6.3 manual prosedur kerja urusan pentadbiran am
TRANSCRIPT
-
7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am
1/44
Fail Meja Penolong Kanan (P) SMK Petra Jaya
6.3 PENGURUSAN PENTADBIRAN AM
6.3.1 Pengurusan Jadual Kedatangan Staf Aade!" Dan Staf S##ngan
6.3.1.1 Pr#ses Ker$a
JA%ATAN PR&SES KERJA
Pengetua 1. 1. Memastikan Kad Kedatangan Staf akademik/sokongan
disediakan
2. Menjadualkan petugas harian untuk Pejabat Am dan Pejabat
Guru
Pen. Kanan (P/Ketua Pembantu
!adbir
2. Men"ediakan Kad Kedatangan staf akademik / staf sokongan(berasingan.
Semua staf #. Merakam kehadiran harian dengan menggunakan mesin
Perakam $aktu (%aktu datang / %aktu balik
Pengetua / Pen.
Kanan(P / KetuaPembantu !adbir
&. Memantau dan mengesahkan kehadiran semua staf setiap hari.
Pen. Kanan (P /Ketua Pembantu
!adbir
'. Men"impan Kad Kedatangan "ang telah digunakan sebagairujukan apabila diperlukan.
Siti Norbaya/smkpj &
-
7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am
2/44
Fail Meja Penolong Kanan (P) SMK Petra Jaya
6.3.1.' (arta Al"ran )adual petugas disediakan
Kad Kedatangan disediakan oleh
Penolong Kanan * / Ketua Pembantu !adbir.
Kad Kedatangan !erkini.
!idak
+a
Staf merakam kehadiran.
Pengetua / Penolong Kanan * / KP!mengesahkan kehadiran.
Men"impan Kad Kedatangan "ang telah
penuh untuk rujukan dan rekod.
!amat
6.3.1.3 Senara" Se!a
B"l. T"ndaan Tandaan) * + (atatan
1. Men"ediakan )adual Petugas ,arian
2. Men"ediakan Kad Kedatangan
#. Semak Kad Kedatangan setiap hari
&. Mengesahkan kehadiran dalam Kad
Kedatangan
'. Men"impan Kad Kedatangan
Siti Norbaya/smkpj '
!indakan
diambil
-
7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am
3/44
Fail Meja Penolong Kanan (P) SMK Petra Jaya
6.3.' Pengurusan Ta,"! Se#la-
6.3.'.1 Pr#ses Ker$a
JA%ATAN PR&SES KERJA
Pengetua / Pen. Kanan (P /
Penolong Kanan (,-M /
Penolong KananKokurikulum / Guruguru
Kanan
Penolong Kanan (P /
Ahli )a%atankuasa !ak%imSekolah
1. Menubuhkan )a%atankuasa *nduk !ak%im Sekolah "ang
terdiri daripada
Pengetua
Penolong Kanan (P
Penolong Kanan (,-M
Penolong Kanan Kokurikulum
Guruguru Kanan.
2. Mengadakan mes"uarat )a%atankuasa *nduk !ak%imSekolah setelah menerima Akta Pendidikan 100
PeraturanPeraturan Pendidikan (Penggal *nstitusiPendidikan !ahun berkenaan. erdasarkan Perin3ian ,ari
Persekolahan Mengikut Penggal dan membuat keputusanuntuk
2.1 menentukan tarikh pendaftaran murid
2.2 menentukan tarikh mes"uarat staf / staf sokongan2.# menentukan tarikh mes"uarat )a%atankuasa
Kurikulum / Kokurikulum/4isiplin
2.& menentukan tarikh sukan tahunan sekolah2.' menentukan tarikh peperiksaan dan ujian sekolah
2. menentukan tarikh penghantaran markah
peperiksaan dan kad laporan2.5 menetapkan tarikh akti6itiakti6iti sekolah
2. mengenal pasti tarikh pera"aan untuk pelbagai
kaum dan agama
2.0 mengambil kira 3uti3uti umum dan peristi%a.
#. Men"usun akti6itiakti6iti sekolah mengikut tarikhtarikh
"ang telah ditetapkan.
&. Men"emak draf dan membuat pindaan sekiran"a perlu.
'. Menetap dan menentukan !ak%im Sekolah.
. !ak%im Sekolah didokumentasikan dalam 4iari Sekolah.
5. 4iari Sekolah diedarkan kepada semua %arga sekolah.
Siti Norbaya/smkpj
-
7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am
4/44
Fail Meja Penolong Kanan (P) SMK Petra Jaya
6.3.'.' (arta Al"ran
Mengadakan Mes"uarat )a%atankuasa !ak%im
Sekolah.
Menentukan tarikhtarikh akti6iti sekolah.
Men"usun akti6itiakti6iti sekolah mengikut
tarikh "ang sesuai.
Men"emak draf !ak%im Sekolah.
+a
Perlu pindaan7
Menetapkan dan menentukan !ak%im Sekolah.
4okumentasikan !ak%im Sekolah dalam 4iari
Sekolah
4iari Sekolah diedarkan kepada semua
kakitangan
sekolah.
!amat
Siti Norbaya/smkpj 5
Pindaan
!idak
-
7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am
5/44
Fail Meja Penolong Kanan (P) SMK Petra Jaya
6.3.'.3 Senara" Se!a
B"l. T"ndaan Tandaan ) *+ (atatan
1. Penubuhan )a%atankuasa !ak%im Sekolah
2. !empat dan tarikh mes"uarat
#. Surat panggilan mes"uarat
&. !arikh Pendaftaran Murid
'.
