SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM (SPA)

Inisiatif Inovasi Dikenal Pasti:

Sistem Permohonan Pengisian Jawatan Oleh Kementerian/Jabatan/Pentadbiran

Kerajaan Negeri (ePGSPA)

Pengenalan

Sistem Permohonan Pengisian Jawatan (ePGSPA) telah dibangunkan oleh SPA

bagi memudahkan penyampaian perkhidmatan kepada Kementerian/Jabatan/

Pentadbiran Kerajaan Negeri

Objektif utama sistem ini adalah untuk menyediakan platform kepada

Kementerian/Jabatan/Pentadbiran Kerajaan Negeri untuk membuat permohonan

pengisian jawatan di bawah bidang kuasa SPA secara atas talian

Selain itu, sistem ini berfungsi dalam aspek pemantauan, kawalan serta pengurusan

rekod urusan pengambilan yang teratur dan mudah diakses di mana jua

Sistem ini telah dibangunkan pada 1 Januari 2009 secara dalaman oleh seorang

Penolong Pegawai Teknologi Maklumat (F29) dengan diselia oleh seorang Pegawai

Teknologi maklumat (F48)

Pada 7 April 2009, Sistem ePGSPA telah dilancarkan oleh YBhg. Tan Sri

Jamaluddin bin Haji Ahmad Damanhuri, Pengerusi SPA

Inisiatif Inovasi

Memudahkan penyampaian perkhidmatan kepada Kementerian/Jabatan/Pentadbiran

Kerajaan Negeri.

Isu/Masalah Sebelum Inovasi

Penggunaan dan Pengendalian Borang Manual

Kos yang tinggi ditanggung oleh Kementerian/Jabatan/Pentadbiran Kerajaan Negeri

setiap kali mengemukakan permohonan pengisian jawatan melalui Borang PG.SPA.

Borang PG.SPA yang mempunyai 7 mukasurat perlu dicetak dan dilengkapkan

dengan waran perjawatan serta senarai tugas bagi setiap satu skim perkhidmatan.

Proses kerja ini menyumbang kepada peningkatan kos cetakan, dakwat, sampul

dan kertas

Kesukaran Mendapatkan Pengesahan Ketua Jabatan

Kesukaran mendapatkan tandatangan Ketua Jabatan untuk tujuan pengesahan

menyebabkan penyediaan dokumen PG.SPA tidak berjalan lancer dan

menyebabkan kelewatan dalam proses pengemukaan dokumen kepada SPA

Kesukaran Membuat Semakan

Kaedah komunikasi melalui perhubungan telefon, surat menyurat atau emel kepada

pegawai-pegawai berkenaan yang bertugas di luar kawasan menyukarkan

Kementerian/Jabatan/Pentadbiran Kerajaan Negeri mendapatkan maklumat

mengenai status permohonan yang dikemukakan kepada SPA

Kelewatan Penerimaan Permohonan

Permohonan pengisian jawatan menerusi perkhidmatan pos yang selewat-lewatnya

mangambil masa selama 3 hari menyebabkan urusan pengambilan lambat diproses

Borang PG.SPA Tidak Lengkap

Penggunaan borang sedia ada ataupun permohonan secara manual tidak disertai

dengan waran perjawatan, senarai tugas dan lain-lain keperluan jabatan. Ini

menyebabkan urusan pengambilan lambat diproses

Kesukaran Mendapatkan Rekod

Rekod permohonan pengisian jawatan menggunakan Borang PG.SPA disimpan di

dalam fail secara manual. Ini menyukarkan Kementerian/Jabatan/Pentadbiran

Kerajaan Negeri mendapatkan laporan tahunan

Pelaksanaan Inovasi

Proses pembangunan sistem ePGSPA telah menggunakan kaedah Kitar Hayat

Pembangunan Sistem atau dikenali sebagai SDLC (System Development Life

Cycle)

SDLC adalah satu proses lengkap pembangunan sistem ePGSPA yang bermula

dengan fasa penyiasatan awal dan berakhir dengan fasa operasi dan sokongan.

Terdapat 5 fasa di dalam SDLC iaitu:

a) Fasa Pertama : Penyiasatan Awal

b) Fasa Kedua : Analisis Keperluan Sistem

c) Fasa Ketiga : Rekabentuk Sistem

d) Fasa Keempat : Pembangunan dan Implementasi Sistem

e) Fasa Kelima : Sokongan dan Operasi

Impak Selepas Inovasi

Pengurusan Organisasi

Mengurangkan langkah-langkah yang terlibat dalam proses kerja pengisian jawatan

kosong kerana tidak perlu melalui proses mendapatkan pengesahan secara

tandatangan daripada Ketua Jabatan

Pengurusan Rekod

Sistem ePGSPA membantu SPA dan agensi yang terlibat untuk menyimpan

permohonan secara maya

Pengurusan Kewangan

Membantu Kementerian/Jabatan/Pentadbiran Kerajaan Negeri mengurangkan kos

pengurusan. Kos-kos yang dikurangkan adalah seperti kertas, cetakan,

penghantaran, bil telefon dan masa

Pengurusan Masa

Penggunaan sistem ePGSPA telah mengurangkan masa penghantaran Borang

PG.SPA oleh Kementerian/Jabatan/Pentadbiran Kerajaan Negeri kepada SPA iaitu

daripada 7 hari kepada 1 minit sahaja

Keberkesanan Keupayaan ICT

Sistem ePGSPA yang dibangunkan berasaskan web dan secara atas talian

membolehkan pengguna akses sistem tersebut di mana-mana sahaja dan pada bila-

bila masa. Selain itu, sistem ini juga mesra pengguna dan mudah di selenggara.