senarai semak dan contoh komponen wajib fail meja

31
FORMAT FAIL MEJA & SENARAI SEMAK

Upload: blaqkthespian

Post on 12-Jan-2016

152 views

Category:

Documents


6 download

DESCRIPTION

Fail Meja

TRANSCRIPT

Page 1: Senarai Semak Dan Contoh Komponen Wajib Fail Meja

FORMAT FAIL MEJA & SENARAI SEMAK

Page 2: Senarai Semak Dan Contoh Komponen Wajib Fail Meja

SENARAI SEMAK KANDUNGAN FAIL MEJA

Nama : Bahagian :

BIL KRITERIA ADA TIADA CATATAN LENGKAP BELUM 1. Carta Organisasi KKR

2. Carta Organisasi Bahagian/Unit/Pejabat

3. Objektif KKR

4. Objektif Bahagian/Unit/Pejabat

5. Senarai Tugas, Kuasa dan Hubungan Dengan Pegawai-pegawai Lain

6. Peraturan-peraturan Pentadbiran Bagi Setiap Aktiviti

7. Proses Kerja bagi Setiap Aktiviti

8. Carta Aliran Kerja

9. Senarai Semak (Checklist)

10. Senarai Borang Yang Berkaitan Dengan Tugas Pegawai

11. Senarai Undang-undang & Peraturan

12. Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai

13. Norma Kerja

14. Senarai Tugas Harian

Page 3: Senarai Semak Dan Contoh Komponen Wajib Fail Meja

TARIKH KEMASKINI: __________________

Page 4: Senarai Semak Dan Contoh Komponen Wajib Fail Meja

KANDUNGAN

1. Objektif Jabatan/ Pejabat

2. Objektif Bahagian/ Unit

3. Carta Organisasi Jabatan/ Pejabat

4. Carta Organisasi/ Bahagian/ Unit

5. Senarai Tugas/ Kuasa Dan Hubungan Pegawai dengan Pegawai Pegawai Lain

6. Peraturan-peraturan Pentadbiran Bagi Setiap Aktiviti

7. Proses Kerja Bagi Aktiviti-aktiviti Yang Berkaitan Dengan Pegawai

8. Carta Aliran Kerja

9. Senarai Semak/ Checklist

10. Senarai Borang Yang Berkaitan dengan Tugas Pegawai

11. Senarai Undang-Undang Dan Peraturan Yang Diperlukan

12. Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai

13. Norma Kerja

14. Senarai Tugas harian

Page 5: Senarai Semak Dan Contoh Komponen Wajib Fail Meja

CARTA ORGANISASI KEMENTERIAN KERJA RAYA

Page 6: Senarai Semak Dan Contoh Komponen Wajib Fail Meja

(BOLEH DIPEROLEHI DARIPADA LAMAN WEB KKR)

Page 7: Senarai Semak Dan Contoh Komponen Wajib Fail Meja

CARTA ORGANISASI BAHAGIAN/UNIT/PEJABAT

Page 8: Senarai Semak Dan Contoh Komponen Wajib Fail Meja

OBJEKTIF KEMENTERIAN KERJA RAYA

Page 9: Senarai Semak Dan Contoh Komponen Wajib Fail Meja

OBJEKTIF

KEMENTERIAN KERJA RAYA

1. Merancang, melaksana, menyelaras dan memantau projek-projek pembangunan infrastruktur

2. Menyelaras dan memantau semua agensi di bawah Kementerian Kerja Raya

3. Menyediakan perkhidmatan perundingan kepada agensi-agensi Kerajaan

4. Mengawal selia lebuh raya yang diswastakan

5. Mengembangkan industri pembinaan

6. Meningkatkan kemahiran tenaga kerja dalam industri pembinaan

7. Memantau penyenggaraan jalan-jalan persekutuan

8. Mengendalikan dan memantau penyenggaraan bangunan gunasama Kerajaan yang diswastakan

9. Membantu dalam pewartaan rizab jalan persekutuan di bawah Seksyen 62 Kanun Tanah Negara 1965

Page 10: Senarai Semak Dan Contoh Komponen Wajib Fail Meja

OBJEKTIF BAHAGIAN/UNIT/PEJABAT

Page 11: Senarai Semak Dan Contoh Komponen Wajib Fail Meja

SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN

DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI

LAIN

Page 12: Senarai Semak Dan Contoh Komponen Wajib Fail Meja

(Contoh)