.
Mes"uarat Staf / Staf Sokongan
Mes"uarat )a%atankuasa Kurikulum / Kokurikulum
5.
.
Sukan !ahunan Sekolah
Pelbagai Akti6iti dan Program Sekolah
0. Peperiksaan Penggal/ Peperiksaan Per3ubaan
18. 9jian bulanan / topikal (tertakluk kepada sekolah
masingmasing
11. !arikh menghantar markah peperiksaan dan kad
laporan
12. :uti 9mum
1#. :uti Peristi%a
1&. :uti Penggal
1'. ,ari Permuafakatan
1. ,ari Pen"ampaian ,adiah 4an Sijil
Siti Norbaya/smkpj
-
7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am
6/44
Fail Meja Penolong Kanan (P) SMK Petra Jaya
6.3.3 Urusan Pened"aan Anggaran Belan$a,an Ta-unan Se#la-
6.3.3.1 Pr#ses Ker$a
JA%ATAN PR&SES KERJA
Pengetua 1. ;antikan )a%atankuasa Ke%angan Sekolah "ang terdiri daripada
Pengetua
Penolong Kanan (P
Penolong Kanan (,-MPenolong Kanan Kokurikulum
Semua Guru Kanan mata pelajaran
Ketua Pembantu !adbir / Pembantu !adbir
Ketua Pembantu!adbir
2. Men"ediakan permohonan anggaran peruntukan tahunan berkenaanberasaskan bilangan murid.
Pengetua # Menerima peruntukan ka%angan tahun semasa dan men3adangkan
agihan peruntukan kepada setiap Panitia mengikut formula "ang
ditetapkan dan bilangan murid
Pengetua & Meluluskan agihan peruntukan ke%angan setelah mendapat
persetujuan )K Ke%angan dalam Mes"uarat pertama tahun semasa
Ketua Pembantu
!adbir
. Memaklumkan kepada Guru Kanan mata pelajaran peruntukan "ang
ada sebelum membuat pembelian.
5.
-
7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am
7/44
Fail Meja Penolong Kanan (P) SMK Petra Jaya
6.3.3.' (arta Al"ran
;antikan )a%atankuasa Ke%angan
Sekolah.
Sediakan permohonan anggaranperuntukan bagi tahun berkenaan.
Menerima Peruntukan Ke%angan bagi
tahun semasa
Kemukakan 3adangan agihan peruntukan
Sediakan agihan
semula
!idak
;ulus
+a
Memaklumkan kepada Guru Kanan mata
pelajaran / Ketua Panitia peruntukan "ang
ada sebelum membuat penbelian.
Memfailkan satu salinan anggaranperbelanjaan "ang telah diluluskan.
!amat
Siti Norbaya/smkpj 08
-
7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am
8/44
Fail Meja Penolong Kanan (P) SMK Petra Jaya
6.3.3.3 Senara" Se!a
B"l. T"ndaan Tandaan ) + (atatan
1. ;antikan )a%atankuasa Ke%angan Sekolah
2. Men"ediakan anggaran pendapatan tahunberkenaan
#. Men"ediakan 3adangan agihan peruntukan untuksetiap panitia mata pelajaran.
&. Mes"uarat )a%atankuasa Ke%angan Sekolahmeluluskan agihan peruntukan ke%angan bagi
tahun semasa
'. Pengetua dan )a%atankuasa Ke%angan Sekolah
men"emak dan meluluskan agihan peruntukan
. Ketua Pembantu !adbir memaklum kepada Guru
Kanan mata pelajaran peruntukan "ang ada
sebelum membuat pembelian
5. Satu salinan anggaran perbelanjaan "ang telahdiluluskan difailkan
6.3.3./ B#rang D"gunaan
i. orang M-=/AM288#
ii. 4SA 288& (K.1 tahun semasa
iii. 4SA 288& (K > 2a tahun semasa
i6. ;ampiran Se%aan
6. 4SA 288& (PS tahun semasa
6i. ;ampiran AKS/M-=
6ii. ;ampiran GG/M-=
6iii. ;ampiran !ukar/Pindah
Siti Norbaya/smkpj 01
-
7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am
9/44
Fail Meja Penolong Kanan (P) SMK Petra Jaya
6.3./ Menel"a Urusan Pe!0el"an
6.3./.1 Pr#ses Ker$a
JA%ATAN PR&SES KERJA
Pengetua
Pengetua / PK(P /PK(,-M / PKKK / KP! /
Guruguru Kanan
1.
2.
Mengadakan mes"uarat dengan )a%atankuasa Ke%anganSekolah bagi membuat peran3angan pembelian untuk setahun.
Memastikan pembelian dibuat berdasarkan Mengikut keperluan
Kedudukan ke%angan men3ukupi dengan jumlah
tanggungan diambil kira Kedudukan stok? kuantiti berdasarkan
i baki stok
ii penggunaan bulananiii kekerapan keperluan
i6 tarikh barangan dapat dibekalkan
6 dapatkan jumlah setahun bagi tiaptiap bekalan /
perkhidmatan "ang disenaraikan.
