pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 di JPM. YBrs. Pengerusi juga berharap agar setiap bahagian melihat semula proses kerja utama yang dimasukkan di dalam Sistem ISO bagi memastikan tugas dan fungsi utama atau core business dapat dilaksanakan dengan baik. Hal ini amat penting kerana kita bukan hanya memenuhi tuntutan pensijilan semata-mata tetapi turut memastikan proses kerja yang kritikal dan memberikan impak kepada JPM dapat dilaksanakan dengan berkesan. Semua bahagian hendaklah memberikan komitmen penuh dalam mengekalkan serta meningkatkan tahap pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti ini bagi memastikan perkhidmatan yang diberikan kepada pelanggan sama ada dalaman atau luaran berada di tahap terbaik selaras dengan aspirasi YAB Perdana

Makluman

5

BIL

ISU/ PERKARA

TINDAKAN PERLU

DIAMBIL

T/JAWAB/

TINDAKAN

1.12 1.13

Menteri yang turut menekankan tahun 2017 ini sebagai tahun perkhidmatan atau year of delivery. JPM sentiasa berusaha meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan organisasi kepada pelanggan dalaman mahupun luaran. Selaras dengan usaha tersebut, Sistem Pengurusan Kualiti berasaskan MS ISO 9001:2015 merupakan sebuah instrumen yang terbaik untuk digunakan bagi menggalakkan penambahbaikan berterusan secara menyeluruh. Audit Kualiti Dalaman yang telah diadakan ini merupakan salah satu komponen di dalam Sistem Pengurusan Kualiti bukanlah medium yang hanya berfokus untuk mengesan kesalahan dan ketidakpatuhan kepada prosedur yang telah digariskan di dalam Dokumen Kualiti tetapi turut menitikberatkan aspek penambahbaikan kepada sistem di dalam organisasi.

6

BIL

ISU/ PERKARA

TINDAKAN PERLU

DIAMBIL

T/JAWAB/

TINDAKAN

1.14 YBrs. Pengerusi berharap agar warga organisasi sentiasa komited dalam melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 di JPM ini supaya dapat memberikan kesan kepada peningkatan produktiviti organisasi secara berterusan dan mencapai ekspektasi stakeholders sepertimana yang diharapkan.

2) PEMBENTANGAN PENEMUAN AUDIT KUALITI DALAMAN MS ISO 9001:2015 BILANGAN

1 TAHUN 2017 OLEH KETUA PASUKAN AUDIT KUALITI DALAMAN JPM

2.1 2.2

Laporan penemuan Audit Kualiti Dalaman MS ISO 9001:2017 Bilangan 1 Tahun 2017 telah dibentangkan oleh Puan Azmiza Binti Khalid, Ketua Pasukan Audit Dalam MS ISO 9001:2015 JPM Mesyuarat mengambil maklum:

a) Klausa 9.2 Dokumen Kualiti JPM

menetapkan Audit Kualiti Dalaman perlu

dilaksanakan sekurang-kurangnya satu (1)

Makluman

Makluman

7

BIL

ISU/ PERKARA

TINDAKAN PERLU

DIAMBIL

T/JAWAB/

TINDAKAN

kali setahun.

b) akan keterangan bahawa tujuan pelaksanaan

Audit Kualiti Dalaman pada kali ini adalah

untuk:

i. Memastikan semua Bahagian/Unit

melaksanakan proses kerja

sebagaimana yang ditetapkan oleh

Prosedur Kualiti Jabatan.

ii. Memastikan semua Piawaian ISO

9001:2015 serta undang-undang dan

peraturan yang berkaitan dipatuhi.

c) Audit Kualiti Dalaman dilaksanakan

berdasarkan skop di bawah Klausa 4.3

Dokumen Kualiti JPM. (Proses Kerja Utama

di JPM). Semakan yang dibuat meliputi

tempoh sepanjang bulan Julai 2016

sehingga April 2017.

