prosedur kawalan dokumen kualiti - …w) 01 -kawalan dokumen.pdf · tarikh prosedur wajib kawalan...

PROSEDUR WAJIB KAWALAN DOKUMEN

KUALITI

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(W)AKMAL.01

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 1� / 18

PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN KUALITI

PK (W) AKMAL.01

Disediakan oleh:

………………………………….

(Tandatangan)

Nama : Saidi Ismail

Jawatan : Penolong Kanan

Pengarah Kastam I

Tarikh :

Diluluskan oleh:

……………………………………….

(Tandatangan)

Nama : Rosinah Ali

Jawatan :Timbalan Pengarah AKMAL

Tarikh :


KUALITI

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(W)AKMAL.01

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010


REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini

sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya.

Tarikh

No.Kandungan Muka

surat Bentuk Pindaan

Tarikh

Diluluskan


KUALITI

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(W)AKMAL.01

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010


1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan dokumen kualiti

iaitu Manual Kualiti, Prosedur Kualiti, Arahan Kerja dan Dokumen Sokongan

dapat dikawal dengan baik dan teratur semasa ianya disediakan, diluluskan,

diedar, dipinda, dikemaskini, disimpan dan dilupuskan.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Wakil Pengurusan, Timbalan Wakil Pengurusan

dan Pegawai Dokumen serta semua pemegang dokumen terkawal semasa

proses penyediaan dokumen kualiti terkawal hingga pelupusan dokumen

kualiti di AKMAL.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

3.1 MK.AKMAL.04 : Seksyen 4.2.3 – Kawalan Dokumen


KUALITI

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(W)AKMAL.01

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010


4.0 DEFINISI

4.1 Dokumen Kualiti

Dokumen yang digunakan dalam sistem pengurusan kualiti iaitu

Manual Kualiti, Prosedur Kualiti, Arahan Kerja dan Dokumen Sokongan

dalaman dan luaran.

4.2 Wakil Pengurusan

Seorang pegawai yang dilantik oleh Pengarah AKMAL, berasaskan

keperluan Seksyen 5.5.2 bagi membangunkan, menyelaras dan

menambahbaik sistem pengurusan kualiti.

4.3 Timbalan Wakil Pengurusan

Pegawai yang dilantik oleh Wakil Pengurusan, bagi membantu Wakil

Pengurusan semasa ketiadaannya atau menjalankan tugas-tugas dan

tanggungjawab yang diserahkan kepadanya oleh Wakil Pengurusan.

4.4 Pegawai Dokumen

Pegawai yang dilantik oleh Wakil Pengurusan yang bertanggungjawab

dalam mengurus, mengawal dan menyelenggara dokumen-dokumen

yang digunakan dalam sistem pengurusan kualiti


KUALITI

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(W)AKMAL.01

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010


4.5 Pasukan Petugas

Pegawai yang dilantik oleh Wakil Pengurusan dan diberi

tanggungjawab untuk menyediakan dokumen kualiti.

5.0 SINGKATAN

5.1 WP - Wakil Pengurusan

5.2 TWP - Timbalan Wakil Pengurusan

5.3 PD - Pegawai Dokumen

5.4 PP - Pasukan Petugas

5.5 PYB - Pegawai Yang Bertanggungjawab


KUALITI

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(W)AKMAL.01

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010


6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

WP

1. 2.

MEWUJUDKAN DOKUMEN KUALITI

Kenalpasti dokumen kualiti yang perlu disediakan berdasarkan kepada aktiviti baru dan arahan / syor dari pegawai atasan dari masa ke semasa. Lantik PD, PP dan PYB yang akan menyediakan dokumen kualiti.

PP / PYB

4.

Sediakan draf dokumen kualiti dengan merujuk kepada Kawalan Dokumen.

TWP

5. Semak draf dokumen dan buat pindaan jika perlu

WP

6.

Bincang dengan TWP / PP / PYB berkaitan dokumen yang disediakan bagi mendapatkan kelulusan Pengarah AKMAL / WP (mana yang berkenaan).

Pengarah AKMAL / WP 7.

Luluskan dokumen kualiti

PD 8.

9. 10.

11.

Tentukan pegawai penerima berdasarkan senarai edaran dokumen dan tarikh penggunaan dokumen. Sediakan salinan dokumen yang mencukupi

Tandakan ‘ SALINAN TERKAWAL’ pada setiap dokumen dengan dakwat merah. Senaraikan dokumen kualiti dalam Senarai Induk Dokumen Kualiti seperti di Lampiran A


KUALITI

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(W)AKMAL.01

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010


TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

12.

Edarkan dokumen kepada pegawai yang dikenalpasti serta dapatkan tandatangan sebagai pengesahan penerimaan menggunakan Borang Edaran Dokumen Kualiti seperti di Lampiran B.

