salinan tidak terkawal - jupem.gov.my · hati pengurusan dalaman jupem reputasi terjejas dan...

283

Text Box

SALINAN TIDAK TERKAWAL

Muka 1/15

MS ISO 9001:2015

PK.JUPEM.06 Prosedur Pengurusan Risiko

1. OBJEKTIF

Membangunkan proses penilaian risiko untuk mengenalpasti, menganalisis,

menilai dan mengawal risiko dan peluang-peluang yang memberi kesan atau

menyumbang kepada isu-isu dalaman dan luaran, halangan kepada memenuhi

keperluan pihak berkepentingan dan kegagalan mencapai objektif organisasi.

2. SKOP

Prosedur ini digunakan oleh Bahagian Dasar dan Penyelarasan Pemetaan,

Bahagian Pemetaan Topografi (Semenanjung/Sabah/Sarawak), Seksyen

Pengurusan Korporat (Bahagian Perancangan dan Korporat) dan Seksyen

Percetakan (Bahagian Kartografi dan GIS) serta JUPEM Negeri untuk

menguruskan risiko dan peluang-peluang ke atas penghasilan produk atau

perkhidmatan bermula dengan mengenalpasti risiko dan peluang, analisis dan

keberkesanan tindakan kawalan risiko.

3. RUJUKAN

3.1 Standard Keperluan Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015.

3.2 Profil Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) JUPEM.

3.3 ISO 31000:2010 Principle and Guideline of Risk Management.

3.4 Prosedur PK.JUPEM.05 - Tindakan Pembetulan.

4. DEFINISI

4.1 Risiko Kesan ketidakpastian untuk mencapai keputusan

yang dikehendaki.

4.2 Chief Risk Officer Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan, Malaysia.

4.3 Risk Champion Timbalan Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan I

dan II.

4.4 Risk Officer Pengarah Ukur Bahagian Dasar dan Penyelarasan

Pemetaan, Pengarah Ukur Bahagian Pemetaan

Muka 2/15

MS ISO 9001:2015


Topografi (Semenanjung/Sabah/Sarawak),

Pengarah Ukur Seksyen (Pengurusan Korporat),

Pengarah Seksyen Percetakan, dan Pengarah

Ukur dan Pemetaan Negeri.

5. SINGKATAN

5.1 KPUP Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan, Malaysia

5.2 TKPUP Timbalan Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan

5.3 PUB (DPP) Pengarah Ukur Bahagian (Dasar dan Penyelarasan

Pemetaan)

5.4 PUB (K) Pengarah Ukur Bahagian (Kadaster)

5.5 PUB (PT) Pengarah Ukur Bahagian (Pemetaan Topografi)

5.6 PUS (PKor) Pengarah Ukur Seksyen (Pengurusan Korporat)

5.7 PS (C) Pengarah Seksyen (Percetakan)

5.8 PUPN Pengarah Ukur dan Pemetaan Negeri

5.9 PD Pengawal Dokumen

Muka 3/15

MS ISO 9001:2015


6. TANGGUNGJAWAB DAN BIDANG KUASA

6.1 Chief Risk Officer

a) Membangunan Jawatankuasa Penilaian Risiko.

b) Menetapkan tanggunjawab dan bidang kuasa kepada

Jawatankuasa Penilaian Risiko.

c) Mengarahkan pelaksanaan pengurusan risiko JUPEM.

d) Mempengerusikan Mesyuarat Pemantauan Pelaksanaan

Penilaian Risiko.

e) Menentukan tindakan kawalan ke atas risiko.

6.2 Risk Champion

a) Mengenalpasti risiko, ancaman dan impak setiap

Bahagian/Seksyen yang terlibat dengan pemetaan

topografi/JUPEM Negeri.

b) Membangunkan Pelan Pengurusan Risiko.

c) Mengarahkan pelaksanaan Pelan Pengurusan Risiko di peringkat

Bahagian/Seksyen yang terlibat dengan pemetaan topografi/

JUPEM Negeri.

d) Memantau Pelaksanaan Pengurusan Risiko setiap enam bulan

bersama-sama dengan Jawatankuasa Penilaian Risiko.

e) Melaksanakan tindakan penambahbaikan ke atas Pelan

Pengurusan Risiko.

f) Menyemak Pelan Pengurusan Risiko bagi memastikan

kesesuaian dan keberkesanan mengikut jangka masa yang

ditetapkan.

g) Melaporkan keberkesanan tindakan kawalan kepada pihak

Pengurusan.

6.3 Risk Officer

a) Melaksanakan Pelan Pengurusan Risiko di peringkat

Bahagian/Seksyen yang terlibat dengan pemetaan topografi dan

JUPEM Negeri.

Muka 4/15

MS ISO 9001:2015


b) Memastikan semua langkah kawalan sedia ada dan langkah

tambahan dilaksanakan.

c) Mewujudkan rekod-rekod pelaksanaan tindakan kawalan.

d) Membuat analisis data tindakan kawalan ke atas risiko.

e) Melaksanakan tindakan pembetulan yang diarahkan.

Muka 5/15

MS ISO 9001:2015


7. CARTA ALIR

ANALISIS RISIKO

Semakan Kawalan

Tahap Risiko

PENILAIAN RISIKO

Menilai Risiko

Memeringkat Risiko

MELAKSANAKAN PELAN RISIKO

Mengenalpasti Pilihan

Memilih respons terbaik

Menyediakan rancangan mitigasi

Mengimplementasikan

Kebarangkalian Akibat

PEMANTAUAN KEBERKESANAN

TINDAKAN KE ATAS RISIKO

MENGENALPASTI RISIKO

Apa yang boleh berlaku? Bagaimana ia berlaku?

PELAPORAN KEPADA PENGURUSAN

Muka 6/15

MS ISO 9001:2015


8. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

Tanggungjawab Tindakan

KPUP

8.1 Membangunkan Jawatankuasa Pengurusan

Risiko

Bentuk satu struktur jawatankuasa

pengurusan risiko yang bertanggungjawab

untuk membangun, melaksana dan memantau

pelan risiko. Jawatankuasa yang dibentuk

melibatkan ketua pengurusan, champion

risiko, pegawai risiko dan pelaksana risiko.

Tanggungjawab dan bidang kuasa ditentukan.

Kriteria pelantikan ahli-ahli jawatankuasa

pengurusan risiko adalah:

i. Berpengalaman dalam bidang kerja;

ii. Mempunyai pengetahuan tentang risiko

dan peluang dalam bidang tugas;

iii. Boleh bekerja dalam kumpulan;

iv. Kemahiran berkomunikasi; dan

v. Berpengalaman dan berpengetahuan

dalam bidang kerja.

(Rujuk: Profil SPK JUPEM, para 5.1 - Struktur

Jawatankuasa Pengurusan Risiko)

Muka 7/15

MS ISO 9001:2015



PUB (DPP)/PUB (K)/

PUB (PT)/PUS (PKor)/

PS (C)/PUPN

8.2 Pengenalpastian Risiko dan Peluang

a. Senaraikan risiko dan peluang yang

berpotensi berlaku ke atas proses-proses

yang terdapat dalam SPK JUPEM. Risiko dan

peluang yang dikenalpasti adalah berdasarkan

kepada perkara-perkara berikut:

i. Isu-isu dalaman dan luaran;

ii. Keperluan dan harapan pihak

pelanggan; dan

iii. Halangan yang memberi kesan kepada

kegagalan untuk mencapai objektif.

b. Pengenalapastian risiko kepada proses kerja

adalah berdasarkan kepada kriteria risiko

berikut:

i. Maklumat;

ii. Reputasi;

iii. Kewangan;

iv. Operasi (Kadaster);

v. Operasi (Pemetaan);

vi. Peraturan/Undang-undang; dan

vii. Keselamatan.

TKPUP I & II

8.3 Analisis Risiko

a. Indeks Pengurusan Risiko

Pengurusan penilaian risiko dilaksanakan

berdasarkan kepada dua faktor iaitu

kebarangkalian (kekerapan kejadian) dan

impak risiko. Sehubungan itu, JUPEM telah

menetapkan indeks untuk membuat penilaian

yang terdiri daripada indeks kebarangkalian

dan impak risiko.

Muka 8/15

MS ISO 9001:2015



KPUP

i) Indeks Kebarangkalian

ii) Indeks Impak Risiko

Rujuk Lampiran A.

iii) Penarafan Risiko

Output dari penilaian risiko adalah

keutamaan untuk tindakan mengurus risiko.

Keutamaan ini bergantung kepada nilai

yang diperolehi hasil dari gabungan

kebarangkalian dan impak kesan. Kaedah

penilaian risiko adalah menggunakan

formula berikut:

SKALA

PENARAFAN KETERANGAN

4 TINGGI

Sesuatu kejadian yang

besar kerap/hampir

pasti berlaku sekali

dalam sebulan.

3 SEDERHANA


besar kemungkinan

berlaku sekali dalam

setiap 3 bulan.

2 RENDAH


rendah kemungkinan

berlaku sekali dalam

setiap 6 bulan.

1 JARANG


rendah jarang berlaku

sekali melebihi 3 tahun.

Muka 9/15

MS ISO 9001:2015



Penilaian Risiko

Frekuensi Impak Nilai Risiko Status Risiko

(L) (S) (L) x (S) Signifikan/

tidak signifikan

iv) Jadual Penilaian Risiko

Impak

Frekuensi

4 4 8 12 16

3 3 6 9 12

2 2 4 6 8

1 1 2 3 4

1 2 3 4

Muka 10/15

MS ISO 9001:2015



v) Skala Nilaian Risiko

Skala Keterangan Status Risiko

12 - 16

Risiko signifikan yang sangat

tinggi dan memerlukan tindakan

kawalan dan perhatian

Pengurusan.

8 - 9 Risiko signifikan yang tinggi dan

memerlukan tindakan kawalan.

4 - 6

Risiko yang sederhana dan tidak

signifikan tetapi memerlukan

perhatian Pengurusan.

1 - 3

Risiko yang rendah dan tidak

signifikan serta perlu diuruskan

mengikut prosedur yang sedia

ada.

PUB (DPP)/PUB (K)/


PS (C)/PUPN

8.4 Rawatan Risiko

a. Tindakan Kawalan

i) Selepas penilaian risiko dibuat dan status

risiko yang signifikan telah dikenalpasti,

tindakan kawalan perlu diwujudkan ke atas

risiko yang signifikan.

ii) Langkah kawalan mitigasi akan melibatkan

beberapa pendekatan. Respon Risiko

terbahagi kepada empat, iaitu:

Terima (Accept) - terpaksa tanggung

untuk mendapatkan kelebihan daripada

risiko yang diambil. Contohnya seperti

pelaksanaan projek yang baharu di

Muka 11/15

MS ISO 9001:2015



mana JUPEM perlu menanggung risiko

tetapi akan dapat kelebihan selepas

pelaksanaan projek.

Kurangkan (Reduce) - tindakan kawalan

untuk mengurangkan kekerapan

kejadian atau mengurangkan kesan

risiko kepada proses kerja. Sebagai

contoh melalui penyediaan garis

panduan dan peningkatan pemeriksaan.

Pindahkan (Transfer) - tindakan di mana

risiko yang ditanggung dipindahkan

kepada pihak-pihak lain atau berkongsi

dengan pihak lain. Contohnya melalui

perlaksanaan perkhidmatan projek

menggunakan perkhidmatan outsource.

Elak (Avoid) - tindakan di mana kerja

yang berisiko tidak akan dilaksanakan

jika tiada sebarang langkah kawalan

yang berupaya untuk mengawal atau

mencegah risiko berkenaan. Sebagai

contoh penggambaran udara tidak akan

dilaksanakan jika tidak menggunapakai

perkhidmatan yang mendapat kelulusan

DCA.

iii) Mendokumenkan semua bentuk-bentuk

kawalan yang sesuai mengikut risiko yang

ditanggung dengan menggunakan empat

pendekatan yang ditetapkan seperti di

Lampiran A1. Rujuk PR.JUPEM.01 hingga

PR.JUPEM. 03 - Pelan Pengurusan Risiko.

