manual pengguna sistem kursus ict online … · proses kerja 3.1 proses kerja utama 7 3.2 proses...

Sistem Kursus ICT Online UPMN (eKURSUS)

Manual Pengguna v1.2

PROJEK RUJUKAN KONF. PENGURUSAN ID KESELAMATAN VERSI TARIKH MUKA SURAT

Sistem eKURSUS Manual Pengguna Sistem eKURSUS TERHAD 1.2 01 Ogos 2011 1 dari 74

UNIT PENGURUSAN MAKLUMAT NEGERI, 2015

MANUAL PENGGUNA

SISTEM KURSUS ICT ONLINE

UNIT PENGURUSAN MAKLUMAT NEGERI

(eKURSUS)

v1.2






Nama Projek:

Sistem Kursus ICT Online Unit Pengurusan Maklumat Negeri (eKURSUS)

Penasihat Projek: En. Ishamudin bin Hashim Pengarah Projek: Pn. Nor Hashimah binti Yusof

Nama Dokumen: Manual Pengguna Sistem eKURSUS

Versi Dokumen: 1.2 Tarikh Versi: 01 Ogos 2011

Disediakan oleh: Pn. Nor Hayati binti Ismail Tarikh: 01 Ogos 2011






KANDUNGAN

BIL TAJUK M/SURAT

1. Pengenalan 5

2. Carta Aliran Proses 6

3. Proses Kerja

3.1 Proses Kerja Utama 7 3.2 Proses Kerja Mengikut Fungsi 3.2.1 Pemohon 8

3.2.2 Pentadbir Sistem 9

4. Antaramuka Sistem

4.1 Pemohon

4.1.1 Log Masuk/Login 10

4.1.2 Laman Utama Pemohon 11

4.1.3 Kemasukan/Kemaskini Maklumat Pemohon 12

4.1.4 Kemasukan/Kemaskini Kursus Yang Dipohon 14

4.1.5 Kemasukan/Kemaskini Kursus Yang DiHadiri 17

4.1.6 Semak Permohonan 20

4.1.7 Cetak Permohonan 21

4.1.8 Penilaian Kursus 22

4.1.9 Kandungan Kursus 23

4.1.10 Jadual Kursus 24

4.2 Pentadbir Sistem

4.2.1 Log Masuk/Login 25

4.2.2 Kemaskini Siri Kursus 26

4.2.2.1 Kemaskini Siri Kursus Individu 27

4.2.2.2 Kemaskini Siri Kursus Keseluruhan 28

4.2.3 Pemilihan Peserta 29

4.2.4 Surat Kursus 31

4.2.5 Borang Kehadiran 34

4.2.6 Kemaskini Kehadiran Peserta 36

4.2.7 Cetak Sijil 38

4.2.8 Surat Sijil 41

4.2.9 Kemaskini Akhir Tahun 43

4.2.10 Kemaskini Pemohon 44

4.2.11 Kemaskini Kursus Pohon 48

4.2.12 Kemaskini Kursus Hadir 51

4.2.13 Paparan Pemohon Mengikut Kursus 54

4.2.14 Paparan Pemohon Mengikut Nama 56

4.2.15 Papar Jadual Kursus 56






4.2.16 Laporan pemohon Mengikut Kursus dan Daerah 57

4.2.17 Statistik Mengikut Kursus 58

4.2.18 Statistik Bilangan Kursus Mengikut Status 59

4.2.19 Statistik Mengikut Jabatan 60

4.2.20 Statistik Kehadiran Mengikut Jabatan 61

4.2.21 Statistik Kursus Yang Telah Dijalankan Mengikut Tahun 62

4.2.22 Borang Penilaian 63

4.2.23 Statistik Penilaian Kursus Mengikut Siri 64

4.2.24 Statistik Penilaian Kursus Mengikut Kursus 65

4.2.25 Fail Daerah 65

4.2.26 Fail Jabatan 66

4.2.27 Fail PTJ/Bahagian 67

4.2.28 Fail Tempat 68

4.2.29 Fail Kursus 69

4.2.30 Jadual Kursus 70

4.2.31 Fail Skim 71

4.2.32 Fail Jawatan 71

4.2.33 Fail Surat 72

4.2.34 Fail Pengguna 73

4.2.35 Fail Kandungan 73

4.2.36 Fail Isi Kandungan Kursus 74

4.2.37 Cetak Sampul Surat 74






1. PENGENALAN

Sistem Kursus ICT Online UPMN (eKURSUS) dibangunkan bagi mengurus permohonan kursus-kursus ICT anjuran

Unit Pengurusan Maklumat Negeri Terengganu. Dengan adanya sistem ini, permohonan dapat dibuat secara terus

(on-line) oleh kakitangan daripada jabatan/agensi Kerajaan Negeri Terengganu. Permohonan boleh dibuat sekaligus

sepanjang tahun kerana jadual kursus yang terancang dikleuarkan pada setiap awal tahun.

Sistem eKURSUS dibangunkan secara web base aplication menggunakan perisian sumber terbuka. Sistem ini boleh

diakses di alamat http://ekursus.terengganu.gov.my.

