slide taklimat pelupusan rekod edited

49
TAKLIMAT PELUPUSAN REKOD AWAM Seksyen Pelupusan Rekod Arkib Negara Malaysia 1 Disampaikan oleh ; Arinawati bt. Mohd Yassin Pegawai Teknologi Pendidikan Unit Perkhidmatan Sumber Pendidikan Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur

Upload: upspbtpnkl

Post on 09-Jan-2017

12.328 views

Category:

Education


9 download

TRANSCRIPT

Page 1: Slide taklimat pelupusan rekod edited

1

TAKLIMAT PELUPUSAN REKOD

AWAMSeksyen Pelupusan Rekod

Arkib Negara MalaysiaDisampaikan oleh ;Arinawati bt. Mohd YassinPegawai Teknologi Pendidikan Unit Perkhidmatan Sumber PendidikanBahagian Teknologi Pendidikan NegeriWilayah Persekutuan Kuala Lumpur

Page 2: Slide taklimat pelupusan rekod edited

2

1. PENDAHULUAN Rekod awam yang telah tamat tindakan atau

tidak lagi diperlukan untuk rujukan hendaklah ditutup. Permohonan pelupusan hendaklah dibuat kepada Arkib Negara Malaysia (ANM)

Pelupusan rekod yang sistematik bagi mengatasi masalah pengurusan, penyimpanan dan penjagaan timbunan rekod yang tidak aktif.

Dapat memastikan rekod-rekod yang bernilai kekal atau yang ditetapkan dalam Jadual Pelupusan Rekod (JPR) dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia untuk dipelihara.

Page 3: Slide taklimat pelupusan rekod edited

3

2. OBJEKTIF TAKLIMAT Taklimat ini adalah untuk menjelaskan tatacara :

Permohonan pemusnahan rekod awam merujuk kepada Jadual Pelupusan Rekod

Permohonan pelupusan rekod awam tidak merujuk kepada Jadual Pelupusan Rekod

Permohonan pemindahan rekod awam ke Arkib Negara Malaysia

Pengesahan pemusnahan rekod awam

Page 4: Slide taklimat pelupusan rekod edited

4

3. SKOP TAKLIMAT peruntukan seksyen 25 - 29 Akta Arkib

Negara 2003 [Akta 629] semua jenis dan format rekod termasuk rekod

elektronik

Page 5: Slide taklimat pelupusan rekod edited

5

4. DEFINISI/ TAFSIRAN Rekod

“Bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah kertas, dokumen, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar foto, mikrofilem, filem sinematograf, rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan secara elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal atau apa-apa salinannya” - seksyen 2 (Tafsiran), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]

Page 6: Slide taklimat pelupusan rekod edited

6

Sambungan…

Rekod Tidak Aktif Rekod yang tidak lagi dikehendaki

untuk pentadbiran harian di Jabatan/ Agensi Kerajaan.

Ukuran bagi rekod yang tidak aktif

ialah rekod yang telah tamat tindakan atau tidak dirujuk dalam masa lima tahun.

Page 7: Slide taklimat pelupusan rekod edited

7

Sambungan…

Penutupan Fail Fail yang mengandungi 100 kandungan atau ketebalannya 4cm hendaklah ditutup dan fail baru dibuka.

Page 8: Slide taklimat pelupusan rekod edited

8

Sambungan…

Jadual Pelupusan RekodJadual yang mengenal pasti rekod yang mempunyai nilai arkib untuk dipelihara dan membenarkan pemusnahan rekod yang tinggal selepas luput tempoh pengekalan yang ditentukan – seksyen 27(3), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]

PemusnahanPerbuatan memusnahkan atau menghapuskan apa-apa jenis rekod mengikut prosedur yang ditetapkan - seksyen 2 (Tafsiran), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]

Page 9: Slide taklimat pelupusan rekod edited

9

Sambungan…

PemindahanPerbuatan memindahkan rekod awam kepada jagaan dan kawalan Arkib Negara - seksyen 28, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]

Page 10: Slide taklimat pelupusan rekod edited

10

5. LARANGAN PEMUSNAHAN REKOD AWAM

KECUALI mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Pengarah, Arkib Negara Malaysia - seksyen 25 (1) dan seksyen 25 (2), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].

