STID1103

STID 1103 - Aplikasi Komputer Dalam PengurusanPemprosesan Perkataan (Word)Oleh :

Nama : Mohd Najwadi YusoffE-mail: mohd.najwadi@gmail.comBab 2

1Isi Kandungan - Bahagian 1PengenalanElemen WindowsShortcut MenuKotak DialogMembina dan Menyimpan Dokumen BaruMenutup, Membuka dan Menyunting DokumenOperasi Asas Papan KekunciAutoTextHuruf KhasSemakan DokumenTulisan Bingkai dan Warna

22Pengenalan3Microsoft Word merupakan sejenis perisian pemprosesan perkataan yang paling meluas digunakanPengenalanPerisian ini berupaya menghasilkan pelbagai jenis dokumen seperti memo, surat, minit mesyuarat, dokumen, hypertext internet, carta, gambarajah dan lain-lain4

Control menu buttonToolbarTabTitle barMin, max and close button Navigation PaneVertical scroll barHorizontal scroll barStatus BarDocument windowElemen Windows5ElemenHuraianTitle BarMenyatakan nama aplikasi dan nama dokumen semasa. Butang utk min/max/restore dan closeMinimized ButtonMengecilkan tetingkap Word dan diletakkan pada taskbarMaximized Button

Membesarkan tetingkap Word kepada saiz tetingkap desktop. Apabila berada pada saiz maksimum, butang ini akan bertukar ke butang restore. Tekan butang ini untuk kembali ke saiz sebelumnyaClose ButtonMenutup tetingkap Word dan menamatkan aplikasiControl Menu ButtonMembuka menu kawalan yang menyediakan arahan seperti Move, Size, Minimized dllElemen Windows (samb.)6ElemenHuraianTabMenu yang mempunyai kumpulan toolbarToolbarMengandungi ikon yang berfungsi sebagai shortcut untuk arahan yang biasa digunakan seperti Save, Print, Paste dll.Scroll BarHorizontal : menggerakkan dokumen dari kiri ke kanan dan sebaliknyaVertical : menggerakkan dokumen dari atas ke bawah dan sebaliknya.Status BarMemaparkan maklumat mengenai muka surat semasa, bahagian dokumen dan lokasi semasa kemasukan huruf( baris dan kolum) serta mod menaip/ menyimpanNavigation PaneMembolehkan kita melangkau antara bahagian dan juga untuk menyusun semula bahagian dokumenShortcut Menu7

Klik kanan pada tetikus dan tingkap menu baru akan munculCara yang lebih pantas untuk mencapai arahan tertentu.Menunya seperti Cut, Copy, Paste, hyperlink, synonyms dan lain-lain akan dipaparkanKotak Dialog (Dialog Box)8123Muncul apabila pengguna memilih menu yang mempunyai tanda elipsis () titik 3 berturutWord memerlukan maklumat tambahan untuk melaksanakan arahan yang dikehendaki penggunaMaklumat yang dikehendaki adalah berbeza diantara satu dengan lainKotak Dialog - Font9

Membina Dokumen Baru10Terdapat 6 cara untuk membina dokumen baru

Klik pada File. Pilih New.Menu di atas akan munculPilih salah satu dan klik pada Create

11

Menyimpan Dokumen Baru12Menyimpan dokumenDokumen perlu disimpan selepas siap dihasilkanKlik pada File. Pilih Save. Pilih direktori yang dikehendaki untuk menyimpan dokumen tersebut.Tekan Save. Atau Tekan Save As pula digunakan untuk menyimpan dokumen yang baru tanpa hilang document asal (duplicate)

Menyimpan Dokumen Baru (samb.)13

Menutup dan Membuka Dokumen14Menutup DokumenUntuk menutup dokumen semasa, tekan File, dan pilih CloseUntuk keluar dari Word, tekan [X] atau pilih Exit dari menu File

Membuka dokumenTekan menu File. Pilih Open. Cari direktori tempat fail disimpan. Klik OK. AtauTekan pada Tool Bar

