1. PROSEDUR PENERIMAAN, PENYIMPANAN, PENGAWASAN PERSEDIAAN, PEMBUKUAN SERTA INVENTARISASI PERSEDIAAN Presented By: ANDINA NARUMDANA (1101002010003) NANDA KHALISA (1101002010005) MIFTAHUL RIZMI (1101002010012) MIRZA IRWANDA (0901002010077) PROGRAM STUDI MANAJEMEN PEMASARAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SYIAH KUALA

2. 1. Prosedur Penerimaan Persediaan Prosedur penerimaan persediaan dilakukan oleh fungsi penerimaan. Prosedur yang dilakukan oleh fungsi penerimaan yaitu: Memeriksa jenis, kualitas, mutu brg Membuat laporan Penerimaan Melapor barang yg diterima ke manajer Melapor brg yd di terima ke Fungsi pengawasan

3. Dokumen yang berkaitan dengan penerimaan persediaan: 1. tembusan surat order pembelian 2. laporan penerimaan barang. Laporan penerimaan barang terdiri dari : Laporan penerimaan asli, akan dikirim ke fungsi pembelian. Tembusan pertama, akan dikirim kepada fungsi gudang dikirim bersama barang kedalam gudang. Tembusan kedua, dikirim kepada fungsi akuntansi untuk dicatat dalam kartu persediaan. Tembusan ketiga sebagai arsip fungsi penerimaan.

4. contoh surat laporan penerimaan barang

5. Prosedur Penerimaan yang memenuhi aturan Penerimaan barang dilakukan oleh fungsi penerimaan Barang yang diterima oleh fungsi penerimaan harus sesuai dengan surat order pembelian Adanya laporan penerimaan barang sebagai bukti barang telah diterima fungsi penerimaan. Laporan penerimaan didistribusikan kebagian pembelian, bagian gudang,dan bagian akuntansi.

6. Setiap barang yang diterima dari departemen penerimaan barang, harus dihitung dan diperiksa kembali, apakah barang yang diterima sudah sesuai dengan laporan penerimaan barang dan mencatat ke dalam kartu gudang, kemudian barang disimpan digudang berdasarkan nama, jenis dan spesifikasi barang.

7. Contoh Kartu Gudang

8. 2. Prosedur Penyimpanan Persediaan yang bertugas pada tahap penyimpanan adalah bagian gudang. Proses nya: Menerima laporan Penerimaan Barang Memeriksa dan menghitung Barang Menandatangani Lap. Penerimaan barang Meneruskan laporan ke bagian Akuntansi

9. Dalam kegiatan penerimaan barang ada 3 kemungkinan yang dihadapi : 1. Menerima barang dalam jumlah berbeda dengan jumlah yang dipesan. 2. Menerima barang yang rusak. 3. Menerima barang dengan kuantitas rendah.

10. Prosedur Penyimpanan yang Memenuhi aturan Penyimpanan dilakukan oleh fungsi gudang. Fungsi gudang terpisah dari fungsi penerimaan. Barang yang disimpan sesuai dengan laporan penerimaan persediaaan. Barang disimpan dan dikelompokan menurut jenis,ukuran,sifat persediaan yang dimiliki perusahaan. Barang yang masuk dicatat dalam kartu gudang dan dilakukan oleh fungsi gudang.

11. 3. Prosedur Pengawasan Persediaan Perusahaan harus dapat mempertahankan suatu jumlah pe rsediaan yang optimal Pengadaan dan Penyimpanan untuk memenuhi kebutuhan dalam kuantitas dan kualitas Memininumkan penanaman modal/investasi bahan Terjaminnya barang yang diterima sesuai dengan spesifikasi pesanan pembelian Terlindung dari pencurian, kerusakan dan kerusakan mutu Dapat melayani produksi dengan bahan-bahan yang dibutuhkan pada waktu, tempat serta mencegah penyalah gunaan dan penyelewengan Pencatatan persediaan yang akurat tentang barang masuk, keluar dan penggunaannya.

12. Syarat-syarat dalam sistem pengawasan persediaan Gudang yang luas Sentralisasi kekuasaaan dan tanggung jawab dibagian gudang Sistem pencatatan dan pemeriksaan atas penerimaan barang Pencatatan jumlah barang yang dipesan, barang keluar dan sisa barang Perencanaan untuk mengganti barang yang keluar, rusak,usang dan barang lama (out of date) Pengecekan untuk menjamin efektivitas kegiatan rutin

13. Tujuan Pengawasan Persediaan Menjaga agar persediaan selalu ada, sehingga kegiatan produksi tidak terhenti Pembentukan persediaan tidak besar, sehingga biaya yang timbul juga tidak besar.

14. 4. Pembukuan dan Inventarisasi Persediaan A. Proses Pembukuan Persediaan Sistem Pembukuan Persediaan ada 2, yaitu: 1. Sistem Persediaan Periodik (Periodic inventory system) pada sistem ini perhitungan persediaan barang dagangan akan dilakukan pada akhir periode berjalan. Contoh pada toko kelontong atau warung tradisional, dimana perusahaan seperti SOSRO dan PT. Coca Cola Company melakukan sistem persediaan periodik pada warung-warung tradisional. 2. Sistem Persediaan Perpetual (Perpetual Inventory system) Pada sistem pencatatan perpetual ini, perhitungan persediaan barang dagangan dilakukan setiap saat terjadi perubahan persediaan barang dagangan. Contoh sistem check out terkomputerisasi dengan laser scanner di supermarket. Dengan sistem ini, scanner akan membaca barcode product pada kemasan produk, dan transaksi dicatat secara langsung dan tingkat persediaan diperbaharui.

