proses kerja

FAIL MEJA SETIAUSAHA SUKAN

PENYEDIAAN TAKWIM SUKAN

BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN/DIRUJU

K

UNDANG-UNDANG/ PERATURAN

1. Perbincangan dengan Guru Besar mengenai penyediaan takwim sukan sekolah.

Guru Besar, P.K Koko, Setiausaha Sukan

2. Menyemak semula aktiviti/pencapaian sukan tahun lalu

Setiausaha Sukan

3. Mencadangkan dan mendapatkan pesetujuan aktiviti sukan untuk tahun semasa

P.K. Koko/ Setiausaha Sukan

4. Mendapatkan dan seterusnya merujuk takwim kejohanan sukan peringkat kebangsaan, negeri dan kawasan pendidikan

P.K. KokoSetiausaha Sukan

5. Menyediakan draf takwim aktiviti sukan peringkat sekolah

Setiausaha Sukan

6. Mendapatkan pengesahan daripada pihak pentadbiran berkaitan draf berkenaan

Guu BesarSetiausaha Sukan

7. Menyediakan jadual pelaksanaan bulanan dan mingguan/tahunan

Setiausaha Sukan

8. Mengedarkan takwim sukan kepada semua guru

Setiausaha Sukan

MENGELOLA KEJOHANAN OLAHRAGA SEKOLAH

1


BIL PROSES KERJA RUJUKAN / TINDAKAN CATATAN1. Perbincangan dengan pihak

pentadbiran mengenai cadangan pengelolaan kejohanan

Guru BesarP.K. Koko

2. Cadangan perlantikan Jawatankuasa Pengelola

Guru BesarP.K. Koko

3. Lantikan Jawatankuasa pengelola Guru Besar

4. Cadangan mesyuarat Jawatankuasa Pengelola Kali Pertama

Guru BesarP.K. Koko

5. Mengeluarkan notis mesyuarat

6. Mesyuarat Jawatankuasa Pengelola

Jawatankuasa Pengelola

7. Mesyuarat Jawatan Kuasa Kecil Jawatankuasa Kecil

8. Mesyuarat Jawatankuasa Pengelola Kali Ke 2

Jawatankuasa Pengelola

9. Mengadakan kejohanan Olahraga sekolah

10. Menerima laporan

11. Post Morterm

MELAKSANAKAN SUKAN TARA

2


BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN

UNDANG-UNDANG/ PERATURAN/CATA

TAN1. Menerima arahan untuk

mengadakan Sukan TaraGuru BesarP.K. Koko

2. Cadangan Jawatankuasa Pengelola

Setiausaha Sukan

3. Perlantikan Jawatankuasa Pengelola

Guru BesarP.K. Koko

4. Cadangan Mesyuarat Setiausaha Sukan

5. Mesyuarat Jawatankuasa, cadangan tempat, tarikh, aturcara

Guru BesarP.K. KokoSetiausaha

6. Edar borang penyertaan/peraturan-peraturan pertandingan kepada ketua Rumah Sukan

Setiausaha Sukan

7. Menerima pengesahan/menerima senarai penyertaan/maklum balas tentang perkara (6)

Setiausaha SukanUrusetia

8. Melaksanakan persiapan gelanggang/ peralatan

UrusetiaJawatankuasa

9. Melaksanakan Sukan Tara UrusetiaJawatankuasa

10. Melaksanakan pengumpulan markah kejohanan

Urusetia

11. Mengesahkan kesahihan keputusan

Guru BesarP.K. Koko

12. Mengumumkan keputusan Urusetia

13. Menyediakan laporan Setiasuaha Sukan

14. Menghantar laporan P.K. Koko

MENGENDALIKAN KEJOHANAN MERENTAS DESA

3


BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN


TAN1. Perbincangan awal dengan P.K.

Koko / Guru Besar- Cadangan AJK- Cadangan Laluan- Cadangan tarikh mesyuarat

Guru Besar, P.K Koko

Setiausaha Sukan

2. Mesyuarat MSS Sekolah- Penetapan tarikh dan

laluan- Lantikan AJK- Bajet- Format Pertandingan

Guru Besar, P.K Koko

Setiausaha Sukan

3. Mesyuarat AJK Kecil- Keselamatan & Kecemasan- Hadiah- Teknik- Siaraya- Tempat- Jemputan & Publisiti- Alatan

Ketua-Ketua AJK

4. Memeriksa Laluan- Memastikan keadaan

keselamatan- Tempat ‘ Check Point’

