tugasan individu kissm 2

17
TUGASAN INDIVIDU KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA (KISSM) SOALAN 3B KOMPONEN III ( Arahan Perkhidmatan & Arahan Keselamatan ) Tugasan 3 Soalan 3A Kebocoran dokumen terperingkat pernah berlaku di jabatan kerajaan. Oleh itu, tatacara kawalan keselamatan terhadap dokumen tersebut perlu diberi perhatian supaya tidak berlaku kebocoran terhadap rahsia kerajaan. a. Huraikan tindakan yang harus dilaksanakan oleh ketua jabatan bagi menguruskan penghantaran dokumen tersebut ke tempat-tempat yang berbeza mengikut peringkat keselamatannya berdasarkan Arahan Keselamatan. b. Jelaskan jenis-jenis sistem penghantaran dokumen terperingkat supaya tidak berlaku kebocoran. 12 KPLI AMBILAN JUN 2009 / BIMBINGAN DAN KAUNSELING 2

Upload: azreeannie

Post on 21-Jun-2015

6.764 views

Category:

Documents


2 download

TRANSCRIPT

Page 1: TUGASAN INDIVIDU KISSM 2

TUGASAN INDIVIDU KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA (KISSM)

SOALAN 3B

KOMPONEN III

( Arahan Perkhidmatan & Arahan Keselamatan )

Tugasan 3

Soalan 3A

Kebocoran dokumen terperingkat pernah berlaku di jabatan kerajaan. Oleh itu, tatacara

kawalan keselamatan terhadap dokumen tersebut perlu diberi perhatian supaya tidak

berlaku kebocoran terhadap rahsia kerajaan.

a. Huraikan tindakan yang harus dilaksanakan oleh ketua jabatan bagi menguruskan

penghantaran dokumen tersebut ke tempat-tempat yang berbeza mengikut peringkat

keselamatannya berdasarkan Arahan Keselamatan.

b. Jelaskan jenis-jenis sistem penghantaran dokumen terperingkat supaya tidak berlaku

kebocoran.

12 KPLI AMBILAN JUN 2009 / BIMBINGAN DAN KAUNSELING 2

Page 2: TUGASAN INDIVIDU KISSM 2

TUGASAN INDIVIDU KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA (KISSM)

SOALAN 3B

Soalan 3A (a)

1.0 PENGENALAN

Dokumen rasmi kerajaan adalah semua jenis maklumat berkenaan dengan perkara-

perkara yang rasmi. Maklumat dokumen rasmi terbahagi kepada 4 jenis iaitu yang pertama

perkara-perkara bertulis, bertaip, bertulis trengkas, disalin, berstensil dan bercetak dan juga

draf dan buangan. Jenis maklumat dokumen rasmi yang kedua adalah jenis fotograf,

fotosalinan, negatif foto dan filem, jalur suara dan rakaman serta pelan cetak. Jenis

maklumat yang ketiga pula adalah pelan, pelan lakar, lukisan, gambarajah, peta dan aneka

jenis carta. Manakala jenis maklumat yang keempat adalah huruf cetak atur atau cetak

miring, bloklitografer, acuanstensil, prosesplat atau lain-lain alat yang digunakan untuk

membuat dokumen-dokumen rasmi. Kesemua jenis maklumat dokumen rasmi kerajaan ini

dibahagikan kepada dokumen terperingkat dan dokumen tidak berperingkat. Dokumen

terperingkat adalah dokumen rasmi yang mengandungi maklumat rasmi yang mesti diberi

perlindungan untuk kepentingan keselamatan dan yang bertanda dengan sesuatu peringkat

keselamatan.

