PEMBINAAN RESERVOIR BAGI BEKALAN SIMPANAN AIR

KAMPUS UTAMA UniMAP

2016

PROJECT LESSONS LEARNED

PEMBINAAN RESERVOIR BAGI BEKALAN SIMPANAN AIR KAMPUS

UTAMA UniMAP

CAWANGAN PERANCANGAN ASET BERSEPADU

JABATAN KERJA RAYA

NEGERI PERLIS

01 JUN 2016

Disediakan oleh Cawangan Perancangan Aset Bersepadu, JKR Negeri Perlis Page 1 of 13

PEMBINAAN RESERVOIR BAGI BEKALAN SIMPANAN AIR

KAMPUS UTAMA UniMAP

2016

ISI KANDUNGAN

Butiran Perkara Helaian

1.0 PENGENALAN .. .. .. .. .. .. 3

2.0 STAKEHOLDER YANG TERLIBAT .. .. .. 3-4

3.0 PENDEKATAN JKR PERLIS DALAM PENGURUSAN DAN PEMANTAUAN PROJEK .. .. 4-5 4.0 METODOLOGI LESSONS LEARNED .. .. .. 5-6

5.0 IKTIBAR PROJEK (LESSONS LEARNED) .. .. 7-11

6.0 RUMUSAN DAN CADANGAN .. .. .. .. 12

6.1 ASPEK KEKUATAN WHAT WENT WELL (WWW) 12

6.2 ASPEK KELEMAHAN WHAT COULD HAVE BEEN DONE BETTER (WCHBDB) .. 13

6.3 CADANGAN .. .. .. .. 13

Disediakan oleh Cawangan Perancangan Aset Bersepadu, JKR Negeri Perlis Page 2 of 13

PEMBINAAN RESERVOIR BAGI BEKALAN SIMPANAN AIR

KAMPUS UTAMA UniMAP

2016

1.0 PENGENALAN

1.1 Jabatan Kerja Raya Negeri Perlis telah diberi tanggung jawab daripada

Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia untuk melaksanakan projek bagi

menyediakan salah satu infrastruktur kepada Universiti Malaysia Perlis

(UniMAP) iaitu pembinaan reservoir yang berfungsi sebagai tangki

simpanan air untuk Kampus Utama UniMAP.

1.2 Tangki simpanan bekalan air ini berkapasiti 1 juta gelen, direkabentuk khas

bagi menyalurkan bekalan air secara maksimum untuk keseluruhan

Kampus Utama UniMAP.

1.3 Projek ini telah dirancang dalam Rancangan Malaysia Ke-10, 4th Rolling

Plan dan dilaksanakan dalam Rancangan Malaysia Ke-11 yang tarikh

pembinaannya bermula pada 21 Oktober 2015 dan dijangka siap pada 31

Januari 2017.

1.4 Kos semasa keseluruhan projek adalah RM9,984,540.00

1.5 Nombor Rujukan Projek (Kontrak): JKR/IP/CKUB/253/2015

2.0 STAKE HOLDER YANG TERLIBAT

2.1 Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia

2.1.1 Adalah Kementerian Pelanggan yang bertanggung jawab dalam

menyalurkan projek-projek pembangunan, peruntukan dan

kelulusan di peringkat pengajian tinggi.

2.2 Ibu Pejabat JKR Malaysia

2.2.1 Cawangan Kerja Pendidikan, Ibu Pejabat JKR Malaysia adalah

pejabat yang bertanggung jawab mendaftar dan menerima projek

untuk dilaksanakan sejajar dengan brief projek yang diterima.

2.2.2 Lain-lain agensi yang terlibat di peringkat Ibu Pejabat JKR Malaysia

sebagai HODT adalah Cawangan Kejuruteraan Awam

Kesihatan/Pendidikan & Pengajian Tinggi (CKAS), Cawangan Kerja

Mekanikal (SPR)(CKM), Cawangan Kerja Elektrik (CKE),

Cawangan Kontrak & Ukur Bahan (CKUP).