Capaian sistem terbahagi kepada 2 bahagian bergantung kepada akses level pengguna iaitu :

i) Pemohon

ii) Pentadbir Sistem






2. CARTA ALIRAN PROSES

MULA

Permohonan

‘Online’

Pemilihan

Tukar ke

Siri Baru

Pemilihan Semula

Hadir

Penilaian

Kursus

TAMAT

Cetak Sijil

CARTA ALIRAN PROSES PERMOHONAN KURSUS ICT UPMN (eKURSUS)

Surat Tawaran

Ya

Ya

Ya

Tidak

Tidak

Tidak






3. PROSES KERJA

3.1 PROSES KERJA UTAMA

Sistem eKURSUS mempunyai 6 proses utama iaitu :

i) Mengurus jadual kursus

ii) Mengurus permohonan

iii) Mengurus pemilihan peserta

iv) Mengurus kehadiran peserta

v) Penilaian kursus

vi) Pengeluaran sijil

3.1.1 Mengurus Jadual Kursus

Jadual Kursus akan dirancang dan dikeluarkan setiap akhir tahun sebelum kursus-kursus pada tahun

berikutnya bermula. Penetapan jenis dan kekerapan kursus akan dibuat terlebih dahulu berdasarkan

kepada keperluan pengguna agar ianya dapat membantu dan meningkatkan produktiviti kakitangan di

dalam menjalankan tugas di jabatan/agensi Kerajaan Negeri .

3.1.2 Mengurus Permohonan

Permohonan akan dibuat terus secara online oleh pemohon pada bila-bila masa sahaja secara sekaligus

atau berkala melalui Sistem eKURSUS. Hanya kursus-kursus yang belum bermula akan dibenarkan untuk

dipohon pada masa berkenaan. Setiap kursus hanya dibenarkan memohon sekali sahaja. Kehadiran juga

hanya dibenarkan sekali sahaja bagi kursus yang sama.

3.1.3 Mengurus Pemilihan Peserta

Pentadbir Sistem akan membuat pemilihan peserta bagi setiap kursus yang akan dijalankan. Pemilihan

tersebut akan dimaklumkan kepada peserta dan Ketua Jabatan masing-masing melalui surat dan emel.

Pemohon perlu memaklumkan sama ada menerima atau tidak tawaran berkenaan. Sekiranya pemohon

tidak terpilih pada siri berkenaan, permohonannya akan di bawa ke siri berikutnya untuk pemilihan semula.

Pada setiap awal tahun, semua pemohon yang tidak terpilih bagi tahun tersebut akan dibawa

permohonannya ke tahun berikutnya. Pemohon tidak perlu lagi membuat permohonan bagi kursus yang

sama pada tahun tersebut.

3.1.4 Mengurus Kehadiran Peserta

Borang kehadiran peserta akan dicetak untuk ditandatangani sebagai pengesahan kehadiran. Sekiranya

peserta telah hadir sepanjang kursus tersebut, kehadirannya akan dikemaskini di dalam sistem. Bagi

peserta yang tidak hadir, rekodnya akan dibawa ke siri berikutnya untuk diberi peluang pemilihan semula.

3.1.5 Penilaian Kursus

Setelah selesai setiap siri kursus, peserta dikehendaki membuat penilaian bagi kursus yang dihadirinya.






3.1.6 Pengeluaran Sijil

Sijil Kursus akan dicetak dan diedarkan kepada semua peserta yang telah menghadiri kursus sepenuhnya.

3.2 PROSES KERJA MENGIKUT FUNGSI

3.2.1 Pemohon

Carta berikut menunjukkan proses kerja mengikut fungsi bagi pemohon.

Login

Sistem eKURSUS

Kemasukan/Kemaskini

Maklumat Pemohon

Pemohon

Kursus

Kemasukan/Kemaskini

Kursus Yang Dipohon

Kemasukan/Kemaskini

Kursus Yang Dihadiri

Semak

Permohonan

Semak

Cetak

Penilaian

Kandungan

Jadual

Cetak

Permohonan

Penilaian

Kursus

Paparan

Kandungan Kursus

Paparan

Jadual Kursus






3.2.2 Pentadbir Sistem

Carta berikut menunjukkan proses kerja mengikut fungsi bagi Pentadbir Sistem.

Login

Sistem eKURSUS

Kemaskini

Siri

Proses

Kemaskini

Kemasukan/Kemaskini

Pemohon

Kemasukan/Kemaskini

Permohonan Kursus

Pemohon Mengikut

Kursus/Daerah

Paparan

Laporan/Statistik

Penilaian

Utiliti

Borang

Penilaian

Pemilihan

Peserta

Surat

Kursus

Borang

Kehadiran

Kehadiran

Peserta

Cetak

Sijil

Surat

Sijil

Kemaskini

Akhir Tahun

Kemasukan/Kemaskini

Kursus Yang Dihadiri

Statistik Mengikut

Kursus

Statistik

Kehadiran

Statistik Bil Kursus

Mengikut Status

Statistik Mengikut

Jabatan/Kursus

Statistik Kursus

Selesai/Tahun

Statistik Penilaian

Mengikut Siri

Statistik Penilaian

Mengikut Kursus

Pemohon

Mengikut Kursus

Pemohon

Mengikut Nama

Jadual

Kursus

Daerah PTJ Kursus Skim Fail Surat

Perkara Khas

Sampul

Surat

Jabatan Isi

Kandungan Tempat Jadual Jawatan Pengguna

Kandungan






4. ANTARAMUKA SISTEM

4.1 PEMOHON

Antaramuka yang boleh dicapai oleh setiap pemohon adalah seperti dibawah :

4.1.1 Log Masuk/Login

Setiap pemohon perlu mendaftar permohonan dengan menggunakan No. KP kemudian klik butang Hantar. Di skrin

ini juga pemohon boleh menyemak Syarat Am permohonan, Kandungan Kursus, Pertanyaan dan Jadual Kursus.






