taklimat pelupusan rekod bahagian pengurusan …
TRANSCRIPT
TAKLIMAT PELUPUSAN REKOD
ENTREPRENEURSHIP IS OUR THRUST
OfficialUMK OfficialUMKwww.umk.edu.my OfficialUMK
BAHAGIAN PENGURUSAN REKOD DAN ARKIB
PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN
ILMU
22
PENDAHULUAN
❑ REKOD AWAM YANG TELAH TAMAT TINDAKAN ATAU TIDAK LAGI DIPERLUKAN UNTUK
RUJUKAN HENDAKLAH DITUTUP. PERMOHONAN PELUPUSAN HENDAKLAH DIBUAT
KEPADA BAHAGIAN PENGURUSAN REKOD DAN ARKIB SEBELUM DIHANTAR KEPADA
PIHAK ARKIB NEGARA MALAYSIA.
❑ PELUPUSAN REKOD MERUPAKAN KAEDAH BAGI MENGATASI MASALAH PENGURUSAN,
PENYIMPANAN DAN PENJAGAAN TIMBUNAN REKOD YANG TIDAK AKTIF.
❑ PROSES PELUPUSAN REKOD DAPAT MEMASTIKAN REKOD-REKOD YANG BERNILAI
KEKAL ATAU YANG DITETAPKAN DALAM JADUAL PELUPUSAN REKOD (JPR)
DIPINDAHKAN KE ARKIB NEGARA MALAYSIA UNTUK DIPELIHARA.
33
DEFINISI / TAFSIRAN
❑ REKOD AKTIF/SEMASAREKOD YANG KERAP DIRUJUK BAGI TUJUAN DIAMBIL TINDAKAN DI JABATAN / AGENSI KERAJAAN
❑ REKOD SEPARA AKTIF/SEPARA SEMASAREKOD YANG KURANG DIRUJUK DALAM URUSAN SEMASA DI JABATAN / AGENSI KERAJAAN
❑ REKOD TIDAK AKTIF/TIDAK SEMASAREKOD YANG TIADA TINDAKAN LANJUT DIKEHENDAKI DIAMBIL KEATASNYA DAN TIDAK
DIPERLUKAN UNTUK PENTADBIRAN HARIAN DI JABATAN / AGENSI KERAJAAN
❑ PENUTUPAN FAILFAIL YANG MENGANDUNGI 100 KANDUNGAN ATAU KETEBALANNYA 4CM HENDAKLAH DITUTUP
DAN FAIL BAHARU DIBUKA. FAIL JUGA DITUTUP SETELAH SELESAI SEGALA TINDAKAN DAN TIDAK
DITUJUK
44
DEFINISI / TAFSIRAN
❑ PEMINDAHANPERBUATAN MEMINDAHKAN REKOD AWAM KEPADA JAGAAN DAN KAWALAN ARKIB NEGARA –
SEKSYEN 28, AKTA ARKIB NEGARA 2003 [AKTA 629]
❑ PELUPUSANCARA MENGURUSKAN PENGASINGAN REKOD DENGAN TUJUAN PEMUSNAHAN, PEMINDAHAN
ATAU SELAINNYA (PENANGGUHAN PEMINDAHAN – SEKSYEN 2 (TAFSIRAN), AKTA ARKIB NEGARA
2003 [AKTA 629]
❑ JADUAL PELUPUSAN REKODJADUAL YANG MENGENAL PASTI REKOD YANG MEMPUNYAI NILAI ARKIB UNTUK DIPELIHARA DAN
MEMBENARKAN PEMUSNAHAN REKOD YANG TINGGAL SELEPAS LUPUT TEMPOH PENGEKALAN
YANG DITENTUKAN – SEKSYEN 27(3), AKTA ARKIB NEGARA 2003 [AKTA 629]
❑ PEMUSNAHANPERBUATAN MEMUSNAHKAN ATAU MENGHAPUSKAN APA-APA JENIS REKOD MENGIKUT PROSEDUR
YANG DITETAPKAN – SEKSYEN 2 (TAFSIRAN), AKTA ARKIB NEGARA 2003 [AKTA 629]
55
PANDUAN PELUPUSAN REKOD AWAM
CETAKAN PERTAMA: 2010
CETAKAN KEDUA: 2011CETAKAN KETIGA: 2014
66
LARANGAN PEMUSNAHAN REKOD AWAM
TIADA SESEORANG PUN BOLEH MEMUSNAHKAN ATAU
MEMBENARKAN PEMUSNAHAN MANA-MANA REKOD
AWAM YANG DALAM JAGAAN ATAU DI BAWAH
KAWALANNYA TANPA TERLEBIH DAHULU MENDAPAT
KEBENARAN BERTULIS DARIPADA KETUA PENGARAH,
ANM MENGIKUT SEKSYEN 25 (1) DAN SEKSYEN 25 (2),
AKTA ARKIB NEGARA 2003 [AKTA 629].
