fail meja ketua jabatan -...

FAIL MEJA

Ketua Jabatan

Nama Jawatan : Penolong Kanan Pengarah Kastam II Tarikh Kuatkuasa: Mei 2009

2.1 OBJEKTIF AKMAL

1. Meningkatkan pengetahuan, kemahiran dan kebolehan anggota-

angota Jabatan dalam bidang perkastaman, serta memupuk nilai-nilai

murni dan sikap positif yang dapat menjamin keberkesanan dan

profesionalisma operasi Jabatan Kastam Diraja Malaysia berdasarkan

konsep latihan yang bersepadu dan berterusan;

2. Melaksanakan semua program latihan yang telah dirancang dan juga

ad hoc sama ada secara konvensional, maya atau elektronik dan

menilai keberkesanan program latihan AKMAL secara berterusan;

3. Mengekal dan mempertingkatkan AKMAL sebagai pusat latihan Kastam

bertaraf antarabangsa melalui program latihan secara kerjasama

dengan WCO, Kastam luar negara, agensi kerajaan dan swasta,

melalui program kerjasama bestari yang melibatkan peserta kursus

luar negara dan peserta dalam negara;

4. Mempastikan fungsi Research and Development (R & D) AKMAL dapat

berjalan dengan berkesan melalui perkhidmatan pusat sumber yang

berkualiti, pembangunan modul baru dan up to date, kajian keperluan

latihan TNA/TNI, perancangan program latihan yang teratur, kaedah

perlaksanaan latihan yang efektif, kajian keberkesanan kursus, kajian

ilmiah pensyarah dan penerbitan bahan-bahan bercetak;

5. Mempastikan AKMAL dapat memberikan perkhidmatan latihan terbaik,

kemudahan latihan dan peralatan yang mencukupi, persekitaran yang

kondusif, layanan yang mesra, adil dan saksama kepada semua

pelanggan.

2.2.1.1.1.1. OBJEKTIF JABATAN PENGAJIAN

1. Memberi pengetahuan dan kefahaman kepada anggota-anggota

Jabatan mengenai perundangan Kastam , bidang kuasa dan prosedur

kerja yang berkaitan dengannya supaya mereka dapat menjalankan

tugas dan tanggungjawab mereka dengan betul dan berkesan.

2. Meningkat dan memperkukuhkan disiplin dan jatidiri anggota-anggota

Jabatan untuk memastikan mereka berintegriti tinggi dan dapat

berkhidmat dengan jujur, cekap dan cemerlang.

3. Merancang dan melaksanakan program-program latihan perkastaman

yang memenuhi aspirasi stakeholder dan menepati keperluan latihan

semasa.

4. Membuat penyelidikan dalam bidang tertentu dalam usaha untuk

meningkatkan kompetensi pensyarah dan juga untuk memartabatkan

AKMAL sebagai sebuah intitusi latihan yang bertaraf antarabangsa.

Timbalan Pengarah

Jab. Penyelidikan & Pembangunan

Timbalan Pengarah

Jab. Teknologi Informasi & Komunikasi

Pusat Sumber

BAV

Maklumat Latihan

Pengurusan Latihan

Pengarah AKMAL

Kecemerlangan

Pengurusan, Kepimpinan & Kerohanian

Pengurusan Kebudayaan,

Istiadat & Jati Diri

Pengurusan Kualiti

Program Berkembar

Kerjasama Swasta

Kerjasama Antarabangsa

Pentadbiran & Liaison

WCO e-Learning

Bahasa & Komunikasi

Kemahiran

Timbalan Pengarah

Jab. Teknikal & Kemahiran

Timbalan Pengarah

Jabatan Sahsiah &

Kepimpinan

Timbalan Pengarah Jabatan Pengajian

Luar

Timbalan Pengarah Jab. Hal

Ehwal Pelajar

Timbalan Pengarah

Jab. Pendaftar

Timbalan Pengarah

Jab. Pengajian Asas

Pengurusan Domestik

Kebajikan Pelajar

Pengurusan Sumber Manusia

Pengurusan Logistik

Pentadbiran Am

Perakaunan & Auditan

Taksiran & Penjenisan

Siasatan & Pendakwaan

Kewangan Perolehan

Pembangunan Profesional

Pembangunan Operasi

Pembangunan Sokongan

P’gurusan Perolehan

Kokurikulum

Tangkas

2.4 PIAGAM PELANGGAN AKMAL

Kami anggota Akademi Kastam Diraja Malaysia dengan penuh iltizam

menyempurnakan tugas yang dipertanggungjawabkan.

Piagam Pelanggan tentang perkhidmatan utama dijadikan asas panduan kepada

pegawai bagi memastikan perkhidmatan yang diberi memenuhi kehendak dan

jangkaharap pelanggan. Piagam Pelanggan bagi setiap perkhidmatan utama

telah disedia dan dipamerkan di tempat yang mudah dikihat di AKMAL Induk dan

cawangan.

Dalam melaksanakan program latihan berkualiti kepada anggota Jabatan dan

orang awam yang komited dan memerlukan latihan, ke arah membangunkan

perkhidmatan yang profesional.

Kami mengiktirafkan hak-hak klien kami seperti berikut:

1. Mendapat latihan yang mencapai objektif kursus pada tahap minimum 85%;

2. Mendapat kemudahan latihan dan peralatan yang mencukupi serta

penginapan yang selesa pada skor purata minimum 3 dari skala 1 hingga 4;

3. Mendapat bekalan makanan dan minuman yang bersih, berkhasiat dan

bermutu pada skor purata minimum 3 dari skala 1 hingga 4; dan,

4. Mendapat perkhidmatan pensyarah/jurulatih yang kompeten iaitu mencapai

skor purata minimum 2.75 dari skala 1 hingga 4.

