ringkasan projek inovasi negeri johor (e-rekod)...

RINGKASAN PROJEK INOVASI

KOMPILASI RINGKASAN PROJEK KUMPULAN INOVATIF & KREATIF DAN RINGKASAN PROJEK INOVASIJABATAN PENDAFTARAN NEGARA TAHUN 2016 224

1.0 PENGENALAN

Projek inovasi ini telah diwujudkan di bahagian ini berdasarkan fungsi bahagian menyimpan dan menye-lenggara daftar-daftar kelahiran, kematian dan pengangkatan serta mengeluarkan cabutan/carian kepada orang yang berkenaan. Sehubungan dengan itu, penambahbaikan proses kerja di kaunter dan pengurusan re-kod bagi Permohonan Cabutan Daftar Kelahiran yang masih belum dikemaskini dalam sistem perlu diambil perhatian. Antara faktor pendorong perlaksanaan projek ini ialah lambakan permohonan cabutan kelahiran yang mencecah ribuan dalam sebulan dan penambahbaikan prosedur kerja bagi pengurusan permohonan naik Aras Rekod Kelahiran .Projek ini melibatkan kakitangan di JPN Daerah, Cawangan Johor Bahru dan Unit Rekod.

2.0 ISU YANG DIHADAPI

2.1 Kakitangan Daerah / Cawangan JPN Johor Bahru perlu menyemak borang permohonan dibackoffice secara manual. 2.2 Proses kerja yang berulang di mana bila terdapat masalah mesin faks atau sukar menembusi talian telefon dari JPN Daerah ke JPN Negeri 2.3 Risiko penangguhan kerja apabila dibebani kerja yang berulang. 2.4 Kesukaran menepati Piagam Pelanggan 2.5 Sekiranye ada permasalahan tentang cabutan kelahiran / kematian di bahagian lain (Cth BKP,BKC,BWN),pelanggan perlu hadir memohon di bahagian Kelahiran Kematian JPN Negeri 2.6 Permohonan boleh dibuat di daerah yang berlainan walaupun permohonan telah dilakukan menyebabkan JPN Negeri terpaksa menyemak berulang kali secara manual.

3.0 TUJUAN PROJEK INOVASI

a) Inovasi ini dibangunkan bagi mempercepatkan proses permohonan cabutan kelahiran Johor yang belum dikemaskini di dalam sistem. b) Inovasi ini membantu menyeragamkan prosedur kerja bagi permohonan kemaskini rekod cabutan kelahiran dan kematian negeri Johor. c) Mengurangkan bebanan kerja bagi urusan menghantar faks, d) Pengurangkan kesilapan memberi maklumat melalui panggilan telefon. e) Sistem ini dapat mengurangkan kos dari segi penggunaan kertas yang banyak. f) Laporan harian dan bulanan boleh dicapai dengan mudah dan dicetak sebagai statistik bulanan. g) Sesuai dengan hasrat JPN Johor yang mahu memberikan perkhidmatan yang melengkapi ekspektasi pelanggan dan perkhidmatan yang cepat serta cekap, pihak kami sentiasa berusaha mencari jalan penambahbaikkan cara kerja untuk meningkatkan kualiti perkhidmatan.

RINGKASAN PROJEK INOVASI JPN TAHUN 2016

JPN: NEGERI JOHORNAMA PROJEK INOVASI: SISTEM PERMOHONAN KEMASKINI REKOD LAHIR / MATI TALIAN (E-REKOD)



4.0 PROSES PERLAKSANAAN

4.1 Membangunkan sebuah Sistem Permohonan Kemaskini Rekod Lahir/Mati Atas Talian (E-Rekod) bagi mengantikan kerja secara manual.

4.2 Sistem di bangunkan oleh seorang kakitangan di JPN Johor yang mempunyai sijil-sijil kelayakan untuk membangunkan sebuah sistem. Beliau turut dibantu oleh seorang Juruteknik Komputer FT19 di Bahagian IT serta 3 orang kakitangan Bahagian Kelahiran Kematian untuk sumber data dan beberapa maklumat yang diperlukan semasa pembangunan sistem.4.3 Tahap Perlaksanaan ‘Sistem Permohonan Kemaskini Rekod Lahir/Mati Atas Talian (e-Rekod) adalah secara penuh di Bahagian Kelahiran, Kematian dan Anak Angkat JPN Negeri Johor.