Muka 12/15

MS ISO 9001:2015



PUB (DPP)/PUB (K)/


PS (C)/PUPN

8.5 Pelaksanaan Tindakan Kawalan

a. Laksanakan tindakan kawalan yang ditetapkan

mengikut kekerapan yang ditentukan dan

menyediakan bukti-bukti tindakan.

b. Jika tindakan kawalan yang dikesan tidak

dilaksanakan sebagaimana keperluan pelan

risiko, pegawai yang bertanggungjawab

hendaklah mengambil atau melaksanakan

tindakan pembetulan kerana dikhuatiri risiko

yang berpotensi terjadi.

c. Kemaskini rekod-rekod pelaksanaan tindakan

kawalan.

TKPUP I & II

8.6 Pemantauan Keberkesanan Risiko

a. Kumpulkan semua bukti-bukti rekod

pelaksanaan tindakan kawalan atau tindakan

sedia ada bagi setiap risiko yang signifikan.

b. Lakukan analisis kekerapan kejadian dan impak

berdasarkan maklumat yang diperolehi daripada

tindakan kawalan. Analisis akan melibatkan

keadaaan berikut:

i) Bilangan kekerapan kejadian sama ada

berkurangan atau bertambah; dan

ii) Kesan impak kriteria risiko semakin

berkurang atau bertambah.

c. Kemaskini pelan pengurusan risiko bagi setiap

proses kerja yang dinilai berdasarkan maklumat

keberkesanan yang dinilai.

d. Pantauan keberkesanan terhadap tindakan

kawalan risiko juga boleh dilakukan melalui

kaedah-kaedah pemantauan berikut:

Muka 13/15

MS ISO 9001:2015



i) Laporan dalam Mesyuarat Bahagian

(Bulanan).

ii) Laporan dalam Mesyuarat Pengurusan

Risiko (setiap 6 bulan).

iii) Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

(setahun sekali).

iv) Audit Dalam (setahun sekali).

TKPUP I & II

8.7 Pelaporan Kepada Pengurusan

Kemukakan pelan pengurusan risiko dan

keberkesanan tindakan kawalan dalam

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.

9. REKOD

Jenis rekod Tempoh

penyimpanan Tempat

simpanan

9.1 Pelan Pengurusan Risiko 5 tahun Urus Setia

10. LAMPIRAN

10.1 Indeks Impak Risiko Lampiran A.

10.2 Format Pelan Pengurusan Risiko Lampiran A1.

Muka 14/15

MS ISO 9001:2015


LAMPIRAN A

INDEKS IMPAK RISIKO

SKALA/ DIMENSI

SANGAT KECIL KECIL SEDERHANA BESAR

1 2 3 4

Maklumat 1 - 5% tidak

memenuhi

keperluan

pelanggan

6 - 10% tidak

memenuhi

keperluan

pelanggan

11 - 20% tidak

memenuhi

keperluan

pelanggan

> 20% tidak

memenuhi

keperluan

pelanggan

Reputasi Reputasi terjejas

dan

menimbulkan

rasa tidak puas

hati Pengurusan

Dalaman

JUPEM

Reputasi

terjejas dan

menimbulkan

rasa tidak puas

hati agensi-

agensi Kerajaan

Reputasi

terjejas dan

menimbulkan

rasa tidak puas

hati pelanggan

Reputasi

terjejas

sehingga

mendapat

liputan media

Kewangan Kerugian

RM 1 -

RM10,000

Kerugian

RM10,001 -

RM30,000

Kerugian

RM30,001 -

RM50,000

Kerugian

melebihi

RM50,000

Operasi

(Kadaster)

Kelewatan

1 - 20 hari

Kelewatan

21 - 40 hari

Kelewatan

41 - 60 hari

Kelewatan

melebihi 60 hari

Operasi

(Pemetaan)

Kelewatan

1 - 12 bulan

Kelewatan

13 - 24 bulan

Kelewatan

25 - 36 bulan

Kelewatan

melebihi 36

bulan

Peraturan/

Undang-

Undang

Pemerhatian

daripada

Naziran

Kesalahan kecil

daripada

Naziran

Kesalahan

serius daripada

Naziran

Pendakwaan di

mahkamah

Keselamatan Kecederaan

Ringan

Kecederaan

sederhana

(hospitalized)

Cedera parah Kecacatan

kekal/lematian

Muka 15/15

MS ISO 9001:2015


LAMPIRAN A1 Format Pelan Pengurusan Risiko

Jabatan/Bahagian:

Proses:

Objektif Kualiti:

P1 - Kenalpasti Risiko P2 - Analisis

Risiko P3 - Penilaian

Risiko P4 - Rawatan Risiko P5 - Pemantauan Risiko

No. Proses/ Aktiviti

Risiko yang dikenalpasti

Punca Kesan Risiko

Kawalan Sedia Ada

L S Nilai

Risiko (L x S)

Tahap Status Risiko

Langkah Rawatan

Mula Tamat PIC Kaedah Kekerapan PIC Rekod

283

Text Box


No.Proses/

Aktiviti

Risiko yang

dikenalpasti Punca Kesan Risiko

Kawalan Sedia

AdaL S

Nilai

Risiko

(L x S)

TahapStatus

Risiko

Langkah

RawatanMula Tamat PIC Kaedah Kekerapan PIC Rekod

Maklumat:

Maklumat/ dokumen

PU tidak lengkap.

PU tidak disemak oleh

Pejabat Tanah

Daerah/Jajahan

(PTD/J)/Pejabat Tanah

dan Galian

(PTG)/Jabatan Ketua

Pengarah Tanah dan

Galian (JKPTG) sebelum

dimajukan ke JUPEM

Negeri.

Berlaku

kesilapan dalam

penyediaan

surihan kerja

luar (SKL).

Semakan dokumen

PU menggunakan

senarai semak.

3 3 9 Tinggi Signifikan

Kurang:

Garis panduan

penyediaan PU

diwujudkan.

Jan,

2018

Jun,

2018

Pelaksana

yang

mendaftar fail.

Analisis data PU

yang tidak

lengkap

Bulanan KC (PU)Laporan Analisis PU

tidak lengkap.

Operasi:

Pangkalan Data tidak

dapat diakses.

Server down.

Proses kerja

terganggu dan

mengakibatkan

kelewatan.

Penyelenggaraan

berkala sistem

eKadaster.

2 3 6 SederhanaTidak

Signifikan- - - - - - - -

Operasi:

Pengurangan

permintaan kerja-

kerja ukur.

Persaingan dengan

Juruukur Tanah Berlesen

(JTB).

Pengurangan

hasil Jabatan.

Promosi aktiviti

Jabatan.2 2 4 Sederhana

Tidak


Kelemahan

penyelenggaraan

peralatan ukur.

Proses kerja

terganggu dan

kesalahan data

ukur.

Penyelenggaraan

berkala peralatan

ukur.


Kurangkan:

Perancangan

peruntukan

gantian

peralatan ukur.

Jan,

2018

Jun,

2018

PUPN/

JUD/J

Semakan

dokumen

belanjawan

untuk

perancangan

penggantian

peralatan ukur.

Setiap 6

bulanPUB (K)

Dokumen Belanjawan.

Laporan Analisis

Kerosakan Alat Ukur.

Kekurangan kemahiran

dalam mengendalikan

peralatan ukur.

Kualiti ukuran

tidak memenuhi

piawaian.

Penambahan

keperluan

peruntukan.

Penyelenggaraan

peralatan ukur

secara berjadual.

Penetapan peraturan

penggunaan

peralatan ukur.



Prosesan

Permohonan

Ukur (PU)

1

Muka 1/5

Nota: L = Frekuensi, S= Impak

2

Menjalankan

kerja luar dan

validasi

Peralatan:

Kerosakan peralatan

ukur.

P1 - Kenalpasti RisikoP2 - Analisis

RisikoP3 - Penilaian Risiko P4 - Rawatan Risiko P5 - Pemantauan Risiko

Objektif Kualiti:

1. Memastikan ukuran yang dijalankan adalah lengkap dan tepat.

2. Menyiapkan kerja ukur kadaster dalam tempoh tidak lebih 6 bulan daripada tarikh pendaftaran Permohonan Ukur (PU) yang teratur sehingga Pelan Hakmilik Tanah dijanakan.

3. Menyiapkan Pelan Akui untuk penyediaan Pelan Hakmilik Tanah sekurang-kurangnya 50,000 lot setahun.

1. Pelan Pengurusan Risiko Kadaster

Bahagian: JUPEM Negeri

Proses: Ukuran Hakmilik Tanah

MS ISO 9001:2015

PR.JUPEM.01 Pelan Pengurusan Risiko Kadaster

No.Proses/

Aktiviti

Risiko yang


Kawalan Sedia

AdaL S

Nilai

Risiko

(L x S)

TahapStatus

Risiko

Langkah


Maklumat:

Data SKL tidak

sepadan berbanding

keadaan di lapangan.

Kesilapan dalam

menyediakan SKL.

Menimbulkan

kuiri kepada

proses

pendaftaran.

Semakan maklumat

dengan PTD/PTG.1 4 4 Sederhana

Tidak


Perundangan:

Data ukuran tidak

mengikut Peraturan

Ukur Kadaster (PUK

2009).

Kelemahan semakan

kualiti kerjaluar.

Pangkalan Data

Ukur Kadaster

Berdigit

Kebangsaan

(NDCDB) tidak

dikemaskini.

Hasil ukuran

tidak memenuhi

kehendak PU.

Membuat ukuran

semula.

Membuat semakan

kualiti kerja ukur oleh

Juruukur

Daerah/Jajahan

(JUD/J).

Senarai semak kualiti

kerjaluar.

3 4 12 Sangat Tinggi Signifikan

Elakkan:

Menyediakan

syit pertanyaan

untuk memantau

jumlah

pertanyaan dan

mengenalpasti

sebab-sebab

ketidakpatuhan.

Jan,

2018

Jun,

2018TPUP

Analisis dan

punca

pertanyaan.

Bulanan PUPNLaporan Analisis dan

Punca Pertanyaan.

Keselamatan:

Kemalangan di

lapangan.

Tidak menggunakan

peralatan keselamatan.

Kecederaan

pegawai.

Menyebabkan

pengurangan

tenaga kerja.

Kelewatan kerja

pengukuran.

Memastikan

peralatan Personal

Protection

Equipment (PPE)

dipakai.

Menguatkuasakan

garis panduan

keselamatan kerja di

lapangan.


Kurangkan:

Melaksanakan

kursus

keselamatan

secara

berterusan.

Jan,

2018

Jun,

2018TPUP

Semakan rekod

latihan kursus

keselamatan.

Setiap 6

bulanPUPN

Rekod Latihan Kursus

Keselamatan.

Laporan Kemalangan.

Muka 2/5


Menjalankan

kerja luar dan

validasi



Objektif Kualiti:






MS ISO 9001:2015


No.Proses/

Aktiviti

Risiko yang


Kawalan Sedia

AdaL S

Nilai

Risiko

(L x S)

TahapStatus

Risiko

Langkah


Kelemahan dalam

perancangan kerja.

Piagam

Pelanggan tidak

dapat dicapai.

Memantau kerja

dalam tindakan

pegawai.



Bentuk muka bumi yang

menghalang kerja-kerja

ukur.

Melambatkan

proses

pengukuran dan

kegagalan

mencapai SKT.

Menggunakan

peralatan dan

kenderaan yang

sesuai.

3 1 3 RendahTidak


Kekurangan kakitangan

yang kompeten.

Kesalahan dan

kelewatan

pengukuran.

Tempoh masa

ukuran lambat

dan hasil ukuran

kurang

berkualiti.

Menganjurkan On-

Job Training.3 3 9 Tinggi Signifikan

Kurangkan:

Merancang

latihan

kemahiran

teknikal

sekurang-

kurang sekali

setahun.

Jan,

2018

Jun,

2018TPUP

Semakan rekod

latihan

kemahiran

teknikal

Setiap 6

bulanPUPN

Rekod Lathan

kemahiran teknikal

Rekod aduan/

ketakakuran produk

Perundangan:

Tidak mematuhi

peraturan ukur dan

Pekeliling KPUP.

Tidak merujuk kepada

peraturan dan pekeliling

semasa.

Hasil ukuran

yang melanggar

peraturan dan

undang-undang.

Memantau integriti

data melalui kawalan

kualiti.

1 3 3 RendahTidak


Maklumat:

Data dari kerjaluar

tidak lengkap.

Kelemahan submodul

eTSM dan eCRM dalam

sistem eKadaster yang

membenarkan data yang

tidak lengkap dihantar.

