taklimat pengurusan rekod

TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD BAHAGIAN PENGURUSAN REKOD DAN ARKIBPEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMUUNIVERSITI MALAYSIA KELANTANUNIVERSITI MALAYSIA KELANTAN

TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD BAHAGIAN PENGURUSAN REKOD DAN ARKIBPEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMUUNIVERSITI MALAYSIA KELANTANUNIVERSITI MALAYSIA KELANTAN

PENGURUSAN FAIL

• Fail Rasmi – Entiti (wujud) bagi pejabat• Dibuka berdasarkan TRANSAKSI• Didaftarkan menggunakan BORANG PERMOHONAN • Didaftarkan menggunakan BORANG PERMOHONAN

PENDAFTARAN FAIL BAHARU/JILID BAHARU (UMK/B04.06/10/2018 Pind.1) 2018

FUNGSI – AKTIVITI – SUB AKTIVITI

PENGURUSAN FAIL

pejabat awamTRANSAKSI

BORANG PERMOHONAN BORANG PERMOHONAN PENDAFTARAN FAIL BAHARU/JILID BAHARU (UMK/B04.06/10/2018 Pind.1) berkuatkuasa bulan Januari

SUB AKTIVITI - TRANSAKSI

SEBAB PEMBUKAAN FAIL

01Belum Ada / Wujud

KF

06

Skimaklasifikasi fail dirombak →sistem KF baru

05Pentadbiran berubah

SEBAB PEMBUKAAN FAIL

02

Ditutup dan bersambung→ jilid baru

Jld.

03 Tidak dapatdikesan

04 Rosak dan perludiganti

PEMBUKAAN FAIL

KEPERLUAN ATAU PERALATAN

FAIL AM 435 – PIN. 1/80

KERTAS MINIT (AM 6)

TALI HIJAU

KAD KAWALAN PERGERAKAN FAIL

PEN MARKER DAKWAT KEKAL

LAMPIRAN

PEMBUKAAN FAIL

KEPERLUAN ATAU PERALATAN

PIN. 1/80

KAD KAWALAN PERGERAKAN FAIL

PEN MARKER DAKWAT KEKAL

PEMBUKAAN FAIL

TEBUK LUBANG 2.5 CM / 1 INCI DARI PENJURU KIRI & ATASATAS

MASUKKAN TALI HIJAU DAN KERTAS MINIT

DAFTAR FAIL → ISI BORANG & CATAT BUTIRAN PADA KULIT FAIL

GUNAKAN DAKWAT KEKAL HITAM@BIRUGUNAKAN DAKWAT KEKAL HITAM@BIRU

PEMBUKAAN FAIL

TEBUK LUBANG 2.5 CM / 1 INCI DARI PENJURU KIRI &

MASUKKAN TALI HIJAU DAN KERTAS MINIT

ISI BORANG & CATAT BUTIRAN PADA

GUNAKAN DAKWAT KEKAL HITAM@BIRUGUNAKAN DAKWAT KEKAL HITAM@BIRU

JENIS-JENIS KULIT FAIL

ARKIB UMK

o Perintah dan arahanbiasa jabatan o Siasatan Dalaman

ARKIB UMK

TERBUKA TERHAD SULIT

REKOD TERPERINGKAT DI BAWAH SELIAANBAHAGIAN KESELAMATAN, PEJABAT PENDAFTAR

JENIS KULIT FAIL

Dalaman

o Arahan penting untukperwakilan negara

yang membuatperundingan dengan

negara asing

o Kertas Jemaah Menterimengenai dasar politik

dan ekonomi, maklumat ketenteraan.

SULIT RAHSIA RAHSIA BESAR

REKOD TERPERINGKAT DI BAWAH SELIAANBAHAGIAN KESELAMATAN, PEJABAT PENDAFTAR

PENYIMPANAN FAIL

BIL. PERINGKAT

1. RAHSIA BESAR BILIK KEBAL / PETI BESI YANG DIPASANG KUNCI TATAKIRA / NOMBOR KOMBINASI- (DOKUMEN DALAM TINDAKAN DISIMPAN DI DALAM - (DOKUMEN DALAM TINDAKAN DISIMPAN DI DALAM KABINET BESI BERPALANG)

2. RAHSIA SEPERTI RAHSIA BESAR ATAUKABINET BESI / ALMARI BESI BERPALANG

3. SULIT KABINET BESI / ALMARI BESI BERPALANG

4. TERHAD KABINET BESI / ALMARI BESI BERPALANG

5. TERBUKA KABINET BESI BERLACI EMPAT, KABINET BESI BERGERAK (MOBILE RACK

PENYIMPANAN FAIL

TEMPAT PENYIMPANAN

BILIK KEBAL / PETI BESI YANG DIPASANG KUNCI TATAKIRA / NOMBOR KOMBINASI

(DOKUMEN DALAM TINDAKAN DISIMPAN DI DALAM (DOKUMEN DALAM TINDAKAN DISIMPAN DI DALAM KABINET BESI BERPALANG)

