senarai proses kerja bil. tajuk proses kerja · pdf filepk sahkan analisa bajet perjawatan ppk...
TRANSCRIPT
SENARAI PROSES KERJA
BIL.
TAJUK PROSES KERJA
PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PERJAWATAN
1. Proses Permohonan Bajet Perjawatan
2. Proses Sebelum Temuduga
3. Proses Semasa Temuduga
4. Proses Selepas Temuduga
5. Proses Lapor Diri Staf
6. Proses Memohon Pelunjuran Keperluan Pensyarah
7. Proses Pengeluaran Iklan
8. Proses Menyenarai Pendek Permohonan
9. Proses Temuduga Peringkat Pertama ‘Mock Teaching
10. Proses Temuduga Peringkat Akhir – Sebelum Temuduga
11. Proses Temuduga Peringkat Akhir – Semasa Temuduga
12. Proses Lapor Diri
PENILAIAN PRESTASI & PENINGKATAN KERJAYA
13. Proses Pengedaran Borang Penilaian Prestasi
14. Anjakan Gaji
15. Angerah Khidmat Cemerlang
16. Kenaikan Pangkat Staf Akademik
17. Kenaikan Pangkat Staf Sokongan
18. Pengesahan Jawatan Staf Akademik
19. Pengesahan Staf Sokongan
PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA
LATIHAN DAN PEPERIKSAAN
20. Analisis Keperluan Latihan Kakitangan
20.1 Mengenalpasti Keperluan Latihan Kakitangan
21. Perancangan Latihan Generik & Fungsional Kakitangan Pentadbiran
21.1 Penyediaan Jadual Perancan Latihan Generik & Funsional
22.
Pengendalian Latihan Kakitangan
22.1 Pengendalian Latihan Generik untuk Kakitangan
22.2 Penyediaan latihan Fungsional untuk Kakitangan
23.
Pemantauan Jam Latihan Kakitangan
23.1 Proses Penyemakan Jam Latihan Kakitangan Pentadbiran
23.2 Proses Penyemakan Jam Latihan Kakitangan Akademik
24. Kursus Induksi
24.1 Pencalonan Penyertaan Kursus Induksi
25. Kursus Kenegaraan (BTN)
25.1 Pencalonan Penyertaan Kursus BTN
26.
Memproses Permohonan Latihan
26.1 Pengendalian Proses Permohonan Latihan Anjuran Unit Latihan Bahagian
Pentadbiran
26.2 Pengendalian Proses Permohonan Latihan Anjuran JPbSM Dalam e- Latihan
26.3 Pengendalian Proses Permohonan Latihan Jabatan Luar (Dalam Negara)
26.4 Pengendalian Proses Permohonan Latihan Luar Negara
26.5 Pengendalian Proses Permohonan Latihan Negara ASEAN
27. Panel Pembangunan Sumber Manusia
27.1 Proses Sebelum Mesyuarat PPSM
28.
Peperiksaan
28.1 Pengendalian Peperiksaan Tahap Kecekapan Kakitangan Pentadbiran Gred 1-16
28.2 Pengendalian Peperiksaan Tahap Kecekapam Kakitangan Pentadbiran Gred 17-41
28.3 Pengendalian Peperiksaan Jabatan
PENTADBIRAN AM
29. Bayaran Kemudahan & Utiliti – Sewaan Mesin Fotostat/Penapis Air/ Cukai Tanah/Cukai Taksiran
30. Kelulusan Kerja Lebih Masa UiTM Cawangan Melaka
31. Pengesahan Pembayaran Kerja Lebih Masa
32. Pengurusan Mesyuarat Pengurusan
33. Urusetia Mesyuarat MJEN/MKBU/Pentadbiran
34. Penyediaan Bilik Mesyuarat
35. Memfail Pekeliling (Dalaman /Luaran)
36. Pengurusan Bilik Mesyuarat Utama (Pejabat Rektor)
37. Pengurusan Tempahan Dewan Latihan Mini (Pejabat Pentadbiran)
38. Menguruskan Permohonan Penggunaan Dataran Keris (KPP1)
39. Permohonan Penggunaan Dewan Taming Sari
40. Menguruskan Permohonan Skim Khidmat Pelajar (SKP)
41. Menguruskan Permohonan Pelajar Luar untuk Menjalankan Latihan Praktik di UiTM Cawangan Melaka
42. Keperluan Peralatan dan Kelengkapan Pejabat
43. Pembelian Perabot
44. Pengurusan & Gerakan Kualiti Pejabat Pentadbiran
45. Pengurusan 5S Pejabat Pentadbiran (KAG)
46. Laporan Tahunan Pejabat Pentadbiran (KAG)
47. Laporan Bulanan Kad Perakam Waktu Staf
48. Fail Timbul
49. Fail Rekod
50. Proses Pelupusan Fail & Arkib
51. Pelantikan Koordinator Fakulti Ke atas
52. Pengurusan Nombor Pekeliling Rektor
53. Proses Pengedaran/Kawalan/Simpanan Pekeliling Rektor
54. Pengurusan Nombor Pekeliling Bahagian Pentadbiran
55. Proses Pengedaran/Kawalan/Simpanan Pekeliling Bahagian Pentadbiran
56. Perhimpunan Bulanan
57. Urusetia Majlis-majlis Terancang/Ad- Hock
58. Menguruskan permohonan Badan Swasta/berkanun/Kerajaan bagu tujuan penyewaan Fasiliti yang terdapat di UiTM Cawangan Melaka
Unit Kenderaan
59. Keluar/Masuk Depo/Garaj/Tempat meletak Kenderaan
60. Laporan kehilangan Kenderaan/Peralatan UiTM
61. Tindakan Apabila Berlaku Kemalangan Jalan Raya
62. Kerosakan Kecemasan
63. Proses Tuntutan Kemalangan Jalan Raya
CARTA ALIR PROSES KERJA PENGURUSAN SUMBER MANUSIA PERJAWATAN 1. CARTA ALIR PROSES PERMOHONAN BAJET PERJAWATAN
TANGGUNG
JAWAB
ALIRAN
KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
Mula
PP
Sediakan pemakluman keperluan perjawatan
TPK
Semak dan tandatangan pemakluman keperluan perjawatan
PE Kumpul keperluan bhg/unit mengikut jawatan untuk serahan kepada P.P untuk analisa
PPK
Analisa keperluan bajet perjawatan dari bhg/unit
TPK
Semak analisa bajet perjawatan
PK
Sahkan analisa bajet perjawatan
PPK
Terima analisa keperluan perjawatan yang telah disahkan
PE
Sediakan buku laporan keperluan perjawatan dan surat iringan
TPK
Tandatangan surat iringan
PAP
Membuat salinan buku laporan untuk simpanan/fail
PE
Hantar ke Unit Perancangan Guna Tenaga
Tamat
2. CARTA ALIR PROSES SEBELUM TEMUDUGA
TANGGUNG JAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
Mula
PE
Draf iklan perjawatan
PP/PPK
Menyerahkan draf iklan
PPK Mengesahkan draf iklan
PE
Mengiklankan jawatan
PAP
Menyediakan salinan borang permohonan
PT
Menerima borang permohonan
PE
Menyemak borang permohonan
PT
Penyediaan surat saringan pertama
PT
Menyediakan surat pelantikan panel temuduga dan surat calon yang layak temuduga
PP/PPK
Tandatangan surat calon layak temuduga peringkat akhir
PT
Membuat tempahan bilik
PT Menyediakan fail temuduga
PAP Membantu menyusun atur persiapan bilik temuduga
Tamat
3. CARTA ALIR PROSES SEMASA TEMUDUGA
TANGGUNG
JAWAB
ALIRAN
KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
Mula
PT
Pamerkan senarai calon dipintu bilik
PT
