laporan tahunan bahagian pemprosesan teknikal

Laporan Tahunan Bahagian Pemprosesan Teknikal : 2013 1

1.0 PENDAHULUAN Bahagian Pemprosesan Teknikal (BPT) merupakan salah satu bahagian yang bertanggungjawab di dalam aktiviti memprosesan bahan dan maklumat bahan untuk pembangunan koleksi Perpustakaan UTM dan juga aktiviti proses pendigitilan bahan koleksi khas UTM. BPT terdiri daripada 2 (dua) Unit utama iaitu :

Unit Pemprosesan Teknikal (UPT). Unit Pengurusan Dokumen Digital (UPDD).

Unit Pengurusan Teknikal (UPT) merupakan unit yang dipertanggungjawabkan untuk memproses bahan yang diterima dari Bahagian Pembangunan Sumber serta Unit Galerium dan dikatalog, dilabel dan seterusnya dihantar ke Bahagian / Unit serta perpustakaan cawangan bagi tujuan peminjaman dan rujukan. Manakala Unit Pengurusan Dokumen Digital (UPDD) pula bertanggungjawab untuk melakukan proses pendigitalan bahan dari Unit Koleksi Khas UTM, serta memastikan maklumat bahan boleh diakses secara atas talian dan juga sebagai medium alternatif penyimpanan maklumat.

2.0 STRUKTUR ORGANISASI BPT yang terdiri daripada 2 unit utama, iaitu UPT dan UPDD diterajui oleh Ketua Bahagian Pemprosesan Teknikal (KPT), dan disokong oleh seorang Pustakawan Kanan, 4 orang Pustakawan, seorang Pembantu Perpustakaan Kanan, 7 orang Pembantu Perpustakaan, 2 orang Pembantu Tadbir Perkeranian dan Operasi dan seorang Pembantu Am Pejabat. Dari segi pecahan staf mengikut unit, UPT mempunyai 10 orang staf untuk mengendalikan aktiviti pengkatalogan bahan, manakala UPDD pula mempunyai 4 orang staf bagi aktiviti pendigitalan bahan. Dua orang staf berkhidmat secara gunasama di antara kedua-dua Unit iaitu Pembantu Tadbir Perkeranian dan Operasi dan Pembantu Am Pejabat. Struktur lengkap carta organisasi Bahagian Pemprosesan Teknikal (BPT) seperti di Rajah 1 & 2.


Rajah 1 : Hirarki Bahagian Pemprosesan Teknikal (BPT) 2013

Rajah 2 : Carta Organisasi Bahagian Pemprosesan Teknikal 2013


3.0 STAF

Sehingga Disember 2013, secara keseluruhannya BPT mempunyai 17 orang staf yang bertanggungjawab untuk mengendalikan proses pengkatalogan bahan yang lengkap bagi seluruh koleksi perpustakaan induk dan perpustakaan cawangan. Bermula Mac 2013, BPT mendapat 3 orang Pustakawan lantikan baru (Gred S41 kontrak) dan dalam masa yang sama mengalami pertukaran bagi Pustakawan sedia ada. Bermula dari Mac hingga September 2013, BPT telah mengalami pertukaran staf antara Unit, Bahagian dan Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang melibatkan seramai 5 orang staf dari pelbagai jawatan tetap. Jadual 1 menunjukkan pecahan terkini bagi tahun 2013 jumlah staf BPT mengikut kod jawatan dan gred. Jadual 1 : Pecahan Staf Mengikut Jawatan, Kod Jawatan, Gred dan

Jumlah 2013

BIL. JAWATAN KOD JAWATAN GRED JUMLAH

1. Ketua Bahagian KPT S48 1 2. Pustakawan Kanan P(PT1) S44 1

3. Pustakawan P(PT2) - P(PT4)

P(PD) S41

3 1

4. Pembantu Perpustakaan Kanan

PmPK(PT) S22 1

5. Pembantu Perpustakaan PmP(PT1) & PmP(PT2)

PmP(PD1) S22

(KUP) 2 1

6. Pembantu Perpustakaan PmP(PT3) & PmP(PT4) PmP(PD2) & PmP(PD3)

S17 2 2

7. Pembantu Tadbir Perkeranian dan Operasi

PT(P/O)PT1 - PT(P/O)PT2* N17 2

8. Pembantu Am Pejabat PAP(PT) N4 1

JUMLAH KESELURUHAN STAF

17 orang

Nota : * Staf gunasama antara BPT dan BRI.

Berikut pula merupakan senarai staf BPT yang terlibat dengan pertukaran staf dan penerimaan staf baru. a. Penerimaan staf lantikan baru (Kontrak) :

i. Norashikin Johari - Pustakawan (S41) di UPT mulai Mac 2013.

ii. Mohd. Fahiezan Md. Zan - Pustakawan (S41) di UPT mulai April 2013.

iii. Norhafisah Zakaria - Pustakawan (S41) di UPT mulai April 2013.


b. Pertukaran staf antara Unit, Bahagian & PTJ :

i. Nabilah Jamil - Pustakawan (S41) berpindah ke Unit

Koleksi Khas, Bahagian Pembangunan Sumber mulai Mac 2013.

ii. Habibah Gono - PT(P/O) berpindah ke Unit Sukan, Pejabat HEMA, UTMJB mulai Mei 2013.

iii. Nazatulhisma Ahmad - PT(P/O) berpindah ke Unit Pengurusan Teknikal, Bahagian Pemprosesan Teknikal mulai Mei 2013, menggantikan Sdr. Habibah Gono.

iv. Syazwani Syamimi Mat Pauzi - Pustakawan (S41) di UPDD bertukar ke Bahagian Perkhidmatan Maklumat mulai September 2013.

v. Noor Effendy Hamzah - Pustakawan (S41) di UPT di pindahkan ke UPDD bermula pada September 2013.


4.0 UNIT PENGURUSAN TEKNIKAL (UPT)

4.1 Objektif

4.1.1 Memproses katalog bahan yang diterima oleh Perpustakaan UTM dan memastikan ia mempunyai rekod bibliografi dan ‘holdings’ di dalam Sistem Katalog Berkomputer Perpustakaan (LMS).