SENARAI TUGAS JAWATAN : PEMBANTU TADBIR (P/O) (PK) 2 GRED N17 CAWANGAN : PEMODENAN TADBIRAN & INSPEKTORAT 1. Membantu keurusetiaan Bengkel Semakan Semula Pelan Strategik KKR

2. Membantu pengemaskinian laporan pencapaian Pelan Strategik KKR.

3. Membantu pengemaskinian laporan pencapaian Piagam Pelanggan KKR.

4. Membantu menyelaras maklum balas Mesyuarat Jawatankuasa Penyelaras

Pemodenan Pentadbiran Awam (JPPPA).

5. Membantu pengemaskinian laporan penggunaan bulanan aplikasi

myMesyuarat

6. Membantu pelaksanaan sesi audit SSR MAMPU;

7. Membantu pengemaskinian laporan berkala FGBPR mengikut ketetapan

pihak MPC.

8. Membantu keurusetiaan Bengkel MPK dan Fail Meja.

9. Tugas-tugas rasmi lain apabila diarahkan dari semasa ke semasa.

Disediakan oleh:

....................................................... (Tandatangan pegawai) Nama: Abu bin Ali Tarikh:

Diluluskan oleh:

....................................................... (Tandatangan Ketua Jabatan) (Tandatangan pegawai) Nama: Hj. Ahmad bin Kassim Tarikh:

Page 13: Senarai Semak Dan Contoh Komponen Wajib Fail Meja

(Contoh)

SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN

BAHAGIAN : BAHAGIAN PERANCANGAN KORPORAT CAWANGAN PEMODENAN TADBIRAN & INSPEKTORAT

JAWATAN : PEMBANTU TADBIR (P/O) (PK) 2

Tugas Pegawai Atasan Yang

Ada Hubungan

Tugas dan Tanggungjawab

Kuasa Yang Di beri

Tugas Pegawai

Lain Yang Ada

Hubungan

KPSU(PK) 2

CAWANGAN PEMODENAN TADBIRAN &

INSPEKTORAT

PSU(PK) 2

CAWANGAN PEMODENAN TADBIRAN &

INSPEKTORAT

(Surat-menyurat, urus setia mesyuarat, edar minit mesyuarat, fotostat dokumen mesy. & menghantar fax) CAWANGAN PEMODENAN TADBIRAN: 1. Membantu mengemaskini Piagam

Pelanggan KKR dan Bahagian. 2. Membantu pelaksanaan Bengkel Pelan

Strategik Kementerian 3. Membantu menyelaras maklum balas

mesyuarat JPPPPA

4. .................................... 5. ..................................... 6. ..................................... 7. ..................................... 8. ...................................... 9. Melaksanakan tugas-tugas rasmi lain

yang diarahkan.

1. Pembantu

Tadbir N17

2. Pembantu Am Rendah

- Mengedar

surat-surat/ memo mesyuarat.

Page 14: Senarai Semak Dan Contoh Komponen Wajib Fail Meja

PERATURAN-PERATURAN

PENTADBIRAN

Page 15: Senarai Semak Dan Contoh Komponen Wajib Fail Meja

Contoh:

PERATURAN – PERATURAN PENTADBIRAN BAGI SETIAP AKTIVITI AKTIVITI : Membantu melaksanakan Bengkel Kajian Semula Pelan Strategik

Organisas (PSO)

a. Membantu mengkaji semula penetapan sasaran PSO dilaksanakan dalam tahun semasa

b. Mengedar laporan bengkel kepada Pengurusan Atasan dalam tempoh 7 hari.

AKTIVITI : Membantu menyelaras Piagam Pelanggan KKR dan Bahagian

a. Memastikan status Piagam Pelanggan KKR dan Bahagian dikemaskini

setiap bulan

b. Menghantar status pencapaian Piagam Pelanggan KKR dan Bahagian ke Bahagian Pengurusan Maklumat untuk dimuat naik ke portal KKR

c. Membantu dalam Mesyuarat Piagam Pelanggan KKR dan Bahagian

yang diadakan 4 kali setahun yang dipengerusikan oleh Setiusaha Bahagian Korporat

d. Membuat edaran minit mesyuarat dalam tempoh 7 hari.

