kementerian kesihatan malaysia no. dokumen: … · prosedur kawalan dokumen disediakan oleh...

28
` KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA INSTITUT PENGURUSAN KESIHATAN NO. DOKUMEN: IPK-PK-Q04 KELUARAN: 03 PINDAAN: 00 TARIKH KUATKUASA: 05 NOVEMBER 2012 PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN DISEDIAKAN OLEH DILULUSKAN OLEH TANDATANGAN NAMA SITI ZUBAIDAH AHMAD DR NOR FILZATUN BT BORHAN JAWATAN PENGAWAL DOKUMEN WAKIL PENGURUSAN TARIKH 23 OKTOBER 2012 24 OKTOBER 2012

Upload: duonglien

Post on 14-Mar-2019

245 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

`

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

INSTITUT PENGURUSAN KESIHATAN

NO. DOKUMEN: IPK-PK-Q04

KELUARAN: 03

PINDAAN: 00

TARIKH KUATKUASA: 05 NOVEMBER 2012

PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN

DISEDIAKAN OLEH

DILULUSKAN OLEH

TANDATANGAN

NAMA

SITI ZUBAIDAH AHMAD

DR NOR FILZATUN BT BORHAN

JAWATAN

PENGAWAL DOKUMEN

WAKIL PENGURUSAN

TARIKH

23 OKTOBER 2012

24 OKTOBER 2012

IPK-PK-Q04 PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN

KELUARAN: 03 PINDAAN: 00

TARIKH: 05 NOVEMBER 2012

Mukasurat 2 / 28

REKOD PINDAAN

Tarikh Pindaan

No. Pindaan/

No. Keluaran

Rujukan Pindaan/

Mukasurat Terlibat

Butir-Butir Pindaan

Diluluskan Oleh

20 sept 2005

00/01 KKM-IPK-Q04 ms 2-7 Lampiran

L2Q04

L4Q04

Tambah

terminologi

dokumen sokongan

dalaman dan

luaran

KKM-IPK-AK-

05 para 5.1,

perincian tidak perlu

L2Q04 tidak

user friendly

L4Q04 perlu

dipinda

L4Q04, kod rujukan bil 1 perlu dipinda kepada

KKM/IPK/U( )

Dr Nor Filzatun Borhan

5 Sept 2007

01/01 Muka depan Nama WP dipinda

WP

2 Februari 2010

23 Oktober 2012

00/02

03/00

Keseluruhan prosedur

Semua mukasurat

Pemurnian prosedur MS ISO 9001:2000 ke versi 9001:2008

Pindaan secara menyeluruh

WP

WP

IPK-PK-Q04 PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN

KELUARAN: 03 PINDAAN: 00

TARIKH: 05 NOVEMBER 2012

Mukasurat 3 / 28

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini menggariskan langkah-langkah bagi mengawal semua dokumen yang diwujudkan dalam Sistem Pengurusan Kualiti. Kawalan ke atas dokumen meliputi langkah-langkah menyedia, menyemak, melulus, meminda, mengedar dan melupuskan dokumen kualiti.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh anggota-anggota untuk dokumentasi berkaitan dengan Sistem Pengurusan Kualiti di Institut Pengurusan Kesihatan.

3.0 RUJUKAN

3.1. Manual Kualiti Institut Pengurusan Kesihatan IPK-MK-01. 3.2. Panduan Pengkodan dan Kawalan Dokumen IPK-PK-Q04-L4/01.

4.0 TERMINOLOGI

4.1

Dokumen Kualiti

Dokumen yang digunakan di dalam Sistem kualiti seperti Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja.

4.2 Dokumen Sokongan Dalaman

Dokumen yang dikeluarkan oleh Pengawal Dokumen dengan kelulusan Wakil Pengurusan.

