1. konsep pengurusan rekod (new)

Konsep Pengurusan Rekod

KONSEP PENGURUSAN REKOD

ABDUL JABAR BIN MOHAMAD RIDI ABDUL JABAR BIN MOHAMAD RIDI PENGARAH PENGARAH

ARKIB NEGARA MALAYSIA ARKIB NEGARA MALAYSIA CAWANGAN SARAWAKCAWANGAN SARAWAK

OlehOleh

PENGURUSAN REKOD KERAJAAN


MAKLUMAT

DEFINISI;

* Sebarang FAKTA/ KETERANGAN/ KENYATAAN/DATA.

Yang TELAH DIPROSES/DIUBAH ke

dalam bentuk yang BERMAKNA dan

BERGUNA UNTUK MANUSIA.

* PENGETAHUAN

DISALURKAN MELALUI CARA;

i. Isyarat

ii. Lisan

iii. Bertulis/Bercetak

iv. Rakaman

v. Aktiviti: * Pandang * Dengar * Rasa


DEFINISI;

* Media di mana sesuatu maklumat dicatatkan

MELALUI PELBAGAI CARA;

* Kertas

* Foto/Filem/Mikrofilem

* Pita/Rakaman

* dll

DOKUMEN


DEFINISI;

* Berasal dari perkataan Greek dan Latin. “Re” , “ Core” dan “ Dary” yang bermaksud pusat ingatan

* Sebagai perkataan perbuatan “Rekod” bererti tulis, catat, rakam

dan daftar

* Sebagai kata nama “Rekod” bermaksud suatu bahan tulisan, catatan, rakaman dan daftaran

REKOD


…..Rekod

DEFINISI SECARA UMUM;

* Sebarang catatan yang mengandungi

maklumat

Atau

* Sekumpulan Dokumen yang

i. Ada kaitan antara satu sama lain

ii. Diwujudkan dalam sesuatu urusan

iii. Wujud dalam apa jua bentuk


DEFINISI MENGIKUT AKTA

ARKIB NEGARA 2003

[AKTA 629];

Bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat termasuklah kertas, dokumen, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar foto, mikrofilem, filem sinematograf, rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan secara elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal dan apa-apa salinannya

…..Rekod


Rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam bagi perjalanan hal ehwalnya atau oleh mana-mana perkhidmat awam atau pekerja pejabat awam dalam perjalanan tugas rasminya dan termasuk rekod mana-mana perusahaan Kerajaan dan juga termasuk segala rekod yang, pada permulaan kuat kuasa Akta ini, adalah dalam jagaan atau di bawah kawalan Arkib Negara Malaysia yang ditubuhkan di bawah Akta Arkib Negara 1966

REKOD AWAM


DEFINISI ARKIB MENGIKUT

AKTA ARKIB NEGARA 2003

[AKTA 629];

* Rekod yang dipelihara bagi nilai

kebangsaan atau sejarahnya yang

kekal dan lama bertahan atau

kedua-duanya.

* Sebuah institusi tempat menyimpan

rekod-rekod.

ARKIB


DEFINISI MENGIKUT

AKTA ARKIB NEGARA 2003 [AKTA 629];

(a) Rekod Awam i) Yang ditetapkan oleh Ketua Pengarah sebagai mempunyai nilai kebangsaan atau sejarah yang kekal dan lama bertahan atau kedua-duanya ii) Yang telah dipindah ke Arkib Negara atau mana-mana tempat yang diarahkan

(b) Mana-mana rekod persendirian atau bahan lain yang ditetapkan oleh Ketua Pengarah sebagai mempunyai nilai kebangsaan atau sejarah yang kekal dan lama bertahan atau kedua-duanya diperolehi bagi Arkib Negara oleh Ketua Pengarah

ARKIB AWAM


TAKRIFAN;

Kemahuan/kebolehan melakukan sesuatu kerja menggunakan sumber-sumber yang terhad bagi mendapatkan hasil optima.