4.1.2 Laman Utama Pemohon

Setelah pengguna berjaya Log Masuk ke dalam sistem, paparan Syarat Am dan Menu Utama akan dipaparkan.

Pengguna hendaklah mengisi maklumat Pemohon terlebih dahulu. Untuk Menu Kursus terdapat 2 Submenu iaitu

Kursus Pohon dan Kursus Hadir.






4.1.3 Kemasukan/Kemaskini Maklumat Pemohon

Rjah 4.1.3.1 Pendaftaran Maklumat Pemohon

Skrin pendaftaran maklumat pemohon dipaparkan bagi pemohon baru. Semua medan yang bertanda * adalah wajib

diisi, kemudian tekan butang Hantar.

Rajah 4.1.3.2 Simpan Maklumat Pekerja

Sekiranya rekod berjaya disimpan, mesej ’Rekod Pemohon telah Disimpan’ akan dipaparkan.






Rajah 4.1.3.3 Kemaskini Maklumat Pekerja

Sekiranya maklumat pemohon telah didaftarkan sebelum ini, Maklumat Pemohon akan dipaparkan dan

pengemaskinian boleh dibuat. Kemudian klik butang Hantar untuk menyimpan maklumat.

Rajah 4.1.3.4 Simpan Maklumat Pekerja Yang Dikemaskini

Sekiranya rekod berjaya disimpan, mesej ’Rekod Pemohon Telah Dikemaskini’ akan dipaparkan.






4.1.4 Kemasukan/Kemaskini Kursus Yang Dipohon

Rajah 4.1.4.1 Kemasukan Kursus Yang Dipohon

Tahun semasa akan dipaparkan. Sila pilih Kursus dan Siri Kursus. Kemudian klik butang Hantar.

Rajah 4.1.4.2 Senarai Kursus Yang Dipohon

Rekod yang berjaya disimpan akan dipaparkan pada Senarai Kursus yang dipohon.






Rajah 4.1.4.3 Kemaskini Kursus Yang Dipohon

Klik tindakan Kemaskini untuk mengemaskini rekod kursus yang dipohon. Rekod kursus akan dipaparkan. Pilih Siri

Kursus yang baru. Kemudian tekan butang Hantar untuk menyimpan rekod.

Rajah 4.1.4.4 Simpan Kursus Yang Dipohon

Sekiranya rekod berjaya dikemaskini, mesej ’Rekod Kursus Pohon Telah Dikemaskini’ akan dipaparkan.






Rajah 4.1.4.5 Hapus Rekod Kursus Yang Dipohon

Klik tindakan Hapus untuk menghapus rekod kursus yang dipohon.

Rajah 4.1.4.6 MessageBox Hapus Rekod Kursus Yang Dipohon

MessageBox Hapus Rekod dipaparkan. Pilih OK untuk pengesahan hapus rekod atau Cancel untuk pembatalan.






4.1.5 Kemasukan/Kemaskini Kursus Yang DiHadiri

Rajah 4.1.5.1 Kemasukan Kursus Yang Pernah Dihadiri

Masukkan maklumat kursus-kursus yang pernah dihadiri. Kemudian tekan butang Hantar.

Rajah 4.1.5.2 Simpan Kursus Yang Pernah Dihadiri

Rekod yang berjaya disimpan akan dipaparkan di Senarai Kursus yang pernah dihadiri.






Rajah 4.1.5.3 Kemaskini Kursus Yang Pernah Dihadiri

Klik tindakan Kemaskini untuk mengemaskini rekod kursus yang pernah dihadiri. Maklumat akan dipaprkan dan

pengemaskinian boleh dibuat. Kemudian tekan butang Hantar.

Rajah 4.1.5.4 Simpan Kursus Yang Pernah Dihadiri

Sekiranya rekod berjaya dikemaskini, mesej ’Rekod Kursus Hadir Telah Dikemaskini’ akan dipaparkan.






Rajah 4.1.5.5 Hapus Kursus Yang Pernah Dihadiri

Rajah 4.1.5.6 MessageBox Hapus Rekod Kursus Yang Dihadiri

MessageBox Hapus Rekod dipaparkan. Pilih OK untuk pengesahan hapus rekod atau Cancel untuk pembatalan.






4.1.6 Semak Permohonan

Pemohon boleh menyemak setiap kursus yang dipohon. Senarai permohonan turut memaparkan Status

Permohonan dan juga Status Kehadiran.






4.1.7 Cetak Permohonan

Maklumat pemohon, kursus yang dipohon bagi tahun tersebut dan dihadiri boleh di papar dan dicetak. Untuk

mencetak, sila klik ikon Pencetak.






