PENEMUAN AUDIT

1

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM

POLITEKNIK METrO KUANTAN

17- 18 MAC 2016

2

KOMPONEN PENILAIAN

A. Keperluan Utama Pelaksanaan

B. Ruang Tempat Kerja/ Pejabat

C. Tempat Umum

D. Keselamatan Persekitaran

E. Kawasan Persekitaran Pejabat

F. Tempat Khusus

KOMPONEN A

A1. Dasar/ Polisi EKSA

A2. Struktur JK Pelaksana

A3. Penglibatan Pengurusan Atasan

A4. Penilaian

A5. Pengiktirafan

A6. Pembudayaan Kreativiti & Inovasi

A7. Tindakan Penjimatan/Go Green

3

4

KOMPONEN B –

FIZIKAL

B1. Lantai : Berkeadaan baik & Program Pemantauan

B2. Dinding & Siling : Berkeadaan baik & Perhiasan

B3. Lampu & Soket : Berkeadaan baik

5

KOMPONEN B –

KEPERLUAN UMUM

B4. Susun Atur Peralatan

B5. Keadaan Peralatan

B6. Pelabelan & Papan Tanda/ Tanda Arah

B7. Perhiasan

B8. Keperluan Umum

6

KOMPONEN B –

RUANG KERJA

B9. Meja Kerja Warga/Work Station/Kubikel Kerja

B10. Bilik Pegawai

B11. Stor Peralatan Pejabat

B12. Bilik Fail

B13. Sudut/Bilik Cetak/Dokumentasi

B14. Bilik Pemandu

B15. Bilik Server/Terperingkat

7

KOMPONEN C –

TEMPAT UMUM

C1. Lobi Utama/ Ruang Hadapan

C2. Kaunter Utama

C3. Ruang Menunggu

C4. Laluan Utama/Koridor

C5. Bilik Mesyuarat

KOMPONEN C

– TEMPAT UMUM

8

C6. Perpustakaan/ Pusat Sumber

C7. Surau/ Bilik Solat

C8. Lif

C9. Pantri/ Tempat Minum

C10. Tandas

9

KOMPONEN D –

KESELAMATAN PERSEKITARAN

D1. Pelan Tindakan Kecemasan

D2. Pendawaian/ Kabel

D3. Peralatan Pencegahan Kebakaran

D4. Laluan/Tangga Kecemasan

D5. Kunci

10

Tempat Meletak Kenderaan

Kawasan Persekitaran

KOMPONEN E –

KAWASAN PERSEKITARAN

11

Bilik Kuliah Bilik/ Pejabat Pensyarah

Bilik MPP Makmal Komputer

Bengkel/ Dapur dan Restoran

Bilik Gunasama (Contoh: Bilik makmal, Komputer dll)

KOMPONEN F – TEMPAT KHUSUS

Cemerlang

(Layak dipersijilkan)

Baik (Layak dipersijilkan

selepas penambahbaikan)

Kurang Memuaskan

(Belum Layak dipersijilkan)

90-100%

80-89.9%

0-79.9%

HASIL PENEMUAN AUDIT

13

NURUL SAFAWATI BINTI ABD AZIZ

ZON WESTERN

AUDITOR:

HASLINA BINTI AHMAD MUZAKIR

BILIK PEMANDU

SEBELUM SELEPAS

ULASAN :

PERUBAHAN TELAH DILAKUKAN DENGAN MENUKAR RUANG

BILIK KEPADA BILIK REHAT

MEJA KERJA BILIK PEMANDU

SEBELUM SELEPAS

ULASAN :

RUANG KERJA YANG KEMAS DAN BERSIH

DAPUR LATIHAN

SEBELUM SELEPAS

ULASAN :

RAK PERALATAN TELAH DILABELKAN DENGAN BAIK

1 2

ULASAN :

1. STOR PERALATAN PINGGAN MANGKUK TELAH DISUSUN

DAN DILABEL DENGAN BAIK

2. SOP MAJORITI PERALATAN TELAH DIWUJUDKAN

1 2 3

ULASAN :

1. STOR PERALATAN UTAMA TELAH DISUSUN DENGAN

KEMAS DAN TERATUR

2. STOR LINEN RESTORAN LATIHAN TELAH DISUSUN

MENGIKUT KATEGORI DENGAN KEMAS DAN TERSUSUN

3. LABELING PENJIMATAN AIR DAN ETIKA PENGGUNAAAN

TANDAS DI LOBI TELAH DISEDIAKAN

LOBI UTAMA

HASIL PENEMUAN AUDIT

(PERLU PENAMBAHBAIKAN)

20

BASEMENT

ULASAN :

1. LONGKANG MASIH DIPENUHI AIR

2. RUANG BILIK YANG TIDAK BERSIH DAN SURAM

3. CLAM DAN PAPAN TANDA BERADA DITEMPAT YANG TIDAK

SEPATUTNYA

1 2 3

LOBI

1 2 3

ULASAN :

1. PASU BUNGA HIASAN YANG TIDAK BERIMEJ KORPORAT

2. MEJA KAUNTER UTAMA YANG BERSELERAK DAN TIDAK

KEMAS

3. BUKU PELAWAT YANG TIDAK DIKEMASKINI

ARAS PENTADBIRAN

1 2 3

ULASAN :