Makluman

Makluman

8

BIL

ISU/ PERKARA

TINDAKAN PERLU

DIAMBIL

T/JAWAB/

TINDAKAN

d) akan keterangan bahawa kaedah

pengauditan yang telah dilaksanakan adalah

melalui semakan sampel rekod dan dokumen

berkaitan Sistem Pengurusan Kualiti di

bahagian/unit yang terlibat iaitu Bahagian

Inovasi dan Pengurusan Sumber Manusia

(BIPSM), Bahagian Kewangan, Bahagian

Pembangunan, Bahagian Khidmat

Pengurusan (BKP), Bahagian Akaun,

Bahagian Audit Dalam, Unit Komunikasi

Korporat, Unit Integriti dan Pejabat Penasihat

Undang-Undang.

e) Akan keterangan bahawa pengauditan yang

telah dijalankan mendapati terdapat 12

pemerhatian audit dibangkitkan melibatkan

lima (5) Laporan Ketakakuran dan 7

Observation For Improvement (OFI) yang

telah dikeluarkan oleh Pasukan Audit Dalam

seperti di Lampiran I.

Makluman

Makluman

9

BIL

ISU/ PERKARA

TINDAKAN PERLU

DIAMBIL

T/JAWAB/

TINDAKAN

f) Mesyuarat bersetuju bahawa:

i. menggugurkan proses untuk

mengadakan Mesyuarat Panel

Penilaian Program Transformasi

Minda (PTM) kerana ia tidak

disyaratkan dalam Pekeliling

Perkhidmatan Bil. 13/2012.

ii. perbincangan bersama pihak ICT

boleh dilaksanakan oleh Bahagian

Akaun bagi melihat kesesuaian untuk

mewujudkan group e-mail untuk

menghantar salinan surat peringatan

kepada Ketua Jabatan PTJ yang

terlibat bagi mengatasi masalah

laporan lewat dikemukakan bagi

Penyata Penyesuaian Vot Mengurus.

Seksyen Pembangunan

Sumber Manusia, BIPSM

Bahagian Akaun/Seksyen Pengurusan ICT

10

BIL

ISU/ PERKARA

TINDAKAN PERLU

DIAMBIL

T/JAWAB/

TINDAKAN

iii. Satu mekanisme perlu diwujudkan

bagi mengelakkan isu kelewatan

penyata penyesuaian dikemukakan

oleh PTJ.

iv. Prestasi PTJ dalam mengemukakan

laporan penyata penyesuaian Vot

Mengurus dihantar kepada semua PTJ

bagi mewujudkan daya saing antara

PTJ.

v. Countdown tempoh masa yang

ditetapkan bagi pelaporan penyata

penyesuaian Vot Mengurus yang perlu

dikemukakan oleh PTJ kepada JPM

boleh dilaksanakan melalui e-mel

sebagai peringatan awal bagi

mengatasi kelewatan memberikan

laporan.

Bahagian Akaun

Bahagian Akaun

Bahagian Akaun

11

BIL

ISU/ PERKARA

TINDAKAN PERLU

DIAMBIL

T/JAWAB/

TINDAKAN

g) akan pandangan daripada Ketua Pasukan

Audit Dalam bahawa pelaksanaan Sistem

Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015 di

PAJPM adalah baik. Bagaimanapun,

pemantauan yang berterusan oleh

pengurusan JPM hendaklah dipertingkatkan

terhadap pelaksanaan Sistem Pengurusan

Kualiti bagi memastikan Dasar Kualiti

Jabatan dapat dilaksanakan dengan

berkesan dan Objektif Kualiti Jabatan dapat

dicapai sebagaimana yang ditetapkan.

Makluman

12

BIL

ISU/ PERKARA

TINDAKAN PERLU

DIAMBIL

T/JAWAB/

TINDAKAN

4) PENUTUP

4.1

YBrs. Puan Pengerusi mengucapkan terima kasih

kepada semua ahli mesyuarat yang hadir.

Mesyuarat ditangguhkan pada jam 10.30 pagi.

