24/5/2016

1

PENGURUSAN DAN PEMELIHARAAN REKOD DALAM PERSEKITARAN ELEKTRONIK

AZIMAH MOHD ALI

PENGARAH

BAHAGIAN PERANCANGAN DAN PENYELARASAN

ARKIB NEGARA MALAYSIA Arkib Negara Malaysia

LATARBELAKANG

• Pada 1 November 1995, Koridor Raya Multimedia (MSC) telah dilancarkan oleh kerajaan.

• 7 aplikasi perdana di bawah Koridor Raya Multimedia adalah

- Electronic Government - R&D Clusters

- E-Business - Mykad

- Smart School - Telehealth

- Technopreneur Development

• Kerajaan Elektronik yang dilancarkan pada Ogos 1996 mempunyai visi untuk

mempertingkatkan produktiviti dan keberkesanan perkhidmatan awam melalui penggunaan IT

dan multimedia. Arkib Negara Malaysia

24/5/2016

2

LATARBELAKANG

• Pembangunan pelbagai sistem

• e-Perolehan, HRMIS, e-Syariah, GOE-EGDMS dll.

• Wujudnya dokumen dan rekod elektronik dalam pelbagai media dan format

• media- cakera optik, CD/DVD

• format - .doc, .ppt, .mp3, .jpeg, .bmp

Arkib Negara Malaysia

PERUBAHAN DALAM PENGURUSAN REKOD

Arkib Negara Malaysia

24/5/2016

3

SISTEM DAN PROSES ELEKTRONIK SEDIA ADA

• Program pengkomputeran dan automasi pejabat - membawa kepada percambahan rekod

elektronik.

• Tiada sistem dan prosedur untuk menguruskan rekod elektonik diwujudkan.

• Prosedur dan amalan yangsedia ada - "cetak dan fail".

• Penggubalan dasar, perundangan, piawaian, garis panduan dan prosedur

Arkib Negara Malaysia

PERUBAHAN AKTA,PERATURAN DAN PROSEDUR

• Akta Arkib Negara 2003

Peranan utama dalam mengawal pengurusan rekod elektronik dari pengwujudan

sehingga pelupusan dalam sektor awam.

• Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 -Panduan Pengurusan Pejabat.

• Pekeliling mengenai pelaksanaan ICT di Sektor Awam seperti Arahan Teknologi

Maklumat.

Arkib Negara Malaysia

24/5/2016

4

PERUBAHAN AKTA,PERATURAN DAN PROSEDUR

• Panduan-panduan Pengurusan Rekod

• Panduan Pelupusan Rekod Awam

• Panduan Penyediaan JPR Fungsian

• Panduan Pembangunan Klasifikasi Fail Pejabat Awam

• Panduan Penyediaan Pelan Tindakan Bencana Rekod (PTBR) Kerajaan

• Jadual Pelupusan Rekod (JPR) Urusan Am

Arkib Negara Malaysia

PERUBAHAN AKTA,PERATURAN DAN PROSEDUR

• Pemakaian Piawaian Pengurusan Rekod:

MS 2223:2009 Part 1 and Part 2 - Information and Documentation – Records

Management Information and documentation.

MS ISO 16175:2012 Part 1, Part 2 and Part 3 - Principles and functional requirements

for records in electronic office environments.

MS 2473:2012 - Information and documentation - Implementation guidelines for

digitisation of records (ISO/TR 13025:2010).

Arkib Negara Malaysia

24/5/2016

5

APLIKASI SISTEM PENGURUSAN REKOD ELEKTRONIK (ERMS)

• ERMS adalah sistem aplikasi yang berkeupayaan

i. menguruskan rekod elektronik bagi keseluruhan kitaran hayatnya meliputi

pewujudan, penawanan, pendaftaran, penyimpanan dan pelupusan.

ii. mengekalkan integriti, kesahihan dan boleh dicapai.

Arkib Negara Malaysia

OBJEKTIF PELAKSANAAN ERMS

• Bagi memastikan rekod semasa diurus dan disenggara secara elektronik -

membolehkan rekod diakses dengan cepat dan mudah apabila diperlukan.

Arkib Negara Malaysia

24/5/2016

6

RINGKASAN PERBEZAAN FUNGSI EDMS DENGAN ERMS

EDMS

• Menyokong kegunaan dokumentasisemasa bagi tujuan perniagaan ataumaklumat

• Lazimnya, tidak merangkumi aspekdari sudut konteks rekod

• Boleh mempunyai kawalanpenahanan

• Mungkin mempunyai keupayaanklasifikasi dokumen dan keperluanasas metadata

ERMS

• Menyediakan repositori yang selamat bagipemeliharaan dan akses kepada rekod

• Mesti merangkumi aspek dari sudutkonteks rekod dan hubungkait antararekod

• Mesti mempunyai kawalan penahananyang ketat

• Mesti mempunyai keupayaan klasifikasidokumen dan memenuhi keperluanmetadata secara komprehensif bagimenentukan struktur penyusunan rekod

Arkib Negara Malaysia

SYARAT-SYARAT PENGURUSAN REKOD ELEKTRONIK

• Rekod Ditawan

• Penawanan adalah satu proses menempatkan dokumen ke dalam sistem pengurusanrekod dan memberikan metadata untuk menerangkan rekod tersebut danmeletakkannya ke dalam konteks, agar ia boleh diuruskan sepanjang masa.