PENGURUSAN


PENGURUSAN REKOD

TAKRIFAN;

* Suatu proses pengawalan secara saintifik dan sistematik maklumat/rekod/dokumen dalam operasi dan aktiviti-aktiviti sesuatu jabatan/

organisasi.

* Meliputi proses;

i. PEWUJUDAN REKOD

ii. PENGGUNAAN DAN

PEMELIHARAAN REKOD

iii. PEMISAHAN REKOD


….Pengurusan Rekod

MATLAMAT;

* Meningkatkan kecekapan

* Menjimatkan kos perbelanjaan

* Sosial


* Berkembang

* Hidup Dalam tiga Peringkat

* Mengandungi Maklumat

* Mempunyai Nilai

* Dua Kategori Utama;

* HOUSEKEEPING

* FUNCTIONAL (Operasional)

CIRI-CIRI REKOD


* Meliputi rekod-rekod mengenai

aktiviti PENTADBIRAN;

* PENTADBIRAN AM

* HARTA DAN BANGUNAN

* ALAT KELENGKAPAN

* KEWANGAN

* PERSONEL

KUMPULAN REKOD

HOUSEKEEPING


* Meliputi rekod-rekod mengenai FUNGSI ASASNYA;

* TANAH DI PEJABAT TANAH/ DAERAH

* SURAT BERANAK DI JPN

* PASPORT DI JABATAN IMIGRESEN

* NIKAH/CERAI DI JABATAN AGAMA ISLAM

* CUKAI PENDAPATAN DI LHDN

KUMPULAN REKOD FUNCTIONAL(Operasional)


PERINGKAT KITARAN HAYAT

REKOD

PEWUJUDAN

PENGGUNAAN DAN

PEMELIHARAAN

PEMISAHAN/PERLUPUSAN


PEWUJUDAN

REKOD PENGGUNAAN

DANPEMELIHARAAN

REKOD

PEMISAHANREKOD



SURATMENYURAT

BORANG

LAPORAN

ARAHAN

PENYALINAN

KOMPUTER

OPERASIFAIL

PENGKELAS-AN

PENGESANANMAKLUMAT

TENAGAKERJA

PERALATAN

SENARAI PEMINDAHAN

INVENTORIREKOD

JADUAL PELUPUSAN

PEMINDAHANREKOD

PEMUSNAHANREKOD

PENILAIANREKOD

LAWATAN


* Pengkajian dan penentuan jenis-

jenis rekod yang perlu diwujudkan

oleh sesebuah agensi

* Mengawal pertumbuhan rekod dan

memastikan ianya disalurkan

dengan betu l supaya keutuhan

rekod itu terpelihara dan kaitan

antara satu kumpulan rekod dengan

yang lain tidak terhalang

PEWUJUDAN REKOD


PERINGKAT PEWUJUDAN REKOD MELIBATKAN

PERKARA DAN AKTIVITI;

* Pengurusan Surat Menyurat;

* Penulisan Surat Rasmi

* Penerimaan Surat Luar

* Daftar Surat Masuk

* Daftar Surat Keluar

* Semakan Ketua Jabatan

* Fail-memail

* Pengurusan;

* Borang

* Laporan

* Arahan

* Terbitan

* Penyalinan

…..Pewujudan Rekod


* Pembentukan dan pengawalan

sistem penggunaan rekod dan

maklumat di sesebuah agensi

* Menjamin supaya rekod yang

bertaraf aktif dan separa aktif

dapat diselenggarakan, dipelihara

dan digunakan dengan cekap

serta sempurna oleh semua pihak

yang memerlukannya

PEMELIHARAAN DAN PENGGUNAAN

REKOD


…..Pemeliharaan dan Penggunaan Rekod

PERINGKAT PEMELIHARAAN DAN PENGGUNAAN REKOD

MELIBATKAN PERKARA DAN AKTIVITI;