Page 11: Slide taklimat pelupusan rekod edited

11

Sambungan…

SABIT kesalahan boleh denda tidak melebihi RM 5000 atau dipenjarakan tidak melebihi satu (1) tahun atau kedua-duanya mengikut peruntukan seksyen 25 (5), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]

Page 12: Slide taklimat pelupusan rekod edited

12

6. TATACARA PELUPUSAN REKOD AWAM

PENGISIAN BORANG:* Permohonan Pemusnahan Rekod Awam Merujuk Kepada Jadual Pelupusan Rekod (JPR)

* Permohonan Pelupusan Rekod Awam Yang Tidak Dinyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod (JPR)

KAEDAH MENGUKUR PANJANG REKOD

Page 13: Slide taklimat pelupusan rekod edited

13

TATACARA PELUPUSAN REKOD AWAM – PENGISIAN BORANG

Permohonan pelupusan hendaklah menggunakan format borang yang telah diwartakan

P.U. (A) 377 Peraturan-peraturan Arkib Negara (Penetapan Borang-borang Bagi Pelupusan Rekod Awam 2008) diwartakan pada 13 Oktober 2008

Page 14: Slide taklimat pelupusan rekod edited

14

Sambungan…

PERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD AWAM MERUJUK KEPADA JADUAL PELUPUSAN REKOD (JPR):

JPR Urusan Fungsian Pejabat Awam hendaklah menyediakan JPR Urusan Fungsian Pejabat Awam dikehendaki mendapatkan khidmat nasihat

daripada ANM mengenai penyediaan Jadual Pelupusan Rekod Fungsian

Format JPR adalah seperti borang Arkib 1/08 – Jadual Pelupusan Rekod.

Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am Jadual telah disediakan oleh ANM dan hendaklah dijadikan

panduan bagi aktiviti pelupusan rekod

Page 15: Slide taklimat pelupusan rekod edited

15

Sambungan…

JPR Kewangan dan Perakaunan Digunakan untuk pelupusan rekod kewangan

dan perakaunan serta rekod am kewangan dan perakaunan

Jadual ini disediakan oleh ANM bersama: Perbendaharaan Negara Jabatan Akauntan Negara Jabatan Audit Negara, dan Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia

Page 16: Slide taklimat pelupusan rekod edited

16

Sambungan…

Permohonan Pemusnahan Rekod Awam

Pejabat Awam perlu mengenal pasti: siri rekod rekod telah tamat tindakan tempoh simpanan yang dinyatakan dalam Jadual

Pelupusan Rekod

Mengasingkan rekod yang telah ditetapkan untuk dimusnahkan.

Page 17: Slide taklimat pelupusan rekod edited

17

Sambungan…

Senaraikan rekod yang dikenal pasti untuk musnah ke dalam borang berikut: Arkib 2/08 - Borang Permohonan Bagi

Pemusnahan Rekod Awam

Arkib 3/08 - Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Elektronik

Kewangan Arkib 4/08 - Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod

Kewangan dan Perakaunan

Page 18: Slide taklimat pelupusan rekod edited

18

Sambungan…

Hantar satu (1) salinan Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Awam ke ANM

Terima Surat Kebenaran Pemusnahan daripada ANM

Page 19: Slide taklimat pelupusan rekod edited

19

Page 20: Slide taklimat pelupusan rekod edited

20

Page 21: Slide taklimat pelupusan rekod edited

21

Page 22: Slide taklimat pelupusan rekod edited

22

Page 23: Slide taklimat pelupusan rekod edited

23

Page 24: Slide taklimat pelupusan rekod edited

24

[Peraturan 9(2)]

Borang 13

Kewangan-Arkib 13/08

PENENTUSAHAN PEMUSNAHAN REKOD KEWANGAN DAN PERAKAUNAN

BUTIR-BUTIR JABATAN (1) Kementerian/Jabatan/Agensi :

(2) Bahagian/Cawangan/Unit:

MAKLUMAT MENGENAI PEMUSNAHAN

(3) Kelulusan bagi Pemusnahan

Arkib Negara, No. Rujukan : Tarikh: Audit Negara, No. Rujukan : Tarikh: Akauntan Negara No. Rujukan: Tarikh:

(4) Meter Panjang Rekod Yang Dimusnahkan: (5) Kaedah Pemusnahan (tandakan) : (6) No Resit (Jika Dijual) :………... dibakar dirincih dikitar semula dipadamkan dijual (7) Tarikh Pemusnahan :

(8) Tempat Pemusnahan:

PEGAWAI YANG MELAKSANAKAN PEMUSNAHAN

(9) Nama Pegawai: Tandatangan : Jawatan:

(10) Nama Saksi: Tandatangan : Jawatan :

PENENTUSAHAN

(11) Saya mengesahkan bahawa rekod di atas telah dimusnahkan dengan sewajarnya mengikut Seksyen 25 dan

26, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629] dan Arahan Perbendaharaan 150

Nama Pegawai: Tandatangan dan Meterai/Cap Jabatan:

Jawatan: Tarikh:

Page 25: Slide taklimat pelupusan rekod edited

25

Sambungan…

Musnahkan rekod dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh surat Kebenaran Pemusnahan(Perlanjutan tempoh pemusnahan perlu dikemukakan sekiranya pemusnahan tidak dapat dijalankan dalam tempoh ditetapkan)

Pemusnahan rekod hendaklah dilakukan mengikut Surat Pekeliling Kewangan 3 November 1993

Page 26: Slide taklimat pelupusan rekod edited

26

Sambungan…

Pengesahan pemusnahan rekod perlu dimaklumkan kepada Arkib Negara dalam tempoh satu (1) bulan daripada tarikh pemusnahan dijalankan menggunakan borang berikut:

Arkib 12/08 - Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam

Kewangan Arkib 13/08 - Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Kewangan dan Perakaunan

Page 27: Slide taklimat pelupusan rekod edited

27

Sambungan…

PERMOHONAN PELUPUSAN REKOD AWAM YANG TIDAK DINYATAKAN DALAM JADUAL PELUPUSAN REKOD

Asingkan rekod yang telah tamat tindakan dan tiada tindakan lanjut

Susun rekod yang tidak aktif mengikut nombor seturut atau susunan tahun berdasarkan klasifikasi fail jabatan

Page 28: Slide taklimat pelupusan rekod edited

28

Sambungan…

Senaraikan rekod yang telah diasingkan menggunakan borang berikut:

Arkib 5/08 Borang Permohonan Bagi Pelupusan Fail

Arkib 6/08 Borang Permohonan Bagi Pelupusan Rekod Kartografi

Arkib 7/08 Borang Permohonan Bagi Pelupusan Rekod Seni Bina

Arkib 8/08 Borang Permohonan Bagi Pelupusan Rekod Pandang Dengar

Arkib 9/08 Borang Permohonan Bagi Pelupusan RekodTerbitan dan Bahan Bercetak

Arkib 10/08 Borang Permohonan Bagi Pelupusan Rekod Elektronik

Page 29: Slide taklimat pelupusan rekod edited

29

Sambungan…

Pegawai Rekod Jabatan hendaklah membuat penilaian pertama ke atas setiap unit rekod bagi menentukan:

nilai/kepentingan rekod kepada Pejabat Awam menentukan sama rekod dicadang simpan atau musnah

di ruang cadangan pelupusan

Hantar 2 salinan borang tersebut ke ANM bagi tujuan penilaian pelupusan (penilaian kedua oleh ANM)

Page 30: Slide taklimat pelupusan rekod edited

30

Sambungan…

Terima Surat Kebenaran Pelupusan daripada Ketua Pengarah ANM.

Pejabat Awam hendaklah mengasingkan rekod yang telah diberi kebenaran pelupusan oleh ANM

Rekod yang diputuskan simpan hendaklah disenaraikan semula dalam borang Arkib 11/08 – Borang Permohonan Bagi Pemindahan Rekod Awam

Page 31: Slide taklimat pelupusan rekod edited

31

TATACARA PELUPUSAN REKOD AWAM – KAEDAH MENGUKUR PANJANG REKOD

Page 32: Slide taklimat pelupusan rekod edited

32

7. PEMUSNAHAN REKOD AWAM KAEDAH PEMUSNAHAN REKOD AWAM

Berdasarkan Surat Kementerian Kewangan rujukan KB557/97/54 Jld. 4 (47) bertarikh 3 November 1993.