Kerja berulang

dan mengambil

masa yang lama

dan

pertambahan

kos.

Pertanyaan/ kuiri

kepada JUD/J.2 4 8 Tinggi Signifikan

Kurangkan:

Penambahbaika

n ke atas sistem

eKadaster.

Jan,

2018Dis, 2018 PUB (K)

Semakan

Laporan

Kemajuan

Naiktaraf Sistem

Mengikut

Perancangan

kerja

TKPUP II

Laporan Kemajuan

Naiktaraf Sistem

Rekod aduan/

ketakakuran produk

Perundangan:

Tidak mematuhi

peraturan ukur dan

pekeliling KPUP.

Kelemahan dan kurang

kefahaman dalam aspek

peraturan ukur.

Hasil ukuran

yang tidak

mematuhi

peraturan dan

undang-undang.

Memantau integriti


kualiti.

Garis Panduan

Peraturan Ukur

Kadaster 2009 (PUK

2009)


Kurangkan:

Melaksanakan

naziran secara

menyeluruh dan

berkala.

Jan,

2018

Jun,

2018PUB (K)

Semakan

Laporan

Naziran

Mengikut

Jadual

Naziran

TKPUP II Laporan Naziran

3

Semakan

Kualiti Data

Ukuran

Muka 3/5




Menjalankan

kerja luar dan

validasi

Operasi:

Kelewatan

menjalankan ukuran

di lapangan.

Objektif Kualiti:






MS ISO 9001:2015


No.Proses/

Aktiviti

Risiko yang


Kawalan Sedia

AdaL S

Nilai

Risiko

(L x S)

TahapStatus

Risiko

Langkah


Maklumat:

Pangkalan Data Ukur

Kadaster Berdigit

Kebangsaan

(NDCDB) tidak

dikemaskini.

Kelewatan data

dikemaskini semasa

proses validasi.

Pangkalan data

tidak dapat

dikemaskini.

Pemberitahuan

kepada Cawangan

NDCDB.

Semakan berkala

Pangkalan Data

Kadaster.



Operasi:

Server down.

Kelemahan penyengga-

raan kemudahan ICT.

Kegagalan

pengemasknian

data berdigit.

Penyelenggaraan

berkala peralatan

ICT.


Kurangkan:

Menetapkan

SLA Uptime

99.99%.

Jan,

2018Dis, 2018 PTM

Analisis

Downtime.Bulanan PUPN

Laporan Analisis

Downtime.

Maklumat :

Kehilangan data.System crash.

Kegagalan

sistem CSRS/

JUPEM2U.

Penyelenggaraan

perisian komputer

secara berjadual.

Pelaksanaan ISMS.



Maklumat:

Data digodam oleh

pihak tidak

bertanggungjawab.

Kelemahan semasa

proses backup.

Kehilangan data

yang telah

disahkan.

Backup data.

Pelaksanaan ISMS.



Muka 4/5


4Prosesan

Pelan Berdigit

Prosesan

Pengesahan

Produk

5



Objektif Kualiti:






MS ISO 9001:2015


Muka 5/5

MS ISO 9001:2015


2. Pelan Pengurusan Peluang Kadaster

BIL. PELUANG HALANGAN PELAN TINDAKAN TEMPOH SIAP TINDAKAN

TANGGUNG-JAWAB

REKOD

1. JUPEM sebagai agensi

peneraju di peringkat

negara berkaitan

ukuran hakmilik.

Kurang

promosi.

Perancangan promosi (jadual

promosi).

Kerjasama dengan agensi yang

berkaitan tanah.

Setahun. BPK Jadual Promosi

2. Sistem eKadaster

sebagai rujukan kepada

sistem pengurusan

tanah di peringkat

antarabangsa.

Kurang

Promosi.

Peruntukan

kewangan

untuk naik taraf

sistem.

Pendedahan Aktiviti Kadaster

dan peranan JUPEM kepada

umum (persidangan, seminar

dan bengkel).

Perancangan peruntukan

kewangan untuk menambahbaik

dan menaik taraf sistem.

Bergantung

kepada

kekerapan

penganjuran.

BPK

BK

JUPEM

Negeri

Jadual Promosi

Laporan Kemajuan

Naiktaraf Sistem

3. Menjadi custodian data

NDCDB dan mempunyai

kuasa (autoriti) kepada

semua data kadaster.

Kawalan

terhadap

keselamatan

data kadaster.

Data hanya boleh digunakan

atas kebenaran JUPEM sahaja.

Kerjasama (MoU) dengan

agensi lain.

Setiap kali

urusan

perolehan data

BPK

BK

JUPEM

Negeri

Rekod kebenaran

Dokumen MoU

283

Text Box


No.Proses/

Aktiviti

Risiko yang


Kawalan Sedia

AdaL S

Nilai

Risiko

(L x S)

TahapStatus

Risiko

Langkah


Server down.Kerja tidak dapat

dikeluarkan.

Penyenggaraan

berkala.1 3 3 Rendah

Tidak


Kekurangan peruntukan

dari Kerajaan.

Peta tidak dapat

dihasilkan.

Permohonan bajet

tambahan.3 2 6 Sederhana

Tidak


Penambahan kawasan

baru.

Peningkatan kos

operasi.

Mengemaskini

senarai kawasan.3 2 6 Sederhana

Tidak


Kewangan:

Kekangan

peruntukan.

Pemotongan peruntukan

dari Kerajaan.

Peta tidak dapat

dihasilkan.

Langkah-langkah

penjimatan.3 2 6 Sederhana

Tidak


Peraturan:

Penguatkuasaan

peraturan dan dasar

baharu pemetaan.

Perubahan dasar

kerajaan.

Kegagalan

mematuhi dasar

ulangkaji peta.

Mesyuarat JPDSN. 1 4 4 SederhanaTidak


Operasi:

Keperluan mendesak

dari ATM/Agensi

berkepentingan.

Akibat bencana alam

(contoh: tanah runtuh,

banjir dan operasi

ketenteraan).

Kelewatan

proses

pemetaan.

Mesyuarat

Jawatankuasa

Bencana Alam

Negara.



Operasi:

Perancangan

Pemetaan tidak

diluluskan.

Tidak selaras dengan

dasar pembangunan.

Reputasi JUPEM

terjejas.Mesyuarat JPDSN. 1 3 3 Rendah

Tidak


2

Penerbitan

Peta

Topografi

Skala 1:10,000

Reputasi:

Tidak mencapai

sasaran KPI KPUP


untuk kerja-kerja

pendigitan dan suntingan.

Menjejaskan

imej jabatan.

Pemantauan

perancangan

pemetaan.


Pindahkan:

Kajian agihan

semula

kakitangan

mengikut

keperluan

semasa.

Jan,

2018

Jun,

2018PUB (PT)

Pengesahan

Agihan

mengikut

keperluan

tugas.

Setiap 6

bulanPUB (DPP)

Laporan Agihan

kakitangan mengikut

Bahagian.

Laporan Pencapaian

Prestasi.

1. Pelan Pengurusan Risiko Pemetaan

Bahagian:

Bahagian Dasar dan Penyelarasan Pemetaan

Bahagian Pemetaan Topografi Semenanajung/Sabah/Sarawak

Seksyen Percetakan, Bahagian Kartografi dan GIS

Seksyen Pengurusan Korporat, Bahagian Perancangan dan Korporat

Proses: Pemetaan

Objektif Kualiti:

1. Menerbitkan peta dalam jangka waktu 677 hari bermula daripada Arahan Pemetaan dikeluarkan setelah mendapat keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Pemetaan dan Data Spatial

Negara (JPDSN).

2. Menerbitkan sekurang-kurangnya 160 lembar peta setahun.



Muka 1/16

Bahagian Dasar dan Penyelarasan Pemetaan (BDPP)

Perancangan Pemetaan

1Perancangan

Pemetaan

Operasi:

Kegagalan sistem

Perancangan

Pemetaan tidak

dipatuhi.


MS ISO 9001:2015

PR.JUPEM.02 Pelan Pengurusan Risiko Pemetaan

No.Proses/

Aktiviti

Risiko yang


Kawalan Sedia

AdaL S

Nilai

Risiko

(L x S)

TahapStatus

Risiko

Langkah


Masalah cuaca.

Kerja tidak

mencapai

spesifikasi.

Pengulangan

kerja.

Pengesahan

maklumat sebelum

kerja dilaksanakan.

1 3 3 RendahTidak


Peralatan/ pesawat rosak.

Perkhidmatan

tergendala.

Tidak capai

SKT.

Pematuhan SOP

(sebelum & semasa

misi penerbangan).

Penyelenggaraan

berjadual peralatan.

1 1 1 RendahTidak


2

Pasang dan

uji peralatan

fotografi

dalam

pesawat

Peralatan:

Kegagalan fungsi

peralatan

Kurang kemahiran.

Menggangu

kelancaran kerja

dan hasil kerja

yang tidak

menepati

spesifikasi.

SOP Peralatan

Pemetaan.3 3 9 Tinggi Signifikan

Kurangkan:

Latihan teknikal

pemetaan.

Jan,

2018

Jun,

2018

KC

(Fotoudata)

Semakan rekod

latihan

kakitangan

pemetaan

Bulanan PUB (PT)

Rekod Latihan

Teknikal.

Laporan Kerosakan/

Penyenggaraan Alat.

3Misi fotografi

udara

Keselamatan:

Kemalangan udara.

Penyelenggaran tidak

mengikut jadual dan

kesilapan manusia.

Perkhidmatan

tergendala

Kehilangan

sumber manusia

mahir.

Pematuhan SOP

penerbangan

Pemilihan pesawat

udara yang

mematuhi peraturan

Jabatan

Penerbangan Awam

(DCA).

Rekod penerbangan

pesawat.



Bahagian:





Proses: Pemetaan

Objektif Kualiti:


Negara (JPDSN).




Bahagian Pemetaan Topografi Semenanjung/Sabah/Sarawak

Penyediaan dan Pengurusan Geodata


Muka 2/16

1Perancangan

Penerbangan

Operasi:

Tidak mematuhi

jadual penerbangan

MS ISO 9001:2015


No.Proses/

Aktiviti

Risiko yang


Kawalan Sedia

AdaL S

Nilai

Risiko

(L x S)

TahapStatus

Risiko

Langkah


Persekitaran:

Keadaan cuaca yang

tidak mengizinkan

(awan tebal, jerebu

dan monson).

Perancangan kerja yang

tidak mengambil kira

keadaan cuaca.

Perkhidmatan

tergendala.

Kegagalan

mencapai SKT.

Pengesahan

maklumat ramalan

cuaca sebelum

penerbangan.

Mengubah misi

penerbangan ke

lokasi lain bercuaca

baik.

Menyediakan pelan

perancangan

penerbangan

gantian.



Perundangan:

Tidak mendapat

pelepasan

penerbangan DCA di

kawasan Lapangan

Terbang & kawasan

berhampiran

(kawasan turun dan

naik kapal terbang).

Keperluan dan syarat

penerbangan DCA tidak

dipatuhi.

Perkhidmatan

tergendala.

Kegagalan

mencapai SKT.

Pengesahan

maklumat ramalan

cuaca sebelum

penerbangan.

Mengubah misi

penerbangan ke

lokasi lain bercuaca

baik.

Menyediakan pelan

perancangan

penerbangan

gantian.



Kewangan:

Kekurangan bajet

untuk misi fotografi

udara.

Langkah penjimatan dan

faktor ekonomi semasa.

Kegagalan

mencapai SKT.

Perancangan bajet

mengikut SKT kerja

tahunan.

2 2 4 RendahTidak


Bahagian:





Proses: Pemetaan

Objektif Kualiti:


Negara (JPDSN).







Muka 3/16

3Misi fotografi

udara

MS ISO 9001:2015


No.Proses/

Aktiviti

Risiko yang


Kawalan Sedia

AdaL S

Nilai

Risiko

(L x S)

TahapStatus

Risiko

Langkah


3Misi fotografi

udara

Maklumat:

Kehilangan data

GNSS (loss of lock )

semasa misi

penerbangan

Tidak boleh menjejaki

satelit disebabkan

masalah sistem peralatan

ukur dan kehilangan

isyarat satelit.

Kerja tidak

mencapai

spesifikasi.

Pengulangan

kerja.

