KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA PEJABAT KESIHATAN KOTA TINGGI, JOHOR

PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN NO KELUARAN : 04

NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-Q06 NO PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA : 1 MAC 2014

PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN

NAMA TANDATANGAN

DISEDIAKAN OLEH

Dr Fazilahton Binti Rajulin Pegawai Perubatan & Kesihatan

Cetakan komputer

DISEMAK OLEH Dr Rahayu M.Yusof Pegawai Perubatan UD54 Ketua Pengawal Dokumen

Cetakan komputer

DILULUSKAN OLEH

Dr Hjh Hanihaselah bt Mohd Salleh Pakar Perubatan Keluarga UD54 Wakil Pengurusan

Cetakan komputer

NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-Q06

Page | 2 MS ISO 9001:2008

Prosedur Kawalan Dokumen

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini diwujudkan bagi mengawal dokumen-dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat Kesihatan Kota Tinggi

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai bagi aktiviti-aktiviti berikut dalam mengawal dan mengekalkan dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat Kesihatan Kota Tinggi 2.1 Mewujudkan dokumen baru dan menyemak dokumen sedia ada 2.2 Membuat pindaan 2.3 Meluluskan dokumen 2.4 Mengedarkan dokumen 2.5 Melupuskan dokumen using

3.0 RUJUKAN

3.1 Manual kualiti Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi

4.0 TERMINOLOGI

4.1 Pemilik prosedur : Anggota yang menulis prosedur

4.2 Pengawal Dokumen : Personel yang dilantik untuk menyelenggarakan sistem pindaan dan edaran dokumen yang berkaitan dengan sistem pengurusan kualiti.

4.3 Dokumen SPK : Manual , prosedur, arahan kerja, borang dan piawaian kualiti.dokumen luar dan garispanduan dalam apa jua jenis bentuk

4.4 Salinan Terkawal : a) Salinan yang terhad edarannya berdasarkan lampiran di dalam prosedur ini

b) Salinan terkawal akan dihantar secara terhad berdasarkan keperluan

4.5 PKD : Pegawai Kesihatan Daerah

NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-Q06

Page | 3 MS ISO 9001:2008

Prosedur Kawalan Dokumen

4.6 Ketua Unit Personel yang dilantik untuk mengetuai bahagian iaitu:-

a) Klinik Kesihatan – Pegawai Perubatan Yang Menjaga

b) Unit Inspektorat c) Unit Kesihatan Ibu & Anak d) Unit Pesakit Luar e) Unit Farmasi f) Unit makmal g) Unit Xray h) Unit Pentadbiran

4.7 WP : Wakil Pengurusan

4.8 AJK Tertinggi ISO : Timbalan Wakil Pengurusan/Pengawal Dokumen/Ketua Juruaudit

NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-Q06

Page | 4 MS ISO 9001:2008

Prosedur Kawalan Dokumen

5.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN TANGGUNGJAWAB

5.1 MEWUJUDKAN DOKUMEN BARU

5.1.1 : Mewujudkan dokumen baru atas arahan, berdasarkan teguran audit dan hasil Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan. Tulis prosedur kualiti berdasarkan keperluan manual kualiti serta mengikut format yang disediakan. Hantar kepada Ketua Bahagian untuk disemak bagi memastikan keperluan peraturan dan perundangan yang berkaitan dipatuhi.

5.1.2 : Hantar dokumen yang telah siap kepada AJK tertinggi ISO untuk semakan

5.1.3 : Semak dokumen yang dibangunkan. Lakukan semakan dari segi kecukupan,lengkap,tepat dan menepati format. Jika tidak lengkap serahkan semula kepada pemilik prosedur untuk pembetulan

5.1.4 : Serahkan semula dokumen yang telah dibetulkan

Pemilik Prosedur Pengawal Dokumen / Wakil Pengurusan Pengawal Dokumen / Wakil Pengurusan Pemilik Prosedur

5.2 MEMBUAT PINDAAN DOKUMEN

5.2.1 : Jika terdapat cadangan untuk pindaan dokumen,isikan borang cadangan pindaan(Lampiran 3 PK-Q06)

5.2.2 : Hantar dokumen yang telah dipinda bersama Borang cadangan pindaan kepada Pengawal Dokumen

5.2.3 : Semak dokumen yang dipinda. Lakukan semakan dari segi kecukupan,lengkap,tepat dan menepati format.Jika tidak lengkap serahkan semula kepada pemilik prosedur untuk pembetulan.

