• Takrif Acara

• Takrif Pengurusan Acara

• Tujuan Penganjuran Acara

• Panduan Umum Pengurusan Acara

• Jenis-Jenis Majlis

• Tahap Pengendalian Acara

• Rumusan

ISI KANDUNGAN

• Sesuatu aktiviti yang dirancang secara sistematik olehseorang individu atau lebih seperti aktiviti seminar,persembahan dan sebagainya bagi mencapaimatlamat dan objektif berfaedah kepadaindividu,kumpulan tertentu atau masyarakat

TAKRIF ACARA

• Pengurusan acara ialah satu proses perancangan, penyediaan danpelaksanaan acara/majlis/program.

• Ia melibatkan kerjasama antara pelbagai PTJ dan agensi dalammenganjurkan sesuatu acara/majlis/program.

• Pengurusan acara berperanan dalam mempromosi danmemartabatkan reputasi organisasi. Pengurusan acara yangsistematik dan mengikut garis panduan tertentu bukan sahaja dapatmelancarkan penganjuran majlis tersebut tetapi ia juga dapatmenepati sasaran atau tujuan penganjuran majlis.

TAKRIF PENGURUSAN ACARA

TUJUAN PENGANJURAN ACARA

• Hebahan kepada khalayak dan tetamu jemputanmengenai majlis yang hendak dianjurkanHebahan

• Mempromosi majlis kepada tetamu dengan tujuan samaada mendapatkan tajaan tertentu atau mendapatkanpersetujuan kehadiran

Promosi

• Sebagai kempen untuk memberi kesedaran sertamemberi input baharu kepada khalayak dan tetamujemputan mengenai acara yang dianjurkan

Kempen

PANDUAN UTAMA PENGURUSAN ACARABagi memastikan sesuatu acara atau majlis itu dapat dilaksanakandengan lebih kemas, tersusun serta sempurna dan boleh dibanggakanpada masa akan datang, maka setiap PTJ perlu memberi perhatiankepada aspek-aspek berikut:

• Menentukan objektif acara atau majlis yang diadakan.

• Menentukan peringkat sesuatu acara sama ada peringkat Universiti, daerah, negeri, kebangsaan ataupun antarabangsa.

• Mengenal pasti jemputan perasmi dan tetamu kehormat.

• Menetapkan tarikh, masa dan tempat yang sesuai untuk perasmi dari dalam Universiti seperti Naib Canselor, Timbalan Naib Canselor dan Pegawai Kanan Universiti.

PANDUAN UTAMA PENGURUSAN ACARA

• Menyediakan atur cara mengikut kesesuaian majlis.

• Memastikan jumlah jemputan dan jangkaan kehadiran adalah bersesuaian dengan taraf perasmi serta kapasiti ruang.

• Mengenal pasti bentuk promosi dan publisiti yang diperlukan.

• Mengenal pasti keperluan jemputan media.

• Menentukan bentuk dan jenis cenderamata yang diperlukan.

• Mengenal pasti implikasi kewangan yang terlibat

• PTJ yang bercadang untuk mengadakan sesuatu majlis rasmi danmelibatkan tetamu kenamaan, hendaklah mematuhi prosedur berikut:

i. Surat jemputan kepada tetamu kenamaan atau VVIP bagisesuatu program atau majlis mestilah ditandatangani olehNaib Canselor. PTJ perlu menyediakan deraf suratjemputan rasmi tersebut dan majukan kepada JabatanKomunikasi (JK) untuk tindakan rasmi.

Rujukan: Majlis Eksekutif Universiti Bil 28/2018 7 November 2018

PROSEDUR JEMPUTAN KENAMAAN

Rujukan: Majlis Eksekutif Universiti Bil 28/2018 7 November 2018

Rujukan: Majlis Eksekutif Universiti Bil 28/2018 7 November 2018

(samb..)• ii. Pemilihan tarikh majlis atau program hendaklah dirujuk kepada Pejabat Naib

Canselor atau Jabatan Komunikasi terlebih dahulu bagi mengelakpertembungan tarikh majlis dengan program universiti yang lain.