Membuat pendaftaran calon
PE Taklimat ringkas kepada calon
Tamat
4. CARTA ALIR PROSES SELEPAS TEMUDUGA
TANGGUNG
JAWAB
ALIRAN
KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
Mula
PE
Mengasingkan borang calon berjaya, simpanan dan calon tidak berjaya
PP/PPK
Menyediakan minit temuduga untuk pengesahan pengerusi dan setiausaha temuduga
PK Mengesahkan minit temuduga
PE
Membuat satu salinan minit temuduga untuk difailkan
PE
Membuat surat iringin minit temuduga ke Bahagian Perjawatan
PE
Menghantar minit temuduga ke Bahagian Perjawatan
Tamat
5. CARTA ALIR PROSES LAPOR DIRI STAF
TANGGUNG JAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
Mula
PT
Terima staf baru
PT
Berikan ’toolkit”
Surat akujanji
Borang permohonan komputer
Borang permohonan e-mel
Borang kad staf
Borang kad perubatan
Borang skim khairat kematian
Borang Skim Insurans berkelompok
Salam Ukhwah
PT Menyemak dokumen lapor diri staf
PT
Mendaftar finger tac
PE
Memberi senarai tugas kepada staf baru
PE
Memberi taklimat ringkas kepada staf baru
PE
Memperkenalkan staf baru kepada ketua bahagian/unit
PE
Mengatur perjumpaan khas bersama Pengarah Kampus dan taklimat dari ketua bahagian
PP
Memberi taklimat berkenaan perkhidmatan
PK
Sesi suai kenal bersama staf baru
Tamat
6. CARTA ALIR PROSES MEMOHON PELUNJURAN KEPERLUAN PENSYARAH
TANGGUNG
JAWAB
ALIRAN
KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
Mula
PP/PPK
Memohon pelunjuran keperluan pensyarah kepada KP/Koordinator
PP/PPK
Membuat analisa pelunjuran keperluan pensyarah
TPK Menyemak analisa pelunjuran keperluan pensyarah
PK
Mengesahkan analisa
PP/PPK
Menyediakan surat iringan untuk dihantar ke Bahagian Perjawatan
PK
Menandatangani surat iringan
Tamat
7. CARTA ALIR PROSES MENGELUARKAN IKLAN
TANGGUNG
JAWAB
ALIRAN
KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
Mula
PE
Draf iklan perjawatan
PP/PPK
Menyemak draf iklan
PK Mengesahkan iklan
PE
Menyediakan pekeliling dalaman dan menghantar kepada pihak akhbar untuk diiklankan di dalam akhbar
PAP
Membuat salinan iklan dalaman
Tamat
8. CARTA ALIR PROSES MENYENARAI PENDEK PERMOHONAN
TANGGUNG
JAWAB
ALIRAN
KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
Mula
PT
Menerima dan merekod borang permohonan
PE Menyerahkan kepada koordinator program untuk disenarai pendek
PE Menyediakan senarai calon yang berjaya untuk temuduga peringkat pertama
PP/PPK
Menyemak borang permohonan senarai calon
Tamat
9. CARTA ALIR PROSES TEMUDUGA PERINGKAT PERTAMA’ MOCK TEACHING’
TANGGUNG JAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
Mula
PT
Menerima borang permohonan yang telah disemak oleh Penolong Pendaftar
PE Menyediakan jadual temuduga dan senarai calon peringkat pertama
PT Menmbuat tempahan bilik temuduga dan peralatan ICT
PT
Menyediakan surat pelantikan panel temuduga
TPK Menandatangani surat pelantikan panel temuduga
PT Menyediakan surat panggilan untuk calon yang berjaya peringkat pertama
PP/PPK Menandatangani surat calon yang layak temuduga
PAP Membuat salinan dan mengepos surat panggilan temuduga
PKP Membuat pannggilan/sms untuk panggilan ke temuduga
PP/PPK Menyediakan minit temuduga peringkat ‘mock teaching”
TPK Menyemak minit temuduga peringkat ‘mock teaching’
PP/PPK Menghantar minit yang telah disemak kepada pengerusi ‘mock teaching’
Tamat
10. CARTA ALIR PROSES TEMUDUGA PERINGKAT AKHIR- SEBELUM TEMUDUGA
TANGGUNG
JAWAB
ALIRAN
KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
Mula
PP/PPK
Menerima senarai calon berjaya peringkat pertama untuk temuduga peringkat akhir
PE Menyediakan jadual dan senarai calon berjaya ke peringkat akhir
PT Menyediakan surat pelantikan panel temuduga
PK
Menandatangani surat untuk panel temuduga
PT Menyediakan surat panggilan temuduga untuk calon
PP/PPK Menandatangi surat calon temuduga
PAP Membuat salinan dan mengepos surat panggilan temuduga
PKP Membuat pannggilan/sms untuk panggilan ke temuduga
PT Menempah bilik temuduga
PT Menyediakan ‘big sheet’ untuk calon temuduga
PT Menyediakan fail untuk panel temuduga
PAP Menyusun atur bilik temuduga
Tamat
11. CARTA ALIR PROSES TEMUDUGA PERINGKAT AKHIR- SEMASA TEMUDUGA
TANGGUNG
JAWAB
ALIRAN
KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
Mula
PT
Pamerkan senarai calon dipintu bilik
PT
Membuat pendaftaran calon
PE Taklimat ringkas kepada calon
Tamat
12. CARTA ALIR PROSES LAPOR DIRI
TANGGUNG
JAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
Mula
PT
Terima staf baru
PT
Berikan ’toolkit”
Surat akujanji
Borang permohonan komputer
Borang permohonan e-mel
Borang kad staf
Borang kad perubatan
Borang skim khairat kematian
Borang Skim Insurans berkelompok
Salam Ukhwah
PT Menyemak dokumen lapor diri staf
PT Mendaftar finger tac
PE Memberi senarai tugas kepada staf baru
PE Memberi taklimat ringkas kepada staf baru
PE Memperkenalkan staf baru kepada ketua bahagian/unit
PE
Mengatur perjumpaan khas bersama Pengarah Kampus dan taklimat dari ketua bahagian
PP
Memberi taklimat berkenaan perkhidmatan
PK Sesi suai kenal bersama staf baru
Tamat
PENILAIAN PRESTASI & PENINGKATAN KERJAYA 13. CARTA ALIR PROSES PENGEDARAN BORANG PENILAIAN PRESTASI
TANGGUNG JAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
Mula
PT
Menyediakan contoh borang yang diperlukan untuk dicetak
3 Minit
PAP
Mencetak borang
20 Minit
PT
Sediakan surat iringan kepada semua kakitangan
5 Minit
PP
Semak dan tandatangan surat iringan
3 Minit
PAP
Rekod dan edar borang kepada semua kakitangan
20 Minit
PE
Menerima dan merekod penerimaan borang
10 Minit
PP/PE
‘Key in’ markah prestasi staf ke dalam system STARS
3 Hari
PP
Mencetak laporan markah penilaian prestasi bagi semua kakitangan untuk dibawa ke mesyuarat PPSM.