4.1.2 Mengkatalog bahan mengikut piawaian pengkatalogan antarabangsa

dan dasar yang dipraktikkan di Perpustakaan UTM bagi memastikan kualiti bahan yang diproses serta paparan rekod bahan yang dimuatkan di dalam Sistem Perpustakaan LESTARI adalah komprehensif dan tepat.

4.1.3 Membuat pembetulan dan kemaskini bahan yang diterima daripada

Unit Sirkulasi dan daripada lain-lain Bahagian dan Unit di Perpustakaan UTM, dan memastikan maklumat bahan di dalam sistem perpustakaan adalah betul dan tepat.

4.1.4 Menyelenggara rekod melalui semakan fail kuasa bagi memastikan

keseragaman rekod serta bagi membolehkan rujukan rekod yang komprehensif kepada pengguna.

4.2 Aktiviti UPT

4.2.1 Menerima bahan untuk diproses katalog daripada Bahagian

Pembangunan Sumber yang terdiri daripada Unit Perolehan, Unit Jurnal dan Media Elektronik, Unit Koleksi Khas serta Unit Hadiah dan Pertukaran. UPT bertanggungjawab untuk memproses kesemua bahan perpustakaan melalui proses pengkatalogan dengan memberi bidang perkara dan nombor panggilan serta mengemaskini maklumat bahan di dalam sistem perpustakaan. UPT juga turut menerima bahan dari Unit Galerium untuk mengkatalog bahan relia yang berkaitan dengan UTM.

4.2.2 Semua bahan yang diproses ditampalkan dengan tag RFID melainkan

bahan naskhah Koleksi Khas yang disimpan di dalam Koleksi Khas UTM.

4.2.3 Bertanggungjawab memproses bahan bagi koleksi di Perpustakaan

UTM Kampus Johor Bahru, Perpustakaan UTM Cawangan Kuala Lumpur, Perpustakaan Fakulti / Pusat Sumber, koleksi PESISIR serta lain-lain Pusat Kecemerlangan.

4.2.4 Turut bertanggungjawab untuk mengawasi semua aktiviti

pengkatalogan dan prosesan bahan yang dilaksanakan di Perpustakaan UTM – Perpustakaan Sultanah Zanariah Cawangan Kuala Lumpur, perpustakaan cawangan UTMSPACE, Perpustakaan Fakulti /


Pusat Sumber dan juga pemprosesan bahan untuk koleksi UTM-RS. Memastikan aktiviti pengkatalogan di Perpustakaan Cawangan dan Perpustakaan Fakulti / Pusat Sumber mengikuti dasar seperti yang telah ditetapkan untuk tujuan keseragaman.

4.3 Pencapaian UPT

4.3.1 Aktiviti Pengkatalogan dan Kemaskini Data Bibliografik

(Input Ringkas) Perbandingan 2011 – 2013

Aktiviti pengkatalogan bahan di UPT adalah merujuk kepada 3 proses yang dilakukan oleh Pustakawan dan Pembantu Perpustakaan yang merangkumi :

Kemaskini data bibliografik Input Ringkas (IR) oleh Pembantu Perpustakaan.

Pengkatalogan Salin (CIP) oleh Pembantu Perpustakaan.

Pengkatalogan Bahan Asal (Original Cataloging) oleh Pustakawan.

Bagi aktiviti pengkatalogan salin (CIP), bahan yang dikatalog oleh Pembantu Perpustakaan akan terus diproses, dan Pustakawan bertanggungjawab untuk menyemak rekod di dalam sistem bahan yang telah dikatalog oleh Pembantu. Manakala bagi aktiviti pengkatalogan bahan asal, Pustakawan bertangungjawab sepenuhnya untuk mengkatalog bahan yang telah dikemaskini rekod bibliografik bahan berkenaan oleh Pembantu Perpustakaan melalui aktiviti kemaskini data bibliografik (IR). Jadual 2 menunjukkan aktiviti pengkatalogan bahan di UPT yang merangkumi ketiga-tiga aktiviti seperti yang dinyatakan di atas. Secara perbandingan, pencapaian pada 2013 menunjukan peningkatan sebanyak 1.9% berbanding tahun 2012. Untuk tempoh 3 tahun terkini, jumlah keseluruhan aktiviti pengkatalogan bahan dilihat semakin meningkat.


Jadual 2 : Perbandingan Hasil Pencapaian bagi Tempoh 3 Tahun Dari 2011 – 2013

TAHUN JUMLAH JUMLAH

PERBANDINGAN HASIL PENCAPAIAN

(JUDUL) (NASKHAH) (JUDUL) (NASKHAH) 2011 23,815 26,376 - - 2012 26,012 26,941 2197 / 9.2% 565 / 2.1% 2013 26,514 27,104 502 / 1.9% 163 / 0.6%

Rajah 3 : Perbandingan Hasil Pencapaian Bagi Tempoh 3 Tahun Mulai 2011 – 2013

4.3.2 Aktiviti Pengkatalogan Bahan Keseluruhan Secara keseluruhan, pada tahun 2013, sejumlah 26,514 judul (27,104 naskhah) telah berjaya diproses. Daripada jumlah ini, sejumlah 11,176 judul merupakan bahan katalog asal manakala 5786 judul pula adalah bahan CIP yang dikatalog oleh Pembantu Perpustakaan. Sejumlah 9552 judul pula adalah bahan IR telah diproses untuk dikatalog oleh Pustakawan mengikut staf seliaan masing-masing. Analisa ini merujuk kepada data di Jadual 3 Dan Rajah 4.

