ahli jawatankuasa semakan dan...

AHLI JAWATANKUASA SEMAKAN DAN TINDAKAN

NORAZIAH SHARUDDIN - PENGERUSI Ketua Jabatan Pembangunan Sumber

BADARIAH BORHAM

Ketua Jabatan Sokongan Penyelidikan

HASLINA HUSSIN Pustakawan, Unit Perolehan (Buku)

HASLINA NASIR

Pustakawan, Unit Pembangunan Sistem

HASLINA OTHMAN Pustakawan, Unit Runding Maklumat (Am)

HAZARA SULAIMAN

Penolong Pendaftar

Oktober 2004

MUKASURAT KANDUNGAN

KANDUNGAN

MUKASURAT

JABATAN PEMBANGUNAN SUMBER Penyediaan Alat dan Kelengkapan 1

Imej

3

JABATAN SOKONGAN PENYELIDIKAN Perkhidmatan Bilik Bantuan Penyelidikan 4

JABATAN PEMBANGUNAN AUTOMASI

Penyediaan Alat dan Kelengkapan 7 Maklumbalas Terhadap Status Setiap Permohonan Yang Diminta 14

Imej

16

JABATAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT Penyediaan Alat dan Kelengkapan 17 Maklumbalas Terhadap Status Setiap Permohonan Yang Diminta 21

Imej

25

JABATAN PENTADBIRAN DAN PERKHIDMATAN SOKONGAN Penyediaan Alat dan Kelengkapan 29

i

TINDAKAN JABATAN PEMBANGUNAN SUMBER

PENYEDIAAN ALAT DAN KELENGKAPAN

MASALAH PENYELESAIAN KETERANGAN PENYELESAIAN

STATUS PERLAKSANAAN CADANGAN TINDAKAN

Masalah mengakses tesis. Kekurangan bahan terkini.

Mewujudkan beberapa PC bagi mengakses digital tesis. Semak semua polisi cadangan dan pembelian bahan

Tesis akan diakses secara prebiu di atas talian manakala bagimendapatkan digital full view, pengguna perlu merujuknya melalui PC khas yang disediakan (PC berkenaan perlu melalui Proxy Server yang akan dapat mengawal akses pengguna berkenaan):

Akses teks penuh masih belum boleh dilaksanakan memandang masalah pada aplikasi ‘billing’ yang masih belum selesai.

- Perlu staf sokongan - Cadangan digunakan

ruang bilik media - Koleksi PSZ perlu

dikaji kekiniannya.

JBS telah men’digitize’ tesis Pasca ijazah sediada di PSZ.

Pembelian edisi terkini bahan bergantung kepada permintaan staf akademik.

1

MASALAH PENYELESAIAN KETERANGAN

PENYELESAIAN STATUS PERLAKSANAAN CADANGAN

TINDAKAN Kurang maklumbalas dari akademik.

Tingkatkan peranan PSZ dalam mempromosikan perkhidmatan.

Langganan bagi e-books perlu diperluaskan kepada setiap fakulti. Pustakawan menjadi perantara kepada 5 atau 6 pensyarah mengikut jabatan di fakulti untuk mendapatkan maklumbalas: - Pembelian bahan

yang relevan - Menerima masalah

dan cadangan lebih tepat

Bagi semua cadangan pembelian, JBS memastikan edisi terkini dipesan(jika ada) kecuali permintaan pencadang memohon pembelian edisi terkebelakang atas sebab-sebab tertentu. Langanan pangkalan data e-books berbagai bidang akan dilanggan jika peruntukan mengizinkan. JBS mempraktikkan pengkhususan staf mengikut bidang bagi memudahkan komunikasi pencadang pembelian bahan berhubung permintaan/cadangan mereka.

2

IMEJ


PENYELESAIAN STATUS PERLAKSANAAN CADANGAN

TINDAKAN Bahan berada di lokasi seperti paparan INFOLAN2.