2.6 SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN DENGAN PEGAWAI LAIN

Bahagian/Unit : Jawatan : Pensyarah (Gred W48)

Tugas Pegawai

Atasan Yang Ada Hubungan

Tugas dan

Tanggungjawab

Kuasa Yang

Di beri

Tugas Pegawai Lain Yang Ada

Hubungan Ketua Jabatan Pengajian

Semua perkara mengenai Jabatan Pengajian yang berkenaan

Pengarah Untuk meluluskan

rancangan sesi pengajaran (RSP)

Pengarah Sebagai Pengerusi Panel

Peperiksaan

1.Memberi syarahan dalam bidang tugas yang ditentukan 2.Menyediakan nota-nota syarahan, rujukan dan alat bantuan mengajar

ke atas tajuk-tajuk yang ditentukan 3.Menyediakan rancangan sesi pengajaran (RSP) 4. Menjadi ahli panel penilai dalam sesi menilai persembahan tugasan individu/ tugasan kumpulan 5. Menggubal soalan peperiksaan/ skima jawapan

Pensyarah

Jabatan Pengajian yang

berkenaan Sebagai Ahli Panel Penilai Pengubal soalan/ skima jawapan

Pengarah Kursus

1. Memberi maklumat tentang jadual, tajuk dan tempat syarahan.

2. Memaklumkan

jadual peperiksaan kursus berkenaan

Pembantu Tadbir Am Keluarkan surat panggilan peserta Pembantu Tadbir (Kewangan) Kutipan yuran kursus

Pengarah/Timb. Pengarah Merasmikan majlis pembukaan/ penutupan kursus/ seminar/ bengkel Meluluskan program Kembara/ Lawatan berobjektif Meluluskan tuntutan elaun Pensyarah Jemputan

6. Memeriksa kertas jawapan peperiksaan/ kertas tugasan individu/ kumpulan 7. Menjalankan tugas sebagai Pengarah/ Penyelaras Kursus/ Seminar/Bengkel iaitu: - Menyediakan deraf program kursus - Mencadangkan Pensyarah (dalaman dan jemputan) - Menyediakan tajuk/ objektif/ intisari syarahan untuk Pensyarah- Pensyarah

- Membuat persiapan majlis perasmian - Memberi taklimat kursus - Mempastikan kehadiran peserta dalam semua aktiviti yang diprogramkan

- Mengatur sesi penilaian tugasan individu/ kumpulan

- Membuat tempahan Sijil daripada Jabatan R & D - Membuat persiapan majlis penilaian dan penutupan kursus - Menyediakan laporan kursus

Pemeriksa kertas jawapan/ kertas tugasan 1. Menilai Tatakelakuan Peserta 2. Pegawai Pengiring Lawatan Berobjektif 3. Juruacara Majlis Pembukaan/ Penutupan Kursus

Jurutaip Menaip nota-nota syarahan/ surat jemputan pensyarah/ program kursus Pembantu Am Rendah 1. Membuat fotostat salinan nota yang perlu 2. Menjilid buku program kursus Pensyarah AKMAL/ Pensyarah Jemputan Memberi syarahan mengikut jadual dan tajuk yang ditetapkan Pegawai Hal Ehwal Pelajar Menjaga hal kebajikan peserta Mengatur penginapan Mengurus rawatan peserta Mempastikan kelengkapan bilik asrama Mengurus program ko-kurrikulum dan lawatan berobjektif

Pengarah

Meluluskan modul baru/ Modul yang dikemaskini

Pengarah

Semua perkara mengenai kelulusan dan bidang kajian Pengarah/Timb.Pengarah Melantik Ketua Jabatan Memantau prestasi kerja Ketua Jabatan dan penghasilan output Jabatan Pengajian

8. Merangka deraf modul kursus baru/ modul kursus yang perlu dikemaskini 9. Menjalankan tugas Kajian Pensyarah: - membuat kajian luar bagi mendapatkan bahan pengajaran - memperbaiki metodologi latihan 10. Menjalankan tugas sebagai Ketua Jabatan Pengajian - Mengurus pentadbiran am jabatan i. pengurusan personel ii. pengurusan aset & inventori iii. kebersihan & keceriaan

pejabat

- Mengurus dan memantau pelaksanaan semua kursus yang diprogramkan di bawah Jabatan Pengajian yang berkenaan

- Menghadiri mesyuarat yang berkait dengan pengurusan organisasi dan

latihan

Melawat Jabatan/ Agensi lain untuk membuat kajian Ketua Jabatan Pengajian yang berkenaan

Pegawai Disiplin Memberi taklimat disiplin Memantau disipiln peserta Pegawai latihan negeri dan Penyelaras program kajian di Jabatan/ Agensi yang berkenaan Ketua Jabatan/ Program Pengajian lain. Pegawai/staff di bawah penyeliaannya Pegawai/staff lain jika perkhidmatannya diperlukan.

2.6.1 (i) PROSES KERJA Tugas: . Memberi syarahan dalam bidang tugas yang ditentukan

Proses Kerja

Pegawai yang meluluskan/ di

rujuk

Undang-undang/ Peraturan

1. Terima buku program / jadual syarahan 2. Semak tarikh, tajuk dan tempat /bilik

kuliah yang akan diadakan.

