GAMBAR PEJABATMAAF DALAM PROSES

Kakitangan Pejabat Kebajikan Masyarakat Daerah Kuala Langat

GAMBAR PEJABATMAAF DALAM PROSES

Bangunan Pejabat Kebajikan Masyarakat Daerah Kuala Langat

! "#$%

& (!!

& ((

)

*"+

,*-.!+

*"+

*"!+

*"!+

*"!+

*"!+

*"!+

*"!+

*"!+

! "#$

*"!+

*"!+

*"!+

%

*"!+

&

*"!+

*"!+*+

*"!+*+

*"!+

(/0%*+*+

*0+*+

#.0%

*+*+

&

*0+

.

*!+*+

)*+.1

*2!+

&.

*+

.

*"+

,- (1#%

*"+

%1,%3(,,%

!41%12

%,

%%

5*6/5+

78,

2$

7,*6/7,3!!+

*19, %,%+

4

%"

#,%4%,:5

4%

%

Nama Kumpulan :

Wanted

Tarikh Ditubuhkan :

22 September 2010

TAFSIRAN LOGO :

Perkataan WANTED berwarna hijau bermaksud sesuatu yang bernilai, disukai, menjanjikan kedamaian tetapi sukar ditemui.

Bentuk matahari bulat menunjukan muafakat yang membawa idea ke arah satu penyelasaian.

Bentuk pancaran sinaran jingga bermaksud pencapaian kedudukan yang tinggi, cekal dan terbaik ke arah kecemerlangan.

"/%

0

1

/%

.,

,%,,%,%%,,

% :$4;19",

*1#%+

- :0

*"+

,*-.!+

*"+

*"!+

*"!+

*"!+

*"!+

*"!+

*"!+

! "#$

*"!+

*"!+

*"!+

%

*"!+

&

*"!+

*"!+*+

*"!+*+

(/0%*+*+

*0+*+

#.0%

*+*+

&

*0+

.

*!+*+

)*+.1

*2!+

&.

*+

.

*"+

,- (1#%

*"+

*"!+

*"!+

NAMA AHLI TUGAS KHAS

Puan Arpah binti Mohamad Ketua Kumpulan / Persembahan

Encik Mohd Erwadi bin Soib Setiausaha / Skrip

Encik Mohd Khairul bin Kamaruddin Penyelaras Bahan / Perantara

Encik Zainuddin bin Samsuri Grafik / Edit / Data

Encik Mohd Syubaili bin Mohd Mohsin Urusan Am / Bhg. Perhubungan

Encik Mohd Shahruznizam bin Tumingan Audio Visual / IT

Encik Mohamad Zakaria bin Ismail Penyelaras Bahan / Perantara

Puan Shaela Hanem binti Yasin @ Wahab Tugas-tugas Khas / Semakan / Data

Encik Mohd Salwani bin Salamun Penyelaras Teknik / Maklumat

Encik Mohd Jeffry bin Ahmad Rani Pen. Setiausaha / Data

)

),& ),*",+

#

3(B

7& *(+

Kehadiran ahli-ahli tidak 100% atas sebab-sebab seperti berikut :-

Ahli bercuti.

Ahli berkursus.

Ahli menjalankan tugas rasmi.

Urusan di luar pejabat.

Ahli menghadiri kes di mahkamah.

Ahli menghadiri mesyuarat.

Bencana

NAMA AHLI KUMPULAN

KEHADIRAN MESYUARAT(MENGIKUT MINGGUAN)

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

1. Puan Arpah 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

2. Encik Syubaili 1 1 0 0 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0 0 1 1 1 0 1 1 1 1

3. Encik Mohd Salwani 1 1 1 1 1 1 1 1 0 1 1 1 1 0 1 1 1 1 1 1 1 1 0 1 1

4. Encik Mohd Erwadi 1 1 1 1 1 0 1 1 1 1 1 1 0 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

5. Encik Mohd Khairul 1 1 1 0 1 1 1 0 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

6. Encik M. Shahruznizam 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

7. Puan Shahela 1 1 1 1 0 0 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

8. Encik Zainuddin 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

9. Encik Mohd Jeffry 1 1 1 1 0 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0 1 1 1 1 1 1 1 1

10. Encik M. Zakaria 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

Petunjuk : 1 = Hadir Bilangan Mesyuarat : 25 kali.0 = Tidak Hadir Peratus kehadiran : 92.8%.