4.3 Dokumen Sokongan Luaran

Dokumen yang dikeluarkan oleh agensi selain IPK

IPK-PK-Q04 PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN

KELUARAN: 03 PINDAAN: 00

TARIKH: 05 NOVEMBER 2012

Mukasurat 4 / 28

4.4 Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP)

Sebuah jawatankuasa yang ditubuhkan khas bagi menentukan objektif pelaksanaan MS ISO 9001 : 2008 menentukan skop pelaksanaan, memperuntukkan sumber-sumber bagi pelaksanaan, mempertimbangkan dan melulus pelan tindakan serta menentukan pihak-pihak yang bertanggungjawab mewujud dan mendokumenkan Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja

4.5 Pengawal Dokumen (PD) dan Penolong Pengawal Dokumen (PPD)

Pegawai yang dilantik oleh Wakil Pengurusan bagi menjalankan tanggungjawab mengurus dan mengawal dokumen-dokumen yang digunakan di dalam sistem kualiti.

4.6 Pegawai Anggota yang bertugas di IPK dan ditugaskan untuk menyediakan dokumen kualiti berkaitan.

4.7 IPK Institut Pengurusan Kesihatan.

4.8 P Pengarah

4.9 WP Wakil Pengurusan

4.11 PD Pengawal Dokumen

4.12 PPD Penolong Pengawal Dokumen

4.13 KJ Ketua Jabatan

4.14 KU Ketua Unit

IPK-PK-Q04 PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN

KELUARAN: 03 PINDAAN: 00

TARIKH: 05 NOVEMBER 2012

Mukasurat 5 / 28

5.0. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

Tanggungjawab Tindakan

5.1 Mewujudkan Dokumen Kualiti

WP/KJ/KU

5.1.1 kenalpasti dan tentukan dokumen-dokumen

kualiti yang perlu disediakan dalam pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti dengan merujuk kepada keperluan Standard ISO 9001:2008, PKPA yang berkenaan dan dokumen lain yang berkaitan.

WP 5.1.2 Tentukan anggota – anggota yang bertanggungjawab untuk menyediakan dokumen kualiti. Sediakan dokumen seperti yang diperlukan.

WP 5.1.3 Serahkan dokumen kepada Pengarah / Wakil Pengurusan untuk pengesahan dan kelulusan

WP 5.2 Semakan dan Kelulusan

WP/P

5.2.1 Semak dokumen-dokumen yang dikemukakan, jika ianya mencukupi dan memenuhi keperluan-keperluan yang telah ditetapkan, berikan kelulusan dan tetapkan tarikh kuatkuasa :

Dokumen Pelulus

Manual Kualiti Pengarah IPK

Prosedur Kualiti/Pengurusan

WP

Arahan Kerja Ketua Jabatan/ketua unit

WP 5.2.2 Jika dokumen yang dikemukakan perlu pindaan atau penambahbaikan, kemukakan semula kepada penyedia dokumen berkenaan.

PD/PPD 5.2.3 Daftar dokumen yang telah diluluskan dalam Senarai Induk Dokumen Kualiti. Kemaskini dari

IPK-PK-Q04 PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN

KELUARAN: 03 PINDAAN: 00

TARIKH: 05 NOVEMBER 2012

Mukasurat 6 / 28

Tanggungjawab Tindakan

masa ke semasa apabila berlaku perubahan ke atas status dokumen tersebut.

5.3 Salinan dan pengedaran

PD 5.3.1 Memuat naik semua dokumen kualiti ke dalam laman web atau public folder dan satu salinan dicetak untuk simpanan Pengawal Dokumen sebagai ‘DOKUMEN ASAL’

5.3.2 Mana-mana dokumen yang dicetak daripada website dianggap sebagai dokumen tak terkawal.

5.3.3 Hanya dokumen dalam website sahaja yang dianggap sebagai dokumen terkawal.

Penerima dokumen

5.3.4 Pastikan dokumen-dokumen yang diterima adalah terkini dan sentiasa berada dalam keadaan baik (boleh dibaca/dirujuk oleh pengguna dokumen tersebut) dan berada di tempat dimana ianya digunakan.

