Minit Mesyuarat Jabatan Perkhidmatan Maklumat (JPM) dan Jabatan Pengurusan Koleksi (JPK) Bil. 2/2006

Tarikh : 25 Mei 2006 (Khamis)

Masa : 2.30 petang Tempat : Bilik Mesyuarat PSZ

Hadir : 1. Pn. Noraziah Sharuddin - KKM : Pengerusi 2. Pn. Nor Hafiza Daud Kaiyin - P(PM1) : Pencatat 3. Pn. Zafarina Dol - P(PM2) 4. Cik Haslina Othman - P(RM1) 5. Pn. Zurina Rosmani - P(RM2) 6. Cik Salina Shamshuri - P(P1) 7. Cik Muzaimah Mohd Yunus - P(P2) 8. Cik Nazrinda A. Samah - P(P3) 9. Pn. Junaidah Isnain - P(SK) 10. En. Mohd Fuad Mohamed Yusof - P(M) Tidak hadir dengan izin : 1. En. Mohd Nasir Ibrahim - P(KK) Agenda: 1. Hasil Mesyuarat Eksekutif PSZ Bil. 2/2006 pada 17 Mei 2006 (Rabu) 2. Carta alir dokumen digital 3. Lain-lain hal Mesyuarat dimulakan dengan kata-kata aluan daripada Pengerusi.

1

1. Hasil Mesyuarat Eksekutif PSZ Bil. 2/2006 pada 17 Mei 2006 (Rabu) 1.1 Pertukaran Staf

Pertukaran staf hanya melibatkan Pembantu Tadbir Rendah sahaja iaitu Cik Habibah PTR(P) akan dipindahkan ke Unit Pengurusan Teknik, Jabatan Pembangunan Sumber berkuatkuasa pada 1 Julai 2006. Tugasnya akan diambil alih oleh PTR(RM) – Pn. Ramlah Mahidin. Oleh itu, kerja-kerja berkaitan ISO akan dibuat oleh Pn. Ramlah.

Tempat PTR(RM) akan diganti oleh Cik Zaimah Saim, Pembantu Tadbir Rendah yang baru. Pustakawan P(RM2) diminta memberi perhatian kepada Cik Zaimah memandangkan beliau masih baru bagi menjalankan kerja-kerja berkaitan ILL.

Senarai tugas untuk Puan Ramlah dan Cik Zaimah akan disediakan oleh KKM.

Tindakan : KKM

1.2 Carta Organisasi PSZ yang terkini adalah seperti diedarkan. Berikut merupakan beberapa perubahan di setiap jabatan.

1.2.1 Jabatan Pembangunan Sumber

Pertukaran nama Unit Pengindeksan kepada Unit Pengurusan Teknik. Penubuhan unit baru iaitu Unit Pengurusan Dokumen Digital.

1.2.2 Jabatan Perkhidmatan Maklumat

Semua Perpustakaan Fakulti berada di bawah tanggungjawab JPM. P(P2) akan bertindak sebagai Penyelaras kepada Perpustakaan Fakulti. Buat masa sekarang, Perpustakaan Fakulti yang ada ialah Pusat Sumber Fakulti Alam Bina (FAB) dan kemungkinan besar akan wujud lebih banyak lagi pusat sumber di lain-lain fakulti.

Bagi pembelian bahan, jika judul diperlukan bagi simpanan di Pusat Sumber Fakulti , satu naskhah akan dibeli tetapi perlu pengesahan cadangan pembelian tersebut melalui Ketua Pusat Sumbernya.

2

1.2.3 Jabatan Sokongan Penyelidikan Perpustakaan Pusat-Pusat Kecemerlangan dan Perpustakaan Pusat-Pusat SPS adalah di bawah tanggungjawab JSP dari segi perlaksanaan dan inventori. BATC KL dan CEPP adalah cawangan PSZ yang dikategorikan sebagai Perpustakaan Pusat-Pusat Kecemerlangan.

1.2.4 Jabatan Pengurusan Koleksi

Unit Media dan Unit Pemeliharaan & Pemuliharaan yang dahulunya adalah dua nama unit berasingan kini diletakkan di bawah satu unit dengan nama Unit Media, Pemeliharaan & Pemuliharaan.

Tindakan : Makluman

Semua perubahan maklumat perlu dikemaskini di Buku Panduan PSZ dan Portal PSZ.