• iii. Semasa PTJ membuat perancangan untuk menetapkan tarikh, masa dantempat majlis, sila pertimbangkan beberapa perkara penting seperti berikut:

• Tarikh dan masa yang sesuai bagi tetamu jemputan

• Tarikh dan masa yang sesuai untuk kehadiran Naib Canselor,Timbalan NaibCanselor dan Pegawai-Pegawai Utama Universiti

• Implikasi perbelanjaan

• Kesesuaian tarikh tetamu utama yang lain

• Hari kuliah, cuti semester dan minggu peperiksaan

• Tarikh cuti bagi hari kelepasan am atau cuti perayaan

CONTOH SURAT JEMPUTAN

CONTOH SURAT JEMPUTAN

PENUTUP ATUR CARA

JENIS-JENIS MAJLIS DI UiTM

1) MAJLIS PENUH ISTIADAT

• Majlis yang melibatkan protokol khas dan pelaksanaannya penuh adat istiadat dengan prosedurpelaksanaan serta kelengkapan peralatan yang khusus.

• Ini termasuk kawalan kehormatan, pakaian istiadat, pembawa cokmar, pengurniaan ijazah danlain-lain berkaitan. Majlis seumpama ini pada lazimnya melibatkan keberangkatan KebawahDuli Yang Maha Mulia Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong dan Duli Yang Maha MuliaSultan dan Raja-raja.

• Contoh Majlis Penuh Istiadat yang dilaksanakan di UiTM ialah:

Istiadat Pemashyuran Ke bawah Duli Yang Maha Mulia Seri Paduka Baginda Yang di-PertuanAgong sebagai Canselor UiTM

Istiadat Konvokesyen UiTM dan

Istiadat Pentauliahan Kadet Palapes Universiti

JENIS-JENIS MAJLIS DI UiTM

2) MAJLIS RASMI DAN FORMAL

• Majlis atau upacara anjuran universiti di pelbagai peringkat yang melibatkantetamu kehormat seperti Perdana Menteri, Timbalan Perdana Menteri, Menteri-Menteri Kabinet, Pro Canselor, Naib Canselor dan Pegawai-Pegawai Kanan UiTM.Majlis ini dibiayai dengan menggunakan peruntukan universiti dan mempunyaiprotokol dan tatacara khusus bersesuaian dengan tetamu kehormat yangdiraikan.

• Contoh Majlis Rasmi dan Formal yang dilaksanakan di UiTM ialah:

Konvensyen Nasional/ Negara yang diadakan di universiti

Majlis Amanat Naib Canselor, Konferensi, Majlis Kemuncak Bulan Inovasi dan

Majlis Menandatangani Perjanjian Persefahaman dan Persetujuan (MoU/MoA)

JENIS-JENIS MAJLIS DI UiTM3) MAJLIS TIDAK RASMI

Merupakan majlis santai yang dianjurkan oleh pelbagai peringkat jabatan dan tidak terikat dengan aspek protokol universiti atau berkaitan .

Contoh Majlis Tidak Rasmi ialah seperti:

• Hari keluarga,

• Majlis Sukaneka,

• Majlis Sua Raya,

• Teambuilding peringkat PTJ

TAHAP PENGENDALIAN PENGURUSAN ACARA UNIVERSITI

3 TAHAP PENGENDALIAN ACARA

pre-event at-event

post-event

SEBELUM ACARA BERLANGSUNG (Pre-Event)

• Persediaan peringkat awal bermula dengan perancangan untukmengadakan sesuatu program hingga ke hari acara.

• Antara komponen yang perlu disediakan di peringkat ini adalah:Kertas Kerja/ Kertas Cadangan

Penubuhan Jawatankuasa Kerja

Peruntukan Kewangan

Senarai Semak (Checklist)Nota : Senarai semak boleh digunakan oleh PTJ sebagai panduan perancangan untukmemastikan segala keperluan acara dipantau agar pelaksanaannya mengikut perancangan, mencapai objektif dan mencapai tempoh akhir (deadline).