PD 5.3.5 Laksanakan aktiviti-aktiviti sebagaimana yang telah ditetapkan dalam dokumen-dokumen bermula daripada tarikh kuatkuasa dokumen tersebut.

PEMOHON WP/P

5.4 Pindaan Dokumen

5.4.1 Mohon pindaan dokumen dengan mengisi borang Permohonan Pindaan Dokumen IPK-PK-Q04-L1/01 dan kemukakan kepada WP untuk semakan dan penilaian (lampirkan bersama draf dokumen yang dipinda)

5.4.2 Buat semakan dan mengkaji permohonan pindaan

dokumen. Jika pindaan yang dicadangkan perlu untuk penambahbaikan proses SPK atau lain-lain sebab yang munasabah kelulusan boleh diberikan. Semakan hendaklah mempastikan integriti SPK tetap kekal.

IPK-PK-Q04 PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN

KELUARAN: 03 PINDAAN: 00

TARIKH: 05 NOVEMBER 2012

Mukasurat 7 / 28

Tanggungjawab Tindakan

PEMOHON

5.4.3 Tolak Permohonan pindaan jika cadangan pindaan tersebut adalah tidak perlu/munasabah.

5.4.4 Majukan borang permohonan yang telah diluluskan bersama cadangan draf dokumen yang dipinda dalam bentuk ‘soft copy’ dan ‘hard copy’ kepada PD

5.4.5 kemaskini dokumen Induk yang berkenaan, Jika pindaan yang dibuat melebihi 5 kali, status edisi dokumen tersebut mestilah dikemaskini dan status pindaan kembali kepada kosong.

5.4.6 Catatkan maklumat pindaan di dalam Rekod

Pindaan IPK-PK-Q04-L2/01 dan kemaskini Senarai Induk Dokumen Kualiti.

Rekod Pindaan hendaklah dilampirkan bersama dokumen yang dipinda sebagai rujukan.

Setiap pindaan yang dibuat mempunyai nombor pindaan dan tarikh kuatkuasa.

Ulang langkah di perenggan 5.3 untuk salinan dan edaran dokumen.

5.4.7 Keluarkan salinan dokumen lama dari fail

Dokumen Induk dan disimpan ke dalam fail dokumen terpinda sebagai rujukan.

Dokumen ini hendaklah dicop “BATAL”. 5.4.8 Lupuskan salinan dokumen dalam simpanan

pegawai. 5.4.9 Musnahkan dokumen berbentuk softcopy dan

simpan dalam CD salinan dokumen yang dilupuskan dan dilabel sebagai ‘OBSELETE’

5.4.10 Kemaskini Senarai Induk Dokumen.

5.4.11 Maklum kepada semua anggota tentang menggunapakai dokumen terkini dan lupuskan

IPK-PK-Q04 PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN

KELUARAN: 03 PINDAAN: 00

TARIKH: 05 NOVEMBER 2012

Mukasurat 8 / 28

Tanggungjawab Tindakan

dokumen yang telah dibatalkan.

Pembantu Perpustakaan

5.5 Mengawal Dokumen Sokongan Luaran

5.5.1 Terima dokumen sokongan luaran.

5.5.2 Semak dokumen dan kemaskini Senarai Induk Dokumen luaran

5.5.3 Maklumkan kepada angggota yang terlibat berkaitan dokumen terkini.

5.5.4 Kemaskini Senarai Induk dokumen Luaran.

IPK-PK-Q04 PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN

KELUARAN: 03 PINDAAN: 00

TARIKH: 05 NOVEMBER 2012

Mukasurat 9 / 28

6.0 CARTA ALIR PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN

6.1 MEWUJUDKAN DOKUMEN KUALITI

Mengenal pasti dokumen SPK

Tentukan tanggungjawab dan arah penyediaan dokuman

Sedia dokumen dan majukan untuk

kelulusan

Lulus

Sah & luluskan dokumen akhir

Daftar dokumen

Tindakan WP/KJ/KU WP PEGAWAI WP/P WP

PD/PPD PD/PPD PD/PPD

Tidak

PROSES MULA

Buat salinan dan edar kepada

anggota

Kemaskini dokumen

TAMAT

IPK-PK-Q04 PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN

KELUARAN: 03 PINDAAN: 00

TARIKH: 05 NOVEMBER 2012

Mukasurat 10 / 28

6.2 MEMINDA DOKUMEN

Terima cadangan pindaan dokumen

Setuju Pinda

Beri kelulusan untuk pindaan

dokumen

Pinda dokumen softcopy Rekod pindaan dan kemaskini

Senarai Induk dan cop salinan ‘BATAL’.

