halaman: 1 / 12 operasi perkhidmatan sokongan no....
TRANSCRIPT
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI
Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/P001
Halaman: 1 / 12
No. Semakan: 05
No. Isu: 02
PROSEDUR KAWALAN AKSES Tarikh: 18/07/2014
1.0 TUJUAN Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan tatacara Kawalan Akses dilaksanakan.
2.0 SKOP
Skop prosedur ini merangkumi semua jenis tugas yang dilaksanakan di laluan masuk dan keluar dalam kampus.
3.0 DOKUMEN RUJUKAN
Nombor Dokumen Tajuk Dokumen
UPM/PGR/MK/001 Manual Kualiti
- Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 -Kaedah-kaedah Universiti Putra Malaysia (tatatertib) Pelajar-pelajar 2005 -Universities and University Colleges Act 1971 (Act 30) -Perlembagaan Universiti Putra Malaysia
UPM/OPR/BKU/AT01/SOP Arahan Tetap Operasi (S.O.P)
4.0 TERMINOLOGI / SINGKATAN : PGH - Pengarah PK - Pegawai Keselamatan
PPK - Penolong Pegawai Keselamatan PO - Penyelia Operasi PT - Penyelia Tadbir
Anggota - Pengawal Keselamatan Kanan / Pengawal Keselamatan Pelawat - Orang Luar
PYB - Pegawai Yang Bertanggungjawab
5.0 TANGGUNGJAWAB
PGH, PK, PPK, PT, PO, Anggota, Pelawat dan PYB bertanggungjawab menentukan prosedur Kawalan Akses ini dilaksanakan.
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI
Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/P001
Halaman: 2 / 12
No. Semakan: 05
No. Isu: 02
PROSEDUR KAWALAN AKSES Tarikh: 18/07/2014
6.0 CARTA ALIR
Mula
Taklimat
Ambil Alih Tugas dan Terima Tugas
Laksana Tugas
Tindakan
Ada Kes?
Majukan Laporan
Buat Laporan dan Serah Tugas
Tamat
Tidak
Ya
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
7.6
7.7
7.8
7.9
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI
Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/P001
Halaman: 3 / 12
No. Semakan: 05
No. Isu: 02
PROSEDUR KAWALAN AKSES Tarikh: 18/07/2014
7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan
Tanggungjawab 7.1 Mula
7.2 Taklimat
7.2.1 Anggota menerima taklimat dan tempat tugas ketika baris masuk tugas.
PO
7.3 Ambil Alih Dan Terima Tugas
7.3.1 Mengambil alih tugas di tempat tugas daripada anggota terdahulu.
Anggota
7.4
7.3.2 Memastikan peralatan tugas di tempat tugas mencukupi dan berkeadaan baik. Jika tidak, kemukakan laporan kepada PO.
7.3.3 Anggota dikehendaki menerima dan menandatangani Buku
Laporan Tugas (serah dan terima tugas). 7.3.4 Anggota yang mula bertugas dikehendaki melapor
(menggunakan alat perhubungan) ke Pusat Kawalan selepas menerima tugas.
7.3.5 Anggota yang tamat tugas dikehendaki melapor diri ke
Pusat Kawalan selepas serah menyerah tugas. Laksana Tugas 7.4.1 Urusan Pelawat (a) Beri Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan
Kampus, Pas Pelawat dan Pas Kenderaan kepada pelawat.
(i) Anggota hendaklah meminta pengenalan diri pelawat
dan mengisikan butir-butir pelawat di dalam Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus (OPR/BKU/BR02/PELAWAT)
Anggota
Anggota
Anggota
Anggota
Anggota
Anggota
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI
Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/P001
Halaman: 4 / 12
No. Semakan: 05
No. Isu: 02
PROSEDUR KAWALAN AKSES Tarikh: 18/07/2014
(ii) Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan
Kampus (OPR/BKU/BR02/PELAWAT) diserahkan kepada pelawat sebagai bukti kebenaran memasuki kampus bersama Pas Pelawat dan Pas Kenderaan.
(iii) Pelawat dikehendaki menyerahkan semula Pas
Pelawat dan Pas Kenderaan kepada Anggota Keselamatan apabila keluar dari kawasan kampus di laluan keluar.
(iv) Salinan kedua (2) Borang Kebenaran Pelawat
Memasuki Kawasan Kampus (OPR/BKU/BR02/PELAWAT) akan dikumpul oleh anggota keselamatan untuk diserahkan kepada PO.