PP

13.

PINDAAN DOKUMEN KUALITI

Membuat cadangan pindaan ke atas dokumen melalui Borang Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti seperti di Lampiran C dan serahkan kepada TWP.

TWP

14.

15.

16.

Semak cadangan pindaan dokumen. Kemaskini status dokumen yang berkaitan iaitu no. keluaran, pindaan dan tarikh kuatkuasa pada setiap mukasurat dokumen. Kemukakan cadangan pindaan kepada WP.

WP

17.

18.

19.

20.

Bincang dengan TWP mengenai cadangan pindaan (jika perlu). Luluskan pindaan dokumen dan tetapkan tarikh kuatkuasa. Jika tidak lulus kembalikan semula kepada PYB untuk pindaan / pembetulan. Serahkan dokumen yang diluluskan kepada PD.

PD

21.

22.

Arahkan pemegang dokumen mengembalikan dokumen asal untuk di batalkan.

Edarkan dokumen yang baru yang telah ditandakan ‘SALINAN TERKAWAL’ kepada pemegang dokumen.


KUALITI

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(W)AKMAL.01

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010


TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

PD

23.

24.

25.

PELUPUSAN DOKUMEN Terima dokumen asal dari pemegang dokumen Kumpulkan semua dokumen usang dan kemaskinikan rekod edaran. Simpan satu naskah dokumen induk yang asal di dalam fail khas dan ditandakan ‘BATAL’, selebihnya dimusnahkan.

WP

26.

Buat pemeriksaan rawak dan pastikan pemegang dokumen hanya merujuk kepada dokumen kualiti terkini.

PD

27.

Menyediakan Senarai Induk Dokumen Kualiti yang terkini mengikut format seperti Lampiran A

Pengarah AKMAL

28.

29.

KAWALAN DOKUMEN LUAR

Dokumen-dokumen luar yang dikenalpasti sebagai dokumen yang memberi kesan ataupun yang digunapakai dalam implementasi sistem pengurusan kualiti (SPK) adalah seperti berikut:

1. Akta 2. Peraturan 3. Perintah-perintah 4. Arahan dari Ibu Pejabat KDRM/Negeri/

Jabatan-jabatan lain.

Terima dokumen asal perundangan / surat-surat arahan daripada Ibu Pejabat KDRM / KDRM Negeri / Jabatan-jabatan lain.

30. Cop arahan edaran dan minitkan arahan edaran kepada Unit Dokumentasi

PYB Unit Dokumentasi

31.

Buat salinan dan edaran mengikut minit arahan Pengarah AKMAL.


KUALITI

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(W)AKMAL.01

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010


TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

32. Kemaskini Perundangan / Surat Arahan. Musnahkan Perundangan / Surat Arahan yang terbatal.

33. Simpan salinan asal dalam fail Perundangan / Surat Arahan yang berkaitan di Unit Dokumentasi.


KUALITI

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(W)AKMAL.01

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010


7.0 CARTA ALIRAN KERJA

MEWUJUDKAN DOKUMEN KUALITI

MULA

Selesai

Kenalpasti dokumen kualiti yang perlu disediakan, PD , PP/PYB yang akan menyediakan dokumen

Sediakan draf dokumen kualiti

Perlu pindaan ?

Sediakan salinan dokumen yang secukupnya

Edarkan dokumen kepada pegawai yang dikenalpasti dan dapatkan tandatangan sebagai pengesahan penerimaan

Pinda dokumen

kualiti

Ya

Semak draf dokumen

Luluskan dokumen kualiti

Tandakan SALINAN TERKAWAL pada setiap dokumen dengan dakwat merah

Senaraikan dokumen kualiti

Tentukan pegawai penerima dan tarikh kuatkuasa dokumen

Tidak

Bincang dengan TWP / PP / PYB berkaitan dokumen yang disediakan

WP

PP/PYB

TWP

WP

Pengarah AKMAL / WP

PD

PD

PD

PD

PD


KUALITI

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(W)AKMAL.01

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010


PINDAAN DOKUMEN KUALITI

MULA

Selesai

Cadangkan pindaan dokumen kualiti Dan serahkan kepada TWP

Semak cadangan pindaan

Bincang dengan TWP mengenai cadangan Pindaan (jika perlu)

Arahkan pemegang dokumen kembalikan dokumen asal untuk dibatalkan

Tetapkan tarikh kuatkuasa

Kemaskini status dokumen dan kemukakan cadangan pindaan kepada WP

Edarkan dokumen baru kepada pemegang dokumen

Pindaan diluluskan?