Kekalkan Dokumen

asal

Tidak

Ya

Tindakan WP

MKSP MKSP P/WP PD/PPD PD/PPD PD/PPD PD/PPD WP/PD/

PPD

Buat salinan untuk simpanan

PROSES MULA

Teliti dan pertimbangkan cadangan

pindaan dokumen

Kemaskini dokumen dalam website

Arahkan semua anggota untuk gunapakai dokumen terkini

IPK-PK-Q04 PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN

KELUARAN: 03 PINDAAN: 00

TARIKH: 05 NOVEMBER 2012

Mukasurat 11 / 28

6.3 MELUPUSKAN DOKUMEN

Lupuskan dokumen

Musnahkan dokumen berbentuk hard copy dan simpan dalam CD

dokumen yang dilupuskan

Tindakan

PD/PPD PD/PPD PD/PPD

Kemaskini rekod

IPK-PK-Q04 PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN

KELUARAN: 03 PINDAAN: 00

TARIKH: 05 NOVEMBER 2012

Mukasurat 12 / 28

6.4 KAJI SEMULA DOKUMEN

Kaji semula semua

dokumen kualiti

Perlu Pindaan/ perubahan

Kekalkan dokumen asal

Buat pindaan pada dokumen kualiti

Tindakan

KJ/KU / WP/PD/PPD KJ/KU / WP PD/PPD Pegawai

PD/PPD

Ya

Tidak

Kemaskini Senarai

Induk Dokumen

IPK-PK-Q04 PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN

KELUARAN: 03 PINDAAN: 00

TARIKH: 05 NOVEMBER 2012

Mukasurat 13 / 28

6.5 KAWALAN DOKUMEN SOKONGAN LUARAN

Terima dokumen

luaran

Semak dokumen

Semak versi / tahun terbitan

Ganti dokumen lama dengan

dokumen baru

yang diterima

Luluskan dokumen untuk diguna

Tindakan

PT/P/PD PD/PPD PD/PPD PD/PPD PD/PPD PD/PPD Pengarah/PD/KJ/ PPD PD/PPD PD/PPD PD

Sedia ada

Ya

Tidak

Daftar dalam Senarai Induk Dokumen Sokongan (luaran)

Salinan terkini

Ya

Tidak

Kemaskini rekod

Maklumkan anggota terlibat

berkaitan dokumen terkini

Lupuskan dokumen

lama

IPK-PK-Q04 PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN

KELUARAN: 03 PINDAAN: 00

TARIKH: 05 NOVEMBER 2012

Mukasurat 14 / 28

7.0 REKOD KUALITI

Bil.

Jenis Rekod

Tempoh

Penyimpanan

Lampiran

Lokasi

1.

2.

3.

4.

5.

Rekod Pindaan IPK-PK-Q04 Borang Cadangan Pindaan Senarai Induk Dokumen Kualiti Senarai Induk Dokumen Luaran Senarai Induk Dokumen Dalaman

Selagi prosedur

digunapakai

3 Tahun

3 Tahun

3 Tahun

3 Tahun

-

IPK-PK-Q04-L2/01

IPK-PK-

Q04-L3/01

Bersama prosedur

Bilik ISO

Bilik ISO

Bilik ISO

Bilik ISO

`

BORANG CADANGAN PINDAAN

Tarikh Penyerahan Borang:________________

ARAHAN

Sila isi dan hantar borang ini kepada Wakil Pengurusan Sistem Kualiti IPK

PERIHAL PENCADANG

2.1 Nama

2.2 Jawatan

BAHAGIAN ASAL YANG PERLU DIPINDA

manual kualiti lampiran

prosedur kualiti senarai semak

arahan kerja Lain-lain

* sila lampirkan bahagian yang dicadang untuk dipinda bersama-sama dengan borang ini.

