mesyuarat kaji semula pengurusan prosedur … · 18/05/2015 . 02/02 : muka hadapan . perubahan pada...

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan : PK. UiTM. FSSR.(P).07

No. Keluaran : 02

MESYUARAT KAJI SEMULA PENGURUSAN

No. Pindaan : 02

Tarikh Kuatkuasa

: 22/9/2013

Muka Surat : 1/9

1

FSSR

SALINAN DOKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR MESYUARAT KAJI SEMULA

PENGURUSANPK.UiTM FSSR (P).07

Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh

Tandatangan

Nama Pn. Azliah Othman Dr. Arba’iyah Ab. Aziz

Prof Dr. Hj. D’zul Haimi Md. Zain

(A.I.S)

Jawatan Timbalan Pendaftar Timbalan Dekan (Akademik) Dekan

Tarikh 12/01/2016 12/01/2016 12/01/2016

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan : PK. UiTM. FSSR.(P).07

No. Keluaran : 02

MESYUARAT KAJI SEMULA PENGURUSAN

No. Pindaan : 02

Tarikh Kuatkuasa

: 22/9/2013

Muka Surat : 2/9

2

FSSR


REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan

dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang

dinyatakan di dalamnya.

MUKA SURAT DIPINDA Tarikh No.

Pindaan

No.

Para

Muka

surat

Ringkasan Pindaan Diluluskan

22/09/2013

02/01

4.2 5 Timbalan Dekan diubah

kepada Timbalan Dekan

(Akademik)

02/01 5 5 Penambahbaikan singkatan

WP kepada WPF

18/05/2015 02/02 Muka hadapan

Perubahan pada nama Dekan dan Timbalan Dekan (Akademik) pada muka surat hadapan prosedur

12/01/2016 02/02 hadapan Nama Timbalan Pendaftar

baru dimasukkan dan Tanda

tangan digital dimasukkan

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR KUALITI

PENGURUSAN

No. Rujukan

:

PK. UiTM. FSSR.(P).07

No. Keluaran

:

02

MESYUARAT KAJI

SEMULA PENGURUSAN

No. Pindaan

:

02

Tarikh Kuatkuasa

:

22/9/2013

Muka Surat

:

3/9

3

FSSR


KANDUNGAN

MUKASURAT

1. Objektif 2. Skop 3. Dokumen Rujukan 4. Definisi 5. Singkatan 6. Tanggungjawab dan Tindakan 7. Rekod Kualiti 8. Lampiran

4

4

4

5

5

6-9

10

11

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR KUALITI

PENGURUSAN

No. Rujukan

:


No. Keluaran

:

02

MESYUARAT KAJI

SEMULA PENGURUSAN

No. Pindaan

:

02

Tarikh Kuatkuasa

:

22/9/2013

Muka Surat

:

4/9

4

FSSR


1. OBJEKTIF

Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan proses kaji

semula pengurusan dilaksanakan secara terancang, berkesan dan

profesional di bawah kaedah yang ditetapkan oleh pengurusan FSSR.

2. SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh Dekan FSSR semasa merancang dan

melaksanakan kaji semula pengurusan FSSR.

3. DOKUMEN RUJUKAN

3.1 MK.FAKULTI.UITM.02

Seksyen 5.6 - Kaji Semula Pengurusan

Seksyen 5.6.1 - Am

Seksyen 5.6.2 - Input Kaji Semula

Seksyen 5.6.3 - Output Kaji Semula

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR KUALITI

PENGURUSAN

No. Rujukan

:


No. Keluaran

:

02

MESYUARAT KAJI

SEMULA PENGURUSAN

No. Pindaan

:

02

Tarikh Kuatkuasa

:

22/9/2013

Muka Surat

:

5/9

5

FSSR


4.0 DEFINISI

4.1 Kaji Semula Pengurusan

Kajian yang dilaksanakan oleh Dekan melalui Mesyuarat Kaji Semula

Pengurusan selaras dengan keperluan Seksyen 5.6 Manual Kualiti.

4.2 Pengurusan Atasan

Pengurusan Atasan adalah Dekan, Timbalan Dekan (Akademik) dan

Timbalan Pendaftar FSSR.

5. SINGKATAN

FSSR Fakulti Seni Lukis dan Seni Reka

MKSP Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan

WPF Wakil Pengurusan FSSR

UiTM Universiti Teknologi Mara

TP Timbalan Pendaftar

PE Pegawai Eksekutif

PYB Pegawai Yang Bertanggungjawab

LPHA Laporan Penemuan Hasil Audit

A/MP Aduan/ Maklumbalas Pelanggan

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR KUALITI

PENGURUSAN

No. Rujukan

:


No. Keluaran

:

02

MESYUARAT KAJI

SEMULA PENGURUSAN

No. Pindaan

:

02

Tarikh Kuatkuasa

:

22/9/2013

Muka Surat

:

6/9

6

FSSR


6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

D

Arahkan Timbalan Pendaftar membuat persediaan

merancang, menjadual dan mengendalikan MKSP.

WPF

2. Lantik TP sebagai setiausaha mesyuarat. 3. Arahkan TP untuk menyediakan agenda. 4. Pastikan persediaan yang menyeluruh bagi MKSP. 5. Tetapkan tarikh untuk MKSP.

TP/PE

A. Tindakan Sebelum MKSP

6. Keluarkan notis mesyuarat kepada semua ahli

sekurang-kurangnya 7 hari bekerja sebelum

mesyuarat.