Pelupusan bahan bercetak/ kertas terpakai daripada Pejabat Awam menggunakan kaedah bersesuaian seperti:

dirincih dikitar semula dipadamkan ditanam dibakar

Page 33: Slide taklimat pelupusan rekod edited

33

Sambungan…

Pemusnahan rekod elektronik hendaklah mengikut peraturan, arahan, panduan dan khidmat nasihat oleh ANM.

Pemusnahan rekod terperingkat hendaklah mematuhi para 71 – 74, Arahan Keselamatan.

Page 34: Slide taklimat pelupusan rekod edited

34

Sambungan…

Musnahkan rekod dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh surat Kebenaran Pemusnahan(Perlanjutan tempoh pemusnahan perlu dikemukakan sekiranya pemusnahan tidak dapat dijalankan dalam tempoh ditetapkan)

Pemusnahan rekod hendaklah dilakukan mengikut Surat Pekeliling Kewangan 3 November 1993

Page 35: Slide taklimat pelupusan rekod edited

35

Sambungan…

Pengesahan pemusnahan rekod perlu dimaklumkan kepada Arkib Negara dalam tempoh satu (1) bulan daripada tarikh pemusnahan dijalankan menggunakan borang berikut:

Arkib 12/08 Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam

Page 36: Slide taklimat pelupusan rekod edited

36

[Peraturan 9(2)]

Borang 12 Arkib 12/08

PENENTUSAHAN PEMUSNAHAN REKOD AWAM

BUTIR-BUTIR JABATAN (1) Kementerian/Jabatan/Agensi:

(2) Bahagian/Cawangan/Unit:

MAKLUMAT MENGENAI REKOD (3) Surat Kebenaran Pemusnahan: 3.1 No. Rujukan: 3.2 Tarikh: (4) Perihal Rekod: (5) Meter Panjang Rekod Yang Dimusnahkan: (6) Peringkat Keselamatan: (7) Kaedah Pemusnahan : (6) No Resit (Jika Dijual):………... dibakar dirincih dikitar semula dipadamkan dijual (8) Tarikh Pemusnahan:

(9) Tempat Pemusnahan:

PEGAWAI YANG MELAKSANAKAN PEMUSNAHAN (10) Nama Pegawai: Tandatangan: Jawatan:

(11) Nama Saksi: Tandatangan: Jawatan:

PENENTUSAHAN (12) Saya mengesahkan bahawa rekod di atas telah dimusnahkan dengan sewajarnya mengikut Seksyen 25

dan 26, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]:

Nama Pegawai: Tandatangan dan Meterai/Cap Jabatan:

Jawatan: Tarikh:

Page 37: Slide taklimat pelupusan rekod edited

37

8.PEMINDAHAN REKOD AWAM Tatacara ini meliputi :

Pemindahan Rekod Awam Yang Dinyatakan Dalam Jadual

Pemindahan Rekod Awam Yang Tidak Dinyatakan Dalam Jadual

Page 38: Slide taklimat pelupusan rekod edited

38

Sambungan…

Pejabat Awam perlu mengenal pasti: rekod tidak aktif rekod telah tamat tindakan tempoh simpanan yang dinyatakan dalam

Jadual Pelupusan Rekod Rekod yang dipersetujui pindah, hasil penilaian

ANM

Mengasingkan dan menyusun rekod yang telah ditetapkan untuk dipindahkan.

Page 39: Slide taklimat pelupusan rekod edited

39

Sambungan…

Isi borang Arkib 11/08 – Borang Permohonan bagi Pemindahan Rekod.

Kemukakan dua (2) salinan Borang Permohonan Bagi Pemindahan Rekod ke ANM.

Page 40: Slide taklimat pelupusan rekod edited

40

Sambungan…

Terima Surat Kebenaran Pemindahan Rekod Awam daripada Ketua Pengarah ANM

Setelah menerima Surat Kebenaran Pemindahan daripada Ketua Pengarah ANM rekod berkenaan hendaklah dipindahkan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh surat berkenaan atau tempoh lain yang ditetapkan oleh Ketua Pengarah ANM.

