knowledge management system (kms) jabatan perangkaan...
TRANSCRIPT
1
KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM (KMS)
JABATAN PERANGKAAN MALAYSIA
1. PENGENALAN
a) Sejarah Penubuhan
Jabatan Perangkaan (JP) Malaysia ditubuhkan pada tahun 1949 di bawah
peruntukan Ordinan Statistik 1949 dan dikenali sebagai Biro Statistik.
Perangkaan yang dihasilkan pada masa itu terhad hanya kepada data
perdagangan luar negeri dan pertanian ladang.
Pada tahun 1965, Biro Statistik telah bertukar nama kepada Jabatan
Perangkaan Malaysia dan beroperasi di bawah peruntukan Akta
Perangkaan 1965. Fungsi dan peranan Jabatan seterusnya telah
berkembang yang mana tugas pengumpulan data/maklumat diperluaskan
kepada bidang ekonomi dan juga sosial.
Jabatan Perangkaan Malaysia yang beribu pejabat di Pusat Pentadbiran
Kerajaan Persekutuan Putrajaya juga mempunyai pejabat di setiap negeri.
Bagi memantapkan lagi kerja-kerja pengumpulan data oleh Jabatan
Perangkaan Negeri, Pejabat-pejabat Operasi di beberapa buah negeri
telah diwujudkan.
b) Perkhidmatan Utama
Jabatan Perangkaan Malaysia merupakan agensi utama kerajaan di
bawah Jabatan Perdana Menteri yang diamanah dan dipertanggungjawab
untuk memungut, mentafsir serta menyebar perangkaan yang bertepatan
masa dan terkini untuk memantau prestasi ekonomi dan juga
pembangunan sosial negara.
Di bawah "Statistics Act 1965 (Revised - 1989)", fungsi utama Jabatan
Perangkaan Malaysia ialah:
2
Mengumpul dan mentafsir perangkaan bagi tujuan pembentukan
atau pelaksanaan dasar kerajaan dalam apa juga bidang yang
diperlukan oleh kerajaan atau bagi memenuhi keperluan
perdagangan, perniagaan, perindustrian, pertanian atau lain-lain; dan
Menyebar perangkaan yang telah dikumpulkan atau mentafsir
perangkaan yang dikumpul itu, bukan sahaja kepada agensi kerajaan,
tetapi juga kepada pihak berkuasa atau awam yang mana maklumat
itu berguna untuk mereka.
3
c) Carta Organisasi
Rajah 1 menunjukkan carta organisasi pada 19 Oktober 2011.
Rajah 1: Carta Organisasi Jabatan Perangkaan Malaysia
4
d) Personel
Bilangan personel sehingga 19 Oktober 2011 di Jabatan Perangkaan
Malaysia mengikut skim perkhidmatan adalah seperti di Jadual 1.
Jadual 1: Bilangan personel mengikut skim perkhidmatan sehingga 19 Oktober 2011
NO. SKIM PERKHIDMATAN GRED PERJAWATAN
1 Perangkawan E41 - Utama 349
2 Penolong Pegawai Perangkaan E27 - E38 284
3 Pembantu Perangkaan E17 - E26 1,916
4 Pegawai Tadbir dan Diplomatik M41 – Utama 10
5 Pegawai Teknologi Maklumat F41 – Utama 34
6 Penolong Pegawai Teknologi Maklumat
F29 - F38 48
7 Juruteknik Komputer FT17 - FT22 24
8 Penolong Akauntan W27 - W32 11
9 Pembantu Akauntan W22 15
10 Pembantu Tadbir (Kewangan) W22 - W26 4
11 Pembantu Akauntan W17 4
12 Pembantu Tadbir (Kewangan) W17 73
13 Pengawal Keselamatan KP 11 - KP14 9
14 Penolong Pegawai Tadbir N27 - N36 29
15 Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi)
N17 - N22 261
16 Pembantu Setiausaha Pejabat / Setiausaha Pejabat
N17/N27/ N28 35
17 Pegawai Khidmat Pelanggan N17 17
18 Pembantu Tadbir Rendah (KUP N17) N11 5
19 Penjilid Buku N11 2
20 Penyelenggara Stor Rendah N11 1
21 Pembantu Am Pejabat N4 3
22 Pembantu Am Pejabat N1 66
23 Pegawai Penerangan S44 1
24 Pegawai Psikologi S41 1
25 Pustakawan S41 1
26 Penolong Pegawai Perpustakaan S27 1
27 Penolong Pegawai Psikologi S27 1
28 Pembantu Perpustakaan S17 1
29 Pemandu Kenderaan R3 47
30 Pekerja Awam R1 3
JUMLAH 3,256
5
2. KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM (KMS)
a) Pendahuluan
Projek NEWSS Fasa I merupakan inisiatif utama ICT JP yang sedang
dilaksanakan secara menyeluruh bagi memperkasa pengeluaran
statistik Negara melalui perkhidmatan ICT Jabatan untuk kegunaan
dalaman, agensi utama Kerajaan seperti Unit Perancang Ekonomi
(EPU), Bank Negara Malaysia serta Kementerian Perdagangan
Antarabangsa dan Industri (MITI). Di samping itu, pengeluaran statistik
ini juga adalah untuk kegunaan masyarakat dan juga komuniti
antarabangsa seperti United Nation Statistics Division, International
Monetary Fund (IMF) dan World Bank.