Anggota
Pelawat
Anggota PO
(v) Bagi Pos kawalan yang mempunyai satu laluan keluar dan masuk anggota keselamatan dikehendaki mengambil dokumen pengenalan diri pelawat sebelum memberikan Borang Kebenaran Pelawat memasuki Kawasan Kampus (OPR/BKU/BR02/PELAWAT), Pas Pelawat dan pas kenderaan kepada pelawat.
(vi) Bagi Pos Kawalan yang mengambil dokumen
pengenalan diri pelawat hendaklah memulangkan semula dokumen pengenalan diri pelawat tersebut apabila pelawat menyerahkan semula , Pas Pelawat dan Pas Kenderaan ketika keluar kawasan kampus.
Anggota
Anggota
(vii) Pas Pelawat dan Borang Kebenaran Pelawat
Memasuki Kawasan Kampus (OPR/BKU/BR02/PELAWAT) dikecualikan pada hari terbuka , majlis atau aktiviti rasmi universiti, Kolej Mohd Rashid, para tetamu yang telah dikenalpasti dan diberi kebenaran oleh pihak Pengurusan Universiti atau Bahagian Keselamatan seperti tetamu kehormat universiti.
Anggota
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI
Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/P001
Halaman: 5 / 12
No. Semakan: 05
No. Isu: 02
PROSEDUR KAWALAN AKSES Tarikh: 18/07/2014
7.4.2 Periksa Pas Sementara
(a) Pastikan pekerja-pekerja kontraktor yang masuk ke kawasan kampus mempamerkan Pas Sementara yang masih sah tempohnya.
7.4.3 Bantu Beri Tunjuk Arah Kepada Pelawat
(a) Beri bantuan kepada pelawat dengan memberi pandu arah ke tempat yang hendak dituju jika perlu.
7.4.4 Periksa Kenderaan
(a) Buat pemeriksaan pelekat kenderaan UPM pada kenderaan yang masuk ke dalam kampus melalui laluan masuk.
(b) Buat pemeriksaan ke atas kenderaan yang keluar dari
kampus di laluan keluar..
(c) Buat pemeriksaan ke atas kad pemilik kenderaan pelajar.
7.4.5 Pemeriksaan Keluar / Masuk di kawasan Kolej
(a) Pelajar dan pelawat di benarkan untuk keluar / masuk di kawasan Kolej bermula 0600 pagi hingga 1200 tengah malam.
(b) Staf dan pelawat tidak dibenarkan untuk keluar
masuk kawasan kolej selepas waktu pejabat dan cuti kecuali ada kebenaran atau tugas tertentu. Staf dikehendaki mempamerkan kad staf atau pelekat kenderaan untuk masuk ke kawasan kolej.
(c) Pelajar yang balik lewat akan direkodkan di dalam
Senarai Semakan Pelajar Balik Lewat (OPR/BKU/SS01/LEWAT).
(d) Pelajar dibenarkan untuk keluar masuk mulai jam
0230 pagi hingga 0600 pagi untuk tujuan bersahur pada bulan Ramadhan dengan mengambil Pas Ramadhan dan direkodkan di dalam buku rekod.
Anggota
Anggota
Anggota
Anggota
Anggota
Pelawat/staf
Pelawat/staf
Anggota
Anggota
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI
Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/P001
Halaman: 6 / 12
No. Semakan: 05
No. Isu: 02
PROSEDUR KAWALAN AKSES Tarikh: 18/07/2014
(e) Pemeriksaan keluar / masuk di kawasan kolej di
kecualikan pada waktu puncak seperti berikut:
(i) Hari Bekerja 0730 hingga 0830 1245 hingga 1430 1645 hingga 1800
(ii) Aktiviti rasmi Universiti
Majlis Konvokesyen Hari Pendaftaran Pelajar Baru Majlis-majlis Khas Universiti
(iii) Majlis-majlis Persendirian
Majlis Perkahwinan Aktiviti-aktiviti yang dibuat oleh agensi-agensi
luar.
7.4.6 Pemeriksaan Keluar / Masuk di kawasan Fakulti
(a) Pelajar, staf dan pelawat tidak dibenarkan untuk keluar masuk di kawasan fakulti selepas waktu pejabat dan cuti kecuali ada kebenaran atau tugas tertentu. dikehendaki mempamirkan kad staf atau pelekat kenderaan untuk masuk ke kawasan fakulti.