4.1.8 Penilaian Kursus

Rajah 4.1.8.1 Penilaian Kursus

Selepas selesai setiap siri kursus yang dijalankan, semua peserta dikehendaki membuat penilaian. Maklumat

pemohon di Bahagian A sedia terpapar. Sila Pilih Kursus di Bahagian B dan buat penilaian di Bahagian C dan D.

Masukkan Komen/Cadangan dan tekan butang Hantar.






Rajah 4.1.8.2 Simpan Penilaian Kursus

Sekiranya penilaian berjaya disimpan, mesej penilaian diterima akan dipaparkan.

4.1.9 Kandungan Kursus

Objektif, Kandungan dan Kelayakan Peserta di paparkan mengikut Kursus.






4.1.10 Jadual Kursus

Jadual Kursus boleh dipaparkan mengikut Tahun dan Jenis Kursus.






4.2 PENTADBIR SISTEM

Antaramuka yang boleh dicapai oleh Pentadbir Sistem adalah seperti berikut :

4.2.1 Log Masuk/Login

Rajah 4.2.1.1 Log Masuk Pentadbir Sistem

Klik pada Hak Cipta UPMN untuk mendapatkan Skrin Login Pentadbir Sistem.

Rajah 4.2.1.2 Skrin Login Pentadbir Sistem

Masukkan kod Pengguna dan Katalaluan. Kemudian tekan butang Hantar.






Rajah 4.2.1.3 Laman Utama Pentadbir Sistem

Setelah pengguna berjaya Login, Laman Utama beserta Menu Utama dipaparkan. Sila klik Menu dan Submenu

yang berkenaan untuk proses seterusnya atau klik Keluar Sistem untuk Log Keluar Sistem eKURSUS.

4.2.2 Kemaskini Siri Kursus

Rajah 4.2.2.1 Pilih Siri Kursus

Setelah selesai satu-satu siri kursus dijalankan, proses Kemaskini Siri hendaklah dilakukan supaya rekod pemohon-

pemohon yang tidak terpilih dan tidak hadir akan di bawa ke Siri Kursus berikutnya. Sila pilih Tahun, Kursus dan Siri

Kursus. Kemudian tekan butang Hantar.






Rajah 4.2.2.2 Penukaran Siri

Penukaran Siri boleh dibuat dengan 2 pilihan iaitu secara individu atau keseluruhan.

4.2.2.1 Kemaskini Siri Kursus Individu

Rajah 4.2.2.1.1 Senarai Pemohon Bagi Siri Sebelum

Untuk menukar siri kursus bagi individu, sila klik pada Siri.






Rajah 4.2.2.1.2 Penukaran Siri Baru

Maklumat Pemohon dan Siri Asal dipaparkan. Pilih Siri Baru yang hendak ditukar dan tekan butang Hantar. Tekan

Kembali untuk ke skrin sebelumnya.

4.2.2.2 Kemaskini Siri Kursus Keseluruhan

Rajah 4.2.2.2.1 Senarai Pemohon Bagi Siri Sebelum

Klik pada teks Tukar Siri untuk forward semua rekod ke siri kursus yang berikutnya. Penukaran siri hanya boleh

dibuat bagi pemohon yang belum terpilih dan belum menghadiri kursus berkenaan.






Rajah 4.2.2.2.2 Messagebox Kemaskini Siri Kursus

Sekiranya kemaskini siri kursus berjaya, messagebox dipaparkan. Tekan butang OK untuk kembali ke skrin

sebelumnya.

4.2.3 Pemilihan Peserta


Sila pilih Tahun, Kursus dan Siri Kursus. Kemudian tekan butang Hantar.






Rajah 4.2.3.1 Pilih Peserta Kursus

Pemilihan peserta dibuat pada satu persatu rekod. Sila klik Tidak pada ruang Pilih. Di samping itu maklumat

terperinci rekod pemohon boleh dipapar apabila diklik pada No. KP pemohon.

Rajah 4.2.3.2 Paparan Pemohon Kursus Yang Terpilih

Setelah pemilihan berjaya dibuat, semua rekod yang telah dipilih akan bertukar dari Tidak kepada Ya di ruang Pilih.






4.2.4 Surat Kursus

4.2.4.1 Kriteria Surat Kursus

Surat panggilan kursus boleh dijana melalui Sistem eKURSUS. Pilih Tahun, Kursus, Siri Kursus dan masukkan

Tarikh Hijrah serta Bil Kandungan fail surat. Kemudian tekan butang Hantar.

4.2.4.2 Senarai Pemohon Yang Terpilih

Semua pemohon yang telah dipilih akan dipaparkan. Pemberitahuan akan dibuat melalui Emel bagi setiap pemohon

dan pihak jabatan akan diberitahu melalui Surat. Sila Klik Email Surat Peserta dan Cetak Surat Jabatan.






4.2.4.3 Mesej Emel Surat Peserta

Sekiranya emel berjaya dihantar kepada pemohon, popup window di atas dipaparkan. Tutup popup window tersebut

untuk meneruskan proses seterusnya.