• Rekod Diselengara

• Rekod hendaklah diselenggara di dalam sistem pengurusan rekod berdasarkankepada penilaian persekitaran, aliran kerja dan kehendak ketelusan dan risiko.

• Rekod Boleh Digunakan

• Rekod boleh dipindah/eksport, dicapai, dipapar dan disunting.Arkib Negara Malaysia

24/5/2016

7

UNSUR-UNSUR REKOD

• Kandungan

• Mesej – Maklumat yang hendak disampaikan

• Struktur

• Penyusunan maklumat – Bentuk fizikal dan logical

• Konteks

• Hubungkait dengan lain-lain rekod dan proses atau transaksi di mana ianya diwjud

atau diterimaArkib Negara Malaysia

CIRI-CIRI SISTEM PENGURUSAN REKOD

• Memastikan rekod didaftar dan disahkan kesahihannya (integritinya dijaga)

• memelihara kandungan, struktur dan konteks rekod

• Menyimpan butir-butir lanjut (sebagai bukti) bagi setiap tindakan, keputusan and

transaksi pentadbiran/perniagaan

Arkib Negara Malaysia

24/5/2016

8

SISTEM PENGURUSAN REKOD ELEKTRONIK (ERMS)

Pewujudan & Penawanan

Penyelenggaraan

Penggunaan

dan

Akses

Pelupusan

Pemusnahan

Pengarkiban

Pendaftaran

Penyelenggaraan

Penggunaan

dan

Akses

Pelupusan

Pemusnahan

Pemindahan

Pendaftaran

Desktop Applications

E-mel

Imaging

Arkib Negara Malaysia

PROSES PENGURUSAN REKOD ELEKTRONIK

• Pewujudan dan Penawanan

• Meliputi pendaftaran, klasifikasi, penambahan metadata, dan penyimpanan

rekod di dalam aplikasi sistem pengurusan rekod elektronik

• Pendaftaran

• Mempastikan sesuatu rekod, komponen rekod, jejak audit, dan metadata

disimpan serta diurus secara teratur tanpa kehilangan maklumat bernilai

• Membolehkan pembinaan dan pengumpulan metadata di peringkat fail atau

folder

Arkib Negara Malaysia

24/5/2016

9

PROSES PENGURUSAN REKOD ELEKTRONIK

• Penggunaan dan Akses / Capaian

• Memudahkan semua komponen rekod atau fail termasuk isi kandungan (content),

metadata, nota, lampiran, dan lain-lain boleh dicapai, diakses, dipapar dan diurus

sebagai satu unit ataupun satu rekod yang lengkap semasa proses capaian

• Pelupusan dan Pemusnahan

• Meliputi Jadual Pelupusan Rekod, Proses Penilaian, Pemindahan Rekod, Kemudahan

mengeksport Rekod, dan Pemusnahan Rekod

• Penyelenggaraan

• Mempastikan keselamatan dan terdapat kawalan terhadap rekod-rekod di dalam

ERMS.Arkib Negara Malaysia

PENYEDIAAN PRA-SYARAT ERMS

• KLASIFIKASI FAIL

• JADUAL PELUPUSAN REKOD

Arkib Negara Malaysia

24/5/2016

10

KLASIFIKASI FAIL

• Satu proses mengenalpasti kategori atau kumpulan rekod yang dijana atau

dihasilkan melalui aktiviti atau proses kerja. Sekiranya pengenalpastian ini

terpakai, ia akan membantu di dalam penyediaan deskripsi, kawalan,

hubungan dan penetapan status pelupusan dan capaian.

Arkib Negara Malaysia

KLASIFIKASI FAIL ANM

Arkib Negara Malaysia

24/5/2016

11

KLASIFIKASI FAIL ANM

Arkib Negara Malaysia

MINIT TINDAKAN

Arkib Negara Malaysia

24/5/2016

12

SEKSYEN 27 – JADUAL PELUPUSAN REKOD

(1)Ketua Pentadbir sesuatu pejabat awam hendaklah menyediakan dan mengemukakan

Jadual Pelupusan Rekod dalam bentuk yang ditetapkan bagi pelupusan rekod awam

kepada Ketua Pengarah untuk kelulusannya.

(2) Ketua Pengarah boleh meluluskan jadual pelupusan rekod yang dikemukakan di bawah

subseksyen (1) dan, dalam meluluskan apa-apa jadual sedemikian, boleh mengenakan apa-

apa kehendak atau syarat yang difikirkannya patut.

Arkib Negara Malaysia

CONTOH JADUAL PELUPUSAN REKOD

Arkib Negara Malaysia

24/5/2016

13

DEFINISI METADATA

Maklumat mengenai rekod yang menerangkan proses teknikal dan pentadbiran

yang digunakan bagi mewujudkan, mengubahsuai, mengguna dan menyimpanrekod tersebut.

