borang penyertaan anugerah inovasi...

22
JPM | Anugerah Inovasi 2012 1 Lampiran A BORANG PENYERTAAN ANUGERAH INOVASI TAHUN 2012 JABATAN PERDANA MENTERI A- MAKLUMAT JABATAN/AGENSI Nama Jabatan/Agensi : BAHAGIAN AUDIT DALAM, JPM Alamat Jabatan/Agensi : Aras 2, Blok B8, Kompleks JPM, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan, 62502 Putrajaya No. Telefon : 03-88721833 No. Faks : 03-8888 3890 B- PROJEK INOVASI Tajuk Projek Inovasi : Garis Panduan Pengauditan Pengurusan Kewangan Bahagian Audit Dalam Ketua Projek : Mariam Kholidah binti Zulkifli C- PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB UNTUK DIHUBUNGI Nama : Noraza Binti Mohd Ariff Jawatan : Timbalan Setiausaha II Bahagian Audit Dalam No. Telefon : 03-887 21817 No. Faks : 03-8888 8390 E-mel : [email protected] D- PENGESAHAN KETUA JABATAN/AGENSI ----------------------------------------------- -------------------------------------- Tandatangan Ketua Jabatan/Agensi Cap Rasmi Jabatan/Agensi Nama: MARIAM KHOLIDAH BINTI ZULKIFLI Tarikh: Jawatan: SETIAUSAHA BAHAGIAN AUDIT DALAM

Upload: vodien

Post on 04-May-2018

252 views

Category:

Documents


4 download

TRANSCRIPT

Page 1: BORANG PENYERTAAN ANUGERAH INOVASI …habinovasi.mampu.gov.my/...garis-panduan-pengauditan...audit-dalam.pdfmenyebabkan wujud pelbagai format, gaya penulisan serta ketidakseragaman

JPM | Anugerah Inovasi 2012 1

Lampiran A

BORANG PENYERTAAN ANUGERAH INOVASI TAHUN 2012

JABATAN PERDANA MENTERI

A- MAKLUMAT JABATAN/AGENSI Nama Jabatan/Agensi : BAHAGIAN AUDIT DALAM, JPM Alamat Jabatan/Agensi : Aras 2, Blok B8, Kompleks JPM, Pusat Pentadbiran

Kerajaan Persekutuan, 62502 Putrajaya No. Telefon : 03-88721833 No. Faks : 03-8888 3890 B- PROJEK INOVASI Tajuk Projek Inovasi : Garis Panduan Pengauditan Pengurusan

Kewangan Bahagian Audit Dalam Ketua Projek : Mariam Kholidah binti Zulkifli C- PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB UNTUK DIHUBUNGI Nama : Noraza Binti Mohd Ariff Jawatan : Timbalan Setiausaha II Bahagian Audit Dalam No. Telefon : 03-887 21817 No. Faks : 03-8888 8390 E-mel : [email protected] D- PENGESAHAN KETUA JABATAN/AGENSI ----------------------------------------------- -------------------------------------- Tandatangan Ketua Jabatan/Agensi Cap Rasmi Jabatan/Agensi Nama: MARIAM KHOLIDAH BINTI ZULKIFLI Tarikh: Jawatan: SETIAUSAHA BAHAGIAN AUDIT DALAM

Page 2: BORANG PENYERTAAN ANUGERAH INOVASI …habinovasi.mampu.gov.my/...garis-panduan-pengauditan...audit-dalam.pdfmenyebabkan wujud pelbagai format, gaya penulisan serta ketidakseragaman

JPM | Anugerah Inovasi 2012 2

Tajuk Projek: Garis Panduan Pengauditan Pengurusan Kewangan Bahagian Audit Dalam

Jabatan/Agensi: Bahagian Audit Dalam, JPM

Kategori: ICT Non-ICT

SEKSYEN 1: PENGENALAN PROJEK

Sinopsis Projek: (tidak melebihi 150 patah perkataan)

Projek ini adalah merupakan inisiatif Bahagian Audit Dalam JPM bagi menyeragamkan

proses dan prosedur pengauditan pengurusan kewangan di Jabatan/Agensi JPM. Selain itu,

ia juga dapat mempercepatkan lagi pengeluaran surat pengurusan/surat pemerhatian kepada

Jabatan/Agensi selepas pengauditan dilaksanakan serta mematuhi Piagam Pelanggan yang

ditetapkan. Garis panduan ini mengandungi proses pengauditan pengurusan kewangan

daripada penyediaan surat iringan, memorandum perancangan audit, nota exit conference,

surat pengurusan audit, surat peringatan sehingga kepada maklum balas pengauditan.

Garis Panduan ini telah mula disediakan pada tahun 2010 dan seterusnya pada tahun 2011

dan 2012, Garis Panduan ini telah dikemas kini dan ditambah baik bersesuaian dengan

cadangan yang diberikan oleh warga Bahagian Audit Dalam serta selaras dengan perubahan

peraturan/pekeliling yang berkuat kuasa. Pelaksanaan projek dibuat secara dalaman melalui

percambahan fikiran ahli pasukan kerja dan pegawai Bahagian Audit Dalam, JPM.

Pelaksanaan projek ini telah dapat menjimatkan masa pelaksanaan pengauditan pengurusan

kewangan, meningkatkan produktiviti kerja dan meminimumkan kesilapan penulisan laporan.

Selain itu dengan pelaksanaan projek ini juga secara tidak langsung telah meningkatkan

tahap pematuhan pengurusan kewangan Jabatan/Agensi yang diaudit.