2.2.3 Manakala Bahagian Pengurusan Projek 4 (CKP) adalah sebagai

HOPT.

2.3 Universiti Malaysia Perlis (UniMAP)

2.3.1 Adalah merupakan Jabatan Pelanggan kepada projek yang

dilaksanakan.

Disediakan oleh Cawangan Perancangan Aset Bersepadu, JKR Negeri Perlis Page 3 of 13

PEMBINAAN RESERVOIR BAGI BEKALAN SIMPANAN AIR

KAMPUS UTAMA UniMAP

2016

2.3.2 Pusat Pembayaran ke atas kerja-kerja yang dijalankan.

2.4 JKR Negeri Perlis

2.4.1 Pengarah JKR Negeri Perlis telah diberi peranan sebagai Pegawai

Penguasa projek.

2.4.2 Ketua Cawangan Perancangan Aset Bersepadu Negeri (CPAB)

telah diberi tanggung jawab sebagai Wakil Pegawai Penguasa.

2.4.3 Manakala Ketua Penolong Pengarah Kontrak & Ukur Bahan, Ketua

Penolong Pengarah Elektrik, Ketua Penolong Pengarah Mekanikal

adalah berperanan sebagai Wakil Pegawai Penguasa Pakar.

3.0 PENDEKATAN JKR PERLIS DALAM PENGURUSAN & PEMANTAUAN

PROJEK

3.1 JKR Negeri Perlis telah mengambil beberapa pendekatan dalam

melaksanakan projek ini dari peringkat awal pembinaan bagi memastikan

pelaksanaan pengurusan dan pemantauan projek yang elektif, efektif yang

menepati skop, kualiti, masa dan kos yang ditetapkan.

Jadual 1: Pendekatan Yang Diambil

Fasa

Aspek Pendekatan Yang Diambil

Peranan & Tanggungjawab

Pengurusan Sumber

Pengurusan Komunikasi

Permulaan

Pengagihan tugas sebagai wakil tapakbina telah dilaksanakan oleh Wakil Pegawai Penguasa Utama.

Perancangan

Kompetensi setiap pegawai dalam pasukan projek ditingkatkan melalui kursus, bengkel seperti: Penjadualan Projek

i) i) Penjadualan Projek ii) Ii) Sistem Pengurusan iii) Bersepadu

Mesyuarat Pra-Pembinaan untuk menyelaraskan kerja-kerja yang bakal dijalankan.

Perancangan

Mengguna pakai Pelan Pengurusan Projek, Sistem SKALA & SPB sebagai kaedah pelaksanaan projek.

Disediakan oleh Cawangan Perancangan Aset Bersepadu, JKR Negeri Perlis Page 4 of 13

PEMBINAAN RESERVOIR BAGI BEKALAN SIMPANAN AIR

KAMPUS UTAMA UniMAP

2016

Jadual 1a: Pendekatan Yang Diambil (Sambungan)

Fasa

Aspek Pendekatan Yang Diambil

Peranan & Tanggungjawab

Pengurusan Sumber

Pengurusan Komunikasi

Permulaan/ Perancangan/ Pelaksanaan/ Pemantauan

Kerjasama, komitmen dan disiplin yang tinggi daripada Pegawai Penguasa dan seluruh pasukan projek amat memberi kesan ke atas perlaksanaan projek.

Menggunapakai SPB, SKALA dan Penjadualan Projek sepenuhnya dalam urusan kawalselia projek.

Mesyuarat Tapakbina berjadual dan mesyuarat teknikal mengikut keperluan diadakan untuk megesan dan memantau perlaksanaan projek dalam pembinaan.

Permulaan/ Perancangan/ Pelaksanaan/ Pemantauan

Audit SPB, Audit dalaman JKR dan Audit Pematuhan ISO telah sama-sama berperanan untuk memastikan kualiti kerja pada tahap maksimum.

-

Mesyuarat tapakbina diadakan mengikut jadual yang turut dihadiri Stakeholder dapat membantu memberi maklumbalas mengikut peranan masing-masing terhadap kerja-kerja yang dijalankan.