CADANGAN

RASIONAL CADANGAN PINDAAN

Nyatakan alasan mengapa pindaan diperlukan.

KEGUNAAN WAKIL PENGURUSAN

Tarikh diterima:________________

Keputusan Wakil Pengurusan:

IPK-PK-Q04-L1/01

`

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------

_____________________________ (nama dan tandatangan)

Tarikh keputusan dibuat:_________________

`

REKOD PINDAAN

Tarikh

Pindaan

No.

Keluaran/ No.

Pindaan

Rujukan

Pindaan / Mukasurat

Terlibat

Butir-Butir

Pindaan

Diluluskan

Oleh

IPK-PK-Q04-L2/01

`

NO. DOKUMEN PROSEDUR KUALITI NO. KE./PINDA

PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB

TARIKH KUATKUASA

MANUAL KUALITI

IPK-MK-01 MANUAL KUALITI IPK

PROSEDUR TERAS

IPK PK-AT-01 PROSEDUR MENGENALPASTI KEPERLUAN LATIHAN

IPK-PK-AT-02 PROSEDUR MERANGKA KEPERLUAN LATIHAN

IPK-PK-AT-03 PROSEDUR SEBELUM MENJALANKAN LATIHAN

IPK-PK-AR-01 PROSEDUR MENGENALPASTI KEPERLUAN

PENYELIDIKAN

IPK-PK-AR-02 PROSEDUR MENJALANKAN PENYELIDIKAN

IPK-PK-AC-01 PROSEDUR PENGENDALIAN KHIDMAT KONSULTANSI/ RUNDINGCARA

IPK-PK-A01 PROSEDUR PENAMBAHBAIKAN LATIHAN/ PENYELIDIKAN DAN KHIDMAT KONSULTANSI/

RUNDINGCARA

IPK-PK-A02 PROSEDUR PENGURUSAN PEROLEHAN

PROSEDUR TERAS KHUSUS

IPK-PK-AL-01 PROSEDUR PEMINJAMAN DAN PEMULANGAN

PROSEDUR PENAMBAHBAIKAN KUALITI

IPK-PK-Q04-L3/01 SENARAI INDUK DOKUMEN KUALITI

Mukasurat 2 / 28

NO. DOKUMEN PROSEDUR KUALITI NO. KE./PINDA

PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB

TARIKH KUATKUASA

IPK-PK-Q01 PROSEDUR AUDIT DALAMAN IPK-PK-Q02 PROSEDUR PENGURUSAN ADUAN PELANGGAN IPK-PK-Q04

PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN

IPK-PK-Q05 PROSEDUR KAWALAN REKOD

IPK-PK-Q06 PROSEDUR TINDAKAN PEMBETULAN

IPK-PK-Q07 PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN

IPK-PK-Q08 PROSEDUR MESYUARAT KAJIAN SEMULA

PENGURUSAN

IPK-PK-Q09 PROSEDUR MENGENALPASTI KEPERLUAN

LATIHAN DAN PROGRAM KESEDARAN

IPK-PK-Q10 PROSEDUR KAWALAN PERKHIDMATAN / PRODUK YANG TIDAK AKUR

IPK-PK-Q11 PROSEDUR KEPUASAN PELANGGAN

PROSEDUR SOKONGAN IPK-PK-S01 PROSEDUR PENYEDIAAN PERJANJIAN

PROGRAM

IPK-PK-S02 PROSEDUR PENGURUSAN CATERER

IPK-PK-S03 PROSEDUR PENGURUSAN PENCETAKAN DAN

PENJILIDAN

IPK-PK-S04 PROSEDUR PENGURUSAN MESYUARAT

IPK-PK-S05 PROSEDUR PENYELENGGARAAN DAN

IPK-PK-Q04-L3/01 SENARAI INDUK DOKUMEN KUALITI

Mukasurat 3 / 28

NO. DOKUMEN PROSEDUR KUALITI NO. KE./PINDA

PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB

TARIKH KUATKUASA

PEMBAIKAN ALAT

IPK-PK-S07 PROSEDUR PEMANTAUAN DAN PENILAIAN

SYARIKAT KONSESI YANG DILANTIK

IPK-PK-S08 PROSEDUR PENGURUSAN PENGINAPAN DI IPK

IPK-PK-S09 PROSEDUR PENGURUSAN TEMPAHAN KEMUDAHAN DI IPK (BILIK DAN PERALATAN)

ARAHAN KERJA

IPK-AK-01 ARAHAN KERJA PEROLEHAN MELALUI TENDER

IPK-AK-02 ARAHAN KERJA PEROLEHAN MELALUI SEBUTHARGA

IPK-AK-03 ARAHAN KERJA PENGURUSAN REKOD HARTA MODAL / INVENTORI / BEKALAN PEJABAT

IPK-AK-04 ARAHAN KERJA AUDIT DALAMAN

IPK-AK-05 ARAHAN KERJA MENGENALPASTI KEPERLUAN

LATIHAN DAN PROGRAM KESEDARAN

IPK-PK-Q04-L3/01 SENARAI INDUK DOKUMEN KUALITI

`

INSTITUT PENGURUSAN KESIHATAN

PANDUAN PENGKODAN DAN KAWALAN DOKUMEN

A. PENGENALAN

Panduan ini disediakan bagi pengkodan dan kawalan dokumen dalam pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti di IPK.

B. PENGKODAN DOKUMEN 1. Setiap dokumen akan diberi nombor yang unik. Terdapat 4 peringkat dokumen

yang diberi singkatan nama seperti berikut :

Jenis Dokumen Singkatan

Manual Kualiti MK Prosedur Kualiti PK Arahan Kerja AK

Singkatan-singkatan berikut adalah juga digunakan untuk memberi identiti milik kepada dokumen:

Prosedur Teras Am A Prosedur Sokongan S Prosedur Penambahbaikan Kualiti Q Prosedur Teras khusus AL

Di mana : T - latihan R - penyelidikan C - konsultansi L - Perpustakaan IPK - INSTITUT PENGURUSAN KESIHATAN

IPK-PK-Q04-L4/01

Mukasurat 2 / 28

Contoh dokumen:

IPK - PK – AT-01

Institut Pengurusan Prosedur Prosedur Teras Kesihatan Kualiti Latihan No. 1

Mukasurat 3 / 28

C. KAWALAN DOKUMEN

MANUAL KUALITI

Maklumat yang perlu ada di muka hadapan Manual Kualiti adalah seperti di IPK-PK-Q04-L5/01.

Maklumat yang terdapat dalam Manual Kualiti adalah seperti berikut : 1.0 Pengenalan 2.0 Maklumat mengenai IPK 3.0 Penerangan Mengenai Sistem Pengurusan Kualiti IPK 4.0 Sistem Pengurusan Kualiti 5.0 Tanggungjawab Pengurusan 6.0 Pengurusan Sumber 7.0 Pengolahsediaan Perkhidmatan 8.0 Pengukuran , Analisa Dan Penambahbaikan

Mukasurat pertama Manual Kualiti adalah jadual Rekod Pindaan

seperti di IPK-PK-Q04-L2/01. PROSEDUR KUALITI

Maklumat yang perlu ada di muka hadapan Prosedur Kualiti adalah seperti di

Mukasurat pertama di dalam prosedur kualiti adalah jadual Rekod Pindaan seperti di IPK-PK-Q04-L6/01.

