she miros panduan audit miros.pdf · 3.5 lawatan tapak 12 3.6 menemuduga pihak pengurusan dan...

Malaysian Institute of Road Safety Research Lot 125-135, Jalan TKS 1, Taman Kajang Sentral, 43000 Kajang, Selangor Darul Ehsan, Malaysia. Tel : 603 - 8924 9200 Faks : 603 - 8733 2005E-mail : [email protected] : www.miros.gov.my Buku Panduan Audit

SHE MIROS MALAYSIAN INSTITUTE OF ROAD SAFETY RESEARCH

MALAYSIAN INSTITUTE OF ROAD SAFETY RESEARCH

Buku Panduan Audit SHE MIROS MCP No. 122

(CVR) MCP Buku Panduan Audit.pdf 1 7/29/13 10:47 AM

MCP No. 122

Buku Panduan Audit SHE MIROS

Fuad Abas, P Eng

Norlen Mohamed, MD

Mohd Rasid Osman, P Eng

Mohamad Suffian Ahmad

Wahida Ameer Batcha

Ilhamah Othman

Aimi Mohd Fahmi

Tan Choon Yeap

_______________________________________________________________________________

MIROS © 2013. All rights reserved.

Published by:

Malaysian Institute of Road Safety Research (MIROS) Lot 125-135, Jalan TKS 1, Taman Kajang Sentral, 43000 Kajang, Selangor Darul Ehsan, Malaysia.

Perpustakaan Negara Malaysia Data Pengkatalogan-dalam-Penerbitan Buku panduan audit SHE MIROS / Fuad Abas … [et al.]

Bibliography: p. 15 ISBN 978-967-5957-45-0 1. Traffic safety—Malaysia—Handbooks, manuals, etc. 2. Roads—Safety measures—Malaysia--Handbooks, manuals, etc.

I. Fuad Abas. 383.12509595

Printed by: Malaysian Institute of Road Safety Research

Typeface : Calibri

Size : 11 pt

DISCLAIMER None of the materials provided in this report may be used, reproduced or transmitted, in any form or by any means, electronic or mechanical, including recording or the use of any information storage and retrieval system, without written permission from MIROS. Any conclusion and opinions in this report may be subject to reevaluation in the event of any forthcoming additional information or investigations.


iii

Kandungan Halaman Senarai Jadual v Senarai Rajah vi Penghargaan vii 1.0 Pengenalan 1

1.1 Latar belakang 1 1.2 Keperluan auditan 2 1.3 Objektif 2 1.4 Skop 2 1.5 Definisi kes 3 1.6 Carta alir 4

2.0 Perancangan dan Surat Pemberitahuan Audit 7

2.1 Pasukan audit 7 2.2 Surat kebenaran

2.2.1 Mengeluarkan surat mohon kebenaran dari Pengarah/Ketua Bahagian berkenaan 8

2.2.2 Kelayakan juruaudit 8 2.3 Keluarkan surat pemberitahuan kepada auditee 8 2.4 Persediaan kumpulan audit sebelum ke tempat audit 9

3.0 Pelaksanaan Audit 10 3.1 Proses kerja bagi aktiviti audit 10

3.2 Mesyuarat pembukaan kepada pengurusan tertinggi atau wakil 11

3.3 Penerangan oleh pihak auditee 11 3.4 Semak dokumen berkaitan 11 3.5 Lawatan tapak 12 3.6 Menemuduga pihak pengurusan dan pekerja 12 3.7 Rumusan audit di kalangan pasukan audit 13 3.8 Mesyuarat penutupan 13


iv

Halaman

4.0 Laporan Audit 14

4.1 Inkuiri kemalangan maut 14 4.2 Kemalangan biasa 14 4.3 Berjadual 14

Rujukan 15 Lampiran A Surat memohon kebenaran untuk menyertai pasukan audit 16

B1 Surat pemberitahuan audit bagi yang bukan berdasarkan kes 17 B2 Surat pemberitahuan audit bagi yang berdasarkan kes 19 B3 Dokumen serta kemudahan yang diperlukan untuk sesi audit 21 C Senarai semak audit MIROS 22 D Format laporan audit 29


v

Senarai Jadual

Halaman Jadual 1 Carta alir proses audit SHE MIROS 4

Jadual 2 Perincian prosedur audit SHE MIROS 5

Jadual 3 Rekod, lokasi dan tempoh simpanan dokumen 6


vi

Senarai Rajah Halaman

Rajah 1 Keanggotaan pasukan audit 7

Rajah 2 Proses kerja aktiviti audit 10


vii

Penghargaan

Syukur ke hadrat IIahi kerana hasil daripada bengkel dan perbincangan yang telah

dijalankan, maka Buku Panduan Audit SHE MIROS ini dapat dihasilkan. Segala cadangan

yang bernas dan maklumbalas daripada pegawai-pegawai yang berkepakaran dan

berpengalaman luas telah diambil dan diadaptasi dalam usaha menghasilkan buku

panduan ini.