Setakat ini, penggunan Sistem Permohonan Kemaskini Rekod Lahir/Mati Atas Talian (e-Rekod) telah dipraktiskan di Bahagian Kelahiran, Kematian dan Anak Angkat JPN Negeri Johor seawal bulan Januari 2015 dan diperluaskan ke seluruh cawangan JPN Negeri Johor dan sekiranya diberi kepercayaan ianya akan diperluaskan lagi penggunaannya ke seluruh cawangan JPNM, kecuali Sabah dan Sarawak. Namun begitu, bagi Negeri Sabah dan Sarawak, masih boleh mempraktiskan Sistem Permohonan Kemaskini Rekod Lahir/Mati Atas Talian (e-Rekod) bagi permohon cabutan kelahiran (bagi kelahiran semenanjung).

Penambahbaikan yang dibawa oleh Sistem Permohonan Kemaskini Rekod Lahir/Mati Atas Talian (e-Rekod) disediakan menggunakan perisian Dreamweaver dan Wampserver dengan teknologi PHP dan MySQL Online ialah penjimatan masa dan keseragaman proses kerja urusan Permohonan Cabutan Daftar Kelahiran yang belum dikemaskini di dalam Sistem JPN untuk naik aras, kecuali Sabah dan Sarawak.

• Mempercepatkan proses kerja• Mengurangkan beban tugas kakitangan• Kerja lebih sistematik• Memudahkan pemantauan• Meningkatkan kemahiran kakitangan



5.0 PROSES SEBELUM DAN SELEPAS

5.1 SEBELUM PROJEK

Berdasarkan statistik sebanyak 1400 permohonan diterima setiap bulan bersamaan dengan 70 perhohonan sehari dari 19 JPN Daerah dan JPN Negeri Johor. Permohonan di buat melalui 3 kaedah:

a) Penghantaran faks - JPN Daerah akan menghubungi JPN Johor dengan kerap untuk memantau setiap helaian permohonan secara faks diterima atau tidak oleh JPN Johor. Setiap permohonan melalui faks akan menggunakan kertas serta toner yang banyak. Sering juga menerima masalah dimana permohonan tidak di terima dan mendapat ulangan faks.

b) Penghantaran email – Ada sebahagian daerah yang gemar menghantar email kepada pegawai dan bukan pada Unit Rekod. Ini memberi masalah apabila pegawai tersebut bercuti atau berkursus panjang. Penghantaran email juga tidak dapat menjana laporan statistik permohonan JPN Daerah/Cawangan di Negeri Johor.

c) Panggilan telefon – Permohonan melalui telefon sering kali mendapat teguran di mana JPN Daerah sukar untuk menembusi talian di Unit Rekod.

5.2 SELEPAS PROJEK

Petugas Unit Rekod akan meyemak permohonan dalam Sistem Permohonan Kemaskini Rekod Lahir/Mati Atas Talian (e-Rekod) dan mencetak slip permohonan yang diterima daripada JPN Daerah/Cawangan, status rekod kelahiran masih belum dikemaskini. Slip permohonan tersebut akan dikumpul untuk proses mencari buku rekod. Setelah semua buku rekod telah dijumpai, buku rekod akan diserahkan kepada pega-wai bertugas untuk dikemaskini rekod. Kakitangan Unit Rekod akan mengemaskini rekod di dalam Sistem Permohonan Kemaskini Rekod Lahir/Mati Atas Talian (e-Rekod). Laporan statistik harian boleh dicapai dengan mudah dan dicetak sebagai buku kawalan penerimaan.

Kakitangan Unit rekod akan menyemak di dalam sistem LU2 status terkini permohonan dan merekodkan status pada Sistem Sistem Permohonan Kemaskini Rekod Lahir/Mati Atas Talian (e-Rekod). Permohonan tersebut akan disemak dari masa ke semasa dan dikemaskini kedudukannya di dalam Sistem Permohonan Kemaskini Rekod Lahir/Mati Atas Talian (e-Rekod).



Sekiranya permohonan masih belum dikemaskini di dalam sistem semasa, petugas JPN Daerah/Cawan-gan akan menyemak di dalam Sistem Permohonan Kemaskini Rekod Lahir/Mati Atas Talian (e-Rekod) kedudukan permohonan tersebut. Sekiranya permohonan tersebut dikuiri oleh JPN yang berkenaan kerana maklumat di dalam borang tidak lengkap atau tidak tepat, petugas kami akan meminta JPN Daerah/Cawan-gan melengkapkan borang yang berkenaan di ruangan catatan dan petugas kaunter akan membuat penge-maskinian maklumat tersebut di dalam Sistem Permohonan Kemaskini Rekod Lahir/Mati Atas Talian (e-Rekod) untuk dihantar ke JPN berkenaan.

Dengan adanya sistem tersebut, pemohon yang hadir dikaunter tanpa mengemukakan slip tidak akan meng-hadapi masalah. Ini kerana maklumat permohonan boleh disemak secara terus pada bila-bila masa apabila diperlukan dan proses hanya berdasarkan pada Sistem Permohonan Kemaskini Rekod Lahir/Mati Atas Talian (e-Rekod).