,A;66*A +

,%9A

4% A

#,A%

5,A%

#5 %9, 9

%$ 785 ,

"5 4,

5 4,

%" 5 99,%%A

5 A

Kumpulan menggunakan SISTEM PDCA untuk merancang projek ini dan aktiviti projek seperti di JADUAL PERANCANGAN.

Lagenda : LaksanaRancang

BIL. MASALAH PENCADANG

1. Permohonan bantuan kewangan selalu bertindih Pn. Arpah

2. Berjanji tetapi tidak ditepati En. Mohd Salwani

3. Penggunaan barang-barang pejabat yang terlalu membazir En. Mohd Jeffry

4. Pelupusan fail yang tidak dikendalikan En. Zainuddin

5. Pergerakan fail kes bantuan kewangan sukar dikesan En. Mohd Erwadi

6. Mengurangkan kehadiran wakil bagi mengambil wang bantuan En. Zainuddin

7. Mengurangkan kesilapan sewaktu membuat bayaran En. Mohd Erwadi

8. Sistem penyampaian maklumat jabatan kurang berkesan En. Mohd Zakaria

9.Lambakan permohonan bantuan kewangan yang tidak memenuhi kriteria kelayakan Pn. Arpah

10. Ruang menunggu yang membosankan Pn. Mohd Khairul

11. Maklumat permohonan tidak lengkap Pn. Shahela

BIL. MASALAH SANGAT PENTING

PENTING KURANG PENTING

1.Permohonan bantuan kewangan selalu bertindih /

2. Berjanji tetapi tidak ditepati /

3.Penggunaan barang-barang pejabat yang terlalu membazir /

4. Pelupusan fail yang tidak dikendalikan /

5.Pergerakan fail kes bantuan kewangan sukar dikesan /

6.Mengurangkan kehadiran wakil bagi mengambil wang bantuan /

7.Mengurangkan kesilapan sewaktu membuat bayaran /

8.Sistem penyampaian maklumat jabatan kurang berkesan /

9.Lambakan permohonan bantuan kewangan yang tidak memenuhi kriteria kelayakan /

10. Ruang menunggu yang membosankan /

11. Maklumat permohonan tidak lengkap /

BIL. MASALAH SANGAT

PENTINGPENTING KURANG

PENTING

1.Permohonan bantuan kewangan selalu bertindih /

2. Berjanji tetapi tidak ditepati /

3.Penggunaan barang-barang pejabat yang terlalu membazir /

4. Pelupusan fail yang tidak dikendalikan /

5.Pergerakan fail kes bantuan kewangan sukar dikesan /

6.Mengurangkan kehadiran wakil bagi mengambil wang bantuan /

7.Mengurangkan kesilapan sewaktu membuat bayaran /

8.Sistem penyampaian maklumat jabatan kurang berkesan /

9.Lambakan permohonan bantuan kewangan yang tidak memenuhi kriteria kelayakan /

10. Ruang menunggu yang membosankan /

11. Maklumat permohonan tidak lengkap /

1. Permohonan bantuan kewangan selalu bertindih

2. Pergerakan fail kes bantuan kewangan sukar dikesan

3. Sistem penyampaian maklumat jabatan kurang berkesan

4. Lambakan permohonan bantuan kewangan yang tidak memenuhi kriteria kelayakan

Kumpulan telah mengenalpasti masalah utama melalui sumber- sumber data seperti :

1. Sistem Permohonan Bantuan Kebajikan

2. Buku Daftar Surat/Permohonan Bantuan

3. Buku Rekod Permohonan Perkhidmatan Jabatan

4. Buku Daftar Kelulusan Bantuan

DATA MASALAH 1

Permohonan bantuan kewangan selalu bertindih(Januari 2010 Mac 2010)

Sumber Data : Sistem Permohonan Bantuan Kebajikan (SPBK)

DATA MASALAH 2

Pergerakan fail kes bantuan kewangan sukar dikesan(Januari 2010 Mac 2010)

Sumber Data : Buku Daftar Surat/Permohonan Bantuan

DATA MASALAH 3

Sistem penyampaian maklumat jabatan kurang berkesan(Januari 2010 Mac 2010)

Sumber Data : Buku Rekod Permohonan Perkhidmatan Jabatan

DATA MASALAH 4

Lambakan permohonan bantuan kewangan yang tidak memenuh kriteria kelayakan(Januari 2010 Mac 2010)

Sumber Data : Sistem Permohonan Bantuan Kebajikan (SPBK & Buku Daftar)

Kumpulan telah membuat kajian latarbelakang serta menganalisa maklumat dan data-data lepas terhadap semua masalah yang dikenalpasti. Kumpulan juga memastikan masalah yang dipilih menepati Visi, Misi, Moto, Objektif, Piagam Pelanggan, Wawasan, Matlamat Unit dan Organisasi PKMD ini. Pemilihan masalah projek dilakukan secara saintifik dan sistematik dengan menggunakan Analisis Smart.