Jawatankuasa pengarang ingin merakamkan setinggi-tinggi penghargaan dan terima

kasih kepada Pasukan Audit MIROS yang telah bekerja keras dalam usaha

membangunkan Buku Panduan Audit SHE. Penghargaan juga ditujukan buat Ketua

Pengarah MIROS, yang telah banyak memberi sokongan dan dorongan dalam

merealisasikan penulisan buku panduan ini. Akhir kata, jawatankuasa pengarang ingin

merakamkan penghargaan kepada penyumbang iaitu Rahiza Mohamed@Hussin, Ahmad

Huzairi Mohd Salleh, Mohamad Sahidi Mushawir dan semua individu yang telah

membantu dalam penghasilan buku panduan ini.

Sekian, terima kasih.


1

1.0 Pengenalan

1.1 Latar belakang

Saban hari, rakyat Malaysia dikejutkan dengan paparan-paparan kemalangan yang

melibatkan pelbagai kenderaan sama ada kenderaan persendirian mahupun kenderaan

komersil. Kemalangan-kemalangan ini berpunca daripada pelbagai faktor seperti faktor

manusia, persekitaran, reka bentuk jalan dan kenderaan. Kemalangan jalan raya adalah

satu tragedi dan ironinya mengakibatkan kerugian dari segi tenaga kerja serta wang

ringgit.

Institut Penyelidikan Keselamatan Jalan Raya Malaysia (MIROS) dengan kerjasama

agensi-sgensi kerajaan, pertubuhan-pertubuhan bukan kerajaan dan beberapa

pengusaha bas telah menghasilkan Kod Amalan Keselamatan, Kesihatan dan

Persekitaran (Kod Amalan SHE versi 1) untuk Sektor Pengangkutan pada tahun 2007.

Kod Amalan ini bertujuan memberi panduan kepada majikan dan pekerja tentang

tatacara yang sewajarnya dan berkesan untuk mengurus isu-isu berkaitan keselamatan

dan kesihatan pekerjaan. Selain itu, Kod Amalan SHE ini juga dapat mendidik dan

memberi kesedaran tentang keselamatan dan kesihatan di tempat kerja.

Pada tahun 2010, Kod Amalan SHE versi 1 yang telah dihasilkan oleh MIROS bersama

agensi lain telah diubahsuai menjadi Kod Amalan SHE versi 2 yang telah diwartakan

sebagai Tataamalan Industri Keselamatan Dan Kesihatan Pekerjaan Bagi Aktiviti

Pengangkutan Jalan (ICOP) dibawah Akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan 1994.

Manual audit yang disediakan ini telah mengambil kira tuntutan dan elemen daripada

ICOP dan juga beberapa keperluan perundangan agensi lain seperti Jabatan

Pengangkutan Jalan (JPJ).

Pelaksanaan amalan SHE ini sangat penting bagi mewujudkan keadaan yang lebih

selamat khususnya berhubung dengan jalan raya dan persekitaran. Audit SHE perlu

dijalankan bagi mengetahui tahap perlaksanaan amalan SHE oleh sesebuah organisasi.

Oleh yang demikian, buku panduan audit ini dibangunkan bagi menjelaskan prosedur

perlaksanaan audit bagi kegunaan pihak MIROS


2

1.2 Keperluan auditan

Audit diperlukan atas sebab-sebab berikut:

1. Memastikan syarikat mempunyai sistem pengurusan keselamatan dan kesihatan

pekerjaan

2. Mengenalpasti kekurangan dalam sistem pengurusan keselamatan dan kesihatan

pekerjaan

3. Menilai tahap pelaksanaan syarikat terhadap sistem keselamatan dan kesihatan

pekerjaan

4. Mencadangkan penambahbaikan terhadap amalan keselamatan dan kesihatan

pekerjaan

1.3 Objektif

Objektif buku panduan ini adalah seperti berikut:

1. Memberi panduan terhadap operasi dan kerja auditan sistem keselamatan di sektor

pengangkutan

2. Menggariskan definisi kes kemalangan dan skop kerja pengauditan

3. Menjelaskan proses kerja untuk menjalankan audit

1.4 Skop

Aktiviti audit ini diberi keutamaan kepada Kenderaan Perkhidmatan Awam (PSV) iaitu

bas ekspres dan juga bas persiaran. Walaubagaimanapun, audit terhadap syarikat

kenderaan perdagangan lain seperti kenderaan barangan boleh dilakukan berdasarkan

permintaan atau projek-projek khas.

Aktiviti audit boleh dibahagikan kepada dua bahagian iaitu audit reaktif dan audit

proaktif. Audit reaktif akan dijalankan terhadap syarikat yang terlibat dengan

kemalangan. Audit proaktif pula akan dijalankan secara berjadual mengikut

perancangan yang telah ditetapkan walaupun syarikat tidak terlibat dengan

kemalangan.


3

1.5 Definisi kes

Berikut adalah definisi-definisi kes bagi audit jenis reaktif :

1. Semua kes kemalangan yang melibatkan kenderaan perkhidmatan awam yang

menepati kriteria seperti di dalam Prosedur Penyiasatan Kemalangan Jalan Raya.

2. Kes kemalangan perlanggaran sendiri/terbabas yang melibatkan kecederaan atau

tidak.

