pengurusan risiko dan peluang - … · reputasi peka kepada promosi dan dalaman perubahan polisi...

POLITEKNIK MELAKA SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015

PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG

UNIT JAMINAN KUALITI

TARIKH: 08 SEPTEMBER 2017

1

1 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG

KANDUNGAN

PROSES PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG .............................................................. 2

1. LANGKAH 1 - KOMUNIKASI DAN KONSULTANSI ....................................................... 3

2. LANGKAH 2 - PENGWUJUDAN KONTEKS .................................................................. 4

3. LANGKAH 3 - KENALPASTI RISIKO DAN PELUANG ................................................... 5

4. LANGKAH 4 - ANALISIS RISIKO ................................................................................... 6

4.1.1 Analisis BOW-TIE: R-UJK-01 .................................................................................. 6

4.1.2 Analisis Tindakan Pencegahan dan Mitigasi……………………………………………7

5. LANGKAH 5-PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG ........................................................ 8

5.1.1 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Risiko ........................................................... 8

5.1.2 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Peluang ...................................................... 8

5.1.3 Heat Matrix Risiko dan Peluang .............................................................................. 9

6. LANGKAH 6- TINDAK BALAS RISIKO DAN PELUANG .............................................. 10

6.1.1 Pelan Tindak Balas Risiko Dan Peluang ............................................................... 10

6.1.2 Strategi Dan Rawatan Risiko (Treatment Plan) ..................................................... 10

6.1.3 Strategi Rebut Peluang ......................................................................................... 11

7. LANGKAH 7- PEMANTAUAN DAN KAJIAN SEMULA ................................................. 11

7.1.1 Pemantauan dan Usulan....................................................................................... 11

8. DATA KOMULATIF PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKAN .................................. 12

9. LAMPIRAN ................................................................................................................... 14

9.1 Definisi ......................................................................................................................... 14

9.2 Lampiran 1: Kod Daftar ............................................................................................... 14

9.3 Lampiran 2: Darjah Kualitatif Kebarangkalian dan Impak ............................................. 15

9.4 Lampiran 3: Pelan Tindakbalas Risiko ......................................................................... 15

2


PROSES PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG ADAPTASI: MS ISO 31000:2010

PENGWUJUDAN KONTEKS (ESTABLISHMENT OF CONTEXT)

Konteks Strategik Konteks Proses

Konteks Keselamatan dan Pekerjaan Konteks Pelanggan

Konteks projek Penentuan Kriteria

Pengaruh Dalaman dan Luaran

KENALPASTI RISIKO & PELUANG (RISK IDENTIFICATION) Apa yang boleh berlaku?

Bagaimana boleh berlaku? Imput dari Data-data sejarah dll

ANALISIS RISIKO & PELUANG (RISK ANALYSIS)

PENILAIAN RISIKO & PELUANG (RISK EVALUATION)

Membandingkan kriteria Kebarangkalian & Impak

Magnitud risiko & peluang Keutamaan

PELAN RAWATAN &TINDAKBALAS (RISK TREATMENT)

Mengenalpasti & menilai pilihan rawatan Mengenalpasti dan melaksanakan rawatan

Pelan Tindakan

PE

MA

NT

AU

AN

DA

N K

AJ

IAN

SE

MU

LA

(M

ON

ITO

RIN

G A

ND

RE

VIE

W)

KO

MU

NIK

AS

I D

AN

KO

NS

UL

TA

NS

I (C

OM

MU

NIC

AT

IOA

N A

ND

CO

NS

UL

TA

TIO

N)

Penilaian Risiko & Peluang

Menentukan kebarangkalian

dan punca

Menentukan kesan dan

akibat

Menentukan kawalan sediaada

Menentukan tahap risiko

3


1. LANGKAH 1 - KOMUNIKASI DAN KONSULTANSI Nyatakan pihak-pihak yang terlibat dalam penyediaan dan penyebaran maklumat serta

penglibatan langsung atau tidak dalam pengurusan risiko dan peluang

PELANGGAN UTAMA JAB/BHG/UNIT

STAF PMK

PIHAK BERKEPENTINGAN (LUAR ORGANISASI)

ORGANISASI HUBUNGAN

1. Kementerian Pendidikan Tinggi Malaysia (KPTM)

Kelulusan bajet tahunan

Kelulusan kewangan

2. Jabatan Pendidikan Politeknik & Kolej Komuniti (JPPKK)

Perjawatan

Kenaikan pangkat

Persaraan

Kurikulum

Dasar / polisi / garis panduan

Agihan bajet tahunan

3. Arkib Negara Malaysia Urusan dokumen dan rekod kerajaan

4. LRQA Perkhidmatan audit luar

5. Juruperunding latihan Bekalan latihan

6. Pembekal Bekalan makan

PIHAK BERKEPENTINGAN (DALAM ORGANISASI)

