tugasan individu kissm 2
TRANSCRIPT
TUGASAN INDIVIDU KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA (KISSM)
SOALAN 3B
KOMPONEN III
( Arahan Perkhidmatan & Arahan Keselamatan )
Tugasan 3
Soalan 3A
Kebocoran dokumen terperingkat pernah berlaku di jabatan kerajaan. Oleh itu, tatacara
kawalan keselamatan terhadap dokumen tersebut perlu diberi perhatian supaya tidak
berlaku kebocoran terhadap rahsia kerajaan.
a. Huraikan tindakan yang harus dilaksanakan oleh ketua jabatan bagi menguruskan
penghantaran dokumen tersebut ke tempat-tempat yang berbeza mengikut peringkat
keselamatannya berdasarkan Arahan Keselamatan.
b. Jelaskan jenis-jenis sistem penghantaran dokumen terperingkat supaya tidak berlaku
kebocoran.
12 KPLI AMBILAN JUN 2009 / BIMBINGAN DAN KAUNSELING 2
TUGASAN INDIVIDU KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA (KISSM)
SOALAN 3B
Soalan 3A (a)
1.0 PENGENALAN
Dokumen rasmi kerajaan adalah semua jenis maklumat berkenaan dengan perkara-
perkara yang rasmi. Maklumat dokumen rasmi terbahagi kepada 4 jenis iaitu yang pertama
perkara-perkara bertulis, bertaip, bertulis trengkas, disalin, berstensil dan bercetak dan juga
draf dan buangan. Jenis maklumat dokumen rasmi yang kedua adalah jenis fotograf,
fotosalinan, negatif foto dan filem, jalur suara dan rakaman serta pelan cetak. Jenis
maklumat yang ketiga pula adalah pelan, pelan lakar, lukisan, gambarajah, peta dan aneka
jenis carta. Manakala jenis maklumat yang keempat adalah huruf cetak atur atau cetak
miring, bloklitografer, acuanstensil, prosesplat atau lain-lain alat yang digunakan untuk
membuat dokumen-dokumen rasmi. Kesemua jenis maklumat dokumen rasmi kerajaan ini
dibahagikan kepada dokumen terperingkat dan dokumen tidak berperingkat. Dokumen
terperingkat adalah dokumen rasmi yang mengandungi maklumat rasmi yang mesti diberi
perlindungan untuk kepentingan keselamatan dan yang bertanda dengan sesuatu peringkat
keselamatan.
Maklumat dalam dokumen terperingkat mesti diberi perlindungan keselamatan
berdasarkan Arahan Keselamatan yang bertujuan untuk mengawal rahsia-rahsia negara
dengan berkesan. Oleh yang demikian penyimpanan dokumen terperingkat adalah perkara
yang perlu diambil perhatian dalam setiap jabatan kerajaan. Terdapat 4 peringkat
keselamatan yang mempunyai cara penyimpanan yang berbeza, peringkat pertama adalah
13 KPLI AMBILAN JUN 2009 / BIMBINGAN DAN KAUNSELING 2
TUGASAN INDIVIDU KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA (KISSM)
SOALAN 3B
Rahsia Besar iaitu dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan-bahan rasmi yang jika
didedah tanpa kebenaran akan menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada negara
Malaysia. Warna fail bagi Rahsia Besar adalah berwarna kuning dan berpalang merah
dikulit depan dan belakang. Contohnya kertas-kertas kabinet mengenai politik dan ekonomi,
maklumat perancangan ketenteraan dan surat menyurat negara asing dengan kerajaan
mengenai perdagangan dan pertahanan. Penyimpanan dokumen Rahsia Besar adalah di
dalam bilik kebal, peti besi yang dipasang dengan kunci kombinasi, kabinet keluli dipasang
palang besi (sementara) dan bangunan yang mempunyai kawalan keselamatan yang rapi.