3. Kemalangan-kemalangan lain yang melibatkan pengguna jalan raya yang lain.

Bagi audit proaktif pula, audit akan dijalankan ke atas mana-mana syarikat kenderaan

perkhidmatan awam dari masa ke masa bagi memastikan syarikat mematuhi

pelaksanaan Kod Amalan SHE. Keutamaan audit diberikan kepada syarikat yang

mempunyai rekod kemalangan terdahulu tetapi belum pernah di audit di bawah kriteria

inkuiri kemalangan maut dan kemalangan biasa.


4

1.6 Carta alir

Jadual 1 Carta alir proses audit SHE MIROS Carta alir proses kerja Pegawai

Bertanggungjawab

Dokumen rujukan

*nota PP/PPP- Pembantu

penyelidik/Pembantu pegawai

penyelidik, PegP – Pegawai

Penyelidik

PP/PPP

PP/PPP

PP/PPP

PP/PPP

PP/PPP

PP/PPP

Pasukan audit

Pasukan audit

Pasukan audit

PP/PPP

Media

Portal/Internet/Surat

Khabar/Lain-lain Sumber

Buku Panduan Audit SHE

MIROS/Prosedur

Penyiasatan Kemalangan

Jalan Raya

Buku Panduan Audit SHE

MIROS/Prosedur

Penyiasatan Kemalangan

Jalan Raya

Fail Audit SHE

Notifikasi Kes

Semak Maklumat Kes

Sahkan Kriteria Kes

Status Kes

Memenuhi kriteria

Aktifkan Ketua Audit

Laporan

Agihan Laporan

Rekod Dalam Pangkalan Data

Tamat

Kes di audit


5

Perincian prosedur

Jadual 2 Perincian prosedur audit SHE MIROS

Tanggungjawab Tindakan

Notifikasi Kes

PP/PPP

1. Mendapatkan maklumat dari sumber media

elektronik dan bercetak, internet, Unit Rekonstruksi

Kemalangan, agensi-agensi penguatkuasa dan lain-

lain sumber.

Semak Maklumat Kes

PP/PPP

1. Merekod maklumat kes seperti tarikh, lokasi dan

syarikat yang terlibat.

2. Memaklumkan maklumat kepada coordinator yang

bertugas

3. Membuat filing untuk setiap kes yang diperolehi.

4. Mengisi maklumat awal berkaitan kes yang

diperolehi.

Sahkan Kriteria Kes

PP/PPP

1. Mengenalpasti kes yang perlu diaudit.

2. Audit kes kemalangan maut yang melibatkan inkuiri

akan diketuai oleh Pengarah VSB

3. Audit kes kemalangan biasa akan diketuai oleh

pegawai penyelidik dari VSB

4. Audit berkala akan diketuai oleh pegawai penyelidik

dari VSB atau pegawai pusat lain.

Status Kes

PP/PPP

1. Jika status kes YA, kes perlu di audit .

2. Jika status kes TIDAK , kes hanya perlu di rekod

dalam pangkalan data.

Memenuhi Kriteria

PP/PPP

1. Membuat keputusan berdasarkan kriteria yang telah

ditetapkan.

Aktifkan Ketua Audit yang bertugas

PP/PPP

PegP

1. Mendapatkan maklumbalas daripada Ketua Audit

yang bertugas.

1. Membentuk Pasukan Audit.


6

Kes di Audit

Pasukan audit

1. Bagi kes kemalangan yang melibatkan inkuiri, audit

perlu dilaksanakan dalam tempoh 7 hari

2. Bagi kes kemalangan biasa, audit perlu dilaksanakan

dalam tempoh 14 hari

Laporan

Pasukan audit

1. Laporan audit untuk inkuiri perlu disiapkan dalam

tempoh 7 hari

2. Laporan audit untuk bukan Inkuiri dan berjadual

perlu disiapkan dalam tempoh 20 hari.

Agihan Laporan

Pasukan audit

1. Mengedarkan laporan mengikut edaran bagi kes

inkuiri dan bukan inkuiri.

Rekod Dalam Pangkalan Data

PP/PPP

1. Rekod segala maklumat berkaitan audit yang telah

dijalankan.

2. Mengemaskini rekod fail audit.

Rekod

Jadual 3 Rekod, lokasi dan tempoh simpanan dokumen

Tajuk rekod Lokasi Tempoh simpan

Fail audit SHE Unit Pencegahan dan Sains

Kecederaan Kemalangan

3 tahun


7

2.0 Perancangan dan Surat Pemberitahuan Audit

Bahagian ini menjelaskan perancangan yang perlu dilaksanakan sebelum sesuatu audit

dijalankan. Ini termasuk pelantikan pasukan audit, pemberitahuan audit dan persediaan

juruaudit.

2.1 Pasukan audit

Keanggotaan pasukan audit ditentukan melalui jenis audit yang dijalankan seperti dalam

rajah 1.