3. Semak modul dan rancangan sesi pengajaran untuk persediaan syarahan atas tajuk yang hendak disampaikan

4. Sediakan alat bantuan mengajar seperti

nota-nota dan bahan rujukan

5. Hadir di bilik kuliah yang telah ditetapkan untuk memberi syarahan

6. Edarkan nota-nota syarahan sebelum/

selepas memberi syarahan

7. Adakan sesi kuiz/ latihamal, jika perlu

Pengarah/ Ketua

Jabatan

Akta dan Perundangan subsidiari yang ditadbir oleh KDRM dan buku-buku rujukan yang berkaitan

2.6.1 (ii) CARTA ALIRAN KERJA Memberi syarahan dalam bidang tugas yang ditentukan

Terima buku program/ jadual syarahan Semak tarikh/ tajuk/ tempat Bilik Kuliah Ada pindaan sesuai

Semak modul kursus dan RSP

Tidak Teratur / tidak ?

Ya

Hadir di bilik kuliah untuk beri syarahan

Edarkan nota syarahan kepada peserta

Adakan sesi kuiz/ latihamal jika perlu

Tamat

Sesuai atau perlu pindaan ?

Mula

Sediakan alat bantuan mengajar/ t

2.6.1 (iii) SENARAI SEMAK

Memberi syarahan dalam bidang tugas yang ditentukan

Tindakan Tindakan Catatan

1. Pastikan di mana syarahan akan diadakan 2. Pastikan nota syarahan & alat bantuan Mengajar telah disediakan 3. Pastikan syarahan diberi mengikut tajuk Modul 4. Pastikan buku-buku rujukan telah dibekal kan kepada peserta 5. Pastikan nota-nota syarahan diedarkan kepada peserta selepas tamatnya syarahan 6. Pastikan kehadiran semua peserta dibilik syarahan 7. Adakan sesi kuiz / latihamal jika perlu

2.6.1 (iv) PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

1. Mendapat kelulusan daripada Pengarah AKMAL/ Timbalan Pengarah AKMAL

bagi jemputan memberi syarahan di luar AKMAL.

2. Pensyarah yang berkenaan mestilah mahir dalam bidang/ tajuk yang hendak

disampaikan.

2.6.1 (v) SENARAI UNDANG-UNDANG / PERATURAN

Tidak Berkenaan

2.6.1 (vi) SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN

1. Borang Arahan Cetak

2. Borang Tuntutan Elaun Syarahan (bagi Pensyarah Jemputan atau

Pensyarah AKMAL yang memberi syarahan di luar AKMAL dan kursus

tersebut bukan dianjurkan oleh pihak AKMAL)

2.6.2 (i) PROSES KERJA Tugas: Menyediakan nota-nota syarahan, rujukan dan alat

bantuan mengajar ke atas tajuk-tajuk yang ditentukan

Proses Kerja


rujuk


1. Mengenalpasti dan mendapatkan bahan-

bahan rujukan 2. Kenalpasti kumpulan sasaran peserta 3. Kumpulkan bahan-bahan rujukan dan

alat bantuan mengajar

4. Sediakan nota syarahan

5. Edarkan kepada Ketua Jabatan Pengajian untuk semakan

6. Edar kepada Pengarah untuk kelulusan

7. Buat pindaan, kemaskini nota syarahan,

jika ada pindaan

8. Edar kepada urusetia kursus untuk dicetak dan dijilid

9. Edarkan kepada peserta kursus

sebelum/selepas syarahan

Pengarah / Ketua

Jabatan

Ketua Jabatan

Pengarah

Urusetia / Unit

Cetak

Akta dan

Perundangan subsidiari yang ditadbir oleh KDRM dan buku-buku

rujukan yang berkaitan

2.6.2 (ii) CARTA ALIRAN KERJA

Menyediakan nota-nota syarahan, rujukan dan alat bantuan mengajar ke atas tajuk-tajuk yang ditentukan

Dapat dan kumpulkan bahan rujukan Sediakan deraf nota syarahan Deraf nota disemak oleh Ketua Jabatan Tidak Pinda Ya

Deraf nota disemak oleh Pengarah

Tidak Lulus ?

Ya

Buat pindaan/ kemaskini jika perlu

Edar kepada urusetia kursus untuk dicetak/ di jilid

Edar kepada peserta kursus sebelum/ selepas syarahan

Tamat

Teratur?

Mula


Menyediakan nota-nota syarahan, rujukan dan alat bantuan mengajar ke atas tajuk-tajuk yang ditentukan

Tindakan Tindakan Catatan 1. Pastikan buku rujukan telah dikemaskini 2. Kenalpasti kumpulan sasaran peserta 3. Pastikan nota-nota disemak oleh KJ 4. Pastikan salinan nota-nota dicetak dengan secukupnya 5. Pastikan nota-nota dijilid dengan secukupnya untuk edaran

(i) Pengarah (ii) Ketua Jabatan berkenaan (iii) Perpustakaan (iv) Jabatan R&D (v) Pensyarah Jabatan Pengajian berkenaan

2.6.2 (iv) PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN Tidak Berkenaan

2.6.2 (v) SENARAI UNDANG-UNDANG / PERATURAN Tidak Berkenaan


1. Borang Tempahan Buku/ Bahan Rujukan dari Pusat Sumber AKMAL


2.6.8 (i) PROSES KERJA Tugas: Menyediakan deraf modul kursus baru / kajian semula modul sedia ada

Proses Kerja


rujuk


1. Terima arahan untuk menyediakan deraf

modul kursus baru/ modul yang perlu dikemaskinikan

2. Dapatkan salinan bagi modul kursus

yang hendak dikemaskinikan

3. Sediakan Pelan Pembangunan Modul

4. Sediakan rangka modul kursus baru/ deraf modul yang hendak dikemaskinikan

5. Edarkan rangka/deraf modul kepada

Ketua Program Pengurusan Latihan

6. Kenalpasti resourse person yang perlu hadir untuk mesyuarat pembangunan/ kemaskini modul

7. Minta kerjasama pihak Ketua Program

Pengurusan Latihan untuk mengaturkan mesyuarat pembangunan/ kemaskini modul

8. Hadir ke mesyuarat pembangunan/

kemaskini modul

9. Terima salinan modul kursus baru/ modul kursus yang telah dikemaskinikan untuk rujukan dan difailkan

Pengarah/Ketua

Jabatan

Urusetia Latihan

Pengarah/ Ketua Jabatan

Akta dan




Menyediakan deraf modul kursus baru / kajian semula modul sedia ada

Terima arahan penyediaan draf/modul baru/kemaskinni modul

Semak dengan ULA samada modul baru/ modul untuk dikemaskini

Modul baru/ Modul untuk dikemaskini ? Baru Sediakan pelan Kemaskini pembangunan modul

