maklumat penting berkaitan audit dalaman … penting audit... · sepanjang audit, juruaudit boleh...

1

MAKLUMAT PENTING BERKAITAN AUDIT DALAMAN

KANDUNGAN

BIL. PERKARA MUKA SURAT

1.

Maklumat Ketua Juruaudit, Timbalan Ketua Juruaudit, Ketua Kumpulan

2

2.

Kaedah Pelaksanaan Audit

3

3.

Kod PTJ semasa penulisan bukti objektif

6

4.

Tarikh Penting

10

2

MAKLUMAT : KETUA JURUAUDIT, TIMBALAN KETUA JURUAUDIT DAN KETUA

KUMPULAN

BIL. PERKARA NAMA CATATAN

1.

Ketua Juruaudit

Tuan Haji Rosdi Wah (PNC)

2.

Timbalan Ketua Juruaudit

Encik Suhaifi Sulaiman (SPS)

3.

Ketua Kumpulan A

Encik Krishnan Mariappan (iDEC)

Terdapat 15 sub kumpulan

4.

Ketua Kumpulan B

Puan Musliyana Mansor (IBS)


5.

Ketua Kumpulan C

Encik Noor Mohamad Shakil Hameed (BPK)


6.

Ketua Kumpulan D

Encik Nasrudin Yahya (PPDN)


7.

Ketua Kumpulan E dan F

Puan Saliza Mustafa (BHEP)


8.

Ketua Kumpulan G

Encik Abdul Mohammad Omar (FSPM)


FAKTA NOMBOR:-

1. 75 orang Juruaudit UPM (73 mempuyai Lead Assessor dan 2 mempunyai sijil Audit

Dalaman).

2. 345 orang Juruaudit PTJ

3. 7 kumpulan besar

4. 82 kumpulan kecil

3

KAEDAH PELAKSANAAN AUDIT

BIL. PERKARA PERINCIAN

1.

Pembahagian Kumpulan

Kumpulan Audit dibahagikan kepada tujuh (7) buah kumpulan iaitu A hingga G.

Kumpulan A terdiri daripada Bahagian Akademik, SPS, Fakulti, Institut, Pusat dan Hospital.

Kumpulan B terdiri daripada Pejabat TNC (PI) termasuk RMC, Fakulti, Pusat, Akademi dan Institut.

Kumpulan C terdiri daripada entiti di bawah Pejabat TNC (HEPA), PKU, TPU, PKKSSAAS, Pejabat Bendahari, Perpustakaan, Pusat Islam dan PPPA.

Kumpulan D terdiri daripada entiti di bawah PNC, Penerbit, entiti di bawah Pejabat TNC (JIM), iDEC, Pejabat Pendaftar, Bahagian Keselamatan dan Pusat Pembangunan Akademik.

Kumpulan E dan F terdiri daripada Kolej.

Kumpulan G terdiri daripada PTJ di UPMKB.

2.

Pembahagian Juruaudit UPM (Lead Assessor)

Bagi setiap PTJ di Fakulti, terdapat dua (2) orang

Juruaudit UPM atau tiga (3) orang iaitu selama empat (4) hari.

Juruaudit UPM yang mengaudit Institut/Pusat/Akademi, di bahagikan kepada dua (2) PTJ [seorang Juruaudit audit 2 PTJ] iaitu selama dua (2) hari di setiap PTJ.

Juruaudit UPM yang mengaudit di PTJ yang prosesnya difikirkan wajar dijalankan selama 2 hari, dibahagikan kepada (2) PTJ [seorang Juruaudit audit 2 atau 3 PTJ].

3.

Audit mengikut proses

Setiap Juruaudit hendaklah mengaudit mengikut proses iaitu PDCA.

Juruaudit telah dibekalkan Standard yang diberi terus kepada Juruaudit.

Sepanjang audit, Juruaudit boleh melihat SPK online di laman web SPK atau jikan berlaku masalah server, boleh diakses di www.spk2.upm.edu.my.

4


4.