(b) Pemeriksaan keluar / masuk di kawasan Fakulti di kecualikan pada waktu puncak seperti berikut:
(i) Hari Bekerja
0730 hingga 0830 1245 hingga 1430 1645 hingga 1800
(ii) Aktiviti rasmi Universiti
Majlis Konvokesyen Hari Pendaftaran Pelajar Baru Majlis-majlis Khas Universiti
(iii) Majlis-majlis Persendirian
Majlis Perkahwinan Aktiviti-aktiviti yang dibuat oleh agensi-agensi
luar.
Anggota
Anggota
Anggota
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI
Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/P001
Halaman: 7 / 12
No. Semakan: 05
No. Isu: 02
PROSEDUR KAWALAN AKSES Tarikh: 18/07/2014
7.5
Tindakan 7.5.1 Periksa Kenderaan
(a) Sekiranya didapati staf/pelajar/Agensi luar tiada pelekat
kenderaan UPM, ambil tindakan berikut:
(i) Anggota bertugas dikehendaki mengeluarkan Notis Pemberitahuan Kesalahan Lalulintas kepada pesalah tersebut.
(ii) Anggota hendaklah memaklumkan kepada
Pelajar/Staf/Agensi Luar supaya memohon pelekat kenderaan UPM.
(b) Jika didapati ada kenderaan yang membawa barang
universiti keluar tanpa surat kebenaran, anggota
dikehendaki menahan kenderaan tersebut bersama
dengan barangan yang di bawa keluar dan mengambil
butir-butir diri pemandu dan kenderaan. Hubungi PO
untuk tindakan selanjutnya dan buat laporan kejadian di
dalam Borang laporan Kejadian
(OPR/BKU/BR01/KEJADIAN)
(c) Jika di dapati tiada kad pemilik kenderaan anggota
dikehendaki menahan pemandu dan kenderaan
tersebut serta mengambil butir-butir diri pemandu.
Hubungi PO untuk tindakan selanjutnya dan buat
laporan kejadian di dalam Borang laporan Kejadian
(OPR/BKU/BR01/KEJADIAN)
Anggota
Anggota
Anggota
Anggota
Anggota
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI
Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/P001
Halaman: 8 / 12
No. Semakan: 05
No. Isu: 02
PROSEDUR KAWALAN AKSES Tarikh: 18/07/2014
(d) Periksa kenderaan staf dan pelajar yang keluar dari
kawasan kampus selepas waktu pejabat dan hari cuti
(Sabtu dan Ahad termasuk cuti umum) dan Jika didapati
ada membawa barang universiti keluar tanpa surat
kebenaran, anggota dikehendaki menahan kenderaan
tersebut bersama dengan barangan yang di bawa keluar
dan mengambil butir-butir diri pemandu dan
kenderaan. Hubungi PO untuk tindakan selanjutnya dan
buat laporan kejadian di dalam Borang laporan Kejadian
(OPR/BKU/BR01/KEJADIAN)
7.5.2 Tidak Mempunyai Pas Sementara
(a) Orang awam atau pembekal yang bekerja di dalam
kawasan kampus atau yang selalu berurusan dengan UPM perlu membuat permohonan Pas Sementara di Bahagian Keselamatan.
(b) Anggota hendaklah meminta pengenalan diri orang
berkenaan dan mengisi butir-butir pengenalan diri di
dalam Borang kebenaran memasuki kampus
(OPR/BKU/BR02/PELAWAT).
(c) Mengarahkan Orang awam atau pembekal tersebut
untuk memohon Pas Sementara di Bahagian Keselamatan.
7.5.3 Keluar / Masuk Kolej
(a) Kakitangan:-
(i) Kakitangan yang tinggal dalam kawasan kolej
dibenarkan masuk atau keluar kawasan kolej pada bila-bila masa dengan syarat mempunyai Pelekat Kenderaan atau Kad Kakitangan sebagai bukti.
Anggota
Pembekal Anggota
Anggota
Anggota
Anggota
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI
Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/P001
Halaman: 9 / 12
No. Semakan: 05
No. Isu: 02
PROSEDUR KAWALAN AKSES Tarikh: 18/07/2014
(ii) Kakitangan yang tinggal diluar dimana ingin
memasuki dan keluar di kawasan kolej selepas
waktu pejabat atau cuti hendaklah
mempamirkan kad staf atau pelekat kenderaan.