Aktiviti-Aktiviti Sebelum Acara Berlangsung

1. Tubuh Jawatankuasa

2. Tarikh, Masa, Tempat dan Atur cara

3. Kenal pasti tetamu kehormat dan sedia kad jemputan

4. Buku Program Cenderamata

5. Promosi dan publisiti

6. Lantik juruacara, teks ucapan

7. Jamuan

8. Sambutan dan protokol, susunan tempat duduk

9. Keperluan teknikal, persiapan pentas, banner, banting dan backdrop

10. Keselamatan, perubatan dan kemudahan asas

11. Gerak cara, raptai dan senarai semak

PENYEDIAAN KERTAS KERJA

KANDUNGAN KERTAS KERJA: • Tajuk Kertas Kerja/ Nama Acara atau Majlis • Tujuan Kertas Kerja • Latar Belakang:

Maklumat majlis atau program secara menyeluruh• Objektif Acara atau Majlis • Peringkat Acara • Anjuran • Tarikh dan Tempat Acara • Tema • Profil Peserta/Tetamu Jemputan dan Tetamu Khas

Perasmi : SPB Yang Di-Pertuan Agong Tetamu Jemputan Lain: Pengurusan Kanan/Staf dan Pelajar UiTM/Pihak Industri / Alumni

• Atur cara • Anggaran Perbelanjaan/Pendapatan jika ada • Penutup

PENUBUHAN JAWATANKUASAAHLI JAWATANKUASA INDUK

• Penaung • Penasihat • Pengerusi • Timbalan Pengerusi (sekiranya perlu) • Setiausaha • Bendahari • Penolong Setiausaha (sekiranya perlu) • Pengerusi-Pengerusi Jawatankuasa Kecil (mengikut kesesuaian

acara/majlis)

AHLI JAWATANKUASA KECIL (pilih mengikut kesesuaian acara/ majlis)

• Pengerusi Jawatankuasa Kecil Kewangan • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Kertas Kerja • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Jemputan • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Sambutan • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Tajaan • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Publisiti • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Bengkel/ Resolusi • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Cenderamata • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Pendaftaran • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Penerbitan • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Penginapan • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Makanan • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Teknikal • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Logistik dan Persiapan • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Majlis Makan Malam • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Perasmian/ Penutup • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Riadah • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Pengangkutan • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Pameran • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Persembahan • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Multi Media dan Rakaman • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Teks Ucapan/ Doa • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Keselamatan/ Lalu lintas • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Perubatan • Pengurus Acara (Event Manager) • Floor Manager • Stage Manager Nota: Penubuhan Sekretariat dan Jawatankuasa

ATUR CARA MAJLIS• Atur cara majlis ialah urutan acara dalam sesuatu majlis dari mula hingga akhir.

• Bagi semua majlis rasmi Universiti, Lagu Negaraku dan Wawasan Setia Warga dinyanyikan sebelum bacaan doa.

Contoh Atur cara Majlis

ATURCARA MAJLIS KEMUNCAK SAMBUTAN ULANG TAHUN UiTM KE-60

Tarikh : 14 Oktober 2016 Masa : 10.00 pagi Tempat : Dewan Agung Tuanku Canselor

8.30 pagi Ketibaan Staf & Pelajar 9.00 pagi Ketibaan Pengurusan Kanan UiTM 9.15 pagi Ketibaan Naib Canselor UiTM 9.30 pagi Ketibaan Tetamu-Tetamu Kehormat 9.45 pagi Ketibaan YB Menteri Pendidikan Tinggi 10.00 pagi Ketibaan YAB Dato’ Seri Najib Tun Razak Perdana Menteri Malaysia

Lagu Negaraku dan Wawasan Setia Warga Bacaan Doa Ucapan Aluan Naib Canselor Ucapan oleh Menteri Pendidikan Tinggi Ucapan Perasmian Majlis Kemuncak Sambutan UiTM 60 Tahun oleh Perdana Menteri Pelancaran Gimik UiTM 60 Tahun Pelancaran Tabung Dana Keusahawanan Penyampaian Anugerah Ikon Alumni Berjaya Lawatan ke Tapak Pameran UiTM Sepanjang Zaman

11.30 pagi Jamuan

JEMPUTANSenarai jemputan dibahagikan kepada 3 bentuk senarai, iaitu:

1)Ringkasan Senarai:

Tujuan untuk menyediakan senarai ringkas adalah supaya kita dapat mengetahui kategori tetamu,bilangan dan peringkat tetamu. Dengan adanya senarai ringkas ini, PTJ dapat membuatperancangan tempahan jamuan, anggaran perbelanjaan, jumlah ahli jawatankuasa kerja, tempatletak kenderaan serta pelan susun atur di dalam dewan atau lokasi majlis.