Borang

Borang senarai semak telah digugurkan dan jika

terdapat Juruaudit yang ingin menyediakan senarai semak sebelum audit, bolehlah menggunakan kertas yang difikirkan sesuai.

Nota Audit hendaklah diisi dengan menggunakan Borang Nota Audit Dalaman iaitu No. Isu : 02, No. Semakan : 01, Tarikh Kuatkuasa : 25/4/2011.

Ketakakuran hendaklah diisi pada Borang Ketakakuran iaitu No. Isu : 02, No. Semakan : 01, Tarikh Kuatkuasa : 30/1/2012.

Borang Peluang Penambahbaikan hendaklah diisi pada Borang Peluang Penambahbaikan iaitu No. Isu :02, No. Semakan : 01, Tarikh Kuatkuasa : 30/1/2012.

5.

Penulisan No. Ketakakuran (NCR)

No. NCR hendaklah ditulis dengan mengikut kot PTJ (lihat kod PTJ) dan diikuti bilangan. Contoh :- - FPV-1 - FPV-2 - FPV-3

Pada waktu penyelarasan dengan Ketua Sub Kumpulan bersama Ketua Kumpulan, semua bukti objektif (OE) hendaklah dipindah ke dalam format excel yang akan dibekalkan oleh Urusetia.

6.

Penghantaran Dokumen

Semua dokumen berkaitan Audit Dalaman seperti Nota Audit, Ringkasan, Borang Ketakakuran dan Peluang Penambahbaikan hendaklah dihantar pada 27 Mac untuk Kumpulan A, C dan E dan 2 April bagi kumpulan B, D, F dan G. (Ketua Kumpulan serahkan kepada Ketua Juruaudit) (Ketua Sub Kumpulan pastikan semua Nota Audit dan borang berkaitan mencukupi semasa dimajukan kepada Ketua Kumpulan).

Sebarang proses pembetulan, baiki selepas tarikh berkenaan, hendaklah terus merujuk kepada Bahagian Jaminan Kualiti.

5


7.

Penutupan Ketakakuran dan Peluang Penambahbaikan.

Mengikut prosedur Tindakan Pembetulan yang

kuatkuasa 30/1/2011, tindakan pembetulan hendaklah diambil dalam tempoh 21 hari bekerja atau yang dipersetujui oleh Juruaudit. Dalam hal ini, bagi kes yang melibatkan pusingan, Juruaudit hendaklah menyatakan tarikh sebenar dengan jelas supaya pemantauan dapat dijalankan.

Tarikh akhir untuk 21 hari adalah pada 9 Mei 2012 dan Juruaudit turun ke PTJ untuk melaksanakan penutupan adalah pada 10 dan 11 Mei 2012.

Penutupan NCR adalah dengan menggunakan Borang yang sama iaitu ketakakuran dan borang berkenaan boleh didapati terus daripada TPAD PTJ.

Tiada sebarang borang warna merah dan tiada pengeluaran NCR baru.

Peluang Penambahbaikan juga, hendaklah diambil

tindakan untuk disemak oleh Juruaudit dengan menggunakan borang yang sama dan boleh diperolehi pada TPAD PTJ.

Setelah selesai, borang berkenaan terus diberi kepada TPAD untuk PTJ buat salinan (jika perlu) dan TPAD akan majukan kepada BJK semasa Perbincangan PAD dan TPAD yang akan dilaksanakan pada 14 Mei 2012.

6

KOD BAGI BUKTI OBJEKTIF UNTUK SETIAP PUSAT TANGGUNGJAWAB

Sub Kump. PTJ Diaudit Kod

Tiada Pejabat Pendaftar (Pengurusan) PEND PGR

A1 Bahagian Akademik BA

A2 Sekolah Pengajian Siswazah SPS

A3 Fakulti Ekonomi Pengurusan FEP

A4 Fakulti Pertanian FP

A5 Fakulti Kejuruteraan FK

A6 Fakulti Sains FS

A7 Fakulti Pengajian Pendidikan FPP

A8 Fakulti Bahasa Moden dan Komunikasi FBMK

A9 Fakulti Perubatan Veterinar FPV

A10 Fakulti Pengajian Alam Sekitar FPAS

A11 Hospital Veterinar Universiti HVU

A12 Institut Penyelidikan Matematik INSPEM

A13 Institut Biosains IBS

A14 Institut Teknologi Maju ITMA

A15 Institut Gerontologi IG

B1 Fakulti Sains dan Teknologi Makanan FSTM

B2 Pentadbiran Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi) TNC (PI)