Rajah 1 Keanggotaan pasukan audit

Kriteria Audit

Inkuiri Kes

Kemalangan Maut

Berdasarkan Kes

(Reaktif) Tidak Berdasarkan Kes

(Proaktif)

Kes Kemalangan Biasa

Pasukan Audit Adhoc

Diketuai oleh

Pengarah VSB

atau pegawai

senior yang

dilantik

2 RO

1 ARORA

Pasukan Audit MIROS

Diketuai 1 RO

2 orang pembantu

sama ada

RO/ARO/RA

Tambahan staf jika

diperlukan

Berjadual

Pasukan Audit MIROS

Diketuai 1 RO

2 orang pembantu

sama ada

RO/ARO/RA

Tambahan staf

jika diperlukan


8

2.2 Surat kebenaran

Sebelum sesuatu audit dijalankan, perancangan perlu dibuat sebelum surat

pemberitahuan audit dikeluarkan kepada auditee. Aktiviti perancangan merangkumi:

2.2.1 Mengeluarkan surat mohon kebenaran dari pengarah/ketua bahagian

berkenaan

Ketua audit perlu mengeluarkan surat mohon kebenaran dari

pengarah/ketua bahagian. Surat ini juga diperlukan untuk memohon

khidmat pegawai dari pusat/bahagian selain VSB (rujuk lampiran A).

2.2.2 Kelayakan juruaudit

Seorang juruaudit perlu memenuhi kelayakan seperti di bawah:

i. Menjalani latihan auditan; dan

ii. Mendapat kelulusan pengarah/ketua bahagian masing-masing.

2.3 Keluarkan surat pemberitahuan kepada auditee

Pengarah VSB perlu mengeluarkan surat kepada auditee dan surat berkenaan

perlu diberi sesalinan kepada Ketua Pengarah (rujuk lampiran B1, B2). Butiran

surat adalah seperti berikut:

1. Tarikh dan tempat audit

2. Program audit (Rujuk Lampiran B3)

Sesi taklimat

Jangka masa audit

Tempat lawatan (contoh pejabat, bengkel)

Sesi temuduga

3. Kemudahan yang diperlukan semasa audit (contoh kerusi, meja, bilik

mesyuarat, komputer, pencetak)

4. Senarai nama juruaudit

5. Senarai dokumen-dokumen yang perlu disediakan oleh auditee sebelum

tarikh audit (Rujuk Lampiran B3)

6. Memastikan kehadiran wakil pengurusan tertinggi pada sesi pembukaan

dan penutup auditan

7. Sediakan PPE di mana berkenaan jika perlu

8. Pegawai pengiring diperlukan untuk membantu sepanjang audit

berlangsung

* Pengeluaran surat adalah perlu bagi kes-kes yang diaudit oleh MIROS

sahaja secara bebas tanpa melibatkan agensi penguatkuasaan seperti

Suruhanjaya Pengangkutan Awam Darat (SPAD).


9

2.4 Persediaan kumpulan audit sebelum ke tempat audit

Ketua audit perlu membuat persiapan sebelum lawatan ke organisasi. Persiapan

merangkumi aktiviti berikut:

1. Agihan tugas

2. Semak laporan terdahulu jika ada

3. Sediakan senarai semak audit MIROS (Lampiran C)

4. Menguruskan logistik ke tempat audit

5. Menyediakan PPE yang sesuai dan berkenaan

6. Memberi penerangan tentang penampilan yang sesuai untuk aktiviti audit

Contoh:- pakaian rasmi MIROS (Korporat/Baju Lapangan), membawa kad

nama MIROS, membawa kad staf MIROS.

7. Memberi penerangan mengenai teknik temuduga yang sesuai

8. Memberi penerangan mengenai skop pengauditan

9. Menyediakan taklimat kepada auditee


10

3.0 Pelaksanaan Audit

Audit akan dilaksanakan seperti yang telah dinyatakan dalam surat pemberitahuan.

Aktiviti utama audit terbahagi kepada tiga iaitu taklimat pembukaan, proses audit dan

mesyuarat penutup.

3.1 Proses kerja bagi aktiviti audit

Proses kerja bagi aktiviti audit adalah seperti pada rajah 2.

Rajah 2 Proses kerja aktiviti audit

Mesyuarat pembukaan kepada pengurusan tertinggi atau wakil

Penerangan oleh pihak auditee

Taklimat Pembukaan

Mesyuarat penutupan

Rumusan audit di kalangan pasukan audit

Semak dokumen berkaitan

Menemuduga pihak pengurusan dan pekerja

Lawatan Tapak

Proses Audit


11

3.2 Mesyuarat pembukaan kepada pengurusan tertinggi

atau wakil

Taklimat pembukaan akan dipengerusikan oleh ketua audit. Taklimat akan dimulakan

dengan sesi penerangan yang merangkumi perkara berikut:

1. Pengenalan diri

2. Tujuan dan program audit

3. Penerangan ringkas proses audit yang akan dijalankan dan komponen

utama audit.