Pengetua / Ketua Pembantu
!adbir
#. Memastikan barangbarang dibeli daripada pembekal "ang
berdaftar dengan kontrak pusat. )ika tiada dalam kontrakpusat? dapatkan pembekal "ang boleh memberi harga "ang
berpatutan dengan mengambil kira kualiti barang.
GuruGuru/PembantuMakmal/Staf sokongan
Pengetua
&.
'.
Melengkapkan orang Pesanan )P=/KA/81 dalam 2salinan dan disokong oleh Guru Kanan/Ketua Pem. !adbir
Men"emak orang Pesanan sebelum diluluskan
Pengetua / Ketua Pembantu
!adbir
. Mematuhi kaedah pembelian bagi perolehan bekalan /
perolehan perkhidmatan berdasarkan SPP il. '/100&. Pembelian se3ara terus dengan pembekal tidak berdaftar
Pembelian se3ara terus dengan pembekal berdaftar
Sebut harga/tender (ikut prosedur "ang ditetapkan
Ketua Pembantu !adbir 5. Memastikan Pesanan !empatan disediakan # salinan Salinan asal dan salinan kedua dihantar kpd. pembekal
Salinan ketiga difailkan
Ketua Pembantu !adbir . @ekodkan dalam uku ot sebagai tanggungan.
Siti Norbaya/smkpj 02
-
7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am
10/44
Fail Meja Penolong Kanan (P) SMK Petra Jaya
JA%ATAN PR&SES KERJA
Ketua Pembantu !adbir/Pega%ai "ang berkenaan
0. Memastikan apabila menerima barangbarang Salinan asal Pesanan !empatan dikembalikan
il / in6ois asal disertakan Semak barangbarang dengan nota serahan dan
bandingkan dengan Pesanan !empatan asal Perakuan penerimaan di Pesanan !empatan diisikan.
Ketua Pembantu !adbir/
Pega%ai "ang berkenaan
18. !urunkan tandatangan perakuan pada Pesanan !empatan asal.
Ketua Pembantu !adbir/Pega%ai "ang berkenaan
11. 4imasukkan stok Ke% #12 (4aftar Stok ,arta Modal
Ke% #1# (4aftar Stok *n6entori
Ke% #1& (4aftar Stok ekalan Pejabat.
Ketua Pembantu !adbir 12. Merekodkan dalam 4aftar il.
6.3./.' (arta Al"ran
Mengadakan mes"uarat dengan )a%atankuasaKe%angan Sekolah bagi membuat
peran3angan pembelian setahun.
Membuat keputusan pembelian barang /perkhidmatan.
4apatkan jumlah setahun bagi tiaptiap
bekalan/perkhidmatan "ang disenaraikan
untuk membuat pilihan pembekal.
Mengisi orang Pesanaan
Pilihan pembekal
berdaftar/tidak berdaftar sebut harga/tender.
Siti Norbaya/smkpj 0#
( #0
-
7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am
11/44
Fail Meja Penolong Kanan (P) SMK Petra Jaya
Sediakan Pesanan !empatan #
salinan salinan asal dan keduakepada pembekal dan salinan
ketiga difailkan.
@ekodkan butir Pesanan
!empatan dalam uku ot
nama pembekal rujukan pesanan
jenis pembelian.
!erima barang dan semakdengan
salinan asal Pesanan !empatan
il / in6ois =ota serahan.
!indakan Memuaskan dengan
pembekal
mintapenjelasan
!urunkan tandatangan
perakuan di Pesanan
!empatan "ang asal bagi
tujuan pemba"aran.
Masukkan stok kemas kini
uku Stok? lengkapkan
4aftar Stok
@ekod butirbutir penerimaandalam 4aftar il
no. il /in6ois
rujukan / pesanan tarikh bil diterima.
!amat
Siti Norbaya/smkpj 0&
!idak
Ke% #12
Ke% #1# Ke% #1&
+a
-
7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am
12/44
-
7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am
13/44
-
7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am
14/44
-
7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am
15/44
Fail Meja Penolong Kanan (P) SMK Petra Jaya
@ekodkan bau3er ba"aran ke dalam uku ot
Pengetua men"emak bau3er ba"aran dan
kelulusan dengan menandatangani bau3er tersebut
dan initial pada uku ot
uat
Pembetulan
;ulus
Sediakan Kelompok Pemba"aran
,antarkan bau3er dan kelompok ba"aran ke)abatan Akauntan =egara untuk pengeluaran 3ek
uatPembetulan
!idak
;ulus
!erima ;aporan :88 daripada )A= untuk
disemak
@ekod ba"aran 3ek dalam 4aftar il
!amat
Siti Norbaya/smkpj 0
!idak
-
7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am
16/44
Fail Meja Penolong Kanan (P) SMK Petra Jaya
6.3..3 Senara" Se!a
B"l. T"ndaan Tandaan ) *+ (atatan
1. Peruntukan men3ukupi
2. 4okumen pemba"aran
2.1 Salinan asal pesanan tempatan
2.2 :op stok
2.# il? in6ois? deli6er" order
2.& 4okumen lain
#. au3er ba"aran
#.1 4ua salinan bau3er asal dikepilkan
#.2 au3er salinan dihantar kepada pembekal
&. @ekod bau3er ba"aran ke dalam uku ot
'.
.
5.
.
0.