5 Minit
Tamat
14. CARTA ALIR ANJAKAN GAJI
TANGGUNG JAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
Mula
TPK Menerima senarai nama dari Bhg.Prestasi & Peningkatan Kerjaya
Dua minggu dari tarikh terima senarai
TPK Menyemak dokumen dan fail sebelum di bawa ke mesyuarat PPSM
PP Sediakan fail untuk tujuan mesyuarat PPSM
PP/TPK Masukkan sebagai agenda mesyuarat PPSM
PP/TPK Menyediakan minit mesyuarat PPSM
3 hari bekerja
PK
Tandatangan minit mesyuarat anjakan gaji dan borang yang disertakan
1 hari bekerja
PP Sediakan surat iringan
15 Minit
TPK Tandatangan surat iringan
15 Minit
PP Membuat salinan untuk fail
anjakan gaji (SULIT)
30 Minit
PP/TPK
Penghantaran dokumen secara serahan tangan ke Bhg.Prestasi & Peningkatan Kerjaya
1 hari bekerja
Tamat
15. CARTA ALIR ANUGERAH KHIDMAT CEMERLANG
TANGGUNG JAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
Mula
PP Menyediakan senarai nama dan markah prestasi mengikut merit
1 hari
PP
Membuat semakan kuota UiTM Melaka dengan Bhg.Prestasi & Peningkatan Kerjaya
2 hari
PP Membuat semakan pencalonan APC bahagian /unit berdasarkan LNPT
3 hari
TPK Membuat cadangan agihan APC mengikut kuota
1 hari
PP Menyediakan fail dan dokumen untuk mesyuarat PPSM
2 hari
PPSM Membuat keputusan pencalonan APC
1 hari
PP Menyediakan minit mesyuarat PPSM
3 hari
TPK Menyemak minit mesyuarat PPSM
3 hari
PK
Membuat pengesahan dan menandatangani minit mesyuarat
1 hari
PP
Menyediakan surat iringan dan melampirkan minit mesyuarat PPSM .beserta laporan terperinci markah prestasi staf
1 hari
PP/TPK
Penghantaran dokumen secara serahan tangan ke Bhg.Prestasi & Peningkatan Kerjaya
1 hari
Tamat
16. CARTA ALIR URUSAN KENAIKAN PANGKAT STAF AKADEMIK
TANGGUNG JAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
Mula
PP/PPK Menerima borang permohonan
PP/PPK Menguruskan mesyuarat AJK Kecil Kesepakaran
3 hari
PP/PPK Menyediakan minit mesyuarat j/kuasa kecil kesepakaran
3 hari
PK
Tandatangan dan sahkan minit mesyuarat j/kuasa kecil kesepakaran
1 hari
PP Sediakan surat iringan
1 hari
TPK Tandatangan surat iringan
1 hari
PP
Photostat semua dokumen untuk salinan fail kenaikan pangkat(SULIT)
15 Minit
TPK
Penghantaran dokumen secara serahan tangan ke Bhg.Prestasi & Peningkatan Kerjaya
1 hari
Tamat
17. CARTA ALIR URUSAN KENAIKAN PANGKAT STAF SOKONGAN
TANGGUNG JAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
Mula
PT
Sediakan draf iklan kekosongan jawatan kenaikan pangkat
PE Semak draf iklan
3 hari
PE Membawa draf untuk diluluskan
3 hari
TPK Tandatangan draf iklan
1 hari
PT Terima dan rekod borang permohonan yang lengkap dengan lampiran biodata pemohon
1 hari
PT
Senaraikan calon-calon untuk diserahkan kepada Pegawai Eksekutif untuk semakan dan senarai pendek
1 hari
PE Menyenarai pendek calon-calon yang akan dipanggil temuduga untuk tindakan Penolong Pendaftar
15 Minit
PP
Membawa dokumen permohonan dan senarai pendek untuk dibawa ke mesyuarat j/kuasa kenaikan pangkat
1 hari
TPK
Bertindak sebagai setiausaha
PK
Semak semua calon yang berkelayakan dalam j/kuasa bagi menetapkan tarikh temuduga
PP
Menyediakan surat panggilan temuduga kepada calon-calon
Sambung
A
Sambung
TPK
Menandatangani surat panggilan temuduga
PAP Edarkan surat panggilan temuduga
PT
Membuat salinan surat panggilan temuduga untuk fail kenaikan pangkat
PE
Menyediakan dokumen dan fail untuk j/kuasa kenaikan pangkat
PP Menyemak dokumen dan fail
sebelum dibawa ke mesyuarat j/kuasa
PP
Bertindak sebagai setiausaha pada hari temuduga dijalankan
PE
Menyediakan persiapan bilik temuduga /jamuan panel ,fail temuduga,fail peribadi,buku perkhidmatan dan laporan finger tec 3 bulan terkini
TPK Menjemput panel temuduga dari bahagian perjawatan UiTM Shah Alam untuk turut sama
PK
Bertindak sebagai Pengerusi pada hari dan waktu temuduga dijalankan
PP
Minitkan butiran setiap calon yang ditemuduga
TPK
Semak dan sahkan minit temuduga
TPK Semak dan sahkan minit temuduga
Sambung
B
C
Sambung
PK
Melulus dan membuat keputusan calon-calon yang layak dipertimbangkan untuk kenaikan pangkat
TPK
Menghantar dokumen temuduga bagi calon-calon yang Berjaya kepada Bhg Prestasi & Peningkatan Kerjaya,UitM Shah Alam
Tamat
D
18. CARTA ALIR PENGESAHAN JAWATAN STAF AKADEMIK
TANGGUNG JAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
Mula
PT
Menerima 3 perkara berikut: i)Sijil Kursus Induksi Modul Umum dan Khusus yang lulus denga jayanya atau surat pengecualian dari menghadiri Kursus di atas ii) Lulus menghadiri kursus Asas Pengajaran iii) telah menyelesaikan RMI
Sekali sebulan
PT Melengkapkan borang perakuan pengesahan ke dalam perkhidmatan
1 hari
PP/TPK Menandatangani lampiran B sebagai saksi pemilihan opsyen skim perkhidmatan berpencen atau KWSP
20 Minit
PT
Mendapatkan tandatangan dan sokongan dari TPHEA
3 Hari
PT/PE
Menetapkan tarikh untuk temuduga pengesahan jawatan bersama Pengarah Kampus
1 Minggu
PT Menyediakan surat panggilan temuduga
1 Hari
PK Menandatangani borang perakuan pengesahan ke dalam perkhidmatan semasa temuduga berlangsung
1 Hari
PT Membuat salinan untuk fail am dan fail peribadi.
30 Minit
PAP
Rekod dan menghantar dokumen secara berdaftar atau serahan tangan
15 Minit
Tamat
19. CARTA ALIR PENGESAHAN JAWATAN STAF SOKONGAN
TANGGUNG JAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
Mula
PT
Menyenaraikan nama staf yang telah memenuhi syarat yang ditetapkan i)Lulus Kursus Induksi Umum dan Khusus dengan jayanya ataua surat pengecualian menghadiri Kursus ii)Lulus peperiksaan perkhidmatan bagi yang berkaitan iii) Markah prestasi memenuhi syarat untuk diperakukan
Sekali sebulan
PT Melengkapkan borang perakuan pengesahan ke dalam perkhidmatan
1 hari
PT Membuat analisa 6 bulan finger tec staf yang hendak diperakukan
1 hari
PT
Mendapatkan tandatangan dan sokongan daripada Ketua Bahagian /Unit staf berkenaan
3 hari
PT/PE
Menetapkan tarikh untuk temuduga pengesahan jawatan bersama Pengarah Kampus
1 minggu
PT Menyediakan surat panggilan temuduga
10 Minit
PP
Menandatangani surat panggilan temuduga
5 Minit
PK Menandatangani borang perakuan pengesahan ke dalam perkhidmatan semasa temuduga berlangsung
1 hari
PT
Membuat salinan untuk fail am dan fail peribadi sebelum dihantar ke Bhg.Prestasi & Peningkatan Kerjaya
20 Minit
PAP
Rekod dan menghantar dokumen secara berdaftar atau serahan tangan
1 Hari
Tamat
LATIHAN DAN PEPERIKSAAN
20. ANALISIS KEPERLUAN LATIHAN KAKITANGAN
20.1 CARTA ALIR MENGENALPASTI KEPERLUAN LATIHAN KAKITANGAN
TANGGUNG JAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
MULA
PE
Menyediakan borang soal selidik TNA
PE Kenalpasti senarai agihan mengikut bahagian
PE
Serahkan pada Kerani untuk menyediakan surat agihan serta kenalpasti bilangan salinan perlu dibuat.
PT
Terima daripada PE untuk tindakan pengagihan borang
PT
Buat surat agihan borang dan serah kepada PAP untuk membuat salinan serta edaran
PT
Terima semula borang soalselidik untuk semakan
PAP
Buat salinan borang mengikut jumlah serta salinan surat agihan.
PAP
Edar borang ke setiap bahagian
PE
Sediakan jadual TNA berdasarkan semakan maklumat yang diterima mengikut kompetensi & gred jawatan
PE
Majukan jadual TNA kepada JPbSM
TAMAT
21. PERANCANGAN LATIHAN GENERIK & FUNGSIONAL KAKITANGAN PENTADBIRAN 21.1 CARTA ALIR PENYEDIAAN JADUAL PERANCANGAN LATIHAN GENERIK & FUNGSIONAL
TANGGUNG JAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
MULA
PE
Semak senarai keperluan latihan daripada borang soalselidik & skt
PE Sediakan jadual TNA berdasarkan maklumat mengikut kompetensi dan gred jawatan
PE
Serah pada PP/PPK untuk semakan
PP/PPK
Semak jadual TNA dan kenalpasti sekiranya ada keperluan tambahan atau pembetulan
PP/PPK
Serah kepada PE untuk pembetulan dan tindakan seterusnya
PE
Buat pembetulan berdasarkan semakan PP/PPK
PE
Serah kepada Kerani untuk tindakan seterusnya
PT
Buat surat iringan dan salinan dokumen sebelum dihantar ke JPbSM, Shah Alam
PT
Fail salinan dokumen dalam Fail Latihan
PAP
Urus penghantaran dokumen melalui Pos Berdaftar atau serahan tangan.