1. BARANG PERIBADI PERLU DI ALIHKAN

2. RAK HEP YANG TIDAK KEMAS DAN TIDAK TERSUSUN

3. MEJA KERJA PA PENGARAH YANG MASIH TIDAK KEMAS DAN

TIDAK TERSUSUN

1 2 3

4

ULASAN :

1. LACI ALAT TULIS YANG PERLU DISUSUN

DENGAN RAPI LAGI

2. ART WALL YANG TIDAK DIGANTUNGKAN

3. PENUTUPAN RUANG TERBUKA DENGAN

FAIL

4. LIPAS DI JUMPAI DALAM LACI BILIK

PENGARAH

ARAS PENTADBIRAN

RUMUSAN

PENAMBAHBAIKAN

• Suasana EKSA masih tidak ketara dan tiada tanda atau makluman ketika memasuki setiap zon.

• Terdapat barang atau alat yg tidak

berkaitan disimpan di lokasi yang tidak sesuai contohnya di bilik elektrik.

• Label PIC masih belum di letakkan di lokasi yang sepatutnya.

• Penambahbaikan pada bahagian-

bahagian tertentu bangunan contohnya siling, pintu, lampu, penghawa dingin, cat dinding dan tandas.

SYOR

• Latihan khusus kepada pekerja

pembersihan dan pengawal keselamatan

untuk memberi maklumat asas berkaitan

EKSA.

• Promosi yang lebih giat perlu dilakukan

contohnya “screen saver” dan televisyen

di aras G.

• Aktiviti “poly green” perlu dijalankan

dengan lebih aktif supaya semua warga

PMKU lebih peka dengan isu penjimatan

(air & elektrik) dan kitar semula.

• Keseragaman perlu diwujudkan mengikut

zon. Kesesuaian dan ketetapan perlu

dibuat oleh ketua/pengerusi zon bagi

memudahkan PIC untuk melakukan

penambahbaikan.

• Sudut EKSA secara maya; disyorkan

supaya diwujudkan tarikh akhir kemaskini

dan juga bilangan pelawat yang melayari.

SAMSIDA AZILA BINTI ISHAK

ZON EASTERN

AUDITOR:

MARHAINI BINTI MARHAMIN

KAWASAN BILIK SUIS & ICT

Masalah:

1.Relocate borang pembersihan.

2.Wayar di bilik ICT dalam keadaan tidak

terurus.

Cadangan:

1.Memastikan borang pembersihan berada di

kawasan tandas.

2.Kemas dan pastikan wayar dalam keadaan

selamat.

TANDAS LELAKI & PEREMPUAN

Masalah:

1. Kepala paip tercabut / hilang. Walau

bagaimanapun, paip masih boleh digunakan

dengan elok.

2.Syiling rosak dan membahayakan pengguna.

3. Peralatan di bilik janitor tidak disusun dengan

kemas.

Cadangan:

1. Gantikan kepala paip yang hilang untuk

memastikan keseragaman paip di semua

tandas.

2. Syiling perlu diselenggara dengan segera.

3. Peralatan di bilik janitor perlu disusun dengan

kemas. Dicadangkan supaya disediakan

penyangkut untuk menggantung peralatan

supaya mudah dicapai dan disusun semula

selapas guna.

PEJABAT PENSYARAH

PEJABAT PENSYARAH

Masalah:

1. Susun atur perabot masih belum

seragam.

2. Masih tiada pelabelan di rak.

3. Meja pensyarah yang masih kosong

(belum bertuan) dijadikan tempat

longgokan barang.

4. Fail HEP masih belum diselenggara

mengikut Arahan Keselamatan.

Cadangan:

1. Susun perabot mengikut pelak Eksa

2. Kemaskini pelabelan di rak.

3. Pastikan meja kosong dikemas.

4. Selenggara dan kemaskini fail HEP.

PEJABAT KJ (Akademik)

Cadangan :

• Selenggara kunci dan kotak kunci mengikut

Arahan Keselamatan.

• Pensyarah tidak boleh menyuruh pelajar

mengambil kunci bagi pihak pensyarah.

• Kemaskini dan selia buku log pengambilan kunci.

• Kemaskini kawalan pengambilan kunci dan

sediakan kawasan spesifik menyimpan kunci

kotak kunci.

Masalah :

• Peti kunci tidak diselenggara mengikut

Arahan Keselamatan.

• Masih terdapat rekod kunci boleh

diakses oleh pelajar.

• Tiada kawalan keatas pengambilan

dan pemulangan kunci.

• Perlukan pelabelan mengikut Arahan

Keselamatan

BILIK PEPERIKSAAN

Masalah:

1) Komputer dan mesin pencetak gunasama

tiada SOP.

2) Almari tidak disusun kemas dan tiada label.

Sisih dan keluarkan toner terpakai, stok kertas

serta kotak kosong.

3) Wayar komputer berselerak dan susun atur

meja dalam keadaan tidak selamat.