1. Prosedur kerja pada

staf yang terlibat dengan pertukaran status bahan perlu menggunakan Borang Performance Indicator – Log 4.

2. Pertukaran bahan dari

Unit Pengindeksan ke Unit Pengurusan Koleksi dilakukan oleh staf UPK untuk tujuan ketepatan pengesanan bahan.

Performance Indicator telah dimansuhkan penggunaannya. JBS menggunakan standard bagi diikuti staf berkenaan iaitu bahan ditukar status dalam jangkamasa 3-5 hari bekerja. Tidak dipraktikkan kerana kelewatan boleh berlaku juga di UPK. Praktik menetapkan tempuh masa menukar status dijangkakan lebih praktikal.

3

TINDAKAN JABATAN SOKONGAN PENYELIDIKAN

PERKHIDMATAN BILIK BANTUAN PENYELIDIKAN

MASALAH PENYELESAIAN STATUS PERLAKSANAAN CADANGAN

TINDAKAN Pencetak di PC ruang bacaan – pengguna menghadapi masalah apabila perlu membuat cetakan bahan yang dibuat melalui PC yang terletak di ruang bacaan.

Menyambungkan kesemua PC di ruang bacaan ke network printer. Printer ini diletakkan di Bilik Bantuan Penyelidikan untuk memudahkan kawalan oleh staf PSZ. Cadangan menambahkan 2 network printer.

Tidak dilaksanakan, hanya menyediakan

kemudahan ini di dalam bilik JSP sahaja

berdasarkan sebab berikut:

- pemantauan kerana PC di ruang

bacaan terlalu banyak (+-200)

- telah sediakan 3 pencetak untuk

kegunaan pelajar.

Memberikan kemudahan kepada pelajar untuk simpan maklumat di dalam bentuk:

- pendrive - disket

Memberi kemudahan kepada pelajar untuk simpan maklumat di dalam CD-ROM (burn CD)

4

MASALAH PENYELESAIAN STATUS PERLAKSANAAN CADANGAN

TINDAKAN Bilangan PC yang terhad di Bilik Bantuan Penyelidikan

Memastikan PC di BBP

digunakan hanya untuk mengakses maklumat daripada pangkalan data CD-ROM sahaja.

Menghadkan penggunaan PC

bagi setiap pengguna ialah sejam. Walau bagaimanapun sekiranya tidak ramai pengguna, dibolehkan untuk melanjutkan tempoh penggunaan.

Menyediakan USB cable bagi setiap PC di dalam JSP dan juga di PC di ruang bacaan - juga turut mencadangkan kepada JBS install Adobe reader bagi PC di ruang bacaan untuk memudahkan pelajar menyimpan data. Di samping mengakses maklumat dalam bentuk CD-ROM juga turut memberi peluang mereka mengakses on-line. Pustakawan dan staf memberi bantuan kaedah pencarian kepada mereka. Staf mengawasi penggunaannya, dengan memastikan mereka mencatatkan nama di borang statistic.

5

MASALAH PENYELESAIAN STATUS PERLAKSANAAN CADANGAN TINDAKAN

Memastikan setiap pengguna mencatatkan masa penggunaan di Borang–statistik yang disediakan

Memindahkan maklumat

daripada pangkalan data CD-ROM ke dalam server hard Disk dengan menggunakan Aplikasi CD emulation. Bertujuan agar kesemua Pangkalan data CD-ROM yang dilanggan boleh diakses daripada setiap PC di BBP.

Segera Masih belum dilaksanakan – telah dibuat quotation dan akan dilaksanakan pada hujung tahun 2004. Keperluannya tidak begitu kritikal kerana pelajar boleh mengakses melalui PC sediada dengan mengguna CD-drive yang sediaada. Bagaimanapun ia perlu diwujudkan segera untuk mengurangkan akses melalui CD-ROM.