Membuka Dokumen (samb.)15

Menyunting Dokumen16SuntinganMenggantikan Perkataan BaruEditReplaceFind whatReplace with..Menambah teks baruMenambah perkataan ditengah-tengah teks (insert)Menyambung teksMemilih teksMenggunakan tetikusPenggunakan papan kekunciBergerak di dalam dokumenMenggunakan tetikusGerakkan scroll bar dan cursorMenggunakan papan kekunciGunakan anak panah (arrow)Operasi Asas Papan Kekunci17Keyboard buttonKegunaanHomeBergerak ke permulaan barisEndBergerak ke penghujung barisCTRL + Right ArrowBergerak satu perkataan ke kananCTRL + Left ArrowBergerak satu perkataan ke kiriCTRL + Up ArrowBergerak satu perenggan sebelumnyaCTRL + Down ArrowBergerak ke perenggan seterusnyaPg UpBergerak ke bahagian atas tetingkapPg DnBergerak ke bahagian bawah tetingkapCTRL + Pg UpBergerak satu halaman ke atasCTRL + Pg DnBergerak satu halaman ke bawahCTRL + HOMEBergerak ke bahagian ter atas dokumenOperasi Asas Papan Kekunci (samb.)18Menggunakan papan kekunciMenggunakan kekuci SHIFT dan anak panah (arrow) untuk hitamkan perkataan

Memadam teksPilih teks yang hendak di padam. Tekan kekunci Delete atau Backspace

Menyalin dan menampal teksPilih ayat yang hendak disalinPilih menu Edit kemudian tekan Copy. Atau, pilih Letakkan ayat/ perkataan pada lokasi yang dikehendakiPilih Paste dari Edit atau pilih

AutoText19AutoTextIa boleh mengandungi perkataan seperti nama syarikat, nama pengguna, atau apa sahaja yang kerap digunakanCara untuk membina perpustakaan kata atau frasa yang selalu digunakan di dalam dokumenMemudahkan pengguna memasukkan perkataan atau frasa.AutoText (samb.)20

Membina AutotextPilih teks (highlight) yang dikehendakiPilih menu Insert > Quick Parts > Autotext > Save Selection to AutoText GalleryAutoText (samb.)21Menggunakan Autotext dalam dokumenLetakkan penunjuk pada baris yang dikehendaki.Pilih menu Insert > Quick Parts > Autotext dan pilih perkataan yang dikehendaki

AutoText (samb.)22Memadam AutotextPilih menu Insert > Quick Parts > Building Blocks OrganizerPilih perkataan yang tidak dikehendaki dan tekan butang Delete

Huruf Khas23Menggunakan simbol dan huruf khasSimbol dan huruf khas tidak terdapat di dalam papan kekunciPilih menu Insert. Kemudian pilih menu Symbol.Pilih simbol yang dikehendakiPilih More Symbols untuk lebih banyak pilihan

Semakan Dokumen24Semakan ejaanMembantu menyemak ejaan perkataan khususnya di dalam bahasa Inggeris.Terdapat juga perisian yang dibangunkan untuk menyemak ejaan dalam bahasa lain. Contohnya, Dewan Eja (DBP) untuk Bahasa Malaysia.Untuk mengubah konfigurasi semakan ejaan dan tatabahasa:Pilih File > Options > Proofing.Pada bahagian Spelling and Grammar in Word, tandakan petak Check spelling as you type.

25

26

Semakan Dokumen (samb.)27Menggunakan penyemak ejaan & tatabahasaPilih perkataan yang dikehendakiPilih Review > Spelling and GrammarKita boleh menambahkan sebarang perkataan lain yang diambil dari Dictionary.

Semakan Dokumen (samb.)28Perkataan seertiMenyediakan kamus untuk mencari perkataan seerti.Pilih Review > Thesaurus.Atau dengan menggunakan butang SHIFT + F7Atau Right Click > Synonyms

Tulisan29Huruf dalam teksBoleh dibaca dan dilihat dengan jelasHuruf perlu digunakan bersesuaian dengan dokumenSaiz paiwai huruf adalah 12.

Bingkai dan Warna30

BingkaiDiletakkan di sekeliling teksPilih Home > Borders and Shading.

Menukar warna tulisanWarna pada tulisan (teks) boleh ditukar.Pilih Format. Pilih FontAtau tekan

Isi Kandungan - Bahagian 231Tab dan IndentMenukar Paparan DokumenMarginSelang BarisGaya DokumenChange Case dan Drop CaseHeader dan FooterMuka SuratMencetak dan Menghantar Dokumen31Tab32Menjajarkan text (align)Membolehkan beberapa item penting dilihat dengan jelasBeberapa jenis tab:Tab kiriTab tengahTab kanan Tab perpuluhan

Indent33Boleh dilakukan dengan menggunakan RulerKlik Tab > check pada RulerKlik 2 kali pada Ruler

Kegunaannya untuk mendapatkan Alignment yang baik dari segi seragaman text & nombor