Peringkat kedua adalah Rahsia iaitu dokumen, maklumat dan bahan rasmi jika
didedahkan tanpa kebenaran akan membahayakan keselamatan negara, menyebabkan
kerosakan besar kepada kepentingan dan martabat Malaysia atau memberi keuntungan
besar kepada sesebuah kuasa asing. Warna fail bagi Rahsia Besar adalah berwarna merah
jambu berpalang merah di sebelah luar kulit hadapan dan belakang. Contohnya arahan
penting perwakilan Malaysia yang berunding dengan negara asing. Cara peyimpanan
dokumen adalah di dalam bilik kebal, peti besi dipasang dengan kunci kombinasi, kabinet
keluli dipasang palang besi dan bangunan yang mempunyai kawalan keselamatan rapi.
Peringkat ketiga adalah Sulit iaitu dokumen atau maklumat atau bahan rasmi jika
didedahkan tanpa kebenaran walaupun tidak membahayakan keselamatan negara tetapi
memudaratkan martabat Malaysia. Warna fail bagi Sulit adalah warna hijau dan contoh
dokumen adalah laporan-laporan perisikan biasa. Cara penyimpanan dokumen adalah di
dalam kabinet atau almari keluli berkunci dan simpanan sementara dalam lain-lain peti
14 KPLI AMBILAN JUN 2009 / BIMBINGAN DAN KAUNSELING 2
TUGASAN INDIVIDU KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA (KISSM)
SOALAN 3B
berkunci dengan kebenaran Pegawai Keselamatan jabatan. Peringkat keempat adalah
Terhad iaitu dokumen atau maklumat atau bahan rasmi selain daripada yang
diperingkatkan Rahsia Besar, Rahsia atau Sulit tetapi perlu diberi tahap perlindungan. Fail
Sulit adalah berwarna putih dan contohnya adalah buku-buku Jabatan bagi maksud arahan
dan perintah-perintah dan arahan-arahan. Cara penyimpanan dokumen ini adalah kabinet
atau almari keluli berkunci dan simpanan sementara dalam lain-lain peti berkunci dengan
kebenaran Pegawai Keselamatan jabatan.
2.0 PERATURAN PENGHANTARAN DOKUMEN TERPERINGKAT
Menurut Perkara 16 dalam Arahan Keselamatan adalah “Ketua Jabatan
bertanggungjawab sepenuhnya mengenai keselamatan jabatannya, mengambil langkah-
langkah menurut peruntukan-peruntukan arahan keselamatan supaya perkara terperingkat
yang ada di jabatannya dikawal dengan sempurna pada setiap masa dan menentukan
supaya laporan keselamatan dikemukakan kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan apabila
dikehendaki”. Ini membuktikan kuasa Ketua Jabatan adalah amat penting dalam
mengendalikan keselamatan dokumen terperingkat terutamanya dalam penghantaran
dokumen terperingkat. Sekiranya saya dipertanggungjawakan sebagai Ketua Jabatan, saya
akan berpegang sepenuhnya dengan Perkara 16 ini dan memfokuskan kepada langkah-
langkah untuk mengelakkan kebocoran semasa penghantaran dokumen terperingkat
dilakukan ketempat-tempat yang berbeza mengikut peringkat keselamatannya.
15 KPLI AMBILAN JUN 2009 / BIMBINGAN DAN KAUNSELING 2
TUGASAN INDIVIDU KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA (KISSM)
SOALAN 3B
Selaras dengan Perkara 17 Arahan Keselamatan, saya akan melantik Ketua
pegawai Keselamatan Jabatan untuk membantu saya dalam bidang Arahan Keselamatan
kerajaan dan menyuruh pegawai tersebut mendapatkan nasihat daripada Ketua Pegawai
Keselamatan Kerajaan mengenai penghantaran dokumen terperingkat. Di antara tugas
utama yang saya lakukan selaku Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab terhadap
keselamatan di jabatan, mengambil langkah mematuhi arahan supaya kawalan terperingkat
terkawal dan mengemukakan laporan kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan apabila
dikehendaki.