Pusat Pengurusan Penyelidikan (RMC) RMC [TNC (PI)]

B3 Fakulti Perhutanan FH

B4 Fakulti Rekabentuk dan Senibina FRSB

B5 Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan FPSK

B6 Fakulti Ekologi Manusia FEM

B7 Fakulti Bioteknologi dan Sains Biomolekul FBSB

B8 Fakulti Sains Komputer dan Teknologi Maklumat FSKTM

B9 Pusat Asasi Sains Pertanian PASP

B10 Institut Penyelidikan Produk Halal IPPH

B11 Institut Kajian Dasar Pertanian dan Makanan IKDPM

B12 Institut Perhutanan Tropika dan Produk Hutan INTROP

7


B13 Institut Pengajian Sains Sosial IPSAS

B14 Akademi Sukan AS

B15 Institut Pertanian Tropika ITA

C1 Bahagian Hal Ehwal Pelajar BHEP [HEPA]

C2 Pusat Alumni PA [HEPA]

C3 Pusat Sukan PS [HEPA]

C4 Pusat Inovasi, Keusahawanan dan Pembangunan Pelajar CEISED [HEPA]

C5 Pusat Kesihatan Universiti PKU

C6 Taman Pertanian Universiti TPU

C7 Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah PKKSSAAS

C8 Pejabat Bendahari BEND

C9

Perpustakaan Sultan Abdul Samad Cawangan:

i. Perpustakaan Perubatan Veterinar ii. Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan

iii. Perpustakaan Kejuruteraan dan Senibina

PSAS

C10 Pusat Islam PI

C11 Pusat Pembangunan dan Pengurusan Aset PPPA

D1 Bahagian Pentadbiran Pejabat Naib Canselor PENT [PNC]

D2 Bahagian Audit Dalaman BAD [PNC]

D3 Bahagian Perancangan Korporat BPK [PNC]

D4 Pejabat Pemasaran dan Komunikasi MARCOMM [PNC]

D5 Pejabat Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan PPKKP [PNC]

D6 Penerbit Penerbit

D7 Bahagian Pentadbiran Pejabat Timbalan Naib Canselor (Jaringan

Industri dan Masyarakat) PENT [TNC (JIM)]

D8 Pusat Pengembangan, Keusahawanan dan Pemajuan Profesional APEEC [TNC (JIM)]

D9 Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi iDEC

D10 Pejabat Pendaftar PEND

D11 Bahagian Keselamatan KES

D12 Pusat Pembangunan Akademik CADe

E1 Kolej Kedua K2

8


E2 Kolej Tun Dr. Ismail KTDI

E3 Kolej Canselor KC

E4 Kolej Kelima K5

E5 Kolej Keenam K6

E6 Kolej Sultan Alaeddin Suleiman Shah KOSASS

E7 Kolej Tun Perak KTP

E8 Kolej Tiga Belas K13

F1 Kolej Sepuluh K10

F2 Kolej Sebelas K11

F3 Kolej Mohamad Rashid KMR

F4 Kolej Dua Belas K12

F5 Kolej Empat Belas K14

F6 Kolej Lima Belas K15

F7 Kolej Enam Belas K16

F8 Kolej Pendeta Za’ba KPZ

F9 Kolej Tujuh Belas K17

G1 Fakulti Sains Pertanian dan Makanan FSPM

G2 Pejabat Pendaftar, Kampus Bintulu PEND [UPMKB]

G3 Pejabat Bendahari, Kampus Bintulu BEND [UPMKB]

G4 Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset, Kampus Bintulu PPPA [UPMKB]