(b) Pelajar:-
Pelajar tidak dibenarkan masuk atau keluar kawasan kolej selepas jam 12 tengah malam kecuali mendapat kebenaran bertulis dari Pengetua / Felo / Pengurus / Pegawai Bahagian Keselamatan.
(c) Pelawat:-
Pelawat tidak dibenarkan masuk di kawasan kolej selepas jam 12 tengah malam kecuali ada kes kecemasan atau kebenaran.
(d) Teksi:-
Teksi yang masuk ke kawasan kampus perlu mengisi Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus (OPR/BKU/BR02/PELAWAT).
7.5.4 Keluar Masuk ke Fakulti
(a) Pelajar dan staf yang ingin memasuki dan keluar ke
fakulti selepas waktu pejabat dan waktu cuti
hendaklah mempamirkan Kad Staf atau Pelekat
kenderaan
(b) Pelawat yang mendapat kebenaran dibenarkan masuk
dan keluar ke Fakulti selepas waktu pejabat dan cuti
dan dihendaki mengisi Borang Kebenaran Pelawat
memasuki Kampus (OPR/BKU/BR02/PELAWAT)
Anggota
Anggota
Anggota
Anggota
Anggota
Anggota
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI
Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/P001
Halaman: 10 / 12
No. Semakan: 05
No. Isu: 02
PROSEDUR KAWALAN AKSES Tarikh: 18/07/2014
7.6 7.7 7.8 7.9
Ada Kes ? 7.6.1 Jika ada kes ikut langkah 7.7. 7.6.2 Jika tidak, ikut langkah 7.8
Majukan Laporan
7.7.1 Hubungi Penyelia Operasi. 7.7.2 Membuat laporan kejadian menggunakan Borang Laporan
Kejadian (OPR/BKU/BR01/KEJADIAN) Buat Laporan Dan Serah Tugas
7.8.1 Anggota yang bertugas dikehendaki membuat laporan tugas di dalam Buku Laporan Tugas Harian serta serah tugas kepada anggota pengganti seterusnya.
Tamat
Anggota
Anggota
Anggota
Anggota
Anggota
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI
Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/P001
Halaman: 11 / 12
No. Semakan: 05
No. Isu: 02
PROSEDUR KAWALAN AKSES Tarikh: 18/07/2014
8.0 REKOD KUALITI
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan
Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan
Tempoh Simpanan
Kuasa Melupus
1 UPM/BKU/LAPORAN KEJADIAN Borang Laporan Kejadian (OPR/BKU/BR01/KEJADIAN)
PT(P/O) PYB Bilik Dokumen dan Rekod
kekal
PGH
2
UPM/BKU/KAWALAN AKSES Kawalan Akses
Borang Kebenaran Pelawat Memasuki Kawasan Kampus (OPR/BKU/BRO2/PELAWAT)
Senarai Semakan Pelajar Balik Lewat (OPR/BKU/SS01/LEWAT)
Borang Pemeriksaan Kenderaan (OPR/BKU/BR02/PEMERIKSAAN)
PT
PYB
Kabinet
Fail Unit
Kawalan Akses
3 tahun
PGH
3
Buku Laporan Tugas harian
PT
PYB
Kabinet
Fail Unit
Kawalan Akses
3 tahun
PGH
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI
Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/P001
Halaman: 12 / 12
No. Semakan: 05
No. Isu: 02
PROSEDUR KAWALAN AKSES Tarikh: 18/07/2014
9.0 SEJARAH SEMAKAN
No. Isu No.
Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat
Disedia dan Disemak
Dilulus/ Diluluskan
Semula
Tarikh Kuatkuasa
02 00 - Keluaran Pertama untuk
satu persijilan PGH WP 03/01/2011
02 01 2/2011 Mesyuarat Pengurusan BKU
Bil-2/2011 PGH WP 08/08/2011
02 02 2/2012 Mesyuarat Pengurusan BKU
Bil-4/2011 PGH WP 30/01/2012
02 03 5/2012 Mesyuarat Pengurusan BKU
Bil-2/2012 PGH WP 14/08/2012
02 04 3/2013 MKSP Bil 1/2013 PGH WP 30/04/2013
02 05 4/2014 MKSP Bil 1/2014 PGH WP 18/07/2014