II.INVENTORIOBJEKTIFSemua inventori hendaklah diguna dan dikendalikan dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan :-Mengurangkan pembaziranMenjimatkan kosMencapai jangka hayatMencegah penyalahgunaanMengelakkan kehilangan

PENGENALANPengurusan yang sistematik pada inventori amat penting bagi sesebuah organisasi. Inventori merujuk kepada stok yang dipegang oleh sesebuah organisasi. Dalam menguruskan inventori, setiap organisasi mempunyai pendekatan sendiri menguruskan inventori mereka. Pendekatan tradisional seperti penggunaan fail masih digunakan. Inventori merupakan asset penting bagi organisasi dan setiap organisasi perlu menguruskan inventori dengan cekap dan efektif.

Setiap organisasi kecil ataupun besar perlu peka dan bijak dalam menguruskan inventori mereka. Pengurusan yang bersistematik dan efisien dalam menguruskan inventori member manfaat bukan sahaja dari aspek pengurusan malah aspek lain seperti mengurangkan kos perbelanjaan dan pengeluaran organisasi. Thomas C. Harrington (1990) di dalam artikelnya berkaitan Implementing an Effective Inventory Management System menekankan aspek kawalan sebagai elemen penting dalam pengurusan inventori yang efektif.

DEFINISIPengurusan inventori secara amnya adalah tentang menentukan saiz dan penempatan sesuatu barang. Pengurusan inventori diperlukan pada setiap lokasi yang berlainan dalam kemudahan atau dalam pelbagai lokasi rangkaian bekalan untuk melindungi barangan khusus dan pengeluaran terancang daripada sebarang gangguan kehabisan bahan-bahan atau barang-barang. Skop pengurusan inventori juga mengenai garis-garis halus antara memimpin masa pengisian semula, membawa kos inventori, pengurusan aset, ramalan inventori, penilaian inventori, penglihatan inventori, ramalan harga masa depan inventori, inventori fizikal, ruang fizikal yang disediakan untuk inventori, pengurusan kualiti, penambahan , pulangan dan barangan yang rosak dan ramalan permintaan dan juga penambahan.Atau boleh ditakrifkan sebagai saham keluar masuk dari mana-mana butiran yang digunakan dalam sesebuah organisasi.Inventori terbahagi kepada dua iaitu :-(a)Aset -bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan yang dibeli atau yang disewa beli dengan wang, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan.i. Harta kepunyaan universiti yang tidak kurangii. Mempunyai jangka hayat melebihi setahun.iii. Harga seunit RM1000 atau lebih pada masa pembelianiv. Memerlukan penyelenggaraan secara berjadual seperti yang telah dinyatakan dalam manual/buku panduan pengguna.v. Perlu dilekatkan barcode aset. (b) Bekalan Ami. Alat/barang yang kurang dan tidak kurang selain dari aset (pakai buang);ii. Tidak memerlukan penyelenggaraan; daniii. Dalam erti kata lain ia boleh didefinasikan sebagai stok; barang yang digunakan untuk tujuan operasi dan penyelenggaraan.iv. Tidak perlu dilekatkan barcode tetapi perlu mewujudkan rekod yang mencatatkan kuantiti terimaan dan keluaran/kegunaan alat/barang tersebut.KEBAIKAN INVENTORI1. Penerimaan Inventoria. Memastikan setiap inventori yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkanb. Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesananc. Memastikan inventori diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk digunakan.

2. Pendaftaran Inventoria. Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskinib. Memudahkan pengesanan dan pemantauanc. Membolehkan keadaan inventori diketahuid. Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian inventori

3. Penggunaan dan Penyimpanan InventoriSemua inventori hendaklah diguna dan dikendalikan dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan:-a. Mengurangkan pembaziranb. Menjimatkan kosc. Mencegah penyalahgunaand. Mengelakkan kehilangane. Inventori dapat mencapai jangka hayatnya

4. Pemeriksaan/verifikasi inventoria. Mengetahui keadaan dan prestasinyab. Memastikan setiap inventori mempunyai daftar/rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini.c. Memastikan setiap inventori berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam daftar.d. Mengenalpasti inventori yang tidak boleh digunakan, rosak, usang dan sebagainya serta mengesyorkan tindakan-tindakan ke atas inventori berkenaan.e. Memperlihatkan kemungkinan berlakunya penipuan, kecurian atau kehilangan.f. Menentukan samada pengurusan inventori dijalankan dengan betul dan mendedahkan apa-apa kelemahan dalam sistem mengurus inventori.

5. Penyelenggaraan Inventoria. Memastikan inventori berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan.b. Memelihara dan memanjangkan jangka hayatc. Meningkatkan keupayaand. Mengurangkan kerosakkane. Menjimatkan perbelanjaanf. Menjamin keselamatan penggunag. Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif

6. Pelupusana. Memastikan tidak menyimpan inventori yang tidak boleh diguna atau tidak diperlukanb. Menjimatkan ruang simpananc. Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik

KESIMPULANA professional discipline that is primary concerned with the management of document-based information system. The application of systematic and scientific controls to recorded information required in the operation of an organizations business (Priscillia Emery, 2005)

Daripada petikan di atas, dapat kita simpulkan bahawa elemen kawalan dalam pengurusan inventori merupakan aspek penting dalam membangunkan system yang berkaitan dengan pengurusan inventori. Kawalan inventori yang efektif dan sistematik dalam sesebuah organisasi dapat memudahkan pengurusan organisasi dalam menguruskan inventori, membuat keputusan, merancang dan mengawal aliran stok atau barang dan membuat laporan. Penerangan seterusnya akan menerangkan terminology yang terdapat dalam persekitaran inventori, kawalan inventori dan model-model inventori dan pendekatan yang digunakan.

Secara tidak langsung, semasa pesanan bekalan dibuat bersama-sama dengan jumlah untuk pegangan stok, organisasi dapat memperolehi kelebihan diskaun bagi pesanan tersebut, ataupun dapat membeli item tersebut yang masa yang murah dan akan memperoleh keuntungan di situ. Selain itu, dengan pegangan stok tersebut, ini dapat mengelakkan kehabisan stok semasa pesanan semula dibuat dan juga dapat menjimatkan kos pengangkutan. Ia juga akan bertindak sebagai penimbal sekiranya berlaku kekurangan stok dan dapat mengekalkan tahap operasi agar sentiasa berada pada tahap yang optimum.