Dapatkan salinan modul Sediakan rangka modul baru/ draf modul yang hendak dikemaskini Kemukakan rangka/ draf modul kepada Ketua Program Pengurusan Latihan Kenal pasti resourse person yang perlu dijemput hadir ke mesyuarat modul

Minta ULA aturkan mesyuarat pembangunan modul Hadir ke mesyuarat pembangunan modul Terima salinan modul untuk rujukan dan difailkan

Tamat

Mula


Menyediakan deraf modul kursus baru / kajian semula modul sedia ada

Tindakan Tindakan Catatan 1. Pastikan modul telah dibangunkan 2. Dapatkan salinan modul sedia ada 3. Pastikan pelan pembangunan modul disediakan (bagi modul baru sahaja) 4. Pastikan rangka/draf modul disediakan 5. Pastikan resource person yang perlu dijemput ke mesyuarat pemb. modul 6. Pastikan mesyuarat modul diadakan 7. Pastikan hadir ke mesyuarat pembangunan modul 8. Pastikan salinan modul di terima dan difailkan

2.6.8 (iv) PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN Tidak berkenaan

2.6.8 (v) SENARAI UNDANG-UNDANG / PERATURAN Tidak berkenaan

2.6.8 (vi) SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN Tidak berkenaan

2.6.3(i) PROSES KERJA

Tugas: Menyediakan rancangan sesi pengajaran (RSP)

Proses Kerja


rujuk


1. Rujuk modul kursus yang berkaitan 2. Dapatkan buku-buku rujukan, Akta-Akta

yang berkaitan

3. Tentukan tajuk-tajuk, objektif dan intisari syarahan

4. Kenalpasti alat bantuan mengajar yang

diperlukan

5. Tentukan masa syarahan bagi setiap susunan perkara, tajuk/intisari bersama dengan fakta pelajaran, aktiviti pensyarah, aktiviti peserta dengan menggunakan format

6. Tentukan kaedah dan alat bantuan

mengajar yang sesuai digunakan

7. Edarkan RSP yang telah siap kepada Ketua Jabatan Pengajian untuk persetujuan

8. Edarkan RSP yang telah dipersetujui

untuk ditaip

9. Simpan RSP untuk rujukan/panduan semasa sesi pengajaran berkenaan dijalankan

10. Edarkan/salinan RSP kepada Jab. R&D

KJ R & D

Ketua Jabatan Pengajian

Jurutaip

PAR

Akta dan



2.6.3 (ii) CARTA ALIRAN KERJA Menyediakan rancangan sesi pengajaran (RSP)

Rujuk modul kursus yang berkaitan Dapatkan buku rujukan/ akta berkaitan

Kenalpasti kaedah & alat bantuan mengajar yang sesuai digunakan

Tentukan masa syarahan, aktiviti pensyarah dan aktiviti peserta

Tentukan kaedah/ alat bantuan mengajar yang sesuai

Edar kepada KJ untuk persetujuan

Pinda

Setuju ?

Ya Simpan RSP untuk rujukan/ panduan

Tamat

Mula


Menyediakan rancangan sesi pengajaran (RSP)


1. Pastikan modul kursus telah disediakan 2. Dapatkan modul kursus daripada R&D 3. Dapatkan bahan rujukan daripada Pusat Sumber 4. Pastikan tajuk / objektif/ intisari pengajaran disediakan mengikut modul tajuk berkenaan 5. Pastikan perkara penting di ambil perhatian dan peringatan 6. Pastikan deraf RSP diedarkan kepada KJ untuk persetujuan 7. Sediakan RSP dalam 2 salinan untuk edaran:

a. Jabatan R&D

b. Pensyarah sendiri

2.6.3(iv) PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

Tidak berkenaan.


2.6.3 (vi) SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN Tidak berkenaan.

2.6.6(i) PROSES KERJA Tugas: Memeriksa kertas jawapan peperiksaan/ kertas tugasan

Proses Kerja


rujuk


1. Terima arahan untuk memeriksa kertas

jawapan peperiksaan/ kertas tugasan 2. Semak bilangan kertas jawapan/ kertas

tugasan, skima jawapan disertakan.

3. Semak kertas jawapan peperiksaan/ kertas tugasan dan beri markah pencapaiannya

4. Sekiranya terdapat sebarang kesilapan

ke atas fakta soalan/ jawapan, maka ianya perlu dimaklumkan kepada pihak Urusetia Peperiksaan

5. Kertas Jawapan Peperiksaan yang telah

siap diperiksa hendaklah dikembalikan semula kepada pihak Urusetia Peperiksaan.

6. Kertas Tugasan yang telah siap diperiksa hendaklah dikembalikan semula kepada Pengarah Kursus/ Penyelaras Kursus 7. Rekodkan bilangan kertas jawapan/

kertas tugasan yang telah diperiksa ke dalam buku cacatan harian Pegawai

Pengarah

Akta Rahsia Rasmi 1972

Arahan

Keselamatan


Memeriksa kertas jawapan peperiksaan/ kertas tugasan

Terima arahan untuk memeriksa kertas jawapan peperiksaan/ kertas tugasan

Semak bilangan kertas, skima jawapan Tidak Ya

Semak kertas jawapan/ kertas tugasan

dan beri markah pencapaian

Kertas jawapan peperiksaan dikembalikan kepada Urusetia Peperiksaan Kertas tugasan dikembalikan kepada Pengarah Kursus/ Penyelaras Kursus

Tamat

Teratur ?