Akan bekerjasama dengan JBS untuk membangunkan software untuk pengambilan statistic bagi pangkalan data CD-ROM – tidak perlu borang statistic secara manual. Sekiranya judul CD-ROM tersebut ada dalam bentuk atas talian, akan turut memberi cadangan segera kepada KBS untuk proses pembelian.

6

TINDAKAN JABATAN PEMBANGUNAN AUTOMASI



STATUS PELAKSANAAN

CADANGAN TINDAKAN

Masalah mengakses tesis Mewujudkan beberapa PC bagi mengakses digital tesis

Tesis akan diakses secara prebiu di atas talian manakala bagi mendapatkan digital full view, pengguna perlu merujuknya melalui PC khas yang disediakan (PC berkenaan perlu melalui Proxy Server yang akan dapat mengawal akses pengguna berkenaan):

- Perlu staf sokongan - Cadangan digunakan ruang bilik media

Masih belum dilaksanakan lagi.

a. JBA dalam proses mengkaji untuk konfigur server dokumen supaya ia dapat diakses secara intranet. b. JBA akan sediakan ID dan katalaluan untuk staf yang mengendalikan PC berkenaan. c. Menjadikan teks penuh yang diakses melalui Cyberdocs hanya boleh di view sahaja.

7


STATUS PELAKSANAAN

CADANGAN TINDAKAN

Peralatan tidak berfungsi sepenuhnya

Tingkatkan penyenggaraan

Semakan berkala,

memastikan setiap PC, microfilm reader, SPLD, di selenggara secara berjadual/ statistik.

a. JBA telah menjalankan kerja penyenggaraan berkala di ruang umum PSZ mulai 2003. Pada 2004 penyenggaraan PC akan dilakukan 2 kali iatu pada Mac dan penghujung 2004. Di antara perkara yang dilakukan semasa penyenggaraan adalah defragmentasi, disk clean up, scandisk dan melakukan Windows Update. b. Penyenggaraan mesin SPLD, PSZ belum membuat sebarang perjanjian penyenggaraan mesin dengan vendor 3M. Jika berlaku kerosakan pegwai JBA akan menghubungi vendor bagi atasi masalah yang timbul.

d. Mencadangkan dan memaklumkan lokasi baru adalah di BBP. a. Lakukan penyenggaraan 2 kali setiap tahun

8


STATUS PELAKSANAAN

CADANGAN TINDAKAN

Kekurangan staf

Staf di bahagian kritikal perlu ditambah

Pewujudan Unit

Aplikasi & Multimedia Oleh kerana PSZ telah mempunyai 9 modul tambahan melalui Projek Perpustakaan Digital, seorang pegawai perlu ditempatkan ke unit ini apabila penggunaan aplikasi berkenaan telah mencapai tahap optima & bagi memantapkan perkhidmatan

c. Kini PSZ dalam proses menandatangi kontrak penyenggaraan dengan vendor kerana kekerapan masalah yang timbul di mesin SPLD semakin tinggi. a. Permohonan JBA untuk diwujudkan unit ini telah di bawa ke mesyuarat Ketua Jabatan Bil. 1/2002/2003 pada 30 Julai 2002 b. Sementara pustakawan unit tersebut diperolehi pemantauan dan penyenggaraan 7 modul di LAS telah diagihkan kepada semua pegawai JBA :- KBA – General/Home dan Library Classes PSM(UR) – Academic Forum dan Reservatiom P(US) – Integration, Online Reference Desk dan Visitor Tracking P(UA) – Media Streaming dan Billing

9


STATUS PELAKSANAAN

CADANGAN TINDAKAN

Peralatan “outdated” contoh “early Pentium PC”

Beli peralatan baru dan terkini

Mengikut keperluan

dan peruntukan jabatan tersebut.

c. Mulai 1 Mac 2004 En. Md. Razib Bin Karno. telah ditempatkan di unit tersebut dan kini beliau mula menguasai kesemua modul yang terdapat di dalam Aplikasi Sistem Perpustakaan. a. Kategori PC Pentium terawal adalah Pentium 100, 133, 166 dan 200 dan kebanyakan pc kategori ini telah dilupuskan. b. Surat makluman kepada Ketua Jabatan bertarikh 27 Mei 2004 dengan no. rujukan UTM.04/10.10.6/1 Jld. 7(2), telah diedarkan supaya perancangan pembelian 2 tahun kehadapan bagi setiap jabatan dapat dilaksanakan. Sekiranya permohonan masih belum diterima, maka permohonan semula perlu dibuat pada tahun berikutnya.