Maklumat dalam dokumen terperingkat mesti diberi perlindungan keselamatan

berdasarkan Arahan Keselamatan yang bertujuan untuk mengawal rahsia-rahsia negara

dengan berkesan. Oleh yang demikian penyimpanan dokumen terperingkat adalah perkara

yang perlu diambil perhatian dalam setiap jabatan kerajaan. Terdapat 4 peringkat

keselamatan yang mempunyai cara penyimpanan yang berbeza, peringkat pertama adalah

13 KPLI AMBILAN JUN 2009 / BIMBINGAN DAN KAUNSELING 2

Page 3: TUGASAN INDIVIDU KISSM 2

TUGASAN INDIVIDU KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA (KISSM)

SOALAN 3B

Rahsia Besar iaitu dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan-bahan rasmi yang jika

didedah tanpa kebenaran akan menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada negara

Malaysia. Warna fail bagi Rahsia Besar adalah berwarna kuning dan berpalang merah

dikulit depan dan belakang. Contohnya kertas-kertas kabinet mengenai politik dan ekonomi,

maklumat perancangan ketenteraan dan surat menyurat negara asing dengan kerajaan

mengenai perdagangan dan pertahanan. Penyimpanan dokumen Rahsia Besar adalah di

dalam bilik kebal, peti besi yang dipasang dengan kunci kombinasi, kabinet keluli dipasang

palang besi (sementara) dan bangunan yang mempunyai kawalan keselamatan yang rapi.

Peringkat kedua adalah Rahsia iaitu dokumen, maklumat dan bahan rasmi jika

didedahkan tanpa kebenaran akan membahayakan keselamatan negara, menyebabkan

kerosakan besar kepada kepentingan dan martabat Malaysia atau memberi keuntungan

besar kepada sesebuah kuasa asing. Warna fail bagi Rahsia Besar adalah berwarna merah

jambu berpalang merah di sebelah luar kulit hadapan dan belakang. Contohnya arahan

penting perwakilan Malaysia yang berunding dengan negara asing. Cara peyimpanan

dokumen adalah di dalam bilik kebal, peti besi dipasang dengan kunci kombinasi, kabinet

keluli dipasang palang besi dan bangunan yang mempunyai kawalan keselamatan rapi.

Peringkat ketiga adalah Sulit iaitu dokumen atau maklumat atau bahan rasmi jika

didedahkan tanpa kebenaran walaupun tidak membahayakan keselamatan negara tetapi

memudaratkan martabat Malaysia. Warna fail bagi Sulit adalah warna hijau dan contoh

dokumen adalah laporan-laporan perisikan biasa. Cara penyimpanan dokumen adalah di

dalam kabinet atau almari keluli berkunci dan simpanan sementara dalam lain-lain peti

14 KPLI AMBILAN JUN 2009 / BIMBINGAN DAN KAUNSELING 2

Page 4: TUGASAN INDIVIDU KISSM 2

TUGASAN INDIVIDU KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA (KISSM)

SOALAN 3B

berkunci dengan kebenaran Pegawai Keselamatan jabatan. Peringkat keempat adalah

Terhad iaitu dokumen atau maklumat atau bahan rasmi selain daripada yang

diperingkatkan Rahsia Besar, Rahsia atau Sulit tetapi perlu diberi tahap perlindungan. Fail

Sulit adalah berwarna putih dan contohnya adalah buku-buku Jabatan bagi maksud arahan

dan perintah-perintah dan arahan-arahan. Cara penyimpanan dokumen ini adalah kabinet

atau almari keluli berkunci dan simpanan sementara dalam lain-lain peti berkunci dengan

kebenaran Pegawai Keselamatan jabatan.

2.0 PERATURAN PENGHANTARAN DOKUMEN TERPERINGKAT

Menurut Perkara 16 dalam Arahan Keselamatan adalah “Ketua Jabatan

bertanggungjawab sepenuhnya mengenai keselamatan jabatannya, mengambil langkah-

langkah menurut peruntukan-peruntukan arahan keselamatan supaya perkara terperingkat

yang ada di jabatannya dikawal dengan sempurna pada setiap masa dan menentukan

supaya laporan keselamatan dikemukakan kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan apabila

dikehendaki”. Ini membuktikan kuasa Ketua Jabatan adalah amat penting dalam

mengendalikan keselamatan dokumen terperingkat terutamanya dalam penghantaran

dokumen terperingkat. Sekiranya saya dipertanggungjawakan sebagai Ketua Jabatan, saya

akan berpegang sepenuhnya dengan Perkara 16 ini dan memfokuskan kepada langkah-

langkah untuk mengelakkan kebocoran semasa penghantaran dokumen terperingkat

dilakukan ketempat-tempat yang berbeza mengikut peringkat keselamatannya.