23,815

26,012 26,514 26,376

26,941 27,104

22,000

23,000

24,000

25,000

26,000

27,000

28,000

2011 2012 2013

JUDUL

NASKHAH JUMLAH

TAHUN


Jadual 3 : Jumlah Keseluruhan Aktiviti Pengkatalogan Bahan di UPT

JENIS BAHAN

PUSTAKAWAN PEMBANTU PERPUSTAKAAN JUMLAH

BAHAN ASAL CIP IR

J N J N J N J N

BUKU 3379 3632 5318 5451 2791 2961 11,488 12,044

C/P 3589 3596 468 470 3267 3267 7324 7333

TESIS 2600 2615 0 0 2069 2069 4669 4684

PSM 1258 1259 0 0 1425 1425 2683 2684

PETA 272 279 0 0 0 0 272 279

JURNAL (T) 60 62 0 0 0 0 60 62

DOKUMEN KONTRAK

18 18 0 0 0 0 18 18

JUMLAH 11,176 11,461 5786 5921 9552 9722 26,514 27,104

Rajah 4 : Jumlah Aktiviti Pengkatalogan Bahan Mengikut Jenis Bahan - 2013

11488, 43%

7324, 28%

4669, 18%

2683, 10%

272, 1%

60, 0% 18, 0%

BUKU

C/P

TESIS

PSM

PETA

JURNAL (T)

DOKUMEN KONTRAK


4.3.3 Aktiviti Pengkatalogan Bahan Asal dan CIP Bagi tahun 2013, sejumlah 16,962 judul bahan telah diproses katalog (katalog asal dan CIP). Daripada jumlah tersebut, 8697 judul merupakan bahan buku, diikut dengan cakera padat (4057 judul), tesis (2600 judul), bahan Projek Sarjana Muda (PSM) (1258 judul), peta (272 judul), jurnal teks (60 judul) dan dokumen kontrak (18 judul). Jumlah ini meliputi koleksi Perpustakaan UTM iaitu PSZJB, PRZS, PSZKL, Perpustakaan Fakulti serta lain-lain perpustakaan Cawangan. Untuk tahun 2013, menunjukan penurunan jumlah bahan yang diproses katalog sebanyak 1.3% judul dan 10.8% naskhah. Penurunan ini disebabkan oleh pengurangan bilangan Pustakawan, pertukaran dan kemasukan Pustakawan baru yang memerlukan masa untuk kompeten. Sehingga Disember 2013, jumlah Pustakawan di UPT hanyalah 4 orang sahaja. Pergerakan staf ini turut memberi kesan dari segi pencapaian produktiviti bahagian. Bagaimanapun , aspek kualiti data tetap diberi keutamaan dan maklumat rekod di dalam sistem sentiasa diberi perhatian utama untuk memastikan paparan rekod di dalam sistem perpustakaan sentiasa dalam keadaan yang memuaskan. Analisa ini merujuk kepada data di Jadual 4 dan Jadual 5. Jadual 4 : Jumlah Aktiviti Pengkatalogan Bahan Asal dan

Bahan CIP – 2013

JENIS BAHAN

JUMLAH

BAHAN ASAL CIP

J N J N J N

BUKU 3379 3632 5318 5451 8697 9083

C/P 3589 3596 468 470 4057 4066

TESIS 2600 2615 0 0 2600 2615

PSM 1258 1259 0 0 1258 1259

PETA 272 279 0 0 272 279

JURNAL (T) 60 62 0 0 60 62

DOKUMEN KONTRAK

18 18 0 0 18 18

JUMLAH 11,176 11,461 5786 5921 16,962

17,382


Jadual 5 : Perbandingan Aktiviti Pengkatalogan Bahan Asal

dan Bahan CIP – 2012 & 2013

JUMLAH BAHAN

DIKATALOG 2012 2013

PERBANDINGAN HASIL PENCAPAIAN

JUDUL 17,187 16,962 - 225 (-1.3%) NASKHAH 19,259 17,382 -1877 (-10.8%)

Rajah 5 : Jumlah Aktiviti Pengkatalogan Bahan Asal Dan CIP – 2013

4.3.4 Statistik Penerimaan Bahan Daripada Bahagian Pembangunan Sumber

Sepanjang 2013 sebanyak 20,417 naskhah telah diterima Bahagian Pembangunan Sumber terdiri daripada Unit Perolehan, Unit Koleksi Khas, Unit Hadiah dan Pertukaran serta Unit Jurnal dan Media Elektronik untuk diproses katalog. Menunjukkan penurunan dari segi jumlah penerimaan bahan berbanding tahun 2012. Penurunan sebanyak 3% atau kurang 628 naskhah berbanding tahun sebelumnya (21,045 naskhah). Berikut ialah pecahan jumlah penerimaan bahan mengikut Unit yang diterima oleh UPT.

8697, 51%

4057, 24%

2600, 15%

1258, 8%

272, 2%

60, 0%

18, 0%

BUKU

CAKERA PADAT

TESIS

PSM

PETA (HELAIAN)

JURNAL (T)

DOKUMEN KONTRAK


Jadual 6 : Jumlah Penerimaan Bahan – 2013

BIL. UNIT JUMLAH (N) PERATUS

1 UNIT PEROLEHAN

Buku/bahan media

8,721

43%

2 UNIT KOLEKSI KHAS

Tesis (T)

Tesis (CP)

PSM (T)

PSM (CP)

Bahan Koleksi Khas

1691

1782

1455

1647

1569

8%

9%

7%

8%

8%

3 UNIT HADIAH DAN PERTUKARAN

Buku / Jurnal

Bahan Canselor (PRZS)

712

2601

4%

13%

4 UNIT JURNAL & MEDIA ELEKTRONIK

Jurnal teks

4

0.02%

JUMLAH KESELURUHAN

20,417

Rajah 6 : Penerimaan Bahan Mengikut Unit Dan Jenis Bahan - 2013

8721, 43%

1691, 8%

1782, 9%

1455, 7%

1647, 8%

1596, 8%

712, 4% 2601, 13%

4, 0%

UP- Buku / Bahan Media

UKK - Tesis (T)

UKK - CP Tesis

UKK - PSM (T)

UKK - CP PSM

UKK - Bahan Khas

UHP - Buku / Jurnal

UP - Bahan PRZS

UJME - Jurnal (T)