4. Penetapan masa untuk taklimat penutup

3.3 Penerangan oleh pihak auditee

Seterusnya auditee akan memberi penerangan mengenai:

1. Struktur organisasi (termasuk kedudukan Jawatankuasa Keselamatan dan

Kesihatan)

2. Aktiviti utama organisasi

3. Penerangan tahap dan status pematuhan ICOP

4. Dokumen yang telah disediakan untuk diaudit

5. Kemudahan yang disediakan untuk aktiviti audit (termasuk pegawai

pengiring)

3.4 Semak dokumen berkaitan

Pastikan dokumen yang disediakan oleh organisasi memenuhi keperluan seperti:

1. Carta Organisasi

2. Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan

3. Polisi Keselamatan dan Kesihatan

4. Minit mesyuarat Keselamatan dan Kesihatan

5. Rekod pengurusan pemandu

6. Rekod pengurusan kenderaan

7. Rekod pengurusan perjalanan dan risiko

8. Pelan respon kecemasan (bangunan dan kemalangan)

*dapatkan salinan dokumen yang berkaitan


12

3.5 Lawatan tapak

Melawat tapak yang berkenaan seperti:

1. Pejabat pentadbiran,

2. Depoh,

3. Bengkel,

4. Loji rawatan sisa,

5. Setor,

6. Kenderaan,

7. Kemudahan kebajikan untuk pekerja dan seumpamanya.

3.6 Menemuduga pihak pengurusan dan pekerja

Semasa sesi temuduga pastikan tiada kehadiran pihak ketiga untuk memastikan pekerja

bebas untuk memberi pendapat. Laksanakan sesi temuduga dengan pihak pengurusan

dan pastikan aspek berikut diaudit:

1. Pengetahuan mengenai keselamatan dan kesihatan pekerjaan

2. Komitmen terhadap keselamatan dan kesihatan pekerjaan melalui

peruntukan dan kemudahan yang disediakan.

3. Penghayatan terhadap polisi keselamatan dan kesihatan

4. Objektif dan perancangan untuk kemajuan SHE

Laksanakan sesi temuduga dengan wakil pekerja yang telah dikenalpasti oleh juruaudit

dan pastikan aspek berikut diaudit:

1. Pengetahuan tanggungjawab pekerja terhadap keselamatan dan kesihatan

2. Kebolehan untuk mengenalpasti hazard di tempat kerja

3. Komitmen kepada program dan latihan berkaitan keselamatan dan

kesihatan termasuk penggunaan PPE.

4. Penyertaan dalam jawatankuasa keselamatan dan kesihatan

5. Penghayatan tentang polisi keselamatan dan kesihatan

6. Komitmen kepada prosedur keselamatan dan kesihatan organisasi

7. Pelaporan kejadian berbahaya dan kemalangan kepada majikan

8. Kebajikan pekerja


13

3.7 Rumusan audit di kalangan pasukan audit

Laksanakan perbincangan dalam kumpulan juruaudit untuk membuat rumusan hasil

auditan sebelum dibentang di dalam mesyuarat penutupan.

3.8 Mesyuarat penutupan

Laksanakan taklimat penutup dengan memastikan kehadiran pihak pengurusan.

Pastikan perkara berikut dinyatakan semasa taklimat:

1. Ucapan terima kasih atas kerjasama, kemudahan dan bantuan yang telah

diberikan

2. Terangkan amalan positif dalam organisasi

3. Terangkan amalan yang perlu penambahbaikan

4. Penyerahan dokumen bertulis mengikut format yang ditetapkan


14

4. Laporan Audit

Penyediaan laporan adalah berdasarkan jenis audit yang dijalankan ke atas auditee.

4.1 Inkuiri kemalangan maut

Laporan akan dibuat bersama dengan pihak-pihak yang terlibat dalam pasukan

audit dari agensi penguatkuasa yang lain seperti SPAD

4.2 Kemalangan biasa

1. Laporan disediakan berdasarkan format laporan (Lampiran D) dan mengikut

Senarai Semak Audit MIROS (Lampiran C).

2. Segala maklumat berkaitan audit yang dilakukan akan dimasukkan dalam

pangkalan data Audit MIROS

4.3 Berjadual

1. Laporan disediakan berdasarkan permintaan mengikut Senarai Semak Audit

MIROS (Lampiran C).

2. Segala maklumat berkaitan audit yang dilakukan akan dimasukkan dalam

pangkalan data Audit MIROS


15

Rujukan

Akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan 1994 (Akta 514).

MIROS (2007), Kod amalan keselamatan, kesihatan dan persekitaran untuk sektor

pengangkutan, MCP 1/2007, Kuala Lumpur: Institut Penyelidikan Keselamatan Jalan

Raya Malaysia.

Tataamalan industri keselamatan dan kesihatan pekerjaan bagi aktiviti pengangkutan

jalan 2010 (2010), JKKP DP(S) 127/379/3-5, Jabatan Keselamatan Dan Kesihatan

Pekerjaan, Kementerian Sumber Manusia, Malaysia.


16

Lampiran A

Rujukan:

Tarikh:

Nama Pengarah/Ketua Bahagian:

Jawatan:

Pusat/bahagian:

Tuan,

MEMOHON KEBENARAN UNTUK MENYERTAI PASUKAN AUDIT

Merujuk perkara di atas, dengan hormatnya dimaklumkan bahawa satu audit

berdasarkan kepada keperluan ICOP SHE akan dijalankan terhadap Syarikat A.