Contoh seperti berikut:

Bil Jemputan Jumlah Jemputan

1. Kementerian Pengajian Tinggi 5 orang

2. Ketua Jabatan Kementerian/Agensi Luar 20 orang

3. Pengurusan Kanan Universiti 60 orang

4. Mahasiswa UA 200 orang

JUMLAH 285 orang

JANGKAAN JUMLAH TETAMU JEMPUTAN

SENARAI JEMPUTAN

MAJLIS KEMUNCAK SAMBUTAN ULANG TAHUN UiTM KE-60

14 OKTOBER 2016

DEWAN AGUNG TUANKU CANSELOR

BIL FAKULTI / JABATAN JUMLAH

A Jemputan Pelajar

25 Fakulti X 40 orang 1000

12 kampus X 80 orang 960

B Jemputan Staf

Staf 1000

2960

JEMPUTANSenarai jemputan dibahagikan kepada 3 bentuk senarai, iaitu:

2) Senarai Nama Jemputan:• Merupakan maklumat terperinci mengenai tetamu-tetamu utama dengan menyenaraikan nama- nama

tetamu yang dijemput ke sesuatu majlis. Senarai tetamu ini dibuat mengikut kategori.

• Jika dalam kategori tetamu kehormat, terdapat 2 orang menteri, maka nama 2 orang menteri yang akandijemput tersebut hendaklah ditulis dengan maklumat terperinci yang mengandungi butiran sepertiberikut:

• Nama penuh, gelaran dan darjah kebesaran yang disandang• Nama isteri• Jawatan atau pangkat• Alamat pejabat• Nombor telefon pejabat dan rumah• Alamat rumah• Nama setiausaha sulit dan nombor telefon

JEMPUTANSenarai jemputan dibahagikan kepada 3 bentuk senarai, iaitu:

3) Senarai Jawapan Kehadiran Lengkap:• Senarai jawapan kehadiran perlu ditambah dengan dua ruangan di sebelah kanan pada

senarai nama jemputan untuk ditandakan hadir dan tidak hadir. Ruang ini hendaklah sertamerta ditanda sebaik sahaja menerima jawapan hadir atau tidak hadir ketika maklum balaskehadiran dibuat oleh penganjur. Senarai ini adalah sebagai rujukan khususnya bagiJawatankuasa Jemputan dan Sambutan.

• Dengan ini kita dapat mengetahui dan mengemaskini maklum balas tetamu yang menjawabhadir atau tidak hadir dan secara langsung memudahkan urusetia membuat susunan tempatduduk.

