UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA

Pengenalan01Menginstitusi Inisiatif Digital 02

Usaha Transformasi03Kesimpulan04

KANDUNGAN

PERINTAH KAWALAN PERGERAKAN (PKP)

Berkuatkuasapada 18 Mac 2020, Malaysia secara rasmi melaksanakanlangkah kawalan pergerakan yang dilaksanakansecara berfasa.

Fasa 1 :18 Mac - 31 Mac 2020Fasa 2 :1 April - 14 April 2020Fasa 3 :15 April - 28 April 2020Fasa 4 :29 April - 12 Mei 2020Fasa 5 (PKPB) :13 Mei - 9 Jun 2020 Fasa 6 (PKPP) :10 Jun - 31 Ogos 2020Fasa 7 (PKPP) :1 September - 31 Disember2020

Tindakan pencegahan oleh kerajaan persekutuan Malaysia terhadapkes pendemik koronavirus (COVID-19). “Kawalan Gerakan”dilaksanakan di seluruh negara bermula 18 Mac 2020.

Persekitaran kerja mula berubah apabila Kerajaan mengeluarkanarahan Berkerja Dari Rumah (BDR) atau lebih dikenali dengan WorkFrom Home (WFH)

NORMA BAHARU

5YAB Tan Sri Muhyiddin Yassin

Perdana Menteri MalaysiaSumber: pmo.gov.my

‘‘Proses pendigitalan perkhidmatan

kerajaan perlu lebih menyeluruh lagi bagimemudahkan rakyat menyesuaikan diri

dengan norma baharu..”

‘Ini satu perkembanganmenggalakkan, satu trend baru …,

ia tidak boleh seperti yang adasekarang, mesti melihat dalambentuk-bentuk baharu…’

1Media.my-April 28, 2020

UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA

www.sinarharian.com.my

MENGINSTITUSI INISIATIF DIGITAL UNTUK PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN TERBAIK

Dr. Musa Ali, Komentar BH, Isnin 7 Disember 2020

PERKHIDMATAN MESYUARAT DALAM TALIAN

“We are humbled and proud to help over 300 million daily meeting participants stay connected during this pandemic.” -Zoom usage has soared from 10 million daily meeting participants back in December to 300 million this April 2020.

Cisco also revealed earlier this month that it has a total of 300 million Webex users, and saw sign-ups close to 240,000 in a 24-hour period.

Earlier this April 2020, we surpassed a new milestone, with more than 2 million new users connecting on Google Meet every day, and they're spending over 2 billion minutes together---that’s more than 3,800 years of secure meetings in a single day. We’re humbled by the huge responsibility that comes with this growth, and we’re determined to continue doing our part to help.

Source: cloud.google.com & The Verge 30 April 2020

Malaysian Communications and Multimedia Commission (MCMC) observed that demand for Internet bandwidth surged inthe past few weeks as Malaysians Stay at Home following implementation of the Movement Control Order (MCO) sinceMarch 18, 2020 due to increased use of video conferencing, learning and online shopping.

Adherence to the MovementControl Order (MCO) byremaining indoors at all timessaw 23.5% higher Internettraffic (fixed and mobilebroadband) nationwideduring the first week of theMCO, while the second weekof the MCO saw a furtherincrease of 8.6%.

Source:malaysianwireless.com

PENINGKATAN PERMINTAAN JALUR LEBAR INTERNET

TEMPOH PKP

Bil.

Mes

yuar

at

Tarikh

39

1015

Trends Penggunaan Aplikasi Webex Meeting di UTM (Februari – Oktober 2020)

Source: UTMDigital

31%

25%

20%

9%

4%4% 4%

3%1%

1%PERISIAN DAN INFRAPUSAT DATATALIAN INTERNET

INFRA WIFI

SISTEM UTM

INFRA PANGKALANDATAKOMPUTER

SMART CLASSROOM

SERVER ELEARNING

KEMUDAHAN VC

WEBEX

PEMBANGUNAN ICT 2018 – 2020Peruntukan RM25 juta dalam tempoh 3 tahun

PENGGUNAAN PLATFORM DALAM TALIAN SEMASA PKP

Source: UTMDigital

Bayaran One-Off kepada Frontliner UTM

Peningkatan KemudahanLaptop Staf melalui

BYOD Incentive(1,000 orang staf )

Bantuan pelan internet kepada staf dan pelajar

Sistem e-Mesyuarat

Peningkatan Aplikasi(Lesen Google Maps & Playstore)