Ahli Kumpulan:

Penasihat : Setiausaha Bahagian Audit Dalam ( Mariam Kholidah bt. Zulkifli )

Pasukan Kerja :

1. Timbalan Setiausaha Bahagian II ( Noraza Binti Mohd Ariff )

2. Ketua Seksyen 1, W48 ( Zunaini Bin Alias )

3. Ketua Seksyen 2, W48 ( Mohd Anuar Bin Md Noh )

4. Ketua Seksyen 4, W48 ( Farizah Binti Beram )

5. Ketua Seksyen 5, W48 ( Hauriah Binti Panjang Ahmad )

6. Ketua Seksyen 6, W48 ( Khairul Anwar bin Abdul Hanan )

7. Ketua Seksyen 7, W48 ( Faizah Binti Abdullah )

8. Ketua Seksyen 8, W48 ( Nur Azian Binti Azumu )

9. Ketua Seksyen 9, W48 ( Badariah Binti Abas )

10. Juruaudit Seksyen 3, W44 ( Shahrul Fadli Bin Abdu Rashid )

11. Juruaudit Seksyen 6, W41 ( Sabariah Binti Amin )

12. Penolong Juruaudit, W32 ( Mazura binti Rabu )

13. Penolong Juruaudit, W27 ( Mohd Fairus bin Jaafar )

Page 3: BORANG PENYERTAAN ANUGERAH INOVASI …habinovasi.mampu.gov.my/...garis-panduan-pengauditan...audit-dalam.pdfmenyebabkan wujud pelbagai format, gaya penulisan serta ketidakseragaman

JPM | Anugerah Inovasi 2012 3

SEKSYEN 2: BUTIRAN PROJEK

Objektif:

(i) Membantu Bahagian Audit Dalam menyeragamkan proses kerja pengauditan

pengurusan kewangan, dokumentasi dan surat-menyurat bermula dari proses

perancangan sehingga proses pemantauan maklum balas oleh Jabatan/Agensi

Jabatan Perdana Menteri (JPM) yang diaudit.

(ii) Membantu warga Bahagian Audit Dalam untuk menghasilkan surat-menyurat,

dokumentasi dan Laporan Pengurusan Kewangan yang lebih cepat, komprehensif

dan berkualiti.

(iii) Mempercepatkan proses mengeluarkan laporan pemerhatian audit serta mematuhi

Piagam Pelanggan yang ditetapkan.

(iv) Mengurangkan kesilapan penulisan laporan yang berulang.

Justifikasi/Rasional Pelaksanaan/Penghasilan Projek:

Penyediaan Garis Panduan Pengauditan Pengurusan Kewangan Bahagian Audit Dalam

Jabatan Perdana Menteri adalah cetusan idea daripada Setiausaha Bahagian Audit Dalam

berikutan daripada perkara berikut:

(i) Bahagian Audit Dalam JPM dengan kekuatan 70 orang pegawai terbahagi kepada

11 Seksyen yang mana 9 Seksyen melaksanakan Pengauditan Pengurusan

Kewangan. Bilangan Pegawai yang ramai serta Seksyen yang banyak telah

menyebabkan wujud pelbagai format, gaya penulisan serta ketidakseragaman

proses kerja, dokumentasi dan surat-menyurat tanpa satu panduan yang khusus.

(ii) Bilangan Pengauditan Pengurusan Kewangan yang banyak iaitu dengan purata

melebihi 50 PTJ setahun yang diaudit juga telah menyukarkan penyeragaman.

(iii) Pada tahun 2009, tempoh masa yang lama telah diambil untuk mengeluarkan satu

Laporan Pengurusan Kewangan sehingga mencapai 60 hari selepas pengauditan

selesai dijalankan.

Sehubungan itu, Garis Panduan ini dihasilkan bagi membantu Seksyen di Bahagian Audit

Dalam melaksanakan pengauditan di bawah tanggungjawab masing-masing dengan lebih

berkesan.

Deskripsi Projek:

Garis Panduan Pengauditan Pengurusan Kewangan Bahagian Audit Dalam Jabatan

Perdana Menteri mula disediakan pada tahun 2010 dan digunakan pada 3 Mei 2010. Isi

kandungan Garis Panduan tersebut adalah seperti berikut :

(i) Bahagian 1 - Surat Iringan

Memulakan Pengauditan

Laporan Audit

Memo Setiausaha Bahagian

(ii) Bahagian 2 - Senarai Dokumen Untuk Diaudit

Page 4: BORANG PENYERTAAN ANUGERAH INOVASI …habinovasi.mampu.gov.my/...garis-panduan-pengauditan...audit-dalam.pdfmenyebabkan wujud pelbagai format, gaya penulisan serta ketidakseragaman

JPM | Anugerah Inovasi 2012 4

(iii) Bahagian 3 - Memorandum Rancangan Audit

(iv) Bahagian 4 – Nota Exit Conference

(v) Bahagian 5 – Surat Pengurusan Audit/Surat Pemerhatian Audit

(vi) Bahagian 6 – Surat Peringatan

Surat Peringatan I – Ketua Seksyen Audit

Surat Peringatan II – Timbalan Setiausaha Bahagian

Surat Peringatan III – Setiausaha Bahagian

Pada tahun 2011, Garis Panduan ini telah dikemas kini semula bersesuaian dengan

cadangan yang diberikan oleh warga Bahagian Audit Dalam dan Auditi dan telah mula

digunakan mulai bulan September 2011.