4.3.5 Statistik Penghantaran Bahan Oleh Bahagian Pembangunan Sumber Sepanjang tahun 2013, sejumlah 18,935 naskhah bahan telah berjaya diuruskan untuk penghantaran ke Perpustakaan UTM–PSZJB, Perpustakaan Cawangan di Kuala Lumpur serta Perpustakaan UTM–PRZS dan Perpustakaan Fakulti. Daripada jumlah ini, 16,100 naskhah adalah jumlah terbesar yang dihantar di Perpustakaan UTM – PSZJB, diikuti dengan 1685 naskhah dihantar ke Perpustakaan-perpustakaan Cawangan di Kuala Lumpur, dan 1150 naskhah dihantar ke Perpustakaan UTM – PRZS serta Perpustakaan Fakulti. Analisa ini adalah merujuk kepada data di Jadual 7 dan Rajah 7. Berdasarkan jumlah penerimaan (20,417 naskhah) dan jumlah penghantaran bahan (18,935 naskhah) pada 2013, UPT telah berjaya memproses 93% daripada jumlah keseluruhan yang meliputi pelbagai jenis bahan dan diedarkan ke pelbagai lokasi yang telah ditentukan. Jadual 7 : Pecahan Jumlah Penghantaran Bahan Mengikut

Lokasi – 2013

BIL. LOKASI JUMLAH (NASKHAH)

A PERPUSTAKAAN UTM - PSZJB 1 Unit Sirkulasi (Buku) 7686 2 Unit Sirkulasi (Tesis/PSM) 3680 3 UMPP (Cakera Padat) 4046 4 UJME 3 5 Unit Runding Maklumat 50 6 UHP 29 7 Bahan Segera (URM) 467 8 UKK 139

JUMLAH (A) 16,100 B PERPUSTAKAAN CAWANGAN DI KUALA LUMPUR 1 PSZ KL 464 2 Razak School 409 3 MJIIT 25 4 Perdana School 9 5 AIS 18 6 IBS 730 7 PESISIR (KL) 30

JUMLAH (B) 1685 C PRZS & PERPUSTAKAAN FAKULTI 1 PFAB 23 2 PFKK 1 3 PRZS 1126

JUMLAH ( C ) 1150 JUMLAH KESELURUHAN 18,935


Rajah 7 : Penghantaran Bahan Mengikut Lokasi - 2013

4.3.6 Tindakan Maklumbalas Borang Permintaan Tindakan Pembetulan dan Pencegahan (PSZ 27.6) Bagi maklumbalas dan tindakan kepada proses kerja yang tidak memenuhi kepatuhan yang disalurkan melalui Borang Permintaan Tindakan Pembetulan dan Pencegahan (PSZ 27.6), UPT telah menerima sejumlah 5 siri borang yang melibatkan 41 rekod bahan dengan 49 jenis pembetulan telah dilaksanakan oleh PmPK(PT) sepanjang tahun 2013. Jumlah ini merupakan bilangan yang diterima dalam tempoh Ogos hingga Oktober sahaja, di mana sepanjang 7 bulan pertama 2013, pihak UPT tidak menerima sebarang borang PSZ 27.6 untuk tindakan. Daripada jumlah ini, jenis kesilapan pada bahan dan rekod di dalam sistem mendominasi dengan jumlah sebanyak 26 pembetulan (53.1%) daripada jumlah keseluruhan. Manakala Ogos dan September mencatatkan jumlah tindakan pembetulan yang paling kerap dilaksanakan, iaitu sebanyak 19 pembetulan (38.8%) masing-masing. Antara kesilapan yang dikategorikan di dalam kategori ini adalah :

i. Bahan yang sama judul mempunyai 2 rekod LCN. ii. Label bagi naskhah adalah sama

iii. Tiada rekod bahan di dalam sistem iv. Nombor panggilan pada bahan dan di dalam sistem berbeza. Manakala kesilapan nombor panggilan pula merupakan kesilapan yang kedua kerap berlaku dengan jumlah sebanyak 13 pembetulan, iaitu 26.5%

16100, 85%

1685, 9% 1150, 6%

PSZJB

PERPUSTAKAAN CAWANGAN DI KL

PRZS & PERPUSTAKAAN FAKULTI


dari jumlah keseluruhan. Kesilapan maklumat simbol pada bahan pula merupakan kesilapan paling kecil dilakukan dengan jumlah pembetulan sebanyak 10, iaitu 20.4%. Untuk kesemua kesilapan yang telah dikenalpasti ini, pihak UPT telah menguruskan tindakan pembetulan dan telah diselesaikan. Kesemua 5 siri borang yang diterima oleh UPT adalah permohonan dari Unit Sirkulasi (USK). Analisa adalah merujuk kepada data di Jadual 8.


Jadual 8 : Statistik Penerimaan Kes Melalui Borang Permintaan Tindakan Pembetulan Dan Pencegahan [PSZ 27.6] - 2013

BIL. JENIS KESILAPAN

BULAN

JUMLAH (PEMBETULAN)

PERATUS (%)

JU

L

OG

OS

SE

PT

OK

T

NO

V

DIS

1 .

Kesilapan no. panggilan 0 6 4 3 0 0 13 26.5

Judul berbeza, nombor panggilan sama.

- 2 3 2 - - 7 53.8

Judul sama, nombor panggilan berbeza.

- 4 1 1 - - 6 46.2

2 .

Kesilapan maklumat simbol pada bahan

0 7 0 3 0 0 10 20.4

Bahan bukan dalam kategori bahan bersimbol.

- - - 2 - - 2 20

Bahan bersimbol tidak diletakkan maklumat simbol pada bahan.

- 7 - 1 - - 8 80

Bahan silap dilabel oleh P/O.

- - - - - - - -

3 .

Pembetulan maklumat pada bahan dan rekod di dalam

sistem 0 6 15 5 0 0 26 53.1

Kesilapan pengkelasan bahan.

- - - - - - - -

Kesilapan tahun terbitan bahan.

- - - - - - - -

Bahan yang sama judul mempunyai 2 rekod LCN.

- 5 3 - - - 8 30.8

Label bagi naskhah adalah sama.