NEWSS dibangunkan sejak 1 Ogos 2008 dan mula beroperasi
sepenuhnya pada April 2010. Pembiayaan bagi projek ini
menggunakan peruntukan pembangunan RMKe-9. Sistem ini
dibangunkan hasil usaha sama dengan syarikat yang dilantik dengan
kos keseluruhan sebanyak RM16,797,678.20.
Modul-modul yang telah dibangunkan dan sedang beroperasi di
dalam Projek NEWSS Fasa I adalah seperti berikut:
i. Integrated Statistical System Framework (ISSF)
ii. Enterprise Portal (e-Portal)
iii. Performance Management System (PMS)
iv. Geographical Information System (GIS)
v. Knowledge Management System (KMS)
vi. DOSM Data Warehouse
vii. ICT Infrastructure
6
b) Pengenalan KMS
Secara am, KMS merupakan salah satu modul daripada modul yang
dibangunkan dalam NEWSS Fasa I. Usaha pembangunannya bermula
pada Ogos 2008 hingga Mac 2010, di bawah dua paltform utama
NEWSS iaitu Integrated Statistical System Framework (ISSF) dan
Information Support System (ISS).
Di bawah kategori ISSF, Modul KMS terdiri daripada Modul Pautan,
Hubungi Kami, Soal Jawab, Soalan Lazim dan Forum. Kategori ISS
pula melibatkan Modul Pengurusan Dokumen yang menggunakan
perisian open source iaitu Alfresco.
c) Tujuan Projek Inovasi
Mewujudkan sistem pengurusan pengetahuan dalam mengumpul,
menyimpan seterusnya mengekal maklumat bagi memudahkan
capaian dengan cepat dan tepat;
Menggalakkan perkongsian dan penyebaran maklumat &
pengetahuan di kalangan warga Jabatan; dan
Membentuk satu wacana bagi sesi interaksi ilmu antara warga
Jabatan.
d) Proses Pelaksanaan Inovasi
Knowledge Management System telah dibangunkan oleh Jabatan
Perangkaan Malaysia dengan kerjasama sebuah syarikat yang
bertindak sebagai pakar runding dalam ICT.
7
e) Proses Sebelum dan Selepas
Jadual di bawah menunjukkan Proses Sebelum dan Selepas kewujudan
KMS.
No. Modul Sebelum Selepas
1.
Contact Us
Tiada satu direktori bagi
pegawai yang boleh
dihubungi jika terdapat
perkara-perkara yang
melibatkan Bahagian /
JP Negeri.
Satu direktori pegawai
diwujudkan bagi
menangani pertanyaan
mengenai Bahagian/JP
Negeri kerana di dalam
Modul ini terdapat
maklumat nama, tempat
bertugas, e-mel dan
nombor telefon pejabat.
2.
Pautan
Pengguna perlu mencari
pautan yang berkaitan
dengan perkara-perkara
yang relevan dengan
tugas dan aktiviti
Jabatan Perangkaan. Ini
akan mengambil masa
untuk mencari pautan
yang tepat dan relevan.
Modul ini menyediakan
senarai pautan yang
relevan dengan kerja
dan aktiviti Jabatan dan
pengguna dengan
mudah membuat
capaian tanpa perlu
mencari pautan tersebut.