WP serahkan kepada PYB Untuk pindaan/pembetulan

Serahkan dokumen yang diluluskan kepada PD

PP

TWP

TWP

WP

WP

WP

PD

PD


KUALITI

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(W)AKMAL.01

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010


PELUPUSAN DOKUMEN

MULA

Selesai

Terima dokumen asal dari pemegang dokumen

Simpan satu naskah dokumen induk yang asal di dalam fail

khas dan ditandakan BATAL, selebihnya dimusnahkan

Kandungan jelas dan teratur ?

Sediakan Senarai Induk Dokumen kualiti yang terkini

Adakan pemeriksaan rawak dan pastikan pemegang dokumen hanya merujuk kepada dokumen kualiti terkini

Kumpulkan semua dokumen usang dan kemaskinikan rekod edaran

PD

PD

PD

WP

PD


KUALITI

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(W)AKMAL.01

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010


KAWALAN DOKUMEN LUAR

Selesai

Kenalpasti dokumen-dokumen luar yang memberi kesan /yang digunapakai dalam implementasi SPK

Buat salinan dan edaran mengikut minit arahan Pengarah AKMAL.

Simpan salinan asal dalam fail Perundangan / Surat arahan yang berkaitan di Unit Dokumentasi

Pengarah AKMAL


Pengarah AKMAL



Kemaskini Perundangan / Surat Arahan. Musnahkan Perundangan / Surat Arahan yang terbatal

MULA

Terima dokumen luar yang asal, cop arahan edaran dan minitkan arahan edaran kepada Unit Dokumentasi


KUALITI

NO. RUJ. DOKUMEN: PK(W)AKMAL.01

NO. KELUARAN : 04 NO. PINDAAN : 00 TARIKH : 1 Jun 2010 MUKASURAT : 14� / 18

8.0 REKOD KUALITI

BIL JENIS REKOD LOKASI TEMPOH PENYIMPANAN

1. Fail Edaran Dokumen Kualiti

Pejabat Pegawai Dokumen

5 Tahun

2. Fail Cadangan Pindaan


5 Tahun

3. Senarai Induk Dokumen Kualiti


5 tahun

4. Fail Dokumen Kualiti Yang Telah Dilupus


5 tahun

5. Fail Perundangan / Surat Arahan yang berkaitan

Unit Dokumentasi

Sehingga Arahan Pembatalan dikeluarkan oleh pihak yang berkenaan

9.0 LAMPIRAN

Lampiran A - Senarai Induk Dokumen Kualiti

Lampiran B - Borang Edaran Dokumen Kualiti

Lampiran C - Borang Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti


KUALITI



LAMPIRAN A

SENARAI INDUK DOKUMEN KUALITI

No. Dokumen

Nama Dokumen

Keluaran / Pindaan

Tarikh

Disediakan oleh Pegawai Dokumen

Tandatangan : ………………………………………… ( Nama )

Tarikh :


KUALITI



LAMPIRAN B AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA

PETI SURAT 160,

75730 BUKIT BARU, HANG TUAH JAYA, MELAKA

TEL : 06-2331100, FAX NO : 06-2322217

Rujukan Fail : Tarikh :

BORANG EDARAN DOKUMEN KUALITI

Kepada : …………………………………. Nama : …………………………………. Jabatan / Cawangan / Unit :…………………………………..

Bil. Nama Dokumen No.

Dokumen

Jenis

Dokumen Catatan

Dengan ini saya mengesahkan telah menerima dokumen – dokumen seperti di atas. Sekian. Terima kasih. ………………………………. Tandatangan Penerima Nama: Cop :


KUALITI



LAMPIRAN C

BORANG CADANGAN PINDAAN DOKUMEN KUALITI

(Arahan : Sila isi dan hantar borang ini kepada Timbalan Wakil Pengurusan) 1. MAKLUMAT PENCADANG

(a)Nama :___________________________________

(b)Jawatan :___________________________________

(c)Jabatan / Cawangan / Unit : ______________________________ 2. DOKUMEN ASAL YANG DICADANGKAN UNTUK DIPINDA (Nyatakan nama dokumen yang dicadangkan untuk dipinda dengan jelas) _________________________________________________________________ 3. CADANGAN PINDAAN

________________________________________________________

4. ALASAN PINDAAN

________________________________________________________

……………………………. Tarikh : _________________ (Tandatangan Pencadang) 5. ULASAN DAN KEPUTUSAN TIMBALAN WAKIL PENGURUSAN

________________________________________________________

…………………………… Tarikh : _____________ (Tandatangan Timbalan Wakil Pengurusan)


KUALITI



6. KEPUTUSAN WAKIL PENGURUSAN

________________________________________________________

…………………………………….. Tarikh : _________________ (Tandatangan Wakil Pengurusan)

prosedur kawalan dokumen kualiti - …w) 01 -kawalan dokumen.pdf · tarikh prosedur wajib kawalan...

Documents