Pematuhan SOP

pengendalian alat

GNSS.


Kurangkan:

Menyediaan

kaedah pasca

pemprosesan.

Jan,

2018Dis, 2018 Jurufoto

Semakan data

pasca

pemprosesan.

Jika perluKC

(Fotoudara)

Rekod data pasca

pemprosesan.

Laporan VRS/RTK

dalam sistem

MyRTKnet.

4

Memuat turun

data mentah

kamera udara

dan data GNSS

penerbangan

Operasi:

Data hilang semasa

memuat turun.

Storan data rosak.Kegagalan

mencapai SKT.

Pematuhan SOP dan

prosedur Backup .1 4 4 Rendah

Tidak


Operasi:

Data GNSS tidak

mencapai spesifikasi.

Masa cerapan tidak

mencukupi dan isyarat

kerap kali putus.

hasil gambar

tidak mencapai

spesifikasi.

Pematuhan SOP

cerapan data GNSS2 3 6 Sederhana

Tidak


Operasi:

Data GNSS tidak

dapat cerap oleh

sistem kamera udara

kerana kegagalan

stesen MyRTKnet.

Kerosakan stesen

MyRTKNet.

Kegagalan

mencapai SKT.

Imej akhir foto

udara yang

dihasilkan tidak

mencapai

spesifikasi/

rosak.

Semakan data

MyRTKnet sebelum

misi penerbangan.

Pemantauan dan

penyelenggaraan

berterusan stesen

MyRTKnet.

1 2 2 RendahTidak


Bahagian:





Proses: Pemetaan

Objektif Kualiti:

1. Menerbitkan peta dalam jangka waktu 677 hari bermula daripada Arahan Pemetaan dikeluarkan setelah mendapat keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Pemetaan dan Data Spatial Negara

(JPDSN).






Muka 4/16

5

Pemprosesan

data GNSS

untuk

mendapatkan

koordinat

dedahan dan

pemprosesan

imej foto udara

digital


MS ISO 9001:2015


No.Proses/

Aktiviti

Risiko yang


Kawalan Sedia

AdaL S

Nilai

Risiko

(L x S)

TahapStatus

Risiko

Langkah


6

Pemprosesan

Georektifikasi

foto udara

digital

Operasi:

Koordinat dedahan

kamera udara kurang

tepat.

Kawasan pemetaan

melebihi 30 kilometer dari

stesen MyRTKnet.

Kualiti orientasi

luaran tidak

mencapai

spesifikasi.

Kualiti

georektifikasi

tidak mencapai

spesifikasi.

(kurang daripada

1 meter).

Tambahan titik kawal

(post marking).2 3 6 Sederhana

Tidak


7

Pemprosesan

Ortorektifikasi

imej penderian

jauh

Operasi:

Kedudukan butiran

kurang tepat.

Kesilapan semasa proses

ortorektifikasi.

Maklumat posisi

butiran pada

pangkalan data

topografi/

kartografi kurang

tepat.

Semakan dengan

ortofoto yang sedia

ada.

Semakan dengan

titik kawal yang sedia

ada.



8Penjanaan

DTM/DSM

Maklumat:

Ketinggian model

muka bumi kurang

tepat.

Kesilapan semasa proses

penjanaan DTM/DSM.

Maklumat

ketinggian pada

pangkalan data

topografi/

kartografi kurang

tepat.

Semakan dengan

titik kawal yang sedia

ada.



9Pemprosesan

ortofoto

Maklumat:

Perbezaan warna

pada foto udara

digital.

Perbezaan cahaya

semasa penggambaran

udara.

Contrast warna

ortofoto berbeza.

Laraskan warna

ortofoto.4 1 4 Sederhana

Tidak


Bahagian:





Proses: Pemetaan




Muka 5/16

Objektif Kualiti:


(JPDSN).




MS ISO 9001:2015


No.Proses/

Aktiviti

Risiko yang


Kawalan Sedia

AdaL S

Nilai

Risiko

(L x S)

TahapStatus

Risiko

Langkah


Operasi:

Data yang terlalu

padat di kawasan

yang membangun

Banyak perubahan baru.

Mengambil

masa yang lama

untuk diproses.

Perancangan

penyediaan Fail

Kerja.

Pematuhan

AK.PK.03.TOPO.01 -

Pendigitan.


Pindahkan:

Kajian agihan

semula

kakitangan

mengikut

keperluan

semasa.

Jan,

2018

Jun,

2018Pemproses

Pengesahan

Agihan mengikut

keperluan tugas

Setiap 6

bulan

KC

(Pendigitan)

Laporan Agihan

kakitangan mengikut

Bahagian.

Laporan Pencapaian

Prestasi.

Maklumat:

Maklumat pemetaan

tidak terkini

Terlalu banyak data yang

dikemaskini

Kegagalan

mencapai

objektif masa

pendigitan.

Kawalan dan

pemantauan kualiti

data berterusan.

3 4 12 Sangat Tinggi Signifikan

Kurangkan:

Tambahan

sumber data

terkini daripada

pembelian imej/

citraan

penderiaan

jauh.

Jan,

2018Dis, 2018 Pemproses

Pengesahan data

terkini lembar

peta mengikut

AOI

Mengikut

keperluan

KC

(Pendigitan)

Laporan Semakan

Kualiti Peta.

Rekod Pembelian imej/

citraan penderiaan

jauh.

Keselamatan:

Kehilangan dataset

Kegagalan prosedur

Back-Up

Pengulangan

kerja dan

peningkatan kos.

Pematuhan

PK.JUPEM.02 -

Pengurusan Backup

Data Berdigit.

Dikendalikan dalam

ISMS.

1 3 3 RendahTidak


Operasi:

Data yang terlalu

padat di kawasan

yang membangun

Banyak perubahan baru.

Mengambil

masa yang lama

untuk disunting.

Perancangan

penyediaan Fail

Kerja

Pematuhan

AK.PK.03.TOPO.02 -

Suntingan.


Kurangkan:

Kajian agihan

semula

kakitangan

mengikut

keperluan

semasa.

Jan,

2018

Jun,

2018Pemproses

Pengesahan

Agihan mengikut

keperluan tugas

Setiap 6

bulan

KC

(Suntingan)

Laporan Agihan

kakitangan mengikut

Bahagian.

Laporan Pencapaian

Prestasi.

Maklumat:

Maklumat atribut

tidak mencukupi

Maklumat atribut dari

dataset sedia ada tidak

lengkap.

Dataset yang

dihasilkan untuk

kerjaluar tidak

lengkap.

Kemaskini maklumat

atribut dari sumber

lain.



Bahagian:





Proses: Pemetaan

Objektif Kualiti:


(JPDSN).





Penyediaan Dataset Geospatial


Muka 6/16

1 Pendigitan

2 Suntingan

MS ISO 9001:2015


No. Proses/AktivitiRisiko yang


Kawalan Sedia

AdaL S

Nilai

Risiko

(L x S)

TahapStatus

Risiko

Langkah


Maklumat:

Butiran pada dataset

tidak sama seperti di

lapangan.

Tempoh masa antara

penerbangan dan

pengesahan di padang

yang lama.

Perubahan

butiran yang

ketara di

kawasan yang

membangun.

Kerja lebih masa. 3 3 9 Sangat Tinggi Signifikan

Kurangkan:

Menambah

pasukan

kerjaluar.

Jan,

2018

Jun,

2018Penyelia

Pengesahan

rekod

pemantauan

kerjaluar.

Mengikut

keperluanPPU(W)

Rekod pemantauan

kerjaluar.

Diari kerjaluar.

Operasi:

Sukar akses ke

kawasan pedalaman.

Tiada kemudahan jalan

darat yang sempurna.

Kelewatan

pengemaskinian

butiran di

lapangan.

Menggunakan jalan

alternatif.

Minta bantuan

daripada penduduk

setempat.

Menggunakan

pengangkutan yang

sesuai.



Keselamatan:

Kemalangan di

lapangan.

Tidak menggunapakai

peralatan keselamatan.

Kecederaan

pegawai.

Menyebabkan

pengurangan

tenaga kerja.

Kelewatan kerja

pengukuran.

Memastikan

pemakaian peralatan

Personal Protection

Equipment (PPE).

Garis Panduan

keselamatan kerja di

lapangan.


Kurangkan:

Melaksanakan

kursus

keselamatan di

lapangan secara

berterusan.

Jan,

2018

Jun,

2018KC(W)

Semakan rekod

latihan kursus

keselamatan.

Setiap 6

bulanPPU(W)

Rekod Latihan Kursus

Keselamatan.

Laporan Kemalangan.

Peralatan:

Kerosakan peralatan

kerja luar.

Kelemahan

penyelenggaraan

peralatan.

Proses kerja

terganggu dan

kesalahan data

ukur.

Penyelenggaraan

berkala peralatan.2 4 8 Tinggi Signifikan

Kurangkan:

Perancangan

peruntukan

gantian

peralatan ukur.

Jan,

2018

Jun,

2018PPU(W)

Semakan

dokumen

belanjawan untuk

perancangan

penggantian

peralatan ukur.

Setiap 6

bulanPUB (PT)

Dokumen Belanjawan

Laporan Analisis

Kerosakan Alat Ukur

Bahagian:





Proses: Pemetaan

Objektif Kualiti:


(JPDSN).




Muka 7/16

3

Pengemaskinan

Dataset

Geospatial Di

Lapangan




MS ISO 9001:2015




Kawalan Sedia

AdaL S

Nilai

Risiko

(L x S)

TahapStatus

Risiko

Langkah


Peralatan:

Kerosakan peralatan

kerja luar.

Kekurangan kemahiran

dalam mengendalikan

alat ukur.

Kualiti ukuran

tidak memenuhi

piawaian.

Penambahan

keperluan

peruntukan.

Penyenggaraan alat

ukur secara

berjadual.

Penetapan peraturan

penggunaan alat.



Maklumat:

Data pendigitan

mentah tidak sama

seperti di lapangan.

Kesilapan dalam

penyediaan dataset.

Menimbulkan

kuiri kepada

proses

pengemaskinian

dataset.

Perbandingan

dengan Google Map.2 2 4 Sederhana

Tidak


Kelemahan dalam

perancangan kerja.

Piagam

Pelanggan tidak

dapat dicapai.

Memantau kerja

dalam tindakan

pegawai.

1 3 3 RendahTidak


Bentuk mukabumi yang

menghalang kerja-kerja

ukur.

Melambatkan

proses

pengukuran dan

kegagalan

mencapai SKT.

Menggunakan

peralatan dan

kenderaan yang

sesuai.

3 1 3 RendahTidak



yang kompeten.

Kesalahan dan

kelewatan

pengukuran.

Tempoh masa

ukuran lambat

dan hasil ukuran

kurang

berkualiti.

On-Job Training

(OJT).3 3 9 Tinggi Signifikan

Kurangkan:

Pembangunan

Pelan Operasi

Latihan (POL).

Jan,

2018

Jun,

2018PUS (SPK)

Analisis

Kompetensi

Kakitangan.

Bulanan PUB (PK)

Laporan Analisis

Kompetensi

Kakitangan.

Laporan Kemajuan

SKT.

Bahagian:





Proses: Pemetaan

Objektif Kualiti:


(JPDSN).






3

Pengemaskinan

Dataset

Geospatial Di

Lapangan


Muka 8/16

Operasi:

Kelewatan

menjalankan ukuran

di lapangan.

MS ISO 9001:2015




Kawalan Sedia

AdaL S

Nilai

Risiko

(L x S)

TahapStatus

Risiko

Langkah


Operasi:

Maklumat daripada

lapangan tidak

lengkap

Tidak menyemak

perubahan butiran di

lapangan dengan

sempurna

Menyukarkan

pengemaskini

Pangkalan data

topografi.

Mengemaskini

senarai semak.

Melaksanakan

pengukuran semula.



Undang-undang:

Tidak mematuhi

spesifikasi teknikal

Tidak merujuk kepada

spesifikasi teknikal

Hasil dataset

yang dihasilkan

tidak mematuhi

spesifikasi

pemetaan.

Memantau integriti


kualiti.

1 3 3 RendahTidak


Maklumat:

Data dari kerjaluar

tidak lengkap

Kelemahan pemantauan

Kerja berulang

dan mengambil

masa yang lama

dan

pertambahan

kos.