- 1 2 - - - 3 11.5

Rekod tidak lengkap. - - - - - - - -

Maklumat bahan lampiran tidak diinput.

- - - - - - - -

Tiada rekod bahan di dalam sistem.

- - 4 2 - - 6 23.1

Nombor panggilan pada bahan dan di dalam sistem berbeza.

- - 6 3 - - 9 34.6

4.

Lain-lain 0 0 0 0 0 0 0 0

Tidak menukar status bahan.

- - - - - - - -

Silap lokasi penghantaran.

- - - - - - - -

Bahan pembetulan tidak dihantar.

- - - - - - - -

Tiada pembetulan pada bahan.

- - - - - - - -

JUMLAH KESELURUHAN PEMBETULAN

0 19 19 11 0 0 49 100

PERATUS PEMBETULAN (%) 0 38.8 38.8 22.4 0 0 N/A N/A


4.3.7 Lain-lain aktiviti Median Time Processing (MTP) adalah mekanisme pengukuran bagi tempoh memproses bahan bermula daripada penerimaan bahan pesanan dari pembekal sehingga bahan disusun di rak, selaras dengan keperluan di dalam piawaian BS 11620 : Information and Documentation – Library Performance Indicators. Bagi Fasa pertama ini perlaksanaan pengiraan MTP di Perpustakaan UTM - PSZJB hanya melibatkan bahan belian sahaja. Projek ini kelak akan melibatkan bahan-bahan lain di perpustakaan. Unit Pengurusan Teknikal bertanggungjawab untuk menganalisa MTP berdasarkan data yang telah direkodkan pada Slip Pemprosesan Bahan. Data yang dicatatkan pada slip ini terdiri daripada 3 peringkat pemprosesan yang dikendalikan oleh 3 Bahagian yang berbeza. Ia melibatkan aktiviti penerimaan bahan oleh Bahagian Pembangunan Sumber (BPS), pengkatalogan bahan oleh Bahagian Pemprosesan Teknikal (BPT), dan penghantaran bahan yang melibatkan Bahagian Pengurusan Koleksi (BPK) selaku Bahagian yang menerima bahan siap diproses dari BPT. Pihak BPK akan mengumpul dan menyerahkan slip yang telah selesai dibuat catatan kepada BPT untuk tujuan analisa data. Melalui data yang dikumpulkan secara bulanan, analisa dibuat berdasarkan kepada jangkamasa pemprosesan terpantas, terlewat, terawal dan terpanjang. Bagi memenuhi keperluan piawaian BS 11620, Perpustakaan UTM telah menetapkan sasaran untuk mencapai tempoh MTP selama 40 hari bermula dari bahan diterima sehingga siap disusun di rak. Bermula 2014, data pengiraan akan disediakan pada setiap awal bulan untuk dilaporkan melalui Laporan Pencapaian Bulanan. Data di Jadual 9 menunjukkan sebanyak 5250 judul bahan telah diproses sepanjang tahun 2013. Dalam tempoh 12 bulan ini, sebanyak 9 pencapaian sepanjang tahun 2013 berjaya mencapai sasaran tempoh MTP selama 40 hari. Pencapaian bagi 2013 ini turut digambarkan melalui Rajah 8 berdasarkan data dari Jadual 9.


Jadual 9 : Pencapaian Tempoh Memproses Bahan Bermula dari Penerimaan Bahan Sehingga Bahan Disusun Di Rak - 2013

BULAN JUM.

BAHAN DIPROSES

MEDIAN BILANGAN HARI MENGKATALOG / MEMPROSES BAHAN

KEDUDUKAN BIL.

BIL. HARI MENGKATALOG

TERPANTAS TERLEWAT TERAWAL TERPANJANG

JAN 345 172 / 173 44 9 122 62 214

FEB 479 239 / 240 10 7 156 27 232

MAC 345 172 / 173 36 7 100 15 226

APR 258 129 76 7 185 18 270

MEI 408 204 14 8 224 27 336

JUN 377 188 / 189 28 8 270 25 330

JUL 399 199 / 200 26 7 240 35 349

OGOS 335 167 / 168 19 7 358 36 387

SEPT 776 388 19 6 349 23 429

OKT 383 191 / 192 42 7 332 29 444

NOV 542 271 21 7 404 24 478

DIS 603 301 / 302 28 14 78 29 102

JUM 5250

Nota :- Terpantas : Bilangan hari mengkatalog bahan sahaja yang mengambil masa paling cepat. Terlewat : Bilangan hari mengkatalog bahan sahaja yang mengambil masa paling lama. Terawal : Bilangan hari memproses bahan dari penerimaan bahan sehingga penghantaran bahan yang

mengambil masa paling singkat. Terpanjang : Bilangan hari memproses bahan dari penerimaan bahan sehingga penghantaran bahan yang

mengambil masa paling lama.

Rajah 8 : Jumlah Pengurusan Borang Slip Pemprosesan Bahan Oleh

Bahagian Pemprosesan Teknikal

345

479

345

258

408 377 399 335

776

383

542 603

0

100

200

300

400

500

600

700

800

900

JAN FEB MAC APRIL MEI JUN JULAI OGOS SEPT OKT NOV DIS

JUMLAH BORANG BULAN

JUMLAH


4.4 Ulasan Pencapaian UPT sentiasa peka dan berusaha untuk meningkatkan lagi kualiti dan aktiviti pemprosesan bahan dapat dilaksanakan dengan lebih berkesan. Sehingga Disember 2013 beberapa penambahbaikan telah dilaksanakan. Antaranya ialah :

Memberi nombor panggilan lokal bagi bahan koleksi khas Dokumen Kontrak. Sebanyak 59 judul (74 naskhah) bahan telah diproses dengan menggunakan nombor panggilan lokal. Bagi bahan lama, masih dikekalkan dengan nombor panggilan LC. Ini adalah untuk memberi kemudahan bagi memproses dan tujuan menyusun bahan di rak.