Makluman

Disediakan oleh:

Seksyen Kualiti dan Penyelarasan

Bahagian Inovasi dan Pengurusan Sumber Manusia

13

Senarai Kehadiran Mesyuarat Penutup Audit Dalaman MS ISO 9001:2015 JPM Tarikh :13 Jun 2017 (Selasa) Masa : 9.00 pagi hingga 10.30 pagi Tempat: Bilik Gerakan Aras 3, Blok B8, Kompleks JPM

1. YBrs. Puan Normi binti Nordin -Pengerusi- (Timbalan Ketua Setiausaha Pengurusan)

2. YBhg. Datuk Haji Akbar bin Samon

(Setiausaha Bahagian Inovasi dan Pengurusan Sumber Manusia)

3. Puan Shobah binti Jamil (Setiausaha Bahagian Khidmat Pengurusan)

4. Puan Norliza binti Adenan

(Ketua Unit Integriti)

5. Encik Yuswan bin Yunus (Timbalan Setiausaha Bahagian Inovasi & Pengurusan Sumber Manusia)

6. Puan Rosni binti Razali

(Timbalan Setiausaha Bahagian I, Bahagian Audit Dalam)

7. Encik Jazmanie bin Shafawi (Timbalan Setiausaha Bahagian Kewangan)

8. Puan Norhadzirah binti Mohd Nor (Ketua Seksyen Pembangunan Organisasi dan Pengurusan Perjawatan, BIPSM)

14

9. Puan Jastina binti Zainal Abidin

(Pegawai Undang-Undang, Pejabat Penasihat Undang-Undang)

10. Puan Salmah binti Shahidan (Ketua Seksyen Pengurusan Prestasi, BIPSM)

11. Encik Badrul Hisham bin Abu Hani

(Ketua Peg. Psikologi,Seksyen Pengurusan Psikologi, BIPSM)

12. Encik Aizuddin Aizat bin Abdul Rahman (Penolong Setiausaha,Seksyen Pengurusan Sumber Manusia, BIPSM)

13. Encik Mohd Faizarulazwan bin Ayob (Penolong Setiausaha, Seksyen Pembangunan Sumber Manusia, BIPSM)

14. Cik Zuraini binti Mohd Ripin (Penolong Setiausaha, Seksyen Pembangunan Organisasi Dan Pengurusan Perjawatan, BIPSM)

15. Cik Siti Zubaidah binti Othman Siru (Pegawai Psikologi,Seksyen Pengurusan Psikologi,BIPSM)

16. Cik Wan Nur Famieza binti Wan Rahimi

(Penolong Setiausaha, Seksyen Pengurusan Prestasi, BIPSM)

17. Puan Nursiah binti Abas (Penolong Setiausaha,Seksyen Kewangan,Bahagian Kewangan)

15

18. Puan Noorhafizah binti Nasikon (Akauntan, Seksyen Perakaunan Kewangan,Bahagian Akaun)

19. Puan Siti Norliana binti Zakaria (Akauntan, Seksyen Perakaunan Kewangan,Bahagian Akaun)

20. Cik Rebecca Helden Leong Poh Leng (Pegawai Undang-Undang, Pejabat Penasihat Undang-Undang, JPM)

21. Puan Manorrazila binti Mior Nazri (Pustakawan Seksyen Perpuastakaan, Bahagian Khidmat Pengurusan)

22. Puan Noorhafizah binti Nasikon

(Akauntan, Seksyen Perakaunan Kewangan,Bahagian Akaun)

Pasukan Audit Dalaman MS ISO JPM

23. Puan Azmiza binti Mohd Khalid (Ketua Pasukan Audit)

24. Puan Tijana binti Ayob

(Bahagian Inovasi & Pengurusan Sumber Manusia)

25. Puan Norzalina binti Jaafar (Bahagian Inovasi & Pengurusan Sumber Manusia)

26. Encik Mohd Faizul bin Ahamad

(Bahagian Pembangunan)