Pegawai JBA, P(UP) mencadangkan supaya laporan permohonan pembelian yang telah diluluskan oleh Ketua Pustakawan di serahkan ke Unit Perolehan dan Penyenggaraan Perkakasan Komputer JBA untuk tindakan beliau. Ini adalah untuk memastikan pembelian yang terancang dan berkesan dapat dilaksanakan

10


PENYELESAIAN STATUS

PELAKSANAAN CADANGAN TINDAKAN

Masalah Server Lambat penyelenggaraan rangkaian

Masalah server down dan salahguna komputer

Menyediakan Proxy

Server untuk khususkan penggunaan INFOLAN 2 sahaja.

Menyediakan senarai

semak supaya tindakan yang lebih kerap dan berjadual akan dapat dilaksanakan.

Memerlukan system

yang dapat menghantar “signal” secara automatic bagi

Belum dapat dilaksanakan lagi kerana JBA tidak mempunyai proxy server untuk tujuan itu. Makluman dari PSM(UR),PSZ akan diberikan sebuah proxy server tetapi masih dalam pertimbangan CICT. a. Pegawai JBA, PSM (UR) telah memaklumkan langkah-langkah untuk menyemak sama ada sistem rangkaian PSZ berfungsi atau tidak melalui kaedah “ping” . Rujuk emel dari Haslina Othman bertarikh 15 Julai 2003 dengan tajuk [librarian] Makluman Terbaru berkaitan Infolan2 dan SLA semasa bertugas di MPP.

a. Pegawai JBA akan melakukan konfigurasi pada switch untuk dan membuat pengujian bagi memastikan PC INFOLAN2 hanya dapat akses INFOLAN2 sahaja. a. JBA berpendapat untuk peringkat pertama, PSZ perlu mempunyai security system yang baik bagi melindungi sistem rangkaian PSZ dari diceroboh dan seterusnya dapat memantapkan system rangkaian PSZ dengan

11


STATUS PELAKSANAAN CADANGAN TINDAKAN

mana-mana nodes yang mempunyai masalah. Ini akan memudahkan pihak JBA mengesan kerosakan danpenyenggaraan akandapat dilakukan dengan kadar segera

b. Kini setelah penggunaan prox

y server staf danpelajar, kaedah “ping” tidak dapat dilakukan la

gi kerana kaedah tersebut telah dibatalkan oleh CICT apabila ianya telah disalah guna oleh pengguna yang tidakbertanggungjawab yang

menyebabkan masalah kepada sistem rangkaian UTM, selain menyebarkan virus untuk “menyesakkan” sistem rangkaian di UTM.

menggunakan IPS (Intrusion Protection System).

b. Untuk peringkat ke dua adalah keperluan mempunyai Network Monitoring Tools yang dapat membantu mengesan tahap penggunaan sistem rangkaian di PSZ.