Mula


Memeriksa kertas jawapan peperiksaan/ kertas tugasan

Tindakan Tindakan Catatan 1. Pastikan ada surat lantikan untuk memeriksa kertas jawapan peperiksaan 2. Pastikan bilangan kertas jawapan/ kertas Tugasan yang diterima dan skima jawapan disertakan @ tidak 3. Pastikan kertas jawapan/ kertas tugasan diperiksa dengan betul dan beri markah pencapaiannya 4. Pastikan Kertas jawapan peperiksaan yang telah siap diperiksa dikembalikan Semula kepada Urusetia Peperiksaan 5. Pastikan Kertas Tugasan yang telah siap diperiksa dikembalikan semula kepada Pengarah/ Penyelaras Kursus

6. Pastikan bilangan kertas jawapan/ kertas Tugasan yang telah diperiksa direkodkan

2.6.6 (iv) PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN 1. Surat lantikan daripada Pengarah AKMAL untuk memeriksa Kertas jawapan

Peperiksaan

2. Surat lantikan untuk memeriksa Kertas Tugasan Individu/ Kumpulan oleh

Ketua Jabatan/ Pengarah Kursus


1. Akta Rahsia Rasmi 1972 2. Arahan Keselamatan


1. Format Pemarkahan Tugasan Individu – Lampiran B, PK(O) AKMAL.09 2. Format Pemarkahan Tugasan Kumpulan – Lampiran C, PK(O)AKMAL.09

2.6.4(i) PROSES KERJA Tugas: Menjadi ahli panel penilai dalam sesi penilaian tugasan individu/ kumpulan

Proses Kerja


rujuk


1. Terima surat perlantikan sebagai ahli

panel penilai 2. Semak tarikh dan masa

3. Hadir ke sesi penilaian dan membuat

penilaian

4. Buat ulasan/komen secara ringkas prestasi keseluruhan peserta

5. Sediakan laporan pemarkahan

6. Serah laporan pemarkahan kepada

urusetia kursus

Pengarah/

Ketua Jabatan

Akta Rahsia Rasmi 1972

Arahan

Keselamatan


Menjadi ahli panel penilai dalam sesi penilaian tugasan individu/ kumpulan

Terima surat perlantikan Semak tarikh/masa sesi penilaian Tidak Ya

Hadir ke sesi penilaian Buat ulasan/komen ringkas prestasi keseluruhan peserta Sediakan laporan pemarkahan

Serahkan laporan kepada urusetia

Tamat

Sesuai

Mula

2.6.4 (iii) SENARAI SEMAK Menjadi ahli panel penilai dalam sesi penilaian tugasan individu/ kumpulan


1. Pastikan surat perlantikan diterima 2. Pastikan tarikh sesuai

3. Pastikan hadir ke sesi penilaian

4. Pastikan ulasan/komen prestasi peserta ada disampaikan

5. Pastikan laporan pemarkahan dibuat

6. Pastikan laporan pemarkahan diserahkan Kepada urusetia kursus

2.6.4 (iv) PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN 1. Surat/ memo perlantikan sebagai Panel Penilai sesi penilaian persembahan

Tugasan Individu/ Kumpulan ada dikeluarkan.

2.6.4 (v) SENARAI UNDANG-UNDANG / PERATURAN 1. Akta Rahsia Rasmi 1972 2. Arahan Keselamatan

2.6.4(vi) SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN 1. Format Pemarkahan Sesi Penilaian Persembahan Tugasan Individu 2. Format Pemarkahan Sesi Penilaian Persembahan Tugasan Kumpulan.


Tugas: Menggubal soalan peperiksaan/ skima jawapan

Proses Kerja


rujuk


1. Terima arahan untuk menyediakan

soalan /skima jawapan 2. Sediakan soalan/skima jawapan seperti

yang dikehendaki

i. rujuk nota-nota syarahan ii. rujuk Akta, peraturan dan

perundangan yang berkaitan

3. Serahkan soalan/jawapan kepada urusetia peperiksaan

4. Hadir ke mesyuarat pemilihan soalan-

Panel Peperiksaan (Ketua Jabatan)

5. Soalan peperiksaan/skima jawapan yang sesuai dipilh oleh Panel Peperiksaan

6. Ambil tindakan susulan yang diarahkan

oleh Pengerusi mesyuarat (pindaan ke atas soalan/ skima jawapan)

Pengarah/

Ketua Jabatan

Akta dan



2.6.5 (ii) CARTA ALIRAN KERJA Menggubal soalan peperiksaan/ skima jawapn

Terima arahan penyedian soalan Sediakan soalan/jawapan peperiksaan Serahkan soalan kepada Urusetia peperiksaan Hadir mesyuarat panel peperiksaan Proses pemilihan soalan oleh Panel Peperiksaan Tindakan susulan Dipilih ? Tidak Ya Soalan/ Skima jawapan diterima

Tamat

Mula

2.6.5 (iii) SENARAI SEMAK Menggubal soalan peperiksaan/ skima jawapan


1. Terima arahan untuk sediakan soalan / skima jawapan

2. Pastikan soalan / skima jawapan disediakan

3. Pastikan soalan/ skima jawapan diserahkan kepada urusetia peperiksaan 4. Pastikan hadir ke mesyuarat pemilihan soalan/ skima jawapan

5. Pastikan tindakan susulan diambil tindakan segera (pindaan soalan/ skima jawapan)

2.6.5 (iv) PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN Semua deraf soalan/skima jawapan yang diedarkan semasa mesyuarat

Panel Peperiksaan AKMAL perlu diserahkan kembali kepada Urusetia

Peperiksaan


1. Akta Rahsia Rasmi 1972 2. Arahan Keselamatan

2.6.5(vi) SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN Tidak berkenaan.