15 KPLI AMBILAN JUN 2009 / BIMBINGAN DAN KAUNSELING 2

Page 5: TUGASAN INDIVIDU KISSM 2

TUGASAN INDIVIDU KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA (KISSM)

SOALAN 3B

Selaras dengan Perkara 17 Arahan Keselamatan, saya akan melantik Ketua

pegawai Keselamatan Jabatan untuk membantu saya dalam bidang Arahan Keselamatan

kerajaan dan menyuruh pegawai tersebut mendapatkan nasihat daripada Ketua Pegawai

Keselamatan Kerajaan mengenai penghantaran dokumen terperingkat. Di antara tugas

utama yang saya lakukan selaku Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab terhadap

keselamatan di jabatan, mengambil langkah mematuhi arahan supaya kawalan terperingkat

terkawal dan mengemukakan laporan kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan apabila

dikehendaki.

Penghantaran dokumen terperingkat mengandungi 4 peraturan iaitu penghantaran

dalam pejabat, penghantaran ke jabatan lain dalam bangunan, kawasan atau bandar yang

sama, penghantaran ke lain-lain tempat di Malaysia dan penghantaran kepada penerima

Luar Malaysia. Penghantaran dalam sebuah pejabat adalah dokumen terperingkat

diagihkan sekitar jabatan atau pejabat yang sama sahaja. Walaupun dokumen ini berada

dalam pejabat atau jabatan yang sama, ini tidak bermakna risiko kes kebocoran maklumat

tidak akan berlaku. Saya selaku Ketua Jabatan akan mengetatkan peraturan menerusi fail

terperingkat hanya boleh disemak oleh pegawai yang dibenarkan mencapai sahaja (akses).

Saya juga akan melantik penjawat lain untuk menguruskan penghantaran dokumen

terperingkat ini melalui peti dan beg berkunci. Disebabkan penghantaran dokumen ini

melibatkan di dalam jabatan atau pejabat, maka pergerakan fail dibuat melalui pendaftaran

rahsia. Contohnya penghantaran surat antara jabatan dalam pejabat yang sama mengenai

perkara-perkara dasar yang penting yang dihantar melalui beg berkunci dan memaklumkan

kepada Pendaftaran Rahsia Jabatan yang diketuai oleh Pendaftar Rahsia.

16 KPLI AMBILAN JUN 2009 / BIMBINGAN DAN KAUNSELING 2

Page 6: TUGASAN INDIVIDU KISSM 2

TUGASAN INDIVIDU KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA (KISSM)

SOALAN 3B

Peraturan kedua dalam penghantaran dokumen terperingkat adalah

penghantaran ke jabatan lain dalam bangunan, kawasan atau bandar yang sama.

Penghantaran dokumen semua peringkat kecuali dokumen terhad dihantar melalui peti atau

beg berkunci atau melalui Utusan Selamat dengan menggunakan Sistem Dua Lapis Sampul

Surat, manakala bagi dokumen terhad dihantar dengan menggunakan pos tidak berdaftar

atau pos biasa. Selaku Ketua Jabatan, saya akan memastikan pekerja bawahan yang

dipertanggungjawabkan menghantar surat adalah pekerja yang berpengalaman,

mempunyai rekod yang baik dan boleh dipercayai. Hal ini kerana dalam peraturan ini

melibatkan penghantaran dokumen terperingkat luar dari jabatan, nilai dan etika pekerja

amat penting bagi memastikan penghantaran dokumen terperingkat dengan selamat.

Selepas beberapa hari penghantaran, saya akan membuat tindakan susulan dengan

memeriksa dokumen tersebut telah diterima ataupun tidak oleh penerima. Bagi

memantapkan lagi sistem keselamatan, saya akan mengadakan kursus atau latihan di

bawah pengelolaaan pegawai dari Insitut Integriti Malaysia (IIM) berkaitan dengan nilai dan

etika penjawat awam dan penerapan tonggak 12 dalam diri saya dan pekerja bawahan dan

ini juga selaras dengan dasar Pelan Integriti Nasional (PIN).