SEPERTI RAHSIA BESAR ATAUKABINET BESI / ALMARI BESI BERPALANG

KABINET BESI / ALMARI BESI BERPALANG

KABINET BESI / ALMARI BESI BERPALANG

KABINET BESI BERLACI EMPAT, KABINET BESI BERGERAK MOBILE RACK) ATAU RAK BESI STATIK

PEMBUKAAN FAIL

1 inci / 2.5cm

PEMBUKAAN FAIL

PENGGUNAAN TANDA PEMISAH & PEMUSATAN

ARKIB NEGARA MALAYSIA AMALAN UMK (SALAH)

ARKIB.600-5/5/44

PENYELARASAN PENGGUNAAN TANDA PEMISAH

ARKIB.600-5/5/44CONTOH:

o UMK/Bo UMK.BC/Bo UMK/A

o Tanda nokhtah ( . ) hendaklah digunakan untukmengasingkan singkatan nama jabatan, bahagian dan kod fungsi.

contoh: ARKIB.600

o Tanda sengkang ( - ) hendaklah digunakan untukmengasingkan kod fungsi aktiviti

contoh: 600-5

Tanda serong ( / ) hendaklah digunakan untuko Tanda serong ( / ) hendaklah digunakan untukmengasingkan kod aktiviti, sub-aktiviti dantransaksi.

contoh: 600-5/5/44


AMALAN UMK (SALAH) PENAMBAHBAIKAN

PEMISAH BAGI NOMBOR RUJUKAN SURAT/FAIL

CONTOH:

UMK/B20.00/100-14/1/1BC/B01.13/400-2/3/1

UMK/A04/100-16/3/1

CONTOH:

o UMK.B20.00.100-14/1/1o UMK.B20.00.100-14/1/1o UMK.B20.00.100-14/1/1

o UMK.BC.B01.13.400-2/3/1o UMK.BC.B01.13.400-2/3/1

UMK.BC.B01.13.400-2/3/1o UMK.BC.B01.13.400-2/3/1

o UMK.A04.100-16/3/1o UMK.A04.100-16/3/1o UMK.A04.100-16/3/1


BERDASARKAN PEKELILING YANG DIKELUARKAN PADA 18 JULAI 2019


BERDASARKAN PEKELILING YANG DIKELUARKAN PADA 18 JULAI 2019

PENAWANAN FAIL

”MEMFAILKAN ATAU MENDAFTARKAN DOKUMEN KE DALAM FAIL”

Kertas minit → dalam Lampiran (surat) → Kertas minit → dalam kiri fail → tali hijau

Lampiran (surat) → cop tarikh terima

Catat pada kertas minit

Simpan di bilik fail

PENAWANAN FAIL

”MEMFAILKAN ATAU MENDAFTARKAN DOKUMEN KE DALAM FAIL”

Lampiran (surat) → Lampiran (surat) →

Lampiran (surat) → cop tarikh terima

Lampiran (surat) → dalam kanan fail →

tali hijau

Susun mengikut tarikh → nombor turutan dalam bulatan →

kanan surat

Catat pada kertas minit

PENAWANAN FAIL

………………….. kpd……………

Penulisan minit bagi surat

………………….. kpd……………


……………….. drp ……….bth


PENAWANAN FAIL

……………bth………….. dmp………..

keluar

……………bth………….. dmp………..

masuk

bth……….. dmp ………………….

masuk

PENAWANAN FAIL

MINIT SURAT

BOLEH DITULIS TANGAN ATAU DENGAN MENGGUNAKAN COP GETAH

PENAWANAN FAIL

SURAT

BOLEH DITULIS TANGAN ATAU DENGAN MENGGUNAKAN COP GETAH

PENAWANAN FAILPENAWANAN FAIL

PENAWANAN FAIL

Merekod surat yang diterima dan

KEPENTINGAN PENGENDALIAN KERTAS MINIT

Merekod surat yang diterima dan Mengesan kandungan surat Perhubungan (arahan) diantara

bahagian → rekod rundingan Sekiranya melebihi separuh

dikandungkan dalam fail → lampirandikandungkan dalam fail → lampiran

PENAWANAN FAIL

dan dihantar keluar

KEPENTINGAN PENGENDALIAN KERTAS MINIT

dan dihantar keluar

diantara pegawai – pegawai atau(makluman dicatatkan)

separuh muka surat → ditaip →lampiran minit bebaslampiran minit bebas

KAD PERGERAKAN FAILKAD PERGERAKAN FAIL

PERGERAKAN FAIL

Apabila fail diminta →dikeluarkan dan dicatat →

singkatan jawatan dan tarikh

01

02

singkatan jawatan dan tarikh

Dimasukkan ke dalamfail di antara kertas

minit dan lampiran →tali hijau.