SENARAI JEMPUTAN

MAJLIS KEMUNCAK SAMBUTAN ULANG TAHUN UiTM KE 60

14 OKTOBER 2016

DEWAN AGUNG TUANKU CANSELOR

BIL

SENARAI JEMPUTAN

HADIR

TIDAK

HADIR

NO. PLAT

KENDERAAN

A Jemputan VVIP

1

YAB Dato Sri Mohd Najib Tun Razak

Perdana Menteri Malaysia

√

2

Encik Saiful Azhar

Pegawai Khas YAB PM

/ PREVE MERAH

G1M945

B Jemputan VIP

3

YB Dato' Seri Idris Jusoh

Menteri Pendidikan Tinggi

√ PERDANA /

WB7098Q

4

YB Dato' Sri Ismail Sabri

Menteri Kemajuan Luar Bandar dan Wilayah

5

YB Dato’ Razali Bin Ibrahim

Timbalan Menteri di Jabatan Perdana Menteri

√ PERDANA

WSW 505

6

YBhg Tan Sri Dr Ali Hamsa

Ketua Setiausaha Negara x

Ke Singapore

7

YB Datuk Mary Yap Kain Ching

Timbalan Menteri Pendidikan Tinggi

√

PERDANA HITAM /

W198P

8

Danial Nicholas

Pegawai Pengiring

TOYOTA

LB5799

9

Dhanyraam

Pegawai Pengiring

PROTON

PKE 7205

10

YBhg Tan Sri Dr Noorul Ainur Mohd Nur

Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan

tinggi (KSU KPT) √

WSK 989

ACCORDANA

HITAM

En Fauzee

Pegawai Khas KSU KPT

√

PROTON IRIZ

WB9794L

11

Tan Sri Dato' Seri Utama Arshad Ayub

Pro Canselor

√ KEN UiTM

12

Tan Sri Datuk Seri Panglima Dr Abdul Rahman

Arshad

Pro Canselor

√ KEN UiTM

13

Tan Sri Dato' Sri Sallehuddin Mohamed

Pro Canselor

√

14

Tan Sri Nuraizah Abdul Hamid

Pro Canselor

x

15

Tan Sri Dato' Academician Ir Dr Ahmad Zaidee

Laidin

Pengerusi Lembaga Pengarah

√

16

YBhg. Dato’ Maznah Abdul Jalil

Ahli Lembaga Pengarah

√

17

YBhg. Datuk Prof. Dr. Asma Ismail

Ahli Lembaga Pengarah

x

15

YBhg. Datuk Mohamed Azahari Mohamed

Kamil

Ahli Lembaga Pengarah

√

16

YBhg. Dato’ Mohd Zaini Hassan

Ahli Lembaga Pengarah

√

17

YBhg. Dato’ Aminuddin Md Desa

Ahli Lembaga Pengarah

x

18

YB Datuk Dr. Shahruddin Md. Salleh

Ahli Lembaga Pengarah

x

KAD JEMPUTAN

• Kad jemputan hendaklah

mengandungi butiran berikut:

Logo Universiti

Tajuk Majlis

Penganjur atau yang

menjemput

Ruang nama jemputan

Tarikh

Tempat Majlis

Masa Majlis Bermula

Panduan Pakaian

Nama dan nombor telefon

urus setia

Atur cara Majlis (jika perlu)

Kad Jawapan (jika perlu)

• Pekeliling Naib Canselor Bil 18/2011 bertarikh 29 September 2011 telah membuat ketetapan berikut:

i. Kad jemputan diberikan kepada tetamu/jemputan dari luar UiTMsahaja

ii. Jemputan untuk staf UiTM dibuat melalui e-mail atau surat.

iii. Urusan perolehan kad jemputan rasmi UiTM untuk seluruh sistemUiTM dibuat oleh Jabatan Komunikasi Korporat.

iv. Bahagian / Fakulti / UiTM kampus cawangan/Negeri tidakdibenarkan mencetak / mengeluarkan kad jemputan rasmi UiTM. Jika terdapat keperluan untuk menggunakan kad jemputan rasmiUiTM, PTJ hendaklah memohon kad tersebut daripada JK

Nota : Kad Jemputan & Kad Jawapan

GERAK CARA MAJLISMengandungi susunan gerak cara secara terperinci untuk semua tindakan yang perlu dilakukan dannama Ahli Jawatankuasa yang bertanggungjawab melaksanakan tugasan yang telah ditetapkan bagimemastikan kesempurnaan majlis.

Antara tujuan gerak cara majlis adalah :• Sebagai panduan untuk pegawai yang mengendalikan majlis tersebut.• Sebagai panduan kepada semua pegawai dan staf yang terlibat dalam majlis

tersebut.• Untuk menentukan majlis berjalan mengikut lunas-lunas protokol yang diterima

pakai oleh pengurusan universiti.• Untuk mengawal masa.• Sebagai panduan dan rujukan untuk masa yang akan datang

Gerak cara yang tepat perlu mengandungi butiran seperti berikut:: Masa Keterangan yang merupakan urutan acara secara terperinci Pegawai yang bertanggungjawab

Nota : Gerak Cara Majlis

Penyediaan Buku Program

1. Kulit Buku

• Logo UiTM • Nama Program atau Majlis • Tarikh • Tempat • Tetamu Kehormat • Penganjur

2. Isi Kandungan Bahagian Hadapan

• Kata alu-aluan Penaung/Tetamu Kehormat • Kata alu-aluan Naib Canselor • Kata alu-aluan Pengerusi Jawatankuasa Induk/Pengarah Projek • Satu kata alu-aluan 1 halaman berserta gambar saiz pasport.