Pengetua melulus dan menandatangani bau3erdan menurun initial pada uku ot
Kelompok ba"aran disediakan
,antar au3er dan Kelompok ba"aran ke )A=!erima dan semak ;aporan :88
@ekod 3ek ba"aran ke dalam 4aftar il
6.3../ B#rang D"gunaan
i. au3er a"aran Ke% #8&
ii. Kelompok a"aran Ke% #82
iii. 4aftar il.
Siti Norbaya/smkpj 00
-
7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am
17/44
Fail Meja Penolong Kanan (P) SMK Petra Jaya
6.3.6 Urusan Pengu!2ulan Dan Pe!2r#sesan Serta Penge!as"n"anMalu!at Se#la-
6.3.6.1 Pengurusan Surat T"n$auan Dar"2ada Ja0atan
6.3.6.1.1 Pr#ses Ker$a
JA%ATAN PR&SES KERJA
Pengetua 1. Menerima surat tinjauan daripada )abatan berkenaan.
Penolong Kanan (P 2.
#.
Mengumpul data "ang diperlukan dan mengisi ke dalam borang
erbin3ang dengan Pengetua tentang maklumat "ang dikumpul.
Pembantu !adbir@endah &. Menaip maklumat ke dalam borang asal B men"ediakan borangdengan menggunakan komputer.
Pengetua/PenolongKanan (P
'. Men"emak maklumat "ang telah ditaip.
Pengetua/PK(P/Pem.!adbir @endah
. Menentukan fail dan folio "ang sesuai untuk perkara berkenaan.
Pembantu !adbir@endah
5. Men"ediakan surat iringan.
Pengetua / PenolongKanan (P
. Surat ditandatangani oleh Pengetua atau Penolong Kanan *( jika Pengetua tiada .
Pembantu !adbir
@endah
0. Surat diserahkan kepada kerani untuk direkodkan dan diposkan.
( Sekiran"a perlu? boleh difakskan sebelum diposkan .
18. Satu salinan difailkan.
Siti Norbaya/smkpj 188
-
7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am
18/44
Fail Meja Penolong Kanan (P) SMK Petra Jaya
6.3.6.1.' (arta Al"ran
Menerima surat tinjauan.
Mengumpul maklumat dan mengisi kedalam salinan fotostat.
in3ang dengan Pengetua tentang
maklumat "ang dikumpul.
uat
pembetula
n
!idak
4iluluskan.
+
a Menaip maklumat ke dalam borangasal B men"ediakan borang dan
maklumat "ang diperlukan dengan
menggunakan komputer.
Semak maklumat "ang ditaip.
Sediakan surat iringan dengan rujukanfail dan folio "ang betul.
Surat ditandatangani oleh Pengetua /
Penolong Kanan *.
Surat diserahkan kepada kerani untuk
direkodkan dan diposkan. ( Sekiran"a
perlu? boleh difakskan sebelumdiposkan.
!amat
Siti Norbaya/smkpj 181
-
7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am
19/44
Fail Meja Penolong Kanan (P) SMK Petra Jaya
6.3.6.1.3 Senara" Se!a
B"l. T"ndaan Tandaan ) + (atatan
1. Surat tinjauan ada
2. Mengumpul maklumat selengkapn"a dan rekodke dalam salinan fotostat
#. in3ang dengan Pengetua tentang hasil dapatan
&. Menaip maklumat
'. Men"emak maklumat "ang ditaip
. Mengenal pasti fail dan folio untuk perkara "angditinjau
5. Men"ediakan surat iringan
. !andatangan Pengetua / Penolong Kanan *
0. Pembantu !adbir @endah merekod surat "angakan dipos
18. Surat asal dipos
11. Satu salinan difailkan
6.3.6.1./ B#rang D"gunaan
ergantung kepada jenis tinjauan
Siti Norbaya/smkpj 182
-
7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am
20/44
Fail Meja Penolong Kanan (P) SMK Petra Jaya
6.3.6.' Pengurusan S"ste! Malu!at Staf EMIS
6.3.6.'.1 Pr#ses Ker$a
JA%ATAN PR&SES KERJA
Pembantu !adbir
@endah
1. Menerima enrolmen bulanan daripada semua Guru !ingkatan pada
setiap hujung bulan dan men"ediakan data enrolmen bulanan.
Guru 4ata -M*S 2. Memasukkan enrolmen murid ke dalam sistem -M*S / SMPP
berdasarkan kepada pulangan / enrolmen bulanan.
#. Memasukkan maklumat guru / staf sokongan "ang baru masuk?
membuang maklumat guru / staf sokongan "ang keluar dan
men"elenggarakan data.
Penolong Kanan(P /
Guru 4ata -M*S
&. Memastikan semua maklumat guru dan kakitangan bukan guru?
murid asrama dan sebagain"a dikemaskinikan.
'. Mengemaskinikan semua maklumat tentang profil? bangunan?
kemudahan sekolah? P:G ( antuan Perkapita ? programprogram
dan datadata lain "ang berkenaan.
. Men3etak Senarai guru? staf sokongan dan )adual 1A > 0.
5. Membuat salinan -M*S / 4A!A ke dalam 2 disket.
. Membuat salinan fotostat bagi setiap 3etakan.
Pembantu !adbir
@endah
0. Menaip surat iringan.
18. ,antar perkara berikut ke )P pada minggu pertama setiap bulan18.1 4isket -M*S
18.2 :etakan ;aporansenarai guru? staf sokongan dan )adual 1A0
Guru 4ata -M*S 11. Menghantar maklumat "ang sama ke )P=S melalui emel B pos.