Penyusunan semula Garis Panduan telah dibuat pada bulan Disember 2011 dan diedarkan

pada 1 Januari 2012. Penyusunan yang dibuat bertujuan memberikan penjelasan lebih

lanjut terhadap setiap perkara yang dinyatakan dalam Garis Panduan tersebut. Perkara

yang ditambah baik adalah dengan memasukkan penerangan secara ringkas serta

contoh/template yang lebih komprehensif mengenai perkara berikut :

(i) Tujuan Serta Skop Pengauditan Yang Dilaksanakan

(ii) Surat Memulakan Pengauditan

(iii) Surat Laporan Pengauditan Pengurusan Kewangan

(iv) Memo Kepada YBhg. Datuk TKSUK

(v) Memorandum Perancangan Audit

(vi) Nota Exit Conference

(vii) Dokumen Tidak Serah Untuk Audit

(viii) Laporan Pengauditan Pengurusan Kewangan

(ix) Surat Makluman Maklum Balas Kepada Jabatan/Agensi

(x) Surat Peringatan

(xi) Format Penulisan

Garis Panduan ini dikemas kini mengikut perubahan semasa sama ada dari segi peraturan

atau cadangan yang dikemukakan warga Bahagian Audit Dalam. Bagi kemudahan rujukan

warga Bahagian Audit Dalam, Garis Panduan ini dimuat naik dalam Sistem eTAR Bahagian

Audit Dalam.

Pelaksanaan projek ini telah mengubah proses kerja pengauditan dari segi aktiviti penyelarasan, penganalisisan dan pemantauan kerja. Pelaksanaan Pengauditan Pengurusan Kewangan lebih teratur dan sistematik daripada aspek perancangan, pelaksanaan audit (field-work), pelaporan dan susulan seperti berikut :

Page 5: BORANG PENYERTAAN ANUGERAH INOVASI …habinovasi.mampu.gov.my/...garis-panduan-pengauditan...audit-dalam.pdfmenyebabkan wujud pelbagai format, gaya penulisan serta ketidakseragaman

JPM | Anugerah Inovasi 2012 5

SEBELUM

PERANCANGAN

SELEPAS

Penyediaan Memorandum Rancangan Audit (MRA) tidak seragam antara Seksyen Audit.

Memorandum Perancangan Audit (MPA) disediakan secara seragam.

Maklumat Pengauditan Tahun Sebelum tidak dimasukkan dalam MRA.

Memudahkan rujukan tempoh pengauditan ulangan dan isu yang telah dibangkitkan dengan memasukkan maklumat Pengauditan Tahun Sebelum dalam MPA.

Maklumat Jadual Pelaksanaan Pengauditan tidak memasukkan perbandingan dengan rancangan asal sekiranya berlaku perubahan jadual.

Mengenal pasti justifikasi perubahan Jadual Pelaksanaan Pengauditan dengan memasukkan perubahan jadual berbanding rancangan asal.

PELAKSANAAN AUDIT

Pengauditan dilaksanakan dengan merujuk Kertas Kerja Pengauditan Pengurusan Kewangan Jabatan Audit Negara (JAN).

Penggunaan Kertas Kerja Pengauditan Pengurusan Kewangan JAN yang ditambah baik mengikut kesesuaian dan keperluan Bahagian Audit Dalam JPM serta dikemas kini berdasarkan perubahan/ pindaan peraturan serta pekeliling Kerajaan semasa.

Laporan Pemerhatian Audit yang tidak seragam antara Seksyen.

PELAPORAN Laporan Pemerhatian Audit diseragamkan melalui penyediaan format yang standard (template laporan) supaya standard minimum requirement dalam sesuatu laporan disediakan.

Page 6: BORANG PENYERTAAN ANUGERAH INOVASI …habinovasi.mampu.gov.my/...garis-panduan-pengauditan...audit-dalam.pdfmenyebabkan wujud pelbagai format, gaya penulisan serta ketidakseragaman

JPM | Anugerah Inovasi 2012 6

SEBELUM SELEPAS

Markah pematuhan pengurusan kewangan tidak diberikan kepada agensi.

Markah pematuhan terhadap pengurusan kewangan diberikan kepada agensi bagi menilai setiap kawalan pengurusan kewangan meliputi kawalan Pengurusan, Bajet, Terimaan, Perbelanjaan, Kumpulan Wang Amanah/Deposit serta Aset Dan Stor. Penilaian pematuhan dibuat berdasarkan format matriks pematuhan yang standard.

Tiada contoh pemerhatian Audit dan syor yang boleh dirujuk pegawai semasa menyediakan draf laporan pemerhatian Audit.

Memudahkan rujukan pegawai semasa penyediaan laporan pemerhatian Audit dengan memasukkan contoh isu serta syor yang boleh digunakan sekiranya penemuan Audit yang lebih kurang sama sekali gus menjimatkan masa pegawai dalam tempoh penyediaan laporan.

Tiada penetapan tempoh susulan dibuat selepas auditi mengemukakan maklum balas terhadap laporan pemerhatian audit.

SUSULAN MAKLUM BALAS AUDITI

Susulan dibuat dalam tempoh 15 hari bekerja daripada tarikh maklum balas auditi diterima bagi mengenal pasti status isu yang telah dibangkitkan sama ada ‘Selesai’ atau ‘Belum Selesai’. Bagi isu yang berstatus ‘Belum Selesai’, pihak auditi akan diminta memberi penjelasan lanjut atau dokumen sokongan sebagai bukti tindakan telah atau sedang diambil menggunakan format yang standard.