Langganan Servis Pengawasan Peperiksaan Dalam Talian

Peningkatan rangkaian internet

1 8

7

6

5

2

3

4

Penggantian Virtual Server UTM

** BYOD : Bring Your Own Device

[RM2 Juta]

[RM5.5 Juta]

[RM3 Juta] [RM148 Ribu]

[RM254 Ribu]

[RM237 Ribu]

[RM860 Ribu][RM16 Ribu]

RM12JUTA

PAKEJ KHAS KEWANGAN (FOCUS ON IT INFRA) 2020

Source: UTMDigital

NATIONAL POLICY ON INDUSTRY 4.0 M ALAYSIAN HIGHER EDUCATION 4.0

UTM SYNERGY 4.0

20212018

2020YESTERDAY TODAY TOMORROW

5GIoT

B IG DATAAI

CLOUD

COVID-19 PENDEM ICM CO

NEW NORM ALM ITIGATION PLAN

INTERNET USAGE B ENCHM ARKM EDIUM TERM DIGITAL PLANNING

WFH DETAIL GUIDELINE

IMPAK PERUBAHAN NORMA LAMA NORMA BAHARUPengetahauanIT meningkat. Kos dan masa pergerakan dapat diminimumkan Mesyuarat/Perbincangan bersemuka Mesyuarat/Perbincangan dalamtalian

Memupuk rasa kepercayaan. Pengurangankos kepada ruang kerja dan utiliti. Bekerja fizikal di pejabat Bekerja dari rumah (BDR)

Meningkatkan kemudahan dan perkhidmatan pembayaran Pengurusan Kewanganfizikal Pengurusan kewangandalam talian

Pengurangan proses kerja pengahantarandokumen dan kertas Sistem pengurusan dokumen fizikal

Sistem pengurusan dokumen secarasoftcopy

Pengurangan staf bertugas di kaunter tetapiakan mengurangkan kepuasanpelanggan Perkhidmatan kaunter fizikal Perkhidmatan kaunter dalam talian

Perlu kajian lanjut keberhasilan latihan atastalian

Perkhidmatan Latihan/Seminar secara Fizikal Perkhidmatan latihan dalam talian

Penerimaan pengguna kepada mode pembayaran Pembayaran tunai Cashless/eWallet

Penjimatan ruang Pengurusan Ruang Pengajaran& PembelajaranTidak memerlukan ruang yang luassesi P&P secara dalam talian.

Maklumat lebih mudah dicapai dan teratur. Audit secara fizikal Remote Audit

Penjimatan tenaga dan kos dan masa darisegi persediaan program. Bertemu Pelanggan secara fizikal Bertemu Pelanggan secara virtual

AUTOMASI PROSES KERJA

Learning Zone• Kawal diri & emosi• Redha• Bertindak mengikut situasi• Cuba lakukan yang terbaik• Cuba memastikan info yang diterima adalah sahih • Menyedari bahawa semua pihak telah cuba melakukan yang terbaik

Growth Zone• Fikirkan cara membantu yang memerlukan• Gunakan kepakaran yang ada• Sesuaikan diri• Rancang apa seterusnya• Menggembirakan diri & keluarga• Tawakal kepada Allah SWT• Tenang, sabar, menjaga hubungan dan kreatif

Fear Zone• Tidak dapat mengawal emosi • Sentiasa mengeluh• Panik (pembelian, keselamatan keluarga dll)

Sumber: University of Colorado

EVOLUSI KEHIDUPAN SEPANJANG PKP UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA

PERBANDINGAN KAJIAN PERSEPSI STAF PPP TERHADAP PRODUKTIVITI

PERKHIDMATAN SEMASA TEMPOH PKP DAN HUBUNGAN DENGAN PENGARUH

PERSEKITARANSEMASA PKP FASA KE 3 DAN FASA KE 7

UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA

Fasa 1 :18 Mac - 31 Mac 2020Fasa 2 :1 April - 14 April 2020Fasa 3 :15 April - 28 April 2020Fasa 4 :29 April - 12 Mei 2020Fasa 5 (PKPB) :13 Mei - 9 Jun 2020 Fasa 6 (PKPP) :10 Jun - 31 Ogos 2020Fasa 7 (PKPP) :1 September - 31 Disember2020

KAJIAN PERSEPSI STAF PPP TERHADAP PRODUKTIVITI PERKHIDMATAN SEMASA TEMPOH PKP DAN HUBUNGAN DENGAN PENGARUH PERSEKITARAN

Perbandingan Jangkaan Staf Mencapai SKT/ KAI ditetapkandalam tempoh PKP

PKP FASA 3 PKP FASA 7

4.2%

9.4%

45.2%

33%

8.1%

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

50

20 40 60 80 100

0.7%5.2%

29.4%

48.8%

8.1%

0

10

20

30

40

50

60

20 40 60 80 100

Perbandingan Persepsi Staf Terhadap Produktiviti Dalam Tempoh PKP (%)