TAMAT
22. PENGENDALIAN LATIHAN KAKITANGAN 22.1 CARTA ALIR PENGENDALIAN LATIHAN GENERIK UNTUK KAKITANGAN
TANGGUNG JAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
Mula
PE Sediakan kertas kerja dan serah pada PP/PPK untuk semakan
PP/PPK Semak kertas kerja serta permohonan bajet latihan
PE Majukan permohonan ke Mesyuarat PPSM untuk kelulusan
TPK Bentangkan dalam Mesyuarat PPSM untuk kelulusan
PE Terima kelulusan PPSM
PE
Maklumkan tajuk & tarikh kursus kepada staf melalui email untuk penyertaan
PT
Terima maklumbalas daripada pemohon & sediakan senarai peserta
PT
Buat penyediaan fail kursus serta keperluan latihan yang berkaitan latihan
PT
Keluarkan surat kepada peserta untuk makluman penyertaan
PT
Buat salinan surat untuk simpanan fail latihan.
Sambung
A
Sambung
PAP
Urus penghantaran surat kepada peserta.
TAMAT
B
22.2 CARTA ALIR PENGENDALIAN LATIHAN FUNGSIONAL UNTUK KAKITANGAN
TANGGUNG JAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
Mula
PE Terima permohonan latihan & buat semakan permohonan
PE Majukan permohonan ke Mesyuarat PPSM
TPK Bentangkan dalam Mesyuarat PPSM untuk kelulusan
PE Terima kelulusan minit Mesyuarat PPSM
PE Serah kepada Kerani untuk tindakan seterusnya
PT
Keluarkan surat kelulusan permohonan & buat salinan untuk simpanan fail latihan
PAP
Urus penghantaran surat kelulusan kpd Ketua Jabatan/HEA (Pensyarah)
TAMAT
23. PEMANTAUAN JAM LATIHAN KAKITANGAN 23.1 CARTA ALIR PROSES PENYEMAKAN JAM LATIHAN KAKITANGAN PENTADBIRAN
TANGGUNG JAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
Mula
PE Mohon laporan jam Mohon kursus daripada Kerani
PT Kemaskini sistem STARS V3 berkaitan jam kursus latihan
PT Muat turun data statistik jam latihan daripada sistem
PT Buat penyusunan data berdasarkan kepada format yang diperluka
PT Sediakan laporan dan simpan salinan untuk fail latihan.
PE
Terima laporan jam kursus daripada Kerani & kenalpasti staf yang belum mencapai jumlah 42 jam latihan.
PE
Keluarkan surat peringatan & makluman kepada Ketua Jabatan & salinan kepada staf yang belum mencapai jumlah jam latihan
PE Membuat perancangan untuk memberi latihan kepada staf yang dikenalpasti belum mencapai jam latihan.
Tamat
23.2 CARTA ALIR PROSES PENYEMAKAN JAM LATIHAN KAKITANGAN AKADEMIK
TANGGUNG JAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
MULA
PE Mohon laporan jam kursus daripada Kerani & Unit iLQaM bagi pengendalian oleh pihak iLQaM
PT Kemaskini sistem STAR V3 berkaitan jam kursus latihan
PT Muat turun data statistik jam latihan daripada sistem
PT Buat penyusunan data berdasarkan kepada format yang diperlukan
PT Sediakan laporan dan simpan salinan untuk fail latihan.
PE
Terima laporan jam kursus daripada Kerani & kenalpasti staf yang belum mencapai jumlah 42 jam latihan
PE
Keluarkan surat peringatan & makluman kepada Ketua Jabatan & salinan kepada staf yang belum mencapai jumlah jam latihan
PE Membuat perancangan untuk member latihan kepada staf yang dikenalpasti belum mencapai jam latihan
TAMAT
24. KURSUS INDUKSI 24.1 CARTA ALIR PENCALONAN PENYERTAAN KURSUS INDUKSI
TANGGUNG JAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
MULA
PE Terima senarai calon Kursus Induksi daripada pihak JPbSM Shah Alam melalui faks
PE Majukan senarai nama kepada kerani untuk makluman kepada calon yang terpilih
PT Maklumkan pencalonan kepada penama melalui telefon/email.
PT Serahkan surat & mohon calon mengisi borang pengesahan kehadiran
PT Hantar borang pengesahan kehadiran kepada pihak JPbSM
PT
Buat tempahan kenderaan di Unit Kenderaan untuk keperluan calon.
PT
Maklum kepada peserta berhubung tarikh/masa/tempat menunggu kenderaan
TAMAT
25. KURSUS KENEGARAAN (BTN) 25.1 CARTA ALIR PENCALONAN PENYERTAAN KURSUS BTN
TANGGUNG JAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
MULA
PE Terima senarai calon Kursus BTN daripada pihak JPbSM Shah Alam melalui faks
PE Majukan senarai nama kepada kerani untuk makluman kepada calon yang terpilih
PT Maklumkan pencalonan kepada penama melalui telefon/email.
PT Serahkan surat & mohon calon mengisi borang pengesahan kehadiran
PT Hantar borang pengesahan kehadiran kepada pihak JPbSM
PT
Buat tempahan kenderaan di Unit Kenderaan untuk keperluan calon.
PT
Maklum kepada peserta berhubung tarikh/masa/tempat menunggu kenderaan
TAMAT
26. MEMPROSES PERMOHONAN LATIHAN 26.1 CARTA ALIR PENGENDALIAN PROSES PERMOHONAN LATIHAN ANJURAN UNIT LATIHAN, BAHAGIAN PENTADBIRAN
TANGGUNG JAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
MULA
PE Buat makluman kepada semua staf berhubung latihan yang akan dianjurkan melalui email
PE Terima permohonan daripada staf yang berminat
PE Semak keperluan permohonan setiap staf & maklum kepada Ketua Jabatan masing-masing terlebih dahulu
PE Majukan senarai nama kepada kerani untuk makluman kepada calon yang terpilih
PT
Maklumkan senarai peserta terpilih melalui email berserta tentatif program kursus
PT
Sediakan surat jemputan hadir ke kursus tersebut
PP/PPK/ TPK Semak surat jemputan sebelum ditandatangani
PP/PPK/ TPK Serah kepada kerani untuk tindakan seterusnya
PT Buat salinan untuk simpanan fail latihan & serah surat jemputan kepada PAP untuk edaran
PAP
Buat edaran surat jemputan mengikut jabatan & salinan untuk fail peribadi staf
TAMAT
26.2 CARTA ALIR PENGENDALIAN PROSES PERMOHONAN LATIHAN ANJURAN JPBSM DALAM E- LATIHAN
TANGGUNG JAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
MULA
PE Semak permohonan staf di dalam e-Latihan
PE Maklumkan terlebih dahulu permohonan kepada setiap Ketua Jabatan sebelum menyokong permohonan
PE Klik samada menyokong atau tidak menyokong permohonan staf & dimajukan untuk tindakan PP/PPK/TPK
PP/PPK/ TPK Semak permohonan yang disokong untuk tujuan kelulusan
PP/PPK/ TPK
Klik samada diluluskan atau tidak. Sekiranya tidak, maklum kepada PE
PE
Sekiranya permohonan tidak diluluskan maklum kepada staf berkenaan
TAMAT
26.3 CARTA ALIR PENGENDALIAN PROSES PERMOHONAN LATIHAN ANJURAN JABATAN LUAR (DALAM NEGARA)
TANGGUNG JAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
MULA
PE Terima permohonan latihan daripada staf
PE Semak keperluan latihan dan pastikan permohonan lengkap
PE Majukan permohonan ke Mesyuarat PPSM
PP/PPK Masukkan permohonan ke dalam agenda PPSM
TPK
Bentang permohonan dalam Mesyuarat PPSM
PE
Terima keputusan PPSM
PE Maklum keputusan PPSM kepada pemohon samada diluluskan atau tidak
PE Sediakan surat kelulusan permohonan untuk makluman pemohon
PT Buat salinan surat kelulusan permohonan untuk simpanan fail latihan.
PT Proses surat untuk edaran & sertakan bersama Borang Menghadiri Kursus Organisasi Luar.
PAP
Edar surat kepada pemohon/jabatan.