5.2.4 : Serahkan semula dokumen yang telah dibetulkan

Pemilik Prosedur Pemilik Prosedur / Pengawal Dokumen Pengawal Dokumen/ Pemilik Prosedur

NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-Q06

Page | 5 MS ISO 9001:2008

Prosedur Kawalan Dokumen

5.3 MELULUSKAN DOKUMEN

5.3.1 : Hantar Prosedur atau pindaan kepada WP untuk mendapatkan kelulusan untuk digunapakai

5.3.2 : Kelulusan prosedur atau pindaan dibuat oleh:

i. Manual Kualiti diluluskan oleh PKD ii. Prosedur , Arahan Kerja ,

Garispanduan diluluskan oleh WP

5.3.3 : Kemaskini dokumen didalam fail dan maklumkan kepada pemilik prosedur berkenaan prosedur baru yang telah diluluskan

Pengawal Dokumen / WP Pengawal Dokumen / WP / PKD Pengawal Dokumen

5.4 FORMAT DAN KANDUNGAN DOKUMEN

5.4.1 : Manual/Prosedur yang telah diluluskan hendaklah diberikan nombor dokumen mengikut turutan SPK.

5.4.2 : Manual/Prosedur SPK akan mempunyai muka hadapan yang mengandungi maklumat berikut :-

No. Dokumen Tajuk Dokumen No. Keluaran No Pindaan Tarikh Kuatkuasa Nama pemilik prosedur Nama Penyemak Nama Pelulus

5.4.3 : Dokumen akan dikawal mengikut no keluaran

dan pindaan yang terkini dan akan direkodkan di dalam rekod pindaan yang terdapat dalam Prosedur Kualiti

5.4.4 : Nombor pindaan akan bermula dari 0 dan akan bertambah setiap kali pindaan dilakukan.

5.4.5 : Semua pindaan terbaru hendaklah digariskan.

Pengawal Dokumen Pengawal Dokumen Pengawal Dokumen Pengawal Dokumen Pengawal Dokumen

NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-Q06

Page | 6 MS ISO 9001:2008

Prosedur Kawalan Dokumen

5.4.6 : Nombor keluaran akan bermula daripada 1 dan akan bertambah jika berlaku pindaan melebihi 50%, dan jika terdapat perubahan / anjakan dalam mukasurat.

5.4.7 : Setiap keluaran baru akan mempunyai nombor pindaan bermula dengan 0.

5.4.8 : WP/Ketua Pengawal Dokumen berhak untuk menentukan terbitan keluaran baru jika keseluruhan dokumen SPK terdapat pindaan lebih dari 10 prosedur yang berlainan.

5.4.9 : Semua pindaan hendaklah direkodkan ke dalam Senarai Rekod Pindaan ( Lampiran 4 PK-Q06 )

5.4.10 : Sediakan senarai Induk dokumen ( Lampiran 1 PK-Q06 ) yang mengandungi maklumat berikut :-

5.5.1 No. Dokumen 5.5.2 Tajuk Dokumen 5.5.3 No. Keluaran 5.5.4 No Pindaan 5.5.5 Tarikh Kuatkuasa

5.4.11 : Kenyataan ” Salinan Terkawal” hendaklah

ditulis / Cop di muka surat pertama sahaja

Pengawal Dokumen Pengawal Dokumen Pengawal Dokumen Pengawal Dokumen Pengawal Dokumen Pengawal Dokumen

5.5 EDARAN DOKUMEN

5.5.1 : Dokumen boleh diedarkan setelah mendapat

kelulusan daripada WP / PKD .

5.5.2 : Dokumen diedarkan melalui softcopy didalam Laman Web www.pkdkt.com . Bagi salinan softcopy dokumen akan dikawal dalam bentuk PDF.Jika salinan dimuat turun dan dicetak ia dianggap sebagai dokumen tidak terkawal

5.5.3 : Semua unit , bahagian , Klinik Kesihatan dan Klinik Desa yang mempunyai kemudahan internet boleh memuat turun dokumen tersebut untuk rujukan

Pengawal Dokumen Pengawal Dokumen Ketua Unit Ketua Unit

NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-Q06

Page | 7 MS ISO 9001:2008

Prosedur Kawalan Dokumen

5.5.4 : Untuk Klinik Desa yang tidak mempunyai capaian internet dokumen akan diedarkan secara hardcopy

5.5.5 Edarkan dokumen terkawal mengikut senarai penerima ( Lampiran 2 PK-Q06 ) dan catit dalam senarai edaran maklumat-maklumat berikut:-

No. Dokumen No. Keluaran Tarikh Penerimaan No. Salinan Terkawal

(boleh ditulis dengan pen hitam) Tarikh terima Tandatangan penerimaan

5.5.6 : Rekod ke dalam senarai edaran dokumen

( Lampiran 5 PK-Q06 )

Pengawal Dokumen Pengawal Dokumen Pengawal Dokumen

5.6 PELUPUSAN DOKUMEN

5.6.1 : Dokumen lama perlu dicop ”BATAL”.Gantikan

dengan dokumen baru yang telah dipinda.