Pertanyaan/Kuiri

kepada Penolong

Pengarah Ukur

Wilayah.



Maklumat:

Dataset yang telah

dikemaskini dari

lapangan yang

dimuat naik ke server

tidak dapat

dipaparkan.

Kelemahan sistem.

Dataset tidak

dapat diproses

untuk tindakan

seterusnya.

Melakukan proses

muat turun semula.2 3 6 Sederhana

Tidak


Maklumat:

Dataset yang telah

dikemaskini dari

lapangan tidak

lengkap

Kelemahan kerjaluar.

Dataset tidak

dapat disunting

untuk

penyediaan

pangkalan data

topografi dan

kartografi.

Kemaskini SOP.

Semakan dari

sumber rujukan lain.



Bahagian:





Proses: Pemetaan

Muka 9/16



Pengemaskinian Pangkalan Data Topografi dan Kartografi

Objektif Kualiti:


(JPDSN).




1Kawalan Kualiti

data



3

Pengemaskinan

Dataset

Geospatial Di

Lapangan

MS ISO 9001:2015




Kawalan Sedia

AdaL S

Nilai

Risiko

(L x S)

TahapStatus

Risiko

Langkah


Maklumat:

Maklumat dataset

yang tidak tepat.

Kelemahan kawalan

kualiti.

Kesukaran untuk

menjalankan

kerja dan

ketidaktepatan

maklumat.

Pematuhan senarai

semak.2 3 6 Sederhana

Tidak


Operasi:

Kelewatan kerja.


untuk kerja-kerja

penyediaan pangkalan

data topografi dan

kartografi.

Tidak mencapai

SKT yang telah

ditetapkan

mengikut jadual.

Kerja lebih masa.

Perancangan kerja.



Operasi:

Kelewatan proses

generalisasi untuk

skala 25K dan 50K.

Data yang terlalu padat.

Mengambil

masa yang

terlalu panjang

untuk diproses.

Pematuhan

AK.PK.04.TOPO.03 -

Penyediaan

Pangkalan Data

Kartografi


Kurangkan:

Menaiktaraf

peralataan

proses

generalisasi.

Jan,

2018

Jun,

2018Pemproses

Pengesahan

Laporan

Kemajuan

Naiktaraf.

Mengikut

perancanganKC (P)

Laporan Kemajuan

Naiktaraf

Laporan Prestasi

Generalisasi

Maklumat:

Hasil generalisasi

tidak tepat.

Tidak mematuhi

peraturan generalisasi.Data tidak tepat.

Pematuhan

AK.PK.04.TOPO.03 -

Penyediaan

Pangkalan Data

Kartografi.



Peralatan:

Kegagalan server

Kelemahan

penyelenggaraan ICT.

Kehilangan data

dan kelewatan

proses

generalisasi.

Penyelenggaraan

berjadual

kemudahan ICT.

1 3 3 RendahTidak


Bahagian:





Proses: Pemetaan

Objektif Kualiti:


(JPDSN).




Generalisasi

dataset untuk

menghasilkan

Data Cetak bagi

peta pelbagai

skala




Muka 10/16

2

Penyediaan

pangkalan data

topografi,

kartografi dan

seamless

3

MS ISO 9001:2015




Kawalan Sedia

AdaL S

Nilai

Risiko

(L x S)

TahapStatus

Risiko

Langkah


Operasi:

Kelewatan menerima

Pruf Kelulusan dari

edaran dalam

tempoh 30 hari.

Tunggakan kerja dalam

tangan yang banyak.

Tidak mencapai

tempoh masa

yang ditetapkan

dalam Objektif

Kualiti JUPEM.

Kerja lebih masa.

Peringatan kepada

BDPP, BEP dan

BGSP melalui e-mel.

1 3 3 RendahTidak


Operasi:

Kesalahan

penyediaan pruf

semak dan pruf

cetak.

Kurang kemahiran

pegawai yang bertugas.

Mengambil

masa yang lama

untuk proses

semak.

Pematuhan SOP.

Pematuhan Teknikal

Pemetaan No. 101.

Spesifikasi Peta

Topografi Bercetak

Skala 1:10,000.

Penyediaan senarai

semak dan

pengesahan.



Kewangan:

Pembaziran sumber

utiliti

Kos bahan cetak.

Pengulangan kerja.Pertambahan

kos.

Perancangan kerja

dan sumber yang

lebih efektif (SKT).



Peralatan:

System down.

Kelemahan

penyelenggaraan ICT.

Kelewatan

menyediakan

bahan

penerbitan.

Penyelenggaraan

berjadual

kemudahan ICT.



Bahagian:





Proses: Pemetaan

Objektif Kualiti:


(JPDSN).




Muka 11/16

5

Menerbit Peta

Topografi skala

tertentu



4Edaran 1 dan 2

Pruf


MS ISO 9001:2015




Kawalan Sedia

AdaL S

Nilai

Risiko

(L x S)

TahapStatus

Risiko

Langkah


Operasi:

Kualiti imej kurang

memuaskan.

Kualiti hasil

cetak tidak

memenuhi

spesifikasi.

Semakan ke atas plat

oleh Pengawas mesin

dan Penyelia.

Penyelenggaraan

mesin berjadual.

1 2 2 RendahTidak


Peralatan:

Mesin Platesetter

rosak.

Plat cetak tidak

dapat dihasilkan.

Penyelenggaraan

berkala.1 2 2 Rendah

Tidak


Kurang kemahiran.Latihan kepada

kakitangan.1 2 2 Rendah

Tidak


Kelemahan pemantauan.

Pemantauan oleh

Ketua Cawangan dan

Penyelia.

1 2 2 RendahTidak


Manusia:

Kemahiran operator

mesin yang tidak

mencapai tahap

kompetensi yang

diperlukan.

Skop kerja tidak sesuai

dengan Kelayakan.

Kurang minat dengan

jawatan yang ditawarkan.

Kualiti hasil

cetakan tidak

mencapai

standard yang

ditetapkan dan

menerima aduan

daripada

pelanggan.

Pemeriksaan kualiti

oleh Unit Kawalan

Kualiti.


Kurangkan:

Merancang dan

melaksanakan

latihan dalam

bidang percetakan

kepada

kakitangan

terlibat.

Jan,

2018Dis, 2018 PS (C)

Analisis

Kompetensi

Pegawai.

Bulanan PUB (KGIS)

Laporan Analisis

Kompetensi Pegawai.

Laporan Aduan

Percetakan.

Laporan Ketakakuran

Peta.

Peralatan:

Mesin Cetak rosak.

Kelemahan

penyelenggaraan mesin

cetak.

Peta tidak dapat

dicetak.

Menyediakan

penyenggaraan

berkala.

Menyediakan mesin

cetak tambahan

(backup).

1 2 2 RendahTidak


Bahagian:





Proses: Pemetaan

Objektif Kualiti:


(JPDSN).





Percetakan

1Penyediaan plat

cetak

3 Proses mencetak

Muka 12/16

Kelemahan

penyelenggaraan mesin

cetak.

2Proses merepang

kertas cetak

Kewangan:

Kesilapan merepang

kertas tidak mengikut

saiz yang ditetapkan.

Pembaziran

sumber.


MS ISO 9001:2015




Kawalan Sedia

AdaL S

Nilai

Risiko

(L x S)

TahapStatus

Risiko

Langkah


Operasi:

Cetakan peta yang

tidak mematuhi

spesifikasi

Kesilapan data yang

dibekalkan.

Peta yang

dicetak tidak

mematuhi

spesifikasi yang

ditetapkan.

Senarai semak pruf

cetak.

Kawalan kualiti peta.

Spesifikasi peta.



Keselamatan:

Kemalangan

penggunaan mesin

dan pengendalian

bahan kimia.

Kecuaian semasa

bertugas.

Kecederaan

kepada operator.

Peraturan dan SOP

penggunaan mesin.

Penggunaan PPE.



Keselamatan:

Kebakaran.Litar pintas.

Kerosakan harta

benda dan

kehilangan

nyawa.

Pemeriksaan oleh

DOSH.

Kemudahan Sistem

Pencegahan

kebakaran.



Peralatan:

Bahan cetak yang

tidak menepati

spesifikasi (bahan

kimia).

Kelemahan pembekalan.

Mempengaruhi

kualiti

percetakan.

Pemeriksaan

barangan masuk.

Senarai pembekal

yang diluluskan.

Penilaian Prestasi

Pembekal.



Bahagian:





Proses: Pemetaan


Percetakan

Objektif Kualiti:


(JPDSN).




3 Proses mencetak

Muka 13/16


MS ISO 9001:2015




Kawalan Sedia

AdaL S

Nilai

Risiko

(L x S)

TahapStatus

Risiko

Langkah


Operasi:

Ruang penyimpanan

tidak mencukupi.

Cetakan lebih berbanding

permintaan.

Peta tidak dapat

disimpan

dengan teratur

dan menggangu

laluan.

Melupuskan peta

lama.2 2 4 Sederhana

Tidak


Keselamatan:

Ruang kerja yang

tidak kondusif (debu,

sawang).

Tidak mengamalkan

good housekeeping.

Kakitangan

mengalami

pendedahan

terhadap risiko

habuk dan udara

kurang sihat.

Melaksanakan

peraturan

Keselamatan dan

Kesihatan (OSH).

Menyediakan topeng

penafasan.

Amalan 5S/EKSA.



Keselamatan:

Kerosakan peta

dalam simpanan.

Serangan makhluk

perosak atau bencana.

Kehilangan peta

fizikal.

Penyediaan alat

pemadam api di

lokasi.

Pemeriksaan premis

berjadual.

Kawalan makhluk

rosak berjadual.

Penyimpanan peta di

atas rak dan

dibungkus.



Bahagian:





Proses: Pemetaan

Muka 14/16

Objektif Kualiti:


(JPDSN).





Penyimpanan dan Pengendalian Peta

1

Penyimpanan dan

Pengendalian

Peta


MS ISO 9001:2015


Muka 15/16

MS ISO 9001:2015


2. Pelan Pengurusan Peluang Pemetaan


TANGGUNG-JAWAB

REKOD

1. JUPEM merupakan pembekal

data geospatial:

Produk penggambaran Udara.

Penyediaan Peta Topografi

Pelbagai Skala.

Penyediaan Pangkalan Data

Topografi dan Kartografi.

Ukuran Sempadan

Antarabangsa (Darat &

Maritim):

o Malaysia - Thailand;

o Malaysia - Indonesia;

o Malaysia - Singapura; dan

o Pelantar Benua.

Ukuran sempadan antara

negeri.

Kurang

Promosi.

Saingan

dengan

pihak

swasta dan

agensi

berkaitan.

Perancangan promosi

(jadual promosi).

Kerjasama dengan

agensi kerajaan yang

memerlukan data

geospatial.

Perancangan promosi

(jadual promosi).

Semakan semula dasar

dan perundangan

pemetaan

Meningkatkan

penggunaan teknologi

yang lebih kompetatif

dalam kerja pemetaan.

Berterusan.

BPK

BDPP

Jadual

Promosi

Dokumen

Perundangan

Rekod

Perolehan

Muka 16/16

MS ISO 9001:2015



TANGGUNG-JAWAB

REKOD

2. Menjadi custodian dan

mempunyai kuasa (autoriti)

kepada semua data pemetaan.

Kawalan

terhadap

keselamata

n data

pemetaan.

Data hanya boleh

digunakan atas

kebenaran JUPEM

sahaja.

Kerjasama (MoU)

dengan agensi lain.

Setiap kali

urusan

perolehan

data.

BPK

BDPP

Rekod Tapisan

Keselamatan

Dokumen MoU

3. Sistem GDAS sebagai rujukan

kepada sistem pengurusan data

gospatial di peringkat

antarabangsa.

Kurang

Promosi

Peruntukan

kewangan

untuk naik

taraf sistem

Pendedahan Aktiviti

Pemetaan dan peranan

JUPEM kepada umum

(persidangan, seminar

dan bengkel).

Perancangan

peruntukan kewangan.

untuk menambahbaik

dan menaik taraf

sistem.

Bergantung

kepada

kekerapan

penganjuran.

BPK

BDPP

Jadual

Promosi

Laporan

Kemajuan

Naiktaraf

Sistem

283

Text Box




Kawalan Sedia

AdaL S

Nilai

Risiko

(L x S)

TahapStatus

Risiko

Langkah


TNA yang tidak

menyeluruh.

