PROSEDUR SOKONGAN

MESYUARAT KAJIAN SEMULA

PENGURUSAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.01

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 1 / 10

PROSEDUR MESYUARAT KAJIAN SEMULA

PENGURUSAN PK(S)AKMAL.01

Disediakan oleh:

.

(Tandatangan)

Nama : Saidi Ismail

Jawatan : Penolong Kanan

Pengarah Kastam I

Tarikh :

Diluluskan oleh:

.

(Tandatangan)

Nama : Rosinah Ali

Jawatan :Timbalan Pengarah AKMAL

Tarikh :

PROSEDUR SOKONGAN

MESYUARAT KAJIAN SEMULA

PENGURUSAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.01

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 2 / 10

REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan

dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang

dinyatakan di dalamnya.

Tarikh

No.Kandungan Muka surat

Bentuk Pindaan Tarikh

Diluluskan

PROSEDUR SOKONGAN

MESYUARAT KAJIAN SEMULA

PENGURUSAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.01

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 3 / 10

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan penilaian

berterusan dibuat ke atas Sistem Pengurusan Kualiti supaya ianya sentiasa

cekap, berkesan dan ditambah baik secara berterusan.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Pengurusan Atasan AKMAL semasa

merancang dan mengendalikan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

(MKSP).

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

3.1 MK.AKMAL.04 :

Seksyen 5.6 Kajian Semula Pengurusan

Seksyen 5.6.1 Am

Seksyen 5.6.2 Input Kajian Semula Pengurusan

Seksyen 5.6.3 Output Kajian Semula Pengurusan

Seksyen 8.4 Analisa Data

Seksyen 8.5 Penambahbaikan

PROSEDUR SOKONGAN

MESYUARAT KAJIAN SEMULA

PENGURUSAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.01

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 4 / 10

4.0 DEFINISI

4.1 Pemilik Proses Pengarah AKMAL.

4.2 Wakil Pengurusan Timbalan Pengarah AKMAL.

4.3 Timbalan Wakil

Pengurusan

Mana-mana Pegawai yang dilantik oleh

Pemilik Proses sebagai Timbalan Wakil

Pengurusan.

4.4 Urusetia ISO AKMAL Jawatankuasa yang terdiri daripada Wakil

Pengurusan,Timbalan Wakil Pengurusan,

Setiausaha, Pegawai Dokumentasi dan

Pasukan Petugas dalam Pelaksanaan

Sistem Pengurusan Kualiti AKMAL.

4.5 PYB Pegawai yang bertanggungjawab ke atas

perlaksanaan sesuatu prosedur yang

ditetapkan.

5.0 SINGKATAN

5.1 WP - Wakil Pengurusan

5.2 TWP - Timbalan Wakil Pengurusan

5.3 MKSP - Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

5.4 AKMAL - Akademi Kastam Diraja Malaysia

5.5 UIA - Urusetia ISO AKMAL

5.6 PYB - Pegawai Yang Bertanggungjawab

5.7 PD - Pegawai Dokumen

PROSEDUR SOKONGAN

MESYUARAT KAJIAN SEMULA

PENGURUSAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.01

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 5 / 10

6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

WP/TWP

1.

2.

Bincang dengan Pengarah AKMAL bagi menetapkan

tarikh, masa, tempat dan agenda MKSP.

Arahkan UIA menyediakan maklumbalas atau

laporan-laporan mengenai perkara-perkara berikut:

a. Kesesuaian dasar dan Objektif Kualiti kepada

kehendak semasa.

b. Penilaian prestasi Sistem Pengurusan Kualiti

berasaskan Objektif Kualiti yang ditetapkan.

c. Penilaian keberkesanan proses (Prestasi

Proses).

d. Laporan kepincangan dan ketidakpatuhan

serta tindakan-tindakan pembetulan yang

diambil.

e. Maklumbalas pelanggan termasuk aduan

pelanggan.

f. Laporan Audit Dalam.

g. Perkara-perkara yang boleh ditambahbaik dan

keperluan-keperluan perubahan.

h. Tindakan-tindakan susulan yang belum selesai

daripada kajian semula pengurusan yang

lepas.

i. Keperluan latihan organisasi.

j. Prestasi pembekal.

k. Laporan tindakan pembetulan dan

PROSEDUR SOKONGAN

MESYUARAT KAJIAN SEMULA

PENGURUSAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.01

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 6 / 10

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

pencegahan.

l. Cadangan-cadangan penambahbaikan.