2.6.10(i) PROSES KERJA Tugas: Menjalankan tugas sebagai Ketua Jabatan /Ketua Program

Pengajian

Proses Kerja


rujuk



1. Bertanggungjawab kepada Pengarah AKMAL

2. Mengurus pentadbiran am jabatan

a. pengurusan personel b. pengurusan aset & inventori c. kebersihan & keceriaan pejabat

3. Mengurus pelaksanaan kursus yang telah

diprogramkan di bawah jabatan yang berkenaan termasuk juga arahan untuk melaksanakan kursus-kursus ad-hoc

4.Menghadiri mesyuarat yang berkaitan dengan pengurusan organisasi dan latihan

Ketua Program Pengajian

1. Bertanggungjawab kepada Pengarah/ Ketua Jabatan

2. Merancang, mengurus dan

mengendalikan kursus/aktiviti yang telah diprogram di bawah program masing-masing

3. Menghadiri mesyuarat yang berkaitan

dengan pengurusan organisasi dan latihan

Pengarah

Pengarah/ Ketua Jabatan

1. Perintah AM 2. Arahan Perkhidmatan 3. Perintah Am Jabatan 1. Perintah AM 2. Arahan Perkhidmatan 3. Perintah Am Jabatan

2.6.10 (iia) CARTA ALIRAN KERJA Ketua Jabatan Pengajian

Terima surat lantikan Ketua Jabatan Bertanggungjawab kepada Pengarah

Mengurus pentadbiran am Jabatan Pengajian

Mengurus pelaksanaan kursus Menghadiri mesyuarat pengurusan organisasi dan latihan

Tamat

Tamat

Mula

2.6.10 (iib) CARTA ALIRAN KERJA


Terima surat lantikan Ketua Program

Bertanggungjawab kepada Pengarah/ Ketua Jabatan

Mengurus pelaksanaan kursus Menghadiri mesyuarat pengurusan organisasi dan latihan

Tamat

Tamat

Mula

2.6.10 (iiia) SENARAI SEMAK



1. Pastikan ada surat lantikan 2. Pastikan urusan pentadbiran am dilaksanakan

3. Pastikan kursus yang diprogramkan

dilaksanakan 4. Pastikan hadir ke semua mesyuarat Pengursan organisasi & latihan

2.6.10 (iiib) SENARAI SEMAK



1. Pastikan ada surat lantikan

2. Pastikan kursus yang diprogramkan

dilaksanakan 3. Pastikan semua mesyuarat berkaitan dihadiri


1. Surat perlantikan sebagai Ketua Jabatan Pengajian 2. Surat perlantikan sebagai Ketua Program Pengajian


1. Perintah Am

2. Arahan Perkhidmatan

3. Arahan Perbendaharaan

4. Akta Rahsia Rasmi 1972

5. Arahan Keselamatan

6. Perintah Am Jabatan

7. Perintah Tetap Perjawatan

8. Perintah Tetap AKMAL Bil. 4


Tidak berkenaan.


Tugas: Menjalankan tugas Kajian Pensyarah

Proses Kerja


rujuk


1. Terima arahan untuk buat kajian

pensyarah 2. Sediakan kertas cadangan kajian untuk

kelulusan Pengarah. 3. Buat pindaan ke atas kertas kajian, jika perlu.

4. Sediakan surat permohonan membuat

kajian ke Jabatan / Agensi yang berkenaan.

5. Jalankan kajian seperti yang ditetapkan

6. Sediakan laporan hasil kajian

7. Kemukakan laporan hasil kajian kepada

Pengarah untuk makluman dan perhatian.

8. Senaskah laporan dihantar ke Jabatan R & D

Pengarah AKMAL

1. Perintah AM 2. Arahan Perkhidmatan 3. Perintah Am Jabatan

2.6.9 (ii) CARTA ALIRAN KERJA Menjalankan tugas Kajian Pensyarah

Terima arahan buat kajian pensyarah

Sediakan kertas cadangan kajian untuk kelulusan Pengarah

Pindaan Tidak Ya

Sediakan surat permohonan buat kajian ke Jabatan/ Agensi berkenaan Jalankan kajian mengikut tajuk yang ditetapkan

Sediakan laporan hasil kajian Kemukakan laporan kajian kepada Pengarah Hantar senaskah laporan ke Jabatan R & D

Tamat

Kelulusan ?

Mula


Menjalankan tugas Kajian Pensyarah


1. Sediakan kertas cadangan kajian 2. Kemukakan kepada Pengarah untuk

kelulusan

3. Buat pindaan kertas kajian jika perlu 4. Sediakan surat makluman kepada

Jabatan/Agensi yang akan dibuat kajian

5. Kemukakan surat untuk tandatangan Pengarah

6. Jalankan kajian mengikut tajuk yang telah ditetapkan

7. Sediakan laporan hasil kajian

8. Kemukakan laporan kepada Pengarah


1. Surat kelulusan Pengarah AKMAL untuk membuat Kajian Pensyarah

2. Surat kebenaran daripada Agensi/ Jabatan yang hendak dibuat kajian.


2.6.9 (vi) SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN Tidak berkenaan.


