QSS 4013: Pengurusan & Pengelolaan Kokurikulum

Faktor –faktor yang mempengaruhi penubuhan kelab & persatuan

1.Saiz sekolah

2.Sumber kewangan

3.Kemudahan sekolah

4.Sekolah lelaki / perempuan

5.Jurulatih

6.Minat pelajar

Definisi

• Kelab• Perkumpulan atau persatuan yang

berasaskan suatu aktiviti utama yang tertentu dan dianggotai oleh individu-individu yang mempunyai minat, kegemaran, kerjaya atau latar belakang yang sama

• Persatuan• Perkumpulan atau gabungan individu

yang mempunyai matlamat atau minat yang sama

Kelab & Persatuan di Sekolah• Kelab dan persatuan yang

dianggotai murid dan guru sekolah

• Kategori kelab/persatuan berdasarkan Peraturan 4: Peraturan-Peraturan Pendidikan (Persatuan Sekolah) 1998 yang dimaktubkan dalam Warta Kerajaan P.U. (A) 196 tarikh 21 Mei 1998

• Mata pelajaran yang diajar• Hobi & rekreasi• Yang diluluskan Menteri / Pengarah

Pelajaran Negeri

Mesyuarat AJK Pengurusan Kokurikulum Sekolah

Pendaftaran Ahli-Ahli Baru

Penubuhan & Pendaftaran

Perancangan Aktiviti

Pelaksanaan Aktiviti

Penyeliaan Penilaian

Penghargaan Pelaporan

PENANUNG PENGETUA

JK KERJA

CARTA ORGANISASI KOKURIKULUM SEKOLAH

S/U

GURU PENASIHAT

Pengerusi

Pemeriksa Kira-Kira

Naib Pengerusi

Bendahari

AJK

Ahli Biasa

Peraturan Penubuhan Kelab dan Persatuan

• Perlu mohon secara rasmi kepada pengetua • Pengetua berhak lulus atau bubar • Dianggotai murid dan guru sekolah dan ber-

ibu pejabat di sekolah berkenaan sahaja

• Pelantikan guru penasihat secara rasmi

• JK boleh dilantik/dipilih dan perlu dimaktubkan dalam perlembagaan kelab/persatuan

bersambung….• JK kelab/persatuan perlu memohon pengesahan

penubuhan dalam masa 14 hari selepas mesyuarat / perjumpaan pertama • Perlembagaan & peraturan kelab/ persatuan, senarai

AJK & senarai aktiviti utama

• Perubahan perlu disahkan oleh Pengerusi & Setiausaha dan dimajukan kepada Pengetua dalam masa 14 hari untuk kelulusan

• Daftar ahli yang kemaskini dan disahkan perlu disimpan dalam tempoh 30 hari untuk pemeriksaan

bersambung….

• Akaun kelab/persatuan dikawal pengetua/ guru penasihat. Laporan akaun perlu disimpan tidak kurang dari 6 bulan setelah berakhir tiap-tiap tahun kewangan untuk pemeriksaan oleh pendaftar

• Tajaan/kutipan derma bagi kelab/ persatuan perlu kelulusan pengetua

• Guru penasihat atau mana-mana guru lain yang dilantik mesti hadir dalam semua mesyuarat kelab/persatuan

Prosedur Penubuhan Kelab/Persatuan (Pelajar)

1. Pelajar bentuk JK penaja utk tetapkan • Tujuan dan matlamat• Aktiviti & kegiatan• Peraturan• Perlembagaan

2. Memohon penubuhan dan kelulusan pengetua3. Mendaftar ahli-ahli4. Adakan mesyuarat agung penubuhan

setelah menerima surat kelulusan5. Memfailkan perlembagaan & peraturan

kelab/persatuan, senarai AJK dan senarai aktiviti utama

bersambung ….

6. Mohon dan dapatkan kelulusan kutipan derma (jika berkaitan).

7. Mula kutipan derma dengan mematuhi peraturan kewangan sedia ada

8. Menyediakan akaun kewangan dan majukan untuk pengesahan

bersambung…..