G5 Bahagian Keselamatan, Kampus Bintulu KES [UPMKB]

G6 Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi, Kampus Bintulu iDEC [UPMKB]

G7 Pusat Islam, Kampus Bintulu PI [UPMKB]

G8 Pusat Kesihatan Universiti, Kampus Bintulu PKU [UPMKB]

G9 Cawangan Perpustakaan Sultan Abdul Samad, Kampus Bintulu PSAS [UPMKB]

G10 Bahagian Hal Ehwal Pelajar, Kampus Bintulu BHEP [UPMKB]

G11 Taman Pertanian Universiti, Kampus Bintulu TPU [UPMKB]

G12 Kolej Sri Rajang, Kampus Bintulu Kolej [UPMKB]

9

Nota : Kod ini hendaklah dipatuhi oleh semua Juruaudit semasa menulis Bukti Objektif di Borang

Ketakakuran iaitu pada ruangan NO. SIRI: KKP _________/___________. (Contoh adalah seperti di bawah).

Contoh : (Audit di Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi (D9)

Bukti objektif yang dijumpai yang pertama:-

1) Pintu kecemasan pusat data tidak diletakkan label yang betul 2) Terdapat kotak di dalam bilik server

3) Laluan ke bilik-bilik sempit diletakkan barang di kiri dan kanan laluan

4) Siling pintu keluar kecemasan pusat data berlubang

Kod ini hendaklah ditulis pada NO. SIRI: KKP iDEC-1/2012.

Bukti objektif yang dijumpai yang kedua:-

Didapati pengurusan rekod kualiti tidak dibuat dengan betul : 1. Tiada fail UPM/iDEC/300-4/2

2. Borang SOK/CAL/BR01/RT dijumpai di fail UPM/iDEC/300-3/2/1/1 Penyelenggaraan Luaran

Kod ini hendaklah ditulis pada NO. SIRI: KKP iDEC-2/2012.

No. 1 adalah bilangan Bukti Objektif yang

dijumpai

No. 2 adalah bilangan Bukti Objektif yang

dijumpai

10

TARIKH PENTING

BIL. PERKARA TARIKH TEMPAT PENGLIBATAN

1.

Mesyuarat Pembukaan

19 Mac 2012

Auditorium Jurutera, Fakulti Kejuruteraan

Ketua PTJ, TWP, Juruaudit UPM, Juruaudit PTJ.

2.

Audit Dalaman Kumpulan A,C dan E

19-22 Mac 2012

PTJ berkaitan

Staf PTJ berkaitan

3.

Audit Dalaman Kumpulan B, D, F dan G

16-29 Mac 2012

PTJ berkaitan

Staf PTJ berkaitan

4.

Penulisan dan Pemurnian laporan audit kumpulan oleh Ketua Sub Kumpulan (Ketua Sub Kumpulan perlu membuat penyelarasan bersama Juruaudit PTJ). *Bagi Juruaudit yang mengaudit 2 PTJ (Institut/Kolej/Pusat), penyelarasan tempat untuk berbincang adalah ditentukan oleh Juruaudit. Contoh: Puan Nurani mengaudit ITMA dan IG. Perbincangan boleh dilakukan serentak pada mana-mana PTJ atau di ITMA 8.30-10.00 pagi dan di IG pada 10.30 pagi – 12.00 tengah hari.

23 Mac 2012 (Jumaat) (8.30 pagi – 12.00 tengah hari) Kumpulan A,C dan E

PTJ berkaitan

Ketua Sub Kumpulan, Juruaudit UPM dan Juruaudit PTJ.

11


5.

Penyelarasan dengan Ketua Sub Kumpulan bersama Ketua Kumpulan (Ketua Kumpulan akan adakan perbincangan dengan Ketua Sub Kumpulan)

23 Mac 2012 (Jumaat) (3.00 petang – 5.00 petang)

Kumpulan A di Dewan Senat Kumpulan C di Bilik Lembaga Kumpulan E di Bilik Putra 1, Pejabat Pendaftar

Ketua Kumpulan dan Ketua Sub Kumpulan. (bagi Juruaudit UPM yang tidak dibantu dengan Juruaudit UPM yang lain, secara automatic perlu hadir ke perbincangan ini.