Peraturan penghantaran ketiga adalah penghantaran ke lain-lain tempat di

Malaysia. Bagi dokumen Rahsia Besar akan dihantar menggunakan perkhidmatan

penghantaran Semboyan Tentera, bagi dokumen Rahsia dan Sulit akan dihantar

menggunakan perkhidmatan penghantaran semboyan atau pos berdaftar A.R dan bagi

dokumen terhad menggunakan pos biasa atau pos tidak berdaftar. Selaku Ketua Jabatan,

saya akan sentiasa mengingatkan pekerja yang bertanggungjawab agar tidak boleh

17 KPLI AMBILAN JUN 2009 / BIMBINGAN DAN KAUNSELING 2

Page 7: TUGASAN INDIVIDU KISSM 2

TUGASAN INDIVIDU KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA (KISSM)

SOALAN 3B

membawa dokumen terperingkat keluar dari pejabat kecuali untuk rujukan rasmi selain

dengan mendapat kebenaran dari saya. Selain itu, saya juga akan memberi amaran

bahawa segala dokumen terperingkat Rahsia Besar dan Rahsia tidak boleh di bawa ke

rumah sama sekali samada sengaja atau tidak disengajakan. Contohnya bagi penghantaran

dokumen Rahsia Besar, saya sendiri akan menghantar dokumen tersebut kepada pemandu

kapal terbang TUDM (Tentera Udara Di Raja Malaysia) atau MAS (Malaysia Airlines) yang

akan membawa dokumen tersebut pada lokasi yang ditetapkan sekitar Malaysia. Tindakan

ini akan lebih meyakinkan keselamatan dokumen tersebut terjaga. Disamping itu, saya juga

akan memastikan pemandu kapal terbang berkenaan tidak mempunyai rekod buruk dan

berakauntabiliti dalam kerjayanya.

Peraturan penghantaran keempat adalah penghantaran kepada penerima Luar

Malaysia. Isi kandungan dokumen terperingkat ini memfokuskan perkaitan diantara negara

Malaysia dan negara luar. Bagi semua dokumen terperingkat iaitu Rahsia Besar, Rahsia,

Sulit dan Terhad akan menggunakan Sistem dua lapis sampul surat. Dokumen ini dihantar

kepada Pendaftar Rahsia iaitu Kementerian Luar Negeri (KLN). Bagi KLN sampul surat

dalam dihantar dengan kaedah khas luar negara untuk dihantar ke Malaysia. Penghantaran

maklumat terperingkat melalui telefon telegraf dan wayarles perlu mendapat kebenaran

Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan terlebih dahulu. Contoh situasi penghantaran adalah

saya selaku Ketua Jabatan KLN akan mengkaji kaedah khas luar negara penghantaran

dokumen ke Malaysia sewaktu membalas surat yang diberikan. Saya akan memastikan

bahawa kaedah yang digunakan mempunyai tahap keselamatan yang tinggi kerana

dokumen yang ingin dikirim adalah dokumen terkandung dalam peringkat keselamatan.

18 KPLI AMBILAN JUN 2009 / BIMBINGAN DAN KAUNSELING 2

Page 8: TUGASAN INDIVIDU KISSM 2

TUGASAN INDIVIDU KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA (KISSM)

SOALAN 3B

3.0 RUMUSAN

Kesimpulannya, selaku Ketua Jabatan kepimpinan saya amat penting dalam

menentukan pengurusan penghantaran dokumen berperingkat ke tempat-tempat berbeza

mengikut peringkat keselamatan berdasarkan Arahan Keselamatan. Kepimpinan yang

diamalkan hendaklah lebih kepada bersifat Autokratik agar pekerja bawahan sedar akan

penghantaran dokumen terperingkat adalah perkara yang serius dan perlu diberi

penekanan. Selain itu, kepimpinan secara Demokratik juga diamalkan agar kerjasama

wujud diantara saya selaku Ketua Jabatan dan pekerja bawahan. Ini akan melicinkan lagi

pengurusan penghantaran dokumen terperingkat dan sistem kawalan keselamatan

perlindungan jabatan saya.