Menukar Paparan Dokumen34Pengguna boleh melihat dokumen yang dihasilkan dari pelbagai bentukBentuk-bentuk tersebut adalah :Cetakan Print LayoutSkrin Penuh - Full Screen ReadingWeb LayoutGaris kasar OutlineNormal / DraftKlik View & paparan dokumen akan menjelma

Menukar Paparan Dokumen (samb.)35BentukPaparanADCEBSkrin Penuh - Full Screen ReadingPaparan pada skrin penuhCetakan Print LayoutSusunan dokumen yang mengandungi grafik dan objek lainWeb LayoutMereka dokumen HTML untuk paparan webGaris kasar OutlineMelihat garis kasar dokumenNormal / DraftPemprosesan perkataan untuk kegunaan umumPrint Layout36

Full Screen Reading37

Web Layout38

Outline39

Draft40

Margin41Mengawal jumlah ruang kosong disekeliling teks dari bahagian tepi kertas.Empat jenis marginKiriKananAtasBawahKlik Page Layout > Margins > Custom MarginsTerdapat 2 jenis orientasi bagi Page SetupPotret (portrait)Lanskap (landscape)

Selang Baris42Mempengaruhi jumlah ruang kosong di dalam kertas.Pilih perenggan teks yang dikehendakiRight click > Paragraph

Gaya Dokumen43Memudahkan pengguna menguruskan format huruf dan perenggan dalam dokumenGaya DokumenStyleStyle (gaya) memudahkan pengguna mengedit dokumenGaya Dokumen (samb.)44

Change Case45Hitamkan textKlik Home tab > Font group > Change CasePilih pada dropdown listSentence caseLowercaseUPPERCASECapitalize Each WordtOGGLE cASE.

Drop Case46Hitamkan (highlight) Huruf Pertama text atau perengganKlik Insert > Drop CapContoh:

Header dan Footer47Maklumat mengenai dokumen yang diletakkan di sebelah bawah pada setiap helaian dokumen. Boleh di laraskan menggunakan AlignmentMaklumat mengenai dokumen yang diletakkan di sebelah atas pada setiap helaian dokumen. Boleh di laraskan menggunakan AlignmentHeaderFooterHeader48

Footer49

Muka Surat50Memberikan nombor bagi setiap helaian mengikut susunanPilih Insert. Tekan Page Number. Masukkan format helaian dokumen yang dikehendaki

Mencetak Dokumen51Menghantar dokumen ke pencetak dan mencetak dokumenPilih menu File. Pilih Print. AtauTekan Butang Control (CTRL) + P

Menghantar Dokumen52Pengguna boleh menyimpan dokumen dan menghantar dalam pelbagai bentukPilih File > Save & Send4 pilihan tersediaMenghantar melalui E-MelSimpan dalam bentuk WebSimpan kepada SharepointBlog Pos

Menghantar Melalui E-Mel53

Isi Kandungan - Bahagian 354Nombor dan BulletJadualKolumGrafikMail MergeIsi KandunganWord Web54Nombor dan Bullet55

Digunakan untuk memberikan susunan yang teratur kepada senarai-senarai kandungan penting sesuatu dokumen seperti tesis, laporan dan suratMemudahkan pembaca mengenal pasti perincian sesuatu topik yang terkandung dalam dokumenLetakkan Kursor pada permulaan ayat dalam dokumenKlik Home > Bullets & NumberingNombor dan Bullet (samb.)56

Jadual57Memudahkan penghasilan dokumen berbentuk jadualTerdiri daripada lajur (Columns) dan baris (Rows)Lebih flexibiliti untuk menyusun teks berbanding penggunaan tabKlik Insert > Table

Jadual (samb.)58Format jadualJadual boleh diformatkan secara automatik dgn menggunakan Table > Quick TablesFormat jadual membolehkan pengguna memilih bentuk jadual dari segi bingkai, garisan dan warna.

KolumMemudahkan pengguna membentuk dokumen tertentu yang memerlukan Kolum seperti akhbar, risalah dan dokumen-dokumen khas yang lain.Terdapat pelbagai jenis kolum antaranyaKolum 1 jalurKolum 2 jalurKolum 3 jalurKolum Kiri & KananHighlight (Hitamkan) perenggan atau text Klik Butang Format & Colums

59Kolum (samb.)60

Kolum (samb.)61

Grafik62Sebarang bentuk grafik seperti gambar atau sebarang imej yang diperolehi dari Internet atau CD-ROM boleh disimpan dalam dokumen Word.Word juga menyediakan galeri yang mengandungi grafik-grafik yang boleh digunakan di dalam Clip ArtKlik Butang Insert > Clip ArtGrafik (samb.)63

Grafik (samb.)64Gunakan Butang Picture untuk menyelaraskan kedudukan imej grafik tersebut dalam dokumen sama ada dalam bentuk; Square, Tight, Behind Text .

