PEMELIHARAAN DANPEMUSNAHAN DOKUMEN

Zainal Fikri

Catatan memori, sejarah dan cerita tentang perusahaan dan tansaksi-transaksinya.

Perusahaan Makin Besar / Kompleks

Meningkatnya Peraturan / Pengawasan Pemerintah

Menyimpan dan menahan dokumen dlm waktu cukup lama

TANGGUNGJAWAB ATAS PENYIMPANAN DAN PENGATURAN DOKUMEN

pendekatan masalah Program Penyimpanan Dokumen

1.Membentuk komite2.Melimpahkan tanggungjawab

kepada pejabat tertentu3.Mendesentralisasikan

tanggungjawab kepada divisi atau konsultan

4.Menetapkan tanggungjawab sebagai fungsi staf dan menggunakan konsultan

pendekatan masalah Program Penyimpanan Dokumen

Pendekatan komite mempunyai keunggulan, : •melibatkan pimpinan perusahaan yang mempunyai pengetahuan mengenai catatan mana yang perlu disimpan. •Komite mencakup eksekutif akuntansi dan hukum selain juga fungsi-fungsi lain yang tersangkut.

pendekatan masalah Program Penyimpanan Dokumen

pejabat tertentu. •Tanggungjawab pejabat eksekutif ini

untuk menetapkan kebijaksanaan dan prosedur penyimpanan catatan

• rencana pengesahan dan penahanan bersama oraganisasi yang bertanggungjawab atas berbagai catatan.

pendekatan masalah Program Penyimpanan Dokumen

Kepala divisi atau departemen. • " main aman " menyimpan setiap

berkas dan dokumen meskipun penggunaannya sangat kecil, • tidak akan menghasilkan kegiatan

yang terkoordinasi •menimbulkan biaya yang makin

tinggi

pendekatan masalah Program Penyimpanan Dokumen

konsultan :•mengembangkan atau memantau

program penyimpanan dan pengaturan catatan. •manfaat : menggunakan ketrampilan

dan bakat yang khusus, gagasan baru, pandangan lebih luas terhadap permasalahan, serta tehnik baru yang mungkin lebih mudah.

PROSEDUR

•Penyiapan persediaan yang lengkap dari semua dokumen dan catatan, bersama dengan informasi pendukung yang cukup guna memungkinkan evaluasi pengaturan.•Penyiapan rencana penyimpanan

dan pemusnahan semua catatan.•Provisi untuk pengaturan

catatan yang tidak tercakup dalam daftar penyimpanan.

•Provisi untuk rencana perawatan, pemuktahiran dan perbaikan catatan bila perlu.•Pembentukan pusat penyimpanan

catatan yang ekonomis dan efisien.•Prosedur untuk proses

administratif mentransfer catatan (penyimpanan, pencairan kembali, serta pemusnahan dokumen yang telah kadaluarsa).

•Perawatan catatan yang memadai berkenaan dengan tindak lanjut, transfer, dan pemusnahan.•Adanya audit berkala guna

menentukan kesesuaian dengan program.

FAKTOR YANG DIPERTIMBANGKAN DALAM PENYIMPANAN CATATAN

1.Tanggal kadaluarsa2.Persyaratan berdasarkan

perturan pemerintah atau undang-undang

3.Sifat catatan atau dokumentasi itu sendiri

4.Jenis usaha5.Persyaratan kontrak

1. Tanggal kadaluarsa•Menetapkan atau membatasi

periode dari tindakan hukum•Kasus-kasus terlibat hukum minimal

23 tahun setelah ada ketetapan hukum•Sedangkan menurut AHIMA

(American Health Information Management Association (Hufman,1994) jadwal retensi minimal :

2. PP / UUAHIMA :

3. Sifat Dokumen1. Nilai dokumen dipandang dari

segi operasi perusahaan dimasa yang akan datang.

 2. Ketersediaan salinan yang

serupa atau identik.

3. Sifat Dokumen3. Sejauh mana data dapat

diringkaskan atau dimasukkan kedalam dokumen lain.