Tindakan : P(P1) & P(P3) 1.3 KPI (Key Performance Indicator)

PSZ perlu mempunyai KPI sebagai garis panduan. Pada asasnya, PSZ telah mempunyai proses-proses kerja utama yang boleh diukur dalam bentuk nombor (kuantiti). Oleh itu, objektif kualiti yang sedia ada boleh digunapakai untuk KPI. Di peringkat Universiti, Jawatankuasa KPI terdiri daripada Timbalan NC, Dekan-Dekan dan Ketua Pustakawan (KP). Di peringkat PSZ, jawatankuasa KPI akan melapor kepada KP.

Tindakan : Makluman

2. Carta alir dokumen digital berkaitan ISO Mengikut perancangan, Audit Dalam akan diadakan pada 29 Jun 2006. Sebagai persediaan, aspek dokumentasi perlu dimantapkan dahulu sebelum pembukaan Audit Dalam. Satu taklimat akan diadakan pada 12 Jun 2006 untuk semua Pemilik Proses. Audit Dalam dijangka tamat pada minggu ke 3 bulan Julai 2006 dan diikuti dengan Audit SIRIM pada bulan Ogos 2006.

Tindakan : P(RM1) & P(PM1)

3

3. Lain-lain hal

3.1 Pelupusan Kini, Pengerusi Jawatankuasa Pelupusan peringkat PSZ ialah Ketua Jabatan Pembangunan Sumber (KBS), En. Anuar Talib.

Ketua Pustakawan (KP) mengarahkan agar aktiviti pelupusan bahan bercetak terutamanya buku dibekukan sehingga diberitahu kecuali piawai bercetak yang tidak terkini/digunapakai lagi.

Tindakan : Makluman

3.2 Keahlian Korporat

Berdasarkan kepada Perancangan Strategik 2005, Keahlian Korporat perlu ditingkatkan. Kemudahan VPN untuk mengakses ‘online databases’ daripada luar kampus tidak dapat diberikan kepada Ahli Korporat memandangkan penggunaannya sering menimbulkan masalah .

Oleh itu, Mesyuarat Eksekutif PSZ memutuskan Ahli Korporat (kategori meminjam) akan diberi ID dan ‘password’ bagi membenarkan mereka mengakses ‘online databases’ dan ianya berkuatkuasa mulai 17 Mei 2006.

P(P3) diminta untuk bekerjasama dengan Jabatan Sokongan Penyelidikan (JSP) dari segi pemberian ID dan ‘password’ serta tempoh aktif setiap Keahlian Korporat.

Kemudahan terbaru ini perlu dimasukkan ke dalam brosur untuk edaran kepada Keahlian Korporat. Mekanisme untuk mengawal penggunaan ID dan ‘password’ di kalangan mereka juga perlu ada.

Tindakan : P(P3) & JSP

3.3 Internet di PSZ

TNCA meminta PSZ memantau keadaan Internet di PSZ. Pustakawan diminta membuat laporan di SLA sekiranya ‘Internet down’.

Tindakan : Semua Pustakawan

4

3.4 Kelas Kemahiran Lanjutan Promosi perlu dimulakan di awal pembukaan semester. Makluman melalui emel dan surat hendaklah dihantar kepada AJK Tetap Senat Mengenai Perpustakaan. Senarai AJK telah dihantar kepada semua Perantara melalui emel oleh KKM sebelum ini.

Kehadiran pelajar juga perlu ditingkatkan melalui pelbagai cara. Cadangan daripada Dr. Zaidah yang juga merupakan salah seorang AJK/Pensyarah FPPSM ialah dengan mewajibkan kehadiran pelajar ke Kelas Kemahiran Lanjutan Perpustakaan melalui Kelas Bahasa Inggeris bagi pelajar tahun 1 dan 2.

Tindakan : P(PM2) & Semua Perantara

3.5 Pustakawan (S44) Gelaran jawatan bagi Pustakawan (S44) ialah Pustakawan Kanan.

Tindakan : Makluman

3.6 Hari Bertemu Pelanggan

Hari Bertemu Pelanggan di peringkat UTM akan diadakan pada 27 Julai 2006. Semua persiapan perlu dimulakan pada awal Julai 2006. Di peringkat PSZ, satu jawatankuasa akan dibentuk untuk menguruskan segala persiapan.

Tindakan : Makluman

Unit Sirkulasi boleh bekerjasama dengan JSP untuk mengadakan ‘road show’ ke fakulti mengikut tarikh JSP mengadakan Klinik Pencarian Maklumat PSZ. Surat peringatan perlu dihantar kepada pensyarah yang tidak memulangkan buku dalam tempoh yang lama dan mereka boleh memulangkannya semasa ‘road show’ diadakan.

Tindakan : P(SK) & JSP

P(M) bercadang untuk mengedar brosur berkaitan perkhidmatan dan bahan media ke fakulti.