1. Pengarah Meluluskan budget

2. Timbalan Pengarah Menyelia Fungsi UJK

3. Ketua Jabatan Menyampaikan maklumat kepada staf

4. Ketua Program Memgumpul dan merekod data dari jabatan

5. Hal Ehwal Pelajar Menyediakan data pelajar

6. Unit Latihan dan Pendidilan Lanjutan Menyediakan Latihan

PIHAK BERKEPENTINGAN (DALAM JABATAN/BAHAGIAN/UNIT)

1. Ketua Unit Jaminan Kualiti 1 orang

2. Penyelaras Kualiti Jabatan 14 orang

3. Pembantu Operasi 1 orang

4.

5.

6.

7.

4


2. LANGKAH 2 - PENGWUJUDAN KONTEKS

PEMILIK RISIKO DAN PELUANG KOD DAFTAR

UNIT JAMINAN KUALITI UJK

FUNGSI/KEY ACTIVITIES OBJEKTIF

1. Melaksana dan menyelenggarakan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti.

2. Melaporkan prestasi Sistem Pengurusan Kualiti dan keperluan penambahbaikan di jabatan / unit kepada Pengarah.

3. Memastikan setiap anggota di jabatan / unit mendapat pendedahan dan latihan yang secukupnya dalam melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti.

4. Memastikan kesedaran terhadap kehendak pelanggan sentiasa dipelihara di setiap peringkat jabatan dan unit.

5. Mewujud dan menyenggara rekod kualiti yang dihasilkan di dalam Sistem Pengurusan Kualiti.

Komited Membina dan Membudayakan Kecemerlangan Sistem Pengurusan Kualiti di PMK.

RUJUKAN LUARAN PROSES KERJA & RUJUKAN DALAMAN

1. Standard ISO 9001:2015 2. Dokumen COPPA 3. Manual ETAC 4. KPI JPPKK 5. PELAN STRATEGIK JPPKK

1. PROSEDUR KERJA PEMBERIAN PERKHIDMATAN PENDIDIKAN (PPP- 01 HINGG PPP- 08)

2. PROSEDUR KERJA PERKHIDMATAN SOKONGAN (PS-01 HINGGA PS-16)

DATA SEJARAH YANG BERKAITAN DENGAN BAHAGIAN

SEJARAH POSITIF (PENCAPAIAN PELUANG) SEJARAH NEGATIF (RISIKO YANG JADI KEMALANGAN)

1. 1.

IMPAK DAN PENGARUH ISU DALAMAN DAN LUARAN TERHADAP PENCAPAIAN OBJEKTIF

5 4 3 2 1 7S Mc Kinsey PESTEL 1 2 3 4 5

Strategy Political

Structure Economic

Systems Social

Shared Values Technology

Style (leadership) Environment

Staff Legal

Skills & Competency -

1 Sangat Rendah

2 Rendah

3 Sederhana

4 Besar

5 Sangat besar

5


LANGKAH 3 - KENALPASTI RISIKO DAN PELUANG Nota: Tentukan kod untuk tujuan ‘daftar risiko dan peluang’. Rujuk contoh lampiran 1

OBJEKTIF # 01

KOD RISIKO

R-UJK-01 Ketakakuran

KOD PELUANG

P-UJK-01 Latihan daripada JPP

P-UJK-02 Penandaarasan ke agensi-agensi luar

P-UJK-03 Membuat penambahbaikan sistem kualiti

P-UJK-04 Profesional certified officer

6


4. LANGKAH 4 - ANALISIS RISIKO

4.1.1 Analisis BOW-TIE: R-UJK-01

OBJEKTIF

Membina Kecemerlangan Sistem Pengurusan Kualiti

BOW TIE ANALYSIS

Rujuk 7S Mc Kinsey & PESTEL untuk mengenalpasti faktor punca dan impak

2 PUNCA

3 TINDAKAN PENCEGAHAN

1 PERISTIWA RISIKO

5 TINDAKAN MITIGASI

4 IMPAK

PUNCA DALAMAN

PERUBAHAN POLISI

KEKANGAN SUMBER

KEWANGAN

PEMANTAUAN KURANG

BERKESAN

PROSEDUR RIGID/SUKAR

DIFAHAMI

PERTINDIHAN/ PERBEZAAN PROSEDUR KERJA DAN PEKELILING

KETAAKURAN

PERANCANGAN KEWANGAN LEBIH AWAL

REPUTASI NEGATIF

STAF TIDAK KOMPETEN

PEMBAZIRAN

SISTEM KUALITI YANG TIDAK

EFEKTIF

STAF BOSAN

LATIHAN DALAMAN

PEMANTAUAN BERKALA

KAEDAH PROMOSI SECARA

MENARIK

TAKLIMAT TATACARA

PEMBETULAN (MENGELAKKAN KETAAKAURAN

BERULANG)