4.2.4.4 Cetak Surat Jabatan

Apabila klik Cetak Surat Jabatan (Rajah 4.2.4.2), popup window Print dipaparkan. Pilih Pencetak dan tekan butang

OK. Surat beserta senarai Peserta akan di cetak dan dihantar ke jabatan-jabatan.Tutup popup window tersebut untuk

meneruskan proses seterusnya.






4.2.4.5 Contoh Surat Panggilan Kursus Beserta Senarai Peserta






4.2.5 Borang Kehadiran

4.2.5.1 Pilih Siri Kursus

Borang Kehadiran akan dicetak untuk ditandatangani oleh peserta. Walaupun pengemaskinian telah dibuat melalui

sistem, tetapi ianya bertindak sebagai dokumen sokongan. Sila pilih Tahun, Kursus dan Siri Kursus. Kemudian

tekan butang Hantar.

4.2.5.2 Cetak Borang Kehadiran

Sila klik pada ikon pencetak untuk mencetak Borang Kehadiran.






4.2.5.3 Popup Window Print

Untuk meneruskan cetakan, pilih Pencetak dan tekan butang OK. Borang Kehadiran akan dicetak. Tutup popup

window tersebut untuk meneruskan proses seterusnya.






4.2.5.4 Contoh Borang Kehadiran

4.2.6 Kemaskini Kehadiran Peserta


Pada hari terakhir kursus berkenaan, kehadiran akan dikemaskini untuk mebolehkan penilaian kursus dibuat oleh

peserta pada akhir kursus tersebut. Sila pilih Tahun, Kursus dan Siri Kursus. Kemudian tekan butang Hantar.






Rajah 4.2.6.2 Senarai Peserta

Sila klik pada teks Tidak di ruang Hadir untuk menegmaskini kehadiran. Maklumat terperinci peserta juga dapat

dipaparkan dengan menekan No. Kp.

Rajah 4.2.6.3 Kehadiran Peserta Dikemaskini

Setelah penegmaskinian kehadiran berjaya dibuat, semua rekod akan bertukar dari Tidak kepada Ya di ruang Hadir.






4.2.7 Cetak Sijil


Sekiranya peserta telah menghadiri kursus sepenuhnya, sijil akan dikeluarkan kepada mereka. Sila pilih Tahun,

Kursus dan Siri Kursus. Kemudian tekan butang Hantar.

Rajah 4.2.7.2 Cetak Sijil

Sijil akan dicetak kesemua sekali bagi siri berkenaan. Klik pada ikon Pencetak.






4.2.7.3 Popup Window Print

Untuk meneruskan cetakan sijil, pilih Pencetak dan tekan butang OK. Sijil akan dicetak. Tutup popup window

tersebut untuk meneruskan proses seterusnya.






4.2.7.4 Kemaskini Status Selesai Cetak

Apabila kesemua sijil telah berjaya dicetak, kemaskini rekod Selesai Cetak Sijil hendaklah dibuat supaya sijil tidak

diulang cetak sewenang-wenangnya. Sila klik teks Selesai Cetak.

Rajah 4.2.7.5 Messagebox Kemaskini Selesai Cetak

Sekiranya kemaskini Selesai Cetak berjaya, messagebox dipaparkan. Tekan butang OK untuk kembali ke skrin

sebelumnya.






4.2.8 Surat Sijil

Rajah 4.2.8.1 Kriteria Surat Sijil Kursus

Surat penyerahan sijil kursus boleh dijana melalui Sistem eKURSUS. Pilih Tahun, Kursus, Siri Kursus dan

masukkan Tarikh Hijrah serta Bil Kandungan fail surat. Kemudian tekan butang Hantar.

Rajah 4.2.8.2 Senarai Peserta

Surat beserta sijil akan dihantar sama ada kepada setiap peserta atau melalui jabatan. Sila klik pada ikon Pencetak

sama ada Cetak Surat Peserta atau Cetak Surat Jabatan.






Rajah 4.2.8.3 Contoh Surat Penyerahan Sijil Kursus






4.2.9 Kemaskini Akhir Tahun

Rajah 4.2.9.1 Pilih Tahun dan Kursus

Kemaskini Kursus Akhir Tahun bertujuan untuk forward semua rekod kursus pada tahun berkenaan ke tahun

berikutnya. Sila pilih Tahun dan Kursus, kemudian tekan Hantar.

Rajah 4.2.9.2 Senarai Kursus Mengikut Siri

Kemaskini akan dilakukan untuk satu persatu Siri Kursus. Sila klik pada Siri.

Rajah 4.2.9.3 Kemaskini Kursus Baru

Tahun dan Kursus Asal dipaparkan. Sila pilih Tahun dan Kursus Baru yang hendak dikemaskini. Kemudian tekan

butang Hantar.






Rajah 4.2.9.4 Messagebox Kemaskini Akhir Tahun

Sekiranya Kemaskini Akhir Tahun berjaya diproses, messagebox dipaparkan. Tekan butang OK untuk kembali ke

skrin sebelumnya.

4.2.10 Kemaskini Pemohon

Rajah 4.2.10.1 Carian No. KP

Kemaskini Pemohon bertujuan untuk mengemaskini rekod pemohon sedia ada, pendaftaran rekod baru sekiranya

peserta yang hadir belum mendaftar, contohnya peserta ganti dan juga menghapus rekod pemohon. Masukkan No.