! "#

$

% & $

#

$

& $

(

$%

& $

$

) #

$

% & $

*

+

$

,-./ ,-)/ ,-(/ ,-/ ,-!/

&

$

! "#

!01.2.0

!01)2)0

!01(2(0

!0120

31!203

#

41.2)0

!01)2)0

41(2)

)1204

1!20

(

41.2)0

41)2(

)1(2!

)1204

1!20

) #

)1.20

!01)2)0

(1(205

!120

!1!20!

!"

Kriteria undian:-1 Tidak setuju3 Kurang setuju6 Setuju10 Sangat setuju

Kriteria undian (majoriti) X Keberatan= Jumlah Markah

LAMBAKAN PERMOHONAN BANTUAN KEWANGAN

YANG TIDAK MEMENUHI KRITERIA KELAYAKAN

.

Perkhidmatan bantuan kebajikan disediakan kepada kumpulan sasar yang memerlukan supaya dapat meneruskan kelangsungan hidup dengan sempurna.

Secara prinsipnya, didalam melaksanakan pemberian bantuan kepada rakyat, Kerajaan Malaysia tidak sesekali mengamalkan konsep Negara Kebajikan (Welfare State). Skim bantuan kebajikan yang diwujudkan adalah sebagai alat dalam proses menolong klien ke arah pemulihan, pencegahan, pembangunan dan pengintegrasian, yang merupakan suatu kaedah dalam pengurusan kerja sosial. Proses pemberian bantuan kebajikan juga mengambilkira potensi yang ada pada setiap penerima bantuan yang masih produktif ke arah hidup berdikari.

.

Pelaksanaan bantuan kebajikan adalah selaras dengan Senarai Bersama (Concurrent List) antara Kerajaan Persekutuan dengan Kerajaan Negeri, yang termaktub dalam Perlembagaan Persekutuan Malaysia di bawah Senarai 3 Jadual Kesembilan Senarai Perundangan.

Pengurusan bantuan dilaksanakan di peringkat Pejabat Kebajikan Masyrakat Daerah/Jajahan/Bahagian di seluruh negara. Setiap permohonan yang didaftarkan, akan dijalankan siasatan untuk penilaian (means-tested) bagi mengesahkan kelayakan bantuan kepada pemohon. Urusan ini bersesuaian dengan prinsip penyampaianan bantuan yang berdasarkan kepada kelayakan dan bukan hak tanpa mengira latar belakang kaum, agama dan sebagai selaras dengan konsep 1 Malaysia.

.

Konsep Bantuan Kebajikan ialah :

Bantuan Kebajikan adalah bersifat sementara dan saraan hidup bagi membantu individu/keluarga di kalanganproduktif dan tidak produktif yang tidak mampu dan berkeperluan, sehingga dapat dipulihkan untuk hidup berdikari atau meneruskan kehidupan yang lebih berkualiti.

Objektif ialah :

Meningkatkan taraf kehidupan kumpulan sasar agar dapat meneruskan kelangsungan hidup dengan sempurna.

!" #

$"%&!&& !#&!&

Kriteria Kelayakan Am Penerima Bantuan Kewangan

1. Warganegara Malaysia dan bermastautin di Malaysia.

2. Pendapatan keluarga tidak melebihi Pendapatan Garis Kemiskinan (PGK) semasa iaitu:

- RM720 sebulan bagi Semenanjung Malaysia

- RM 830 sebulan bagi Serawak

- RM 960 sebulan bagi Sabah

Kriteria Kelayakan Am Penerima Bantuan Kewangan

Golongan yang tidak berkemampuan dan berkeperluan berdasarkan kepada hasil siasatan yang dijalankan dengan mengambil kira faktor-faktor berikut bagi menentukan kelayakan bantuan :

- Bilangan anak/tanggungan yang tinggal bersama dan berasingan.

- Tahap ketidakupayaan ketua keluarga/ahli keluarga.

- Sokongan dari ahli keluarga.

- Keadaan dan kelengkapan rumah berdasarkan keperluan.

- Faktor-faktor lain yang munasabah serta memberikan gambaran kedudukan kewangan dan perbelanjaan harian pemohon/keluarga.