Cadangan:

1) Peralatan / mesin perlu diletakkan SOP.

2) Almari perlu dikemas dan dilabel. Sisih dan

keluarkan toner terpakai, stok kertas serta kotak

kosong.

3)Perlu memastikan kawasan serta meja kerja

sentiasa bersih dan kemas. Kemaskan wayar

komputer dengan cable wrap.

RUANG GUNASAMA

Masalah:

1) Sebahagian rak / almari separuh masih belum

dilabel.

2) Barang kemas tetapi kategori barang

bercampur.

3) Terdapat banyak fail dan dokumen yang

disimpan. Pastikan sama ada ianya masih

digunakan atau perlu disisih. Fail yang masih

belum digunakan dicadangkan untuk digunakan

semula dan tidak dibuang.

Cadangan:

1) Kemaskan barang dan asingkan mengikut

kategori.

2) Rak / almari perlu dikemas dan dilabel.

3) Sisih fail atau dokumen yang tidak digunakan

lagi dan susun rak dengan kemas. Fail yang

masih belum digunakan dicadangkan untuk

digunakan semula dan tidak dibuang.

BUKU PANDUAN TELEFON

Masalah:

1) Senarai nombor telefon masih belum

disediakan.

Cadangan:

1) Perlu mewujudkan Buku Direktori Telefon

dan telefon sentiasa dalam keadaan bersih

dan buku direktori hendaklah disusun

dengan kemas pada setiap masa.

PANTRI

Masalah:

1.Tiada tatacara penggunaan peralatan guna

sama seperti microwave dan toaster.

2. Terdapat barang-barang yang tidak

diperlukan di bawah meja.

3. Terdapat kerusi pelajar dan kerusi lipat

rekreasi di pantri.

Cadangan:

1. Perlu mengadakan SOP bagi setiap

peralatan guna sama.

2. Kawasan pantri perlu dikemaskan.

3. Pulangkan semula kerusi pelajar dan

rekreasi ke tempat sewajarnya.

SURAU

Masalah:

1) Susunan meja yang tidak teratur.

2) Susunan kain sembahyang tidak teratur.

Cadangan:

1) Perlu mengemas susun atur di dalam surau.

SHAHIRAH BINTI MUHAMMAD ZIN

ZON FUSION

AUDITOR:

MOHD FADLY BIN LAMRI

Tingkat 6 (Audit EKSA 1)

Tingkat 6 – ruang gunasama

Tingkat 5, BK

Pasu BK6 - sisih

Tandas Tingkat 5

Tingkat 4

Perpustakaan

Ruang kerja (meja, laci) pegawai tidak mematuhi garis panduan EKSA

BKB 5

Tingkat 4

Makmal komputer

Kesan selotape kotorkan lantai MK1

MK 5

Koridor tingkat 4

Siling berlubang

Ruang bilik server, Tingkat 4

Tetulang fail

BKB 4

Menghalang fire extinguisher

Meja perlu sisih & susun

Bilik MPP

Siling berlubang

Surau perempuan tingkat 4

Bilik Kuliah berteknologi BKB – Tingkat 3

RUMUSAN

PENAMBAHBAIKAN

• Suasana EKSA masih tidak ketara dan tiada tanda atau makluman ketika memasuki setiap zon.

• Terdapat barang atau alat yg tidak

berkaitan disimpan di lokasi yang tidak sesuai contohnya di bilik elektrik.

• Label PIC masih belum di letakkan di lokasi yang sepatutnya.

• Penambahbaikan pada bahagian-

bahagian tertentu bangunan contohnya siling, pintu, lampu, penghawa dingin, cat dinding dan tandas.

SYOR

• Latihan khusus kepada pekerja

pembersihan dan pengawal keselamatan

untuk memberi maklumat asas berkaitan

EKSA.

• Promosi yang lebih giat perlu dilakukan

contohnya “screen saver” dan televisyen

di aras G.

• Aktiviti “poly green” perlu dijalankan

dengan lebih aktif supaya semua warga

PMKU lebih peka dengan isu penjimatan

(air & elektrik) dan kitar semula.

• Keseragaman perlu diwujudkan mengikut

zon. Kesesuaian dan ketetapan perlu

dibuat oleh ketua/pengerusi zon bagi

memudahkan PIC untuk melakukan

penambahbaikan.

• Sudut EKSA secara maya; disyorkan

supaya diwujudkan tarikh akhir kemaskini

dan juga bilangan pelawat yang melayari.

MARKAH AUDIT ZON MARKAH

MOCK AUDIT (%)

MARKAH AUDIT DALAMAN PERTAMA

(%)

WESTERN 48.36 70.60

EASTERN 58.00 72.50

FUSION 50.82 72.35

KESELURUHAN 52.40 71.80

55

Secara keseluruhannya, didapati POLITEKNIK METrO KUANTAN adalah

KURANG MEMUASKAN dan perlu penambahbaikan untuk mematuhi kehendak kriteria pensijilan EKSA

MAMPU.

PENEMUAN KESELURUHAN

57

Melaksanakan tindakan penambahbaikan

TINDAKAN SETERUSNYA:

SEKIAN

Terima Kasih

58