ISTIADAT PERHIMPUNANPersiapan TempatALATANPENERANGAN

PENTASPentas merupakan wajah kepada majlis yang diaturkan.

KERUSI VIPKerusi VIP hendaklah disusun dengan betul mengikut kekanan.

BACKDROP DAN HIASAN PENTASBackdrop hendaklah diletakkan pada papan backdrop di tengah-tengah bahagian belakang pentas dan dapat dilihat pada keseluruhan kawasan penglihatan para tetamu. Penggunaan logo, gambar atau warna hendaklah bersesuaian dan boleh dibaca oleh tetamu kabur warna.

MEJA HADIAHKedudukan meja hadiah hendaklah berhampiran rostrum juruacara dan berada di sebelah kiri belakang kerusi VIP. Sediakan juga meja meletak hadiah (selepas penerima menerima hadiah) pada kedudukan kiri (menghadap pentas) di bawah pentas.

BENDERAKedudukan bendera mestilah di bahagian belakang pentasatau pada tiang tetap yang disediakan di sebelah kanan pentas. Kedudukan bendera mestilah mengikut susunan kekanan yang betul.

KEDUDUKAN KERUSI TETAMUKedudukan kerusi tetamu hendaklah disusun mengikutkeluasan dewan dalam dua kolum. Setiap kolum mengandungi bilangan kerusi yang sama banyak. Terdapat ruang berjalan pada bahagian tengah antara dua kolum dan pada bahagian tepi setiap kolum. Kerusi tetamu khas diletakkan pada bahagian hadapan dewan (menghadap pentas) dengan jumlah yang mencukupi mengikut senarai tetamu khas yang akan hadir.

KEDUDUKAN KERUSI PESERTAKedudukan kerusi peserta-peserta kursus hendaklah padakedudukan di belakang kedudukan kerusi tetamu khas manakala tetamu biasa boleh diletakkan pada bahagian belakang selepas peserta-peserta kursus.

Tatacara Perhimpunan Ianya hendaklah disusun dengan betul Majlis pembukaan rasmi atau penutupan rasmi mempunyai tatacara yang sama. Hanya sedikit perbezaan daripada segi kandungan acaranya.

TATACARAPENERANGAN

1.KETIBAAN TETAMU JEMPUTAN Peserta kursus mengambil tempat duduk yang disediakan. Para tetamu jemputan mengambil tempat duduk masing-masing yang telah disediakan di bahagian hadapan tempat duduk peserta kursus. Tetamu-tetamu lain mengambil tempat duduk di bahagian belakang selepas tempat duduk peserta.

2. KETIBAAN TETAMU KEHORMAT (VIP) Ketibannya diumumkan oleh juruacara. Tetamu dibawa ke pentas hormat dan diberi penghormatan untuk menerima tabik hormat.

3. KETIBAAN TETAMU UTAMA Ketibaan tetamu utama (VVIP) akan diiringi oleh jawatankuasa penyambut tetamu. Boleh diiringi paluan kompang, bunga manggar, persembahan silat dan sebagainya yang sesuai dan tidak memakan banyak masa. Ketibannya diumumkan oleh juruacara sebaik sahaja berada dipintu masuk atau tempat yang hampir dengan kedudukan majlis.

4. TABIK HORMAT DAN NYANYIAN LAGU KRS Tetamu utama (VVIP) dibawa naik ke pentas hormat untuk menerima tabik hormat daripada ketua perbarisan. Ketua perbarisan mengarahkan supaya semua yang ada di dalam dewan untuk bangun bagi majlis yang diadakan di dalam dewan. Jika majlis diadakan di luar dewan maka semua hendaklah berdiri sedia. Lagu pasukan (KRS) dinyanyikan beramai-ramai dengan minus-one.

5. LAPOR Ketua perbarisan akan melapor sebaik sahaja nyanyian selesai.

6. BACAAN DOA Doa akan dibaca sebagai tanda memulakan majlis. Teks doa hendaklah disediakan dan sesuai dengan majlis.

7. UCAPAN-UCAPAN Terdapat beberapa ucapan dalam bahagian ini iaitu ucapan pengacara majlis, ucapan tetamu VIP dan tetamu VVIP. Ucapan pengacara majlis adalah ringkas untuk mengalu-ngalukan kehadiran semua tetamu dan menjelaskan mengenai nama program, tujuan program, masa atau tarikh program dan kehadiran peserta. Tetamu kehormat (VIP) juga boleh dijemput untuk menyampaikan ucapan sebagai wakil tuan rumah atau pengelola. Tetamu utama (VVIP) dijemput untuk memberikan ucapan. Beliau juga boleh dijemput untuk membuka rasmi atau menutup rasmi kursus pada akhir ucapannya.

8. PENYAMPAIAN SIJIL DAN LAIN-LAIN Tetamu utama (VVIP) boleh dijemput untuk menyampaikan sijil dengan diiringi oleh tetamu kehormat, pegawai pengelola, pengerusi atau yang sesuai. Tetamu kehormat juga boleh dijemput untuk menyampaikan sijil bagaimanapun gilirannya hendaklah disusun dengan betul iaitu penyampaian di akhiri dengan tetamu utama (VVIP).

9. PENYAMPAIAN CENDERAMATA Penyampaian cenderamata hendaklah dilakukan mengikut urutan. Pegawai paling kanan atau tetamu utama (VVIP) adalah yang terakhir menerimanya. Jika tiada acara lain, pengacara majlis akan memberi isyarat bahawa acara majlis akan berakhir seperti "majlis kita sudah sampai ke penghujung, majlis kita sudahpun hampir berakhir" atau katakata lain yang bersesuaian. Tujuannya supaya ketua perbarisan sedia untuk menjalankan tugas seterusnya.

10. NYANYIAN LAGU KEBANGSAAN Ketua perbarisan mengarahkan semua untuk bangun jika majlis di dewan dan berdiri sedia jika majlis di luar dewan. Nyanyian lagu kebangsaan Negaraku dinyanyikan beramai-ramai dengan iringan minus-one.

11. KETUA PERBARISAN MELAPOR Tetamu utama (VVIP) dijemput naik ke pentas hormat. Ketua perbarisan memberi tabik hormat seterusnya melapor dan memohon untuk `menjalankan tugas yang lain. Perbarisan dikehendaki menunggu sehingga VVIP, VIP dan tetamu yang lain beredar sebelum melaksanakan tugas yang seterusnya.

12. TETAMU UTAMA (VVIP), TETAMU KHAS (VIP) DAN TETAMU MENINGGALKAN MAJLIS Tetamu utama (VVIP) dan tetamu kehormat (VIP) akan dibawa oleh jawatankuasa majlis ke tempat jamuan. Jika ada acara lain seperti bergambar, melawat pameran, menanam pokok dan sebagainya boleh dilaksanakan pada ketika ini sebelum semua tetamu dibawa tempat jamuan.

13. JAMUAN Tempat jamuan hendaklah disediakan dengan sempurna sama ada secara hidang atau buffet. Jamuan ini dalam situasi tidak formal tetapi tersusun dan kemas. Meja untuk letak cap, peak cap, topi, beret, tongkat, beg tangan dan sebagainya hendaklah disediakan di tempat yang sesuai.

14. BERSURAI Setelah selesai semua acara.