Beberapa bahan lain daripada Koleksi Khas UTM juga telah dicadangkan untuk memberikan nombor panggilan lokal seperti bahan Minit Mesyuarat dan bahan MoU dan MoA. Perlaksanaan sepenuhnya akan dibuat pada tahun 2013 setelah mendapat kelulusan daripada pengurusan atasan PSZ.

bahan backlog yang terdiri daripada DVD dan CD-ROM telah selesai

diproses katalog.


5.0 UNIT PENGURUSAN DOKUMEN DIGITAL (UPDD)

5.1 Objektif

Membangunkan dan menguruskan dokumen Koleksi Khas UTM ke dalam bentuk digital bagi menyokong tujuan pembelajaran, pengajaran, penyelidikan dan perundingan di dalam perkhidmatan perpustakaan.

Bahan yang dibuat proses pendigitilan terdiri daripada bahan-bahan terbitan UTM seperti tesis, kertas projek, makalah, artikal daripada jurnal dan bahan daripada keratan akhbar. Unit ini juga bertanggungjawab memastikan bahan yang telah dibuat proses pendigitilan dapat diakses secara atas talian oleh pengguna UTM. Unit ini bertanggungjawab untuk memproses digital bahan-bahan Koleksi Khas UTM disamping bahan-bahan lain yang dipohon oleh pihak UTM.

5.2 Staf UPDD

Unit ini terdiri daripada seorang Pustakawan dan 3 Pembantu

Perpustakaan. Sila rujuk carta hirarki di Rajah 1.

5.3 Aktiviti UPDD

5.3.1 Proses Imbasan Bahan Proses imbasan dibuat kepada bahan asal yang terdiri dalam bentuk cetak, seperti tesis, kertas projek, kertas soalan, bahan makalah dan artikal daripada jurnal terbitan UTM. Bahan ini perlu diimbas dengan menggunakan mesin imbasan atau scanner dan perlu dibuat proses editing dan OCR (optical character recognition) untuk memastikan bahan tersebut boleh diakses secara atas talian.

5.3.2 Menukar bahan digital pelbagai format ke dalam bentuk

PDF Bagi bahan asal yang diterima sediada di dalam bentuk soft copy (CD-ROM) perlu membuat converting dan dikemaskini ke dalam format PDF dan di upload ke dalam server Document Management System (DMS).

Jadual 10 menunjukkan senarai bahan yang melalui proses imbasan scanning, tukar format atau converting mengikut kategori bahan.


Jadual 10 : Aktiviti Pendigitalan Bahan Mengikut Jenis Bahan

JENIS BAHAN

IMBASAN (SCANNING) (JUDUL)

CONVERT FILE (JUDUL)

JUMLAH KESELURUHAN

Tesis 432 1828 2260 PSM - 3216 3216 Kertas soalan 698 - 698 Makalah 134 - 134 Keratan akhbar 694 - 694

JUMLAH 1958 5044

7002

Rajah 9 : Jumlah Bahan Yang Diproses Pendigitalan Mengikut Jenis Bahan

432 0

698

134

694

1828

3216

0 0 0 0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

Tesis PSM Kertas soalan Makalah Keratan akhbar

Imbasan (scanning)

Convert file JUMLAH (J)

JENIS BAHAN


Rajah 10 : Pecahan Aktiviti Pendigitalan Bahan

5.4 Proses muat naik ke dalam DMS (Document Management System)

Bermula daripada September 2013, Perpustakaan telah mula menggunapakai sistem baru Pengurusan Dokumen Digital (DMS). Oleh itu, UPDD juga telah memulakan aktiviti muatnaik rekod dokumen digital ke dalam DMS, terdiri daripada bahan terkini dan juga bahan kebelakangan. Latihan dan bengkel turut diberikan kepada staf terlibat untuk memastikan aktiviti muatnaik dokumen digital berjalan dengan lancar.

Proses kerja staf UPDD juga turut mengalami perubahan di mana mereka perlu membuat proses muatnaik disamping tugas harian mereka seperti membuat imbasan, converting, editing, OCR, pemadatan atau optimization. Pertambahan tugas ini turut mengakibatkan pencapaian sasaran bilangan bahan yang diproses digital.

5.5 Statistik UPDD

5.5.1 Pendigitilan bahan

Secara perbandingan proses pendigitilan bahan sepanjang 5 tahun iaitu bermula dari tahun 2009– 2013 adalah seperti data di Jadual 11. Bahan yang dibuat proses pendigitilan terdiri daripada bahan koleksi khas, seperti bahan tesis, kertas projek, kertas soalan, artikal jurnal, keratan akhbar dan lain-lain lagi. Sasaran UPDD ialah untuk memastikan

1958, 28% 5044, 72%

Imbasan (scanning) Convert File


kesemua bahan yang telah dibuat pendigitilan boleh diakses secara atas talian.

Aktiviti pendigitilan ini juga meliputi proses edit, compressed dan membuat proses OCR, untuk memastikan fail mengikut kualiti yang ditetapkan.

Pencapaian pendigitilan bahan pada 2013 telah menunjukkan penurunan di mana sejumlah 7002 bahan telah berjaya dibuat proses pendigitilan berbanding dengan 9979 judul pada 2012. Penurunan sebanyak 29% ini juga antaranya adalah disebabkan staf turut menumpukan kepada aktiviti muatnaik bahan digital ke dalam sistem DMS. Walau bagaimanapun jumlah tersebut telah melebih daripada sasaran KPI sebanyak 5000 judul bahan(tesis dan Kertas Projek).

Keutamaan UPDD ialah untuk memproses digital bagi bahan tesis, kertas soalan dan juga keratan akhbar berkaitan UTM. Ketiganya merupakan bahan rujukan utama pelajar terutama kertas soalan yang sering dirujuk. Tesis juga kerap dirujuk oleh pelajar terutama pelajar yang membuat penyelidikan. Manakala bahan keratan akhbar mengenai UTM pula merupakan tanggungjawab perpustakaan untuk mengumpul bahan yang mengandungi berita berkaitan dengan aktiviti UTM sebagai salah sebuah universiti terunggul di Malaysia. Kekerapan berita berkaitan UTM di paparan akhbar merupakan promosi yang baik untuk universiti. Juga tanggungjawab UPDD memastikan kesemua berita berkaitan UTM tidak terlepas pandang.