Diletakkan→ ganti

PERGERAKAN FAIL

Fail dipulangkan →kad dimasukkan

03

04

05

kad dimasukkansemula.

Diletakkan di tempat fail asalganti dalam kabinet

EDARAN FAIL

DIHANTAR KEPADADIHANTAR KEPADA• Ringkasanuntuk

TARIKH DIHANTAR• Tarikhmenerima

EDARAN FAIL

DIHANTAR KEPADADIHANTAR KEPADARingkasan jawatan pegawai yang akan menerima fail

untuk tindakan.

TARIKH DIHANTARTarikh fail diedarkan kepada pegawai yang akan

menerima fail untuk tindakan

PENUTUPAN FAIL

MANA YANG TERDAHULU

PENUTUPAN FAIL

4 cm

100 lampiran

PENUTUPAN FAIL

1 21 2

443

PENUTUPAN FAIL

HILANG → DITEMUI KEMBALI

1

DOKUMEN TAMAT → TIADA TINDAKAN LANJUT

5 TAHUN TIDAK DIRUJUK

2

3

PERUBAHAN PENTADBIRAN4

PENUTUPAN FAIL

KRITERIA• Ketebalanatau 4 cm

PENUTUPAN FAIL

KRITERIAKetebalan mencapai 100 lampiran

4 cm mana yang terdahulu

PENUTUPAN FAIL

KRITERIA• Penstrukturan

PENUTUPAN FAIL

KRITERIAPenstrukturan semula organisasi

PENUTUPAN FAIL

KRITERIA• Perubahan

PENUTUPAN FAIL

KRITERIAPerubahan skema klasifikasi

PELUPUSAN FAIL

JabatanBahagian Pengurusan

AKTIF SEPARA AKTIF

Jabatan

PELUPUSAN FAIL

Pengurusan Rekod dan Arkib →→→ Proses Pelupusan

TIDAK AKTIFSEPARA AKTIF

Pelupusan

PEMINDAHAN FAILPEMINDAHAN FAIL

KRITERIA• Ditutup• Ditutup

• Tidak dirujuk• Tamat tindakan

PINDAH UNTUK SIMPANAN

PELUPUSAN FAILPELUPUSAN FAIL

KRITERIA• Musnah @ rosak• Musnah @ rosak

(bencana)• Tiada nilai

LUPUS

RUJUKAN FAIL

RUJUK

FIZIKALFIZIKAL

RUJUKAN FAIL

RUJUK

DIGITALDIGITAL

CARA MENUKAR KULIT FAILCARA MENUKAR KULIT FAIL

1 KELUARKAN SEMUA ISI KANDUNGAN DI

GUNTING KULIT FAIL LAMA2

ISI KANDUNGAN DI DALAM FAIL LAMA


3 TULIS NOMBOR LAMPIRAN TERAKHIR PADA KULIT TERAKHIR PADA KULIT FAIL. SEBAGAI CONTOH JIKA LAMPIRAN TERAKHIR BERNOMBOR 4, MAKA KULIT FAIL LAMA BERNOMBOR 5. MASUKKAN BORANG MASUKKAN BORANG PENDAFTARAN FAIL YANG LAMA KE DALAM FAIL YANG BAHARU.


4MASUKKAN KULIT FAIL LAMA BERSEKALI DENGAN LAMPIRAN KE DALAM FAIL LAMPIRAN KE DALAM FAIL BAHARU

5 MASUKKAN KERTAS MINIT SERTA KAD PERGERAKAN FAIL (AMBIL DARI FAIL LAMA)LAMA)


6TULIS KULIT FAIL BAHARU BERDASARKAN KLASIFIKASI FAIL (BAHARU) KLASIFIKASI FAIL (BAHARU) SERTA PENGGUNAAN TANDA PEMISAH SERTA KODING PTJ/FAKULTI.

7LAMPIRAN SETERUSNYA DI DALAM FAIL BAHARU

7DALAM FAIL BAHARU AKAN MENGGUNAKAN NOMBOR 6.

