SENARAI SEMAK FAIL BAGI BADAN BERUNIFORM/KELAB DAN PERSATUAN/SUKAN DAN PERMAINAN

_______________________________________________________________

BIL PENGURUSAN FAIL

ADA

TIAD

A

CATA

TAN SEMAKAN

PERTAMA PENYELARAS___/___/20_

TINDAKANGURU

PENASIHAT ___/___/20_

1 SURAT PERMOHONAN PENUBUHAN DRAF PERLEMBAGAAN DRAF AKTIVITI ASAL SENARAI JAWATAN KUASA PENAJA

2 SURAT KELULUSAN PENUBUHAN PERSATUAN3 SURAT PERLANTIKAN GURU PENASIHAT4 MINIT MESYUARAT AGUNG DISAHKAN5 PERLEMBAGAAN YANG DISAHKAN6 PERANCANGAN AKTIVITI YANG ASAL7 RANCANGAN AKTIVITI TAHUNAN8 TAKWIM KOKURIKULUM9 SENARAI NAMA KEAHLIAN

10 SENARAI KEAHLIAN MENGUTIP DERMA/YURAN -BENDAHARI

11 SURAT KELULUSAN MENGUTIP DERMA/YURAN-BENDAHARI

12 AKAUN KEWANGAN/ BELANJAWAAN DISAHKAN 13 SURAT KELULUSAN MENJADI AHLI GABUNGAN14 SURAT PERMOHONAN UNTUK MENJADI AHLI

GABUNGAN BADAN INDUK15 MINIT-MINIT MESYUARAT16 SURAT-SURAT PEKELILING YANG BERKAITAN

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SABAH PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH LAHAD

DATU SEKOLAH

17 DOKUMEN PENCAPAIAN CEMERLANG AHLI18 LAPORAN SETIAP AKTIVITI19 LAPORAN TAHUNAN20 DAFTAR PENILAIAN SETIAP AHLI21 SURAT PENYERAHAN KEMBALI KUASA DAN

PERLANTIKAN GURU PENASIHAT OLEH PENGETUA22 STOK DAN INVENTORI23 CONTOH SIJIL/SURAT PENGHARGAAN

Disediakan oleh,

_______________________________

Guru Penasihat

Disemak oleh,

_______________________________

Disemak oleh,

_______________________________

Pengurusan Fail

PENGURUSAN FAIL

1. Fail Induk Kelab / Persatuan

1.1 Surat Permohonan menubuhkan Unit Pakaian Seragam, Kelab/ Persatuan dan Sukan/Permainan daripada guru/murid disertakan bersama :

a. Draf perlembagaanb. Draf aktiviti asasc. Senarai Jawatankuasa Penaja 

1.2 Surat kelulusan penubuhan daripada Pengetua/Guru Besar selaku Penolong Pendaftar Sekolah. Ada penyataan kelulusan penubuhan.

1.3 Surat pelantikan sebagai Guru Pemimpin/Penasihat. Ada penyataan penurunan kuasa pengelolaan dan penyeliaan.

1.4 Minit Mesyuarat Agung penubuhan. 

1.5 Perlembagaan yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar. 

1.6 Senarai jawatankuasa yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.

1.7 Perancangan aktiviti asas yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.

1.8 Jadual aktiviti tahunan yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.

1.9 Senarai keahlian yang disahkan oleh Guru Pemimpin.

1.10 Surat permohonan mengutip derma keahlian daripada Bendahari.

1.11 Surat kelulusan mengutip derma daripada Pengetua/Guru Besar.

1.12 Akaun kewangan/belanjawan yang disahkan.

1.13 Surat permohonan untuk menjadi ahli gabungan daripada Guru Pemimpin kepada Pengetua/Guru Besar.

1.14 Surat kelulusan untuk menjadi ahli gabungan daripada Pengetua/ Guru Besar.

1.15 Surat permohonan untuk menjadi ahli gabungan kepada Badan Induk.

1.16 Surat penerimaan menjadi ahli gabungan daripada Badan Induk.

1.17 Minit-minit mesyuarat yang diadakan.

1.18 Surat-surat pekeliling yang berkaitan daripada:

a. Kementerian Pendidikan Malaysiab. Jabatan Pendidikan Negeric. Pejabat Pendidikan Daerah d. Sekolah

1.19 Dokumen pencapaian cemerlang ahli-ahli.

1.20 Laporan setiap aktiviti.

1.21 Laporan tahunan. 

1.22 Daftar penilaian bagi setiap ahli.

1.23 Surat penyerahan kembali kuasa dan perlantikan sebagai Guru Pemimpin daripada Guru Pemimpin kepada Pengetua/Guru Besar.

1.24 Stok dan inventori.

1.25 Sampel-sampel Sijil/Surat Penghargaan.

2. Fail Pengerusi

2.1 Maklumat ahli2.2 Senarai ahli jawatankuasa dan senarai penasihat2.3 Perlembagaan kelab2.4 Minit mesyuarat

3. Fail Setiausaha

3.1 Minit mesyuarat3.2 Surat-surat berkaitan kelab3.3 Buku-buku panduan kelab3.4 Perlembagaan kelab3.5 Maklumat ahli3.6 Senarai ahli jawatankuasa dan guru penasihat3.7 Laporan Mingguan (Lampiran I)

4. Fail Kewangan (Bendahari)

4.1 Penyata kira-kira kewangan kelab4.2 Bil-bil pembelian.