UPDD juga bertanggungjawab untuk memproses digital terbitan yang dihasilkan oleh ahli akademik di dalam terbitan dalam dan luar Negara. Senarai ini diperolehi daripada pengumpulan maklumat daripada ELPPT semasa proses mengumpul data RU. Proses ini akan ditumpukan sepenuhnya pada tahun 2014.

Jadual 11 : Proses Pendigitalan : Perbandingan 2009 – 2013

TAHUN

2009

2010

2011

2012

2013

Jumlah Pendigitilan Bahan

8197

8323

9188

9979

7002


Rajah 10 : Jumlah Proses Pendigitalan Bahan : Perbandingan 2009 – 2013

5.6 Statistik Mengikut Jenis Bahan

5.6.1. Kertas Projek Sarjana Muda (PSM)

Sejumlah 3216 judul Kertas Projek Sarjana Muda (PSM) telah diproses pendigitalan hasil daripada proses converting daripada bahan CD-ROM. Proses converting dibuat sebaik sahaja bahan CD-ROM selesai dikatalog. Lebih kurang 90% daripada bahan PSM yang diterima oleh UKK mempunyai lampiran CD-ROM dan ini memudahkan pihak UPDD untuk membuat lampiran softcopy untuk tujuan dimuatnaik ke dalam sistem DMS yang membolehkannya diakses secara atas talian. Proses converting dilaksanakan sebaik sahaja bahan selesai diproses katalog. Bagi bahan PSM yang tidak disertakan dengan bahan CD-ROM, satu senarai berasingan disediakan untuk memudahkan pihak UPDD mendapatkan semula bahan berkenaan untuk dibuat proses imbasan.

5.6.2 Tesis Post-Graduate (Sarjana dan PhD)

Seperti bahan PSM juga, bahan tesis dibuat proses pendigitilan sebaik sahaja selesai proses katalog. Bagi tesis yang mempunyai lampiran CD-ROM, bahan akan diserahkan kepada staf UPDD untuk dibuat proses converting, manakala bahan yang tiada lampiran dalam bentuk CD-ROM pula akan dibuat proses imbasan (scanned) bagi memastikan kesemua bahan tesis di dalam bentuk digital disediakan sebelum dihantar ke Unit Sirkulasi. Sebanyak 432 judul tesis dalam bentuk cetak yang berjaya dibuat scanning, manakala bahan yang diconvert daripada CD-ROM pula

8197, 19%

8323, 20%

9188, 22%

9979, 23%

7002, 16%

2009 2010 2011 2012 2013


berjumlah 1828. Keseluruhannya sebanyak 2260 judul tesis telah berjaya dibuat proses pendigitilan pada tahun 2013. 5.6.3 Kertas Soalan Peperiksaan UTM

Sebanyak 698 rekod berdasarkan kod kertas soalan daripada fakulti telah berjaya dibuat proses pendigitilan. Jumlah rekod diproses menunjukan penurunan sebanyak Pihak UPDD perlu muat naik kertas soalan berdasarkan kod ke dalam sistem DMS.

5.6.4 Keratan Akhbar

Bermula daripada tahun 2012 juga, pihak UPDD hanya melaksanakan

proses pendigitalan keratan akhbar yang berkaitan dengan UTM sahaja bagi memantapkan koleksi keratan akhbar berkaitan UTM yang sedia ada. Pengkhususan dengan memilih hanya berita yang berkaitan dengan UTM sahaja telah berjaya meningkatkan lagi bilangan rekod yang berjaya dibuat proses digital.

Jadual 12 : Pencapaian Hasil Pendigitalan Mengikut Jenis Bahan Perbandingan 2012 dan 2013

BIL.

JENIS BAHAN

2012

2013

PENCAPAIAN

1 Keratan Akhbar 666 694 Menurun (-4.2%) 2 Kertas Soalan Peperiksaan 1704 698 Menurun (-59%) 3 Tesis 2076 2260 Meningkat (+8.9%) 4 PSM 5157 3216 Menurun (-37.6%)

5 Artikal Jurnal dan Seminar Koleksi Khas

376 134 Menurun (-64.4%)

JUMLAH

9979

7002

Menurun (-29.8%)


Rajah 12 : Pencapaian Hasil Pendigitalan Mengikut Jenis Bahan Perbandingan 2011 & 2012

5.7 Penambahbaikan UPDD

Bermula daripada September 2013, sistem DMS (Document Management System) telah mula beroperasi. Oleh itu staf UPDD telah pun memulakan aktiviti memuat naik data rekod bahan digital ke dalam sistem DMS dan membolehkan bahan tersebut diakses oleh pengguna.

Proses kerja staf juga turut mengalami perubahan dimana terdapat pertambahan tugas membuat proses muatnaik di samping tugas rutin mereka iaitu membuat scanning, converting, dan mengemaskini fail digital kepada proses upload rekod ke dalam sistem DMS. Pertambahan tugas ini mengakibatkan kepada kemungkinan penurunan jumlah bahan yang dibuat proses scanning dan converting.

Staf juga turut membuat beberapa kemasan dan penambahbaikan bagi rekod lama bahan digital terutamanya bagi bahan tesis dan kertas projek sebelum proses memuat naik rekod tersebut ke dalam sistem. Proses mampatan atau optimisation ini perlu bagi memastikan rekod data tersebut dapat dikecilkan dari segi saiz untuk memudahkan muat naik ke dalam sistem DMS. Saiz rekod digital yang terlalu besar menyukarkan proses muatnaik.

666

1704 2076

5157

376 694 698

2260

3216

134 0

1000

2000

3000

4000

5000

6000

Keratan Akhbar Kertas Soalan Peperiksaan

Tesis PSM Artikal Jurnal dan Seminar Koleksi Khas

2012

2013 JUMLAH

JENIS BAHAN


5.8 Perancangan UPDD

Sasaran untuk memastikan bahan Koleksi Khas terutama bahan Tesis dan Kertas Projek Sarjana Muda terkini di proses digital sebaik sahaja bahan selesai diproses katalog. Sehubungan dengan itu pengguna UTM dapat mengakses koleksi tesis terkini secara atas talian.

