SISTEM REPOSITORI PENGETAHUAN –MyKrep ( mai-K-rep)

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

aProf Madya Dr Wan Maseri Binti Wan Mohd, bKhadijah Binti Ismail

aPengarah

Pusat Teknologi Maklumat dan Komunikasi

Universiti Malaysia Pahang

bPengurus

My Knowledge Repository Portal

Tel:+609-5492021 / +609-549 2021, +609-549 2188

Emel:maseri@ump.edu.my, mykrep.pmo@gmail.com

ABSTRAK

MyKrep ( Sistem Repositori Pengetahuan) merupakan satu projek Kementerian

Pendidikan Malaysia yang berkaitan dengan pengurusan pengetahuan di

kementerian. Ia meliputi proses mengenal pasti pengetahuan( knowledge

identification), proses penyimpanan pengetahuan (knowledge preserving), proses

penciptaan pengetahuan (knowledge creation), perkongsian pengetahuan (

knowledge sharing), presentasi pengetahuan (knowledge visualization) dan

penggunaan pengetahuan (knowledge usage) menggunakan teknologi pengetahuan

secara online dan bersistematik. Pengetahuan ini meliputi pengetahuan tacit dan

explicit . Salah satu skop MyKrep adalah mengintegrasi pengetahuan sedia ada

yang boleh diakses dari internet menggunakan knowledge technology KAPOW .

KAPOW mampu mengintegrasikan data, maklumat dan pengetahuan secara cepat

dan mudah menggunakan teknik ‘ROBOT’, di mana Knowledgeable ROBOT ini akan

bekerja secara pintar untuk mendapatkan data, maklumat dan pengetahuan dari

laman-laman web yang telah ditetapkan, dan pengetahuan ini akan disusun balik

untuk paparan dengan lebih tersusun dan bersesuaian dengan keperluan pengguna.

Dalam pembangunan MyKrep, projek pilot yang telah dilaksanakan ialah integrasi

data bagi 5 buah IPTA bagi skop berita, takwim dan penerbitan. Penerbitan ini

diambil dari sistem seperti OPAC, EPRINTS dan MYGRANTS. MYGRANTS

merupakan salah satu sistem Kementerian yang diintegrasikan ke MyKrep.Dari

dapatan projek MyKrep ini adalah didapati ianya dapat memudahkan pelajar,

pensyarah, pentadbir dan semua pengguna sistem untuk mendapatkan maklumat

dan pengetahuan dengan lebih cepat dan tepat.

My Knowledge Repository Portal ( MyKrep)

Komponen 1:

Integrasi Sistem Sedia Dibawah Kementerian

Kementerian Pendidikan Malaysia

Pengenalan

My Knowledge Repository Portal, MyKrep (Mai-K-Rep) adalah sistem

pengurusan pengetahuan yang menyediakan platform pengumpulan

carian maklumat dan pengetahuan bertujuan untuk mendapatkan

rangkuman pengetahuan dan rujukan samada dalam bentuk berita,

takwim organisasi , bahan penyelidikan dan penerbitan daripada pelbagai

organisasi atau institusi melalui satu portal bersepadu (one stop center)

dengan cara lebih mudah dan pantas.

Objektif pembentangan MyKrep di Seminar Kepustakawanan 2014

dengan tema “Memperkasakan Inisiatif Khidmat Maklumat Sehenti”

anjuran Pusat Khidmat Maklumat Akademik www.cais.unimas.my, Universiti

Malaysia Sarawak (UNIMAS) pada 25-26 September adalah bertujuan

untuk memperkenalkan inisiatif Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM)

untuk memantapkan pengetahuan dikalangan komponen kementerian

untuk sebaran meluas kepada masyarakat malaysia melalui Single Access

Portal. Selain itu, ianya bertujuan mewujudkan kerjasama melalui

libatsama sistem sedia ada organisasi dalam kementerian yang

dikenalpasti untuk diintegrasikan.

MyKrep digarapkan baik oleh pencetus idea yang realistik dan disokong

dengan kemampanan pasukan kerja terbaik. Pencetus idea ini adalah

seorang yang berkaliber dalam pembangunan sistem enterprise, telah

memperkenalkan sistem e-management universiti pada tahun 2002.Lebih

10 tahun, sistem e-management ini telah berkembang dan menjadi

tunjang kecekapan kakitangan organisasi dalam pentadbiran universiti

tersebut.