7. Dapatkan daripada PYB semua laporan lengkap

seperti yang dinyatakan dalam Seksyen 5.6.2

Manual Kualiti.

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR KUALITI

PENGURUSAN

No. Rujukan

:


No. Keluaran

:

02

MESYUARAT KAJI

SEMULA PENGURUSAN

No. Pindaan

:

02

Tarikh Kuatkuasa

:

22/9/2013

Muka Surat

:

7/9

7

FSSR


TP/PE

8. Sediakan agenda MKSP merangkumi perkara-

perkara berikut : i. Laporan Pencapaian Dasar dan Objektif Kualiti

FSSR;

ii. Laporan Prestasi Pengurusan Perkhidmatan

Pengajaran dan Pembelajaran;

iii. Laporan LPHA;

iv. Laporan A/MP;

v. Laporan Tindakan Pembetulan;

vi. Laporan Tindakan Pencegahan;

vii. Laporan Cadangan Penambahbaikan;

viii. Laporan Pengurusan Latihan;

ix. Kesedaran Mengenai Sistem Kualiti.

WP

B. Pengendalian Mesyuarat 9. Bentangkan Laporan Pencapaian Pelaksanaan

Pengurusan FSSR.

10. Arahkan PYB bentangkan laporan berkaitan.

11. Pastikan TP catatkan perbincangan dan keputusan

mesyuarat.

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR KUALITI

PENGURUSAN

No. Rujukan

:


No. Keluaran

:

02

MESYUARAT KAJI

SEMULA PENGURUSAN

No. Pindaan

:

02

Tarikh Kuatkuasa

:

22/9/2013

Muka Surat

:

8/9

8

FSSR


TP

C. Tindakan Selepas Mesyuarat

12. Siapkan minit mesyuarat dan edarkan dalam

tempoh 14 hari bekerja dari tarikh mesyuarat.

13. Buat pembetulan dan pengemaskinian pindaan.

Maklumkan kepada PYB untuk laksanakan

keputusan MKSP secara rasmi.

PYB

14. Laksanakan tindakan susulan yang perlu dalam

tempoh masa yang ditetapkan. 15. Majukan laporan maklumbalas mengenai

keberkesanan tindakan yang telah diambil

kepada TP.

TP

16. Semak dan pastikan laporan maklumbalas diterima selaras dengan keputusan MKSP.

17. Jika tindakan yang diambil tidak berkesan, bincang

dengan PYB untuk tindakan pembetulan.

18. Sediakan Laporan Keberkesanan Tindakan

Keputusan MKSP untuk mesyuarat akan datang.

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR KUALITI

PENGURUSAN

No. Rujukan

:


No. Keluaran

:

02

MESYUARAT KAJI

SEMULA PENGURUSAN

No. Pindaan

:

02

Tarikh Kuatkuasa

:

22/9/2013

Muka Surat

:

9/9

9

FSSR


7. REKOD KUALITI

Bil. Jenis/ Rekod Rujukan Lokasi Tempoh Simpanan

1. Minit MKSP 600-FSSR

(PT. 12/10/5)

Bah. Pentadbiran

FSSR

7 Tahun

8. LAMPIRAN

8.1 Carta Alir Prosedur Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan - Lampiran 1

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

10

SALINAN DOKUMEN TERKAWAL CARTA ALIR PROSEDUR MESYUARAT KAJI SEMULA PENGURUSAN

PK. UiTM. FSSR (P).07

TANGGUNG

JAWAB

CARTA ALIR

PROSES KERJA

REKOD/AP/PA

MULA

D

Arahkan Timbalan Pendaftar membuat

persediaan merancang, menjadual dan

mengendalikan MKSP.

WPF

Lantik TP sebagai setiausaha mesyuarat.

Arahkan TP untuk menyediakan agenda.

Pastikan persediaan yang menyeluruh

bagi MKSP dan tetapkan tarikh untuk

MKSP.

TP/ PE

Tindakan Sebelum MKSP Keluarkan notis mesyuarat kepada

semua ahli sekurang-kurangnya 7 hari

bekerja sebelum mesyuarat.

Dapatkan daripada PYB semua laporan

lengkap seperti yang dinyatakan dalam

Seksyen 5.6.2 Manual Kualiti.

Sediakan agenda MKSP mengikut

prosedur.

WPF

Pengendalian Mesyuarat Bentangkan Laporan Pencapaian

Pelaksanaan Pengurusan FSSR.

Pastikan TP catatkan perbincangan dan

keputusan mesyuarat.

Sambungan

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

11


sambungan

TP

Tindakan Selepas Mesyuarat Siapkan minit mesyuarat dan edarkan.

Buat pembetulan dan pengemaskinian

pindaan. Maklumkan kepada PYB untuk

laksanakan keputusan MKSP

PYB

Laksanakan tindakan susulan yang perlu.

Majukan laporan maklumbalas mengenai

keberkesanan tindakan yang telah

diambil kepada TP.

TP

Semak dan pastikan laporan

maklumbalas diterima selaras dengan

keputusan MKSP. Sediakan Laporan

Keberkesanan Tindakan Keputusan

MKSP untuk mesyuarat akan datang.

TAMAT

mesyuarat kaji semula pengurusan prosedur … · 18/05/2015 . 02/02 : muka hadapan . perubahan pada...

Documents