KP dan tekan butang Hantar.






Rajah 4.2.10.2 Kemaskini Maklumat Pemohon

Kemaskini maklumat pemohon dan tekan butang Hantar.

Rajah 4.2.10.3 Messagebox Kemaskini Pemohon

Sekiranya rekod pemohon beryjaya dikemaskini, messagebox dipaparkan. Tekan butang OK untuk kembali ke skrin

sebelumnya.






Rajah 4.2.10.4 Pendaftaran Maklumat Pemohon

Masukkan maklumat pemohon. Medan yang * adalah wajib diisi. Kemudian tekan butang Hantar.

Rajah 4.2.10.5 Simpan Maklumat Pemohon

Sekiranya rekod pemohon berjaya didaftarkan, mesej rekod disimpan dipaparkan. Klik butang OK untuk ke skrin

sebelumnya.






Rajah 4.2.10.6 Hapus Rekod Pemohon

Sila klik butang Hapus untuk menghapus rekod pemohon.

Rajah 4.2.10.7 Pengesahan Hapus Rekod Pemohon

Sila klik OK untuk pengesahan hapus rekod atau Cancel untuk membatalkannya.






4.2.11 Kemaskini Kursus Pohon

Rajah 4.2.11.1 Maklumat Kursus Yang Dipohon

Kemaskini kursus yang dipohon bertujuan untuk mengemaskini rekod kursus yang telah dipohon, menambah rekod

permohonan kursus yang baru dan juga menghapus rekod kursus yang telah dipohon. Masukkan No. KP dan tekan

butang Hantar.

Rajah 4.2.11.2 Manambah Rekod Kursus Pohon

Masukkan maklumat kursus. Status Pemilihan, Kehadiran dan Sijil biarkan default ‘Tidak’. Kemudian, tekan butang

Hantar.






Rajah 4.2.11.3 Senarai Kursus Pohon

Rekod Kursus Pohon yang berjaya disimpan akan disenaraikan di dalam Senarai Kursus Pohon.

Rajah 4.2.11.4 Kemaskini Kursus Yang Dipohon

Sila klik Kemaskini di ruang Tindakan untuk mengemaskini rekod.






Rajah 4.2.11.5 Simpan Kursus Pohon Yang Dikemaskini

Pengemaskinian boleh dibuat untuk penukaran kursus/siri dan juga status pemilihan, kehadiran dan juga

pengeluaran sijil. Status Kehadiran mestilah Ya untuk membolehkan Penilaian kursus dibuat. Sekiranya sijil hendak

diulang cetak, status Sijil mestilah Tidak. Tekan butang Hantar. Rekod yang dikemaskini telah berubah.

Rajah 4.2.11.6 Hapus Rekod Kursus Yang Dipohon

Sila klik Hapus di ruang Tindakan untuk menghapus rekod kursus yang dipohon.






Rajah 4.2.11.7 Pengesahan Hapus Rekod Kursus Yang Dipohon


4.2.12 Kemaskini Kursus Hadir

Rajah 4.2.12.1 Carian No. KP

Kemaskini Kursus Hadir bertujuan untuk merekod kursus-kursus ICT yang pernah dihadiri sebelum ini selain anjuran

UPMN (permohonan melalui eKURSUS). Bagi kursus-kursus yang dianjurkan oleh UPMN, sistem akan menambah

secara automatik semasa Kemaskini Kehadiran dibuat oleh Urusetia kursus. Masukkan No. KP dan tekan butang

Hantar.






Rajah 4.2.12.2 Input Kursus Hadir

Masukkan maklumat kursus yang pernah dihadiri dan tekan butang Hantar.

Rajah 4.2.12.3 Senarai Kursus Hadir

Sekiranya rekod kursus hadir berjaya dimasukkan, ianya akan dipaparkan di Senarai Kursus Hadir.






Rajah 4.2.12.4 Kemaskini Kursus Hadir

Sila klik pada teks Kemaskini di ruang Tindakan untuk mengemaskini rekod kursus hadir. Rekod akan dipaparkan

dan maklumat boleh dikemaskini. Kemudian tekan butang Hantar.

Rajah 4.2.12.5 Hapus Kursus Hadir

Sila klik pada teks Hapus di ruang Tindakan untuk menghapus rekod kursus hadir.






Rajah 4.2.12.6 Pengesahan Hapus Kursus Hadir


4.2.13 Paparan Pemohon Mengikut Kursus

Rajah 4.2.13.1 Kriteria Carian

Carian boleh dibuat dengan memilih Tahun sahaja atau Tahun, Kursus, Siri dan Kehadiran sama ada telah hadir

atau tidak. Kemudian tekan butang Hantar.






Rajah 4.2.13.2 Senarai Pemohon

Senarai pemohon dipaparkan mengikut kriteria carian. Maklumat terperinci pemohon boleh dipaparkan dengan

mengklik pada No. KP. Cetakan boleh dibuat dengan mengklik ikon Pencetak.

Rajah 4.2.13.3 Laporan Pemohon






4.2.14 Paparan Pemohon Mengikut Nama

Rajah 4.2.14.1 Carian Mengikut Nama

Carian boleh dibuat mengikut teks Nama yang dimasukkan sama ada nama yang tepat atau sebahagian dan tekan

butang Hantar.