TAMAT
26.4 CARTA ALIR PENGENDALIAN PROSES PERMOHONAN LATIHAN LUAR NEGARA
TANGGUNG JAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
MULA
PE Terima permohonan latihan daripada staf
PE Semak keperluan latihan dan pastikan permohonan lengkap berserta dokumen sokongan
PE Majukan permohonan ke Mesyuarat PPSM
TPK Bentang permohonan dalam Mesyuarat PPSM
TPK
PPSM tentukan Panel Penilai untuk menilai kertas kerja pemohon
PE
Hantar Borang Penilaian berserta salinan Kertas Kerja pemohon kepada Panel Penilai yang dilantik (3 hari bekerja)
PE Terima semula Borang Penilaian yang telah lengkap dan majukan semula ke Mesyuarat PPSM
TPK Bentang semula permohonan berdasarkan laporan penilai untuk pertimbangan kelulusan
TPK
Maklum keputusan kepada PE untuk tindakan selanjutnya
PE Sediakan surat permohonan kelulusan berserta dokumen untuk mendapat kelulusan Naib Canselor & JPbSM
PT
Buat salinan permohonan untuk simpanan fail latihan
A
Sambung
Sambung
PT Majukan surat kepada Naib Canselor & JPbSM untuk memohon kelulusan permohonan
TAMAT
B
26.5 CARTA ALIR PENGENDALIAN PROSES PERMOHONAN LATIHAN NEGARA ASEAN
TANGGUNG JAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
MULA
PE Terima permohonan latihan daripada staf
PE Semak keperluan latihan dan pastikan permohonan lengkap berserta dokumen sokongan
PE
Majukan permohonan ke Mesyuarat PPSM
TPK Bentang permohonan dalam Mesyuarat PPSM
TPK
PPSM tentukan Panel Penilai untuk menilai kertas kerja pemohon
PE Hantar Borang Penilaian berserta salinan
Kertas Kerja pemohon kepada Panel Penilai yang dilantik (3 hari bekerja)
PE Terima semula Borang Penilaian yang telah lengkap dan majukan semula ke Mesyuarat PPSM
TPK
Bentang semula permohonan berdasarkan laporan penilai untuk pertimbangan kelulusan
TPK
Maklum keputusan kepada PE untuk tindakan selanjutnya
PE Hantar Borang Permohonan Kebenaran Ke Luar Negara untuk kelulusan NC dan sediakan surat kelulusan permohonan latihan kepada staf untuk tidnakan selanjutnya
PT
Buat salinan permohonan untuk simpanan fail latihan
PT Majukan surat kelulusan permohonan kepada pemohon untuk tindakan selanjutnya oleh pemohon
TAMAT
27. PANEL PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA 27.1 CARTA ALIR PROSES SEBELUM MESYUARAT PPSM
TANGGUNG JAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
MULA
PE Terima permohonan latihan daripada staf
PE Semak keperluan latihan dan pastikan permohonan lengkap berserta dokumen sokongan
PE
Sediakan data permohonan untuk minit PPSM
TPK Serah data permohonan kepada Setiausaha PPSM
TPK
Masukkan
PE
Hantar Borang Penilaian berserta salinan Kertas Kerja pemohon kepada Panel Penilai yang dilantik (3 hari bekerja)
PE Terima semula Borang Penilaian yang telah lengkap dan majukan semula ke Mesyuarat PPSM
TPK Bentang semula permohonan berdasarkan laporan penilai untuk pertimbangan kelulusan
TPK
Maklum keputusan kepada PE untuk tindakan selanjutnya
PE Hantar Borang Permohonan Kebenaran Ke Luar Negara untuk kelulusan NC dan sediakan surat kelulusan permohonan latihan kepada staf untuk tidnakan selanjutnya
A
Sambung
Saambung
PT
Buat salinan permohonan untuk simpanan fail latihan
PT Majukan surat kelulusan permohonan kepada pemohon untuk tindakan selanjutnya oleh pemohon
TAMAT
B
28. PEPERIKSAAN 28.1 CARTA ALIR PENGENDALIAN PEPERIKSAAN TAHAP KECEKAPAN KAKITANGAN PENTADBIRAN GRED 1-16
TANGGUNG JAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
Mula
PE Terima makluman awal berhubung Permohonan Menduduki PTK
PE Maklum kepada semua staf melalui email & pekeliling untuk memohon secara atas talian
PE Terima makluman jadual peperiksaan
PE Maklum kepada semua pemohon & sediakan jadual temuduga.
PE Serah dahulu Borang Penilai 1 kepada setiap Ketua Jabatan yang terlibat
PE
Serah dahulu Borang Penilai 1 kepada setiap Ketua Jabatan yang terlibat
PP/PPK Menjalankan proses temuduga sebagai Penilai 2
PP/PPK Menjalankan proses temuduga sebagai Penilai 2
PP/PPK Memberi markah penilaian kepada calon
PP/PPK Serah untuk tindakan PE
PE Sediakan jadual pemarkahan dan serah untuk semakan TPK sebelum dihantar ke JPbSM
K Uruskan penghantaran dokumen secara SULIT samada menggunakan Pos Berdaftar atau Serahan Tangan
TAMAT
A
B
28.2 CARTA ALIR PENGENDALIAN PEPERIKSAAN TAHAP KECEKAPAN KAKITANGAN PENTADBIRAN GRED 17-41
TANGGUNG JAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
Mula
PE Terima makluman awal berhubung Permohonan Menduduki PTK
PE Maklum kepada semua staf melalui email & pekeliling untuk memohon secara atas talian
PE Terima makluman jadual peperiksaan
PE Ambil kertas soalan di JPbSM
PE Semak senarai calon yang mendaftar dan susun kertas soalan mengikut jawatan, gred dan Tahap Kecekapan.
K
Uruskan penyediaan dewan peperiksaan serta jadual pengawasan dan maklum kepada calon.
PE Uruskan proses pengawasan sepanjang peperiksaan berlangsung
PE Semak skrip jawapan & serah kepada Kerani untuk proses penghantaran ke JPbSM
K Uruskan pembungkusan skrip jawapan untuk dihantar ke JPbSM.
PP/PPK Serah untuk tindakan PE
PE Sediakan jadual pemarkahan dan serah untuk semakan TPK sebelum dihantar ke JPbSM
Sambung
Sambung
K Uruskan penghantaran dokumen secara SULIT samada menggunakan Pos Berdaftar atau Serahan Tangan
TAMAT
A
B
28.3 CARTA ALIR PENGENDALIAN PEPERIKSAAN JABATAN
TANGGUNG JAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
Mula
PE Terima makluman awal berhubung Permohonan Menduduki Peperiksaan Jabatan
PE Maklum kepada semua staf melalui email & pekeliling untuk memohon secara atas talian
PE Terima makluman jadual peperiksaan
PE Ambil kertas soalan di JPbSM
PE Semak senarai calon yang mendaftar dan susun kertas soaalan mengikut jawatan.
K
Uruskan penyediaan dewan peperiksaan serta jadual pengawasan dan maklum kepada calon.
PE Uruskan proses pengawasan sepanjang peperiksaan berlangsung
PE Semak skrip jawapan & serah kepada Kerani untuk proses penghantaran ke JPbSM
K Uruskan pembungkusan skrip jawapan untuk dihantar ke JPbSM.