Page 41: Slide taklimat pelupusan rekod edited

41

Sambungan…

Hubungi ANM untuk membuat temujanji pemindahan rekod dan laksanakan pemindahan rekod

Pindahkan rekod dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh surat Kebenaran Pemindahan(Perlanjutan tempoh pemindahan perlu dikemukakan sekiranya pemindahan tidak dapat dijalankan dalam tempoh ditetapkan)

Page 42: Slide taklimat pelupusan rekod edited

42

9. PEMINDAHAN REKOD AWAM YANG BERNILAI SEJARAH/ KEBANGSAAN

Rekod yang ditetapkan oleh Lembaga Penasihat Arkib Negara adalah bertaraf arkib dan hendaklah dipindahkan ke Arkib Negara tanpa perlu dibuat penilaian. Rekod berkenaan adalah seperti berikut:

bertarikh pada dan sebelum 31 Disember 1948 bagi rekod-rekod Jabatan/ Agensi Kerajaan di Semenanjung Malaysia.

bertarikh pada dan sebelum 30 September 1963 bagi rekod-rekod Jabatan/ Agensi Kerajaan Persekutuan di Sabah dan Sarawak.

Page 43: Slide taklimat pelupusan rekod edited

43

10. PEMINDAHAN REKOD TERPERINGKAT BAGI TUJUAN

PEMELIHARAAN

Rekod terperingkat sebelum kuatkuasa Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629] pada 10 Oktober 2003 yang diputuskan pindah ke Arkib Negara hendaklah dipindahkan dengan segera tanpa perlu diturun taraf untuk tujuan pemeliharaan.

Page 44: Slide taklimat pelupusan rekod edited

44

11. PENANGGUHAN PEMUSNAHAN / PEMINDAHAN REKOD AWAM

PENANGGUHAN PEMUSNAHAN/PEMINDAHAN

Rekod awam boleh diberikan penangguhan pemusnahan/ pemindahan sekiranya rekod tersebut amat diperlukan dan pemusnahan/ pemindahan segera rekod awam itu akan menjejaskan pentadbiran mana-mana Pejabat Awam atau bertentangan dengan kepentingan awam.

Pejabat Awam hendaklah mengemukakan Surat

Pemberitahuan Penangguhan selaras dengan seksyen 28 (3), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].

Page 45: Slide taklimat pelupusan rekod edited

45

12. PELUPUSAN REKOD AWAM YANG ROSAK

Rekod awam yang telah rosak akibat bencana alam, kebakaran, dimakan anai-anai dan sebagainya hendaklah dilaporkan kepada ANM kerana kaedah pelupusannya adalah berbeza. Maklumat kerosakan hendaklah dibuktikan dengan mengemukakan laporan bertulis dan bergambar.

Bagi kes-kes kerosakan rekod awam yang dipercayai akibat perbuatan khianat, sabotaj dan sebagainya yang melibatkan aduan polis hendaklah disertakan satu salinan laporan polis.

Page 46: Slide taklimat pelupusan rekod edited

46

13. PELUPUSAN BAGI REKOD PEJABAT AWAM YANG TIDAK BERFUNGSI LAGI

(DEFUNCT) Rekod yang telah ditamatkan akibat

sesuatu pejabat awam tidak berfungsi lagi dan tidak ada pengganti bagi tugas dan fungsi pejabat awam itu, pelupusannya hendaklah dibuat mengikut tatacara pelupusan rekod awam

Page 47: Slide taklimat pelupusan rekod edited

47

14. SALINAN BORANG, PANDUAN DAN JADUAL PELUPUSAN REKOD

Borang Permohonan Pelupusan, Panduan Pelupusan Rekod Awam, JPR Urusan Am dan JPR Kewangan & Perkaunan boleh dimuat turun dari portal Arkib Negara Malaysia iaitu di:

http://www.arkib.gov.my

Page 48: Slide taklimat pelupusan rekod edited

48

RUMUSANPelupusan mestilah mengikut

tatacara yang betul dan tindakan akan diambil jika menyalahi tatacara yang

telah ditetapkan.

Page 49: Slide taklimat pelupusan rekod edited

49

TERIMA KASIH