Pembantu !adbir@endah
12. Men"impan satu salinan maklumat "ang sama ke dalam fail -M*S.
1#. Men"impan satu salinan disket sebagai rekod sekolah.
Siti Norbaya/smkpj 18#
-
7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am
21/44
Fail Meja Penolong Kanan (P) SMK Petra Jaya
6.3.6.'.' (arta Al"ran
Menerima enrolmen bulanan daripada semua Guru
!ingkatan.
Memasukkan data enrolmen murid ke dalam sistem
-M*S / SMPP.
Memastikan semua maklumat guru / kakitangan
bukan guru? kemudahan sekolah? murid asrama dansebagain"a dikemaskinikan.
Men3etak perkara berikut
senarai guru? staf sokongan
jadual 1A > 0.
Membuat salinan -M*S / 4A!A ke dalam 2 disket.
Membuat salinan fotostat bagi setiap 3etakan.
Menaip surat iringan.
Menghantar perkara berikut ke )abatan Pendidikan
ahagian pada minggu pertama setiap bulan.
4isket -M*S ? :etakan laporan
senarai guru? staf sokongan? jadual 1A > 0
dan ke )P=S melalui emel B pos.
Memfailkan satu salinan maklumat -M*S.
Men"impan satu salinan disket.
!amat
Siti Norbaya/smkpj 18&
-
7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am
22/44
Fail Meja Penolong Kanan (P) SMK Petra Jaya
6.3.6.'.3 Senara" Se!a
B"l. T"ndaan Tandaan )*+ (atatan
1. -nrolmen bulanan daripada Guru !ingkatan
2. Maklumat berikut dimasukkan ke dalam
sistem -M*S
C enrolmen murid
C maklumat guru
C maklumat staf sokongan
#. Maklumat -M*S dikemaskinikan sekiran"a
perlu
&. Men3etak maklumat -M*S
C senarai guru
C senarai staf sokongan
C jadual 1A > 0
'. Maklumat -M*S dipindah ke dalam 2 disket
. Surat iringan
5. ,antar maklumat ke )P
C 4isket -M*S
C :etakan ;aporan (dari =o. &
. ,antar maklumat -M*S ke )P=S melaluiemel.
0. Salinan maklumat -M*S difailkan ke dalamfail -M*S
18. Satu salinan disket disimpan
Siti Norbaya/smkpj 18'
-
7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am
23/44
Fail Meja Penolong Kanan (P) SMK Petra Jaya
6.3.4 Urusan Ka,alan Kesela!atan
6.3.4.1 Pr#ses Ker$a
JA%ATAN PR&SES KERJA
Pengetua / Penolong
Kanan (P / Kaunselor
)a%atankuasa
Pengetua / PenolongKanan (P / Ketua
Pembantu !adbir
Pengetua
Penolong Kanan(P /
Ketua Pembantu !adbir
Penolong Kanan (P /Ketua Pembantu !adbir
Pengetua / )a%atankuasa
1. Menubuhkan )a%atankuasa Keselamatan "ang
dipengerusikan oleh Pengetua.
2. Mengenal pasti tempattempat "ang perlu dibina geriji
besi dan barangbarang "ang perlu disimpan ke dalam petibesi keselamatan.
#. Men"ediakan peraturan keselamatan di setiap bangunandan tempattempat tertentu seperti makmal/bengkel dan
bilikbilik khas.
&. Men"impan anakanak kun3i? geriji besi? almari / kabinetbesi dan peti besi keselamatan di tempat "ang selamat.
'. Mengarah penga%al keselamatan membuat rondaan dan
pemantauan dari semasa ke semasa.
'. Menerima laporan sebarang kerosakan kun3i? almari /
kabinet besi dan geriji besi.
. Mengenal pasti pihak berkenaan untuk membaikisebarang kerosakan ke atas kun3i almari / kabinet besi dan
geriji besi.
5. Melapor kepada pihak polis sebarang pen3erobohan ke
atas pejabat.
Siti Norbaya/smkpj 18
-
7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am
24/44
Fail Meja Penolong Kanan (P) SMK Petra Jaya
6.3.4.' (arta Al"ran
Menubuhkan )a%atankuasa Keselamatan
Pejabat.
Mengenal pasti tempattempat "ang perlu
dibina geriji besi dan barangbarang "angperlu disimpan ke dalam peti keselamatan.
)/K men"ediakan peraturan keselematan di
tempat tertentu
Men"impan anakanak kun3i geriji besi?
almari / kabinet besi dan peti besikeselamatan di tempat "ang selamat.
Mengarah penga%al keselamatan membuat
rondaan dan pemantauan dari semasa kesemasa.
Menerima laporan sebarang kerosakan
kun3i? almari / kabinet dan geriji besi.
Membaiki sebarang kerosakan ke atas kun3i?almari / kabinet besi dan geriji besi.
Melapor kepada pihak polis sebarang
pen3erobohan ke atas pejabat? almari /
kabinet dan peti besi keselamatan.