Page 7: BORANG PENYERTAAN ANUGERAH INOVASI …habinovasi.mampu.gov.my/...garis-panduan-pengauditan...audit-dalam.pdfmenyebabkan wujud pelbagai format, gaya penulisan serta ketidakseragaman

JPM | Anugerah Inovasi 2012 7

Kaedah Pembangunan/Pelaksanaan Projek (nyatakan juga sama ada projek

dibangunkan /dilaksanakan secara dalaman atau luaran):

Pelaksanaan projek dibuat secara dalaman melalui percambahan fikiran ahli pasukan kerja dan pegawai Bahagian Audit Dalam, JPM.

Carta Perbatuan:

Projek ini terbahagi kepada 3 Fasa iaitu Perancangan, Pelaksanaan dan Penambahbaikan.

FASA 1 – PERANCANGAN

Pada peringkat ini Garis Panduan adalah kompilasi daripada kertas Kerja, Nota Exit

Conference dan Laporan Pemerhatian yang telah dikeluarkan oleh semua Seksyen yang

melaksanakan Pengauditan Pengurusan Kewangan di Bahagian Audit Dalam JPM pada

tahun 2008 dan 2009.

FASA 2 – PELAKSANAAN

Garis Panduan disediakan dan digunakan mulai bulan Mei 2010 untuk dijadikan rujukan

oleh pegawai Bahagian Audit Dalam JPM yang melaksanakan Pengauditan Pengurusan

Kewangan.

FASA 3 – PENAMBAHBAIKAN

Penambahbaikan dan pengemaskinian Garis Panduan dilaksanakan secara berterusan

dari semasa ke semasa mengikut cadangan daripada pegawai Bahagian Audit Dalam

JPM serta perubahan peraturan/pekeliling yang berkuat kuasa.

Pada bulan Jun 2010, Jawatankuasa Garis Panduan Pengurusan Kewangan

Dan Kertas Kerja telah ditubuhkan dianggotai oleh 7 Pegawai yang terdiri

daripada Juruaudit Gred W52, W48, W44, W41, W32 dan W27. Terma rujukan

Jawatankuasa ini adalah mengemas kini atau membuat cadangan pindaan

terhadap Garis Panduan/Kertas Kerja Audit berdasarkan peraturan/pekeliling

terkini; menyelaras Garis Panduan dan Kertas kerja Audit yang diguna pakai dan

cadangan pindaan dibentangkan dalam Mesyuarat Ketua Seksyen Audit untuk

kelulusan.

Pada bulan Februari 2011, ahli Jawatankuasa Garis Panduan Pengurusan

Kewangan telah dilantik semula mengikut elemen kawalan Pengurusan

Kewangan yang terdiri daripada Ketua Seksyen Audit 1 hingga 9. Setiap

Seksyen bertanggungjawab menyemak semula kriteria yang terdapat dalam

Matriks Pemarkahan, Kertas Kerja, Nota Exit Conference dan template Laporan.

Cadangan pindaan telah dibentangkan dalam sesi perbincangan yang dihadiri

oleh semua pegawai Audit di Bahagian Audit Dalam JPM pada bulan Ogos 2011.

Garis Panduan yang telah dimuktamadkan mula digunakan pada bulan

September 2011.

Penyusunan semula Garis Panduan telah dibuat pada bulan Disember 2011 dan

diedarkan pada 1 Januari 2012.

Selaras dengan perubahan Peraturan/Pekeliling Jawatankuasa yang sama telah

menyemak semula Garis Panduan dan cadangan pindaan telah dibentangkan

semasa Retreat Bahagian Audit Dalam pada bulan Mac 2013.

Page 8: BORANG PENYERTAAN ANUGERAH INOVASI …habinovasi.mampu.gov.my/...garis-panduan-pengauditan...audit-dalam.pdfmenyebabkan wujud pelbagai format, gaya penulisan serta ketidakseragaman

JPM | Anugerah Inovasi 2012 8

Carta Perbatuan adalah seperti berikut :

FASA TAHUN

2009 2010 2011 2012 2013

FASA 1 - PERANCANGAN

FASA 2 -PELAKSANAAN

FASA 3 -PENAMBAHBAIKAN

Output Projek:

Garis Panduan Pengurusan Kewangan yang disediakan boleh digunakan oleh Unit Audit Dalam

di Kementerian/Jabatan yang lain mengikut keperluan dan kesesuaian core business masing-

masing.

Page 9: BORANG PENYERTAAN ANUGERAH INOVASI …habinovasi.mampu.gov.my/...garis-panduan-pengauditan...audit-dalam.pdfmenyebabkan wujud pelbagai format, gaya penulisan serta ketidakseragaman

JPM | Anugerah Inovasi 2012 9

SEKSYEN 3: KESAN INOVASI

Kecekapan Projek:

(a) Menjimatkan Masa

(i) Penjimatan masa yang ketara adalah bagi urusan pengeluaran Laporan Pengauditan

Pengurusan Kewangan. Pada tahun 2009, tempoh masa Laporan pengauditan

Pengurusan Kewangan dikeluarkan adalah antara 14 sehingga 66 hari iaitu dengan

tempoh masa purata 32 hari untuk mengeluarkan satu Laporan. Mulai tahun 2010

sehingga 2012, tempoh masa purata mengeluarkan satu Laporan telah dapat dikurangkan

kepada antara 18 hingga 22 hari. Butiran lanjut seperti Jadual 1 :