12



Kurang maklumbalas dari akademik

Tingkatkan peranan PSZ dalam mempromosikan perkhidmatan

Pustakawan menjadi Perantara kepada 5 atau 6 pensyarah mengikut jabatan di fakulti untuk mendapatkan maklumbalas: - Pembelian bahan yang relevan - Menerima masalah dan cadangan lebih tepat

c. JBA telah melakukan konfigurasi dan pengujian pemasangan IPS di PSZ bersama vendor dari CSA. Pengujian adalah untuk melihat keberkesanan sistem tersebut. Pembelian sistem tersebut akan dilaksanakan setelah PSZ berpuashati dengan keupayaan sistem tersebut. Tiada pelaksanaan dilakukan

13

MAKLUMBALAS TERHADAP STATUS SETIAP PERMOHONAN YANG DIMINTA



Proses mendapatkan bahan melalui Borang Permintaan/Pertanyaan Rujukan perlu mengikut jangkamasa sebagaimana yang ditetapkan. Makluman terkini berkenaan Borang Permintaan/Pertanyaan Rujukan perlu disampaikan kepada pengguna. Perlu beri lebih perhatian kepada setiap permohonan pengguna. Proses pendaftaran keahlian dipercepatkan.

Menyediakan ‘Link’ di INFOLAN2 pada status bahan agar ‘help screen’ dapat diberi bagi menyatakan jangkamasa bahan diproses. Mengintegrasikan permohonan Permintaan/Pertanyaan Rujukan ke dalam modul Online Reference Desk (Library Feedback) dlm. SLA. Menyediakan PC khas (bermusim) untuk ‘clear full block’ (modul sirkulasi) di lokasi yang bersesuaian.

a. Pihak JBA telah kenalpasti cara untuk linkkan jadual status di INFOLAN2. b. Jadual yang mengandungi maklumat tempoh borang hijau diproses juga telah disediakan dengan kerjasama pihak JPM. Pihak JPM masih menyemak jadual tersebut sebelum dilinkkan di INFOLAN2. a. Pada tahun 2003, PC untuk tujuan tersebut telah pun disediakan oleh pihak JBA di awal pembukaan semester di ruang berhampiran Kaunter Media.

JBA Mencadangkan supaya setiap jabatan perlu menyediakan jadual

14


PENYELESAIAN STATUS PELAKSANAAN CADANGAN

TINDAKAN

Oleh kerana masalahkekurangan UTP port dan keadaan power point yang kurang selamat, 2 UTP port kekal untuk kegunaan Kaunter D telah disediakan. Manakala bagi penyediaan power point di kaunter tersebut adalahdibawah tanggungjawab JPPS

perancangan aktiviti tahunan supaya pihak JBA dapat menyediakan keperluan peralatan dan perkakasan komputer mereka dan bukan memaklumkan pada JBA di saat-saat akhir.

15

IMEJ



TINDAKAN Memastikan staf berada di Meja Penasihat Pengguna (MPP). Bahan berada di lokasi seperti paparan INFOLAN2.

Mengaplikasikan listserv untuk tujuan penyaluran maklumat umum: - [email protected]. utm.my - [email protected]. utm.my Mewujudkan kod koleksi bagi bahan-bahan tertentu:

- Bahan vot penyelidikan] - Bahan segera - Bahan pameran

* pengguna tidak boleh hold koleksi ini. Status cadangan iaitu Kaunter Sirkulasi.

JBA telah pun mewujudkan mailing list tersebut semenjak penggunaan server mel baru pada Julai 2002 Belum dapat dilaksanakan

JBA akan mengadakan perbincangan dengan pemilik proses (JBS) sebelum sebarang tindakan dibuat.

16

TINDAKAN JABATAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT




TINDAKAN Masalah mengakses tesis

Mewujudkan beberapa PC bagi mengakses digital tesis

Tesis akan diakses

secara prebiu di atas talian manakala bagi mendapatkan digital full view, pengguna perlu merujuknya melalui PC khas yang disediakan (PC berkenaan perlu melalui Proxy Server yang akan dapat mengawal akses pengguna berkenaan): Perlu staf

sokongan Cadangan

digunakan ruang bilik media

-Proxy Server bagi digital belum diwujudkan -Kebenaran merujuk tesis dalam bentuk cetak telah disediakan pada Jun 2002 bagi mengatasi masalah mengakses tesis

17



Peralatan tidak berfungsi sepenuhnya

Tingkatkan penyenggaraan

Semakan berkala,

memastikan setiap PC, microfilm reader, SPLD, di selenggara secara berjadual/ statistik.