SEMAKAN AUDIT PENGURUSAN REKOD DI PTJ/FAKULTI

23 PTJ TELAH DIAUDIT

PERATUSAN MARKAHPERATUSAN MARKAH

PERATUS GRED TAHAP PENCAPAIAN

85 – 100 A SANGAT BAIK

75 – 84 B

60 – 74 C MEMUASKAN

50 – 60 D KURANG50 – 60 D KURANG

< 50 E SANGAT TIDAK MEMUASKAN


TELAH DIAUDIT

PERATUSAN MARKAHPERATUSAN MARKAH

TAHAP PENCAPAIAN JUMLAH PTJ

SANGAT BAIK 2 PTJ

BAIK 6 PTJ

MEMUASKAN 10 PTJ

KURANG MEMUASKAN 2 PTJKURANG MEMUASKAN 2 PTJ

SANGAT TIDAK MEMUASKAN 3 PTJ

JUMLAH 23 PTJ


BIL PTJ/FAKULTI JUMLAH MARKAH

1. PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN

96.7%

DAN PENGURUSAN ILMU

2. FAKULTIKEUSAHAWANAN DAN PERNIAGAAN

87.8%

3. FAKULTI HOSPITALITI, PELANCONGAN DAN

84.4%

KESEJAHTERAAN

4. FAKULTI SENIBINA DAN EKISTIK

82%

5. FAKULTI SAINS BUMI

78.8%

6. PEJABAT BENDAHARI

78.7%

7. PEJABAT 78%


BIL

PTJ/FAKULTI JUMLAH MARKAH

9. FAKULTI BIOKEJURUTERAAN DAN TEKNOLOGI

72.7%

10.

3PI 72.7%

11.

FAKULTI PERUBATAN VETERINAR

72.7%

VETERINAR

12.

PUSAT PENGURUSAN JAMINAN KUALITI

71.9%

13.

PEJABAT PENDAFTAR

69.6%

14.

PUSAT KOMPUTERAN

66.7%


BIL PTJ/FAKULTI

16. FAKULTI TEKNOLOGI KREATIF DAN WARISAN

17. PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (A&A)

18. FAKULTI INDUSTRI ASAS TANI

19. PUSAT PENGURUSAN PERSEKITARAN, KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJA

20. ISME

21. PUSAT PENGAJIAN SISWAZAH21. PUSAT PENGAJIAN SISWAZAH

22. PUSAT SUKAN DAN KEBUDAYAAN

23. AGRO TECHNO PARK


JUMLAH MARKAH

TEKNOLOGI KREATIF DAN WARISAN 66.6%

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (A&A) 64%

60.6%

KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJA56.3%

54.5%

48.4%48.4%

42.4%

30.8%

KRITERIA SEMAKAN AUDIT PENGURUSAN REKOD

BUKU DAFTAR FAIL/MASTER LISTING FILE (DALAM BUKU ATAU EXCELL)

PENGGUNAAN KULIT FAIL YANG BETUL PENGGUNAAN KULIT FAIL YANG BETUL PENULISAN TAJUK DAN NOMBOR FAIL PENGGUNAAN KERTAS MINIT SERTA CATATAN MINIT PENULISAN LAMPIRAN PENGGUNAAN KLASIFIKASI FAIL PENGGUNAAN KAD PERGERAKAN FAIL PENUTUPAN FAIL MENGIKUT KRITERIA YANG DITETAPKAN PENUTUPAN FAIL MENGIKUT KRITERIA YANG DITETAPKAN PENYUSUNAN DAN PENYIMPANAN FAIL TINDAKAN KE ATAS FAIL AKTIF DAN TAMAT TINDAKAN PENGGUNAAN SISTEM PENGURUSAN REKOD

KRITERIA SEMAKAN AUDIT PENGURUSAN REKOD

BUKU DAFTAR FAIL/MASTER LISTING FILE (DALAM BUKU ATAU

PENGGUNAAN KULIT FAIL YANG BETULPENGGUNAAN KULIT FAIL YANG BETULPENULISAN TAJUK DAN NOMBOR FAILPENGGUNAAN KERTAS MINIT SERTA CATATAN MINIT

PENGGUNAAN KLASIFIKASI FAIL BAHARUPENGGUNAAN KAD PERGERAKAN FAILPENUTUPAN FAIL MENGIKUT KRITERIA YANG DITETAPKANPENUTUPAN FAIL MENGIKUT KRITERIA YANG DITETAPKANPENYUSUNAN DAN PENYIMPANAN FAIL TINDAKAN KE ATAS FAIL AKTIF DAN TAMAT TINDAKANPENGGUNAAN SISTEM PENGURUSAN REKOD

taklimat pengurusan rekod

Documents