13.Simpan dan kemaskini akaun yang telah disahkan

14.Rumus takwim aktiviti tahunan dan majukan untuk pengesahan

15.Sediakan jadual kedatangan ahli bagi aktiviti

16.Menyediakan laporan tahunan

Senaraikan tanggungjawab guru penasihat untuk kelab dan

persatuan

1. Mesyuarat Agung -tujuan melantik AJK.

2. Minit Mesyuarat dan Laporan Aktiviti disediakan

3. Perlembagaan dan peraturan

4. Pastikan aktiviti selaras -objektif sekolah

5. AJK jalankan tugas

6. Rancang aktiviti tahunan dengan murid

7. Aktiviti ikut jadual

8. Urus kewangan, harta dan peralatan

9. Urus pendaftaran kelab kepada Pengetua

10.Bantu penyertaan ahli aktiviti peringkat sekolah/daerah/negeri dan kebangsaan

10.Guru pengiring dalam lawatan atau projek

11.Rekod kehadiran ahli

12.Kemaskini Papan Kenyataan

13.Calonkan penerima Sijil Penghargaan kepada AJK Kokurikulum Sekolah

1. Surat permohonan pertubuhan Persatuan/Kelab dari Guru/Pelajar disertakan :

1.1 Draf Perlembagaan

1.2 Draf Aktiviti Asas

1.3 Senarai Jawatankuasa Penaja

2. Surat Kelulusan penubuhan dari Pengetua

3. Surat Perlantikan Guru Penasihat (ada penyataan penurunan kuasa pengelolaan & Penyeliaan)

KANDUNGAN FAIL PERTUBUHAN/PERSATUAN /KELAB

KOKURIKULUM

4. Minit Mesyuarat Agung Penubuhan

5. Perlembagaan disahkan

6. Senarai AJK disahkan

7. Perancangan/Aktiviti disahkan

8. Jadual AktivitiTahunan yang disahkan

9. Senarai ahli yang disahkan

10. Jadual Kehadiran Ahli

KANDUNGAN FAIL PERTUBUHAN/PERSATUAN /KELAB

KOKURIKULUM

11. Surat permohonan mengutip derma ahli dari Guru Penasihat

12. Surat kelulusan mengutip derma dari Pengetua

13. Akaun Kewangan/Belanjawan yang disahkan

14. Surat permohonan menjadi ahli gabungan dari Pengetua

15. Surat kelulusan menjadi ahli gabungan dari Pengetua

16. Surat permohonan menjadi ahli gabungan kepada Badan Induk

KANDUNGAN FAIL PERTUBUHAN/PERSATUAN /KELAB

KOKURIKULUM

17. Surat penerimaan menjadi ahli gabungan oleh badan induk

18. Rakaman Minit Mesyuarat yang diadakan

19. Surat Pekeliling berkaitan dari :

• KPM

• JPN

• PPD

• Sekolah

KANDUNGAN FAIL PERTUBUHAN/PERSATUAN /KELAB

KOKURIKULUM

Sekian. Terima Kasih

LAMPIRAN CONTOH PERLEMBAGAAN

Contoh Perlembagaan1. Nama dan Tempat Mesyuarat    i. Persatuan / Kelab ini dikenali dengan nama

…………………………………….    ii. Tempat mesyuarat persatuan ialah di

…………………………………………….

2. Tujuan-tujuan dan maksud-maksud (Undang-undang ini hendaklah mengandungi keterangan penuh berkenaan tujuan-tujuan     dan maksud-maksud persatuan/kelab itu ditubuhkan, atau berusaha hendak mencapainya).

3. Keahlian 3.1 Di sini sebutkan syarat-syarat untuk menjadi ahli persatuan/kelab,

termasuk keterangan-keterangan berkenaan sekatan umur, jika dikenakan dan sama ada kemasukan menjadi ahli disyaratkan

kepada lelaki atau perempuan, dan sebagainya.  Sebutkan juga sama

ada bilangan ahli-ahli dihadkan (nyatakan bilangan ahli-ahli

dibenarkan) atau tidak. 3.2 Tiap-tiap permohonan menjadi ahli hendaklah disokong oleh

Guru Penasihat dan dihantar kepada Setiausaha yang akan

mendaftarkan permohonan itu dengan secepat mungkin. 3.3 Tiap-tiap pemohon yang permohonannya telah diluluskan

seperti yang tersebut di atas hendaklah diterima menjadi ahli persatuan dan hendaklah ia sebagai ahli.

4. Bayaran Masuk, Yuran-Yuran dan Lain-lain Bayaran     4.1 Bayaran masuk dan yuran yang hendak dibayar adalah seperti berikut :-

a. Pendaftaran     : ……………………………………..           b. Yuran sebulan  : ……………………………………..

    4.2 Yuran-yuran bulanan hendaklah dibayar kepada Bendahari terlebih dahulu di dalam masa ………… hari dari awal tiap-tiap bulan. Pembayaran hendaklah diberikan kepada  Bendahari atau kepada Guru Penasihat.

4.3 Ahli yang membiarkan hutang yurannya lebih daripada 2 bulan akan menerima surat ingatan yang ditandatangai oleh atau wakil

Setiausaha dan hlanglah hak-hak keistimewaannya sebagai ahli sehingga hutangnya telah dibayar.

  4.4 Ahli yang membiarkan hutangnya sebanyak lebih daripada jumlah yuran bagi tiga bulan dengan sendirinya terhenti daripada menjadi

ahli Persatuan, dan Jawatankuasa dengan persetujuan Guru Penasihat boleh memerintahkan supaya tindakan yang diambil terhadapnya, dengan kenyataan hutangnya terlebih dahulu.    

  4.5 Yuran-yuran khas atau kutipan wang daripada ahli-ahli untuk perkara yang tertentu  boleh dijalankan denga persetujuan mesyuarat

agung dan Guru Penasihat. Sekiranya ada ahli yang mungkir membayar

wang yuran tersebut di dalam masa yang telah ditetapkan, maka wang

itu dianggap sama seperti hutang yuran bulanan.