3.
Soal Jawab
Pengguna perlu
menggunakan kaedah
telefon, e-mel, surat dan
faks untuk
mengemukakan
pertanyaan yang
berkaitan dengan
perkara-perkara di
Bahagian/JP Negeri.
Modul ini menyediakan
perkhidmatan
pertanyaan soal jawab
yang memudahkan
pegawai mengemukakan
soalan kepada pegawai
yang berkaitan.
8
No. Modul Sebelum Selepas
4.
Soalan Lazim
Kebiasaannya soalan-soalan yang diajukan adalah berulang dan menyebabkan jawapan yang tidak standard diberikan kepada pelanggan yang mengemukakan soalan terutamanya tentang perkhidmatan dan produk Jabatan. Ini akan menimbulkan kekeliruan kepada pelanggan.
Modul ini memberi kemudahan kepada pengguna untuk mendapat jawapan bagi soalan yang selalu ditanya oleh pelanggan dan ia adalah jawapan yang standard bagi soalan yang sama yang berulang. Ini akan mengukuhkan kepercayaan pelanggan kepada produk dan perkhidmatan Jabatan.
5.
Forum
Tiada satu ruang yang
formal untuk pengguna
membincangkan
perkara-perkara yang
berkaitan dengan isu
dan topik yang
bersangkutan dengan
Jabatan selain
pertemuan secara
bersemuka di mana ia
melibatkan kos, masa
dan isu logistik.
Modul ini menyediakan
ruang bagi pengguna
untuk membincangkan
sesuatu isu atau topik
secara maya dan
dipantau selia oleh
moderator. Ia juga
sebagai satu langkah
penjimatan dari segi kos,
masa dan logistik.
6.
Pengurusan Dokumen
Kebanyakan maklumat
adalah dalam bentuk
hardcopy dan ia tidak
dapat dikongsi secara
lebih luas kerana terletak
di tempat-tempat tertentu
mengikut butiran perkara
yang berkaitan. Jika ia
berbentuk softcopy,
maklumat tersebut
hanya disimpan oleh
individu tertentu sahaja.
Modul ini menyediakan
platform di mana
perkongsian maklumat
adalah lebih meluas dan
sistematik. Pengguna
sistem boleh mengakses
dan mendapat maklumat
yang dikehendaki
dengan mudah tanpa
perlu berurusan dengan
pegawai berkaitan. Ini
akan menjimatkan masa.
9
f) Impak inovasi terhadap kumpulan sasaran/perkhidmatan/jabatan/
agensi/negara
Antara impak yang telah dikenal pasti seperti berikut:
i. Elemen Inovatif / Kreativiti
Sistem ini terdiri daripada modul Pautan, Hubungi Kami, Soal Jawab,
Soalan Lazim, Forum yang menggunakan JAVA Enterprise Edition
(JAVA EE 5). Manakala Pengurusan Dokumen yang menggunakan
perisian open source iaitu Alfresco.
Menerusi modul-modul yang dibangunkan ini, pengguna dapat
berkongsi maklumat dan pengetahuan. Berikut menunjukkan Modul
dan kegunaannya dalam mempermudah dan menyelesai masalah.
a. Pautan
Pautan web yang disediakan adalah bertujuan untuk memberi
kemudahan kepada pengguna. Kriteria yang terdapat pada
pautan ialah klasifikasi, tajuk, deskripsi dan URL bertujuan untuk
memudahkan pengguna membuat rujukan sebelum ke pautan
berkenaan. URL pautan sentiasa dikemas kini supaya pautan
yang dibekalkan sentiasa relevan untuk kegunaan pengguna.
b. Hubungi Kami
Menyediakan senarai pegawai perhubungan KMS (Contact
Persons) dari setiap Bahagian dan JP Negeri. Dengan adanya
direktori ini, ia memudahkan pengguna lain untuk menghubungi
terus pegawai berkaitan bagi perkara-perkara yang
berhubungan dengan Bahagian / JP Negeri.