2. Untuk tujuan itu, saya ingin memohon kebenaran bagi pegawai di bawah seliaan tuan

seperti nama di bawah bagi menyertai pasukan audit tersebut:

Nama Pegawai :

Jawatan :

3. Untuk makluman pihak tuan, audit tersebut akan dijalankan seperti butiran berikut:

Tarikh :

Masa :

Tempat :

Nama Syarikat :

Kerjasama dari pihak tuan saya dahului dengan ucapan terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

“KESELAMATAN JALAN RAYA TANGGUNGJAWAB BERSAMA”

“BERHATI-HATI DI JALAN RAYA”

Yang benar,

Pengarah VSB


17

Lampiran B1

Rujukan :

Tarikh :

Alamat Auditee

(u.p Pegawai Yang Berkenaan)

Tuan,

MEMOHON MENJALANKAN AUDIT BERKAITAN ICOP SHE

Merujuk kepada perkara di atas, kami di Institut Penyelidikan Keselamatan Jalan Raya

(MIROS) di bawah Kementerian Pengangkutan Malaysia sedang membangunkan profail

pematuhan Kod Amalan Keselamatan, Kesihatan dan Persekitaran (ICOP SHE).

2. Sehubungan itu pihak kami ingin mengadakan lawatan dan audit di syarikat

tuan. Tarikh yang dicadangkan adalah pada Tarikh Audit.

3. Tujuan audit dijalankan adalah untuk:

i) Memastikan syarikat mempunyai sistem pengurusan keselamatan dan kesihatan

pekerjaan

ii) Mengenalpasti kekurangan dalam sistem pengurusan keselamatan dan

kesihatan pekerjaan

iii) Menilai tahap pelaksanaan syarikat terhadap sistem keselamatan dan kesihatan

pekerjaan

iv) Mencadangkan penambahbaikan terhadap amalan keselamatan dan kesihatan

pekerjaan

4. Segala maklumat berkaitan audit ini hanyalah untuk tujuan rekod dan tidak

boleh digunakan oleh mana-mana pihak lain. Pihak kami memohon agar pihak tuan

dapat menyediakan dokumen serta kemudahan yang diperlukan untuk sesi audit (rujuk

lampiran B3). Pihak kami juga ingin memohon supaya pihak tuan dapat menyediakan

seorang pegawai pengiring bagi membantu sepanjang audit berlangsung.


18

5. Kerjasama dan perhatian pihak tuan dalam membantu menjayakan audit ini

amatlah dihargai.





Yang benar,

Pengarah VSB

s.k KP MIROS


19

Lampiran B2

Rujukan :

Tarikh :

Alamat Auditee

(u.p Pegawai Yang Berkenaan)

Tuan,

MEMOHON MENJALANKAN AUDIT BERKAITAN ICOP SHE

Dengan hormatnya saya merujuk perkara di atas.

2. Sebagaimana pihak tuan maklum, bas tuan telah terlibat dengan kemalangan

pada tarikh dan mengakibatkan X kematian/ X kecederaan

3. Sehubungan dengan itu, pihak MIROS akan menjalankan audit di premis tuan

berdasarkan ICOP SHE (Tataamalan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan bagi Sektor

Pengangkutan 2010)

4. Bagi melancarkan proses audit, pihak tuan adalah bertanggungjawab untuk

menyediakan perkara-perkara berkaitan seperti di Lampiran B3. Pihak tuan juga adalah

bertanggungjawab bagi memastikan pemandu yang terlibat dalam kemalangan dapat

hadir semasa proses audit dijalankan. Pihak kami juga ingin memohon supaya pihak

tuan dapat menyediakan seorang pegawai pengiring bagi membantu sepanjang audit

berlangsung.


20

5. Bagi memastikan keberkesanan proses audit, pihak pengurusan tertinggi atau

wakil perlu menghadiri sesi mesyuarat pembukaan dan penutupan. Kerjasama dan

perhatian pihak tuan dalam membantu menjayakan audit ini amatlah dihargai.





Yang benar,

Pengarah VSB

s.k KP MIROS


21

Lampiran B3

SENARAI DOKUMEN UNTUK DIAUDIT

1) Dokumen-dokumen berkaitan Kod Amalan ‘SHE’. Seperti contoh :

1. Carta Organisasi

2. Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan

3. Polisi Keselamatan dan Kesihatan

4. Minit mesyuarat Keselamatan dan Kesihatan

5. Rekod pengurusan pemandu

6. Rekod pengurusan kenderaan

7. Rekod pengurusan perjalanan dan risiko

8. Pelan respon kecemasan (bangunan dan kemalangan)

9. Latihan yang diadakan

10. Ceramah berkaitan ‘SHE’

11. Peraturan-peraturan keselamatan

12. Program untuk penyelenggaraan kenderaan

2) Kemudahan-kemudahan yang diperlukan:

1. Kerusi, meja, bilik yang sesuai untuk sesi audit/perbincangan

2. PPE jika berkaitan

TENTATIF AUDIT

Masa Aktiviti

9.00 pagi- 9.30 pagi Mesyuarat pembukaan

1. Taklimat oleh auditor

2. Penerangan status pelaksanaan ICOP SHE oleh pihak

auditee

9.30 pagi- 12.30 tengah

hari

Pemeriksaan dokumen

12.30 tengah hari- 2.00

petang

Rehat

2.00 petang- 4.00 petang Lawatan tapak dan temubual bersama pekerja (gambar

akan diambil semasa lawatan)

4.30 petang- 5.00 petang Mesyuarat penutup antara MIROS dan pihak auditee

5.00 petang Bersurai


22

Lampiran C

MIROS SHE COP AUDIT CHECKLIST

DATE:

Name of auditor

1.