Mail Merge65Mail MergeSurat merupakan sejenis dokumen yang penting di dalam bidang pengurusanSurat digunakan untuk menyampaikan maklumat kepada individu atau kumpulan.Penghantaran surat yang sama untuk sekumpulan individu merupakan salah satu tugas yang agak rumit jika tanpa bantuan komputer.Microsoft Word memberikan kemudahan (Mail Merge) untuk menghantar satu surat yang sama kepada ramai individu yang berlainan.Ianya juga ada menyediakan Templates untuk mereka yg kurang mahir menulis pelbagai jenis surat dan faxMail Merge (samb.)66Membentuk senarai mail mergeBuka dokumen/surat yang hendak digunakanTaipkan Nama, Alamat & No. TelefonSediakan Nama & Alamat Organisasi dalam dokumen yang berasinganLetakkan Kursor pada ruang biasa utk Nama & Alamat organisasiPilih Mailing > Start Mail Merge > Step by Step Mail Merge WizardsIkut arahan seterusnya..

Mail Merge (samb.)67

Pilih Letters dan tekan butang NextPilih Type a new list dan tekan butang CreateMail Merge (samb.)68Masukkan data alamat

Pilih Next untuk mulakan suratMail Merge (samb.)69

Klik untuk masukkan ke dalam suratPilih Next untuk lihat hasil suratMail Merge (samb.)70

Klik untuk lihat penerima berikutnyaMail Merge (samb.)71

Pilih untuk tamatkan Mail MergeMail Merge (samb.)72

Klik sini untuk menyunting surat individuKlik Print untuk cetak surat untuk semua penerimaMail Merge (samb.)73

Mail merge juga boleh digunakan untuk E-Mel, Envelop, Label dan DirektoriIsi Kandungan74Tugas-tugas pengurusan dan pentadbiran hari ini memerlukan pengguna menghasilkan dokumen bersaiz besarDokumen bersaiz besar merujuk kepada dokumen yang mempunyai halaman judul, halaman kandungan, halaman bibliografi dan halaman-halaman lain.Word 2010 membenarkan pengguna membuat penyusunan dokumen secara teratur mengikut bahagian-bahagian tertentuDokumen-dokumen yang yang memerlukan penyusunan adalah seperti laporan kewangan, laporan minit mesyuarat, kertas kerja dan lain-lain.Isi Kandungan (samb.)75Menggunakan Table of Content (TOC)Memudahkan pengguna untuk membuat TOC dengan lebih kemas dan lengkap tanpa kehilangan bahagian yang penting.Memudahkan pembaca mencari bahagian yang dikehendaki tanpa perlu melihat keseluruhan dokumenBuka dokumen baru & SavePada awal setiap Nombor Perenggan pastikan Klik Heading (Pelbagai Jenis Heading, pilih Heading 3)Taipkan Nombor 1.0 sebagai permulaan

Isi Kandungan (samb.)76

Pelbagai format template boleh dipilih Isi Kandungan (samb.)77

Word Web78Word WebHypertext Markup Language (HTML) merupakan sejenis bahasa pengaturcaraan untuk membangunkan laman webUntuk membangunkan laman web, seseorang perlulah menguasai HTML dengan baikWalau bagaimanapun, Word 2010 menyediakan kemudahan kepada pengguna untuk membina laman web sendiri tanpa perlu menguasai HTMLPengguna perlu merekabentuk halaman mengikut kreativiti masing-masingTerdapat juga Templete dan Wizard yang membantu proses membina halaman webPengguna perlu simpan dokumen sebagai dokumen web. Save as Web PageWord Web (samb.)79

80Soalan ?Berikan 3 kelebihan dan kelemahan menggunakan ipad atau tablet berbanding komputer peribadi.

Apakah 3 kepentingan teknologi di dalam pengurusan?

Hantarkan assignment ini ke najwadi@cs.usm.my dan mohd.najwadi@gmail.com

Sertakan nama penuh, no. matrix, sedikit biodata diri dan gambar

Format word document sahaja

Dateline : 20 November 2013Kuiz E-MailBab 2 Tamat

STID 1103 - Aplikasi Komputer Dalam PengurusanPemprosesan Perkataan (Word)Bab 282