Penghantaran dokumen terperingkat mengandungi 4 peraturan iaitu penghantaran
dalam pejabat, penghantaran ke jabatan lain dalam bangunan, kawasan atau bandar yang
sama, penghantaran ke lain-lain tempat di Malaysia dan penghantaran kepada penerima
Luar Malaysia. Penghantaran dalam sebuah pejabat adalah dokumen terperingkat
diagihkan sekitar jabatan atau pejabat yang sama sahaja. Walaupun dokumen ini berada
dalam pejabat atau jabatan yang sama, ini tidak bermakna risiko kes kebocoran maklumat
tidak akan berlaku. Saya selaku Ketua Jabatan akan mengetatkan peraturan menerusi fail
terperingkat hanya boleh disemak oleh pegawai yang dibenarkan mencapai sahaja (akses).
Saya juga akan melantik penjawat lain untuk menguruskan penghantaran dokumen
terperingkat ini melalui peti dan beg berkunci. Disebabkan penghantaran dokumen ini
melibatkan di dalam jabatan atau pejabat, maka pergerakan fail dibuat melalui pendaftaran
rahsia. Contohnya penghantaran surat antara jabatan dalam pejabat yang sama mengenai
perkara-perkara dasar yang penting yang dihantar melalui beg berkunci dan memaklumkan
kepada Pendaftaran Rahsia Jabatan yang diketuai oleh Pendaftar Rahsia.
16 KPLI AMBILAN JUN 2009 / BIMBINGAN DAN KAUNSELING 2
TUGASAN INDIVIDU KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA (KISSM)
SOALAN 3B
Peraturan kedua dalam penghantaran dokumen terperingkat adalah
penghantaran ke jabatan lain dalam bangunan, kawasan atau bandar yang sama.
Penghantaran dokumen semua peringkat kecuali dokumen terhad dihantar melalui peti atau
beg berkunci atau melalui Utusan Selamat dengan menggunakan Sistem Dua Lapis Sampul
Surat, manakala bagi dokumen terhad dihantar dengan menggunakan pos tidak berdaftar
atau pos biasa. Selaku Ketua Jabatan, saya akan memastikan pekerja bawahan yang
dipertanggungjawabkan menghantar surat adalah pekerja yang berpengalaman,
mempunyai rekod yang baik dan boleh dipercayai. Hal ini kerana dalam peraturan ini
melibatkan penghantaran dokumen terperingkat luar dari jabatan, nilai dan etika pekerja
amat penting bagi memastikan penghantaran dokumen terperingkat dengan selamat.
Selepas beberapa hari penghantaran, saya akan membuat tindakan susulan dengan
memeriksa dokumen tersebut telah diterima ataupun tidak oleh penerima. Bagi
memantapkan lagi sistem keselamatan, saya akan mengadakan kursus atau latihan di
bawah pengelolaaan pegawai dari Insitut Integriti Malaysia (IIM) berkaitan dengan nilai dan
etika penjawat awam dan penerapan tonggak 12 dalam diri saya dan pekerja bawahan dan
ini juga selaras dengan dasar Pelan Integriti Nasional (PIN).