TIDAK KOMITED

PROMOSI KURANG

BERKESAN

PEKA KEPADA PERUBAHAN

PEMANTAUAN

SECARA EFEKTIF

PROMOSI MENYELURUH

DAN BERTERUSAN

FAKTOR LUARAN FAKTOR DALAMAN

7


4.1.2 Analisis Tindakan Pencegahan dan Mitigasi

INDIKATOR KECEMERLANGAN TINDAKAN PENCEGAHAN DAN MITIGASI

OBJEKTIF 1

Membina Kecemerlangan Sistem Pengurusan Kualiti

KOD DAFTAR – R-UJK-01

KETAKAKURAN

NO TINDAKAN PENCEGAHAN 1 2 3 4 5

1. PERANCANGAN KEWANGAN LEBIH AWAL

2. PEKA KEPADA PERUBAHAN

3. PEMANTAUAN SECARA EFEKTIF

4. PROMOSI MENYELURUH DAN BERTERUSAN

NILAI MIN 3.5

TINDAKAN MITIGASI

1. LATIHAN DALAMAN

2. PEMANTAUAN BERKALA

3. KAEDAH PROMOSI SECARA MENARIK

4. TAKLIMAT TATACARA PEMBETULAN (MENGELAKKAN KETAAKAURAN BERULANG)

NILAI MIN 2.75 1

Gagal/tiada bukti 2

Kurang Memuaskan 3

Sederhana 4

Baik 5

Cemerlang

Nota: Penilaian logik berkadar songsang (rujuk langkah 5)

Jika nilai min rendah untuk tindakan pencegahan; maka nilai kebarangkalian adalah tinggi

Jika nilai min rendah untuk tindakan mitigasi; maka nilai impak risiko adalah tinggi

8


5. LANGKAH 5-PENILAIAN RISIKO DAN PELUANG

5.1.1 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Risiko Nota: Rujuk Lampiran 2-Darjah kualitatif penilaian kebarangkalian dan impak

PENILAIAN RISIKO (-VE)

IDENTIFIKASI RISIKO ANALISIS RISIKO

DAFTAR

RISIKO

PERISTIWA RISIKO

(RISK EVENT)

MA

GN

ITU

D IMPAK

(IMPACT) (paksi-X) KEBARANGKALIAN

(LIKELIHOOD) (paksi-Y)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

R-UJK-01 KETAKAKURAN 35 5 7

5.1.2 Penilaian Kebarangkalian Dan Impak Peluang

PENILAIAN PELUANG (+VE)

IDENTIFIKASI PELUANG ANALISIS PELUANG

DAFTAR

PELUANG

PERISTIWA

(OPPORTUNITY)

MA

GN

ITU

D IMPAK

(IMPACT) (paksi-X) KEBARANGKALIAN

(LIKELIHOOD) (paksi-Y)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

P-UJK-01 LATIHAN DARIPADA JPP 36 9 4

P-UJK-02 PENANDAARASAN KE AGENSI-

AGENSI LUAR 45 9 5

P-UJK-03 MEMBUAT PENAMBAHBAIKAN

SISTEM KUALITI 72 9 8

P-UJK-04 PERSIJILAN PROFESIONAL 32 8 4

9


5.1.3 Heat Matrix Risiko dan Peluang

RISIKO (-ve) PELUANG (+ve)

K

E

B

A

R

A

N

G

K

A

L

I

A

N

10

10

K

E

B

A

R

A

N

G

K

A

L

I

A

N

9 9

8

8

7

7

6

6

5 5

4

4

3 3

2 2

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1

IMPAK IMPAK

ZON MERAH: HIGH ZON KUNING: MEDIUM ZON HIJAU: LOW

KOD R/P PENYATAAN RISIKO / PELUANG MAGNITUD ZON

R-UJK-01 R KETAKAKURAN (5,7) = 35 KUNING

P-UJK-01 P LATIHAN DARIPADA JPP (9,4) = 36 MERAH

P-UJK-02 P PENANDAARASAN KE AGENSI-AGENSI LUAR (9,5) = 45 MERAH

P-UJK-03 P PENAMBAHBAIKAN DALAM SISTEM KUALITI (9,8) = 72 MERAH

P-UJK-04 P PERSIJILAN PROFESIONAL (8,4) = 32 KUNING

R-UPQ-01 (5,7)