TAMAT
29.CARTA ALIR BAYARAN KEMUDAHAN & UTILITI - SEWAAN MESIN FOTOSTAT/PENAPIS AIR/CUKAI TANAH/CUKAI TAKSIRAN
TANGGUNGJAWAB
ALIRAN
KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
Mula
PT Cop tarikh terima invois/bil
PT Menyemak invois atau bil yang diterima
PT Menaip PB 3/80 dan GRN
PT/PPK
Mendapatkan kelulusan daripada Penolong Pendaftar Kanan
PT/PO
Merekod jumlah dan membuat salinan sebelum menghantar ke Pejabat Bendahari
Tamat
30. CARTA ALIR KELULUSAN KERJA LEBIH MASA UITM CAWANGAN MELAKA
TANGGUNG JAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
Mula
Moderator / PT
Terima permohonan perancangan kerja lebih masa bahagian
Moderator / PT
Isi Fine Portal mohon kelulusan kerja lebih masa
TPK Semak permohonan & beri kelulusan (lulus) Tidak lulus-minta pemohon kemaskini
Moderator / PT
Cetak surat kelulusan dan edar kepada semua berkaitan
Tamat
31. CARTA ALIR PENGESAHAN PEMBAYARAN KERJA LEBIH MASA
TANGGUNG JAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
Mula
PT
Buat semakan laporan Finger Tec bagi kerja lebih masa
PT
Menyemak perkiraan yang dibuat serta sediakan PB dan GRN
TPK / PP Menandatangani penyata kira-kira ,PB dan GRN bagi tujuan pengesahan
PT
Merekod segala dokumen yang ingin dihantar ke Pejabat Bendahari
PT
Buat salinan untuk simpanan fail am
Tamat
32. CARTA ALIR PENGURUSAN MESYUARAT PENGURUSAN
TANGGUNG JAWAB
ALIRAN
KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
Mula
PE
Mendapat arahan untuk panggilan mesyuarat
PE
Menyediakan surat / email panggilan mesyuarat
PE
Serahkan surat kepada Timbalan Pendaftar Kanan /setiausaha j/kuasa untuk tandatangan
PT
Membuat salinan untuk Fail Am dan Fail Timbul
PT/PAP
Membuat edaran untuk panggilan mesyuarat serta menyediakan fail dan dokumen mesyuarat
Tamat
33. CARTA ALIR URUSETIA MESYUARAT MJEN/MKBU/PENTADBIRAN
TANGGUNG JAWAB
ALIRAN
KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
Mula
PE
Mendapat arahan untuk panggilan mesyuarat
PE
- Email panggilan mesyuarat - Tempahan makan - Penyediaan sampul kecil untuk MJPE (minit mesyuarat lepas)
PE
Mesyuarat berlangsung
PT
Penyediaan draf minit mesyuarat untuk semakan
PT/PAP
Membuat edaran minit dan salinan untuk direkod
Tamat
34. CARTA ALIR PENYEDIAAN BILIK MESYUARAT
TANGGUNGJAWAB
ALIRAN
KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
Mula
PT
Terima tempahan penggunaan bilik mesyuarat
PT/PAP
Pastikan bilik mesyuarat dalam keadaan sempurna
PAP
Menyediakan fasiliti yang diperlukan
Mesyuarat berlangsung
Tamat
35. CARTA ALIR MEMFAIL PEKELILING (DALAMAN / LUARAN)
TANGGUNG
JAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA
TEMPOH/ MASA
Mula
PT
Terima pekeliling untuk tindakan filing dan tandakan klasifikasi kod
PT
Semak tajuk pekeliling mengikut nombor klasifikasi kod
PT
Minitkan salinan pekeliling pada kertas minit
PT
PT
Masukkan ke dalam fail dan susun ke dalam kabinet mengikut nombor klasifikasi
PT
Tamat
36. CARTA ALIR PENGURUSAN BILIK MESYUARAT UTAMA (PEJABAT REKTOR)
TANGGUNG JAWAB
ALIRAN
KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
Mula
PT
Terima tempahan penggunaan bilik mesyuarat
PT
Semak penggunaan bilik mesyuarat dengan Pembantu Setiausaha Pejabat Kanan Rektor
PT
Rekod dalam buku tempahan bilik mesyuarat
PT
Membuat paparan tajuk mesyuarat di ‘Standing Board’
Tamat
37. CARTA ALIR PENGURUSAN TEMPAHAN DEWAN LATIHAN MINI (PEJABAT PENTADBIRAN)
TANGGUNGJAWAB
ALIRAN
KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
Mula
PT
Terima tempahan penggunaan Dewan Latihan Mini
PT
Semak penggunaan Dewan Latihan dengan Unit Latihan
PT
Rekod dalam buku tempahan
PT
Memberi maklum balas kepada pemohon melalui email
Tamat
38. CARTA ALIR MENGURUSKAN PERMOHONAN PENGGUNAAN DATARAN KERIS (KPP1)
Tanggung
Jawab
Aliran Kerja
Proses Kerja
Tempoh/Masa
Mula
PT
Membuat semakan permohonan (jadual penggunaan Dataran Keris)
PT
Memaklumkan kepada pemohon samada mendapat kelulusan atau sebaliknya melalui email, talian telefon dan borang permohonan
PT Seterusnya tarikh penggunaan akan dicatatkan pada jadual penggunaan Dataran Keris
PT Membuat salinan surat untuk simpanan fail
Tamat
39. CARTA ALIR PERMOHONAN PENGGUNAAN DEWAN TAMING SARI
Tanggung
Jawab
Aliran Kerja
Proses Kerja
Mula
P
Mengajukan surat permohonan daripada bahagian/pejabat/unit kepada Rektor
R
Rektor akan memaklumkan kelulusan melalui minit yang dicatatkan pada surat permohonan
PT
Memaklumkan kepada pemohon samada mendapat kelulusan atau sebaliknya melalui e-mel/surat
PT
Seterusnya tarikh penggunaan akan dicatatkan pada jadual penggunaan Dewan Taming Sari
PT/P
Borang akan diserahkan kepada pemohon untuk di lengkapkan. Pemohon perlu mendapatkan tandatangan :
1) Pejabat Pentadbiran
2) Unit Komunikasi Korporat
3) Pejabat Teknologi Maklumat
4) Pejabat Pengurusan Fasiliti & ICT beserta salinan surat permohonan yang telah diluluskan untuk makluman serta tindakan seterusnya
PT
Borang asal dan salinan surat permohonan penggunaan DTS yang telah lengkap hendaklah dihantar ke Pejabat Pentadbiran
Tamat
Ya
Tidak
40. CARTA ALIR MENGURUSKAN PERMOHONAN SKIM KHIDMAT PELAJAR (SKP)
TANGGUNG JAWAB
ALIRAN KERJA PROSES KERJA
TEMPOH
Mula
R
TPK
PE
Mengajukan surat permohonan daripada bahagian/unit yang memerlukan pelajar SKP kepada Rektor
R Sekiranya permohonan tersebut mendapat kelulusan daripada Rektor, proses yang selanjutnya adalah penyediaan pelajar SKP
PE
PT
Menerima dan menyemak borang permohonan yang dihantar oleh pelajar
TPK
PE
Temuduga diadakan di Bahagian Pentadbiran untuk memilih pelajar yang bersesuaian
TPK
PE
Surat pelantikan akan dikeluarkan kepada pelajar yang berjaya untuk menjalankan tugas dibahagian/unit yang memerlukannya
PT
PAP
Membuat salinan surat kepada Bahagian Keselamatan, Bendahari, bahagian yang terlibat dan satu salinan untuk simpanan fail
Tamat
41. CARTA ALIR MENGURUSKAN PERMOHONAN PELAJAR LUAR UNTUK MENJALANI LATIHAN PRAKTIK DI UiTM CAWANGAN MELAKA
TANGGUNG JAWAB
ALIRAN KERJA PROSES KERJA
TEMPOH
Mula
PE
Mengajukan surat permohonan daripada pelajar berkenaan kepada mesyuarat PPSM
PE Setelah mendapat kelulusan daripada mesyuarat PPSM, surat maklumbalas akan dikeluarkan kepada pemohon
PE
Surat maklumbalas akan ditandatangani oleh Timbalan Pendaftar Kanan
PT/PAP Seterusnya surat akan di hantar melalui fax dan pos kepada pemohon
PT/PAP
Membuat salinan surat kepada Bahagian Keselamatan, bahagian yang terlibat dan satu salinan untuk simpanan fail
Tamat
42. CARTA ALIR KEPERLUAN PERALATAN DAN KELENGKAPAN PEJABAT
TANGGUNG JAWAB
ALIRAN
KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
Mula
PT Membuat semakan dan menyenaraikan peralatan yang tidak mencukupi
PT/PP Buat surat permohonan beserta senarai peralatan yang diperlukan dan tandatangani oleh Penolong Pendaftar