Peraturan penghantaran ketiga adalah penghantaran ke lain-lain tempat di
Malaysia. Bagi dokumen Rahsia Besar akan dihantar menggunakan perkhidmatan
penghantaran Semboyan Tentera, bagi dokumen Rahsia dan Sulit akan dihantar
menggunakan perkhidmatan penghantaran semboyan atau pos berdaftar A.R dan bagi
dokumen terhad menggunakan pos biasa atau pos tidak berdaftar. Selaku Ketua Jabatan,
saya akan sentiasa mengingatkan pekerja yang bertanggungjawab agar tidak boleh
17 KPLI AMBILAN JUN 2009 / BIMBINGAN DAN KAUNSELING 2
TUGASAN INDIVIDU KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA (KISSM)
SOALAN 3B
membawa dokumen terperingkat keluar dari pejabat kecuali untuk rujukan rasmi selain
dengan mendapat kebenaran dari saya. Selain itu, saya juga akan memberi amaran
bahawa segala dokumen terperingkat Rahsia Besar dan Rahsia tidak boleh di bawa ke
rumah sama sekali samada sengaja atau tidak disengajakan. Contohnya bagi penghantaran
dokumen Rahsia Besar, saya sendiri akan menghantar dokumen tersebut kepada pemandu
kapal terbang TUDM (Tentera Udara Di Raja Malaysia) atau MAS (Malaysia Airlines) yang
akan membawa dokumen tersebut pada lokasi yang ditetapkan sekitar Malaysia. Tindakan
ini akan lebih meyakinkan keselamatan dokumen tersebut terjaga. Disamping itu, saya juga
akan memastikan pemandu kapal terbang berkenaan tidak mempunyai rekod buruk dan
berakauntabiliti dalam kerjayanya.
Peraturan penghantaran keempat adalah penghantaran kepada penerima Luar
Malaysia. Isi kandungan dokumen terperingkat ini memfokuskan perkaitan diantara negara
Malaysia dan negara luar. Bagi semua dokumen terperingkat iaitu Rahsia Besar, Rahsia,
Sulit dan Terhad akan menggunakan Sistem dua lapis sampul surat. Dokumen ini dihantar
kepada Pendaftar Rahsia iaitu Kementerian Luar Negeri (KLN). Bagi KLN sampul surat
dalam dihantar dengan kaedah khas luar negara untuk dihantar ke Malaysia. Penghantaran
maklumat terperingkat melalui telefon telegraf dan wayarles perlu mendapat kebenaran
Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan terlebih dahulu. Contoh situasi penghantaran adalah
saya selaku Ketua Jabatan KLN akan mengkaji kaedah khas luar negara penghantaran
dokumen ke Malaysia sewaktu membalas surat yang diberikan. Saya akan memastikan
bahawa kaedah yang digunakan mempunyai tahap keselamatan yang tinggi kerana
dokumen yang ingin dikirim adalah dokumen terkandung dalam peringkat keselamatan.
18 KPLI AMBILAN JUN 2009 / BIMBINGAN DAN KAUNSELING 2
TUGASAN INDIVIDU KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA (KISSM)
SOALAN 3B
3.0 RUMUSAN
Kesimpulannya, selaku Ketua Jabatan kepimpinan saya amat penting dalam
menentukan pengurusan penghantaran dokumen berperingkat ke tempat-tempat berbeza
mengikut peringkat keselamatan berdasarkan Arahan Keselamatan. Kepimpinan yang
diamalkan hendaklah lebih kepada bersifat Autokratik agar pekerja bawahan sedar akan
penghantaran dokumen terperingkat adalah perkara yang serius dan perlu diberi
penekanan. Selain itu, kepimpinan secara Demokratik juga diamalkan agar kerjasama
wujud diantara saya selaku Ketua Jabatan dan pekerja bawahan. Ini akan melicinkan lagi
pengurusan penghantaran dokumen terperingkat dan sistem kawalan keselamatan
perlindungan jabatan saya.
Menurut SEKSYEN 8 (2) (Baru) mengenai Penalti, “ Jika seseorang menerima atau
memberi sesuatu Rahsia Rasmi dan bersalah dengan akta ini, maka kesalahannya boleh
dihukum dengan penjara selama tempoh tidak kurang daripada satu tahun tetapi tidak lebih
dari tujuh tahun”. Berdasarkan Seksyen ini menunjukkan pentingnya menjaga dokumen
terperingkat terutamanya dalam peraturan penghantaran dokumen terperingkat oleh
pejawat kakitangan awam. Disebabkan itu, selaku Ketua Jabatan peranan saya sangat
penting dalam menguruskan keselamatan dokumen terpenting dan memastikan pekerja
bawahan mengikuti setiap arahan saya. Kebocoran dokumen terperingkat tidak akan
berlaku sekiranya saya melakukan segala tindakan mengikut peraturan penghantaran
dokumen berperingkat yang dinyatakan.