AKTIVITI : Membantu menyelaras maklum balas Mesyuarat Jawatankuasa

Penyelaras Pemodenan Pentadbiran Awam (JPPPA)

a. Membantu mengedar minit mesyuarat tersebut kepada bahagian/ Agensi yang berkaitan dalam tempoh 7 hari.

b. Membantu mendapatkan maklum balas sebelum atau pada tarikh yang ditetapkan.

AKTIVITI : Membantu menyelaras maklum balas mesyuarat Panel 3P (Pemantauan, Penyampaian, Perkhidmatan)

a. Membantu mengedar minit mesyuarat tersebut kepada bahagian/ Agensi yang berkaitan dalam tempoh 7 hari.

b. Membantu mendapatkan maklum balas sebelum atau pada tarikh yang ditetapkan.

Page 16: Senarai Semak Dan Contoh Komponen Wajib Fail Meja

PROSES KERJA BAGI SETIAP AKTIVITI

Page 17: Senarai Semak Dan Contoh Komponen Wajib Fail Meja

Contoh:

PROSES KERJA BAGI TUGAS BERKAITAN PIAGAM PELANGGAN

KEMENTERIAN KERJA RAYA DAN BAHAGIAN

Proses Kerja

Pegawai yang meluluskan/ di

rujuk

Undang-undang/

Peraturan

SEBELUM BENGKEL 1. Merima arahan untuk

mengemaskini Piagam Pelanggan KKR dan Bahagian

2. Mengemail dan menelefon

pegawai yang terlibat untuk mendapatkan maklum balas Piagam Pelanggan bahagian masing-masing

3. Mengumpul maklum balas Piagam Pelanggan yang telah dihantar oleh pegawai yang terlibat

4. Menerima semua maklum

balas 5. Mengemaskini status Piagam

Pelanggan KKR dan Bahagian

6. Mengemailkan status Piagam Pelanggan KKR dan Bahagian ke Bahagian Pengurusan Maklumat untuk dimuat naik ke portal Kementerian

KPSU/PSU

PKPA Bil.1 Tahun 2008

Page 18: Senarai Semak Dan Contoh Komponen Wajib Fail Meja

CARTA ALIRAN KERJA BAGI SETIAP AKTIVITI

Page 19: Senarai Semak Dan Contoh Komponen Wajib Fail Meja

Contoh:

CARTA ALIRAN KERJA

Piagam Pelanggan KKR dan Bahagian

Page 20: Senarai Semak Dan Contoh Komponen Wajib Fail Meja

SENARAI SEMAK (CHECKLIST)

Page 21: Senarai Semak Dan Contoh Komponen Wajib Fail Meja

Contoh:

SENARAI SEMAK URUS SETIA MESYURAT

BIL TINDAKAN TANDAKAN (/) CATATAN

Sebelum mesyuarat :

1. Membuat tempahan bilik mesyuarat

2. Membantu menyediakan surat/memo jemputan mesyuarat bersama maklumbalas mesyuarat

3. Membantu mengedar surat/memo jemputan mesyuarat

4. Membuat tempahan makanan dan minuman semasa mesyuarat

5. Dapatkan maklumbalas kehadiran ahli mesyuarat melalui telefon 3 hari sebelum mesyuarat

6. Sediakan borang kehadiran

7.