5.0 Keberhentian Ahli yang hendak berhenti daripada menjadi ahli Persatuan/Kelab hendaklah memberi kenyataan yang bertulis dua minggu terlebih dahulu kepada Setiausaha dan membayar segala hutang-hutangnya.

6. Jawatankuasa

 6.1 Satu Jawatankuasa Persatuan hendaklah dilantik di dalam Mesyuarat Agung Tahunan. Caranya ialah semua ahli mencalon, memilih dan melantik

sesiapa sahaja melalui  pengundian.

    6.2 Melalui AJK Penasihat di mana ahli jawatankuasa dilantik oleh Penasihat setelah diadakan perbincangan dengan ahli ataupun melalui ujian tertentu.

    6.3 Semua pegawai-pegawai kecuali Bendahari Pertubuhan Pertubuhan/Kelab boleh dilantik semula tiap-tiap tahun.

    6.4 Tugas jawatankuasa ialah mengelola dan mengaturkan kerja-kerja harian  Persatuan/Kelab dengan tidak terkeluar dari dasar umum yang

ditetapkan oleh  Mesyuarat Agung. Jawatankuasa seharusnya tidaklah boleh membuat tindakan bertentangan dengan keputusan Mesyuarat Agung dengan tidak lebih dahulu berhubung dengannya dan Jawatankuasa mestilah sentiasa taat kepada keputusan  Mesyuarat Agung. Jawatankuasa hendaklah membuat laporannya berkenaan kegiatan-kegiatannya di dalam tahun lalu kepada tiap-tiap Mesyuarat Agung Tahunan.

    6.5 Jawatankuasa hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya sekali di dalam 3 bulan dan ……………… hari pengumuman bagi tiap-tiap mesyuarat hendaklah diberikan kepada ahli-ahli. Pengerusi dengan bersendirian, atau tidak kurang daripada 3 orang ahli Jawatankuasa bersama-sama boleh memanggil supaya diadakan mesyuarat  Jawatankuasa pada bila-bila masa. Sekurang-kurangnya setengah daripada bilangan  ahli-ahli Jawatankuasa hendaklah hadir bagi mengesahkan perjalanan dan  mencukupkan koram mesyuarat.

6.6 Jika timbul perkara mustahak yang berkehendakkan kelulusan Jawatankuasa dan mesyuarat tidak dapat diadakan, maka bolehlah Setiausaha mendapatkan kelulusan dengan surat pekeliling. Syarat-syarat yang berikut hendaklah disempurnakan sebelum  keputusan Jawatankuasa boleh dianggap sebagai boleh diterima :       a. Masalah yang dibangkitkan itu hendaklah dibutirkan dengan terang di

dalam surat  pekeliling yang dihantar kepada tiap-tiap tahun Jawatankuasa ;

      b. Sekurang-kurangnya setengah daripada bilangan ahli-ahli Jawatankuasa mestilah  menyatakan persetujuan atau bantahan mereka kepada cadangan itu ; dan

      c. Keputusan hendaklah dengan undi yang terbanyak. Sebarang keputusan yang  perolehi melalui surat pekeliling hendaklah dilaporkan oleh Setiausaha kepada  Mesyuarat Jawatankuasa kemudiannya untuk dicatitkan di dalam peringatan mesyuarat.

6.7 Ahli Jawatankuasa yang mungkir menghadiri Mesyuarat Jawatankuasa tiga kali berturut-turut tanpa alasan yang memuaskan akan disifatkan sebagai telah meletakkan  jawatan di dalam Jawatankuasa.

6.8 Jika seorang ahli Jawatankuasa Pusat meninggal dunia, meletakkan jawatan, atau  dikenakan tindakan disiplin oleh pihak sekolah, calon yang kedua mendapat undi  terbanyak di dalam pemilihan yang lalu hendaklah dipanggil untuk memenuhkan  kekosongan itu. Jika calon yang sedemikian tidak ada atau menolak jawatan itu, maka berkuasalah Jawatankuasa melantik lain ahli persatuan memenuhkan kekosongan itu  sehingga Mesyuarat Agung Tahunan diadakan.

6.9 Jawatankuasa dengan persetujuan Guru Penasihat boleh memberi perintah kepada  Setiausaha dan lain-lain pegawai untuk menjalankan urusan-urusan Persatuan/Kelab.  Ia boleh melantik pengurus-pengurus dan kakitangan-kakitangan yang difikirkannya  mustahak. Ia boleh dengan persetujuan Guru Penasihat menggantungkan atau  melucutkan jawatan sebarang pengurus atau kakitangan kerana cuai di dalam pekerjaan, curang, tidak cekap, engkar menjalankan keputusan Jawatankuasa atau  kerana sebab-sebab yang difikirkan boleh merosakkan kepentingan Persatuan/Kelab.

6.10 Kecuali perkara-perkara yang bertentangan atau tidak selaras dengan dasar yang  telah dibuat di dalam Mesyuarat Agung, keputusan Jawatankuasa terhadap ahli-ahli  adalah muktamad jika atau sehingga tidak dirombak oleh keputusan Mesyuarat  Agung.