SESIAPA YANG MELAKUKAN KESALAHAN DAN
DISABITKAN DENGAN KESALAHAN INI, BOLEH DIKENAKAN
DENDA TIDAK MELEBIHI RM 5000 ATAU DIPENJARAKAN
SELAMA TEMPOH TIDAK MELEBIHI SATU (1) TAHUN ATAU
KEDUA-DUANYA MENGIKUT PERUNTUKAN SEKSYEN 25 (5),
AKTA ARKIB NEGARA 2003 [AKTA 629].
o REKOD RAHSIA RASMI PERLU DITURUN TARAF TERLEBIH DAHULU
KEPADA TERBUKA SEBELUM DISERAHKAN KE ARKIB UMK
o BAGI REKOD RAHSIA RASMI PERLU MENDAPAT KHIDMAT NASIHAT
DARI BAHAGIAN KESELAMATAN, PEJABAT PENDAFTAR
77
TATACARA PELUPUSAN REKOD AWAM
1
2
3
4
REKOD AWAM YANG TIDAK AKTIF HENDAKLAH DIBUAT
PENGASINGAN DAN PERMOHONAN PELUPUSAN HENDAKLAH
MENGGUNAKAN FORMAT BORANG YANG TELAH DITETAPKAN
P.U.(A) 377 PERATURAN-PERATURAN ARKIB NEGARA
(PENETAPAN BORANG-BORANG BAGI PELUPUSAN REKOD
AWAM 2008) DIWARTAKAN PADA 13 OKTOBER 2008
❑ PERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD AWAM YANG
DINYATAKAN DALAM JPR:
i. JPR KEWANGAN DAN PERAKAUNAN
ii. JPR URUSAN AM
iii. JPR URUSAN FUNGSIAN
TERDAPAT 2 KAEDAH:
❑ PERMOHONAN PELUPUSAN REKOD AWAM YANG TIDAK DINYATAKAN
DALAM JPR
88
PERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD DINYATAKAN DALAM JADUAL
4
LANGKAH-LANGKAH
1. KENAL PASTI SIRI REKOD, REKOD TELAH TAMAT TINDAKAN DAN TELAH MEMATUHI TEMPOH SIMPANAN YANG
DINYATAKAN DALAM JPR
2. ASINGKAN REKOD-REKOD YANG TELAH DITETAPKAN UNTUK DIMUSNAHKAN
3. LENGKAPKAN BORANG YANG BERKAITAN DENGAN BETUL
4. KEMUKAKAN SATU (1) SALINAN BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHAN REKOD AWAM KE ANM
5. TERIMA SURAT KEBENARAN PEMUSNAHAN DARIPADA KETUA PENGARAH ANM
6. MUSNAHKAN REKOD DALAM TEMPOH TIGA (3) BULAN DARI TARIKH SURAT KEBENARAN PEMUSNAHAN (JIKA
TIDAK DAPAT DILAKUKAN DALAM TEMPOH DI ATAS PERLU MOHON PELANJUTAN TEMPOH KEPADA KP ANM)
7. LAKSANAKAN PEMUSNAHAN REKOD SECARA FIZIKAL SEPERTI RINCIH, KITAR SEMULA, DITANAM DAN LAIN-
LAIN
8. MAKLUMKAN PEMUSNAHAN REKOD KEPADA ANM DALAM TEMPOH SATU (1) BULAN DARIPADA TARIKH
PEMUSNAHAN DENGAN MENGGUNAKAN BORANG-BORANG BERIKUT:
• ARKIB 12/08 - BORANG PENENTUSAHAN PEMUSNAHAN REKOD AWAM
• KEWANGAN - ARKIB 13/08 BORANG PENENTUSAHAN PEMUSNAHAN REKOD KEWANGAN DAN
PERAKAUNAN
99
PERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD DINYATAKAN DALAM JADUAL
4
BORANG-BORANG
BIL NO.BORANG TAJUK BORANG
1. ARKIB 2/08 BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHAN REKOD AWAM
2. ARKIB 3/08 BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHAN REKOD
ELEKTRONIK