2.

3.

4.

Company name

Address

Tel No. Fax No.

Contact Person 1. Contact no.

2. Contact no.

Number of bus

Number of permit approved

Number of permit utilized

Number of approved routes

Number of total employees

Number of drivers

Owned workshop

List of associated

companies

1.

2.

3.

Date of latest visit by DOSH

Date registered (company)

Summonses record of company for previous

year (vehicle, driver)

JPJ: SPAD: PDRM: PBT:

Number of accident for previous year

Number of passenger’s

seat Inside bus : Displayed :


23

1.0 Safety and Health Policy (OSHA,Sec.16). Yes No Remarks

1.1 Policy is available in hard copy

1.2 Policy prominently displayed

1.3 Policy is signed by top management

1.4 Policy is dated

1.5 Policy is combined with ( ) Environment

( ) Quality ( ) Security ( ) NONE

1.6 Policy is used to formulate safety and health

objectives/target

2.0 Organization Yes No Remarks

2.1 There is Safety and Health Committee organization

chart.

2.2 Chairman is top management (or his appointed

representative).

2.3 A secretary is appointed.

2.4 Number of Employee representatives:__________

2.5 Number of Employer representatives:__________

2.6

Chairman, secretary and all committee members are

formally appointed.

(Check letter of appointments for all).

2.7

Last FOUR consecutive dates of Safety and Health

committee meeting:

Date 1: ________ Date 2 :_________

Date 3: ________ Date 4 :_________

Does time interval between any two consecutive

dates exceed 3 months?

(SHCom.Reg;Sec. 21(1)).

2.8 Chairman is present for every meeting

2.9 Secretary is present for every meeting

2.10

For every meeting, total number of representatives

(employer and employee) who attend equals or

exceeds 50% ? (SHCom.Reg;Sec.24).

2.11 Minutes of every meeting is circulated within 2

weeks. (SHCom.Reg;Sec.27(1)).

a) Minutes of the meeting address relevant safety

issues of the company

b) Person being identified for action


24

c) Deadlines for actions are set

d) Issues highlighted are closed

e) “Near misses” reported (such as sudden braking).

f) Accidents reported

(eg, worker injuries, property damage).

g) Dangerous occurrence (eg, vehicle breakdown,

overturn).

(Check the above with minutes of SH Committee

meetings)

2.12

Members of SH Committee had OSH training

(Check training record and attendance).

(SHCom.Reg;sec.29.)

2.13

Members of SH Committee had training on basic

understanding of Safety and Health Committee as

described under the Act. (Check training record and

attendance).(SHCom.Reg;sec.28)

2.14

SHC conducts workplace inspection at least once in 3

months. (SHCom. Reg; sec. 12)

(Check record of inspection)

Note: Workplace can cover (but not limited to)

offices, terminals and workshop.

2.15

SHC members are trained in ACCIDENT

INVESTIGATION? (SHCom.Reg; sec.13).

(Check training record and attendance).

2.16

Person in charge (PIC) and dead line determined for

action indicated in the minutes

(Check the above with minutes of SH Committee

meetings)

3.0 Planning and implementation

Criteria

(tick (√) in one column only per question below) No

ne

V

erb

al

D

ocu

men

ted

Remarks

3.1 WRITTEN driver management SOP. (Check evidence). Management elements include

a) Driver recruitment procedure

b) Driver categorization

c) Training and awareness program


25

d) Driving procedure

e) Driving hours and working hours

f) Driving roster implemented

g) Driver incentives and demerit

3.2 WRITTEN vehicle management SOP? (Refer ICOP/relevant section). Management

elements include

a) Checklist on vehicle safety devices

b) Procedure for vehicle replacement

c) Vehicle maintenance

d) Vehicle assignments

e) Proper vehicle usage

f) Vehicle license

3.3 Route risk management SOP? (Refer ICOP/relevant section). (Refer SHE/3.4).

Management elements include

a) Hazard identification and risk assessment along

routes

b) Risk management along routes

c) Personal insurance against accidents

d) Passenger and baggage management

e) Emergency response

f) Passenger insurance

g) Incident/accident reporting system

(Standard form? Guide?)

h) Drivers and vehicle monitoring system

(Log book? GPS?)

i) Annual incident/accident reporting to DOSH

(JKKP 8 Form)


26

Interviews.

Note: The objective of the interview is to assess understanding, participation and effective

communication of information among management and employees. Circle the appropriate

number (1= poor, 2= fair, 3=good).

4.1 Management. Name:__________________ Position:_____________

Questions

Score

1 2 3

(a) What is OSHA 1994, FMA 1967?

(b) In what way is the Act applicable to your company?