Tindakan : P(M)

5

3.7 Program Budaya Membaca 2006 Progam Budaya Membaca 2006 akan diadakan pada 16 Ogos 2006. Berikut adalah senarai AJK Induk yang telah dilantik: 1. Prof. Madya Hj. Mohd Zahib Deraman 2. Cik Muzaimah Mohd Yunus 3. Cik Nazrinda A. Samah 4. Pn. Nor Hafiza Daud Kaiyin 5. En. Mohd Nasir Ibrahim 6. En. Yusrul Hisham Mohd Yusof

Di antara pengisian program yang dirancang ialah ulasan buku, deklamasi sajak, persembahan kebudayaan dan lain-lain. Sasaran ‘audience’ ialah warga UTM dan pelajar sekolah menengah di sekitar Johor Bahru.

Tindakan : Makluman 3.8 Menaiktaraf Portal PSZ

Cadangan merekabentuk portal yang baru adalah susulan daripada Perancangan Strategik yang lalu.

Rekabentuk portal PSZ yang baru telah ditunjukkan di Mesyuarat Ekesekutif yang lalu. KP bersetuju dengan konsep paparan baru yang menyenaraikan semua item-item penting di paparan depan portal. KP meminta projek menyediakan portal PSZ yang baru diteruskan dan tiada jangkamasa ditetapkan untuk disiapkan.

Penyelaras projek ialah En. Mohd Razib Karno (JBA) dan dibantu oleh AJK lain : 1. En. Mohd Fuad Mohamed Yusof (JPK) 2. En. Nor Effendy Hamzah (JSP) 3. Cik Nazrinda A. Samah (JPM) 4. Pn. Nor Hafiza Daud Kaiyin (JPM) Kerjasama dengan JBA diperlukan bagi mengatasi masalah teknikal yang timbul.

Tindakan : Makluman

3.9 Bajet untuk lawatan

Bajet untuk cenderahati kepada para pelawat telah disenaraikan dan dimaklumkan kepada pihak yang berkenaan.

6

Di antara cadangan cenderahati yang telah disenaraikan dalam bajet ialah penanda buku, pen, folder, buku nota kecil, dan lain-lain. Semakan semula berkenaan perkara ini dengan pihak yang berkenaan perlu dibuat.

Tindakan : P(P1)

3.10 Meja Penasihat Pembaca (MPP) Pustakawan diingatkan supaya tidak meninggalkan MPP terlalu lama walaupun pada cuti semester kerana ia merupakan tumpuan utama pelanggan. Pustakawan yang bertugas perlu mencari pengganti jika ingin menguruskan sesuatu urusan penting dalam jangkamasa yang agak lama.

Tindakan : Makluman 3.11 Disiplin staf

Rekod kedatangan staf akan diambil. Pustakawan boleh menegur staf yang sering datang lewat. Jika teguran tidak mendatangkan perubahan positif, memo boleh diberikan kepada staf yang berkenaan.

Tindakan : Makluman 3.12 Perkhidmatan di Bilik Tesis

Tempoh giliran seorang Pembantu bertugas di Bilik Tesis dalam masa 1 jam adalah terlalu singkat. Perancangan jadual bertugas untuk semua Pembantu USK perlu diteliti semula bagi mengatasi masalah ini.

Tindakan : P(SK)

Satu prosedur kerja yang berkaitan perlu dibuat untuk Pembantu yang terlibat dengan perkhidmatan tesis.

Tindakan : P(RM1)

3.13 Penggunaan Borang ‘Available But Not On Shelve’ Penggunaan borang ini diaplikasi secara ‘online’ di SLA dengan bantuan dan nasihat daripada Pustakawan MPP. Pemohon tidak boleh memohon secara ‘online’ tanpa ada pengawasan daripada Pustakawan bagi mengelakkan pelbagai masalah timbul.

Tindakan : Makluman

7

8

3.14 Semakan koleksi dan peminjam Semakan dari masa ke semasa rekod peminjaman terutamanya yang ‘overdue’ terlalu lama, buku berstatus ‘missing’ dan juga berstatus ‘red spot’. Semakan bagi memilih keluar buku-buku ‘red spot’ adalah untuk memastikan hanya buku-buku yang menepati kriteria untuk dijadikan ‘red spot’ sahaja disusun di rak Kaunter Sirkulasi.

Tindakan : P(SK)

4.0 Penutup Mesyuarat ditangguhkan pada jam 4.15 petang dan diakhiri dengan bacaan surah Al-Asr.

Disediakan oleh : Nor Hafiza Daud Kaiyin P(PM1)