3. ARKIB 4/08 BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHAN REKOD
KEWANGAN DAN PERAKAUNAN
4. ARKIB 12/08 BORANG PENENTUSAHAN PEMUSNAHAN REKOD AWAM
5. KEWANGAN- ARKIB
13/08
BORANG PENENTUSAHAN PEMUSNAHAN REKOD KEWANGAN
DAN PERAKAUNAN
1010
PERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD TIDAK DINYATAKAN DALAM JADUAL
4
LANGKAH-LANGKAH
1. KENAL PASTI REKOD TELAH TAMAT TINDAKAN DAN TIADA TINDAKAN LANJUT
2. ASINGKAN REKOD-REKOD YANG HENDAK DILUPUSKAN
3. SUSUN REKOD MENGIKUT TAHUN/ NOMBOR SETURUT ATAU MENGIKUT SISTEM KLASIFIKASI SEDIA ADA
4. SENARAIKAN DALAM BORANG YANG BETUL DAN LENGKAP
5. LAKSANAKAN PENILAIAN KE ATAS SETIAP UNIT REKOD BAGI (MENENTUKAN NILAI PENTADBIRAN,
PERUNDANGAN, KEWANGAN, PENYELIDIKAN, KEBUDAYAAN, SEJARAH DAN KEBANGSAAN DAN
MENENTUKAN SAMA ADA REKOD DICADANG SIMPAN ATAU MUSNAH DI RUANG CADANGAN PELUPUSAN
6. KEMUKAKAN DUA (2) SALINAN BORANG PERMOHONAN TERSEBUT KE ANM BAGI TUJUAN PENILAIAN/
PELUPUSAN
7. TERIMA SURAT KEBENARAN PELUPUSAN DARIPADA KETUA PENGARAH ANM
8. KENAL PASTI DAN ASINGKAN REKOD YANG TELAH DIBERI KEBENARAN PELUPUSAN OLEH ANM
9. PINDAH ATAU MUSNAHKAN REKOD DALAM TEMPOH TIGA (3) BULAN DARI TARIKH SURAT KEBENARAN
PELUPUSAN
10. MOHON PELANJUTAN TEMPOH PELUPUSAN JIKA TIDAK DAPAT DILAKSANAKAN DALAM TEMPOH 3 (TIGA)
BULAN
11. MAJUKAN BORANG ARKIB 12/08 – PENENTUSAHAN PEMUSNAHAN REKOD AWAM SETELAH PEMUSNAHAN
SELESAI DILAKSANAKAN DALAM TEMPOH SATU (1) BULAN DARIPADA TARIKH PEMUSNAHAN
1111
PERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD TIDAK DINYATAKAN DALAM JADUAL
4
BORANG-BORANG
BIL NO.BORANG TAJUK BORANG
1. Arkib 5/08 BORANG PERMOHONAN BAGI PELUPUSAN FAIL
2. Arkib 6/08 BORANG PERMOHONAN BAGI PELUPUSAN REKOD
KARTOGRAFI
3. Arkib 7/08 BORANG PERMOHONAN BAGI PELUPUSAN REKOD SENI BINA
4. Arkib 8/08 BORANG PERMOHONAN BAGI PELUPUSAN REKOD PANDANG
DENGAR
5. Arkib 9/08 BORANG PERMOHONAN BAGI PELUPUSAN REKOD TERBITAN
DAN BAHAN BERCETAK
6. Arkib 10/08 BORANG PERMOHONAN BAGI PELUPUSAN REKOD
ELEKTRONIK
7. Arkib 12/08 BORANG PENENTUSAHAN PEMUSNAHAN REKOD AWAM
1212
TIGA (3) JENIS JADUAL PELUPUSAN REKOD
PERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD URUSAN AM
PERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD KEWANGAN DAN
PERAKAUNAN
CONTOH JPR URUSAN FUNGSIAN
1313
PERMOHONAN PELUPUSAN REKOD DI UMK
LANGKAH YANG PERLU DILAKUKAN
❑ MEMBUAT PENGASINGAN
REKOD YANG TIDAK LAGI
DIRUJUK
❑ MENGISI BORANG PELUPUSAN
REKOD (MUAT TURUN DI