Pewujudan Unit Aplikasi & Multimedia Bahagian

Media/Internet/ INFOLAN 2 - Perlu staf sokongan yang lebih terlatih mengawal di bahagian ini. Mahir menyelenggara komputer, server dll.

Semakan secara harian dan mingguan serta laporan kerosakan dilakukan melalui Borang Laporan Kerosakan dan Sistem Aplikasi Maklumat (SAMA) - Sehingga Sept 2004 masih belum dilaksanakan. JPM masih belum mempunyai juruteknik terlatih bagi menyelenggara komputer , server dll.

18



Sukar atau kurang mahir menggunakan linux Kurang maklumbalas dari akademik

Guna Microsoft bukan linux Tingkatkan peranan PSZ dalam mempromosikan perkhidmatan

Pengguna perlu

dididik/supaya menggunakan SL sebab segala manual mengenai penggunaan LINUX telah dimasukkan ke dalam system tersebut. Perlu ada Work-flow

penggunaan LINUX berlaminate pada setiap 5 komputer atau setiap BARISAN.

Pustakawan menjadi perantara kepada 5 atau 6 pensyarah mengikut jabatan di fakulti untuk mendapatkan maklumbalas: - Pembelian

bahan yang relevan

Manual bagi penggunaan LINUX telah disediakan di homepage PSZ pada 2002 . PC LINUX telah diberhentikan penggunaannya pada Jun 2003. JPM mendapati perkara ini tidak praktikal untuk dilaksanakan memandangkan jumlah staf akademik UTM adalah lebih kurang 1500orang berbanding 8 orang pustakawan dari JPM.

19



TINDAKAN

- Menerima

masalah dan cadangan lebih tepat

-Bagi penyaluran masalah dan cadangan dari staf akademik dilaksanakan melalui emel , perantara di mana pustakawan akan menghadiri mesyuarat fakulti bagi menyalurkan maklumat mengenai PSZ .

-Walaubagamanapun JPM mendapati hebahan maklumat dari wakil fakulti semasa MesyuaratJawatankuasa Tetap Perpustakaan kurang aktif dan berkesan di dalam menyalurkan maklumat kepada staf akdemik di fakulti.

20

MAKLUMBALAS TERHADAP STATUS SETIAP PERMOHONAN YANG DIMINTA


STATUS PELAKSANAAN

CADANGAN TINDAKAN

1. Proses mendapatkan

bahan melalui Borang Permintaan /Pertanyaan Rujukan perlu mengikut jangkamasa sebagaimana yang ditetapkan.

2. Makluman

terkini Berkenaan Borang Permintaan/Pertanyaan Rujukan perlu disampaikan kepada pengguna.

1. Kemaskini Borang PSZ

2. Pin.1/02 dengan menyediakan ruang senarai semak bagi proses pemantauan permohonan oleh Penyelaras URM.

2. Memberi maklumbalas

bagi setiap permohonan melalui e-mel daripada proses permohonan sehingga selesai.

Penggunaan ruang catatan bagi proses semakan pemantauan di Borang PSZ 2.1 Pin.1/02 mulai Jun 2002. Memberi maklumbalas secara emel serta telefon bagi permohonan yang telah selesai diproses serta bagi proses yang memerlukan maklumbalas .

Mulai Jun 2002 , setiap permohonan borang PSZ 2.1 Pin.1/02 akan disemak,diproses dan diberi maklumbalas . URM telah memberi maklumbalas secara emel dan telefon mulai Jan 2003. Mulai Sept 2004 pihak pengguna akan dimaklumkan secara telefon (makluman terakhir ) bagi permohonan bahan yang tidak diambil . .

21


STATUS PELAKSANAAN

CADANGAN TINDAKAN

3.Perlu beri lebih perhatiankepada setiap permohonan pengguna.