Menurut SEKSYEN 8 (2) (Baru) mengenai Penalti, “ Jika seseorang menerima atau

memberi sesuatu Rahsia Rasmi dan bersalah dengan akta ini, maka kesalahannya boleh

dihukum dengan penjara selama tempoh tidak kurang daripada satu tahun tetapi tidak lebih

dari tujuh tahun”. Berdasarkan Seksyen ini menunjukkan pentingnya menjaga dokumen

terperingkat terutamanya dalam peraturan penghantaran dokumen terperingkat oleh

pejawat kakitangan awam. Disebabkan itu, selaku Ketua Jabatan peranan saya sangat

penting dalam menguruskan keselamatan dokumen terpenting dan memastikan pekerja

bawahan mengikuti setiap arahan saya. Kebocoran dokumen terperingkat tidak akan

berlaku sekiranya saya melakukan segala tindakan mengikut peraturan penghantaran

dokumen berperingkat yang dinyatakan.

19 KPLI AMBILAN JUN 2009 / BIMBINGAN DAN KAUNSELING 2

Page 9: TUGASAN INDIVIDU KISSM 2

TUGASAN INDIVIDU KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA (KISSM)

SOALAN 3B

Soalan 3A (b)

1.0 PENGENALAN

Kes Kebocoran dokumen terperingkat pernah berlaku di dalam Jabatan Kerajaan,

Contohnya “kes kakitangan awam menggunakan perkhidmatan SMS (Short Message

Service) bocor rahsia kerajaan” dalam Utusan Malaysia, 19 Julai 2005., Hal ini kerana

kelemahan manusia sendiri yang mempunyai keinginan menunjuk-nunjuk dan menarik hati

saudara mara, sahabat handai dan rakan taulan berkenaan perkara terperingkat yang tidak

diketahui oleh orang lain dan ini menyebabkan kecuaian mematuhi arahan-arahan

keselamatan walaupun mengetahui dokumen terperingkat adalah tertakluk kepada Arahan

Keselamatan. Oleh yang demikian, pemilihan individu yang bertanggungjawab dalam

pengendalian dokumen terperingkat terutamanya dalam sistem penghantaran hendaklah

dikalangan pekerja yang telus, berpengalaman dan menerapkan nilai murni dan etika

pejawat awam dengan sebaiknya.

Bagi mengelakkan kebocoran, penyimpanan dan penghantaran dokumen

terperingkat adalah sangat penting ditekankan. Penyimpanan dokumen terperingkat yang

sering digunakan adalah Peti Keselamatan yang terdiri daripada Bilik Kebal, Peti Besi,

Kabinet Keluli , Almari keluli , Peti yang dibuat bagi tujuan khas dan Peti atau Beg Berkunci.

Ciri-ciri Bilik Kebal adalah mempunyai dinding,lantai dan bumbung yang konkrik bertulang

sekitar 23 cm. Selain itu, satu pintu keluli sahaja digunakan dengan berkunci tatakira. Tiada

tingkap atau lubang angin, sekiranya ada hendaklah dipasang pangkal palang besi 1 cm

dengan jarak 7 cm, hujung pangkal ditanam dalam serta dikeliling dawai mata punai XPM

20 KPLI AMBILAN JUN 2009 / BIMBINGAN DAN KAUNSELING 2

Page 10: TUGASAN INDIVIDU KISSM 2

TUGASAN INDIVIDU KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA (KISSM)

SOALAN 3B

2cm. Manakala ciri-ciri Peti Besi adalah diperbuat dari keluli setebal 0.5 cm dan mempunyai

Ensel yang dilindungi dan pintu sendat dengan jenangnya. Peti besi tersebut juga

mempunyai tempat yang dinding dan lantai kekal, kunci dan kunci tatakira kekal dan jenis

ringan kekal pada konkrik kerangka. Ciri-ciri bagi Kabinet Keluli atau Almari Keluli pula,

adalah berkunci, palang besi, kokot di atas dan bawah dipateri dan dikunci dengan

menggunakan mangga. Sememangnya sistem penyimpanan dokumen terperingkat adalah

terperinci dan selamat. Selain itu, sistem penghantaran dokumen terperingkat juga

mempunyai ciri-ciri keselamatan masing-masing.