Kakitangan tidak

cukup kursus.

Kakitangan tidak

dihantar ke

kursus mengikut

kompetensi.

TNA dikendalikan

pada November dan

Disember setiap

tahun.



Kekangan peruntukan.

Kursus yang

dirancang tidak

dapat

dianjurkan.

Penyediaan bajet

untuk latihan.2 3 6 Sederhana

Tidak


Maklumat:

Maklumat

perancangan latihan

yang tidak sampai

kepada kumpulan

sasar.

Kelemahan komunikasi.

Kekurangan

peserta latihan

dan pembatalan

latihan.

Muat naik

Perancangan Latihan

dalam Portal JUPEM.



Perundangan:

Perancangan latihan

tidak diluluskan.

Perancangan latihan yang

tidak sempurna.

Kursus yang

dirancang tidak

dapat

dianjurkan.

Semakan maklumat

perancangan latihan

oleh JKPPL.

1 3 3 RendahTidak


Kewangan:

pembatalan kursus

yang telah dirancang.

Kekangan peruntukan

kewangan.

Penyediaan bajet

untuk latihan.2 3 6 Sederhana

Tidak


Manusia:

Kakitangan tidak

menghadiri kursus.

Kekangan tugas.Pencalonan latihan

untuk kakitangan.3 3 9 Tinggi Signifikan

Kurangkan:

Sistem

penggiliran

latihan mengikut

jumlah hari

latihan.

Jan,

2018

Mac,

2018

PPL

Bahagian/

JUPEM

Negeri

Analisis bilangan

hari latihan

mengikut

pegawai.

Bulanan PUB/ PUPNLaporan Analisis

bilangan hari latihan.

Operasi:

Kerosakan

kemudahan peralatan

latihan.

Penyenggaraan tidak

dilakukan.

Gangguan

kepada sesi

latihan.

Penyenggaraan

berjadual

kemudahan latihan.

(LCD, Laptop dan

lain-lain)




Muka 1/16

Operasi:

Keperluan latihan

yang tidak

mencukupi.

Kakitangan tidak

terlatih dan

kompeten.

Kakitangan tidak

cukup kursus.

Perancangan

Latihan1

Pelaksanaan

Latihan2

Objektif Kualiti: Memastikan kakitangan mendapat latihan untuk menjalankan tugas dengan berkesan



1. Pelan Pengurusan Risiko Perkhidmatan Sokongan

Bahagian: Seksyen Pembangunan Kompetensi, Bahagian Perancangan & Korporat

Proses: Pengurusan Latihan Anggota

MS ISO 9001:2015

PR.JUPEM.03 Pelan Pengurusan Risiko Perkhidmatan Sokongan



Kawalan Sedia

AdaL S

Nilai

Risiko

(L x S)

TahapStatus

Risiko

Langkah


Manusia:

Tiada maklumbalas

latihan daripada

peserta.

Urusetia tidak

membekalkan borang

maklumbalas kepada

peserta.

Analisis latihan

tidak dapat

dinilai.

Membekalkan

borang maklumbalas

kepada semua

peserta kursus.

Senarai semak

latihan.



Operasi:

Tiada bahan latihan

dibekalkan.

Kelewatan bahan latihan

daripada tenaga

pengajar.

Peserta tidak

mempunyai

bahan rujukan.

Senarai semak

latihan.1 3 3 Rendah

Tidak


Perundangan:

Ketakakuran

penganjuran latihan.

Kurang pengetahuan

tentang perundangan/

pekeliling berkuatkuasa.

Tindakan

perundangan

oleh

Kementerian.

Taklimat pekeliling

yang berkuatkuasa.1 4 4 Sederhana

Tidak


Kakitangan tidak

dibenarkan menghadiri

kursus atas faktor tugas.



Kakitangan sengaja tidak

menghadiri kursus

(ponteng).



Tenaga pengajar yang

tidak kompeten.

Senarai penyedia

perkhidmatan

latihan.

Penilaian prestasi

pengajar.

3 4 12Sangat

tinggiSignifikan

Kurangkan:

Naziran latihan.

Jan,

2018

Mac,

2018SPK

Semakan laporan

Naziran latihan

Jika terdapat

keperluanTKPUP

Laporan Naziran.

Maklum balas Prestasi

Tenaga Pengajar.

Laporan Penilaian

Keberkesanan Latihan.

Kesalahan menentukan

jenis latihan berbanding

kompetensi.

Menetapkan jenis

latihan mengikut

skop kerja.

1 1 1 RendahTidak


Operasi:

Laporan

keberkesanan latihan

tidak dihantar kepada

urus setia.

Kelewatan penilaian oleh

penyelia.

Analisis

keberkesanan

latihan tidak

dapat dinilai.

Menetapkan tempoh

masa 3 bulan

selepas latihan.



5Pengemaskini

rekod latihan

Maklumat:

Rekod maklumat

kursus tidak

dikemaskini.

Kehadiran latihan tidak

dimaklumkan kepada

pegawai terlibat.

Kesukaran

menentukan

tahap

kompetensi

kakitangan.

Mengemukakan

maklumat latihan

kepada urus setia

dalam tempoh

seminggu.




Muka 2/16

Pelaksanaan

Latihan2

3Pemantauan

Latihan

Operasi:

Kehadiran kursus

kakitangan tidak

mencapai sasaran.

Tidak mencapai

sasaran yang

ditetapkan oleh

Kementerian.

Laporan

Pemantauan

Kakitangan

Menghadiri Kursus.

4

Penilaian

keberkesanan

latihan

Operasi:

Latihan yang

dilaksanakan tidak

berkesan.

Kakitangan tidak

terlatih.

Gagal

melaksanakan

tugasan.

Objektif Kualiti: Memastikan kakitangan mendapat latihan untuk menjalankan tugas dengan berkesan



Bahagian: Seksyen Pembangunan Kompetensi, Bahagian Perancangan & Korporat

Proses: Pengurusan Latihan Anggota

MS ISO 9001:2015




Kawalan Sedia

AdaL S

Nilai

Risiko

(L x S)

TahapStatus

Risiko

Langkah


Kurangkan:

Dokumen

Disaster

Reovery Plan

(DRP).

Jan,

2018

Dis,

2018KPP (PSM) Pengujian DRP. 1 kali setahun PS (PSM) Laporan Pengujian DRP.

Kurangkan:

Pelaksanaan

ISMS.

Jan,

2018

Dis,

2018KPP (PSM) Audit ISMS. 1 kali setahun PS (PSM) Laporan Audit ISMS.

Pembekal yang tidak

kompeten.

Perkhidmatan

yang tidak

berkualiti.

Borang Penilaian

Prestasi Kontraktor.2 3 6 Sederhana

Tidak


Pelaksanaan GST.Peningkatan

kos.Kajian pasaran. 2 3 6 Sederhana

Tidak


Reputasi:

Sistem Tergendala.Kerosakan Peralatan.

Ketidakpuasan

hati pelanggan.

Piagam Pelanggan

Service Level

Agreement (SLA).2 3 6 Sederhana

Tidak


Kurangkan:

Polisi

Keselamatan

Rangkaian.

Jan,

2018

Dis,

2018KPP (PSM)

Rangkaian

Sistem

Pemantauan.

Bulanan PS (PSM)

Laporan Pemantauan

Rangkaian.

Laporan MyGCert.

Kurangkan:

Dokumen

Disaster

Reovery Plan

(DRP).

Jan,

2018

Dis,

2018KPP (PSM) Pengujian DRP. 1 kali setahun PS (PSM) Laporan Pengujian DRP.

Keselamatan:

Kebakaran Pusat

Data.

Kebocoran gas.

Litar pintas.

Kerosakan alat penghawa

dingin.

Kemusnahan

Pusat Data.

Kerosakan

Peralatan.

Pertambahan

perbelanjaan

Jabatan untuk

baik pulih.

Pelan

Kesinambungan

Perkhidmatan (PKP).



Signifikan

Kewangan:

Pembaziran

Peruntukan.

Kawalan keselamatan

yang longgar.

Kawalan Akses

Pusat Data.

Televisyen litar

tertutup (CCTV).

Dokumen Kontrak

Penyelenggaraan.

Kawalan

Keselamatan

Bangunan.


Muka 3/16

1

Perlaksanaan

Penyelenggaraan

Peralatan ICT

Maklumat:

Kehilangan data

akibat pengodaman.

Kerosakan peralatan.Kerja

tergendala.

PK.JUPEM.02

Pengurusan Backup

Data Berdigit.

Proses Backup

bahagian.

2 4 8

2Penyelenggaraan

Pusat Data

Keselamatan:

Pencerobohan

Sistem dan

Pangkalan data.

Kebocoran

maklumat

terperingkat.

Ancaman

Keselamatan

Negara.


Tinggi

Objektif Kualiti: Memastikan penyelenggaraan peralatan komputer dibuat dengan teratur mengikut jadual dan keperluan yang ditetapkan



Bahagian: Seksyen Pengurusan Sistem Maklumat, Bahagian Perancangan & Korporat

Seksyen Teknologi Maklumat, JUPEM Negeri

Proses: Penyelenggaraan Peralatan Komputer (ICT)

MS ISO 9001:2015




Kawalan Sedia

AdaL S

Nilai

Risiko

(L x S)

TahapStatus

Risiko

Langkah


1 Terima Aduan

Maklumat:

Maklumat aduan

tidak lengkap atau

palsu.

Pelanggan tidak

melengkapkan maklumat.

Kelewatan

tindakan ke atas

aduan.

Senarai semak

aduan.

Rekod aduan

pelanggan.

Kaunter Khidmat

Pelanggan.



2 Penyaluran Aduan

Maklumat:

Lewat menyalurkan

aduan kepada

Bahagian yang

terlibat.

Kelemahan komunikasi.Kelewatan

siasatan punca.

Menetapkan tempoh

memberi

maklumbalas aduan

dalam tempoh 24

jam.



3 Siasatan Punca

Operasi:

Kesalahan

penentuan punca.Kurang kemahiran.

Kesalahan

cadangan

tindakan

pembetulan.

Latihan

pengendalian aduan.

Prosedur Aduan.1 4 4 Sederhana

Tidak


Kekangan peruntukan.Menjejaskan

reputasi JUPEM.Dokumen bajet. 1 4 4 Sederhana

Tidak


Tidak dapat kelulusan. Menjejaskan

reputasi JUPEM.

Cadangan tindakan

pembetulan untuk

kelulusan

pengurusan.



Tanggungjawab yang

tidak jelas.

Menjejaskan

reputasi JUPEM.

Melantik Pegawai

Aduan Pelanggan di

setiap

Bahagian/JUPEM

Negeri.



Muka 4/16

4Tindakan

Pembetulan

Operasi:

Kelewatan

melaksanakan

tindakan pembetulan.


Objektif Kualiti: Menyelesaikan aduan pelanggan dan mencapai Indeks Kepuasan Pelanggan (CSI)



Bahagian: Seksyen Pengurusan Korporat, Bahagian Perancangan dan Korporat

Seksyen Khidmat Pelanggan, JUPEM Negeri

Proses: Aduan Pelanggan

MS ISO 9001:2015




Kawalan Sedia

AdaL S

Nilai

Risiko

(L x S)

TahapStatus

Risiko

Langkah


Kurang kemahiran. Aduan berulang.

Latihan

pengendalian aduan.

Prosedur Aduan.


Kurangkan:

Menyediakan

Latihan yang

berkaitan

pengendalian

aduan kepada

Pegawai Aduan

Pelanggan.

Jan,

2018

Jun,

2018PUS (PKor)

Pengesahan

rekod latihan

Setiap 6

bulanPUB (PK)

Rekod Latihan.

Laporan Analisis Aduan.

Kelemahan

komunikasi.Aduan berulang.

Pemakluman aduan

melalui Portal.1 3 3 Rendah

Tidak


Kelemahan

pemantauan.Aduan berulang.

Notis peringatan

untuk maklumbalas

aduan kepada

Bahagian/JUPEM

Negeri yang terlibat.



Kelemahan

komunikasi.

Ketidakpuashatian

pelanggan.

Menjejaskan reputasi

JUPEM.

Maklumbalas melalui

Portal.

Surat maklumbalas.

Menetapkan tempoh

maklumbalas aduan

pelanggan mengikut

kategori aduan.