(

P-UPQ-1 (9,4)

(

P-UPQ-2 (9,5)

(

P-UPQ-3 (9,8)

P-UPQ-4 (8,4)

(

10


6. LANGKAH 6- TINDAK BALAS RISIKO DAN PELUANG Nota: Rujuk Lampiran – Pelan Tindakbalas risiko

6.1.1 Pelan Tindak Balas Risiko Dan Peluang

KOD PERISTIWA

RISIKO DAN PELUANG

TINDAKBALAS

AC

CEP

T

AV

OID

TRA

NSF

ER

MIT

IGA

TE

EXP

LOIT

SHA

RE

ENH

AN

CE

IGN

OR

E

RISIKO

R-UJK-01 KETAKAKURAN / / /

PELUANG

P-UJK-01 LATIHAN DARIPADA JPP / / / /

P-UJK-02 PENANDAARASAN KE AGENSI-

AGENSI LUAR

/ / /

P-UJK-03 MEMBUAT PENAMBAHBAIKAN

SISTEM KUALITI

/ / / /

P-UJK-04 PERSIJILAN PROFESIONAL / / / /

6.1.2 Strategi Dan Rawatan Risiko (Treatment Plan) Nota: Input kepada Perancangn Strategik (Input : SWOT & TOWS)

R-UJK- 01

KETAKAKURAN

STRATEGI & RAWATAN RISIKO TANGGUNGJAWAB

1. Membuat ABM (anggaran belanja mengurus) lebih awal berdasarkan perancangan aktiviti tahunan.

PPQ

2. Mengadakan kaedah promosi secara intensif dan berterusan tentang ISO dan perubahannya.

UNIT KUALITI

3. Menguatkuasa pemantauan berkala secara berkesan. KJ

4. Meningkatkan bilangan latihan kepada staf. ULPL

5. Mengadakan taklimat tatacara pembetulan untuk mengelakkan tindakan berulang.

PPQ/UNIT KUALITI

11


6.1.3 Strategi Rebut Peluang

P-UJK-01

LATIHAN DARIPADA JPP

STRATEGI REBUT PELUANG TANGGUNGJAWAB

1. Menghantar kertas kerja ke JPP. PPQ

2. Memohon peruntukan untuk latihan. PPQ

3. Menghantar staf hadiri latihan. ULPL/PPQ

P-UJK-02

PENANDAARASAN KE AGENSI-AGENSI LUAR


1. Menyenaraikan agensi-agensi yang berpotensi UNIT KUALITI

2. Membuat permohonan lawatan penandaarasan PPQ

3. Mengadaptasi amalan-amalan positif ke dalam organisasi STAF

P-UJK-03

MEMBUAT PENAMBAHBAIKAN SISTEM KUALITI


1. Mengenalpasti ketaakuran dalam sistem STAF

2. Mengadakan taklimat penambahbaikan dan pencegahan UNIT KUALITI

3. Mempromosikan secara intensif berkaitan Prosedur Kerja SPK UNIT KUALITI

4. Memperkasakan kaedah pemantauan secara berterusan KJ

P-UJK-04

PERSIJILAN PROFESIONAL


1. Meningkatkan kesedaran berkaitan kepentingan persijilan kepada staff UNIT KUALITI

2. Memohon peruntukan untuk latihan profesional PPQ

3. Menyenarai pendek calon-calon yang berpotensi KJ/KU

4. Calon yang telah mendapat persijilan mesti mengadakan perkongsian kepakaran dengan staf yang lain

CALON

7. LANGKAH 7- PEMANTAUAN DAN KAJIAN SEMULA Nota: Pemantauan dan kajian semula dijalankan untuk suatu tempoh yang

ditetapkan oleh organisasi seperti setiap 3-6 bulan

7.1.1 Pemantauan dan Usulan

BIL STRATEGI YANG DIRANCANG TIDAK DIAMBIL

TINDAKAN

SEDANG DIAMBIL

TINDAKAN

TELAH DIAMBIL

TINDAKAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

12


7.

8.

9.

10.

