SENARAI SEMAK FAIL BAGI BADAN BERUNIFORM/KELAB DAN PERSATUAN/SUKAN DAN PERMAINAN _______________________________________________________________

BIL PENGURUSAN FAIL

AD

A

TIA

DA

CA

TATA

N SEMAKAN

PERTAMA

PENYELARAS ___/___/20_

TINDAKAN GURU

PENASIHAT ___/___/20_

1 SURAT PERMOHONAN PENUBUHAN

DRAF PERLEMBAGAAN

DRAF AKTIVITI ASAL

SENARAI JAWATAN KUASA PENAJA

2 SURAT KELULUSAN PENUBUHAN PERSATUAN

3 SURAT PERLANTIKAN GURU PENASIHAT 4 MINIT MESYUARAT AGUNG DISAHKAN

5 PERLEMBAGAAN YANG DISAHKAN

6 PERANCANGAN AKTIVITI YANG ASAL 7 RANCANGAN AKTIVITI TAHUNAN

8 TAKWIM KOKURIKULUM

9 SENARAI NAMA KEAHLIAN

10 SENARAI KEAHLIAN MENGUTIP DERMA/YURAN -BENDAHARI

11 SURAT KELULUSAN MENGUTIP DERMA/YURAN-

BENDAHARI

12 AKAUN KEWANGAN/ BELANJAWAAN DISAHKAN

13 SURAT KELULUSAN MENJADI AHLI GABUNGAN

14 SURAT PERMOHONAN UNTUK MENJADI AHLI GABUNGAN BADAN INDUK

15 MINIT-MINIT MESYUARAT 16 SURAT-SURAT PEKELILING YANG BERKAITAN

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SABAH PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH LAHAD

DATU

SEKOLAH

17 DOKUMEN PENCAPAIAN CEMERLANG AHLI 18 LAPORAN SETIAP AKTIVITI

19 LAPORAN TAHUNAN

20 DAFTAR PENILAIAN SETIAP AHLI 21 SURAT PENYERAHAN KEMBALI KUASA DAN

PERLANTIKAN GURU PENASIHAT OLEH PENGETUA

22 STOK DAN INVENTORI

23 CONTOH SIJIL/SURAT PENGHARGAAN

Disediakan oleh,

_______________________________ Guru Penasihat

Disemak oleh,

_______________________________

Disemak oleh,

_______________________________

Pengurusan Fail

PENGURUSAN FAIL 1. Fail Induk Kelab / Persatuan

1.1 Surat Permohonan menubuhkan Unit Pakaian Seragam, Kelab/ Persatuan dan

Sukan/Permainan daripada guru/murid disertakan bersama :

a. Draf perlembagaan b. Draf aktiviti asas c. Senarai Jawatankuasa Penaja

1.2 Surat kelulusan penubuhan daripada Pengetua/Guru Besar selaku Penolong

Pendaftar Sekolah. Ada penyataan kelulusan penubuhan. 1.3 Surat pelantikan sebagai Guru Pemimpin/Penasihat. Ada penyataan penurunan

kuasa pengelolaan dan penyeliaan.

1.4 Minit Mesyuarat Agung penubuhan. 1.5 Perlembagaan yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.

1.6 Senarai jawatankuasa yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.

1.7 Perancangan aktiviti asas yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.

1.8 Jadual aktiviti tahunan yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar. 1.9 Senarai keahlian yang disahkan oleh Guru Pemimpin.

1.10 Surat permohonan mengutip derma keahlian daripada Bendahari.

1.11 Surat kelulusan mengutip derma daripada Pengetua/Guru Besar.

1.12 Akaun kewangan/belanjawan yang disahkan.

1.13 Surat permohonan untuk menjadi ahli gabungan daripada Guru Pemimpin kepada Pengetua/Guru Besar.

1.14 Surat kelulusan untuk menjadi ahli gabungan daripada Pengetua/ Guru Besar.

1.15 Surat permohonan untuk menjadi ahli gabungan kepada Badan Induk. 1.16 Surat penerimaan menjadi ahli gabungan daripada Badan Induk.

1.17 Minit-minit mesyuarat yang diadakan.

1.18 Surat-surat pekeliling yang berkaitan daripada:

a. Kementerian Pendidikan Malaysia

b. Jabatan Pendidikan Negeri c. Pejabat Pendidikan Daerah

d. Sekolah 1.19 Dokumen pencapaian cemerlang ahli-ahli.

1.20 Laporan setiap aktiviti.

1.21 Laporan tahunan.

1.22 Daftar penilaian bagi setiap ahli.

1.23 Surat penyerahan kembali kuasa dan perlantikan sebagai Guru Pemimpin daripada Guru Pemimpin kepada Pengetua/Guru Besar.

1.24 Stok dan inventori.

1.25 Sampel-sampel Sijil/Surat Penghargaan. 2. Fail Pengerusi

2.1 Maklumat ahli

2.2 Senarai ahli jawatankuasa dan senarai penasihat 2.3 Perlembagaan kelab 2.4 Minit mesyuarat

3. Fail Setiausaha

3.1 Minit mesyuarat 3.2 Surat-surat berkaitan kelab

3.3 Buku-buku panduan kelab 3.4 Perlembagaan kelab

3.5 Maklumat ahli 3.6 Senarai ahli jawatankuasa dan guru penasihat 3.7 Laporan Mingguan (Lampiran I)

4. Fail Kewangan (Bendahari)

4.1 Penyata kira-kira kewangan kelab 4.2 Bil-bil pembelian.