Tugas: Menjalankan tugas sebagai Pengarah/ Penyelaras Kursus/ Seminar/Bengkel

Proses Kerja


rujuk


Pengarah Kursus:

1. Menerima surat lantikan sebagai Pengarah Kursus / Bengkel / Seminar

2. Dapatkan maklumat kursus seperti tarikh

dan jumlah peserta, nama peserta dari Unit Latihan

3. Adakan mesyuarat / perbincangan

dengan Penyelaras, Penolong Penyelaras yang mengendalikan kursus / bengkel / seminar

4. Kenalpasti tenaga pengajar dalaman dan

luaran yang diperlukan serta agihkan tajuk-tajuk/perkara kepada setiap tenaga pengajar untuk diajar mengikut modul/ kursus

5. Menyemak deraf buku program yang

disediakan oleh Penyelaras Kursus dan kemukakan kepada Ketua Jabatan Pengajian untuk persetujuan, buat pindaan jika perlu

6. Serahkan kembali deraf buku program

kepada Penyelaras untuk tindakan seterusnya

7. Menyelia perjalanan kursus / bengkel /

seminar

Ketua Jabatan Pengajian Ketua Program Pengurusan Latihan


8. Menerima dan menyemak laporan kursus yang disediakan oleh Penyelaras Kursus

9. Mengemukakan laporan kursus kepada

Ketua Jabatan Pengajian untuk dimaklumkan kepada Pengarah

Penyelaras Kursus: 1. Terima surat lantikan sebagai Penyelaras 2. Sediakan deraf program kursus dengan

maklumat peserta kursus yang telah diperolehi dari Unit Latihan dan maklumat tenaga pengajar

7. Kemukakan deraf untuk semakan dan

tindakan Pengarah Kursus

8. Terima semula deraf, buat pindaan jika perlu

9. Kemukakan deraf buku program yang

telah dipersetujui ke Unit Cetak untuk cetakan iaitu:

a. Dibuat salinan yang mencukupi b. Jilidkan kepada Buku Program

10. Pastikan surat kepada Pensyarah

Jemputan / memo Pensyarah AKMAL disediakan

11. Edarkan Buku Program kepada

Pensyarah, Ketua Jabatan Pengajian, Jurulatih, Perpustakaan dan Kaunter Informasi.

12. Beri taklimat kursus

13. Sediakan Laporan Kursus dan

kemukakan kepada Pengarah Kursus untuk tindakan selanjutnya


2.6.7 (iia) CARTA ALIRAN KERJA Pengarah Kursus Terima surat lantikan sebagai Pengarah Kursus Dapatkan maklumat kursus dari ULA

Adakan mesyuarat/perbincangan dengan Penyelaras/ Urusetia Kursus

Kenalpasti tenaga pengajar dalaman/luaran Ada pindaan

Semak deraf buku program dan hantar kepada Ketua Jabatan untuk semakan/ persetujuan

Tidak Ya Dihantar kembali kepada Penyelaras Kursus

Menyelia dan memantau perjalanan kursus

Menerima dan menyemak Laporan kursus Kemukakan laporan kursus kepada KJ

Tamat

Setuju ?

Mula

2.6.7 (iib) CARTA ALIRAN KERJA Penyelaras Kursus

Terima surat lantikan sebagai Penyelaras Kursus

Deraf program kursus dari ULA

Kemukakan deraf program kursus kepada Pengarah Kursus untuk semakan

Ada pindaan

Deraf buku program disemak oleh Pengarah Kursus Tidak Ya Hantar deraf program untuk dicetak

Sediakan surat Pensyarah Jemputan dan memo Pensyarah AKMAL

Pastikan buku program diedarkan kepada semua pensyarah, KJ, Pendaftar dll.

Menyelaras perjalanan kursus dari mula hingga tamat kursus

Sediakan laporan kursus dan hantar kpd. Pengarah Kursus

Tamat

Setuju ?

Mula

2.6.7 (iiia) SENARAI SEMAK

Pengarah Kursus:

Tindakan Tindakan Catatan 1. Terima surat lantikan

2. Dapakan maklumat kursus dari Ketua Program Pengurusan Latihan 3. Adakan mesyuarat dengan Penyelaras,

Penolong Penyelaras kursus

4. Kenalpasti Pensyarah Jemputan dan Pensyarah AKMAL untuk beri syarahan

5. Semak deraf buku program, pindaan

jika perlu 6. Kemuka kepada KJP untuk pengesahan Pindaan jika perlu. 7. Kembalikan deraf kepada Penyelaras 8. Selia perjalanan kursus 9. Terima dan semak laporan kursus 10.Kemuka laporan kepada KJP

2.6.7 (iiib) Penyelaras Kursus:


1. Terima surat lantikan

2. Terima fail kursus / bengkel/seminar

3. Hadir mesyuarat / perbincangan

4. Sediakan deraf buku program kursus berpandukan: - Maklumat tajuk-tajuk modul daripada

Jabatan Pengajian berkenaan - Buku Program Kursus yang sedia ada 5. Terima semula deraf, buat pindaan

jika perlu 6. Kemuka deraf ke Unit cetak untuk cetakan 7. Sediakan surat untuk Pensyarah Jemputan 8. Pastikan Pensyarah Jemputan menghantar RSP dan nota syarahan sebelum kursus Bermula 9. Edarkan buku program kepada Pengarah, Ketua Jabatan Pengajian, Pensyarah, Jurulatih, Perpustakaan dan Kaunter Informasi 10. Memberi taklimat kursus 11. Sediakan laporan kursus


1. Surat lantikan sebagai Pengarah/ Penyelaras Kursus.

2. Surat lantikan sebagai Pegawai Pengiring/ Fasilitator bagi program

lawatan berobjektif dan program Kembara.