Rajah 4.2.14.2 Senarai Pemohon Mengikut Nama

Semua rekod pemohon yang mempunyai nama mengikut teks carian akan dipaparkan.Untuk memapar maklumat

terperinci pemohon, sila klik Pada No .KP.

4.2.15 Papar Jadual Kursus

Sila pilih Tahun dan Kursus untuk memapar Jadual Kursus.






4.2.16 Laporan Pemohon Mengikut Kursus Dan Daerah


Sila pilih Tahun, Kursus, Siri dan Daerah. Kemudian tekan butang Hantar.

Rajah 4.2.16.2 Senarai Pemohon

Maklumat terperinci pemohon dipaparkan. Laporan ini membantu Urusetia untuk membuat pemilihan peserta

berdasarkan kelayakan/kemahiran, tarikh permohonan dan kursus-kursus yang pernah dihadiri. Untuk mencetak

laporan ini, sila klik ikon Pencetak.






4.2.17 Statistik Mengikut Kursus

Rajah 4.2.17.1 Statistik Semua Kursus

Paparan menunjukkan bilangan permohonan, bilangan peserta yang hadir dan bilangan sijil yang telah dikeluarkan

mengikut Tahun dan Kursus. Pilihan Tahun dan Kursus tertentu boleh dibuat.

Rajah 4.2.17.2 Statistik Mengikut Pilihan Tahun dan Kursus

Paparan menunjukkan statistik bagi tahun dan kursus yang dipilih.






4.2.18 Statistik Bilangan Kursus Mengikut Status

Rajah 4.2.18.1 Statistik Semua Kursus Yang Dijadualkan

Paparan menunjukkan Bilangan Kursus yang dijadualkan bagi setiap tahun. Sila pilih Tahun, Kursus dan Status

Kursus untuk paparan yang lebih khusus. Status Kursus adalah sama ada kursus yang Belum Selesai, telah

Selesai dan kursus yang dibatalkan (Batal).

Rajah 4.2.18.2 Statistik Kursus Mengikut Tahun, Kursus dan Status Kursus






4.2.19 Statistik Mengikut Jabatan


Sila pilih Tahun, Jabatan dan Kursus. Kemudian tekan butang Hantar.

Rajah 4.2.19.2 Statistik Mengikut Jabatan dan Kursus

Paparan menunjukkan Bilangan Pemohon, Peserta dan Bilangan Sijil dikeluarkan bagi tahun, jabatan dan kursus

yang dipilih.






4.2.20 Statistik Kehadiran Mengikut Jabatan


Sila pilih Tahun, Kursus, Siri dan Jabatan. Kemudian tekan butang Hantar.

Rajah 4.2.20.2 Senarai Peserta Yang Hadir

Paparan menunjukkan Bilangan Pemohon, Peserta dan Bilangan Sijil dikeluarkan bagi tahun, kursus, siri dan

jabatan yang dipilih. Sila klik ikon Pencetak untuk mencetak laporan.






4.2.21 Statistik Kursus Yang Telah Dijalankan Mengikut Tahun

Rajah 4.2.21.1 Carian Tahun

Sila pilih Tahun dan tekan butang Hantar.

Rajah 4.2.21.2 Jumlah Kursus Dan Bilangan Peserta

Paparan menunjukkan kursus-kursus yang dijalankan, jumlah kursus dan bilangan peserta (dalam kurungan) bagi

tahun tersebut.






4.2.22 Borang Penilaian

Borang Penilaian boleh dicetak sekiranya sistem offline. Tekan ikon Pencetak untuk membuat cetakan.






4.2.23 Statistik Penilaian Kursus Mengikut Siri


Paparan boleh dilihat mengikut Tahun, Kursus dan Siri. Kemudian tekan butang Hantar.

Rajah 4.2.23.2 Peratus Penilaian Mengikut Kursus/Siri

Peratus penilaian dikira dari penilaian peserta di setiap kursus yang dijalankan. Paparan komen boleh dilihat dengan

mengklik pada Kod Kursus.

Rajah 4.2.23.3 Komen/Cadangan Peserta

Sila klik ikon Pencetak untuk cetakan atau Kembali untuk ke skrin sbelumnya.






4.2.24 Statistik Penilaian Kursus Mengikut Kursus


Papran boleh dilihat mengikut Tahun dan Kursus. Kemudian tekan butang Hantar.

Rajah 4.2.24.2 Bilangan dan Peratusan Mengikut Kursus

Bilangan peserta dan bilangan yang menilai beserta peratusan penilaian. Paparan komen boleh dilihat dengan

mengklik pada Kod Kursus (rujuk Rajah 4.2.23.3).

4.2.25 Fail Daerah

Sila masukkan Kod Daerah dan Nama Daerah untuk mewujudkan daerah baru, kemudian tekan butang Simpan.

Untuk mengemaskini, klik pada Kod Daerah di Senarai Daerah. Untuk menghapus, tanda/klik dalam kotak di ruang

Hapus dan tekan butang Hapus.






4.2.26 Fail Jabatan

Sila masukkan Kod dan Nama Jabatan untuk mewujudkan jabatan baru, kemudian tekan butang Simpan. Untuk

mengemaskini, klik pada Kod Jabatan di Senarai Jabatan. Untuk menghapus, klik teks Hapus di ruang Hapus.