1 3 3 RendahTidak


Kelemahan

pemantauan.

Ketidakpuashatian

pelanggan.


JUPEM.

Notis peringatan

untuk maklumbalas

aduan kepada

Bahagian/JUPEM

Negeri yang terlibat.

1 3 3 RendahTidak


Muka 5/16

5

Penilaian

keberkesanan

Tindakan

Pembetulan

Operasi:

Tindakan pembetulan

tidak berkesan.

6 Maklumbalas aduan

Operasi:

Kelewatan

Maklumbalas

Pelangan.








MS ISO 9001:2015



dikenalpasti Punca Kesan Risiko Kawalan Sedia Ada L S

Nilai

Risiko

(L x S)

TahapStatus

Risiko

Langkah


Operasi:

pelanggan tidak

menerima Borang

Maklum balas.

Tidak dimaklumkan

kepada pelanggan oleh

petugas kaunter.

Tiada maklum balas

perkhidmatan

JUPEM.

Menyediakan borang

maklum balas di kaunter

perkhidmatan.



Operasi:

Saluran maklum

balas yang terhad.

Bergantung sepenuhnya

kepada penggunaan

borang maklum balas.

Maklumbalas yang

terhad.

Mempelbagaikan kaedah

maklum balas (Hari

Bertemu Pelanggan,

outreach ).



Kurang kemahiran dalam

menganalisis data.

Latihan kaedah-kaedah

analisis data.1 2 2 Rendah

Tidak


Maklum balas yang

terhad.

Mempelbagaikan kaedah

maklum balas (Hari

Bertemu Pelanggan,

outreach).



Operasi:

Pelanggan tidak

berpuas hati dengan

mutu perkhidmatan

dan produk.

Kelemahan perkhidmatan

dan penghasilan produk.

Tidak mencapai

tahap kepuasan

pelanggan.

Semakan semula Piagam

Pelanggan.

Hari Bertemu Pelanggan.

SOP Perkhidmatan

Kadaster, Pemetaan dan

Sokongan.

Audit Dalam dan MKSP.



9Pelaporan Maklum

balas

Operasi:

Kelewatan pelaporan

maklum balas

kepuasan pelanggan.

Tiada tempoh masa yang

ditetapkan.

Kelewatan tindakan

penambahbaikan.

Menetapkan tempoh masa

pelaporan maklum balas

setiap 12 bulan.

1 2 2 RendahTidak


Operasi:

Analisis yang tidak

tepat.

Penambahbaikan

tidak berkesan.


Muka 6/16

7

Edaran Borang

Kepuasan

Pelanggan

8Analisis Maklum

balas







MS ISO 9001:2015



dikenalpasti Punca Kesan Risiko ` L S

Nilai

Risiko

(L x S)

TahapStatus

Risiko

Langkah


Maklumat:

Pemalsuan data

syarikat.

Kelemahan semakan. Kajian profil syarikat. 2 2 4 SederhanaTidak


Kepentingan peribadi.

Pelaksanaan Integrity

pact dalam perolehan.

Keputusan pemilihan

melalui Jawatankuasa

yang ditetapkan.



Campur tangan pihak

luar.

Melaporkan untuk

makluman Lembaga

Perolehan.

Menetapkan kuasa

pemilihan melalui

jawatankuasa yang

ditetapkan.



Kewangan:

Tiada peruntukan.

Kelewatan permohonan

perolehan.

Gangguan/ kelewatan

proses kerja.

Arahan Perbendaharaan.

Bajet mengurus.


Kurangkan:

Menyediakan

peruntukan

bajet

kecemasan.

Jan,

2018

Dis,

2018PB (KP)

Mengikut

Rancangan

Perbelanjaan

Tahunan.

Setiap

PerolehanTKPUP I

Laporan

Pemantauan

Kewangan.

Perundangan:

Melebihi had kuasa

melulus.

Tidak mahir dengan

prosedur kewangan.

Kelewatan dalam

proses pembelian.

Sediakan senarai semak.

Tingkatkan kemahiran

menerusi latihan.

Menetapkan had kuasa

melulus pembelian.

1 3 3 RendahTidak


Maklumat:

Salah maklumat

pesanan pembelian.

Kurang maklumat

mengenai spesifikasi

perkhidmatan/produk.

Perkhidmatan/ produk

yang dibekalkan tidak

tepat.

Menyediakan spesifikasi

(dokumen

sebutharga/tender).

1 3 3 RendahTidak


Perundangan:

Pembelian menyalahi

prosedur kewangan.

Kurang memahami

prosedur kewangan.

Teguran audit

kewangan.


JUPEM.

Arahan Perbendaharaan/

Prosedur Kewangan/

Pekeliling Kewangan.




Muka 7/16

Pembekal/ kontraktor

gagal membekalkan

perkhidmatan/produk

mengikut tempoh

masa/ spesifikasi

ditetapkan.

Operasi:

Anugerah kepada

pembekal tidak

kompeten.

2 Pembelian

1Pemilihan

Pembekal

Objektif Kualiti: Membuat pembayaran bil dan inbois kepada pihak pembekal dan analisis prestasi pembekal



Bahagian: Seksyen Kewangan, Bahagian Khidmat Pengurusan

Seksyen Khidmat Pengurusan, JUPEM Negeri

Proses: Perolehan Perkhidmatan dan Pembekalan

MS ISO 9001:2015




Nilai

Risiko

(L x S)

TahapStatus

RisikoLangkah Rawatan Mula Tamat PIC Kaedah Kekerapan PIC Rekod

Spesifikasi yang tidak

jelas.

Menyediakan spesifikasi

(dokumen sebutharga/tender).2 2 4 Sederhana

Tidak


Pembekal yang tidak

kompeten.

Pemilihan melalui

jawatankuasa

sebutharga/tender/ pembelian

terus (sekurang-kurangnya 3

sebutharga).



Manusia:

Menerima bekalan

yang tidak

memenuhi

spesifikasi.

Masalah integriti.Kualiti produk/

perkhidmatan terjejas.

Menetapkan tanggungjawab

semakan dan kelulusan.1 3 3 Rendah

Tidak


Dokumen lambat

dikemukakan dan

tidak lengkap.

Senarai semak bayaran.

Menetapkan pembayaran

dalam tempoh masa 14 hari

daripada penerimaan

dokumen yang lengkap

dikemukakan.


Kurangkan:

Menetapkan tempoh

masa dalam aliran

proses dari Jabatan

ke Bahagian

Kewangan.

Jan,

2018

Jun,

2018PB (KP)

Mengikut

Permohonan.

Setiap

PerolehanTKPUP I

Laporan Pemantauan

Kewangan

Laporan Analisis Tempoh

masa Bayaran

Gangguan kepada

sistem.

Penyenggaraan berjadual dan

baikpulih kemudahan ICT.3 3 9 Tinggi Signifikan

Kurangkan:

Menaiktaraf sistem

ePerolehan

Jan,

2018

Dis,

2018PPTM

Pengesahan

kemajuan

naiktaraf

sistem.

Mengikut

perancanganPB (KP)

Laporan kemajuan

naiktaraf sistem

Laporan Kerosakan

Sistem

Laporan Analisis Tempoh

masa Bayaran

Maklumat:

Maklumat yang

tidak lengkap/

pemalsuan

maklumat

pembayaran.

Masalah integriti

pegawai dan

pembekal/ kontraktor.

Kerugian Kerajaan.

Menetapkan tanggungjawab

semakan dan kelulusan.

Senarai semak bayaran. 1 4 4 SederhanaTidak


Maklumat:

Kesilapan amaun

bayaran.

Kelemahan sistem

rekod bayaran.Kerugian Kerajaan.

Semakan dan pengesahan

baucer bayaran.1 4 4 Sederhana

Tidak


Kakitangan tidak

berintegriti.Kerugian Kerajaan.

Kawalan melalui Unit Integriti.

Semakan kutipan hasil.



Kaedah

penyimpanan hasil

yang lemah.

Kerugian Kerajaan.Simpanan dalam peti besi dan

kombinasi pemegang kunci.1 4 4 Sederhana

Tidak



Muka 8/16

3 Pembekalan

Kewangan:

Pembekalan tidak

mengikut

spesifikasi.

Penolakan produk dan

perkhidmatan.

Mengganggu keperluan

operasi.

Operasi:

Kelewatan

pembayaran

kepada pembekal.

Aduan daripada

pembekal/kontraktor.

Gangguan/kelewatan

proses kerja.

4 Pembayaran

5

Penjualan

Produk/

Perkhidmatan

Kewangan:

Kehilangan kutipan

hasil.

Objektif Kualiti: Membuat pembayaran bil dan inbois kepada pihak pembekal dan analisis prestasi pembekal



Bahagian: Seksyen Kewangan, Bahagian Khidmat Pengurusan

Seksyen Khidmat Pengurusan, JUPEM Negeri

Proses: Perolehan Perkhidmatan dan Pembekalan

MS ISO 9001:2015




Nilai

Risiko

(L x S)

TahapStatus


1Perancangan

Jadual MKSP

Operasi:

MKSP lewat

diadakan melebihi

tempoh 12 bulan.

Kelemahan pemantauan

pelaksanaan SPK.

Kegagalan organisasi

untuk menilai pematuhan

keberkesanan SPK.

Prosedur Pengurusan

Mesyuarat Kajian Semula

Pengurusan.



Operasi:

Penerimaan data

lewat diperolehi dari

Bahagian/JUPEM

Negeri.

Tanggungjawab

penyediaan data yang

tidak jelas.

Kelewatan pelaksanaan

MKSP dan data-data tidak

menunjukkan pencapaian

sebenar.

Data mesti diperolehi dua

minggu sebelum MKSP.

Menetapkan urus setia di

Bahagian/JUPEM Negeri.



Maklumat:

Pemalsuan data

pencapaian proses.

Maklumat data yang

tidak lengkap di

bahagian/JUPEM

Negeri.

Analisis tidak tepat dan

kesalahan membuat

keputusan tindakan.


data analisis.2 2 4 Sederhana

Tidak


Operasi:

Pengurusan tidak

menetapkan

keputusan dan

tindakan yang perlu

dilakukan.

Tidak memahami

keperluan pelaksanaan

MKSP.

Tiada tindakan pembetulan

dan penambahbaikan yang

dapat dilaksanakan.

Mengikut output semakan

yang ditetapkan dalam

standard.



Maklumat:

Kelewatan

pengeluaran minit

mesyuarat.

Tiada tempoh masa

ditetapkan.

Kelewatan tidakan

pembetulan dan

penambahbaikan.

Minit mesyuarat perlu

dikeluarkan dalam tempoh

masa 14 hari.

1 3 3 RendahTidak


Manusia:

Minit MKSP tidak

diluluskan.

Tidak lengkap.

Kelewatan tidakan

pembetulan dan

penambahbaikan.


oleh pihak yang diberi

kuasa.

1 3 3 RendahTidak


4Tindakan

Susulan

Operasi:

Tindakan yang

diputuskan tidak

dilaksanakan.

Tanggungjawab tindakan

tidak ditentukan dengan

jelas.


untuk mencapai

penambahbaikan yang

diperlukan.

Meminitkan tanggungjawab

tindakan.

Pemantauan dan pelaporan

MKSP dalam tempoh yang

ditetapkan.




Muka 9/16

2Penyediaan data-

data MKSP

Keputusan

MKSP3

Objektif Kualiti: Menilai kecukupan, kesesuaian dan keberkesanan SPK JUPEM



Bahagian: Bahagian Perancangan dan Korporat

Proses: Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP)

MS ISO 9001:2015




Nilai

Risiko

(L x S)

TahapStatus


1Perancangan

Audit Dalaman

Operasi:

Audit Dalaman lewat

diadakan melebihi

tempoh 12 bulan.

Kelemahan

pemantauan

perancangan audit.


untuk menilai pematuhan

keberkesanan SPK.

Pematuhan kepada

perancangan audit dalaman.1 4 4 Sederhana

Tidak


2Pelantikan

Auditor

Operasi:

Pelantikan auditor yang

tidak kompeten.

Kekurangan bilangan

auditor.

Kegagalan dalam penilaian

tahap pematuhan SPK.

Menetapkan syarat

pelantikan auditor.2 2 4 Sederhana

Tidak


Operasi:

Gagal menilai tahap

pematuhan dan

keberkesanan sistem.