Usul Penambahbaikan: (tambahbaik)

Pegawai yang memantau

Nama:

Tarikh

6. Membuat ABM (anggaran belanja mengurus) lebih awal berdasarkan perancangan aktiviti tahunan.

7. Mengadakan kaedah promosi secara intensif dan berterusan tentang ISO dan perubahannya.

8. Menguatkuasa pemantauan berkala secara berkesan.

9. Meningkatkan bilangan latihan kepada staf.

10. Mengadakan taklimat tatacara pembetulan untuk mengelakkan tindakan berulang.

8. DATA KUMULATIF PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKAN Nota: dijalankan untuk tempoh yang ditetapkan oleh organisasi. Tindakan Pencegahan perlu

dijalankan dan penilaiaan semula dijalankan. Magnitud risiko dan peluang perlu bandingkan

untuk melihat keberkesanan. Ulang proses dan buat perbandingan data.

KOD-R01

Mei 2017 35

05

10152025303540

MA

GN

ITU

D

PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKBALAS RAWATAN RISIKO

MENINGKAT

13


P-UPQ-01 P-UPQ-02 P-UPQ-03 P-UPQ-04

Mei-17 36 45 72 32

0

10

20

30

40

50

60

70

80

MA

GN

ITU

D

PENILAIAN KEBERKESANAN TINDAKBALAS TERHADAP PELUANG

14


9. LAMPIRAN 9.1 Definisi

RISIKO (-ve) PELUANG(+ve)

RISIKO

Kemungkinan Berlakunya Perkara Luar Jangka Pada Masa Akan Datang Yang Disebabkan Faktor Tertentu (Malapetaka, Bahaya Dll) Yang Boleh Menyebabkan Kerugin (Loss)/Kejutan

(Surprise)/Kegagalan Fungsi PERISTIWA YANG BOLEH MENYEBABKAN KEGAGALAN MENCAPAI OBJEKTIF

ORGANISASI

PELUANG Kesempatan Yang Baik

Organisasi Mengenalpasti Peluang-peluang Dan Berusaha Mengambil Peluang Secara Terancang

PERISTIWA YANG BOLEH MENCETUS DAN MENYEBABKAN KEGEMILANGAN ORGANISASI

PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG

Menguruskan Risiko dan Peluang Secara Terancang Untuk Mengelakkan Kerugian,

Kebuntuan Tindakan, Kos Luar Jangka, Kecelakaan/Kerugian Terok Akibat Kesalahan

Megambil Tindakan dan terlepas mengambil peluang kerana tidak menyedari

‘kewujudan peluang’

WITHOUT RISK, THERE IS NO OPPORTUNITY

9.2 Lampiran 1: Kod Daftar

KOD RUJUKAN (Contoh)

R Risiko

P Peluang

KUJK Ketua Unit Jaminan Kualiti

PPQ Pegawai Pengurusan Kualiti

KJ Ketua Jabatan

KU Ketua Unit

PQJ Penyelaras Kualiti Jabatan

ULPL Unit Latihan & Pendidikan Lanjutan

15


9.3 Lampiran 2: Darjah Kualitatif Kebarangkalian dan Impak

DARJAH KUALITATIF KEBARANGKALIAN DAN IMPAK RISIKO

KEBARANGKALIAN IMPAK

DARJAH PENERANGAN DARJAH PENERANGAN

1-2 Jarang (rare) Potensi berlaku sangat rendah

1-2 Tiada kesan (insignificant) Tiada kecederaan, kerugian yang rendah

3-4 Kurang kemungkinan (unlikely) Mungkin berlaku pada sesuatu masa

3-4 Kecil (minor) Bantuan segera, kerugian sederhana

5-6 Boleh jadi (moderate) Boleh berlaku pada sesuatu masa

5-6 Sederhana (moderate) Perlu bantuan perubatan, kerugian yang besar

7-8 Ada kemungkinan (likely) Ada kemungkinan berlaku dalam keadaan tertentu

7-8 Besar (major) Kecederaan serius, kerugian melampai, kegagalan fungsi

9-10 Hampir pasti (almost certain) Berkemungkinan besar berlaku dalam semua keadaan

9-10 Bencana (catastropic) Kematian, kesan berbahaya, kerugian yang terok

LIHAT PELUANG DARI KONTEKS YANG POSITIF DENGAN SKALA 1-10

9.3 Lampiran 3: Pelan Tindakbalas Risiko

pengurusan risiko dan peluang - … · reputasi peka kepada promosi dan dalaman perubahan polisi...

Documents