(c) What is ICOP for transportation?

(d) What is the content of your Safety and Health Policy?

(e) What are your safety and health targets/objectives?

(f) Do you review the achievement of those targets/objectives?

(g) Have you been trained on Safety and Health Committee functions?

(h) As an Employer, what is your responsibility under the Act?

(i) Who are the people for whom their safety is your responsibility?

(j) If your company vehicle (bus) nearly knocked down a passenger walking

in the terminal compound, what would you do?

(k) If your company vehicles (bus) has many “over speeding” summons,

what would you do?

4.2 Employee (Clerk/supervisor). Name: ______________ Position: ____________

Questions

Score

1 2 3

(a) What is OSHA 1994?

(b) What is ICOP for transportation?

(c) What is the content of your Safety and Health Policy?

(d) What do you know about Safety and Health Committee?

(e) As an Employee, what is your responsibility under the Act?

(f) Have you been trained on safety at workplace?

(Office safety/first aid/use of fire extinguisher/fire drill, etc).


27

4.3 Employee (Technician/foreman). Name:_____________ Position: ____________

Questions

Score

1 2 3



(c) What is the content of your Safety and Health Policy?

(d) What do you know about Safety and Health Committee?

(e) As an Employee, what is your responsibility under the Act?

(f) Have you been trained on safety at workplace?

(Safe use of tools/first aid/use of fire extinguisher/fire drill, ppe, etc)

(g) What are hazards in your workplace?

(h) What do you do when a worker gets hurt?

4.4 Employee (Driver). Name:_____________ Position: ___________

Question

Score

1 2 3



(c) What is safe driving? Defensive driving?

(d) What is the content of your Safety and Health Policy?

(e) What do you know about Safety and Health Committee?

(f) As an Employee, what is your responsibility under the Act?

(g) Have you been trained on safety at workplace?

(Defensive driving/first aid/use of fire extinguisher/fire drill, etc)

(h) What are hazards in your workplace?

(i) What do you do when a worker gets hurt?

(j) What can you do to avoid road accidents?

(k) What are the safety checks you have to do during each journey?

(l) Are you prepared for any emergency situation during a journey?

(m) How do you handle baggages?

(n) How do you handle difficult passengers , example request for speeding,

request for stopping at non assigned location?


28

Site Inspection

Note: The objective of a site tour is to observe safety features (or lack of it) and safety

practices at site. The site should cover those places over which the management has control

either completely or partially, such as workshop, office, bus terminal, rest areas. Short

interviews can be done.

Observe the following:

Item Yes No Remarks

Display of Safety and Health policy

(prominent?)

Display of other safety signage (speed limits,

no entry, emergency response plan, etc).

Housekeeping (place tidy and well

organized?).

Any hazardous condition (Possible accident

due to vehicle-passenger conflict?).

Any health hazards both to workers and

passengers (poor lighting, ventilation?).

Place well maintained (Uncovered drains?

Non-working lights?).

Sufficient amenities? (Public telephones,

toilets, sufficient sitting/rest areas, proper

parking?).

Safety communication (PA system, notice

boards etc).

Safety equipments in order (fire

extinguishers, fire hoses, hydrants, first aid

boxes?).

Any chemicals used and workers are

protected? (Greases, oils, paints, cleaning

agents, PPE).

Are certified equipments (compressor, hoists,

and lifts) registered and inspected by DOSH?


29

Lampiran D

Format Laporan Audit

Senarai di bawah bertujuan untuk memberi panduan dalam penulisan laporan audit.

1.0 Jenis Audit :

Kemalangan Biasa.

Berjadual.

2.0 Tujuan audit:

Pengumpulan data

Penyiasatan kemalangan

Lain-lain: ___________________________________

3.0 Juruaudit:

Ketua audit

Juruaudit

4.0 Profail Auditee:

Nama dan alamat syarikat

Jenis perniagaan, pejabat operasi, terminal, setor, bengkel

Jumlah pekerja, pemandu, struktur organisasi

Maklumat-maklumat lain

5.0 Hasil Audit:

Ringkasan audit berdasarkan kepada senarai semak audit MIROS

Gambar jika berkenaan

6.0 Cadangan penambahbaikan

7.0 Kesimpulan:

8.0. Lampiran:

senarai semak audit MIROS

salinan dokumen berkaitan (daripada auditee)

Malaysian Institute of Road Safety Research Lot 125-135, Jalan TKS 1, Taman Kajang Sentral, 43000 Kajang, Selangor Darul Ehsan, Malaysia. Tel : 603 - 8924 9200 Faks : 603 - 8733 2005E-mail : [email protected] : www.miros.gov.my Buku Panduan Audit

SHE MIROS MALAYSIAN INSTITUTE OF ROAD SAFETY RESEARCH

MALAYSIAN INSTITUTE OF ROAD SAFETY RESEARCH

Buku Panduan Audit SHE MIROS MCP No. 122

(CVR) MCP Buku Panduan Audit.pdf 1 7/29/13 10:47 AM

she miros panduan audit miros.pdf · 3.5 lawatan tapak 12 3.6 menemuduga pihak pengurusan dan...

Documents