Kurang terlatih.Penambahbaikan tidak

dapat dilaksanakan.

Pematuhan kepada

Prosedur Audit Dalaman.

Latihan kepada auditor

dalaman.



Operasi:

Audit tidak mengikut

perancangan.

Ketiadaan auditee. Audit tidak dapat dilakukan.Notis makluman audit dan

pelan audit dalam.1 3 3 Rendah

Tidak


Operasi:

Audit tidak menyeluruh

mengikut skop.

kelemahan

perancangan audit.

Kegagalan dalam penilaian

tahap pematuhan SPK.Pelan Audit Dalaman. 1 4 4 Sederhana

Tidak


Maklumat:

Penemuan audit yang

meragukan.

Auditor tidak

kompeten.

Penemuan audit tidak jelas

dan mengelirukan.

Pematuhan kepada


Latihan Audit Dalaman.



Manusia:

Penolakan penemuan

audit oleh auditee.

Kekurangan bukti

audit.

Pembaziran masa dan

tenaga audit.

Tindakan penambahbaikan

tidak dapat dilakukan.

Kaedah penulisan laporan

audit.

Pematuhan kepada


Latihan Audit Dalaman.



5Tindakan

Pembetulan

Operasi:

Kesalahan tindakan

pembetulan.

Kesilapan

menentukan punca.

Tiada penambahbaikan

dilakukan.

Semakan pengesahan

cadangan tindakan

pembetulan dan siasatan

punca.


Kurangkan:

Latihan dan taklimat

Audit sebelum

pelaksanaan audit.

Jan,

2018

Jun,

2018

Urus

Setia

Semakan

kelayakan

auditor dan

latihan yang

diterima.

1 kali setahunKetua

Juruaudit

Surat lantikan.

Sijil audit

dalaman dan

senarai auditor.

Operasi:

Tidak melaksanakan

audit susulan.

Tiada penetapan

masa untuk audit

susulan

Status tindakan

pembetulan tidak diketahui

dan kegagalan

menentukan keberkesanan

tindakan yang diambil.

Menetapkan tarikh bagi

pelaksanaan tindakan

susulan.



Operasi:

Tindakan pembetulan

tidak berkesan.

Auditee kurang

memahami keperluan


SPK menjadi kurang

berkesan.

Taklimat pelaksanaan

tindakan pembetulan.2 3 6 Sederhana

Tidak



Muka 10/16

3Pelaksanaan

Audit

4 Pelaporan Audit

6Tindakan

Susulan

Objektif Kualiti: Memastikan penilaian ke atas keberkesanan SPK JUPEM dilaksanakan dengan sistematik dan berkesan serta memenuhi keperluan MS ISO 9001:2015



Bahagian: Bahagian Perancangan dan Korporat

Proses: Audit Dalam

MS ISO 9001:2015


No.Proses/

Aktiviti

Risiko yang


Nilai

Risiko

(L x S)

TahapStatus

Risiko

Langkah


1Kenalpasti

ketakakuran

Maklumat:

Borang tindakan

pembetulan tidak

dilengkapkan.

Tidak memahami

ketakakuran.

Ketiadaan sumber

berdokumen.

Menentukan sumber-sumber

ketakakuran untuk

direkodkan dalam Borang




2 Siasatan punca

Operasi:

Gagal mengenalpasti

punca sebenar dan


Kurang kemahiran

untuk melakukan

siasatan.

Kesilapan pelaksanaan


Semakan pengesahan

cadangan.3 3 9 Tinggi Signifikan

Kurangkan:

Meningkatkan

kemahiran

kakitangan dalam

pengendalian

tindakan

pembetulan.

Jan,

2018

Jun,

2018

PUB (PT)/

PUPN

Pemantauan

latihan luaran

atau dalaman

bagi

pelaksanaan

tindakan

pembetulan.

Bila berlaku

ketidak-

patuhan

PUB

(DPP)/

PUB (K)

Borang

Tindakan

Pembetulan.

Sijil Latihan.

3

Pelaksanaan

Tindakan

Pembetulan

Operasi:

Gagal melaksanakan

tindakan pembetulan

yang dipersetujui.

Kurang kemahiran

untuk melakukan


Penambahbaikan tidak

dapat dilaksanakan.

Pematuhan kepada

Prosedur Tindakan

Pembetulan.

Latihan pelaksanaan




4Penilaian

Keberkesanan

Operasi:

Ketakakuran berulang

dan tindakan pembetulan

tidak berkesan.

Kesalahan siasatan

punca.

Aduan pelangan dan

teguran audit persijilan.

Pembaziran masa dan kos.

Penambahbaikan tidak

dapat dizahirkan.

Semakan semula punca

yang dikenalpasti.3 3 9 Tinggi Signifikan

Kurangkan:

Latihan analisis

punca.

Jan,

2018

Jun,

2018

PUB (PT)/

PUPN

Analisis

tindakan

pembetulan ke

atas

ketakakuran

yang

dilaksanakan.

Mengikut

keperluan

PUB

(DPP)/

PUB (K)

Laporan Analisis

tindakan

pembetulan.

Borang tindakan

pembetulan.

Bahagian:



JUPEM Negeri

Proses: Tindakan Pembetulan

Muka 11/16

Objektif Kualiti: Mengenalpasti punca ketakakuran serta menghalang ketakakuran dari berulang dalam SPK JUPEM




MS ISO 9001:2015




Nilai

Risiko

(L x S)

TahapStatus


1Semak

Ketakakuran

Operasi:

Ketakakuran produk tidak

direkodkan.

Tidak memahami

keperluan kawalan

ketakakuran.

Ketiadaan sumber untuk

pelaksanaan pembetulan.

Menentukan sumber-sumber

ketakakuran produk yang

perlu direkodkan.



2Pembetulan

Ketakakuran

Reputasi:

Tidak melaksanakan

pembetulan yang

diperlukan.

Kelemahan

pemantauan.

Ketakakuran menyumbang

kepada ketidakpuasan

pelanggan.

Menetapkan analisis

ketakakuran setiap enam

bulan.



3Pengesahan

Pembetulan

Operasi:

Tiada pengesahan

pembetulan yang

dilakukan.

Tanggungjawab

tindakan tidak

ditentukan dengan

jelas.

Status ketakakuran produk

tidak diketahui boleh

menyebabkan produk

perkhidmatan menjejaskan

kualiti.

Pematuhan kepada

Prosedur Ketidakakuran

Produk.



Bahagian:



JUPEM Negeri

Proses: Kawalan Ketakakuran

Muka 12/16

Objektif Kualiti: Memastikan produk yang dihasilkan memenuhi keperluan dan spesifikasi yang ditetapkan




MS ISO 9001:2015


Muka 13/16

MS ISO 9001:2015


2. Pelan Pengurusan Peluang Perkhidmatan Sokongan

Proses: Pengurusan Latihan

BIL. PELUANG HALANGAN PELAN TINDAKAN TEMPOH SIAP

TINDAKAN TANGGUNGJAWAB REKOD

1. Sistem Log Latihan yang

boleh menggantikan

penggunaan Buku Log

Latihan sedia ada untuk

semua kakitangan JUPEM

seluruh negara bagi

memudahkan

penyelarasan dan

pengurusan latihan

JUPEM.

Sistem NRE*Log

Latihan yang

dibangunkan oleh

Kementerian Sumber

Asli dan Alam Sekitar

(NRE) belum

diperluaskan

penggunaannya

kepada JUPEM.

Mendapatkan sistem

NRE*Log Latihan

daripada Kementerian

untuk diaplikasikan

penggunaannya di

JUPEM.

Melatih pentadbir

pengurusan latihan di

JUPEM supaya mahir

menggunakan sistem

tersebut.

Setahun selepas

Kementerian

memperluaskan

penggunaan

sistem NRE*Log

Latihan kepada

JUPEM.

NRE

SPKom, BPK

PPL Bahagian/

JUPEM Negeri

Sistem NRE*Log

Latihan.

Laporan

Pemantauan

Kehadiran Kursus

Kakitangan.

2. Institut Ukur dan Tanah

Negara (INSTUN)

digunakan sebagai

penyelaras latihan

(termasuk perancangan

dan penganjuran latihan).

Perancangan dan

penganjuran latihan

untuk kakitangan

JUPEM telah lama

menjadi Sasaran

Kerja Tahunan (SKT)

bagi SPKom, BPK.

Perbincangan antara

pihak Jawatankuasa

Perancangan dan

Penyelarasan Latihan

(JKPPL) JUPEM dan

Pengurusan Tertinggi

JUPEM dan INSTUN

Tahun 2020

(pelaksanaan

memerlukan

perbincangan

yang teliti secara

berperingkat).

SPKom, BPK

JKPPL JUPEM

Pengurusan Tertinggi

INSTUN

Analisis Keperluan

Latihan (TNA).

Pelan Operasi

Latihan (POL).

Buku Perancangan

Latihan.

Muka 14/16

MS ISO 9001:2015


BIL. PELUANG HALANGAN PELAN TINDAKAN

TEMPOH SIAP TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB REKOD

untuk kakitangan JUPEM

selaras dengan mandat

yang telah diberikan

kepada INSTUN iaitu

untuk menyediakan

latihan kepada agensi

sektor tanah dan ukur.

INSTUN dianggap

sebagai agensi luar

yang hanya

menyediakan latihan

teknikal kepada

kakitangan JUPEM.

supaya dapai mencapai

persefahaman dan

agihan kerja

perancangan dan

penganjuran latihan

kepada INSTUN dan

pemantauan latihan

kepada SPKom, BPK.

3. Menjadikan JUPEM

sebagai sumber rujukan

ukur dan pemetaan

dengan menyediakan

lebih ramai Subject Matter

Experts (SME) bidang

ukur dan pemetaan

seramai 10 orang dalam

bidang Kadaster dan 20

orang dalam bidang

Pemetaan.

Kesukaran dalam

menentukan

perjawatan mana

untuk dijadikan

sebagai SME.

Setiap Bahagian

menentukan

perjawatan SME.

SPKom mewujudkan

profil SME bidang ukur

dan pemetaan.

Tahun 2020. BK

BDPP

SPKom, BPK

Profil SME bidang

ukur dan pemetaan.

Muka 15/16

MS ISO 9001:2015


Proses: Perolehan



1. Penggunaan kaedah

bayaran yang baharu (EFT)

Kurang kemahiran Latihan berterusan

dalam pemakaian

sistem

Berterusan. BKP Rekod latihan

2. Peningkatan jualan peta,

data geospatial dan

permohonan ukur (PU)

Kurang promosi Program promosi

Program Outreach

Kerjasama dengan

agensi-agensi

berkaitan tanah

Berterusan. BK

JUPEM Negeri

Jadual Promosi

Dokumen MoU

3. Peluasan skop perolehan

kerja pemetaan kepada

pelbagai bidang

Kurang promosi Pengiklanan tender

terbuka

Berterusan. BDPP

Bahagian Pemetaan

Topografi

Semenanjung/Sabah/

Sarawak

Dokumen Tender

Muka 16/16

MS ISO 9001:2015


Proses: Teknologi Maklumat



1. Pembelian data pemetaan

dan kadaster atas talian.

Keselamatan Data. Tapisan keselamatan

pembeli.

Berterusan. BGSP Rekod tapisan

keselamatan.

2. Menaiktaraf kecekapan

dan keberkesanan sistem

eKadaster dan GDAS.

Kekangan

peruntukan

kewangan.

Kemahiran personel.

Memohon peruntukan

bajet pembangunan.

Latihan berterusan

kepada PTM/PPTM

dalam sistem

eKadaster dan GDAS.

Disember 2018.

Berterusan.

BK

BDPP

Bajet peruntukan

pembangunan

tahunan.

Rekod latihan.

Proses: Khidmat Pelanggan

BIL PELUANG HALANGAN PELAN TINDAKAN TEMPOH SIAP


1. Mempelbagaikan kaedah

maklum balas kepuasan

pelanggan.

Tiada mekasnisme

yang disediakan

untuk kepuasan

pelanggan dalam

talian.

Membangunkan kajian

kepuasan pelanggan

dalam talian.

12 bulan SPSM, BPK Laporan kemajuan

pembangunan

sistem.

salinan tidak terkawal - jupem.gov.my · hati pengurusan dalaman jupem reputasi terjejas dan...

Documents