!amat
Siti Norbaya/smkpj 185
-
7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am
25/44
Fail Meja Penolong Kanan (P) SMK Petra Jaya
6.3.4.3 Senara" Se!a
B"l. T"ndaan Tandaan )*+ (atatan
1. Menubuhkan )a%atankuasa Keselamatan Pejabat
2. !empat "ang perlu dibina geriji besi
#. arangbarang "ang perlu disimpan ke dalam petikselamatan
&. Anakanak kun3i simpan di tempat "ang selamat
'. Peraturan Keselamatan disediakan di tempat tertentu
. Penga%al Keselamatan membuat rondaan
5. ;aporan kerosakan kun3i? almari / kabinet dangeriji besi
. Pembaikan ke atas kerosakan kun3i? almari / kabinet
dan geriji besi
0.. ;aporan polis jika terdapat pen3erobohan ke ataspejabat? almari / kabinet dan peti besi keselamatan
Siti Norbaya/smkpj 18
-
7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am
26/44
Fail Meja Penolong Kanan (P) SMK Petra Jaya
6.3.5 Menel"a Urusan SuratMenurat
6.3.5.1 Urusan Pener"!aan Surat
6.3.5.1.1 Pr#ses Ker$a
JA%ATAN PR&SES KERJA
Pembantu !adbir
@endah
1. Menerima surat.
2. Membuka surat (ke3uali "ang sulit dan menge3op tarikh penerimaan.
#. Merekod ke dalam uku 4aftar Masuk.
&. Men"erahkan uku 4aftar Masuk dan surat / pekeliling "ang telahdirekodkan kepada Pengetua untuk semakan dan ditandatangani.
Pengetua /Penolong Kanan
(P
'. Meminitkan surat / pekeliling.
Pembantu !adbir
@endah / Pega%ai
erkenaan
. Mengedar surat kepada pega%ai berkenaan untuk ditandatangani dan
diambil tindakan selanjutn"a.
( Salinan fotostat dibuat untuk kegunaan indi6idu.
Semua Staf
5.(a
5.(b
Men"ediakan salinan fotostat sekiran"a ia memerlukan perhatian
semua guru atau staf sokongan dan kemudian dipamerkan.
Masukkan salinan surat / pekeliling "ang memerlukan makluman
semua kakitangan sekolah ke dalam
-
7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am
27/44
Fail Meja Penolong Kanan (P) SMK Petra Jaya
6.3.5.1.' (arta Al"ran
Menerima surat.
Surat Sulit
Surat biasa / berdaftar.
9ntuktindakan
Pengetua Membuka dan merekod ke dalam uku
4aftar Masuk.
Menghantar kepada Pengetua untuk
disemak? ditandatangani dan diminitkan.
Minitkan surat / pekeliling.
Siti Norbaya/smkpj 118
Memerlukan makluman
/
tindakanindi6idu
Salinanfotostat
diserahkan
kepada
pega%aiberkenaan.
Pega%ai
berkenaan
mengambil
tindakan.
!amat
Salinan asal
ditandatanganioleh pega%ai
berkenaan.
Merekod nombor
rujukan fail ke dalamuku 4aftar Masuk.
Memfailkansalinan asal.
!amat
Men"ediakan
salinan fotostat.
4ipamerkan
di papan
notis umum.
Simpan di dalam
pega%ai
Pentadbiran.
Memerlukan makluman /
tindakan semua
-
7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am
28/44
Fail Meja Penolong Kanan (P) SMK Petra Jaya
6.3.5.1.3 Senara" Se!a
B"l T"ndaan Tandaan) * + (atatan
1. Menerima surat
2. @ekod uku 4aftar Masuk
#. Pengetua mengesahkan dan meminitkan surat /pekeliling
&. Surat / Pekeliling diedar kepada pega%ai berkenaan
'. Men"ediakan salinan fotostat jika perlu
. !indakan "ang se%ajarn"a diambil oleh pega%ai
berkenaan (jika perlu
5. Mempamerkan salinan pada papan notis jika perlu
. Men"impan salinan di dalam
-
7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am
29/44
Fail Meja Penolong Kanan (P) SMK Petra Jaya
6.3.5.' Urusan Peng"r"!an Surat
6.3.5.'.1 Pr#ses Ker$a
JA%ATAN PR&SES KERJA
Pengetua /
Pega%ai berkenaan
1. Mendraf surat dengan rujukan fail "ang betul.
Pembantu !adbir
@endah
2. Menaip surat.
Pengetua /
Penolong Kanan
(P
#. Men"emak dan menandatangani surat.
Pembantu !adbir
@endah
&. Men"ediakan sampul surat dengan alamat "ang betul.
Merekod ke dalam uku Penghantaran Surat.
'. Menimbang surat dan melekat setem (ke3uali untuk PP.
. Mengepos surat.
5. Men"impan resit jika surat berdaftar.
. Menghantar surat untuk )P melalui hantaran tangan.
Siti Norbaya/smkpj 112
-
7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am
30/44
Fail Meja Penolong Kanan (P) SMK Petra Jaya
6.3.5.'.' (arta Al"ran
Mendraf Surat dengan rujukan fail "ang
betul.
Menaip Surat.
Men"emak Surat.
etul
Membuat Pembetulan
+a
Menandatangani surat
oleh Pengetua / PK (P .
Merekod ke dalam uku Penghantaran
Surat.
Memfailkan salinan.
Surat PPG dihantar melalui hantaran tangan.
Melekat setem dan mengepossurat.
!erima dan simpan resit surat
berdaftar.