5.6.2 : Kumpulkan semua dokumen lama ”hard copy” yang dibatalkan. Hapuskan dokumen lama. Simpan sesalinan untuk rujukan.Rekodkan ke dalam senarai rekod batal ( Lampiran 6 Q06 )

Pengawal Dokumen Pengawal Dokumen

5.7 DOKUMEN LUARAN

5.7.1 : Dokumen luaran yang dirujuk di dalam

Manual Kualiti dan Prosedur kualiti adalah ditempatkan dan perlu dikawal oleh unit masing-masing

5.7.2 : Semua dokumen luaran dalam bentuk softcopy dan hardcopy mestilah disenaraikan di dalam senarai dokumen luaran. ( Lampiran 7 Q06 )

Pemilik Prosedur / Ketua Unit Pengawal Dokumen

NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-Q06

Page | 8 MS ISO 9001:2008

Prosedur Kawalan Dokumen

5.7.3 : Sekiranya ia diedarkan maka ianya akan dikawal mengikut langkah 5.5

5.7.4 : Jika dokumen luaran dalam bentuk softcopy ia tidak tertakluk di dalam prosedur ini.

5.7.5 : Pengguna hendaklah memastikan mereka menggunakan dokumen yang terkini dengan menyemak senarai

Pengawal Dokumen Pengawal Dokumen Pengawal Dokumen

NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-Q06

Page | 9 MS ISO 9001:2008

Prosedur Kawalan Dokumen

6.0 CARTA ALIRAN KAWALAN REKOD ( TERIMAAN SURAT )

Sediakan dokumen

berkaitan

Semak

Tindakan

Pembetulan

Serah kepada Pengawal

Dokumen

Sediakan senarai induk

dokumen

Luluskan dokumen

Edarkan dokumen

Kumpul dan hapuskan

dokumen lama, edarkan

dokumen pindaan

Betul

Tidak Betul

TINDAKAN

WP/KetuaUnit/Penulis Prosedur

AJK Tertinggi ISO

Penulis Prosedur

WP

WP

Pengawal Dokumen

Majukan cadangan pindaan

(jika ada)

Buat pindaan setelah

kelulusan diperolehi

NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-Q06

Page | 10 MS ISO 9001:2008

Prosedur Kawalan Dokumen

7.0 REKOD KUALITI

BIL JENIS REKOD LOKASI TEMPOH

PENYIMPANAN

1 Senarai Induk Dokumen Lampiran 1

Bilik ISO 7 tahun

2 Senarai Penerima Dokumen Lampiran 2

Bilik ISO 7 tahun

3 Borang Cadangan Pindaan Lampiran 3

Bilik ISO 7 tahun

4 Senarai Rekod Pindaan Lampiran 4

Bilik ISO 7 tahun

5 Senarai Pengagihan Dokumen Lampiran 5

Bilik ISO 7 tahun

6 Senarai Dokumen Batal Lampiran 6

Bilik ISO 7 tahun

7 Senarai Dokumen Rujukan Luaran Lampiran 7

Bilik ISO 7 tahun

NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-Q06

Page | 11 MS ISO 9001:2008

Prosedur Kawalan Dokumen

8.0 INPUT

8.1 SUMBER MANUSIA 8.1.1 Pegawai Kesihatan Daerah 8.1.2 Wakil Pengurusan 8.1.3 Pengawal Dokumen 8.1.4 Pemilik Prosedur 8.2 DATA / MAKLUMAT 8.2.1 Dokumen Kualiti 8.3 PERALATAN 8.3.1 Komputer 8.3.2 Alat Tulis

9.0 OBJEKTIF PROSES

9.1 OBJEKTIF KESELURUHAN Memastikan semua dokumen kualiti disenggara mengikut prosedur

kawalan dokumen yang ditetapkan

10.0 KLAUSA YANG BERKAITAN

4.2.3 Kawalan Dokumen

NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-Q06

Page | 12 MS ISO 9001:2008

Prosedur Kawalan Dokumen

REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen terkawal ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalam Rekod Pindaan

TARIKH

HALAMAN DIPINDAAN

BUTIR-BUTIR PINDAAN DILULUSKAN NO KELUARAN

NO PINDAAN

M/S

01.03.2012 03 00 Keseluruhan Terdapat perubahan dalam

sistem penomboran didalam dokumen iso.Setiap prosedur diberikan nombor bermula daripada isi kandungan prosedur tidak termasuk mukasurat hadapan dan rekod pindaan.Setiap lampiran juga diberi sistem nombor yang berbeza daripada prosedur.

01.03.2014

04

00

Keseluruhan

Perubahan / Penambahbaikan format Dokumen mengikut keperluan yang lebih mudah Terdapat 50% pemegang prosedur telah bertukar dan terdapat cadangan pindaan dilakukan Terdapat perubahan sasaran dan KPI yang ditetapkan oleh JKNJ / KKM.