Sejarah MyKrep

Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) berpendapat pentingnya

mewujudkan sebuah sistem pengurusan pengetahuan ( Knowledge

Management) di peringkat kementerian bagi memelihara harta intelek

yang tersimpan selain menghargai dan merekod sumbangan

kakitangannya. Hasrat untuk membangunkan sistem terbabit disuarakan

oleh Bahagian Pengurusan Maklumat, Kementerian Pendidikan Malaysia,

Sektor Pengajian Tinggi.

Hasrat ini telah dimajukan dalam Mesyuarat Pengarah-Pengarah ICT

Institut Pengajian Tinggi Awam (IPTA). Mesyuarat memberi persetujuan

untuk membangunkan hasrat tersebut dan mempertanggungjawabkan

Universiti Malaysia Pahang (UMP) untuk mengalas tanggungjawab

terbabit.

Pembangunan MyKrep

Cetusan Awal

Idea MyKrep adalah berdasarkan model realistik pembangunan. Ianya hasil

kajian dan pemerhatian menerusi pengalaman-pengalaman pencetus idea dalam

membangunkan sendiri dan pemerhatian akan kegagalan dan cabaran

beberapa projek Knowledge Management yang dicuba dibangunkan oleh

pelbagai pihak.

Prinsip mudah untuk menjayakan pembangunan Knowledge Management ini

adalah secara berfasa. Dengan beberapa kriteria penting menjadi tanda aras

seperti boleh dilaksanakan, dilaksanakan dengan cepat serta pantas dan

dikembangkan menerusi kesediaan dan kecukupan pelbagai aspek iaitu tenaga

kerja, dana pembiayaan,skop kerja dan pembudayaan berterusan.

Perancangan

Kesepakatan diambil dengan memutuskan untuk membangunkan sistem

berskala kecil, dalam mode pilot. Pembentukan pasukan kerja kecil pakar dan

memiliki kemahiran multitask serta pemilihan teknologi berkebolehpercayaan

tinggi (reliable).

Oleh itu, pihak pembangun bersetuju membangunkan MyKrep ini menjadi

repositori pengetahuan ( Knowledge Repository) sebagai langkah awal dan

modul induknya. Tujuan pembangunan ini adalah untuk Jabatan Pengajian

Tinggi.

Dengan itu, terhasil satu kertas kerja yang dinamakan sebagai Kajian Awal dan

Pembangunan Pilot Knowledge Repository yang melalui beberapa proses

penilaian dan akhirnya persetujuan kertas kerja dan peruntukan dana

pembangunan sebanyak RM500 ribu diluluskan.

(a) Pengurusan Projek

Pemilihan ahli pasukan yang mampu melihat dan membaca gerakan asas

kertas kerja yang dipandukan. Beberapa tindakan diambil mengimbangi risiko

bakal dihadapi. Ahli pasukan ini terdiri oleh pencetus idea, pengurus projek

dan pengurus projek teknikal. Penetapan garisan panduan yang ringkas bagi

bertujuan untuk mengenalpasti paten dan kekangan yang bakal timbul dalam

projek tersebut menjadi ramuan terbaik projek ini.

(b) Skop Kerja

Skop MyKrep membincangkan sudut kriteria pemilihan sistem, kandungan

bahan yang difikirkan memberi impak kepada pengguna.Sistem sedia milik

institut pengajian tinggi awam dan sistem milik kementerian dikaji.

Pengurusan projek memuktamadkan skop kerja memilih 5 modul milik

bersama universiti iaitu berita, takwim, bahan dari sistem OPAC dan bahan

dari system EPRINTS. Dari kementerian pula, 1 modul penerbitan dari

sistem kementerian MYGRANTS dipilih.

(c) Penyediaan Teknologi

Pemilihan teknologi penting untuk memenuhi kehendak keperluan semasa.

Faktor penyediaan teknologi yang kurang rumit pengendaliannya, senang

difahami dan penyelenggaraan yang terjamin dan mampu buat menjadi kriteria

utama pemilihan.