Organisasi Prosedur Kualiti adalah seperti berikut :

1.0 Objektif 2.0 Skop 3.0 Rujukan 4.0 Terminologi 5.0 Tanggungjawab dan Tindakan 6.0 Carta alir 7.0 Rekod Kualiti 8.0 Klausa-klausa ISO 2000 berkaitan

Mukasurat 4 / 28

ARAHAN KERJA Maklumat yang perlu ada di muka hadapan Arahan Kerja adalah seperti

di IPK-PK-Q04-L7/01.

Maklumat dalam Arahan Kerja adalah seperti berikut :

1.0 Tindakan dan tanggungjawab 2.0 Carta Alir (sekiranya perlu)

DOKUMEN SOKONGAN (dalaman dan luaran)

Dokumen sokongan terdiri daripada dokumen yang sering digunapakai oleh pegawai-pegawai IPK sebagai rujukan semasa menjalankan tugas.

Dokumen sokongan diketegorikan kepada : i. Dokumen dalaman (dokumen yang dikeluarkan oleh IPK) ii. Dokumen luaran (dokumen yang dikeluarkan oleh agensi selain IPK.

Berikut adalah senarai kod dokumen dalaman dan luaran:

Bil. Jenis dokumen Kod rujukan

1. Undang-undang (akta dan peraturan-peraturan)

KKM/IPK/U ( )

2. Dasar / dasar polisi KKM/IPK/D ( )

3. Pekeliling-pekeliling

Jabatan Perdana Menteri

Perkhidmatan Awam

Perbendaharaan

Kementerian Kesihatan

JKA

KKM/IPK/P/

KKM/IPK/P/JPM ( )

KKM/IPK/P/JPA ( )

KKM/IPK/P/PB ( )

KKM/IPK/P/KKM ( )

KKM/IPK/P/JKA ( )

4. Garis panduan / manual/ protokol

CPG

Peningkatan kualiti (QI)

KKM/IPK/G/

KKM/IPK/G/CPG ( )

KKM/IPK/G/QI ( )

5. Manual latihan/Modul Latihan IPK KKM/IPK/ML ( )

6. Laporan tahunan KKM/IPK/L/

Mukasurat 5 / 28

Bil. Jenis dokumen Kod rujukan

Kementerian Kesihatan

Jabatan Kesihatan Awam

IPK

Sistem Maklumat Pengurusan Kesihatan

Jabatan Statistik

KKM/IPK/L/KK ( )

KKM/IPK/L/JKA ( )

KKM/IPK/L/IPK ( )

KKM/IPK/L/HMIS ( )

KKM/IPK/L/STAT ( )

7. Laporan Penyelidikan

IPK

NIH

KKM

Selain KKM

KKM/IPK/R/

KKM/IPK/R/IPK ( )

KKM/IPK/R/NIH ( )

KKM/IPK/R/KKM ( )

KKM/IPK/R/SKKM ( )

8. Buku Terbitan IPK KKM/IPK/B ( )

9. Jurnal Terbitan IPK KKM/IPK/J ( )

Contoh kod dokumen sokongan :

KKM / IPK / U (01)

Kementerian Institut Pengurusan Kesihatan Undang-undang Kesihatan Malaysia bil. 01

Mukasurat 6 / 28

KKM / IPK / G / CPG

Kementerian Institut Pengurusan Garis panduan Clinical Kesihatan Malaysia Kesihatan Practice Guideline

`

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

INSTITUT PENGURUSAN KESIHATAN

NO. DOKUMEN : IPK-MK-01

KELUARAN :

PINDAAN :

TARIKH KUATKUASA :

MANUAL KUALITI BAGI ………….

DISEDIAKAN OLEH

DILULUSKAN OLEH

TANDATANGAN

NAMA

JAWATAN

TARIKH

IPK-PK-Q04-L5/01

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

INSTITUT PENGURUSAN KESIHATAN

NO. DOKUMEN: IPK-PK-

KELUARAN:

PINDAAN:

TARIKH KUATKUASA:

PROSEDUR ………….

DISEDIAKAN OLEH

DILULUSKAN OLEH

TANDATANGAN

NAMA

JAWATAN

TARIKH

IPK-PK-Q04-L6/01