Arkib Negara Malaysia

METADATA

Data yang menerangkan konteks,

kandungan dan struktur rekod

Tajuk rekod

Subjek yang diliputi

Tarikh rekoddiwujudkan

Sejarah penggunaan

Formatrekod

Contoh

Arkib Negara Malaysia

24/5/2016

14

JENIS

REKOD

Arkib Negara Malaysia

CONTOH METADATA : SURAT-MENYURAT

Arkib Negara Malaysia

24/5/2016

15

CONTOH METADATA : MINIT MESYUARAT

Arkib Negara Malaysia

TANGGUNG-JAWAB PEJABAT AWAM

1. Mengurus rekod elektronik, menyediakan kemudahan akses, serta penggunaan danperkongsian maklumat mengikut tanggung-jawab polisi dan undang-undang berkaitantermasuk Akta Arkib.

2. Memastikan rekod elektronik yang diwujudkan, ditawan dan diselenggarakan, bagimemenuhi keperluan program, Polisi dan tanggung-jawab jabatan, adalah releven,lengkap dan boleh dipercayai.

3. Melaksanakan struktur bagi memastikan ketelusan dan akauntabiliti di dalampengurusan rekod elektronik.

4. Menggunakan sistem elektronik sebagai cara pilihan bagi mewujudkan, menggunakandan menguruskan rekod.

Arkib Negara Malaysia

24/5/2016

16

TANGGUNG-JAWAB PEJABAT AWAM

5. Menggunakan teknologi maklumat dengan cara yang dapat memastikan rekod elektronik

tulenan, boleh dipercayai dan mempunyai integriti selama diperlukan.

6. Melindungi dan memelihara rekod elektronik yang penting dan memusnahkannya apabila

tidak lagi diperlukan untuk tujuan operasi, dengan cara teratur dan tepat pada waktunya.

7. Membina persekitaran yang menyokong pengurusan rekod elektronik serta memastikan

semua kakitangan memenuhi tanggung jawab masing-masing.

8. Menilai keberkesanan and kecekapan pengurusan rekod-rekod elektronik di sepanjang

kitaran hayat.Arkib Negara Malaysia

PELAKSANAAN ARCHIVAL MANAGEMENT SYSTEM DI ARKIB NEGARA MALAYSIA

• Komponen penting dalam sistem ini adalah Repositori Arkib Digital yang akan

menyediakan tempat simpanan bagi objek digital dan metadatanya.

• Model bagi pembangunan Sistem Pemeliharaan Arkib Digital (AMS) ini

diadaptasikan dari ISO 14721 - Model Open Archival Information System (OAIS)

yang dikeluarkan oleh NASA and Research Library Group, US.

• Model ini adalah model yang terbaik setakat ini untuk dijadikan sebagai titik

permulaan bagi rekabentuk fungsian sistem pengurusan arkib digital.

Arkib Negara Malaysia

24/5/2016

17

GAMBAR RAJAH - MODEL OPEN ARCHIVAL INFORMATION SYSTEM (OAIS)

Arkib Negara Malaysia

FUNGSI - FUNGSI OAIS

• Mengikut model OAIS terdapat enam entiti fungsi utama di dalam membangunkan sesebuah

sistem pengurusan arkib digital dan ini menepati keperluan di Arkib Negara Malaysia.

• Model OAIS ini mempunyai 6 entiti fungsi utama iaitu:

i. Ingest

ii. Archival Storage

iii. Data Management

iv. Administration

v. Preservation Planning

vi. AccessArkib Negara Malaysia

24/5/2016

18

CARTA ALIR ARCHIVAL MANAGEMENT SYSTEM

Arkib Negara Malaysia

PEMINDAHAN REKOD ELEKTRONIK

ERMSTRIM

CONTEXT AMSArchival Management

System

TESSELLA SDB

BUSINESS

SYSTEMS

CDS-ISIS

ALCHEMY

CUMULUS

RDBMS

Trim Context XML

SDB XIP

Native Format

SDB XIP

Arkib Negara Malaysia

24/5/2016

19

PEMINDAHAN DAN PEMELIHARAAN REKOD ELEKTRONIK

• Rekod elektronik yang bernilai kekal hendaklah dipindahkan ke ANM untuk dipelihara dan

simpanan kekal di dalam Archival Management System kerana sistem ini berupaya

melaksanakan migrasi format rekod dari format lama ke format baharu melalui pemeliharaan

aktif (active preservation)

• Rekod elektronik ini tersedia untuk rujukan awam selepas mencapai taraf arkib.

Arkib Negara Malaysia

FAEDAH PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN REKOD ELEKTRONIK

• Dapat meningkatkan produktiviti jabatan

• Pengesanan adalah mudah dan cepat, serta rekod tidak akan hilang

• Boleh diakses oleh lebih daripada seorang pengguna pada masa yang sama dari lokasi

yang berbeza

• Jimat ruang fizikal

• Perkongsian rekodArkib Negara Malaysia

24/5/2016

20

TERIMA KASIH

30-31 Mei 2016

DEWAN BESAR, PUSAT ISLAM ISKANDAR

JOHOR BAHRUArkib Negara Malaysia