15. Inventarisasi Persediaan Inventarisasi persediaan merupakan kegiatan untuk memperoleh data atas seluruh persediaan yang dimiliki oleh sebuah perusahaan guna mendukung proses pengendalian dan pengawasan persediaan, serta mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan perusahaan.

16. Manfaat Inventarisasi Persediaan 1. Memberikan informasi/ keterangan bagi yang membacanya 2. Menjamin Keamanan Persediaan 3. Memberikan masukan untuk pengambilan keputusan dalam manajemen persediaan 4. Sebagai alat pertanggung jawaban

17. Klasifikasi, nomor kode barang, dan nomor inventaris barang Untuk mempermudah dalam pengelompokan barang-barang persediaan perusahaan, persediaan tersebut terlebih dahulu dibedakan atas barang habis pakai (tidak tahan lama) dan barang tahan lama. Barang habis pakai adalah barang berwujud, biasanya habis dikonsumsi dalam satu atau beberapa kali pemakaian, atau umur ekonomisnya kurang dari satu tahun. Contoh : Kertas, tinta, gula, garam, minyak makan Barang tahan lama adalah barang berwujud biasanya bisa bertahan lama dengan banyak pemakaian ataupun umur ekonomisnya untuk pemakaian normal adalah satu tahun atau lebih. Contoh: kulkas, meja, kursi, piring, mesin.

18. Proses Inventarisasi Mengelompokkan barang sesuai dgn jenis Pemberian nomor jenis barang Mengelompokkan barang berdasarkan jenis kelompoknya Pemberian nomor kelompok barang

19. Berdasarkan tabel, dapat dituliskan nomor kode masing-masing barang, dan sebagai contoh untuk sprei nomor kode barangnya adalah 01.02 dan selimut kode barangnya adalah 01.03. untuk contoh tersebut, nomor 01 menunjukkan nomor jenis barang, sedangkan 02 dan 03 menunjukkan pada nomor kelompok barang. No Jenis barang Jenis barang Nomor Kelompok Kelompok barang 01 Barang Perawatan 01 02 03 04 05 Kain Seprei Selimut Sarung bantal Kain lap 02 Alat rumah tangga 01 02 03 04 05 Alat makan Alat minum Alat dapur Alat olah raga Alat kerja 03 Alat tulis dan kantor 01 02 03 04 Buku pendaftaran Kuitansi Nota pelayanan Buku/ formulir

20. Teknik Inventarisasi Barang dengan Kartu Barang teknik inventarisasi barang dengan kartu barang adalah cara pencatatan barang dengan menggunakan kartu barang. Kartu barang adalah suatu lembaran atau formulir yang berisi informasi suatu barang, dibuat dari kertas yang lebih tebal.

21. Contoh Kartu Barang

22. Teknik Inventarisasi untuk Barang Habis Pakai dan Barang Tahan Lama Setiap satu jenis barang, dibuatkan satu kartu barang Kartu barang disimpan didalam file khusus, dan diurutkan secara alfabetis sesuai dengan nama barang. Setiap ada perubahan jumlah persediaan, harus secepatnya dicatat. Setiap kartu barang harus dapat menunjukkan persediaan barang pada saat itu. Untuk unit pemakai barang, setiap ada pemasukan barang harus disertai bukti penerimaan barang yang berupa bon pengeluaran barang atau surat penyerahan barang atau bon gudang. Untuk unit penggudangan dan distribusi, setiap ada barang yang masuk, harus disertai bukti pemasukan barang yang dapat berupa kwitansi, nota,, surat pengantar barang, ataupun tanda terima. penting juga dicatat tanggal masuk barang, sumber, jumlah dan total persediaan. Sementara untuk pengeluaran barang, harus juga disertai bukti pengeluaran barang yang dapat berupa surat penyerahan barang atau bon gudang. Setiap bukti pemasukan barang maupun bukti pengeluaran barang harus diberi nomor kode yang diurutkan berdasarkan urutan kronologis transaksi maupun pengeluaran barang guna mempermudah untuk pengecekan barang. Bukti pemasukan barang disimpan pada suatu tempat khusus yang berisi bukti penerimaan persediaan. Bukti pengeluaran barang harus disimpan dalam tempat atau map khusus yang berisi bukti- bukti pengeluaran barang.

23. Buku Induk Barang Inventaris, dan Buku Golongan Barang Inventaris Buku induk barang inventaris merupakan buku yang dipakai untuk mencatat semua barang inventaris tak habis pakai menurut tanggal penerimaannya. Proses Inventarisasi : Pengadaan/ Pembelian Penerimaan Barang Pencatatan/ inventarisasi

24. Buku Induk Barang Inventaris No. urut Tgl Pmbu kuan Kode brg Nama Brg Spesif ikasi brg Nama satua n jlh Thn pemb uatan Asal brg Tgl penye rahan Kead aan brg harga Keter angan

25. Buku golongan barang inventaris adalah buku pembantu tempat mencatat barang inventaris menurut golongan barang yang telah ditentukan. Data buku golongan inventaris diambil dari buku induk barang inventaris. Contoh buku golongan inventaris No urut No urut bk induk Kode brg Nama Barang Spesifi kasi barang Nama Satuan Jlh Thn pembu atan Asal barang Keadaa n barang harga lokasi ket