19 KPLI AMBILAN JUN 2009 / BIMBINGAN DAN KAUNSELING 2
TUGASAN INDIVIDU KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA (KISSM)
SOALAN 3B
Soalan 3A (b)
1.0 PENGENALAN
Kes Kebocoran dokumen terperingkat pernah berlaku di dalam Jabatan Kerajaan,
Contohnya “kes kakitangan awam menggunakan perkhidmatan SMS (Short Message
Service) bocor rahsia kerajaan” dalam Utusan Malaysia, 19 Julai 2005., Hal ini kerana
kelemahan manusia sendiri yang mempunyai keinginan menunjuk-nunjuk dan menarik hati
saudara mara, sahabat handai dan rakan taulan berkenaan perkara terperingkat yang tidak
diketahui oleh orang lain dan ini menyebabkan kecuaian mematuhi arahan-arahan
keselamatan walaupun mengetahui dokumen terperingkat adalah tertakluk kepada Arahan
Keselamatan. Oleh yang demikian, pemilihan individu yang bertanggungjawab dalam
pengendalian dokumen terperingkat terutamanya dalam sistem penghantaran hendaklah
dikalangan pekerja yang telus, berpengalaman dan menerapkan nilai murni dan etika
pejawat awam dengan sebaiknya.
Bagi mengelakkan kebocoran, penyimpanan dan penghantaran dokumen
terperingkat adalah sangat penting ditekankan. Penyimpanan dokumen terperingkat yang
sering digunakan adalah Peti Keselamatan yang terdiri daripada Bilik Kebal, Peti Besi,
Kabinet Keluli , Almari keluli , Peti yang dibuat bagi tujuan khas dan Peti atau Beg Berkunci.
Ciri-ciri Bilik Kebal adalah mempunyai dinding,lantai dan bumbung yang konkrik bertulang
sekitar 23 cm. Selain itu, satu pintu keluli sahaja digunakan dengan berkunci tatakira. Tiada
tingkap atau lubang angin, sekiranya ada hendaklah dipasang pangkal palang besi 1 cm
dengan jarak 7 cm, hujung pangkal ditanam dalam serta dikeliling dawai mata punai XPM
20 KPLI AMBILAN JUN 2009 / BIMBINGAN DAN KAUNSELING 2
TUGASAN INDIVIDU KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA (KISSM)
SOALAN 3B
2cm. Manakala ciri-ciri Peti Besi adalah diperbuat dari keluli setebal 0.5 cm dan mempunyai
Ensel yang dilindungi dan pintu sendat dengan jenangnya. Peti besi tersebut juga
mempunyai tempat yang dinding dan lantai kekal, kunci dan kunci tatakira kekal dan jenis
ringan kekal pada konkrik kerangka. Ciri-ciri bagi Kabinet Keluli atau Almari Keluli pula,
adalah berkunci, palang besi, kokot di atas dan bawah dipateri dan dikunci dengan
menggunakan mangga. Sememangnya sistem penyimpanan dokumen terperingkat adalah
terperinci dan selamat. Selain itu, sistem penghantaran dokumen terperingkat juga
mempunyai ciri-ciri keselamatan masing-masing.
2.0 SISTEM PENGHANTARAN DOKUMEN TERPERINGKAT
Sistem penghantaran dokumen terperingkat adalah kaedah yang digunakan untuk
menghantar dokumen terperingkat mengikut peraturan tertentu. Terdapat 4 sistem
penghantaran yang utama iaitu Sistem satu lapis sampul surat, Sistem dua lapis sampul
surat tidak dihantar melalui peti atau beg berkunci, Sistem peti atau beg berkunci dan
Utusan Selamat. Sistem yang pertama adalah Sistem satu lapis satu surat iaitu surat
dihantar menggunakan peti atau beg berkunci. Perkara pertama sebelum meletakkan surat
di dalam peti atau beg berkunci adalah menggunakan borang akaun. Surat yang digunakan
dengan satu lapis sampul surat dan dicatatkan dengan nombor rujukan, nama dan alamat
penerima. Sampul surat tersebut akan dimeteri dengan meteri pejabat. Contohnya
sekiranya surat berkenaan adalah surat yang sulit, maka akan ditandakan Sulit di hadapan
surat berkenaan.