10
c. Soal Jawab
Peluang anggota Jabatan mengemukakan soalan kepada
anggota dari Bahagian dan JP Negeri lain. Soalan haruslah
yang berbentuk ilmiah.
d. Soalan Lazim
Pengguna boleh merujuk kepada soalan lazim untuk
mendapatkan maklumat yang biasa ditanya seperti latihan
tahunan, perkhidmatan seperti cuti, Penilaian Tahap
Kompetensi (PTK) dan lain-lain.
e. Forum
Merupakan platform kepada anggota Jabatan untuk berinteraksi
secara atas talian. Ia juga menggalakkan perkongsian ilmu dan
pertukaran pandangan bagi tajuk yang dikemukakan.
f. Pengurusan Dokumen
Pengurusan Dokumen adalah untuk memberi peluang kepada
anggota jabatan berkongsi dokumen yang bersifat tidak privasi.
Dokumen yang diuruskan sentiasa dikemas kini dan teratur.
ii. Elemen Keberkesanan
Meningkatkan kemampuan modal insan dari aspek
pengetahuan secara berterusan, seterusnya melahirkan warga
JP yang berpengetahuan dan menjadi pakar dalam bidang
masing-masing. Antara kualiti yang perlu ada pada warga
berpengetahuan adalah menggunakan pengetahuan sedia
ada dalam proses kerja harian, mampu mencipta
pengetahuan baru dan sentiasa bersedia untuk berkongsi
maklumat dan pengetahuan dengan orang lain;
11
Mewujudkan proses pengurusan maklumat yang holistik yang
merangkumi penciptaan, penyimpanan, perkongsian dan
penggunaan pengetahuan secara bekerjasama sesama warga
JP dan pihak berkepentingan; dan
Mengoptimumkan keupayaan teknologi dalam menyokong
proses pengurusan pengetahuan dengan meningkatkan
kemudahan infrastruktur ICT, sistem aplikasi dan peralatan
teknologi terkini.
iii. Elemen Signifikan
Sistem ini adalah mesra pengguna kerana sistem menu yang
mudah difahami dan mempunyai masa akses yang singkat.
Pengguna tidak perlu tunggu lama untuk masuk ke menu dan
modul yang disediakan oleh sistem. Masa muat naik dan muat
turun sesuatu fail dan dokumen adalah cepat. Kos juga dapat
dijimatkan kerana dokumen adalah berbentuk softcopy dan
dicetak hanya jika diperlukan.
Sistem ini memenuhi tujuan pelaksanaan KMS dalam
membangunkan modal insan yang kompeten pada tahap
profesionalisme yang tinggi, di samping dapat memelihara
khazanah pengetahuan dan membudaya serta menggalakkan
perkongsian pengetahuan di kalangan anggota Jabatan.
iv. Elemen Relevan
Persekitaran amalan Knowledge Management (KM) semasa
dinilai dari aspek kepentingan terhadap kepimpinan & warga JP
dan proses & teknologi iaitu:
12
i. Dari segi kepimpinan & warga JP
Proses penurunan dan pengekalan pengalaman, kepakaran
dan kemahiran warga senior di JP.
ii. Bagi aspek proses dan teknologi,
Amalan KM dapat ditumpu kepada keperluan pengurusan
proses kerja, pengurusan dokumen, pengurusan pengajaran
dan pembelajaran, pengurusan ilmu tacit dan juga
pengurusan ICT.
Pengetahuan, kemahiran dan kepakaran yang dimiliki oleh
pegawai yang berpengalaman amat ternilai. Dengan adanya
KMS, ia membolehkan usaha untuk merekodkan dan
memperturunkan pengetahuan tacit dan explicit warga senior.
Kehilangan pengetahuan tacit dan explicit tanpa sebarang
usaha mengekalkan kemahiran dan kepakaran mereka adalah
satu kerugian yang perlu dielakkan.
15
3. Modul Pautan
Paparan 3: Antaramuka Modul Pautan
4. Modul Hubungi Kami
Paparan 4: Antaramuka Modul Hubungi Kami
16
5. Modul Soal Jawab
Paparan 5: Antaramuka Modul Soal Jawab
6. Modul Soalan Lazim
Paparan 6: Antaramuka Modul Soal Jawab
18
8. Modul Pengurusan Dokumen
Paparan 8: Antaramuka Modul Pengurusan Dokumen
a. Folder Bahagian-Bahagian
19
b. Sub-Folder dalam Folder Bahagian Latihan Perangkaan
c. Dokumen yang terdapat di dalam sub-folder eSPL