3.Membuat analisis berkala bagi memastikan tindakan memaklumkan status permohonan diambil mengikuk tempoh yang ditetapkan. 4.Menyediakan ‘Link’ di INFOLAN2 pada status bahan agar ‘help screen’ dapat diberi bagi menyatakan jangkamasa bahan diproses. 5.Mengintegrasikan permohonan Permintaan/Pertanyaan Rujukan ke dalam Modul Online Reference Desk (Library Feedback) dalan SLA

.

Telah dilaksanakan secara bulanan dan dilampirkan dalam laporan tahunan JPM mulai tahun 2002. Dalam proses. Senarai status bahan telah dimaklumkan kepada JBA pada September 2003 Masih belum dilaksanakan. Cadangan bagi mengaplikasi proses ini ke SLA tidak dilaksanakan atas cadangan proses ini dapat dilaksanakan melalui Advance.

Akan bekerjasama dengan pihak JBA berkaitan perkara ini.

22


STATUS PELAKSANAAN

CADANGAN TINDAKAN

1.Proses pendaftaran keahlian dipercepatkan

1.Memberi tanggungjawab menukar PIN dimana-mana PC kepada pelajar baru. Pelajar hanya perlu memaklumkan kepada staf di kaunter supaya membatalkan ‘block’ bagi membolehkan pinjaman.

Telah dilaksanakan pada sesi 02/03

23


STATUS PELAKSANAAN

CADANGAN TINDAKAN

2.Pelajar baru tidak perlu mengisi borang pendaftaran kecuali pelajar SPACE 3.Tatacara langkah menukar PIN akan dimaklumkan kepada pengguna. 4.Menyediakan PC khas (bermusim) untuk ‘clear full block’ (modul sirkulasi) di lokasi yang bersesuaian.

Pendaftaran pelajar perdana baru UTM termasuk SPACE tanpa perlu mengisi borang pendaftaran mulai sesi 03/04. Telah dilaksanakan. i) Makluman tatacara telah ditampal pada PC Infolan2 pada Disember 2002 ii) JPM menyediakan brosur Infolan2 yang memuatkan iii) Dimaklumkan secara “on going” semasa sesi taklimat Kepada pelajar baru dan sesi kelas kemahiran PSZ. Disediakan kaunter “D” mulai sesi Jun 04/05 bagi aktiviti ini.Lokasi adalah di ruang bacaan PC Internet di Aras 3 .

24

IMEJ


STATUS PELAKSANAAN

CADANGAN TINDAKAN

Memastikan staf berada di Meja Penasihat Pengguna (MPP).

1. Memastikan setiap

Pustakawan yang bertugas di MPP berada mengikut jadual seperti berikut: - Mendaftar masuk sesi pagi: 8.00 pagi - Mendaftar masuk sesi tengahari: 12.55 tengahari - Mendaftar masuk sesi petang: 2.00 petang - Mendaftar masuk sesi malam : 4.25 petang

Telah dilaksanakan . Mendaftar menggunakan Modul SLA – ORD mulai Oktober 2002 i) Sesi tengahari mendaftar masuk pada jam 1.00 petang. ii) Sesi malam mendaftar masuk pada jam 4.30 petang. Bagi dua sesi ini Pustakawan bertugas akan bersedia di MPP 5 minit sebelum waktu bertugas.

25

MASALAH PENYELESAIAN KETERANGAN PENYELESAIAN STATUS PELAKSANAAN CADANGAN

TINDAKAN

- Makluman kepada

Pustakawan yang tidak bertugas di MPP:

- 3 kali memo - Kali ke-4 berjumpa

KKM 6.Bagi membantu Pustakawan menjawab pertanyaan pengguna, modul FAQ di dalam aplikasi Onlin Reference Desk telah disediakan sebagai rujukan dan

panduan.