Permulaan/ Perancangan/ Pelaksanaan/ Pemantauan

Intervensi di antara HOPT dan semua HODT di peringkat Ibu Pejabat JKR dapat membantu untuk melicinkan pelaksanaan projek.

4.0 METODOLOGI LESSONS LEARNED

4.1 Maklumat lesson learned dikumpul melalui bengkel bersama dengan

pasukan projek di peringkat JKR Perlis yang diadakan pada 23 Mac 2016

hingga 24 Mac 2016 di Dewan Persidangan, JKR Negeri Kedah, Tingkat

12, Bangunan Sultan Abdul Halim, Alor Star, Kedah Darul Aman.

4.2 Bengkel diadakan bertujuan untuk mengumpul maklumat dan berkongsi

pengalaman pasukan projek yang terlibat secara langsung pada peringkat

awal pembinaan. Penghasilan maklumat adalah mengikut jangka masa

projek berlaku iaitu kemajuan semasa yang telah dicapai sejak dari

peringkat permulaan kerja sehingga ke tarikh bengkel diadakan yang

merangkumi berikut:

4.2.1 Clarity of project objectives/deliverables and expectations.

4.2.2 Project planning

4.2.3 Project execution

4.2.4 Project monitoring

4.2.5 Overall project assesment

Disediakan oleh Cawangan Perancangan Aset Bersepadu, JKR Negeri Perlis Page 5 of 13

PEMBINAAN RESERVOIR BAGI BEKALAN SIMPANAN AIR

KAMPUS UTAMA UniMAP

2016

4.3 Semua maklumat yang terkumpul telah diklasifikasikan kepada tiga (3) aspek

utama berikut:

4.3.1 What went well (WWW)?

4.3.2 What could have been done better (WCHBDB)? and,

4.3.3 What are the lesson learned ?

4.4 Setiap pasukan dari empat (4) pasukan yang diujudkan diminta untuk memberikan

maklum balas dan maklumat lesson learned yang menggunakan template yang

telah disediakan seperti contoh di Lampiran `A’.

4.5 Setelah selesai sesi bengkel dan pengumpulan maklumat, panel/fasilitator

menggabungkan (consolidate) dan membuat analisis dari maklumat yang

diperolehi meliputi ruang knowledge areas yang telah dikenalpasti.

Rajah 2: Carta Alir Projek Lesson Learned

Disediakan oleh Cawangan Perancangan Aset Bersepadu, JKR Negeri Perlis Page 6 of 13

Knowledge Café workshop to gather imformation relevant

to Lesson Learned

Consolidate imfomation according to knowledge areas and

project life-cycle

Analysis project lessons learned according to knowledge

areas

Finding and Recommendation

PEMBINAAN RESERVOIR BAGI BEKALAN SIMPANAN AIR

KAMPUS UTAMA UniMAP

2016

5.0 IKTIBAR PROJEK (PROJECT LESSONS LEARNED)

5.1 Jadual 4.1 dan Jadual 4.2 menunjukkan analisis hasil maklumat yang diperolehi dan telah di katogerikan mengikut knowledge areas dan kitar hayat projek.

Jadual 4.1 – Analisis Keseluruhan 1

Element What Went Wrong

WCHBeen Done Better

Lessons Learned

1.

Scope

2

1

2

2.

Time

2

4

2

3.

Cost

3

0

1

4.

Quality/Audit

1

4

2

5.

HR/Organisation

1

0

1

6.

Comm/Stakeholders

5

1

4

7.

Risk

0

1

0

8.

Procurement

0

9

7

9.

Intergration

3

0

2

10.

Specification

1

1

0

11.