!amat !amat
Siti Norbaya/smkpj 11#
!idak
-
7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am
31/44
Fail Meja Penolong Kanan (P) SMK Petra Jaya
6.3.5.'.3 Senara" Se!a
B"l. T"ndaan Tandaan) * + (atatan
1. Mendraf surat
2. Menaip surat
#. Men"emak dan menandatangani surat
&. Men"ediakan sampul surat
'. Merekod ke dalam uku Penghantaran Surat
. Sesalinan difailkan
5. Menimbang surat
. Melekat setem
0. Mengepos surat
18. Merekod dan men"impan resit surat berdaftar
11. Surat PPG dihantar melalui hantaran tangan
Siti Norbaya/smkpj 11&
-
7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am
32/44
Fail Meja Penolong Kanan (P) SMK Petra Jaya
6.3.7 Pengurusan S"ste! 8a"l
6.3.7.1 Pr#ses Ker$a
JA%ATAN PR&SES KERJA
Penolong Kanan(P
Pengetua
Penolong Kanan (P/
KP!
KP!/
Pembantu !adbir@endah
Pengetua
Pengetua / Pembantu
!adbir @endah
Pembantu !adbir
@endah
1.
2.
#.
&.
'.
.
5.
.
0.
18.
11.
12.
1#.
1&.
1'
Men"enaraikan dan men"ediakan failfail mengikut jenis.
Men"erahkan kepada Pengetua untuk mendapatkan ulasan dan
persetujuan.
Menetapkan jenis fail? iaitu terbuka? timbul dan sulit.
Men"ediakan fail dengan menetapkan nombor rujukan fail dan
tajuk.
Men"ediakan uku Panduan Sistem
-
7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am
33/44
Fail Meja Penolong Kanan (P) SMK Petra Jaya
JA%ATAN PR&SES KERJA
Pembantu !adbir
@endah
1.
15.
1.
10.
28.
21.
Mengedar
-
7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am
34/44
Fail Meja Penolong Kanan (P) SMK Petra Jaya
6.3.7.' (arta Al"ran
Men"enaraikan keperluan fail mengikutjenis.
Mendapatkan ulasan dan persetujuandaripada Pengetua mengenai senarai "ang
di3adangkan.
Menetapkan dan men"ediakan jenis fail.
Menetapkan nombor rujukan fail dan tajuk.
Men"ediakan uku Panduan Sistem
-
7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am
35/44
Fail Meja Penolong Kanan (P) SMK Petra Jaya
6.3.7.3 Senara" Se!a
B"l. T"ndaan Tandaan) * + (atatan
1. Senarai keperluan fail
1.1
-
7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am
36/44
Fail Meja Penolong Kanan (P) SMK Petra Jaya
6.3.19 Menel"a Urusan Pelu2usan St#
6.3.19.1 Pr#ses Ker$a
JA%ATAN PR&SES KERJA
Pengetua 1. Menubuhkan ;embaga Pemeriksa "ang terdiri daripada Pengetua?
Penolong Kanan (P? Guruguru Kanan? Ketua Pembantu !adbir.
Ketua Pembantu
!adbir / GuruguruKanan / Pen"elia
Stok
2. Men"ediakan laporan barangbarang "ang tidak boleh digunakan dalam
orang ;aporan Penghapusan arangarang Ke3il(;ampiran A.
;embaga
Pemeriksa
#. Memeriksa barangbarang "ang perlu dilupuskan.
Pengetua &. Men"emak dan megesahkan ;ampiran A.
Pembantu !adbir
@endah
'. Menghantar ;ampiran A ke )abatan Pelajaran =egeri untuk
mendapatkan kelulusan.
. Menerima kelulusan daripada )abatan Pelajaran =egeri.
Ketua Pembantu!adbir
5. Mengisi Sijil Pelupusan arangarang dan Sijil Saksi(Ke% #88 > .
Pembantu !adbir@endah
. Menghantar Ke% #88 > dan Sijil Saksi kepada )abatan Pelajaran=egeri untuk rekod.
Pembantu !adbir
@endah
0. Mendokumentasikan surat? sijil dan ;ampiran A.
Siti Norbaya/smkpj 110
-
7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am
37/44
Fail Meja Penolong Kanan (P) SMK Petra Jaya
6.3.19.' (arta Al"ran
Menubuhkan ;embaga Pemeriksa.
.
Men"ediakan laporan barangbarang "ang
tidak boleh digunakan lagi dengan mengisi
;ampiran A.
Memeriksa barangbarang "ang perlu
dilupuskan.
;ampiran A disemak dan disahkan olehPengetua.
Mendapat
maklumatlengkap
;engkap
Menghantar ;ampiran A ke )P= untuk
mendapat kelulusan.
Menerima kelulusan daripada )P=.
Mengisi Sijil Pelupusan arangarang
dan Sijil Saksi.
Menghantar SijilSijil tersebut ke )P=
untuk rekod.
Mendokumentasikan surat? sijil dan
;ampiran A.