16

27. Encik Azwan bin Abd Wahid (Bahagian Kewangan)

28. Puan Norulhabibi binti Awang (Bahagian Kewangan)

29. Puan Sariniza binti Jamlus

(Bahagian Kewangan)

30. Puan Salina binti Ariffin (Bahagian Khidmat Pengurusan)

31. Puan Rahayu binti Mohmad Shah (Bahagian Khidmat Pengurusan)

32. Encik Ong Wei Kee

(Bahagian Khidmat Pengurusan)

33. Cik Nor ‘Atikah binti Norbaki (Bahagian Khidmat Pengurusan)

34. Cik Rajes A/P Rajagopal (Bahagian Akaun)

35. Cik Haslinda binti Badrolshah (Bahagian Akaun)

17

36. Cik Zuliana binti Zainol

(Bahagian Audit Dalam)

37. Cik Nor Hanani binti Lias (Bahagian Audit Dalam)

38. Encik Hairul Anuar bin Mohd Noor

(Bahagian Audit Dalam)

39. Encik Asfullah bin Asari (Bahagian Audit Dalam)

40. Cik Zuzana binti Mohd Zain (Bahagian Audit Dalam)

Urus Setia MS ISO JPM

41. Puan Farzana binti Ahmad Riza (Ketua Penolong Setiausaha Seksyen Kualiti & Penyelarasan, BIPSM)

42. Encik Muhammad Firdaus bin Nor Hashim (Penolong Setiausaha Seksyen Kualiti & Penyelarasan, BIPSM)

43. Encik Hasahul Mustapa bin Hassan

(Penolong Pegawai Tadbir Seksyen Kualiti & Penyelarasan, BIPSM)

RINGKASAN PEMERHATIAN AUDIT

Bil. Prosedur Kerja

Bilangan Pemerhatian

Bahagian Ketakakuran

(NCR) OFI

1. BIPSM-02 Pengurusan Latihan Pegawai - 1

BIPSM 2.

BIPSM-03 Penganjuran Program Transformasi Minda

1 1

3. BIPSM-06 Urusan Keputusan/Penyiaran Kenaikan Pangkat/Pemangkuan Sokongan II, Perkhidmatan Bukan Guna Sama JPM

- 1

4. BKP-01 Urusan Penyenggaraan Aset ICT - 1 BKP

5. AK-02 Urusan Penyemakan Penyata

Penyesuaian Vot Mengurus 4 - AKAUN

6. PUU-01 Prosedur Semakan Draf

Perjanjian ICT - 2 PUU

7. Objektif Kualiti - 1 SEMUA

BAHAGIAN

JUMLAH 5 7

Lampiran 1

Jabatan / Bahagian / Unit LAPORAN KETAKAKURAN No NCR : NCR-BIPSM-1/2017

Bahagian Inovasi Dan Pengurusan

Sumber Manusia (BIPSM)

( NCR )

Klasifikasi : Minor / Major

Muka surat:

Tarikh Audit: 23-25/05/2017

Butiran Ketakakuran

Klausa 4.3 – Proses Kerja Utama Di JPM – BIPSM-03 Penganjuran Program Transformasi Minda

Para 6 : Tanggungjawab Dan Tindakan

13. Membentangkan analisa keseluruhan bagi keputusan peperiksaan, penilaian secara individu dan

penilaian secara berkumpulan dalam Mesyuarat Panel Penilaian Program Transformasi Minda

yang dipengerusikan oleh SUB (S).

Pemerhatian Audit:

Tiada pembentangan dibuat kerana Mesyuarat Panel Penilaian Program Transformasi Minda yang

dipengerusikan oleh SUB (S) tidak dilaksanakan bagi tempoh Julai 2016 hingga April 2017 (skop pengauditan).

Menurut pegawai BIPSM, pembentangan analisa keseluruhan bagi keputusan peperiksaan, penilaian secara

individu dan penilaian secara berkumpulan dalam Mesyuarat Panel Penilaian Program Transformasi Minda

tidak disyaratkan dalam Pekeliling Perkhidmatan Bil. 14/2012.