3. Bahagian Tengah

• Penerangan atau Maklumat tentang program atau majlis • Atur cara Majlis

4. Bahagian Belakang

• Senarai Jawatankuasa • Pengiklan (jika perlu) • Ucapan Penghargaan

DASAR DAN SYARAT PEMBERIAN CENDERAMATA

• Rujukan Pekeliling Naib Canselor Bil.18/2011, berkuat kuasa mulai

1 Oktober 2011.

• Dasar dan syarat pemberian cenderamata Universiti bergantung kepada

kategori jemputan dan juga had nilai yang ditetapkan.

BIL KATEGORI

JEMPUTAN/

PENERIMA

CENDERAMATA

TUJUAN

JEMPUTAN

/LAWATAN/

PEMBERIAN

JENIS ITEM

CENDERAMATA

HAD NILAI (RM) CATATAN

1. Ketua Pembesar

Negara

SPB Yang Dipertuan

Agong

SPB Raja Permaisuri

Agong

Sebagai Jemputan

Khas

Merasmikan

sesuatu aktiviti

rasmi Universiti

SempenaHari

Keputeraan

Sempena Hari

Raya

Lawatan semasa

gering

Songket

Batik

Seramik

Painting

ArtworkGaleri Tuanku

Nur Zahirah

Kek/Biskut

Buah-buahan

Item lain yang

bersesuaian

Tidak melebihi

RM3,000.00 bagi

satu program

Jika datang

berpasangan

cenderahati yang

bersesuaian boleh

diberikan kepada

pasangan tersebut

dengan syarat nilai

bagi kedua-dua

cenderahati tidak

melebihi

RM3,000.00

Bagi seluruh

sistem UiTM,

pengecualian

daripada

ketetapan ini

hanya

dibenarkan jika

mendapat

kelulusan Naib

Canselor.

Perincian Kadar Pemberian Cenderamata Kepada Tetamu

BIL KATEGORI

JEMPUTAN/

PENERIMA

CENDERAMATA

TUJUAN

JEMPUTAN

/LAWATAN/

PEMBERIAN

JENIS ITEM

CENDERAMATA

HAD NILAI (RM) CATATAN

2. Ketua Pembesar

Negari

Sultan

Raja Muda

Gabenor

Tuan Yang Terutama

(TYT)

Sebagai Jemputan

Khas

Merasmikan

sesuatu aktiviti

rasmi Universiti

SempenaHari

Keputeraan

Buku

Seramik

Painting

ArtworkGaleri Tuanku

Nur Zahirah

Item lain yang

bersesuaian

Tidak melebihi

RM2,500.00 bagi

satu program

Jika datang

berpasangan

cenderahati yang

bersesuaian boleh

diberikan kepada

pasangan tersebut

dengan syarat nilai

bagi kedua-dua

cenderahati tidak

melebihi

RM2,500.00

Bagi seluruh

sistem UiTM,

pengecualian

daripada

ketetapan ini

hanya

dibenarkan jika

mendapat

kelulusan Naib

Canselor.

Perincian Kadar Pemberian Cenderamata Kepada Tetamu

BIL KATEGORI

JEMPUTAN/

PENERIMA

CENDERAMATA

TUJUAN

JEMPUTAN

/LAWATAN/

PEMBERIAN

JENIS ITEM

CENDERAMATA

HAD NILAI (RM) CATATAN

Perincian Kadar Pemberian Cenderamata Kepada Tetamu

3. Perdana Menteri Sebagai Jemputan

Khas

Merasmikan

sesuatu aktiviti

rasmi Universiti

SempenaHari

Keputeraan

Buku

Seramik

Painting

ArtworkGaleri Tuanku

Nur Zahirah

Item lain yang

bersesuaian

Tidak melebihi

RM2,500.00 bagi

satu program

Jika datang

berpasangan

cenderahati yang

bersesuaian boleh

diberikan kepada

pasangan tersebut

dengan syarat nilai

bagi kedua-dua

cenderahati tidak

melebihi

RM2,500.00

Bagi seluruh

sistem UiTM,

pengecualian

daripada

ketetapan ini

hanya

dibenarkan jika

mendapat

kelulusan Naib

Canselor.