Ketua AJK Teknikal

5. Menyedia & Mengedarkan- Surat i) Polis Trafikii) Klinik Kesihatan iii) AJK PIBGiv) Jemputan Khas

- Borangi) Hakim Tempatii) Pungutan mata

- Peta laluan mengikut kategori

Setiausaha Sukan

6. Mengedar surat kebenaran ibubapa & status kesihatan

Setiausaha Sukan

7. Menerima surat kebenaran & status kesihatan

Setiausaha Sukan

8. Menyediakan jadual latihan merentas desa mengikut rumah

Setiausaha Sukan

9. Mengesahkan penyertaan & menyediakan senarai nama

Setiausaha Sukan

4


peserta10. Mesyuarat induk kali ke 2 bagi

mendapatkan maklum balas persediaan yang telah dijalankan AJK-AJK Kecil

Setiausaha Sukan

11. Pertandingan & penyampaian hadiah

AJK Kecil

12. Laporan dari AJK kecil AJK Kecil

13. Laporan kejohanan & menyerahkan P.K. Koko

Setiausaha Sukan

MENGADAKAN MESYUARAT YANG BERKAITAN DENGAN SUKAN

BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN /

DIRUJUK


TAN1. Arahan daripada Guru Besar Guru Besar/P.K. Koko

5


/Perbincangan dengan Guru Besar

2. Cadangan tarikh, masa mesyuarat Guru Besar/P.K. Koko

3. Menetapkan agenda mesyuarat Guru Besar/ P.K. Koko

4. Menyediakan Surat Panggilan Mesyuarat

- Menyemak/meneliti draf surat

- Cadangan tarikh dan tempat mesyuarat

- Menyediakan surat

Setiausaha SukanP.K. Koko

5. Mengedarkan surat panggilan mesyuarat- ahli-ahli yang terlibat

Setiausaha Sukan

6. Menjalankan mesyuarat Setiausaha Sukan

7. Sedia borang kehadiran mesyuarat

Setiausaha Sukan

8. Mencatat minit mesyuarat P.K. Koko

9. Menyediakan draf minit mesyuarat

P.K. Koko

10. Menyemak/meneliti draf minit mesyuarat

11. Menyediakan minit mesyuarat

12. Mengedarkan minit mesyuarat kepada AJK Kecil

13. Memfailkan minit mesyuarat

MENGURUS PERTANDINGAN SUKAN PERINGKAT SEKOLAH


DIRUJUK


TAN1. Cadangan pertandingan aktiviti Guru Besar / P.K.

6


sukan di peringkat sekolah Koko

2. Mendapat persetujuan Guru Besar/ P.K. koko

Guru Besar / P.K. Koko

3. Mesyuarat perlantikan Pengerusi Pertandingan bagi setiap jenis sukan / permainan


4. Cadangan tarikh, tempat, masa pertandingan


5. Menyediakan anggaran peruntukan untuk setiap pertandingan


6. Mesyuarat jawatankuasa pertandingan


7. Menyediakan borang-borang penyertaan

PK Koko

8. Menyediakan peralatan yang diperlukan

Setiausaha Sukan

9. Menyediakan boring-borang pertandingan

Setiausaha Sukan

10. Melantik pegawai/pengadil Guru Besar

MENYEDIAKAN ANGGARAN PERBELANJAAN UNTUK PROGRAM SUKAN


DIRUJUK


TAN1. Arahan / perbincangan pegawai Guru Besar/ P.K.