4.2.27 Fail PTJ/Bahagian

Fail PTJ adalah Bahagian-bahagian di bawah jabatan tertentu. Sila pilih Jabatan terlebih dahulu. Sila masukkan Kod

dan Nama PTJ (wajib masuk) untuk mewujudkan PTJ baru. Maklumat-maklumat lain juga perlu dimasukkan bagi

tujuan penyediaan surat panggilan kursus dan penyerahan sijil. Kemudian tekan butang Simpan. Untuk

mengemaskini, klik pada Kod PTJ di Senarai PTJ. Untuk menghapus, tanda/klik dalam kotak di ruang Hapus dan

tekan butang Hapus.






4.2.28 Fail Tempat

Sila masukkan Kod dan maklumat tempat untuk mewujudkan tempat baru, kemudian tekan butang Simpan. Untuk

mengemaskini, klik pada Kod Tempat di Senarai Tempat. Untuk menghapus, tanda/klik dalam kotak di ruang Hapus

dan tekan butang Hapus.






4.2.29 Fail Kursus

Sila masukkan Kod dan Nama Kursus untuk mewujudkan kursus baru, kemudian tekan butang Simpan. Untuk

mengemaskini, klik pada Kod Kursus di Senarai Kursus. Untuk menghapus, klik teks Hapus di ruang Hapus.






4.2.30 Jadual Kursus

Sila masukkan Tahun dan pilih Kursus terlebih dahulu. Sila masukkan Siri (unik), Tarikh, pilih Tempat dan Status

Kursus untuk mewujudkan jadual baru, kemudian tekan butang Simpan. Untuk mengemaskini, klik pada teks

Kemaskini manakala untuk menghapus, klik teks Hapus di ruang Tindakan. Status Kursus terdiri dari 3 kategori

iaitu Belum Selesai bagi kursus yang belum dijalankan, Selesai bagi kursus yang telah selesai dan Batal bagi

kursus yang dibatalkan. Status Kursus perlu dikemaskini untuk mengeluarkan laporan/statistik yang tepat.






4.2.31 Fail Skim

Sila masukkan Kod dan Nama Skim untuk mewujudkan skim baru, kemudian tekan butang Simpan. Untuk

mengemaskini, klik pada Kod Skim di Senarai Skim. Untuk menghapus, klik teks Hapus di ruang Hapus.

4.2.32 Fail Jawatan

Sila pilih Skim terlebih dahulu. Sila masukkan Kod, Gred dan Nama Jawatan untuk mewujudkan jawatan baru,

kemudian tekan butang Simpan. Untuk mengemaskini, klik pada Kod Jawatan di Senarai Jawatan. Untuk

menghapus, klik teks Hapus di ruang Hapus.






4.2.33 Fail Surat

Fail surat diwujudkan bertujuan untuk pengurusan surat panggilan kursus dan penyerahan sijil. Sila pilih Jenis Surat

terlebih dahulu. Sila pilih Kursus, masukkan No. Fail, Nama Pegawai yang akan menandatangan surat dan pilih

Status Pegawai sama ada Pengarah atau Pegawai (bagi pihak Pengarah), kemudian tekan butang Simpan. Untuk

mengemaskini, klik pada Kod Kursus di Senarai Daftar No. Fail Surat. Untuk menghapus, klik teks Hapus di ruang

Hapus.






4.2.34 Fail Pengguna

Fail Pengguna adalah untuk mewujudkan pengguna yang berperanan sebagai Pentadbir Sistem. Sila masukkan Kod

Pengguna, Katalaluan dan Nama Pengguna, kemudian tekan butang Simpan. Untuk mengemaskini, klik pada Kod

Pengguna di Senarai Pengguna. Untuk menghapus, klik teks Hapus di ruang Hapus.

4.2.35 Fail Kandungan

Fail Kandungan bertujuan untuk mengurus Kandungan Kursus yang dijalankan sebagai panduan kepada pemohon

untuk membuat pemilihan kursus yang hendak disertai. Sila pilih Kursus terlebih dahulu. Masukkan Objektif Kursus

dan Kelayakan Peserta yang diperlukan bagi kursus tersebut, kemudian tekan butang Simpan. Untuk

mengemaskini, klik pada teks Kemaskini manakala untuk menghapus, klik teks Hapus di ruang Tindakan.






4.2.36 Fail Isi Kandungan Kursus

Fail Isi Kandungan merupakan sub kandungan kursus yang lebih terperinci. Sila pilih Kursus terlebih dahulu.

Masukkan Isi Kandungan Kursus, kemudian tekan butang Simpan. Untuk mengemaskini, klik pada teks

Kemaskini manakala untuk menghapus, klik teks Hapus di ruang Tindakan.

4.2.37 Cetak Sampul Surat

Fungsi ini memberi kemudahan untuk mencetak alamat jabatan/agensi di sampul surat. Sila pilih Kategori

Agensi/Jabatan dan Agensi (PTJ). Sila klik ikon Pencetak untuk mencetak.

manual pengguna sistem kursus ict online … · proses kerja 3.1 proses kerja utama 7 3.2 proses...

Documents