PT Majukan surat permohonan ke pihak Bendahari untuk kelulusan
PT/PP Apabila pihak Bendahari telah meluluskan permohonan, sediakan borang PB 3/80 ditandatangani oleh Penolong Pendaftar bagi tempahan peralatan
PT Hantar borang PB 3/80 ke pihak Bendahari untuk proses tempahan seterusnya
PTJ Setelah diluluskan oleh pihak Bendahari, pembekal akan menghantar peralatan yang diperlukan ke pejabat
PT
Setelah menerima peralatan, sediakan borang pengesahan kerja bagi tujuan pembayaran kepada pembekal
PT Merekod masuk semua peralatan pejabat (alat tulis)
Tamat
43. CARTA ALIR PEMBELIAN PERABOT
TANGGUNG JAWAB
ALIRAN
KERJA
PROSES KERJA TEMPOH
Mula
PE Menyediakan surat permohonan / kertas kerja kepada Rektor dan ditandatangani oleh TPK/PP
PT/PP Setelah mendapat kelulusan MJPE, majukan ke pihak BPPF / Bendahari
PT Apabila pihak Bendahari telah meluluskan permohonan, sediakan borang PB 3/80 ditandatangani oleh Penolong Pendaftar bagi tempahan peralatan
PT/PP Hantar borang PB 3/80 ke pihak Bendahari untuk proses tempahan seterusnya
PT Setelah diluluskan oleh pihak Bendahari, pembekal akan menghantar peralatan yang diperlukan ke pejabat
PT Setelah menerima perabot, sediakan borang pengesahan kerja bagi tujuan pembayaran kepada pembekal
PT
Merekod masuk semua perabot
Tamat
44. CARTA ALIR PENGURUSAN & GERAKAN KUALITI PEJABAT PENTADBIRAN
TANGGUNG
JAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA
TEMPOH/ MASA
Mula
KETUA
Mesyuarat diadakan mengikut tarikh mesyuarat Bahagian Pentadbiran
SEMUA STAF
Pengagihan tugas kepada semua ahli mengikut zon seperti didalam jadual yang telah disediakan
SEMUA STAF
Memastikan gerakan kualiti sentiasa diamalkan dengan baik
Tamat
45. CARTA ALIR PENGURUSAN 5S PEJABAT PENTADBIRAN (KAG)
TANGGUNG
JAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA
TEMPOH/ MASA
Mula
Semua staf PTD
Mesyuarat diadakan mengikut tarikh mesyuarat Bahagian Pentadbiran
PT
Pengagihan tugas kepada semua ahli mengikut zon seperti didalam jadual yang telah disediakan
TPK/PP/EO/PT/PA
P
Memastikan amalan 5S sentiasa diamalkan seperti yang telah dijadualkan
TPK/PP/EO/PT/PAP
Memastikan Persekitaran/kawasan-kawasan tempat kerja disusun atur
Tamat
46. CARTA ALIR LAPORAN TAHUNAN PEJABAT PENTADBIRAN (KAG)
TANGGUNG
JAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA
TEMPOH/ MASA
Mula
PT
Menerima maklumat dari Pegawai
PT
Mencatat tarikh /masa/tajuk /lokasi aktiviti di dalam jadual perancangan
PT
Kemaskini maklumat / jadual
PT
Cetak laporan
Tamat
47. CARTA ALIR LAPORAN BULANAN KAD PERAKAM WAKTU STAF
TANGGUNG
JAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA
TEMPOH/ MASA
Mula
MKBU
Perlu mengisi borang berikut di Sistem e Kedatangan sekiranya : 1.Borang Kuning Staf sekiranya lewat. 2. Borang Hijau sekiranya Ada tugasan rasmi. 3. Borang Putih sekiranya ada urusan tidak rasmi
PT
Sediakan laporan bulanan setiap Bahagian dan membuat edaran untuk pengesah Ketua Jabatan
MKBU
Sahkan kehadiran staf
PP/PE
Sediakan laporan untuk di bentangkan dalam PPSM
Tamat
48. CARTA ALIR FAIL TIMBUL
TANGGUNG
JAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA
TEMPOH/ MASA
Mula
PT
Terima salinan surat-surat keluar Bahagian Pentadbiran daripada Penolong Pendaftar, Pegawai dan Pembantu Tadbir
PT
Menyusun kembali salinan surat-surat mengikut tarikh (dari 1-31hb) setiap bulan
PT
Menaip ke dalam format yang disediakan (Bi., Tarikh, Perkara, Makluman/Pegawai Bertanggungjawab) Semakan ejaan surat sebelum diserahkan kepada Pegawai
PT
Cetak dan serahkan kepada (Penolong Pendaftar, Pegawai Eksekutif)
PT
Tamat
49. CARTA ALIR FAIL DAN REKOD AM
TANGGUNG
JAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA
TEMPOH/ MASA
Mula
PT
Terima surat untuk tindakan filing dan tandakan klasifikasi kod
PT
Semak tajuk surat mengikut nombor klasifikasi kod
PT
Minitkan surat pada kertas minit
PT
Masukkan ke dalam fail dan susun ke dalam kabinet mengikut nombor klasifikasi
Tamat
50. CARTA ALIR PROSES PELUPUSAN FAIL & ARKIB
TANGGUNG
JAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA
TEMPOH/ MASA
Mula
PT
Terima fail yang akan ditutup atau diarkibkan
PT
PT
Asingkan fail tutup untuk dikotakkan ke dalam kotak arkib
PT
PT
Buat penilaian fail
PT
PT
Fail yang tidak bernilai disenaraikan untuk tujuan pelupusan
PT
PT
Fail yang ditutupkan disimpan dalam kotak arkib di Unit Arkib dalam tempoh 5 tahun. Fail disimpan dan dipelihara untuk memastikan keselamatannya
PT
PT
Fail mencapai 5 tahun di daftarkan dan dikemukakan ke Bahagian Arkib & Muzium Shah Alam untuk cadangan pelupusan
PP/PT
PT
Fail yang mendapat kelulusan pelupusan akan di ambil tindakan
PP/PT
Tamat
51. CARTA ALIR PELANTIKAN KOORDINATOR FAKULTI DAN KE ATAS
TANGGUNG
JAWAB
PROSES CARTA
ALIR PROSES KERJA
TEMPOH
Mula
PE
Hantar ‘reminder’ kepada Rektor / TRHEA, J/KK pencalonan ‘Google Doc’
6 bulan sebelum tamat pelantikan
J/k Kecil
Pencalonan
Buat Proses Pencalonan dalam talian 1 bulan
J/k Kecil Pencalonan
Analisa pencalonan dan hantar kepada Rektor/TRHEA/SU dan c.c Pegawai Eksekutif
7 hari
Rektor
TRHEA
Senarai pendek calon dan hantar kepada Pegawai Eksekutif
7 hari
PE
Temuduga
Calon dari senarai pendek yang diluluskan oleh Rektor diminta untuk mengisi borang pencalonan
2 hari
Calon senarai pendek
Perlu mengisi borang pelantikan mengikut masa yang ditetapkan
5 hari
J/kuasa Penilaian Borang
J/kuasa membuat penilaian terhadap calon-calon dan serahkan kepada PE Temuduga
5 hari
PE
Temuduga
Tetapkan tarikh dan uruskan temuduga
7 hari
SU MJEN Kemukakan minit kepada MJEN untuk kelulusan
7 hari
S/U
MJEN
Keluarkan keputusan MJEN dan serahkan kepada PE Temuduga
30 hari
sambungan
A
Sambung
PE Temuduga Serahkan borang pencalonan kepada penama dan hantar surat pelantikan ke Shah Alam
1. Pelantikan KPP dan ke atas di hantar ke Shah Alam untuk kelulusan
2. Pelantikan KF ke bawah lantikan oleh Rektor
5 hari
PE Temuduga Terima kelulusan dari Shah Alam. Serahkan borang penerimaan pelantikan kepada penama untuk dilengkapkan dan di hantar semula ke Shah Alam
Bergantung kepada kelulusan Shah Alam
Penama Isi borang Akuan Penerimaan Pelantikan
14 hari
PE Fail & buat hebahan
1. Urusan elaun
2. Hebahan kepada Alluser
3. Urusan Rekod dan Failing
3 hari
Tamat
Tidak
Ya
B
52. CARTA ALIR PENGURUSAN NOMBOR PEKELILING REKTOR
TANGGUNG
JAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA
TEMPOH/ MASA
Mula
Terima permohonan dari Bahagian/Unit untuk nombor bilangan pekeliling Rektor
SP
Mengenalpasti nombor pekeliling dan memberi nombor pekeliling kepada pemohon
SP
Semak pekeliling yang dikeluarkan sebelum diedar kepada semua bahagian/unit
PT
Pekeliling diedarkan kepada semua bahagian/unit