JADUAL 1

PURATA TEMPOH MASA PENGELUARAN SATU LAPORAN AUDIT BAGI TAHUN 2009 HINGGA TAHUN 2012

TAHUN BILANGAN

PTJ DIAUDIT

*TEMPOH MASA LAPORAN

DIKELUARKAN (HARI)

JUMLAH TEMPOH MASA PENGELUARAN

LAPORAN (HARI)

PURATA TEMPOH MASA PENGELUARAN

SATU LAPORAN

(HARI)

2009 59 14 - 66 1,884 32**

2010 85 4 - 25 1,539 18

2011 75 4 - 26 1,517 20***

2012 63 14 - 25 1,356 22*** Nota: * Minimum – Maksimum hari ** Tempoh masa sebelum menggunakan Garis Panduan *** Terdapat tambahan kriteria yang disemak pada tahun 2011 dan 2012

(ii) Analisis terhadap kajian soal selidik yang telah dijalankan mendapati 8 (20%) pegawai

sangat bersetuju Garis Panduan yang disediakan menjimatkan masa proses

penyediaan Laporan Audit, 30 (73%) bersetuju manakala hanya 2 (5%) kurang

bersetuju dan 1 (2%) tidak bersetuju seperti di Rajah 1.

RAJAH 1

HASIL KAJI SELIDIK PENGGUNAAN GARIS PANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN: MENJIMATKAN MASA PROSES PENYEDIAAN LAPORAN AUDIT

Sumber: Analisis dan Borang Kaji Soal Selidik Penggunaan Garis Panduan Pengurusan Kewangan Bahagian Audit Dalam JPM

Tidak Setuju2% Kurang Setuju

5%

Setuju73%

Sangat Setuju20%

Page 10: BORANG PENYERTAAN ANUGERAH INOVASI …habinovasi.mampu.gov.my/...garis-panduan-pengauditan...audit-dalam.pdfmenyebabkan wujud pelbagai format, gaya penulisan serta ketidakseragaman

JPM | Anugerah Inovasi 2012 10

(b) Meningkatkan Produktiviti

(i) Melalui projek ini, tempoh masa purata yang sebelum ini iaitu 32 hari diambil untuk

mengeluarkan satu Laporan telah dapat dikurangkan antara 18 hingga 22 hari pada tahun

2010 hingga 2012. Melalui penjimatan masa ini, Bahagian Audit Dalam JPM boleh

melaksanakan pengauditan lain yang bersifat ad-hoc arahan daripada Pengurusan

Tertinggi seperti Siasatan dan Audit Khas. Selain itu pegawai dari Bahagian ini juga turut

dilibatkan dengan lain-lain tugas seperti Naziran Bil 14 Hari oleh Bahagian Akaun JPM

dan jemputan menyampaikan ceramah.

Pada tahun 2010 sebanyak 3 siasatan dan pada tahun 2011, sebanyak 2 tambahan

siasatan daripada yang dirancang telah dapat dilaksanakan. Pada tahun 2011 juga, satu

Program Anak Angkat Pengurusan Kewangan telah dapat dilaksanakan. Selain itu, pada

tahun 2010 dan 2011, pegawai turut terlibat dalam menyampaikan ceramah, masing-

masing 22 ceramah setiap tahun.

(ii) Analisis kajian soal selidik yang telah dijalankan mendapati seramai 7 (17%) pegawai

sangat bersetuju Garis Panduan yang digunakan boleh meningkatkan produktiviti

pegawai, 23 (56%) bersetuju manakala 9 (22%) kurang bersetuju dan 2 (5%) tidak setuju

seperti di Rajah 2.

RAJAH 2

HASIL KAJI SELIDIK PENGGUNAAN GARIS PANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN: MENINGKATKAN PRODUKTIVITI PEGAWAI

Sumber: Analisis dan Borang Kaji Soal Selidik Penggunaan Garis Panduan Pengurusan Kewangan Bahagian

Audit Dalam JPM

(c) Meminimumkan Kesilapan dan Ketinggalan

(i) Melalui penggunaan Garis Panduan ini, kesilapan dan ketinggalan dapat diminimumkan

kerana template surat dan laporan telah disediakan. Risiko untuk tertinggal kriteria yang

disemak juga dapat diminimumkan. Berdasarkan analisis yang dijalankan terhadap

peringkat semakan Setiausaha Bahagian bagi laporan yang dikeluarkan sehingga bulan

Julai 2012, sebanyak 9 (26.5%) laporan disemak antara 1 hingga 3 hari, 18 (55.9%)

laporan disemak antara 4 hingga 6 hari manakala 6 (17.6%) laporan disemak melebihi 6

hari. Ini menunjukkan sebanyak 28 (82.4%) daripada 34 laporan yang disemak oleh

Setiausaha Bahagian mengambil masa antara 1 hingga 6 hari di mana tempoh masa yang

diambil adalah singkat kerana laporan yang dikemukakan oleh setiap Seksyen mempunyai

Tidak Setuju5%

Kurang Setuju22%

Setuju56%

Sangat Setuju17%

Page 11: BORANG PENYERTAAN ANUGERAH INOVASI …habinovasi.mampu.gov.my/...garis-panduan-pengauditan...audit-dalam.pdfmenyebabkan wujud pelbagai format, gaya penulisan serta ketidakseragaman

JPM | Anugerah Inovasi 2012 11

kesilapan yang minimum. Butiran lanjut mengenai analisis tempoh semakan Setiausaha

Bahagian bagi laporan tahun 2012 adalah seperti di Jadual 2.