Skim Bantuan Orang Tua

Skim Bantuan AM

Elaun Pekerja Cacat

Skim Bantuan OKU Terlantar / Pesakit Kronik Terlantar

Skim Bantuan OKU Tidak Berupaya Bekerja

Skim Bantuan Kanak-Kanak

Skim Bantuan Anak Pelihara

Geran Pelancaran

Tabung Bantuan Mangsa Serangan Binatang Buas

.

.

Merujuk kepada piagam Pelanggan

1.Bantuan Kewangan (Bulanan)- Semua permohonan akan siap disiasat dalam 2 minggu.- Keputusan permohonan akan dimaklumkan dalam masa 1 bulan dari tarikh permohonan diterima

2. Bantuan Geran Pelancaran- Semua permohonan akan siap disiasat dalam 1 bulan.- Keputusan permohonan akan dimaklumkan dalam masa

2 bulan dari tarikh permohonan diterima

3. Bantuan Alat Tiruan/Sokongan- Semua permohonan akan siap disiasat dalam 1 bulan.- Keputusan permohonan akan dimaklumkan dalam masa

2 bulan dari tarikh permohonan diterima

.

Lambakan permohonan bantuan kewangan yang tidak memenuhi kriteria kelayakan merupakan masalah yang perlu diberi perhatian. Setiap rujukan kes perlu disiasat. Pembaziran telah berlaku apabila terdapat permohon yang tidak memenuhi kriteria kelayakan juga disiasat. Ini telah memberikan kesan yang besar kepada Jabatan seperti berikut:

- Permohonan perlu disiasat bertambah.- Kakitangan perlu lebih tumpuan selesaikan siasatan.- Permohonan akan lambat di proses.- Peningkatan kos- Wujud pembaziran masa.- Wujud pembaziran kos.

Permohonan yang diluluskan dan ditolak di PKMD Kuala Langat(Januari 2010 Oktober 2010)

Sumber Data : Sistem Permohonan Bantuan Kebajikan (SPBK & Buku Daftar)

.

Pengurusan bantuan kebajikan melibatkan 3 proses kerja seperti berikut:

a) Proses penyiasatan sehingga keputusan

b) Proses pembayaran bantuan

c) Proses menjalankan kajisemula ke atas penerima bantuan bagi menentukan kesesuaian sama ada bantuan perlu disambung atau tidak

.

Setiap permohonan bantuan perlu didaftar dan hendaklah dijalankan siasatan bagi menentukan kelayakan pertimbangan bantuan (means-tested). Laporan hasil siasatan yang telah disediakan oleh pegawai penyiasat dikemukakan kepada PKMD/ JB untuk pertimbangan dan keputusan. Tempoh kelulusan bantuan bermula dalam bulan yang sama diluluskan, tidak melebihi 12 bulan kecuali Bantuan Anak Pelihara dan Bantuan Latihan Perintis tidak melsbihi 6 bulan.

Peringkat ini melibatkan penggunaan sistem e-Bantuan bagi mempercepatkan proses pendaftaran, penyediaan laporan dan pengedaran fail untuk keputusan. Proses kerja di tahap ini perlu disiapkan dalam tempoh 2 minggu.

CC

(

!

3

(

!

.,%

#6

",!

)

,

.

,

"4

0,6

,

0,6

.

Untuk melihat masalah ini dengan lebih jelas, kumpulan telah mendifinasikan masalah mengikut kaedah 5W + 1H.

#$"#

#$ $ "

#$%& #,3(0.(0 /

#$ $ "

#$

( #

.

Berdasarkan data dikumpul sebelum penyelesaian, kumpulan telah membentuk Rajah Bar bagi menetapkan sasaran projek iaitu menurunkan Lambakan permohonan bantuan kewangan yang tidak memenuhi kriteria kelayakan.

PKMD Kuala Langat dari bulan Januari hingga bulan Oktober 2010, telah meluluskan bantuan kewangan sebanyak 580 kes. Permohonan tidak diluluskan pula sebanyak 403 kes. Perbandingan juga dapat dilihat melalui data yang diperolehi dari PKMD Sabak Bernam.