Tamat
53. CARTA ALIR PROSES PENGEDARAN/KAWALAN/SIMPANAN PEKELILING REKTOR
TANGGUNG
JAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA
TEMPOH/ MASA
Mula
SP
Terima pekeliling
PT
Rekod pekeliling yang diterima dalam buku rekod pekeliling
PT
Simpan pekeliling dalam fail mengikut kategori
Tamat
54. CARTA ALIR PENGURUSAN NOMBOR PEKELILING BAHAGIAN PENTADBIRAN
TANGGUNG
JAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA
TEMPOH/ MASA
Mula
PAP
Terima permohonan dari untuk nombor bilangan pekeliling Bahagian Pentadbiran
PAP
Mengenalpasti nombor pekeliling dan memberi nombor pekeliling kepada pemohon
PT
Semak pekeliling yang dikeluarkan sebelum diedar kepada semua bahagian/unit
PT
Pekeliling diedarkan kepada semua bahagian/unit
Tamat
55. CARTA ALIR PROSES PENGEDARAN/KAWALAN/SIMPANAN PEKELILING BAHAGIAN PENTADBIRAN
TANGGUNG
JAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA
TEMPOH/ MASA
Mula
PAP
Terima pekeliling
PT
Rekod pekeliling yang diterima
PT
Simpan pekeliling dalam fail mengikut kategori
Tamat
56. CARTA ALIR PERHIMPUNAN BULANAN
TANGGUNG
JAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA
TEMPOH/ MASA
Mula
PE
Sediakan Kertas Kerja termasuk dengan aturcara program dan bajet untuk permohonan/kelulusan dan peruntukan majlis
PPK
Semak Kertas Kerja dan buat penambahan
PE Serahkan Kepada TPK
TPK Semak dan tandatangan Kertas Kerja
R Luluskan permohonan
TPK/PPK Buat Perancangan dan gerak cara Majlis serta tugas dan pengagihan tugas/buat mesyuarat
PE/PT Sediakan keperluan Majlis mengikut perancangan
- Aturcara Majlis - Buku Program - Senarai Jemputan - Cenderahati - Tempahan lokasi Majlis - Tempahan Makanan
PKP
Memaklumkan program kepada jemputan
PT Sediakan surat jemputan dan surat pelantikan jawatankuasa dan buat salinan fail am/fail timbul dan fail peribadi
A
O
E
da
rk
an
su
PO Edarkan surat jemputan, surat pelantikan dan tampal notis di papan kenyataan
B
O
E
da
rk
an
su
ra
t
je
m
pu
ta
n,
su
ra
t
pe
la
nt
ik
an
da
n
ta
m
pa
l
no
tis
di
pa
pa
n
ke
ny
at
aa
n
57. CARTA ALIR URUSETIA MAJLIS-MAJLIS TERANCANG / AD-HOC
TANGGUNGJAWAB
ALIRAN KERJA PROSES KERJA
TEMPOH
Mula
R TPK PP
Mendapatkan arahan daripada Rektor, Timb. Pendaftar Kanan, Penolong Pendaftar melalui mesyuarat atau perbincangan pihak pengurusan
PE
Menghantar makluman kepada semua staf UiTM Cawangan Melaka melalui email
TPK / PP / PE K / PKP / PAP
Menghantar surat jemputan & SMS kepada ahli-ahli MJPE, MKBU dan staf yang berkenaan
PP / PE / K / PAP
Mengenalpasti staf yang terlibat untuk agihan tugasan
TPK / PE K / PKP / PAP
Membuat persiapan bagi majlis yang bakal diadakan
TPK / PP / PE Membuat semakan sekali lagi sebelum majlis bermula
K
Membuat satu salinan segala maklumat yang digunapakai bagi majlis yang diadakan untuk simpanan fail
Tamat
58. CARTA ALIR MENGURUSKAN PERMOHONAN BADAN SWASTA / BERKANUN / KERAJAAN BAGI TUJUAN PENYEWAAN FASILITIS YANG TERDAPAT DI UiTM CAWANGAN MELAKA
TANGGUNGJAWAB
ALIRAN KERJA PROSES KERJA
TEMPOH
Mula
PE Menerima surat permohonan daripada Syarikat / organisasi swasta / badan berkanun / badan kerajaan bagi tujuan penggunaan / penyewaan fasilitis
PE Memaklumkan kepada Rektor untuk mendapatkan kelulusan dan kadar bayaran yang dipersetujui
PE Sekiranya mendapat kelulusan daripada Rektor, surat akan dikeluarkan kepada pemohon dan akan dimaklumkan untuk menetapkan tarikh dan lokasi.
PE PAP
Surat akan diposkan kepada pemohon yang diluluskan permohonannya atau sebaliknya
Pemohon akan membuat pembayaran awal sebelum program bermula atau pada tarikh yang telah ditetapkan kepada Bendahari
PAP Membuat salinan surat kepada Bahagian Keselamatan, bahagian yang terlibat dan satu salinan surat dan resit untuk simpanan fail am
Tamat
59. CARTA ALIR KELUAR/ MASUK DEPO / GARAJ/ TEMPAT MELETAK KENDERAAN
TANGGUNG JAWAB
ALIRAN KERJA PROSES KERJA TEMPOH
Mula
PYB
Terima arahan bertugas dan maklumat perjalanan
PYB
Memeriksa kenderaan dalam keadaan selamat untuk digunakan
PYB
Mencatat arahan memandu dalam buku log dan buku Rekod Keluar Masuk Kenderaan
PYB
Membawa keluar kenderaan seperti dijadualkan
PYB
Selepas selesai penggunaan kenderaan, merekod ke dalam buku log dengan lengkap
PYB
Membersihkan kenderaan
PYB
Menyimpan kenderaan di dalam depo dan merekodkan pemulangan serta keadaan kenderaan ke dalam buku Rekod Keluar Masuk Kenderaan.
PYB
Menyimpan kunci kenderaan ditempat yang ditetapkan.
60. CARTA ALIR LAPORAN KEHILANGAN KENDERAAN /PERALATAN UiTM
TANGGUNG JAWAB
ALIRAN KERJA PROSES KERJA TEMPOH
Mula
PYB
Membuat laporan lisan segera dan menyediakan laporan kehilangan menggunakan Borang Aduan Kehilangan Barang Persendirian/UiTM kepada PTJ
PTJ
Melaporkan kehilangan kepada Ketua Jabatan
KJ
Melantik Jawatankuasa Siasatan
JKS
Melaporkan hasil siasatan kpd. Pihak pengurusan secara rasmi, beserta dengan laporan polis & senarai kerosakan
Tamat
61. CARTA ALIR DAN PROSES TINDAKAN APABILA BERLAKU KEMALANGAN JALAN RAYA
TANGGUNGJAWAB
ALIRAN KERJA PROSES KERJA
Mula
PYB Berhentikan kenderaan ditempat yang selamat.
PYB
Arah dan bantu penumpang turun dan
tunggu ditempat yang selamat.
PYB
Hubungi PTJ.
Hubungi Polis Ambulan jika ada yang
cedera.
PTJ
Bantu PYB dapatkan bantuan kenderaan lain (sekiranya kenderaan tidak boleh bergerak) bagi membawa penumpang yang selamat.
PTJ membantu dan mengiringi PYB membuat laporan Polis.
PYB
Bawa kenderaan ke Balai Polis berhampiran tempat kejadian hingga selesai laporan.
Tamat
62. CARTA ALIR DAN PROSES KEROSAKAN KECEMASAN
TANGGUNGJAWAB
ALIRAN KERJA PROSES KERJA
Mula
PYB Berhentikan kenderaan ditempat yang selamat.
PYB
Arah dan bantu penumpang turun
dan tunggu ditempat yang selamat.
Hubungi PTJ untuk bantuan
PTJ/PYB
Tunggu kenderaan hingga bantuan
diterima. PTJ membantu PYB
dapatkan bantuan kenderaan lain
bagi penumpang atau pengguna
untuk teruskan destinasi dari
Kampus lain jika tempat kejadian
jauh dari pejabat.
PTJ
Uruskan pembaikan kenderaan jika boleh ditempat kejadian atau menunda ke bengkel berdekatan.
Minta bantuan dari kampus lain jika perlu dan dapatkan pengesahan.
Tamat
63. CARTA ALIR DAN PROSES TUNTUTAN KEMALANGAN JALAN RAYA
TANGGUNGJAWAB
ALIRAN KERJA PROSES KERJA
Mula
PYB Bawa kenderaan dan buat laporan di Balai Polis berdekatan tempat kejadian.
PTJ
Dapatkan Salinan Laporan Polis dan
salinan gambar kenderaan yang
terlibat.
PTJ
Dapatkan laporan Kerosakan
Kenderaan Kerajaan dari JKR
Cawangan Kejuruteraan Mekanikal
dan melengkapkan Borang Tuntutan
Insuran.
PTJ
Menyemak dan mengesahkan Borang Tuntutan Insuran dan Dokumen lampiran yang disertakan.
PYB
Bawa kenderaan ke bengkel yang disyorkan oleh pihak insuran untuk dibaik pulih.
PTJ/PYB
Kenderaan diujipandu selepas pembaikan.
Tamat
YA TIDAK