21 KPLI AMBILAN JUN 2009 / BIMBINGAN DAN KAUNSELING 2
TUGASAN INDIVIDU KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA (KISSM)
SOALAN 3B
Sistem yang kedua dalam sistem penghantaran dokumen terperingkat adalah
Sistem dua lapis sampul surat tidak dihantar melalui Peti atau Beg Berkunci . Terdapat
2 sampul yang berkaitan dalam seitem ini iaitu sampul dalam dan sampul luar. Sistem ini
digunakan bagi penghantaran dokumen terperingkat yang tidak menggunakan peti atau beg
berkunci. Peringkat dokumen yang menggunakan sistem ini adalah dokumen Terhad yang
tidak dihantar melalui Peti atau Beg Berkunci dan dihantar menggunakan pos tidak
berdaftar. Diantara contoh dokumen Terhad adalah dokumen mengenai bekalan barang-
barang biasa polis atau tentera. Sampul surat dalam dokumen Terhad ini akan ditanda
dengan peringkat keselamatan, nombor rujukan, nama dan alamat penerima dan dimeteri
dengan meteri pejabat. Selepas itu, sampul surat dalam ini akan dimasukkan ke dalam
sampul surat kedua yang ditulis nama dan alamat penerima, digam sahaja dan dihantar
kepada penerima.
Sistem Peti atau Beg Berkunci adalah sistem yang ketiga dalam sistem
penghantaran dokumen terperingkat. Sistem ini dibekalkan dengan dua kunci keselamatan,
satu kunci dipegang oleh pejabat menghantar dan satu lagi dipegang oleh pejabat
menerima. Semua jabatan kerajaan diwajibkan patuh kepada peraturan-peraturan bagi
menentukan kunci keselamatan adalah terkawal setiap masa iaitu peraturan yang pertama
adalah Pegawai Keselamatan Jabatan bertanggungjawab pada kunci dan anak kunci
termasuk kunci-kunci keselamatan dan dikehendaki menyelenggara sebuah buku daftar
kunci serta mengemaskini dan membuat audit keatas kunci-kunci tersebut. Peraturan yang
kedua adalah semua penjawat awam yang diamanahkan dengan kunci-kunci jabatan atau
keselamatan bertanggungjawab keatas keselamatan kunci-kunci tersebut. Peraturan yang
22 KPLI AMBILAN JUN 2009 / BIMBINGAN DAN KAUNSELING 2
TUGASAN INDIVIDU KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA (KISSM)
SOALAN 3B
ketiga adalah terdapat sebuah Peti Keselamatan hendaklah digunakan untuk menyimpan
semua anak kunci yang tidak terpakai termasuklah kunci pendua. Peraturan yang keempat
adalah anak kunci keselamatan tidak boleh dilabel, ditanda dengan nama dan alamat
pengguna atau tempat peti keselamatan disimpan. Anak kunci tersebut juga tidak boleh
dirangkaikan dengan kunci lain seperti kunci persendirian. Peraturan yang kelima adalah
anak kunci pendua tambahan tidak boleh dibuat tanpa kebenaran. Peraturan yang keenam
adalah Sistem kunci induk atau kunci induk kecil boleh diwujudkan di jabatan-jabatan
tertentu. Sekiranya pegawai yang bertanggungjawab ingin mendapatkan maklumat lanjut,
penerangan boleh didapati dari Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan. Dengan
adanya keenam-enam peraturan ini, keselamatan kunci keselamatan adalah dalam kawalan
dan mengelakkan kebocoran terhadap rahsia kerajaan.