Cadangan Penambahbaikan/Pembetulan:

Semakan semula proses kerja yang berkaitan sama ada perlu dilaksanakan oleh Bahagian dan kesannya

kepada keseluruhan Prosedur Kerja ini.

LAPORAN KETAKAKURAN 1 Lampiran 1

Jabatan / Bahagian / Unit LAPORAN KETAKAKURAN No NCR : NCR-AK-1/2017

Bahagian Akaun

( NCR )


Muka surat:


Butiran Ketakakuran

Klausa 4.3 – Proses Kerja Utama Di JPM – AK-02 Urusan Penyemakan Penyata Penyesuaian Vot Mengurus.


4. Menyediakan surat/emel peringatan kepada PTJ yang masih belum mengemukakan Sijil Pengesahan

Baki dan Penyata Penyesuaian selewat-lewatnya 3 hari sebelum berakhirnya tempoh 14 hari dari

tarikh ketersediaan flimsi dalam e-Laporan.

Pemerhatian Audit:

Terdapat 4 PTJ yang menghantar lewat selepas tempoh 14 hari, seperti berikut:

November 2016

i. JAWI – tarikh terima pada 04/01/2017 dan lewat 30 hari.

Disember 2016

i. JAKIM (Darul Quran - 050400) – Tarikh terima pada 27/02/2017 dan lewat 53 hari.

ii. ILIM – Tarikh terima pada 23/01/2017 dan lewat 18 hari.

iii. Ibu Pejabat APAM – Tarikh terima pada 23/01/2017 dan lewat 18 hari.

Semakan ke atas Daftar Kedudukan Penerimaan Penyata Penyesuaian Mengurus pada bulan Disember 2016,

didapati 2 peringatan tidak dikemukakan selewat-lewatnya 3 hari sebelum berakhirnya tempoh 14 hari dari

tarikh ketersediaan flimsi dalam e-Laporan, iaitu peringatan kepada JAKIM (050400) dan Ibu Pejabat APAM.



Bahagian Akaun

( NCR )


Muka surat:


Butiran Ketakakuran

Klausa 4.3 – Proses Kerja Utama Di JPM – AK-02 Urusan Penyemakan Penyata Penyesuaian Vot Mengurus.


5. Mengemukakan surat/emel peringatan pertama kepada PTJ yang masih belum mengemukakan

Penyata Penyesuaian sehari selepas berakhirnya tempoh 14 hari dari tarikh ketersediaan flimsi

dalam e-Laporan.

Pemerhatian Audit:

Semakan ke atas Daftar Kedudukan Penerimaan Penyata Penyesuaian Mengurus pada bulan November dan

Disember 2016, didapati 2 peringatan pertama lewat dikemukakan kepada PTJ.

November 2016

i. JAWI – dikemukakan pada 29/12/2016 dan lewat 9 hari.

Disember 2016

ii. JAKIM – dikemukakan pada 02/02/2017 dan lewat 13 hari.



Bahagian Akaun

( NCR )


Muka surat:


Butiran Ketakakuran

Klausa 4.3 – Proses Kerja Utama Di JPM – AK-02 Urusan Penyemakan Penyata Penyesuaian Vot

Mengurus.


6. Mengemukakan surat/emel peringatan kedua kepada PTJ yang masih belum mengemukakan

Penyata Penyesuaian selepas tempoh 3 hari dari tarikh surat/emel peringatan pertama

dikeluarkan.

Pemerhatian Audit:

Semakan ke atas Daftar Kedudukan Penerimaan Penyata Penyesuaian Mengurus pada bulan November

dan Disember 2016 didapati 2 peringatan kedua lewat dikemukakan kepada PTJ.

November 2016

i. JAWI – dikemukakan pada 03/01/2017 dan lewat 11 hari.

Disember 2016

ii. JAKIM – dikemukakan pada 10/02/2017 dan lewat 19 hari.