PKP FASA 3 PKP FASA 7

KAJIAN PERSEPSI STAF PPP TERHADAP PRODUKTIVITI PERKHIDMATAN SEMASA TEMPOH PKP DAN HUBUNGAN DENGAN PENGARUH PERSEKITARAN

Masalah Utama Bekerja Dari Rumah Fasa 3 :• Kekurangan fasiliti dalam melaksanakan tugas (spt tiada komputer/ internet yang tidak mencukupi)• Lewat menerima maklumbalas tugas yang berkaitan• Kerap berlaku 'miscommunication' atau 'misinterpretation' dalam mesej yang hendak disampaikan.• Tidak memahami situasi atau kondisi masing-masing dalam berkomunikasi secara verbal/ non-verbal.• Menguruskan jadual/ waktu anda sendiri.• Gangguan (pasangan, anak2, kerja rumah)• Kurang penyeliaaan daripada Pegawai Penyelia• Standard Operating Procedure (SOP) yang kerap berubah mengikut kesesuaian WFH

Masalah Utama Melaksanakan WFH

Masalah Utama Bekerja Dari Rumah Fasa 7:• Kekurangan fasiliti dalam melaksanakan tugas (spt tiada komputer/ internet yang tidak mencukupi)• Lewat menerima maklumbalas tugas yang berkaitan• Kerap berlaku 'miscommunication' atau 'misinterpretation' dalam mesej yang hendak disampaikan.• Tidak memahami situasi atau kondisi masing-masing dalam berkomunikasi secara verbal/ non-verbal.• Menguruskan jadual/ waktu anda sendiri.• Gangguan (pasangan, anak2, kerja rumah)• Kurang penyeliaaan daripada Pegawai Penyelia• Standard Operating Procedure (SOP) yang kerap berubah mengikut kesesuaian WFH

100

PKP FASA 3 PKP FASA 7

KAJIAN PERSEPSI STAF PPP TERHADAP PRODUKTIVITI PERKHIDMATAN SEMASA TEMPOH PKP DAN HUBUNGAN DENGAN PENGARUH PERSEKITARAN

USAHA TRANSFORMASI PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

4 ASPEK TRANSFORMASI

Penggunaan digital dan automasipenyampaian perkhidmatan yang lebih luas di semua peringkat dan jabatan

PendigitalanTransformasi proses kerjamenghasilkan penjimatan darisudut tenaga manusia, kos dan masa

Penjimatan

PenambahbaikanProses Kerja

Menghasilkan penambahbaikan kepadabanyak proses kerja utama dan penilaianhasil kerja yang lebih mudah diukur

Pelaporan & budayaanalisis data

Penambahbaikan sistem dapatmembantu dalam menjana pelaporanyang lebih cepat, sistematik dan berpusat

USAHA UTM MENANGANI KRISIS SEMASA PANDEMIKBantuan Bring Your Own Device

Kemudahan Laptop kepada staf yang layak

PELAN KOMUNIKASI

0202

3 2

1

MENGHADAPI PKP DENGAN SEJAHTERA

ConnectHubungan Keluarga(manfaatkan masa bersamakeluarga) dan Tuhan(perbanyakkan ibadah yang dapat mendekatkan dirikepada Allah S.W.T)

Be ActiveSentiasa kekalaktif

GiveSentiasa memberidengan ikhlas dan

menerima seadanya

LearnSentiasa belajar dan

memperbaiki (mengkajisemula proses kerja dan

Inovasi yang bolehmempertingkatkan

penyampaianperkhidmatan masing-

masing)

Take NoticeKesedaran kepada perkarayang berlaku di sekelilingmelalui pemaklumanUniversiti dan Kerajaan

PEMANGKIN NORMA BAHARU

SOURCE

TAKE HOME MASSAGE

abdrazib@utm.my

mailto:abdrazib@utm.my

Slide Number 1Slide Number 2Slide Number 3Slide Number 4Slide Number 5Slide Number 6Slide Number 7Slide Number 8Slide Number 9Slide Number 10Slide Number 11Slide Number 12Slide Number 13Slide Number 14Slide Number 15Slide Number 16Slide Number 17Slide Number 18Slide Number 19Slide Number 20Slide Number 21Slide Number 22Slide Number 23Slide Number 24Slide Number 25Slide Number 26Slide Number 27