Governance

1

0

0

Disediakan oleh Cawangan Perancangan Aset Bersepadu, JKR Negeri Perlis Page 7 of 13

PEMBINAAN RESERVOIR BAGI BEKALAN SIMPANAN AIR

KAMPUS UTAMA UniMAP

2016

Jadual 4.2 – Analisis Keseluruhan 2

Disediakan oleh Cawangan Perancangan Aset Bersepadu, JKR Negeri Perlis Page 8 of 13

PEMBINAAN RESERVOIR BAGI BEKALAN SIMPANAN AIR

KAMPUS UTAMA UniMAP

2016

Governance

Specification

Integration

Lessons Learned

Procurement

Risk

What Could Have Been Done Better(WCHBDB)

Comm/Stakeholder

HR/Organisation

What Went Wrong (WWW)

Quality/Audit

Cost

Time

Scope

0 1 2 3 4 5 6 7 8

PEMBINAAN RESERVOIR BAGI BEKALAN SIMPANAN AIR

KAMPUS UTAMA UniMAP

2016

(Kekuatan proses & prosedur / fungsi sumber (kompetensi)

(Masalah / Kelemahan / Kekangan)

Knowledge Areas

Isu Mula Rancang Laksana Pantau What Went Well (WWW) What Could Have Been Done Better (WCHBDB)

Skop

Skop kerja utama yang jelas

WWW

WWW

- Skop yang jelas membolehkan JKR merancang, menjadual dan mengagih tugas dengan lebih efisyen.

- Program kerja dipantau melalui mesyuarat tapak, koordinasi, teknikal dan perbincangan.

- Penggunaan PMP dalam aspek pengurusan projek.

-

Stakeholder

Penglibatan / mengenalpasti semua stake holder dengan jelas.

WWW

WWW

WWW

- Penglibatan stakeholder dalam

semua mesyuarat dan perbincangan.

-

Kos

Kos siling yang jelas / tidak melebihi kos siling

WWW

/ WCHB

DB

WWW

WWW

WWW

- Penglibatan UniMAPs dan agensi pelaksana dalam menentukan kos siling di peringkat awal

- Sebarang pertambahan skop telah dirujuk segera kepada pelanggan untuk mendapatkan penjelasan.

- Tindakan intervensi dan bantuan daripada IPJKR telah dirujuk sejak awal projek.

- Kos siling yang tidak mencukupi menyebabkan kerja perubahan tidak dapat dilaksanakan selaras dengan kerja-kerja di tapak.

Skop

Kerja memenuhi spesifikasi

WWW /

WCHBDB

- Penglibatan pihak pelanggan

dalam menentukan skop.

-

Disediakan oleh Cawangan Perancangan Aset Bersepadu, JKR Negeri Perlis Page 9 of 13

PEMBINAAN RESERVOIR BAGI BEKALAN SIMPANAN AIR

KAMPUS UTAMA UniMAP

2016

Knowledge Areas

Isu Mula Rancang Laksana Pantau What Went Well (WWW) What Could Have Been Done Better (WCHBDB)

Masa

Tempoh pelaksanaan projek yang realistic / tempoh mencukupi / Kontraktor perlu kemuka program kerja dalam tempoh 14 hari dari tarikh LA

WCHBDB

WCHBDB

WCHB DB

-

- Persediaan awal oleh pasukan JKR ke atas skop kerja terlibat, persediaan untuk memasuki tapakbina mengikut jadual perlu diberi penekanan.

- Mesyuarat pra-pembinaan perlu mengenalpasti isu/masalah yang bakal timbul.

Perolehan

JKR perlu meneliti setiap aspek fasa perolehan

WCHBDB

- Pemilihan kontraktor di fasa perolehan perlu diberi keutamaan

Masa

Penggunaan kaedah Penjadualan Projek yang jelas dan terperinci

WWW / WCHBDB

WWW

- Penggunaan Penjadual Projek memudahkan aktiviti pengurusan, pemantauan dan pengawasan projek.

- Pasukan kontraktor perlu ada Planner yang terlatih

Skop

Maklumat projek yang lengkap

WCHBDB

- Penglibatan pihak pelanggan dalam menentukan skop.