Sistem penghantaran dokumen terperingkat yang keempat adalah Utusan selamat.
Sitem ini menggunakan perkhidmatan penghantaran Semboyan Tentera bagi memastikan
keselamatan dokumen terperingkat itu terjaga. Peraturan penghantaran dokumen
terperingkat yang menggunakan sistem ini adalah penghantaran dokumen ke jabatan lain
dalam bangunan, kawasan atau bandar yang sama dan penghantaran dokumen ke lain-lain
tempat di Malaysia. Terdapat pemandu khas yang akan membawa dokumen terperingkat
menggunakan sistem ini iaitu pemandu kapal terbang Tentera Udara Diraja Malaysia
(TUDM) dan MAS (Malaysia Airlines). Pekerja atau orang yang dibenarkan melihat
dokumen terperingkat ini adalah pekerja yang dipertanggungjawabkan menjaga
kesemalatan dokumen terperingkat tersebut. Akan tetapi, sekiranya terdapat cara yang lain
23 KPLI AMBILAN JUN 2009 / BIMBINGAN DAN KAUNSELING 2
TUGASAN INDIVIDU KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA (KISSM)
SOALAN 3B
boleh digunakan dengan syarat mendapat kebenaran oleh Ketu Jabatan dan dipersetujui
pleh Pegawak Keselamatan Kerajaan.
3.0 RUMUSAN
Kesimpulannya, sememangnya tidak dapat dinafikan menjaga keselamatan
dokumen terperingkat adalah penting dalam sesebuah jabatan terutamanya dalam sistem
penghantaran yang digunakan. Kepentingan dokumen terperingkat dapat dijelaskan dengan
Akta Rahsia Rasmi 1972 menyatakan “Sesiapa yang menjumpai dokumen ini (dokumen
terperingkat) adalah dikehendaki oleh undang-undang menyerahkan kepada Pejabat
Daerah, Balai Polis atau Pejabat Angkatan tentera untuk dihantar kepada Pejabat Pegawai
Keselamatan Kerajaan berserta dengan keterangan-keterangan termasuk tarikh, masa,
tempat dan bagaimana dijumpai. Menyimpan atau membinasakan dokumen ini dengan
tiada kebenaran adalah suatu kesalahan di bawah Akta Rahsia Rasmi 1972”. Oleh yang
demikian, sememangnya menjadi tanggungjawab semua menjaga keselamatan dokumen
terperingkat ini secara langsung atau tidak langsung.
Keempat-empat sistem penghantaran dokumen terperingkat iaitu Sistem satu lapis
sampul surat, Sistem dua lapis sampul surat tidak dihantar melalui peti atau beg berkunci,
Sistem peti atau beg berkunci dan Utusan Selamat mempunyai kesinambungan dengan
peraturan penghantaran dokumen terperingkat. Kesemua sistem hendaklah diselaraskan
mengikut peraturan agar proses penghantaran dokumen dijalankan dengan efisien dan
dapat mengelakkan kebocoran terhadap rahsia kerajaan.
24 KPLI AMBILAN JUN 2009 / BIMBINGAN DAN KAUNSELING 2
TUGASAN INDIVIDU KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA (KISSM)
SOALAN 3B
BIBLIOGRAFI
http://www.cgso.gov.my
http:/www.hbp.usm.my/aziz/AKTA%20RAHSIA%20.htp
http://www.jpa.gov.my/pekeliling/pp07/bil05/pp0507.pdf
Ismail Yusof, (2009), Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia, Udesa Enterprise, Kuala
Lumpur.
Ranjit Singh Mahli, (1985), Panduan Jawapan Peperiksaan Am Kerajaan. Federal
Publication, Kuala Lumpur.
25 KPLI AMBILAN JUN 2009 / BIMBINGAN DAN KAUNSELING 2
TUGASAN INDIVIDU KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA (KISSM)
SOALAN 3B
26 KPLI AMBILAN JUN 2009 / BIMBINGAN DAN KAUNSELING 2