1. Perintah Am

2. Arahan Perkhidmatan

3. Arahan Perbendaharaan

4. Perintah Am Jabatan

5. Perintah Tetap AKMAL Bil. 4

2.6.7 (vi) SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN 1. Borang Tempahan Penginapan

2. Borang Tempahan Makanan

3. Borang Tempahan Bilik Kuliah & Alat BAV


5. Borang Pengesahan Pensijilan

6. Borang Penilaian Reaksi

2.7. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

1. Mesyuarat Kewangan & Pembangunan

2. Mesyuarat Pelaksanaan Pelan Tindakan Perancangan Strategik 2009

3. Mesyuarat Pengurusan Jabatan Pengajian.

4. Mesyuarat Latihan AKMAL.

5. Mesyuarat Operasi AKMAL.

6. Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.

7. Mesyuarat Majlis Bersama Jabatan (MBJ)

8. Mesyuarat Jawatankuasa Kualiti

9. Mesyuarat Jawatankuasa Latihan Dalaman

10. Mesyuarat Kajian Keperluan Latihan

11. Mesyuarat Membangun/ mengemaskini Modul Kursus

12. Mesyuarat Jawatankuasa Memilih Peserta-Peserta Antarabangsa (MTCP)

13. Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Teknikal

14. Mesyuarat Panel Peperiksaan AKMAL

15. Mesyuarat Panel Penilaian Kursus Induksi Umum (Ibu Pejabat)

-

2.8 NORMA KERJA

Bil.

Senarai Tugas/Jenis Kerja

MasaYang Diambil

(minit)

Jumlah Unit yang boleh dijalankan dalam seminggu

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Memberi syarahan dalam bidang tugas yang ditentukan Menyediakan nota-nota syarahan, rujukan dan alat bantuan mengajar ke atas tajuk-tajuk yang ditentukan Menyediakan rancangan sesi pengajaran (RSP) Menjadi ahli panel penilai dalam sesi menilai persembahan tugasan individu/ tugasan kumpulan Menggubal soalan peperiksaan/ skima jawapan Memeriksa kertas jawapan peperiksaan/ kertas tugasan individu/ kumpulan Menjalankan tugas sebagai Pengarah/ Penyelaras Kursus/ Seminar/Bengkel iaitu: - Menyediakan deraf program Kursus

- Mencadangkan Pensyarah (dalaman dan jemputan)

120 minit (1 tajuk)

360 minit

120 minit

120 minit

30 minit (setiap soalan)

20 minit

(setiap kertas)

120 minit

30 minit

2 unit sehari

1 tajuk

1 tajuk

1 sesi

10 unit

100 unit

1 unit

1 unit

8.

9.

- Menyediakan tajuk/ objektif/ Intisari syarahan untuk Pensyarah- Pensyarah

- Membuat persiapan majlis Perasmian

- Memberi taklimat kursus - Mempastikan kehadiran peserta dalam semua aktiviti yang diprogramkan

- Mengatur sesi penilaian tugasan individu/ kumpulan - Membuat tempahan Sijil daripada Jabatan R & D

- Membuat persiapan majlis penilaian dan penutupan kursus

- Menyediakan laporan kursus Merangka/deraf modul kursus baru/ modul kursus yang perlu dikemaskini Menjalankan tugas Kajian Pensyarah iaitu: - membuat kajian luar bagi mendapatkan bahan pengajaran

- memperbaiki metodologi latihan

60 minit

30 minit

60 minit

10 minit

30 minit

30 minit

30 minit

120 minit

120 minit

3 hari

60 minit

1 unit

1 unit

1 unit

1 unit

1 unit

1 unit

1 unit

1 unit

1 unit

1 kajian

1 unit

2.9 SENARAI TUGAS HARIAN

Nama: Jawatan:

Tarikh:

Bil.

Butir-butir tugas

Catatan

Catatan: Sila letakkan senarai ini diatas meja anda

2.10: SASARAN KERJA TAHUNAN 2009 Nama: SALEH BIN ISMAIL No.Kad Pengenalan: 600810-04-5331 Jawatan: Penolong Kanan Pengarah Kastam Kem./Jab.: Kewangan/ Akademi Kastam Diraja, Malaysia. Bertanggungjawab kepada: Pengarah, Akademi Kastam Diraja Malaysia. Senarai Tugas :

1. Bertanggung jawab sebagai Ketua Jabatan Pengajian Asas Perkastaman. 2. Memberi syarahan mengikut bidang/tajuk yang ditetapkan

3. Menyediakan nota-nota syarahan, rujukan dan alat bantuan mengajar

mengikut tajuk-tajuk yang ditetapkan. 4. Menghadiri mesyuarat membangun, mengubahsuai dan mengemaskini

modul-modul kursus di AKMAL. 5. Mengurus dan memantau perlaksanaan kursus-kursus yang diprogramkan

di bawah Jabatan Pengajian Asas Perkastaman.

6. Menyediakan soalan-soalan untuk Peperiksaan Kursus PPIP & PPAOP

mengikut bidang syarahan.

7. Memeriksa kertas-kertas tugasan/ jawapan peperiksaan bagi Kursus-Kursus Induksi Umum, PPAOP, PPIP dan Kursus Asas Egen Kastam.

8. Menjadi ahli penal bagi sesi penilaian persembahan tugasan individu/

kumpulan bagi kursus-kursus Induksi Umum, PPAOP dan PPIP.

9. Menjalankan kajian untuk meningkatkan kualiti bahan-bahan pengajaran.

10. Merancang dan menyediakan deraf Program Latihan bagi Jabatan Pengajian Asas Perkastaman.

11. Menjadi Pengerusi Jawatankuasa Penilaian Sebutharga/ Tender AKMAL.

12. Menghadiri mesyuarat pengurusan latihan, mesyuarat operasi dan lain-lain

mesyuarat yang berkaitan.

fail meja ketua jabatan -...

Documents