LAMAN WEB ARKIB UMK)
❑ MEMBUAT MESYUARAT DI PTJ
BAGI MEMASTIKAN REKOD
TERSEBUT TIDAK LAGI DIRUJUK
❑ CABUTAN MINIT DISERAHKAN
KEPADA ARKIB UMK
❑ SEMAKAN AKAN DIBUAT OLEH
STAF ARKIB UMK
❑ PEMINDAHAN KE ARKIB UMK
UNTUK PROSES PERMOHONAN
PEMUSNAHAN DARI ARKIB
NEGARA MALAYSIA
1414
PELUPUSAN REKOD AWAM YANG ROSAK
LANGKAH YANG PERLU DILAKUKAN
KEROSAKAN AKIBAT:
A B C D
BENCANA ALAM, KEBAKARAN, DIMAKAN
ANAI-ANAI DAN SEBAGAINYA HENDAKLAH
DILAPORKAN KEPADA ANM
BAGI REKOD KEWANGAN DAN PERAKAUNAN,
KEBENARAN PELUPUSAN PERLU DIKEMUKAKAN
KEPADA ARKIB NEGARA, JABATAN AUDIT DAN
JABATAN AKAUNTAN NEGARA
PERBUATAN KHIANAT, SABOTAJ DAN SEBAGAINYA
YANG MELIBATKAN ADUAN POLIS HENDAKLAH
DILAPORKAN KEPADA ANM DAN DISERTAKAN SATU
SALINAN LAPORAN POLIS
MAKLUMAT KEROSAKAN HENDAKLAH
DIBUKTIKAN DENGAN MENGEMUKAKAN
LAPORAN BERTULIS DAN BERGAMBAR
1515
KAEDAH PEMUSNAHAN REKOD
❑ REKOD HENDAKLAH DIMUSNAHKAN SAMA ADA JUALAN MELALUI SEBUTHARGA,DIBAKAR ATAU APA-APA CARA YANG BERSESUAIAN BERDASARKAN SURAT
KEMENTERIAN KEWANGAN RUJUKAN KB557/97/54 JLD.4 (47) BERTARIKH 3
NOVEMBER 1993 MENGENAI PELUPUSAN BAHAN-BAHAN BERCETAK/ KERTAS
TERPAKAI DARIPADA KEMENTERIAN/ JABATAN KERAJAAN/ BADAN BERKANUN
❑ JABATAN BOLEH MENGGUNAKAN CARA-CARA LAIN YANG BERSESUAIAN SEPERTI
DIRINCIH, DIKITAR SEMULA, DIPADAMKAN ATAU DITANAM BAGI TUJUAN
PEMUSNAHAN REKOD
1616
KAEDAH PEMUSNAHAN REKOD (DITANAM)
1717
KAEDAH PEMUSNAHAN REKOD (DIRINCIH)
1818
KAEDAH PEMUSNAHAN REKOD (DIBAKAR)
1919
KAEDAH PEMUSNAHAN REKOD (INCINERATOR)
2020
KAEDAH PEMUSNAHAN REKOD (ARKIB UMK)
MESIN PERINCIH PROSES PELUPUSAN REKOD OLEH STAF
2121
KAEDAH PEMUSNAHAN REKOD (ARKIB UMK)
PROSES PELUPUSAN REKOD OLEH STAF ARKIB UMK
2222
KAEDAH PEMUSNAHAN REKOD (ARKIB UMK)
PROSES PELUPUSAN REKOD OLEH STAF ARKIB UMK
2323
KAEDAH MENGUKUR REKOD
2424
KAEDAH MENGUKUR REKOD
2525
FAEDAH PELUPUSAN REKOD
C
A
B
D
MEMATUHI KEPERLUAN
UNDANG-UNDANG DAN
PERATURANMEMASTIKAN REKOD
YANG DIPERLUKAN
SAHAJA DISIMPAN DAN DISENGGARA DI PEJABAT
AWAMPENJIMATAN KOS
RUANG, PERALATAN
DAN PENJAGAAN
REKOD REKOD BERNILAI
KEKAL DIPINDAHKAN
SEGERA KE ANM
SEBAGAI KHAZANAH
WARISAN NEGARA
UMK Bachok
Beg Berkunci No. 01,
16300 Bachok, Kelantan.
+609-7797000
Kampus Kota
Karung Berkunci 36, Pengkalan Chepa,
16100 Kota Bharu. Kelantan.
+609-7717000
Kampus Jeli
Beg Berkunci No. 100,
17600 Jeli, Kelantan.
+609-9477000
Kita #BinaLegasiUMK Bersama
#OneUMKOneDream
TERIMA KASIH
‘ENTREPRENEURSHIP IS OUR THRUST’
OfficialUMK