JADUAL 2

ANALISIS TEMPOH SEMAKAN DI PERINGKAT SETIAUSAHA BAHAGIAN BAGI LAPORAN PEMERHATIAN AUDIT YANG DIKELUARKAN SEHINGGA BULAN JULAI 2012

TEMPOH MASA YANG DIAMBIL (HARI BEKERJA)

LAPORAN PEMERHATIAN AUDIT

BILANGAN %

1 hingga 3 9 26.5

4 hingga 6 19 55.9

Melebihi 6 6 17.6

JUMLAH LAPORAN 34 100

(ii) Kajian soal selidik yang telah dijalankan mendapati seramai 5 (12%) pegawai sangat

bersetuju Garis Panduan yang digunakan boleh meminimumkan kesilapan dan

ketinggalan, 27 (66%) bersetuju manakala 9 (22%) kurang bersetuju seperti di Rajah 3.

RAJAH 3

HASIL KAJI SELIDIK PENGGUNAAN GARIS PANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN: MEMINIMUMKAN KESILAPAN DAN KETINGGALAN DALAM LAPORAN

Sumber: Analisis dan Borang Kaji Soal Selidik Penggunaan Garis Panduan Pengurusan Kewangan Bahagian Audit

Dalam JPM

(d) Mencapai Piagam Pelanggan

Template Laporan Pemerhatian yang disediakan dalam Garis Panduan telah memudahkan pegawai

Audit menyediakan Laporan Pengurusan Kewangan seterusnya membantu Bahagian Audit Dalam JPM

mencapai Piagam Pelanggan yang ditetapkan iaitu mengemukakan pemerhatian Audit Pengurusan

Kewangan kepada Auditi dalam tempoh 25 hari bekerja.

(e) Mudah Digunakan dan Difahami

(i) Garis Panduan ini mudah digunakan dan difahami oleh semua pihak yang melaksanakan

pengauditan Pengurusan Kewangan kerana susunan yang lebih berstruktur.

(ii) Kajian soal selidik yang telah dijalankan mendapati seramai 7 (17%) pegawai sangat

bersetuju Garis Panduan mudah digunakan dan difahami, 30 (73%) bersetuju

manakala 3 (8%) kurang bersetuju dan 1 (2%) tidak bersetuju seperti di Rajah 4.

Kurang Setuju22%

Setuju66%

Sangat Setuju12%

Page 12: BORANG PENYERTAAN ANUGERAH INOVASI …habinovasi.mampu.gov.my/...garis-panduan-pengauditan...audit-dalam.pdfmenyebabkan wujud pelbagai format, gaya penulisan serta ketidakseragaman

JPM | Anugerah Inovasi 2012 12

RAJAH 4 HASIL KAJI SELIDIK PENGGUNAAN GARIS PANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN:

MUDAH DIGUNAKAN DAN DIFAHAMI

Sumber: Analisis dan Borang Kaji Soal Selidik Penggunaan Garis Panduan Pengurusan Kewangan Bahagian

Audit Dalam JPM

Impak:

Impak pelaksanaan Garis Panduan adalah kepada pihak berikut :

(a) BAHAGIAN AUDIT DALAM JPM

(i) Format Lengkap Dan Sistematik

Garis Panduan telah menyediakan satu format yang lengkap dan bersistematik untuk digunakan

oleh pegawai Bahagian Audit Dalam JPM yang melaksanakan Pengauditan Pengurusan

Kewangan.

Berdasarkan kajian soal selidik yang telah dijalankan terhadap 41 pegawai yang menggunakan Garis

Panduan Pengurusan Kewangan Bahagian Audit Dalam JPM mendapati, seramai 23 (15%) pegawai

sangat bersetuju Garis Panduan yang disediakan adalah lengkap dan sistematik, 23 (56%) bersetuju

manakala 11 (27%) kurang bersetuju dan hanya 1 (2%) amat tidak bersetuju seperti di Rajah 5.

RAJAH 5 HASIL KAJI SELIDIK PENGGUNAAN GARIS PANDUAN PENGURUSAN

KEWANGAN: LENGKAP DAN SISTEMATIK

Sumber: Analisis dan Borang Kaji Soal Selidik Penggunaan Garis Panduan Pengurusan Kewangan

Bahagian Audit Dalam JPM

(ii) Penyeragaman Dokumentasi

Garis Panduan menyediakan Template Surat, Kertas Kerja, Nota Exit Conference dan Laporan

Pemerhatian Audit untuk Pengauditan Pengurusan Kewangan supaya semua Seksyen yang

Tidak Setuju2%

Kurang Setuju8%

Setuju73%

Sangat Setuju17%

Amat Tidak Setuju

2%

Kurang setuju27%

Setuju56%

Sangat Setuju15%

Page 13: BORANG PENYERTAAN ANUGERAH INOVASI …habinovasi.mampu.gov.my/...garis-panduan-pengauditan...audit-dalam.pdfmenyebabkan wujud pelbagai format, gaya penulisan serta ketidakseragaman

JPM | Anugerah Inovasi 2012 13

melaksanakan pengauditan menggunakan dokumen yang seragam.