- Hubungkait skop kerja dengan keadaan semasa di tapak perlu diselaraskan

Stakeholder / Komunikasi

Sebarang isu / masalah yang perlu kelulusan / keputusan perlu dimuktamadkan segera

WWW

WWW

- Mesyuarat bersama semua pihak diadakan mengikut jadual

-

Disediakan oleh Cawangan Perancangan Aset Bersepadu, JKR Negeri Perlis Page 10 of 13

PEMBINAAN RESERVOIR BAGI BEKALAN SIMPANAN AIR

KAMPUS UTAMA UniMAP

2016

Knowledge Areas

Isu Mula Rancang Laksana Pantau What Went Well (WWW) What Could Have Been Done Better (WCHBDB)

Kos

Pembayarran interim dibuat mengikut jadual yang ditetapkan

WCHBDB

WCHBDB

WCHB DB

- Bayaran interim dibuat secara konsisten dan dapat dijelaskan dalam tempoh yang ditetapkan membantu kelancaran projek.

- Bayaran tidak dibuat oleh JKR sebaliknya oleh pihak Pelanggan dan perlu mematuhi tempoh ditetapkan dalam kontrak.

Kualiti

Pasukan Kontraktor perlu berada di tapak pada setiap masa / tempoh bekerja

WCHBDB

-

- Pihak kontraktor tiada pasukan khas yang kompeten untuk mematuhi kualiti setiap kerja dijalankan.

Human Resourses / Risiko (JKR)

Kontraktor yang diberi kepercayaan melaksanakan kerja perlu lebih efisyen dan fokus ke atas tenaga kerja.

WWW / WCHBDB

WWW

-

- Kerja-kerja yang tertangguh disebabkan masalah di pihak kontraktor perlu ada penyelesaian segera.

Kualiti

Sebarang isu / masalah di tapak yang melibatkan pihak Kontraktor perlu diatasi segera

WCHBDB

-

- Hubungkait skop kerja dengan keadaan semasa di tapak perlu diselaraskan

Kualiti

Audit ke atas kualiti, masa dan kos perlu diadakan secara berjadual

WWW

WWW

- Audit berkala perlu diadakan di tapak

- Setiap audit JKR ke atas kualiti perlu relevan dengan skop kerja di tapak.

Disediakan oleh Cawangan Perancangan Aset Bersepadu, JKR Negeri Perlis Page 11 of 13

6.0 RUMUSAN DAN CADANGAN

- Pelaksanaan projek di tapakbina didapati berjalan lancar pada peringkat awal pembinaan (tempoh pembelajaran lesson learned) tanpa menghadapi sebarang isu / masalah yang timbul. Kerja-kerja di tapakbina juga diselaraskan mengikut kaedah Penjadualan Projek dan sentiasa diaudit secara berjadual dari pasukan audit dalaman, audit SPK di peringkat IPJKR dan SIRIM untuk mengenalpasti sebarang masalah yang timbul. Percanggahan skop kerja di tapakbina dengan pelan-pelan adalah minimum dan diselesaikan mengikut kontrak dalam tempoh yang singkat.

- Projek Lessons Learned yang boleh dipelajari adalah merangkumi dua (2) aspek

penting dari sudut menjayakan pelaksanaan projek ini.

6.1 Aspek Kekuatan What Went Well (WWW)

6.1.1 JKR Negeri Perlis dengan kerjasama dan komitmen yang mantap dari semua pihak terutamanya Ibu Pejabat JKR Malaysia, Kuala Lumpur telah meujudkan satu pasukan yang bertanggungjawab untuk menunaikan amanah yang diberikan. Dengan berbagai masalah dan kekangan yang timbul sejak dari fasa perancangan, perolehan dan kini telah memasuki fasa pembinaan, semua isu/masalah dapat diselesaikan dengan penuh berhemah. Tahap kompetensi pengurusan yang mantap ke atas semua yang terlibat telah dapat menjayakan pelaksanaan projek ini dengan ciri-ciri berikut:

Kompetensi yang dimiliki setiap pegawai yang terlibat dengan pelaksanaan projek dari berbagai disiplin telah banyak membantu dalam aspek perancangan, perolehan, pembinaan yang meliputi pemantauan dan penyeliaan projek

Pengetahuan dalam bidang pengurusan projek telah banyak menyumbang kearah peningkatan kualiti hasil kerja, penjimatan kos dan pengawalan masa yang seimbang.