Bahagian Akaun

( NCR )


Muka surat:


Butiran Ketakakuran

Klausa 4.3 – Proses Kerja Utama Di JPM – AK-02 Urusan Penyemakan Penyata Penyesuaian Vot

Mengurus.


8. Menyediakan surat/emel pemberitahuan kepada PTJ untuk tindakan selanjutnya sekiranya

terdapat item penyesuaian dalam Format A1, A2 dan A3 atau terdapat perbezaan di Penyata

Penyesuaian.

Pemerhatian Audit:

Surat/emel pemberitahuan tidak disediakan kepada PTJ. Makluman mengenai perbezaan hanya

dimaklumkan melalui telefon untuk memastikan PTJ memahami akan perbezaan tersebut.

Cadangan Penambahbaikan/Pembetulan:

Satu template makluman melalui emel disediakan, yang menyatakan pemberitahuan kepada PTJ untuk

mengambil tindakan selanjutnya tehadap perbezaan di Penyata Penyesuaian yang telah dimaklumkan

melalui telefon.


OBSERVATION FOR IMPROVEMENT (OFI)

BIL. PROSEDUR

KUALITI PROSES KERJA PEMERHATIAN

CADANGAN

PENAMBAHBAIKAN/

PEMBETULAN

BAHAGIAN INOVASI DAN PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA (BIPSM)

1. BIPSM-02

Pengurusan

Latihan

Pegawai

Para 6 : Tanggungjawab

Dan Tindakan

13. Menghubungi pegawai

yang mengikuti kursus

dalam tempoh tiga (3)

bulan untuk mendapatkan

Maklum Balas

Keberkesanan Kursus dan

salinan Sijil Latihan atau

perakuan penyertaan jika

ada (Di bawah Penilaian

Peserta Kursus).

Berdasarkan sampel yang

disemak, BIPSM

menghubungi pegawai yang

mengikuti kursus selepas

tempoh tiga (3) bulan.

Semakan semula terhadap

proses kerja ini bagi

menetapkan tempoh

mendapatkan Maklum Balas

Keberkesanan Kursus

selepas tempoh tiga (3)

bulan.

Bagaimanapun, BIPSM

hendaklah menentukan

tempoh maksimum, misalnya

dalam tempoh selepas 3

bulan hingga 4 bulan dari

tarikh mengikuti kursus.

Lampiran 1


BIL. PROSEDUR


CADANGAN

PENAMBAHBAIKAN/

PEMBETULAN


2. BIPSM-03

Penganjuran

Program

Transformasi

Minda

Para 6 : Tanggungjawab Dan

Tindakan

12. Menyiapkan laporan

analisa penilaian

keseluruhan kursus.

Tiada tempoh yang

ditetapkan untuk

menyiapkan laporan

penilaian analisa

keseluruhan kursus.

Tempoh masa ditentukan

untuk penyediaan laporan

analisa penilaian

keseluruhan kursus dan

dimasukkan dalam proses

kerja.

Lampiran 1


BIL. PROSEDUR KUALITI PROSES KERJA PEMERHATIAN

CADANGAN

PENAMBAHBAIKAN/

PEMBETULAN


3. BIPSM-06 Urusan

Keputusan/Penyiaran

Kenaikan Pangkat/

Pemangkuan

Sokongan II,

Perkhidmatan Bukan

Guna Sama JPM

Para 6 :

Tanggungjawab Dan

Tindakan

2. Menyemak dan

menghantar kuiri

cadangan

pemangkuan/

kenaikan pangkat

Jabatan/Agensi

dalam masa

sepuluh (10) hari

bekerja.

Didapati tiada senarai

semak yang disediakan

untuk semakan

kesempurnaan proses

urusan dokumen.

Cth kes : fail no

KPKK(s)500-2/11/4/2 Jld

24 (23) bertarikh 6/2/2017.