Contoh 1 : Format Surat Pelaksanaan Pengauditan Contoh 2 : Format Kertas Kerja Contoh 3 : Format Nota Exit Conference

Contoh 4 : Format Laporan Pemerhatian Audit

CONTOH 1

TEMPLATE FORMAT SURAT PELAKSANAAN PENGAUDITAN

Page 14: BORANG PENYERTAAN ANUGERAH INOVASI …habinovasi.mampu.gov.my/...garis-panduan-pengauditan...audit-dalam.pdfmenyebabkan wujud pelbagai format, gaya penulisan serta ketidakseragaman

JPM | Anugerah Inovasi 2012 14

CONTOH 2

TEMPLATE KERTAS KERJA PENGAUDITAN

KAWALAN PENGURUSAN

Page 15: BORANG PENYERTAAN ANUGERAH INOVASI …habinovasi.mampu.gov.my/...garis-panduan-pengauditan...audit-dalam.pdfmenyebabkan wujud pelbagai format, gaya penulisan serta ketidakseragaman

JPM | Anugerah Inovasi 2012 15

CONTOH 3

TEMPLATE FORMAT NOTA EXIT CONFERENCE

Page 16: BORANG PENYERTAAN ANUGERAH INOVASI …habinovasi.mampu.gov.my/...garis-panduan-pengauditan...audit-dalam.pdfmenyebabkan wujud pelbagai format, gaya penulisan serta ketidakseragaman

JPM | Anugerah Inovasi 2012 16

CONTOH 4

TEMPLATE LAPORAN PEMERHATIAN

Page 17: BORANG PENYERTAAN ANUGERAH INOVASI …habinovasi.mampu.gov.my/...garis-panduan-pengauditan...audit-dalam.pdfmenyebabkan wujud pelbagai format, gaya penulisan serta ketidakseragaman

JPM | Anugerah Inovasi 2012 17

Page 18: BORANG PENYERTAAN ANUGERAH INOVASI …habinovasi.mampu.gov.my/...garis-panduan-pengauditan...audit-dalam.pdfmenyebabkan wujud pelbagai format, gaya penulisan serta ketidakseragaman

JPM | Anugerah Inovasi 2012 18

Analisis terhadap hasil kajian soal selidik yang telah dijalankan turut mendapati seramai 10 (25%)

pegawai sangat bersetuju Format Laporan Audit Dapat Diseragamkan melalui Garis Panduan

yang disediakan, 28 (68%) bersetuju manakala hanya 3 (7%) kurang bersetuju seperti di Rajah 6.

RAJAH 6

HASIL KAJI SELIDIK PENGGUNAAN GARIS PANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN: FORMAT LAPORAN AUDIT DAPAT DISERAGAMKAN

Sumber: Analisis dan Borang Kaji Soal Selidik Penggunaan Garis Panduan Pengurusan Kewangan Bahagian Audit

Dalam JPM

(iii) Meningkatkan Pemahaman Pegawai

Melalui Garis Panduan yang disediakan, ia meningkatkan pemahaman pegawai Bahagian

Audit Dalam mengenai proses kerja Pengauditan pengurusan kewangan yang perlu

dilaksanakan bagi memastikan kualiti laporan pemerhatian audit adalah pada tahap yang

tinggi.

Garis Panduan ini membantu pegawai baru memahami proses kerja Pengauditan

Pengurusan Kewangan. Hasil kajian soal selidik yang telah dijalankan mendapati 60%

hingga 80% pegawai yang berkhidmat kurang daripada 1 tahun dan sehingga 3 tahun

bersetuju bahawa Garis Panduan Pengurusan Kewangan telah membantu memahami

proses kerja Pengauditan Pengurusan Kewangan dan 20% pegawai yang berkhidmat

antara 1 hingga 3 tahun sangat bersetuju manakala 20% hingga 33% pegawai kurang

bersetuju seperti Rajah 7 hingga 9 berikut:

Kurang Setuju7%

Setuju68%

Sangat Setuju25%

Page 19: BORANG PENYERTAAN ANUGERAH INOVASI …habinovasi.mampu.gov.my/...garis-panduan-pengauditan...audit-dalam.pdfmenyebabkan wujud pelbagai format, gaya penulisan serta ketidakseragaman

JPM | Anugerah Inovasi 2012 19

RAJAH 7 RAJAH 8

RAJAH 9

(iv) Kemudahan Rujukan

Garis Panduan Pengurusan Kewangan adalah merupakan satu kemudahan rujukan

kepada Setiausaha Bahagian/Timbalan Setiausaha Bahagian untuk semakan draf

Laporan oleh Seksyen bagi memastikan setiap Seksyen menyediakan laporan yang

seragam dan tidak berbeza antara satu sama lain.

(v) Kawalan Tempoh Pengeluaran Laporan Pemerhatian Audit

Mengawal tempoh Laporan Pengauditan Pengurusan Kewangan yang dilaksanakan oleh

pegawai Bahagian Audit Dalam JPM dalam tempoh 25 hari selepas pengauditan

dilaksanakan ke atas Jabatan/Agensi yang diaudit. Contoh Borang Kawalan Pergerakan

Penyediaan Laporan Pengauditan Pengurusan Kewangan adalah seperti Contoh 5.

Kurang Setuju33%Sangat

Setuju67%

Tempoh Berkhidmat Kurang Daripada 1 Tahun

Kurang Setuju20%

Setuju60%

Sangat Setuju20%

Tempoh Berkhidmat Antara1 - 2 Tahun

Setuju80%

Sangat Setuju

20%

Tempoh Berkhidmat Antara 2 - 3 Tahun

Page 20: BORANG PENYERTAAN ANUGERAH INOVASI …habinovasi.mampu.gov.my/...garis-panduan-pengauditan...audit-dalam.pdfmenyebabkan wujud pelbagai format, gaya penulisan serta ketidakseragaman

JPM | Anugerah Inovasi 2012 20

CONTOH 5

BORANG KAWALAN PERGERAKAN YANG DIGUNAKAN

(vi) Kemudahan Penyediaan Analisis Laporan Tahunan Bahagian Audit Dalam

Analisis pematuhan Pengauditan Pengurusan Kewangan dilaporkan dalam Laporan

Tahunan Bahagian Audit Dalam yang dikeluarkan pada setiap tahun. Penggunaan

Matriks Pematuhan dapat membantu dalam penyediaan analisis yang lebih tepat serta

mengenal pasti kawalan yang lemah.