!amat
Siti Norbaya/smkpj 128
!idak
+a
-
7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am
38/44
Fail Meja Penolong Kanan (P) SMK Petra Jaya
6.3.19.3 Senara" Se!a
B"l. T"ndaan Tandaan) * + (atatan
1. ;aporan Ketua 9nit / Pen"elia Stok (;ampiran A
2. Pen"emakan dan pengesahan Pengetua (;ampiran A
#. Pengiriman ;ampiran A ke )P= mendapatkanuntuk kelulusan
&. Menerima kelulusan )P=
'. Mengisi Sijil Ke% #88 > dan Sijil Saksi
0. Menghantar Sijilsijil ke )P=
18. Mendokumentasikan surat? sijil dan ;ampiran A
6.3.19./ B#rang D"gunaan:
i. ;aporan Penghapusan arangarang Ke3il (;ampiran A
ii. Sijil Pelupusan arangarang (Ke% #88 >
iii. Sijil Saksi
Siti Norbaya/smkpj 121
-
7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am
39/44
Fail Meja Penolong Kanan (P) SMK Petra Jaya
6.3.11 Urusan Pener"!aan Bealan
6.3.11.1 Pr#ses Ker$a
JA%ATAN PR&SES KERJA
Pengetua / Guru
berkenaan / Pembantu!adbir
1.
2.
#.
Menerima barang / peralatan.
Men"emak bilangan dan mutu berdasarkan in6ois pembekalan
( uji jika jentera / mesin .
Menge3op tarikh terima barang.
Pengetua / $akil
Pengetua
&. Menandatangani Sijil Akuan Penerimaan (SAP.
Guru berkenaan /
Pembantu !adbirPembantu !adbir @endah
'.
.
5.
Merekod penerimaan ke dalam dokumen stok.
Mengirim SAP mengikut arahan.
Men"impan salinan SAP sekolah di dalam fail berkaitan.
Siti Norbaya/smkpj 122
-
7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am
40/44
Fail Meja Penolong Kanan (P) SMK Petra Jaya
6.3.11.' (arta Al"ran
!erima bekalan.
Semak / 3op dan tulis tarikh penerimaan
( uji jika )entera / mesin .
!erima7
+a
Puas hati? terima tandatangani borang SAP.
@ekod ke dalam dokumen stok.
,antar borang SAP kepada pembekal.
Simpan salinan orang SAP dalam fail
berkenaan.
!amat
Siti Norbaya/smkpj 12#
Pemulanganpenggantian
!idak
-
7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am
41/44
Fail Meja Penolong Kanan (P) SMK Petra Jaya
6.3.11.3 Senara" Se!a
B"l. T"ndaan Tandaan ) *+ (atatan
1. Menerima nota hantar (deli6er" note
2. Men"emak bekalan ( bilangan D mutu
#. Menandatangani SAP
&.
'.
.
5.
Merekod ke dalam dokumen stok
Mengurus pengiriman SAP kepada s"arikatpembekal
Merekod pengiriman
-
7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am
42/44
Fail Meja Penolong Kanan (P) SMK Petra Jaya
6.3.1' Urusan Penera-an Tugas
6.3.1'.1 Pr#ses Ker$a
JA%ATAN PR&SES KERJA
Pengetua
Pen. Kanan (P
Pembantu !adbir
Pen. Kanan (P
Pengetua
Pembantu !adbir
Pen. Kanan (P
1.
2.
#.
&.
'.
.
5.
.
0.
Menerima arahan bertukar daripada )abatan Pelajaran =egeriSara%ak.
Memaklumkan kepada pega%ai berkenaan.
Men"erahkan ;ampiran HAI 1.1 hingga 1. kepada pega%ai
"ang akan bertukar.
4apatkan balik borangborang tersebut daripada pega%ai
berkenaan untuk disemak.
Sediakan surat iringan.
4apatkan tandatangan Pengetua.
Merekodkan dan mengemukakan kepada Pengarah Pelajaran
=egeri.
Memfailkan 1 salinan ke dalam fail peribadi dan 1 salinan dalamfail =ota Serah !ugas.
Men"erahkan 1 salinan kepada pega%ai "ang mengambil alih
tugas.
Siti Norbaya/smkpj 12'
-
7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am
43/44
Fail Meja Penolong Kanan (P) SMK Petra Jaya
6.3.1'..' (arta Al"ran
Menerima arahan bertukar.
Maklumkan kepada pega%ai berkenaan.
Maklum kepada pega%ai untukmengisi borangborang ;ampiran HAI
1.1 hingga 1..
4apatkan balik borang serah tugas.
Kemukakan semula
Kepada pega%ai
berkenaan untukdilengkapkan
!idak
;engkap Semak kesemua butirbutir diperlukan.
;engkap
!aip surat iringan.
4apatkan tandatangan Pengetua.
Kemukakan ke Pejabat Pelajaran
=egeri dan satu salinan difailkan.
Satu salinan =ota Serah !ugashendaklah diemukakan kepada
pega%ai "ang mengambil alih tugas.
!amat
Siti Norbaya/smkpj 12
-
7/26/2019 6.3 Manual Prosedur Kerja Urusan Pentadbiran Am
44/44
Fail Meja Penolong Kanan (P) SMK Petra Jaya
6.3.1'.3 Senara" Se!a
B"l. T"ndaan Tandaan ) * + (atatan
1. Menerima arahan perpindahan
2. Memberitahu pega%ai "ang berpindah
#. Sediakan borangborang sebagaimana di ba%ah
#.1 ;ampiran HAI 1.1 > 1.
(4isediakan dalam ' salinan
&. Serahkan borang berkenaan kepada pega%ai
"ang akan berpindah untuk diisi
. Semak borangborang berkenaan
. Sediakan surat iringan
5. Satu salinan =ota Serah !ugas dihantar ke PejabatPendidikan =egeri
. Satu salinan =ota Serah !ugas difailkan
6.3.1'./ B#rang D"gunaan:
i. ;ampiran HAI >