 4. Sejauh mana catatan

merupakan bukti asli atau transaksi tertentu-dokumen pokok.

4. Jenis Usaha1.Fabrikasi

2.Kesehatan

3.Penelitian

4. Kontrak1.Syarat Kontrak

2.Keterlambatan penyelesaian kontrak

3.Kahar (Force Majure)

4.Perselisihan

PENGELOMPOKAN CATATN UNTUK PENYIMPANAN

Klasifikasi :•permanen; • jangka waktu tertentu-barangkali

dalam bentuk mikro film / file dan kemudian dimusnahkan; •sementara waktu dan kemudian

dimusnahkan.

Referensia.Mendukung hak kepemilikan atas suatu harta kekayaan.

b.Mendukung pembayaran yang dilakukan kepada pihak lain.

c.Mendukung klaim kepada pihak lain.

d.Diharuskan oleh komisi perundangan atau undang-undang publik lainnya.

Referensie.Memberikan perlindungan terhadap kalim pajak di waktu yang akan datang.

f.Memberikan data statistik operasional yang penting.

PERSYARATAN PEMERINTAH

Office of the Federal Register National Archives and record

Service, General Service Administration

Pedoman ini meliputi :1. Apa catatan yang harus

disimpan2. Siapa yang menyimpan3. Berapa lama disimpan

• disarankan agar dokumentasi pendukung tersedia sampai akhir suatu tahun pajak. • Kebanyakkan akta merinci

periode penyimpanan untuk catatan gaji, • kontrak dengan pemerintah, • kesepakatan serikat kerja, • dan dokumen-dokumen hukum

lainnya.

MENTRANSFER CATATAN

•Penyimpanan tidak aktif•Kotak penyimpanan pemusnahan

yg tdk berguna•Bersifat sementara

•Laporan•Surat menyurat•Formulir lainya (sifat sementara)

TEMPAT PENYIMPANAN

1. Daerah gudang sebaiknya merupakan konstruksi tahan api.

 2. Cadangan ruangan yang

cukup perlu disediakan untuk keperluan yang akan datang.

3.Gang-gang dalam daerah penyimpanan hams diberi angka atau huruf yang memungkinkanidentifikasi yang cepat jika lokasinya besar; juga tiap-tiap peti kemas harus diberi nomor atau huruf untuk memudahkan selanjutnya.4.Tiap-tiap lemari harus diberi tanda / kode yang jelas.

5. Catatan rahasia harus memakai kunci khusus.

 6. Tanggungjawab hams

diterapkan secara jelas. 7. Kotak tertutup lebih dianjurkan;

biar lebih memuaskan.

Tempat penyimpanan yang ideal : • mudah dijangkau, • tahan api, • tahan banjir, dan • dilengkapi dengan peralatan

fumigasi bagi catatan sebelum diberkaskan

INDEKS CATATAN TIDAK AKTIF

Fungsi Indeks : 1. Catatan lokasi dan tempat

penyimpanan 2. Catatan yang menunjukkan

tanggal pemusnahan

Kartu IndeksUraian tentang

catatan LokasiPeriode penyimpanan

Tanggal pemusnahanReferensi silangKeterangan lain yang

perlu

PEMUSNAHAN AKHIR CATATAN

• Penggunaan berkas Indeks Catatan tdk aktif• Catat tanggal pemusnahan• Buat rencana pemusnahan• Buat jadwal pemusnahan• Periksa kembali dokumen yg akan

dimusnahkan• Buat sertifikat pemusnahan

• Dijual• Dipotong-potong• Di bakar (Rekomendasi)

PENGGANDAAN CATATANKeunggulan Tehnik : 1. Memerlukan ruang penyimpanan

yang kecil. 2. Cara ini cepat dan relatif murah

jika digunakan dalam volume besar.

 3. Ketepatan-citra aktual dokumen.

 4. Relatif bersifat permanan

PENGGANDAAN CATATANKeunggulan Tehnik :

5. Penyederhanaan prosedur.6. Dalam beberapa keadaan dapat

digunakan sebagai pengganti untuk dokumen asli.