Sediakan fail mesyuarat yang mengandungi :

(i) Minit mesyuarat lepas (ii) Agenda Mesyuarat (iii) Lampiran

8. Sediakan table tagging

9. Periksa keadaan dan kelengkapan mesyuarat seperti dokumen dan bilik mesyuarat

Semasa mesyuarat :

10. Edarkan borang kehadiran kepada ahli mesyuarat

Selepas mesyuarat :

11. Mengemaskan bilik mesyuarat

12. Membantu edaran minit mesyuarat dalam tempoh 7 hari

13. Failkan minit mesyuarat

Page 22: Senarai Semak Dan Contoh Komponen Wajib Fail Meja

SENARAI BORANG YANG BERKAITAN DENGAN TUGAS

PEGAWAI

Page 23: Senarai Semak Dan Contoh Komponen Wajib Fail Meja

Contoh:

SENARAI BORANG YANG BERKAITAN DENGAN TUGAS PEGAWAI

• Nyatakan ‘TIADA’ jika tidak berkaitan. Contoh:

BIL SENARAI BORANG

1. Borang Permohonan Untuk Menjalankan Tugas Sebagai Penceramah

2. Borang Faks

3. Borang Pesanan Makanan/ Minuman untuk Mesyuarat

4. Borang Permohonan Perolehan (KKR-B39)

5. Borang Tempahan Bilik Mesyuarat

BIL SENARAI BORANG

TIADA

Page 24: Senarai Semak Dan Contoh Komponen Wajib Fail Meja

SENARAI UNDANG-UNDANG DAN

PERATURAN

Page 25: Senarai Semak Dan Contoh Komponen Wajib Fail Meja

Contoh:

SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG DIPERLUKAN OLEH PT(P/O) CAWANGAN PEMODENAN TADBIRAN

BIL SENARAI BORANG

1. Perintah Menteri-Menteri Kerajaan Persekutuan(No. 2) 2008

2. PKPA Bil.2 Tahun 1991

3. PKPA Bil.1 Tahun 2008

4. Surat-surat arahan yang dikeluarkan oleh Kerajaan dari semasa ke semasa

Page 26: Senarai Semak Dan Contoh Komponen Wajib Fail Meja

SENARAI JAWATANKUASA YANG

DIANGGOTAI

Page 27: Senarai Semak Dan Contoh Komponen Wajib Fail Meja

Contoh:

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

BIL NAMA JAWATANKUASA KEANGGOTAAN KEKERAPAN MESYUARAT

1. Mesyuarat Pegawai dan Kakitangan BPK Urus setia/ Ahli 4 kali setahun

2. Mesyuarat Kelab Kebajikan dan Sukan Kementerian Ahli 4 kali setahun

3. Mesyuarat Piagam Pelanggan Bahagian dan KKR Ahli 4 kali setahun

4. Bengkel Kajian Semula Pelan Strategik KKR Urus setia/ Ahli 2 kali setahun

Page 28: Senarai Semak Dan Contoh Komponen Wajib Fail Meja

NORMA KERJA

Page 29: Senarai Semak Dan Contoh Komponen Wajib Fail Meja

Contoh:

NORMA KERJA BAGI TUGAS-TUGAS YAG DIJALANKAN OLEH :

JAWATAN : PT(P/0) (PK) 2

CAWANGAN : PEMODENAN TADBIRAN

BIL JENIS KERJA MASA YANG DIAMBIL

JUMLAH UNIT YANG BOLEH

DIPROSES DALAM SEMINGGU

MENGEDAR SURAT PERLANTIKAN BAGI MESYUARAT

1. Membuat surat/ memo untuk makluman mesyuarat/ bengel 10minit 10minit x 5hari

= 50minit

2. Membuat edaran surat/ memo kepada semua bahagian yang berkenaan 20minit 20minit x 5hari

= 100minit

3.

Dokumen mesyuarat diedar kepada semua bahagian untuk makluman dan tindakan selanjutnya sebelum mesyuarat/ bengel diadakan

30minit 30minit x 5hari = 150minit

4. Megemaskini senarai kehadiran peserta sebelum mesyuarat/ bengel diadakan 15minit 15minit x 5hari

= 75minit

5. Menyediakan dokumen/ peralatan lengkap bagi mesyuarat/ bengel 30minit 30minit x 5hari

= 150minit

Page 30: Senarai Semak Dan Contoh Komponen Wajib Fail Meja

SENARAI TUGAS HARIAN

Page 31: Senarai Semak Dan Contoh Komponen Wajib Fail Meja

SENARAI TUGAS HARIAN

NAMA : JAWATAN : TARIKH :

BIL. TUGAS SAYA HARI INI CATATAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.