7


Koko

2. Mendapar/merujuk takwim sekolah


3. Mendapat keperluan pengurusan pasukan sekolah

Pengurus Pasukan

4. Menyemak peralatan dibeli/baik pulih – buku stok

Ketua Panitia PJK

5. Cadangan perbelanjaan anggaran setahun / pembelian alatan

Pengurus Pasukan

6. Menghantar cadangan Guru Besar, P.K. koko

7. Mendapat Kelulusan Guru Besar

8. Memaklumkan keputusan kepada guru terlibat dan bagi satu salinan kepada kerani sekolah

Pengurus pasukan

PEMBENTUKAN PASUKAN SEKOLAH KE PERTANDINGAN PERINGKAT KAWASAN/NEGERI


DIRUJUK


TAN1. Mendapatkan takwim MSSPs, GPK Koko

8


Kawasan Setiausaha Sukan

2. Perlantikan pengurus & jurulatiha) Surat lantikanb) Berbincang jadual

latihan/penggunaan padangc) Menetapkan misi

GPK KokoSetiausaha Sukan

3. Menyediakan anggaran perbelanjaan

a) Latihanb) Perlawanan pendedahanc) Pertandingan sebenard) Peralatan

Pengurus berkaitan

4. Pemilihan atlita) Latihan fasa 1b) Penyeliaan

Pengurus Pasukan dan jurulatih

5. Surat kebenarana) Jadual latihanb) Perlawanan pendedahan

jika perluc) Perlawanan sebenar

Pengurus Pasukan

6. Latihan sebenara) Latihan pasukan sorajb) Program motivasi

PengurusJurulatihSU Sukan

7. Perlawanan pendedahana) Pengangkutanb) Makan /minum/perubatanc) Pengawasand) Pemilihan latihan fasa 2e) Jersey

PengurusJurulatihSU Sukan

8. Pertandingana) Pengangkutanb) Makan/perubatanc) Pasukan Sorak

SU Sukan Peraturab Pertandingan MSSPs

9. Menerima laporan daripada pengurus

10. Menyemak laporan yang diterima

11. Memfailkan laporan

MENYELARAS PENYERTAAN SEKOLAH DALAM AKTIVITI SUKAN LUAR


DIRUJUK


TAN1. Menerima surat jemputan

penyertaanGuru Besar / P.K. Koko

9


2. Perbincangan dengan guru besar Guru Besar

3. Memohon kelulusan daripada guru besar mengenai pertandingan yang akan disertai

Guru Besr

4. Menghantar borang pengesahan penyertaan sekolah

5. Perjumpaan dan perbincangan dengan pengurus pasukan yang berkaitan

6. Pembentukan pasukan sekolah

7. Membuat anggaran perbelanjaan

8. Membuat permohonan peruntukan perbelanjaan

Guru Besar

9. Mengeluarkan surat kebenaran ibubapa kepada murid yang terlibat

10. Mengurus keperluan yang berkaitan10.0Jersi10.2Nombor Peserta10.3Peralatan yang bersesuaian

11. Mengurus pengangkutan yang berkaitan/mencukupi pada hari pertandingan

12. Memastikan kelengkapan peserta mencukupi pada hari pertandingan

13. Menerima laporan daripada pengurus pasukan selepas pertandingan

PENGURUSAN DAN PEMBELIAN PERALATAN SUKAN

BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG UNDANG-UNDANG/

10


MELULUSKAN / DIRUJUK

PERATURAN/CATATAN

1. Semak buku stok P.K. Koko Buku Stok

2. Semak alat di setor sukan

3. Menyenarai alatan yang

3.1 Rosak (Hapus kira)3.2 Baik Pulih3.3 Pembelian

4. Mendapat maklumat/keperluan daripada guru sukan/PJ

Ketua Panitia / guru PJ

5. Perbincangan dengan P.K. Koko

6. Menyemak peruntukan kewangan daripada kerani

Kerani

7. Mendapatkan senarai sebutharga

8. Mengisi borang pesanan sekolah

9. Dapatkan kebenaran daripada pihak pentadbiran

Guru Besar

10. Membuat pesanan melalui pembekal / kedai sukan

11. Menerima dan menyemak pesanan

12. Merekodkan barangan dalam buku stok

13. Simpan dalam stor sukan

PENGURUSAN STOR SUKAN DAN PROSEDUR PINJAMAN

11



DIRUJUK


TAN1. Berbincang dengan guru besar

dan P.K. Koko tentang pengurusan stor dan prosedur pinjaman

2. Menyediakan prosedur & peraturan pinjaman alatan

3. Mengedarkan prosedur dan peraturan pinjaman kepada guru0guru PJK dan guru permainan

4. Pembentukan Jawatankuasa

Penasihat : P.K. KokoPengerusi : Setiausaha SukanAJK : 1. Guru PJ 2. Murid-murid tahap 2