2.0 SISTEM PENGHANTARAN DOKUMEN TERPERINGKAT

Sistem penghantaran dokumen terperingkat adalah kaedah yang digunakan untuk

menghantar dokumen terperingkat mengikut peraturan tertentu. Terdapat 4 sistem

penghantaran yang utama iaitu Sistem satu lapis sampul surat, Sistem dua lapis sampul

surat tidak dihantar melalui peti atau beg berkunci, Sistem peti atau beg berkunci dan

Utusan Selamat. Sistem yang pertama adalah Sistem satu lapis satu surat iaitu surat

dihantar menggunakan peti atau beg berkunci. Perkara pertama sebelum meletakkan surat

di dalam peti atau beg berkunci adalah menggunakan borang akaun. Surat yang digunakan

dengan satu lapis sampul surat dan dicatatkan dengan nombor rujukan, nama dan alamat

penerima. Sampul surat tersebut akan dimeteri dengan meteri pejabat. Contohnya

sekiranya surat berkenaan adalah surat yang sulit, maka akan ditandakan Sulit di hadapan

surat berkenaan.

21 KPLI AMBILAN JUN 2009 / BIMBINGAN DAN KAUNSELING 2

Page 11: TUGASAN INDIVIDU KISSM 2

TUGASAN INDIVIDU KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA (KISSM)

SOALAN 3B

Sistem yang kedua dalam sistem penghantaran dokumen terperingkat adalah

Sistem dua lapis sampul surat tidak dihantar melalui Peti atau Beg Berkunci . Terdapat

2 sampul yang berkaitan dalam seitem ini iaitu sampul dalam dan sampul luar. Sistem ini

digunakan bagi penghantaran dokumen terperingkat yang tidak menggunakan peti atau beg

berkunci. Peringkat dokumen yang menggunakan sistem ini adalah dokumen Terhad yang

tidak dihantar melalui Peti atau Beg Berkunci dan dihantar menggunakan pos tidak

berdaftar. Diantara contoh dokumen Terhad adalah dokumen mengenai bekalan barang-

barang biasa polis atau tentera. Sampul surat dalam dokumen Terhad ini akan ditanda

dengan peringkat keselamatan, nombor rujukan, nama dan alamat penerima dan dimeteri

dengan meteri pejabat. Selepas itu, sampul surat dalam ini akan dimasukkan ke dalam

sampul surat kedua yang ditulis nama dan alamat penerima, digam sahaja dan dihantar

kepada penerima.

Sistem Peti atau Beg Berkunci adalah sistem yang ketiga dalam sistem

penghantaran dokumen terperingkat. Sistem ini dibekalkan dengan dua kunci keselamatan,

satu kunci dipegang oleh pejabat menghantar dan satu lagi dipegang oleh pejabat

menerima. Semua jabatan kerajaan diwajibkan patuh kepada peraturan-peraturan bagi

menentukan kunci keselamatan adalah terkawal setiap masa iaitu peraturan yang pertama

adalah Pegawai Keselamatan Jabatan bertanggungjawab pada kunci dan anak kunci

termasuk kunci-kunci keselamatan dan dikehendaki menyelenggara sebuah buku daftar

kunci serta mengemaskini dan membuat audit keatas kunci-kunci tersebut. Peraturan yang

kedua adalah semua penjawat awam yang diamanahkan dengan kunci-kunci jabatan atau

keselamatan bertanggungjawab keatas keselamatan kunci-kunci tersebut. Peraturan yang

22 KPLI AMBILAN JUN 2009 / BIMBINGAN DAN KAUNSELING 2

Page 12: TUGASAN INDIVIDU KISSM 2

TUGASAN INDIVIDU KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA (KISSM)

SOALAN 3B

ketiga adalah terdapat sebuah Peti Keselamatan hendaklah digunakan untuk menyimpan

semua anak kunci yang tidak terpakai termasuklah kunci pendua. Peraturan yang keempat

adalah anak kunci keselamatan tidak boleh dilabel, ditanda dengan nama dan alamat

pengguna atau tempat peti keselamatan disimpan. Anak kunci tersebut juga tidak boleh

dirangkaikan dengan kunci lain seperti kunci persendirian. Peraturan yang kelima adalah

anak kunci pendua tambahan tidak boleh dibuat tanpa kebenaran. Peraturan yang keenam

adalah Sistem kunci induk atau kunci induk kecil boleh diwujudkan di jabatan-jabatan

tertentu. Sekiranya pegawai yang bertanggungjawab ingin mendapatkan maklumat lanjut,

penerangan boleh didapati dari Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan. Dengan

adanya keenam-enam peraturan ini, keselamatan kunci keselamatan adalah dalam kawalan

dan mengelakkan kebocoran terhadap rahsia kerajaan.