* Pengkelasan fail* Kod Fail/No. Rujukan Fail* Daftar/Senarai Fail* Kad Indeks* Bilik Registri* Prosedur Registri* Penyimpanan dan Penjagaan fail* Pergerakan Fail

(MENGKELAS/MENGINDEKS/MENGEDAR/MENYIMPAN DANMENGESAN)


* Mengkaji dan mengenalpasti rekod-

rekod untuk simpanan sementara,

kekal atau pemusnahan

* Memastikan sesebuah organisasi

tidak dibebankan dengan jumlah

rekod atau medium maklumat yang

terlalu banyak sehingga boleh

menyebabkan proses pentadbiran

dan pengurusan harian tergendala

PEMISAHAN REKOD


…..Pemisahan Rekod

PERINGKAT PEMISAHAN REKOD MELIBATKAN PERKARA DAN

AKTIVITI;

* Khidmat Nasihat * Penutupan Fail * Pengasingan Rekod Tidak Aktif * Penyusunan Fail * Bilik Rekod Jabatan;

* Keselamatan Rekod * Kelengkapan Bilik Rekod* Penilaian Rekod; * Senarai Pemindahan Rekod (SPR) * Inventori Rekod * Jadual Perlupusan Rekod (JPR)* Pemindahan ke ANM* Pemusnahan Rekod


* Memerlukan ruang dan

menggunakan wang

* Menghalang kecekapan

* Menjemukan/kotor

* Berbagai Jenis

* Jumlah yang besar

* Diperlukan

MASALAH REKOD


* Perubahan Teknologi

* Piawaian/Standard : Pelbagai Format

* Migrasi : Kos Tinggi

* Autentisiti & Ketahanan Keselamatan : Fizikal dan Moral

* Kehilangan Data

REKOD ELEKTRONIK : CABARAN

PEMELIHARAAN REKOD DIGITAL


* Pengurusan Surat Menyurat dan

Fail

* Pengurusan Borang-borang

* Pengurusan Arahan

* Pengurusan Laporan

* Pengurusan Pos

* Pengurusan Pejabat

* Penyimpanan Rekod

* Pemeliharaan Rekod

* Pengurusan Rekod Penting

* Reprografi

PROGRAM PENGURUSAN

REKOD BERSEPADU


FAEDAH PENGURUSAN REKOD YANG CEKAP DAN

BERKESAN

Dapat melaksanakan tugas dengan teratur, efisyen dan berkesan – meningkatkan sistem penyampaian

Dapat menawarkan perkhidmatan secara konsisten dan adil

Berupaya membuat dasar dan keputusan yang tepat serta berkualiti

Pengurusan ilmu pengetahuan (Knowledge Management) dan Organisasi Pembelajaran (Learning Organisation)

Mengekalkan kecemerlangan berterusan (sustainable growth)


Memenuhi kehendak perundangan dan peraturan

- Menzahirkan ketelusan, keutuhan dan akauntabiliti jabatan

Memberi perlindungan ‘risiko’ pengurusan

- Pemangkin kepada ‘Good Governance’

Memenuhi tanggungjawab sosial kepada jabatan, kerajaan dan Negara

- Mengukuhkan kepercayaan masyarakat kepada Perkhidmatan Awam dan Kerajaan

Memelihara memori dan imej Jabatan

Menjimatkan kos (ruang, peralatan dan masa)


TANGGUNGJAWAB ANDA

MEWUJUD DAN MENJAGA REKOD-REKOD

REKOD DISIMPAN SECARA SISTMATIK DAN DIPELIHARA DENGAN BAIK

MENGASINGKAN REKOD YANG TIDAK DIPERLUKAN

DAPATKAN KHIDMAT NASIHAT DARI ANM – UNTUK PENGURUSAN/PEMISAHAN


SEKIAN TERIMA KASIH

1. konsep pengurusan rekod (new)

Documents