UIA/Pegawai Kualiti

3.

Dapatkan maklumbalas-maklumbalas seperti di para

2 a I dan kemukakan kepada WP / TWP

WP/TWP

4.

Semak semua laporan yang diterima maklumbalas

yang dikemukakan untuk pembentangan sebelum

dibentang dalam MKSP.

Setiausaha UIA

5.

6.

7.

Kenalpasti tarikh yang telah ditetapkan untuk MKSP.

Sedia dan edarkan surat panggilan mesyuarat serta

laporan yang akan dibentangkan dalam MKSP.

Uruskan persediaan.

Pengarah AKMAL

8.

Pengerusikan mesyuarat.

WP / TWP / PYB

Bentangkan laporan-laporan seperti di para 2 a l

kepada sidang mesyuarat.

Pengarah AKMAL 10. Bincangkan laporan-laporan yang telah dibentangkan

dan putuskan tindakan yang merangkumi perkara-

perkara berikut:

PROSEDUR SOKONGAN

MESYUARAT KAJIAN SEMULA

PENGURUSAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.01

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 7 / 10

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

a. Penambahbaikan ke atas Sistem Pengurusan

Kualiti AKMAL ke atas proses-proses yang

terlibat.

b. Penambahbaikan perkhidmatan berkaitan

dengan keperluan pelanggan.

c. Keperluan sumber-sumber.

Setiausaha UIA

11

12

Sediakan dan semak deraf minit mesyuarat dan

dapatkan kelulusan Pengarah AKMAL.

Edarkan minit mesyuarat yang telah diluluskan oleh

Pengarah AKMAL.

PYB

13

Laksanakan tindakan pembetulan, pencegahan dan

penambahbaikan berdasarkan keputusan yang dibuat

dalam mesyuarat.

WP / TWP

14

Buat susulan ke atas semua tindakan pembetulan

dan pencegahan yang diperlukan.

WP / TWP 15

Bincang dengan Pengarah AKMAL dimana perlu

mengenai tindakan susulan ke atas keputusan

mesyuarat untuk dilaporkan dalam mesyuarat MKSP

akan datang.

WP / TWP 16 Membuat susulan dan memastikan semua keputuan

dilaksanakan oleh pihak-pihak yang

bertanggungjawab dengan berkesan.

PROSEDUR SOKONGAN

MESYUARAT KAJIAN SEMULA

PENGURUSAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.01

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 8 / 10

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

UIA 17 Sahkan perlaksanaan keputusan mesyuarat.

PROSEDUR SOKONGAN

MESYUARAT KAJIAN SEMULA

PENGURUSAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.01

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 9 / 10

7.0 CARTA ALIRAN KERJA

MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN

MULA

Selesai

Tetapkan mesyuarat

Arah penyediaan laporan

Semak Laporan ?

Bentang laporan

Edarkan minit mesyuarat

Tidak Lulus

Sediakan Laporan

Uruskan persediaan mesyuarat

Putuskan tindakan pembetulan / pencegahan

Sediakan minit mesyuarat dan kelulusan pengerusi

Pengerusikan mesyuarat

Lulus

Edarkan surat panggilan mesyuarat

Laksanakan tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan

Sediakan maklumbalas ke atas keputusan mesyuarat

Sahkan pelaksanaan keputusan mesyuarat

WP

Setiausaha UIA

WP

Setiausaha UIA

WP

Setiausaha UIA

Pengarah AKMAL

WP / TWP / PYB

Pengarah AKMAL

Setiausaha UIA

Setiausaha UIA

PYB

WP / TWP

Setiausaha UIA

PROSEDUR SOKONGAN

MESYUARAT KAJIAN SEMULA

PENGURUSAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.01

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 10 / 10

8.0 REKOD KUALITI

BIL JENIS REKOD LOKASI TEMPOH PENYIMPANAN

1. Fail MKSP Pejabat

Pengarah 5 Tahun

2. Fail Pencapaian Dasar dan Objektif Kualiti

Pejabat WP 5 Tahun

3. Fail Audit Kualiti Dalaman

Pejabat Ketua Audit Dalam

5 tahun

4. Fail Maklumbalas Pelanggan

Pejabat Pendaftar

5 tahun

9.0 LAMPIRAN Tiada