Kaedah Penjadualan Projek yang digunapakai merupakan suatu teknik yang betul dan professional kearah keberhasilan dalam program kerja, pelaporan kemajuan projek dan pengawalan masa serta kos.

Pengauditan berkala dalam semua peringkat telah dapat mengesan dan mrengimbangi sebarang isu/masalah yang lalu dan semasa yang timbul di setiap fasa perancangan, perolehan dan pembinaan.

Disediakan oleh Cawangan Perancangan Aset Bersepadu, JKR Negeri Perlis Page 12 of 13

PEMBINAAN RESERVOIR BAGI BEKALAN SIMPANAN AIR

KAMPUS UTAMA UniMAP

2016

6.2 Aspek Kelemahan What Could Have Been Done Better (WCHBDB) 6.2.1 Sepanjang tempoh pembelajaran Lessons Learned terhadap projek

ini mulai dari fasa pembinaan yang kontraknya bermula pada 21

Oktober 2015 sehingga awal Jun 2016, didapati kelemahan-

kelemahan ketara terhadap pelaksanaannya yang boleh

menjejaskan kelancaran perjalanan kerja tidak dikesan.

6.2.2 Terdapat sebahagian kecil percanggahan di antara kuantiti kerja

dalam kontrak dengan pelan-pelan pembinaan yang tidak memberi

kesan secara langsung ke atas pembinaan.

6.2.3 Adalah didapati, terdapat maklumat yang tidak jelas berkaitan

dengan kuantiti dalam kontrak dengan keadaan kerja sebenar di

tapak yang perlu diberi perhatian. Hal ini boleh melibatkan

pertambahan kos sekiranya langkah pre-emtive tidak diambil

segera.

6.3 Cadangan

- Walaupun tiada isu/masalah yang major dikesan di peringkat awal

fasa pembinaan ke atas projek ini, diketengahkan juga beberapa

cadangan positif yang diharapkan akan mendapat perhatian dan

akan menjadi panduan dari aspek pembelajaran projek lessons

learned sebagaimana berikut:

6.3.1 Site Investigation (SI) pada peringkat kunjungan pertama ke

tapakbina untuk mendapat maklumat awal berkaitan dengan

cadangan projek perlu diberi penekanan tentang keadaan geografi,

bentuk muka bumi setempat, lokasi cadangan penempatan

pembinaan sesuatu struktur bangunan dan sifat-sifat tanah di

persekitaran selain dari kemudahan akses, utiliti dan sebagainya.

Hal ini akan dapat menyumbang kearah keberkesanan perancagan

projek secara menyeluruh.

6.3.2 Manakala semasa melaksanakan Soil Investigation (SI) pula bagi

mengenalpasti keadaan tanah, kekuatan struktur tanah dan untuk

tujuan membuat pengesyoran asas kepada bangunan-bangunan

serta struktur pembinaan kekal, ianya perlu diberi penekanan secara

menyeluruh di setiap lokasi penempatan struktur binaan kekal. Ujian

persampilan secara rawak dan tidak menyeluruh boleh

mengakibatkan maklumat untuk pengiraan kuantiti kerja mengikut

klasifikasi elemen kerja tidak akan menepati sasaran (anggaran).

6.3.4 Pihak kontraktor luar Perlis yang diberi tanggungjawab untuk

melaksanakan kerja di negeri Perlis hendaklah peka ke atas

suasana kerja dan masa bekerja mengikut ketetapan kalender

negeri bagi memastikan tiada percanggahan masa yang boleh

mengakibat kerja di tapak terabai.

Disediakan oleh Cawangan Perancangan Aset Bersepadu, JKR Negeri Perlis Page 13 of 13