(d) Tenaga Kerja

Tenaga kerja dipilih secara rawak dan rambang .Mereka terdiri individu

berlatarbelakang hakiki kerja di universiti sebagai staf sokongan pentadbiran

dalam bidang teknologi maklumat komunikasi dan pihak perpustakaan.

Gandingan tenaga kerja akademik melengkapkan variasi pandangan ke arah

kelestarian mutu kerja.Tenaga kerja ini diacuankan mengikut model ditetapkan

pengurusan projek MyKrep.

Perlaksanaan

MyKrep digerakan ketika berlakunya penstrukturan baru Kementerian Pengajian

Tinggi dan Kementerian Pelajaran yang dinamai Kementerian Pendidikan

Malaysia (KPM). Pengabungan ini memberi cabaran akan perlaksanaannya

kerana berlaku proses adaptasi di dalam organisasi KPM itu sendiri.

Projek ini dianugerahkan pada 27 September 2013. Kemudian ianya diikuti

dengan mesyuarat mula projek pada 25 Oktober 2013. Namun perlaksanaan

projek sangat perlahan akibat beberapa perkara yang diluar tindakan.Ianya mula

dinafaskan pada akhir November 2013. Ketika ini UMP terlibat dalam bencana

banjir Kuantan 2013. Kakitangan pasukan menjadi mangsa dan tidak kurang

terlibat sebagai sukarelawan ketika itu. Ia kembali mula digerakkan pada akhir

bulan Disember 2013 dengan usai penerimaan pembelian teknologi sistem.

Pada Januari 2014, perbincangan demi perbincangan diadakan dari semasa ke

semasa hingga prototaip ini dibentangkan pada ahli mesyuarat pembentangan

laporan perkembangan pada 18 Februari 2014. Hasil pembentangan membawa

kepada proses instalasi dan pengujian di Bahagian Pengurusan Maklumat,

Kementerian. Sistem ini dimula uji ( go live) sepenuhnya pada bulan akhir Mac

2014.

Integrasi sistem sedia ada ini melibatkan 5 buah universiti yang dipilih iaitu ;

Universiti Malaya

Universiti Sains Malaysia

Universiti Sains Islam Malaysia

Universiti Teknologi MARA

Universiti Malaysia Pahang

Dengan mengambil kira 4 modul terpilih seperti ;

News / Berita Universiti

Events / Takwim Universiti

OPAC ( Online Public Access Catalog)

EPRINTS

Integrasi sistem sedia ada di kementerian pula ialah sistem Pengurusan

Penyelidikan yang dikenali sebagai Malaysian Greater Researcher Networks

(MYGRANTS www.mygrants.gov.my) yang dibangunkan oleh Universiti Malaysia Pahang

ini dibawah seliaan Bahagian Perancangan Kecemerlangan IPT ( BPKI) ,

Jabatan Pengajian Tinggi. Modul integrasi yang dipilih seperti berikut;

Penerbitan

Projek

Penyelidik

Modul terbitan hasil dari hasil pengumpulan modul asal ini membentuk modul

carian yang dipanggil PUBLICATIONS. Carian merangkumi kedua entiti tersebut

iaitu IPTA dan Kementerian.

Portal bersepadu ini yang mengumpulkan maklumat pelbagai IPTA bukanlah

satu inisiatif yang mudah. Sudah bertahun pelbagai pihak cuba untuk

mewujudkan satu pangkalan data bersepadu dan berpusat (integrated and

contralized) bagi mengumpul maklumat kesemua IPTA di Malaysia khususnya,

namun inisiatif-inisiatif ini tidak berjaya mencapai matlamat kerana kekangan

teknologi dan pendekatan. Namun, dengan pendekatan dan strategi MyKrep,

usaha penggabungan data ini dapat dilakukan dengan cepat, sebagai contoh

bagi skop penerbitan bagi 5 buah universiti, ianya dapat dibangunkan dalam

masa 1 minggu. Teknik ini boleh digunakan untuk skop-skop yang lain dan boleh

digabungkan untuk keseluruhan institusi pengajian di Malaysia.