Page 21: BORANG PENYERTAAN ANUGERAH INOVASI …habinovasi.mampu.gov.my/...garis-panduan-pengauditan...audit-dalam.pdfmenyebabkan wujud pelbagai format, gaya penulisan serta ketidakseragaman

JPM | Anugerah Inovasi 2012 21

Laporan Pemerhatian yang lebih komprehensif telah membolehkan Jabatan/Agensi mengenal

pasti dan fokus kepada kelemahan yang dibangkitkan serta dapat mengambil tindakan

pembetulan dan penambahbaikan yang sewajarnya seterusnya meningkatkan tahap pematuhan

pengurusan kewangan masing-masing.

(b) JABATAN/AGENSI DI BAWAH JPM

Secara keseluruhannya, purata prestasi pematuhan Pengurusan Kewangan Jabatan/Agensi

yang diaudit telah meningkat bagi tempoh tahun 2010 sehingga 2012. Pada tahun 2012 purata

peratus pematuhan Pengurusan Kewangan Jabatan/Agensi adalah 81% berbanding 77% pada

tahun 2011 dan 76% pada tahun 2010.

(c) PERKHIDMATAN AWAM

Membantu meningkatkan imej Jabatan Kerajaan dari segi prestasi pengurusan kewangan melalui

penarafan indeks akauntabiliti oleh Jabatan Audit Negara kepada Jabatan/Agensi di bawah JPM.

TAHUN

TAHAP PRESTASI PENGURUSAN KEWANGAN BERDASARKAN INDEKS AKAUNTABILITI OLEH JABATAN AUDIT NEGARA JABATAN/AGENSI DI

BAWAH JPM

Sangat Baik

(4 Bintang)

Baik

(3 Bintang)

Memuaskan

(2 Bintang)

Tidak Memuaskan

(1 Bintang)

2009* 1 Jabatan/Agensi 10 Jabatan/Agensi 1 Jabatan/Agensi Tiada

2010 7 Jabatan/Agensi 6 Jabatan/Agensi Tiada Tiada

2011 8 Jabatan/Agensi 2 Jabatan/Agensi Tiada Tiada

Sumber : Laporan Ketua Audit Negara Tahun 2009, 2010 dan 2011 Nota : * Sebelum menggunakan Garis Panduan

76% 77%81%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Tahun 2010 Tahun 2011 Tahun 2012

Prestasi Pengurusan Kewangan Jabatan/Agensi Di bawah JPM

Page 22: BORANG PENYERTAAN ANUGERAH INOVASI …habinovasi.mampu.gov.my/...garis-panduan-pengauditan...audit-dalam.pdfmenyebabkan wujud pelbagai format, gaya penulisan serta ketidakseragaman

JPM | Anugerah Inovasi 2012 22

Nilai Inovasi :

Pelaksanaan projek ini juga telah membantu Bahagian Audit Dalam memantapkan pelaksanaan

fungsinya selaras dengan Manual Audit Dalam yang dikeluarkan oleh Kementerian Kewangan

pada Disember 2005. Kesan inovasi telah menyumbang kepada:

a. Pemantapan proses kerja pengauditan pengurusan kewangan oleh pegawai Bahagian

Audit Dalam seperti penganalisisan mengikut kawalan pengurusan kewangan;

b. Mengurangkan tempoh masa pengauditan pengurusan kewangan, boleh dikawal dan

membuka ruang inovasi yang lain secara berterusan;

c. Pengawalseliaan adalah terkawal di semua peringkat SUB, TSUB I dan II dan KSA di

mana pematuhan melalui penetapan piagam pelanggan yang mudah diukur, dinilai dan

disemak dari semasa ke sama; dan

d. Perkongsian maklumat yang lebih strategik dapat memudahkan perancangan

pengauditan yang lebih fokus supaya impak yang lebih tinggi terhadap pengauditan yang

dilaksanakan terhadap Jabatan/Agensi menyumbang kepada pengurusan kewangan yang

baik keseluruhannya di JPM.

Penghargaan :

Pada tahun 2012, Jabatan Insolvensi Malaysia (MdI) telah memohon untuk menggunakan format

matriks pematuhan yang disediakan oleh Bahagian Audit Dalam bagi menilai pelaksanaan

pengurusan kewangannya yang boleh dilaksanakan secara berkala sebagai mekanisme

pemantauan dan sekali gus dapat meningkatkan akauntabiliti dan integriti Jabatan. Pada tahun

yang sama juga Bahagian Audit Dalam telah dijemput untuk menyampaikan ceramah berkaitan

Laporan Audit Pengurusan Kewangan kepada pegawai Audit Dalam Kementerian/Jabatan dalam

Kursus Penulisan Laporan Audit yang dianjurkan oleh Bahagian Pengurusan Kewangan Strategik,

Kementerian Kewangan. Matlamat kursus tersebut adalah untuk meningkatkan kemahiran

pegawai Audit Dalam dalam penulisan laporan audit.

SEKSYEN PENGURUSAN INOVASI DAN DASAR BAHAGIAN INOVASI DAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

PENTADBIRAN AM, JABATAN PERDANA MENTERI