BIL KATEGORI

JEMPUTAN/

PENERIMA

CENDERAMATA

TUJUAN

JEMPUTAN

/LAWATAN/

PEMBERIAN

JENIS ITEM

CENDERAMATA

HAD NILAI (RM) CATATAN

Perincian Kadar Pemberian Cenderamata Kepada Tetamu

4. Sultanah

Raja Puan Muda

Menteri

Menteri Besar/Ketua

Menteri

Timbalan Menteri

Exco

Sebagai Jemputan

Khas

Merasmikan

sesuatu aktiviti

rasmi Universiti

Sempena Hari

Keputeraan (bagi

Sultanah dan Raja

Puan Muda sahaja)

Buku

Seramik

Painting

ArtworkGaleri Tuanku

Nur Zahirah

Item lain yang

bersesuaian

Tidak melebihi

RM500.00 bagi satu

program

Bagi seluruh

sistem UiTM,

pengecualian

daripada

ketetapan ini

hanya

dibenarkan jika

mendapat

kelulusan Naib

Canselor.

PEGAWAI PENGIRING

Pegawai pengiring yang disangkutkan kepada seorang tetamu

kenamaan hendaklah mempunyai pengetahuan yang berkaitan:

Amalan protokol dan etiket

Atur cara program secara terperinci

Biodata tetamu yang berkenaan

Mengenali tetamu yang disangkutkan kepadanya

Ketetapan Masa – Perlu lebih awal tiba daripada tetamu yang

disangkutkan kepadanya

SEMASA ACARA BERLANGSUNG (at event)

Perkara yang perlu dilakukan ketika majlis berlangsung ialah:

Mengedarkan gerak cara majlis kepada semua Petugas dan Ahli Jawatankuasa Majlis.

Memastikan Juruacara majlis hadir.

Memastikan Pembaca Doa hadir

Menyambut Tetamu Kenamaan/Kehormat.

Susunan tempat duduk mengikut susunan protokol.

Bilik menunggu/Bilik tetamu tersedia

Cenderamata (jika berkaitan)

Buku program

Sistem audio berjalan dengan baik

Tempat Jamuan

Bilik Sidang Media (jika berkaitan)

Mengambil foto majlis

SELEPAS ACARA BERLANGSUNG (post-event)

Tindakan yang perlu dibuat Selepas Majlis ialah:

Surat penghargaan dan terima kasih kepada AJK yang terlibat dan tetamu yang

memberikan sumbangan

Laporan majlis (termasuk laporan perbelanjaan dan pendapatan)

Keratan akhbar acara yang berkenaan

Salinan rekod rakaman video atau liputan media

Album gambar sebagai koleksi penganjur

POST MORTERM - Penilaian majlis bagi mengenalpasti kelemahan untuk penambahbaikan

POST MORTEM

Diadakan selepas selesai acara atau majlis bagi mengukur tahapkejayaan serta kelancaran majlis tersebut

Bukan platform atau kaedah untuk mencari kelemahan individutertentu namun lebih kepada proses untuk penambahbaikan

Bertujuan untuk mengenal pasti punca kelemahan serta cara-caramengatasinya bagi penambahbaikan majlis yang akan datang

RUMUSAN (5w 1h)

WHATJenis/Peringkat AcaraProtokol AcaraTemaAtur Cara

WHYLatar belakangObjektif AcaraOutputOutcome

WHOTetamu Utama/KehormatKumpulan SasaranJawatankuasaMedia

WHENTarikh /MasaKalendar Tetamu UtamaKalendar Umum

WHERELokasiPelan Susunatur

HOWKaedah PengendalianPeruntukan KewanganPublisitiPenjanaan Hasil