Ciri portal yang mudah dan kaedah penggunaan yang sistematik membolehkan

pengguna melayari carian maklumat tanpa perlu bantuan dan rumit untuk

digunakan. Arahan dan menu teratur serta bersistematik memberikan

keselesaaan kepada pengguna untuk melayarinya.

Berikut adalah gambarajah senibina dan infrastruktur Aplikasi MyKrep.

Senarai Pasukan MyKrep 2013-2014 adalah seperti berikut;

Skrin Aplikasi MyKrep

Skrin Home

Skrin : News

Skrin : Event

Skrin : OPAC

Skrin : EPRINTS

Skrin:MYGRANTS

Skrin : Publications

Pemerhatian dan Pemantauan MyKrep

Aplikasi MyKrep telah diprebiukan di universiti , sektor awam dan komuniti

sektor swasta. Rata memberi maklumbalas atas usaha ini diperkemaskan dan

dikembangkan secara menyeluruh. Malahan ketika pembentangan laporan

kemajuan kedua pada 3 Jun 2014, ahli mesyuarat menyarankan agar skop

pilot diperluaskan kepada sektor pelajaran.

Bersama ini disertakan maklumbalas pihak menerima kunjungan pasukan

MyKrep. Seperti dibawah;

Showcase di Universiti Sains Islam Malaysia, Bangi, 4 April 2014.

“Menyarankan diadakan showcase di peringkat kementerian bagi

liputan dan pendedahan kepada semua agensi.”

Showcase di The Malaysian Administrative Modernisation and

Management Planning Unit (MAMPU) atau Unit Pemodenan Tadbiran

dan Perancangan Pengurusan pada 13 Ogos 2014

““Menyarankan projek ini diangkat sebagai projek nasional negara sejajar

dengan strategi NBOS –Malaysia.”

Showcase di Knowledge Management Malaysia - Get Together pada

28 Ogos 2014 di Tower 1 KLCC.

“Sokongan untuk menjadikan Portal MyKrep medium pengabungan

pengurusan pengetahuan dari sektor awam dan swasta dan

menyuburnya dengan penglibatan komuniti”.

Pengulungan Projek

MyKrep kini dilihat berada pada landasan baik dari tenaga pakar,

teknologi , keputusan dasar dan masa untuk digunapakai dalam skala

pembangunan dan penggunaan lebih besar. Beberapa perkara perlu

diberi perhatian dan pembudayaan perkongsian harus diperkasakan

untuk menjadi kebolehyakinan MyKrep diperutuhkan.

Sasaran

MyKrep perlu mendalami dalam perancangan perlaksanaan fasa

seterusnya sealiran dalam merealisasikan inisiatif National Blue

Ocean Strategy (NBOS) negara. Intipati dalam NBOS utama adalah

gerak kerjasama ke arah melahirkan negara berpendapatan tinggi dan

menyantunkan keharmonian masyarakat.

Perkara penting yang dititikberatkan pembangunan yang dibuat

mestilah memberi impak yang besar dengan kos murah dan

perlaksanaan yang pantas. Untuk memastikan pembangunan ini

berjalan jayanya usaha kolaborasi harus dipertambah dan

dipergiatkan.

Usaha kolaborasi ini membawa maksud berkerja sebagai satu

pasukan, menghimpun berlainan entiti dan bergerak kerja kea rah

penyempurnaan pembangunan secara berpasukan. Disinilah pihak

terbabit dan menerbitkan rasa perkongsian sumber secara bersama

dengan bijaksana yang mana sumber dana, tenaga kerja, perkakasan

, persekitaran dikongsi merentasi badan swasta , awam dan komuniti

setempat.

Halatuju

Perlaksanaan sepenuhnya dijangka pada awal tahun hadapan secara

bekerjasama. Jenis perkongsian secara kerjasama ini melibatkan

o Perlaksanaan sepenuhnya secara kerjasama :

o Perkongsian kepakaran dari penyedia teknologi

o Perkongsian kepakaran dari universiti

o Perkongsian kepakaran melatih guna tenaga kerja negara

terdiri para graduan

Menjadikan hasrat kerajaan agar ilmu setiap warganya dikenalpasti,

disimpan, diwariskan,digunakan dan diperkembangan bagi

penghasilan lebih ilmu dan melahirkan rakyat berpengetahuan tinggi

dan bermaklumat.