Sistem penghantaran dokumen terperingkat yang keempat adalah Utusan selamat.

Sitem ini menggunakan perkhidmatan penghantaran Semboyan Tentera bagi memastikan

keselamatan dokumen terperingkat itu terjaga. Peraturan penghantaran dokumen

terperingkat yang menggunakan sistem ini adalah penghantaran dokumen ke jabatan lain

dalam bangunan, kawasan atau bandar yang sama dan penghantaran dokumen ke lain-lain

tempat di Malaysia. Terdapat pemandu khas yang akan membawa dokumen terperingkat

menggunakan sistem ini iaitu pemandu kapal terbang Tentera Udara Diraja Malaysia

(TUDM) dan MAS (Malaysia Airlines). Pekerja atau orang yang dibenarkan melihat

dokumen terperingkat ini adalah pekerja yang dipertanggungjawabkan menjaga

kesemalatan dokumen terperingkat tersebut. Akan tetapi, sekiranya terdapat cara yang lain

23 KPLI AMBILAN JUN 2009 / BIMBINGAN DAN KAUNSELING 2

Page 13: TUGASAN INDIVIDU KISSM 2

TUGASAN INDIVIDU KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA (KISSM)

SOALAN 3B

boleh digunakan dengan syarat mendapat kebenaran oleh Ketu Jabatan dan dipersetujui

pleh Pegawak Keselamatan Kerajaan.

3.0 RUMUSAN

Kesimpulannya, sememangnya tidak dapat dinafikan menjaga keselamatan

dokumen terperingkat adalah penting dalam sesebuah jabatan terutamanya dalam sistem

penghantaran yang digunakan. Kepentingan dokumen terperingkat dapat dijelaskan dengan

Akta Rahsia Rasmi 1972 menyatakan “Sesiapa yang menjumpai dokumen ini (dokumen

terperingkat) adalah dikehendaki oleh undang-undang menyerahkan kepada Pejabat

Daerah, Balai Polis atau Pejabat Angkatan tentera untuk dihantar kepada Pejabat Pegawai

Keselamatan Kerajaan berserta dengan keterangan-keterangan termasuk tarikh, masa,

tempat dan bagaimana dijumpai. Menyimpan atau membinasakan dokumen ini dengan

tiada kebenaran adalah suatu kesalahan di bawah Akta Rahsia Rasmi 1972”. Oleh yang

demikian, sememangnya menjadi tanggungjawab semua menjaga keselamatan dokumen

terperingkat ini secara langsung atau tidak langsung.

Keempat-empat sistem penghantaran dokumen terperingkat iaitu Sistem satu lapis

sampul surat, Sistem dua lapis sampul surat tidak dihantar melalui peti atau beg berkunci,

Sistem peti atau beg berkunci dan Utusan Selamat mempunyai kesinambungan dengan

peraturan penghantaran dokumen terperingkat. Kesemua sistem hendaklah diselaraskan

mengikut peraturan agar proses penghantaran dokumen dijalankan dengan efisien dan

dapat mengelakkan kebocoran terhadap rahsia kerajaan.

24 KPLI AMBILAN JUN 2009 / BIMBINGAN DAN KAUNSELING 2

Page 14: TUGASAN INDIVIDU KISSM 2

TUGASAN INDIVIDU KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA (KISSM)

SOALAN 3B

BIBLIOGRAFI

http://www.cgso.gov.my

http:/www.hbp.usm.my/aziz/AKTA%20RAHSIA%20.htp

http://www.jpa.gov.my/pekeliling/pp07/bil05/pp0507.pdf

Ismail Yusof, (2009), Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia, Udesa Enterprise, Kuala

Lumpur.

Ranjit Singh Mahli, (1985), Panduan Jawapan Peperiksaan Am Kerajaan. Federal

Publication, Kuala Lumpur.

25 KPLI AMBILAN JUN 2009 / BIMBINGAN DAN KAUNSELING 2

Page 15: TUGASAN INDIVIDU KISSM 2

TUGASAN INDIVIDU KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA (KISSM)

SOALAN 3B

26 KPLI AMBILAN JUN 2009 / BIMBINGAN DAN KAUNSELING 2