- Prosedur: Skop bidang tugasPustakawan di MPP

Selesai. Semua pustakawan bertugas di MPP mengikut giliran. Makluman secara emel /telefon akan diberikan kepada pustakawan yang tidak bertugas ( terlupa) di MPP. Tambahan sesi bertugas akan ditambah pada sesi akan datang. Selesai. Modul FAQ di ORD telah disediakan bagi fungsi ini. Laman web http://ekspress .psz.utm.my bagi bidang tugas Pustakawan di MPP telah disediakan .

26


TINDAKAN

- Fail Panduan Tugas perlu dikemaskini

8. Pengurusan pengambilan peta/foto udara/carta/lukisan teknik selepas waktu pejabat/hari Ahad.

- Dikendalikan oleh staf UPK

Nota: Pengambilan peta/foto udara/ carta/lukisan teknik pada waktu pejabat dikendalikan oleh Pembantu Perpustakaan URM, UP dan USP.

Tidak dilaksanakan. KKM telah mengarahkan P(KK) untuk memaklumkan dan melaksanakan aktiviti kepada staf UPK pada 06 Sept 2004.

27


TINDAKAN Bahan berada di lokasi seperti Paparan INFOLAN2

2.Pertukaran bahan dari Unit Pengindeksan ke Unit Pengurusan Koleksi dilakukan oleh staf UPK untuk tujuan ketepatan pengesanan bahan

3.Mewujudkan kod koleksi bagi bahan-bahan tertentu:

- Bahan vot penyelidikan

- Bahan segera - Bahan pameran

* pengguna tidak boleh hold koleksi ini. Status cadangan iaitu Kaunter Sirkulasi.

Tidak dilaksanakan disebabkan tidak praktikal. Tempoh 3 hari ditetapkan oleh Unit Pengindeksan untuk memastikan bahan yang ditukar status “available” dihantar ke UPK Masih belum dilaksanakan bagi penyediaan kod layanan terbuka.

28

TINDAKAN JABATAN PENTADBIRAN DAN PERKHIDMATAN SOKONGAN



TINDAKAN Kurang kefahaman staf Memastikan staf berada di Meja Penasihat Pengguna (MPP) Masalah Server Down (INFOLAN2)

Tingkatkan pemahaman staf dalam penyelenggaraan kelengkapan

Pemakaian tag nama oleh staf PSZ. Mengenalpasti/membezakan antara staf profesional dan sokongan Remote support

Semua staf perlu menghadiri latihan asas komputer (OS, Windows dll.) Perlu buat tag nama Pengawal bertanggungjawab perlu diberi akaun percuma untuk mengakses internet dari rumah.

Sehingga kini staf berpeluang menghadiri kursus anjuran HRD/CICT mengikut giliran kerana tempat terhad. Kursus dalaman yang dianjurkan hanya penggunaan software dan bukan penyelenggaraan. Kursus penyelenggaraan belum diadakan dan modul sedang disediakan oleh JBA. Tag nama pegawai dan pembantu perpustakaan kanan telah dibuat dalam tahun 2002. Kos yang terlibat agak mahal iaitu RM10.00 seunit. Kertaskerja telah disediakan oleh CICT untuk pembelian server bagi memudahkan pengguna akses dari rumah

Perlu kerjasama JBA untuk menyediakan modul untuk menganjurkan kursus dalaman Boleh buat untuk staf sokongan tetapi pada kadar kos yang lebih rendah.

29

30


TINDAKAN Masalah Server Masalah server down dan

salahguna komputer Tujuan untuk remote support atau trouble shoot bila diperlukan 24 jam Langganan akaun internet oleh PSZ (secara prepaid card Menyediakan meja INFOLAN2 yang lebih tinggi (pengguna berdiri). Ini untuk mendidik pengguna menggunakan INFOLAN2 mengikut keperluan (Tidak terlalu lama)

. Budget 2005. KBA perlu sedia spesifikasi

ahli jawatankuasa semakan dan...

Documents