Inovasi ini juga membantu menyeragamkan prosedur kerja bagi proses permohonan cabutan daftar kela-hiran lahir Johor yang belum dikemaskini di dalam sistem bermula dari penerimaan permohonan di JPN Daerah/Cawangan.

6.0 IMPAK INOVASI

6.1 Elemen Inovatif / Kreativiti 6.1.1 Dengan penggunaan satu sistem yang sama, semua JPN Daerah Negeri Johor akan mempunyai satu sistem permohonan cabutan kelahiran / kematian yang seragam berbanding sebelum ini. 6.1.2 Antaramuka Sistem ini mudah difahami dan tidak terlalu rumit untuk dikendalikan. Oleh itu tiada masalah bagi pengguna yang baru untuk mengendalikan sistem ini untuk kali pertama. 6.1.3 Impak yang dibawa oleh Sistem E-Rekod ialah penyeragaman proses kerja yang lebih siste matik di semua cawangan JPN Negeri Johor serta memberi impak besar kepada Jabatan.



6.2 Elemen Keberkesanan

6.2.1 Dengan adanya sistem ini menjadikan proses kerja semakin mudah dan ringkas bermakna ianya sangat efektif untuk menjimatkan masa kakitangan serta masa terlebih itu boleh digunakan untuk membuat kerja lain. 6.2.2 Dapat mengurangkan timbunan kerja yang ketara, secara tidak langsungnya dapat mengurangkan beban dan tekanan kakitangan dan meningkatkan kualiti hidup mereka, lebih sihat, ceria dan menambahkan keseronokan bekerja.

6.3 Elemen Signifikan

6.3.1 Proses kerja kemasukan data hanya sekali sahaja bermakna ianya sangat efektif untuk menjimatkan masa kakitangan dan masa terlebih itu boleh digunakan untuk membuat kerja lain 6.3.2 Penjimatan masa untuk mengemaskini rekod dapat dipercepatkan kurang dari 7 hari bekerja. 6.3.3 Menjimatkan kos dan sumber manusia kerana tiada pertambahan jawatan diperlukan bagi melaksanakan projek ini. 6.3.2 Dapat menjimatkan kos-kos yang lain seperti kos telefon dan kos penghantaran fax yang berulang.

6.4 Elemen Relevan Penggunaan sistem E-Rekod dengan efektif telah menjadikan perkhidmatan Bahagian Kelahiran Kematian Anakangkat JPN Negeri Johor lebih cekap dan sistematik. Penjimatan tempoh masa kerja dan kos yang memberangsangkan membuktikan bahawa Key Performance Indicator (KPI) Jabatan dipatuhi dan dilaksanakan dengan berkesan.

7.0 PENGHARGAAN DITERIMA

7.1 Email maklumbalas dari JPN Daerah Pasir Gudang tentang penggunaan E-Rekod yang banyak mem bantu tugasan permohonan cabutan Kelahiran/Kematian di tempat mereka.



1. BORANG PERMOHONAN KEMASKINI REKOD

Halaman ini terdapat ruangan NAMA,NO.PENGENALAN,NO.DAFTAR,TEMPAT DAFTAR,TARIKH LAHIR,NAMA IBU,NAMA BAPA untuk diisi oleh petugas kaunter. Selepas itu petugas kaunter perlu klik “SIMPAN”.

2. CARIAN REKODHalaman ini untuk mendapatkan carian data individu berdasarkan No. Mykad atau No.Permohonan. Setelah selesai petugas kaunter akan klik “KEMBALI” untuk ke Menu Utama.



3. KEMASKINI REKODPetugas Unit Rekod akan kemaskini aras dihalaman ini berdasarkan LU2 pada setiap hari.



4. SLIP PERMOHONANPetugas kaunter Cawangan/Daerah akan Klik “CETAK” untuk mencetak slip ini untuk diberi kepada pemo-hon sebagai rujukan. Di Unit Rekod slip permohonan ini dicetak untuk pencarian buku rekod.



Klik Browse….



Klik muatnaik

Pilih gambar dokumen yang hendak disimpan



LETAK GAMBAR SIJIL KELAHIRAN / KEMATIAN UNTUK

PENYEMAKAN DATA REKOD

Simpanan Berjaya



DISEDIAKAN OLEH :NAMA : MOONAZLIN BINTI MOHD SAPIEEJABATAN : KUMPULAN E-REKODJABATAN PENDAFTARAN NEGARA,NEGERI JOHORTELEFON : 07-2341678EMAIL : [email protected]

ringkasan projek inovasi negeri johor (e-rekod)...

Documents