Menyediakan satu senarai semak

untuk semakan kesempurnaan

terhadap dokumen sokongan yang

diterima:

• Markah Penilaian Prestasi

• Status Pengesahan Dalam

Perkhidmatan

• Tarikh Pengisytiharan Harta

• Status Tapisan Keutuhan SPRM

• Status Pinjaman Pendidikan

• Status Tindakan Tatatertib

• Perakuan Ketua Jabatan

Lampiran 1


BIL. PROSEDUR


CADANGAN

PENAMBAHBAIKAN/

PEMBETULAN

BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN (BKP)

4. BKP-01 Urusan

Penyenggaraan

Aset ICT

Para 6 : Tanggungjawab Dan

Tindakan

8(ii). Sekiranya pembaikan dibuat

di premis pembekal,

serahkan peralatan dan

seterusnya dapatkan

pengesahan penerimaan

oleh pembekal.

Bukti serahan kepada

pembekal ada disediakan

melalui penggunaan Borang

Kebenaran Keluar Peralatan

ICT.

Bagaimanapun, tiada bukti

pengesahan terimaan semula

aset selepas pembaikan.

Penambahbaikan boleh

dibuat pada Borang

Kebenaran Keluar

Peralatan ICT dengan

memasukkan ruang

untuk pengesahan

terimaan semula

peralatan selepas

pembaikan.

Lampiran 1


BIL. PROSEDUR


CADANGAN

PENAMBAHBAIKAN/

PEMBETULAN

PEJABAT PENASIHAT UNDANG-UNDANG (PUU)

5. PUU-01 Prosedur

Semakan Draf

Perjanjian ICT

Para 6 : Tanggungjawab

Dan Tindakan

1. Memberi nasihat undang-

undang kepada Jabatan/

Agensi di bawah JPM

dalam tempoh 14 hari

bekerja bergantung pada

penerimaan lengkap

dokumen sokongan

Perjanjian ICT.

Tempoh 14 hari dipatuhi. PUU boleh berkongsi

senarai semak mengenai

dokumen yang diperlukan

dengan Jabatan/ Agensi

yang akan menghantar draf

perjanjian ICT untuk

semakan PUU.

Lampiran 1


BIL. PROSEDUR


CADANGAN

PENAMBAHBAIKAN/

PEMBETULAN


6. PUU-01 Prosedur

Semakan Draf

Perjanjian ICT

Sekiranya dokumen sokongan

lengkap tidak dikemukakan dalam

tempoh 21 hari bekerja, semakan

akan dibuat dengan ulasan seperti

berikut:

i) Menyemak dan

memuktamadkan Perjanjian ICT

tersebut dengan memasukkan

“qualifier” bahawa Perjanjian ICT

tersebut adalah tertakluk kepada

perkara-perkara yang perlu

diputuskan oleh Jabatan/Agensi;

atau

ii) Menghantar semula Perjanjian

ICT tersebut tanpa disemak dan

dimuktamadkan sekiranya

maklumat yang penting kepada

Perjanjian ICT tidak

dikemukakan oleh

Jabatan/Agensi.

Pegawai

memaklumkan

mengenai dokumen

sokongan yang tidak

lengkap melalui

telefon.

Maklum balas kepada

Jabatan/Agensi mengenai

dokumen yang tidak lengkap

dibuat melalui emel dan

menetapkan tempoh tertentu

kepada Jabatan/Agensi untuk

mengemukakan dokumen

yang lengkap.

Lampiran 1


BIL. PROSEDUR


CADANGAN

PENAMBAHBAIKAN/

PEMBETULAN


7. Objektif Kualiti

Pencapaian Objektif Kualiti

bagi setiap Prosedur Kerja

Bahagian.


tidak difailkan.

Sampel Audit:

BKP-01

BKP-02

BIPSM-06


hendaklah difailkan dengan

teratur bagi memudahkan

rujukan.

Tindakan: Semua Bahagian

Lampiran 1

tarikh - spk.jpm.gov.myspk.jpm.gov.my/spkjpm/wp-content/ms iso/laporan audit kualiti...

Documents