6.

Penulisan dan Pemurnian laporan audit kumpulan oleh Ketua Sub Kumpulan (Ketua Sub Kumpulan perlu membuat penyelarasan bersama Juruaudit PTJ). (Contoh seperti di bil. 4)

30 Mac 2012 (Jumaat) (8.30 pagi – 12.00 tengah hari) Kumpulan B, D, F dan G

PTJ berkaitan

Ketua Sub Kumpulan, Juruaudit UPM dan Juruaudit PTJ.

7.

Penyelarasan dengan Ketua Sub Kumpulan bersama Ketua Kumpulan (Ketua Kumpulan akan adakan perbincangan dengan Ketua Sub Kumpulan)

30 Mac 2012 (Jumaat) (3.00 petang – 5.00 petang)

Kumpulan B di Dewan Senat Kumpulan D di Bilik Lembaga Kumpulan F di Bilik Putra 1, Pejabat Pendaftar Kumpulan G di UPMKB

Ketua Kumpulan dan Ketua Sub Kumpulan. (bagi Juruaudit UPM yang tidak dibantu dengan Juruaudit UPM yang lain, secara automatic perlu hadir ke perbincangan ini.

12


8.

Penyelarasan Ketua Kumpulan A,B,C,D,E dan F (Kumpulan G akan diwakilkan kepada Encik Suhaifi Sulaiman) bersama Ketua Juruaudit.

2 April 2012 (Isnin) 9.00 pagi – 5.00 petang

Bilik Lembaga

Ketua Juruaudit UPM, Timbalan Ketua Juruaudit UPM dan Ketua Kumpulan.

9.

Mesyuarat Penutupan

9 April 2012 (Isnin) 8.30 pagi

Auditorium Jurutera, Fakulti Kejuruteraan

Ketua PTJ, Juruaudit UPM, Juruaudit PTJ.

10.

Mesyuarat Penyelaras Audit (PAD) dan Timbalan Penyelaras Audit (TPAD) (edaran kepada TWP berkaitan penemuan Audit Dalaman melalui TPAD)

9 April 2012 (Isnin) 2.30 petang

Dewan Senat

Ketua Bahagian Jaminan Kualiti, PAD dan TPAD

11.

Bengkel Penutupan Ketakakuran

12, 13 dan 16 April *mengikut keadaan status perbincangan.

Dewan Sri Pulasan, Kolej Keenam

TWP, Ketua Juruaudit UPM, Timbalan Ketua Juruaudit UPM dan Ketua Kumpulan. *(aka nada penambahan jika ada keperluan)

12.

Tarikh akhir PTJ ambil tindakan untuk tutup ketakakuran bagi yang boleh ditutup dalam tempoh 21 hari.

9 Mei 2012

PTJ yang berkaitan

Staf PTJ berkaitan.

13


13.

Penutupan Ketakakuran bagi yang boleh ditutup dalam tempoh 21 hari (Juruaudit akan turun ke PTJ) *lihat ketakakuran (NCR) dan cadangan peluang penambahbaikan (OFi) Selesai tutup – Juruaudit serahkan kepada TPAD untuk membuat salinan jika diperlukan PTJ.

10 dan 11 Mei 2012 (Khamis dan Jumaat)

PTJ yang berkaitan

Juruaudit UPM dan Juruaudit PTJ.

14.

Mesyuarat Penyelaras Audit (PAD) dan Timbalan Penyelaras Audit (TPAD) (perbincangan status penutupan untuk dilaporkan ke Mesyuarat Semakan Keberkesanan Pengurusan)

9 April 2012 (Isnin) 2.30 petang

Dewan Senat

Ketua Bahagian Jaminan Kualiti, PAD dan TPAD

maklumat penting berkaitan audit dalaman … penting audit... · sepanjang audit, juruaudit boleh...

Documents