Bagi bahan tesis dan kertas projek koleksi kebelakangan pula, Unit ini bercadang akan membuat proses pendigitilan secara projek peringkat demi peringkat secara kerja lebih masa. Selain daripada itu, kehadiran pelajar latihan praktikal juga dapat membantu meningkatkan lagi bilangan bahan yang dibuat proses digital serta dimuat naik ke dalam sistem.

Proses pendigitilan bahan koleksi khas UTM dapat dipertingkatkan dengan adanya projek RU (Research University), di mana melalui projek tersebut pihak PSZ berupaya mengumpul kesemua hasil penulisan UTM samada yang diterbitkan oleh UTM atau pun penerbit luar. Projek ini selain daripada membantu pihak UKK mengumpul bahan penulisan UTM, secara tidak langsung juga membolehkan pihak UPDD melaksanakan proses pendigitalan bahan tersebut serta dimuatkan ke dalam DMS (Document Management System).

UPDD juga perlu bertanggungjawab untuk memuatnaik bahan digital tahun kebelakangan yang telah siap diproses ke dalam sistem DMS. Projek ini akan dibuat sepenuhnya pada tahun 2014 dan sasaran kesemua belakangan perlu dimuatnaik ke dalam sistem untuk meningkatkan bilangan bahan digital content. Perancangan ialah untuk memastikan ia dilaksanakan oleh staf UPDD diluar daripada masa pejabat dengan memberikan mereka cuti gantian. Penglibatan pelajar yang menjalani latihan praktikal juga dapat membantu Unit ini meningkatkan lagi bilangan digital content di dalam DMS.


6.0 LAIN-LAIN AKTIVITI

6.1 Memproses Bahan di Perpustakaan Fakulti (PF)

Selain daripada bertindak sebagai ko-ordinator bagi proses pengkatalogan bahan-bahan di Perpustakaan Fakulti (PF) Pustakawan di UPT juga turut membantu mengkatalog asal bahan dengan memberikan bidang perkara dan nombor panggilan bagi maklumat bahan yang telah dibuat proses input ringkas oleh Pembantu Perpustakaan di setiap lokasi PF. Pustakawan UPT juga turut bertanggungjawab mengawasi aktiviti prosesan bahan yang berkaitan dengan aspek pengkatalogan dan maklumat rekod di dalam sistem agar menepati kualiti dan standard yang ditetapkan. Sebarang perubahan mahupun pembaharuan berkaitan dengan aspek pengkatalogan dan pemprosesan bahan turut dimaklumkan kepada Pembantu Perpustakaan di PF melalui penyelaras yang telah dilantik di kalangan Pustakawan UPT.

6.2 Memproses Bahan UTM-RS

BPT turut mengawasi aktiviti pemprosesan bahan bagi koleksi UTM-RS. UPT telah diberi tanggungjawab untuk membuat pemilihan dan pengagihan bahan ke setiap UTM-RS. Bagaimanapun bermula daripada oktober 2013 dan seterusnya di masa akan dating BPT hanya bertindak sebagai penyelaras bagi pengumpulan statistic bahan UTM-RS yang telah siap diproses serta mengawasi sistem dokumentasi rekod bahan UTM-RS.

Jumlah bahan UTM RS yang diproses pada tahun 2013 berjumlah 4227

judul. Sehingga 2013, secara keseluruhan bahan UTM RS berjumlah 28,948 judul untuk kesemua unit UTM-RS.

6.3 Aktiviti 5S

BPT turut melaksanakan aktiviti 5S selaras dengan perlaksanaan 5S di perpustakaan. Aktiviti ini turut mendapat kerjasama dan komitmen sepenuhnya daripada semua staf bagi memastikan amalan 5S menjadi budaya kerja di BPT. Melalui aktiviti 5S ini, suasana dan persekitaran kerja di BPT telah menyuntik semangat dan wajah baru bagi ruangan kerja yang kondusif dan lestari selain daripada mengujudkan kerjasama antara staf di Bahagian ini.


6.4 Menyediakan Manual Pengkatalogan Bahan

Pihak BPT dengan komitmen semua Pustakawan telah menyediakan manual pengkatalogan bahan yang sangat komprehensif bertujuan untuk memudahkan rujukan kepada semua unit dan bahagian yang memproses bahan tersebut. Manual yang sediada telah dikemaskini secara lebih terperinci untuk memastikan keseragaman aktiviti pengkatalogan bahan. Manual tersebut sebagai lampiran kepada juga dasar pengkatalogan dan pengkelasan bahan untuk dimuatkan di dalam dasar perpustakaan.


7.0 PENUTUP

BPT memastikan kesemua KPI yang disasarkan dapat dicapai di dalam tahun semasa. Untuk mencapai sasaran ini, komitmen staf amat penting. Sebarang perubahan/ perpindahan staf secara kerap juga turut memberi kesan kepada pancapaian bahagian. Walau bagaimanapun BPT sentiasa memastikan prioriti perpustakaan sentiasa diambil kira semasa memproses bahan, seperti mendahulukan yang segera, keutamaan memproses bahan belian serta memproses bahan untuk sesuatu event. Dalam masa yang sama, turut juga mengambil kira bahan-bahan belakangan perlu diproses untuk mengelakkan ia menjadi beban dimasa akan datang. Cadangan dan penambahbaikan yang dicadangkan oleh BPT turut diterima oleh pihak pengurusan dan secara tidak langsung dapat meningkatkan lagi produktiviti bahagian.

Walaupun pencapaian individu kadangkala tidak dapat dicapai secara maksima, namun pencapaian bahagian serta KPI Bahagian tetap dapat dicapai.

Disediakan oleh : Haslina Hussin 18 Mac 2013 Disemak dan diluluskan oleh ; Badariah Borham 18 Mac 2013

laporan tahunan bahagian pemprosesan teknikal

Documents