5. Carta Organisasi

6. Mengadakan mesyuarat

7. Menerima alatan, menyusun dan masuk stok

8. Menyediakan jadual tugasan pembantu stor

9. Menyediakan buku pinjaman dan prosedur pinjaman alatan

9.1 Mengisi borang9.2 Serah kepada SU Sukan9.3 Menyemak buku stok pinjaman

alatan9.4 Meluluskan pinjaman alatan

dalam borang dan serah semula kepada guru PJ

9.5 Serah peralatan9.6 Menerima dan memeriksa

alatan pinjaman9.7 Merekod alatan yang

dipulangkan9.8 Penyeliaan dan pemantauan9.9 Laporan9.10 Penambahbaikan

MENYEDIAKAN LAPORAN LENGKAP AKTIVITI SUKAN

12



DIRUJUK


TAN1. Sediakan senarai semak nama

guru yang menjadi pengurus/jurulatih setiap aktiviti

2. Menyediakan borang laporan

3. Mengedarkan borang laporan kepada pengurus aktiviti / permainan

4. Mendapatkan laporan daripada setiap pengurus pasukan permainan / aktiviti

Pengurus pasukan / aktiviti sukan

5. Menyemak laporan yang diterima

6. Menghantar laporan lengkap kepada P.K. Koko untuk disahkan

P.K. Koko

7. Penambahbaikan

8. Menyimpan dalam fail pengurusan sukan

PENGURUSAN FAIL DAN SURAT –SURAT RASMI YANG BERKAITAN DENGAN SUKAN

13



DIRUJUK


TAN . A. SURAT MASUK

1. Sediakan system fail untuk

setiap aktiviti kerja / sukan2. Menerima surat daripada

Guru Besar/P.K. Koko3. Membuat salinan salinan

surat (2 salinan)4. i) Merekod surat-surat

masukii) Memberi kepada guru yang berkenaan

5. Memastikan guru yang berkenaan mengambil tindakan terhadap surat yang diterima

Setiausaha sukan

Setiausaha sukan

Setiausaha sukan

Setiausaha sukan

Setiausaha sukan/P.K. koko

B. SURAT KELUAR

1. Menyediakan draf surat2. Merujuk kepada P.K.

Koko/Guru Besar3. Menyediakan surat4. Mendapatkan pengesahan

daripada Guu Besar5. Membuat salinan ( 2

salinan)6. Merekod surat keluar

Setiausaha SukanP.K. Koko

Guru BesarSetiausaha Sukan

Setiausaha Sukan

MENGUMPUL DAN MENGEMASKINI REKOD PENCAPAIAN PELAJAR/PASUKAN SEKOLAH

14



DIRUJUK


TAN1. Perbincangan awal dengan guru

besar dan P.K. KokoP.K KokoPengurus Permainan

2. Sediakan borang berformat laporan rekod pencapaian pelajar/pasukan sekolah

Guru BesarP.K. Koko

3. Adakan taklimat semua pengurus pasukan dan guru sukan

P.K Koko

4. Meminta dan menerima laporan daripada pengurus pasukan selepas sesuatu kejohanan melalui P.K. Koko

P.K. Koko

5. Menyemak laporan tersebut dan tandatangan

P.K. Koko

6. Rekodkan Laporan tersebut dan failkan

P.K. Koko

7. Rujuk fail tersebut apabila diperlukan.

P.K. Koko

15


PENGURUSAN PADANG DAN GELANGGANG PERMAINAN


DIRUJUK


TAN1. Perbincangan dengan Guru Besar

dan P.K. KokoGuru BesarP.K. Koko

2. Memantau keadaan padang dan gelanggang jika tersebut kerosakan

P.K. Koko

3. Menyediakan cadangan anggaran perbelanjaan baik pulih padang dan gol

Guru BesarP.K. Koko

4. Mendapat kelulusan dan persetujuan dari Guru Besar dan P.K. Koko untuk selenggara dan baik pulih padang dan gol

Guru Besar

P.K. Koko

5. Membaik pulih gelanggang dan padang

P.K.KokoPAR

6. Menyediakan jadual penggunaan padang dan gelanggang

P.K Koko

PENUBUHAN KELAB SUKAN

16



DIRUJUK


TAN1. Menerima arahan penubuhan

Kelab SukanGuru Besar

2. Perbincangan dan cadangan penubuhan Kelab

- Jenis Permainan- Agihan guru- Masa untuk mesyuarat,

tarikh dan tempat mesyuarat

Guru Besar

P.K. Koko

3. Menyediakan notis penubuhan Kelab

- Tarikh - Tempat- Masa- Guru Bertanggungjawab

Setiausaha Sukan

4. Mengadakan Mesyuarat Penubuhan Kelab Sukan

- Perlantikan Jawatankuasa (Pengerusi, Setiausaha, Bendahari, AJK)

Penasihat/Jurulatih Kelab

5. Menyediakan Jadual Perancangan Aktiviti Kelab

- Kewangan- Tarikh Latihan- Target- Alatan yang diperlukan- Prasarana- Keperluan lain

Penasihat/JurulatihPengerusi/ SetiasuahaKelab

6. Menyelia dan memantau aktiviti Kelab

P.K. KokoSetiausaha Sukan

7. Mendapat Laporan aktiviti Kelab- Tarikh Latihan- Penyertaan- Pencapaian- Kehadiran- Pengesahan Penasihat

Penasihat/Pengerusi Kelab

8. Penambahbaikan Penasihat/P.K Koko/Setiausaha Sukan

17

proses kerja

Documents