Permohonan yang diluluskan dan ditolak di PKMD Kuala Langat(Januari 2010 Oktober 2010)

Sumber Data : Sistem Permohonan Bantuan Kebajikan (SPBK & Buku Daftar)

Permohonan yang diluluskan dan ditolak di PKMD Sabak Bernam(Januari 2010 Disember 2010)

Sumber Data : Sistem Permohonan Bantuan Kebajikan (SPBK & Buku Daftar)

, , 4, ,4, , , , 5 , # , ,,4, , Lambakan permohonan bantuan kewangan yang tidak memenuhi kriteria kelayakan

( )*+!",-%..,/0"% 1

Lambakan permohonan bantuan kewangan yang tidak memenuhi kriteria kelayakan

67"7*787+78

$789:7

767+

Kurang pengalaman

*

Komunikasi yang kurang berkesan

Prosedur yang terlalu mudah

+

;&*

Hanya Seorang bertugas dikaunter

Tiada Borang khusus

Kurang latihan

,*/

#

Maklumat terlalu ringkas

Permohonan bantuan bertindih

Banyak permohonan luar

biasa

987$77"7+ 68%%

o #o $ $o $$

$ *

*

+

o ,#%%/

o # $ "

o o &

$ *

# o $ "

o &o $ $

$(

*

;&*,;&*/

o *%

o ;&*; 9

o ; 9o ; 9o #

$; 9

*

MANUSIA

987$77"7+ 68

987$77"7+ 68

What Apa yang hendak dipungut ? Data-data mengenai sebab-sebab yang paling mungkin kepada masalah Lambakan permohonan bantuan kewangan yang tidak memenuhi kriteria kelayakan

Why Kenapa data dipungut ? Untuk menentukan hairaki punca-punca masalah dan sebab yang paling utama kepada masalah lambakan permohonan bantuan kewangan yang tidak memenuhi kriteria kelayakan

When Bila data dipungut ? 13 Disember 2010 sehingga 07 Januari 2011

Who Siapa yang memungut data? Mohamad Zakaria Bin Ismail Zainudin Bin Samsuri Jeffry Bin Ahmad Rani

Where Di mana data tersebut dipungut ? o Kaunter perkhidmatan Pejabat Kebajikan Masyarakat Daerah Kuala Langat

How Bagaimana data dipungut ? o Soal Selidik.o Soal selidik telah dijalankan ke atas 30 orang

kakitangan PKMD Kuala Langat.

Kumpulan mengumpul data berdasarkan kepada sebab-sebab yang telah dikenalpasti seperti di rajah Sebab dan Akibat . Kaedah pengumpulan data menggunakan soal selidik. Dijelaskankan menggunakan

kaedah 5W + 1H.

Lambakan Permohonan Bantuan Kewangan Yang Tidak Memenuhi Kriteria Kelayakan

LEMBARAN SEMAKAN 1(Sebelum cadangan Penyelesaian)

Tarikh : 13 Disember 2010 hingga 07 Januari 2011

Bil. Sebab-sebab Minggu Jumlah

1 2 3 4

1Prosedur yang terlalu mudah IIII I IIII III IIII IIII I IIII 30

2Hanya dokumen

IIII II II III 17

3Hanya seorang bertugas di kaunter. II I III II 8

4Buku rekod daftar

permohonan tidak dikemaskini

I I 3

Bil. Sebab-sebab Minggu Jumlah

1 2 3 4

1.Prosedur yang terlalu mudah 6 8 11 5 30

2Hanya dokumen

5 2 2 3 17

3Hanya seorang bertugas di kaunter. 2 1 3 2 8

4Buku rekod daftar

permohonan tidak dikemaskini

1 0 1 0 3

Lambakan Permohonan Bantuan Kewangan Yang Tidak Memenuhi Kriteria KelayakanRINGKASAN LEMBARAN SEMAKAN 1

(Sebelum cadangan Penyelesaian)

Bil. Sebab Kekerapan berlaku Peratus kekerapan %

Kekerapan terkumpul

Peratus kekerapan terkumpul %

1 Prosedur yang terlalu mudah 30 51.72 30 51.72

2 Hanya dokumen 17 29.31 47 81.03

3 Hanya seorang bertugas di kaunter.

8 13.79 55 94.82

4 Buku rekod daftar permohonan tidak dikemaskini

3 5.17 58 100

Jumlah 58 100 %

Lambakan Permohonan Bantuan Kewangan Yang Tidak Memenuhi Kriteria Kelayakan/#8/./ 80/$$0//#/$0/.8".$088

Lambakan Permohonan Bantuan Kewangan Yang Tidak Memenuhi Kriteria Kelayakan

Carta Pai Punca masalah paling mungkin yang perlu di atasi berdasarkan peratusan

RAJAH PARETO 1(Sebelum Cadangan Penyelesaian)

Lambakan Permohonan Bantuan Kewangan Yang Tidak Memenuhi Kriteria Kelayakan

Kumpulan merangka cadangan penyelesaian berdasarkan kepada sebab-sebab yang telah dianalisis seperti di Rajah Pareto 1. Berdasarkan prinsip, Rajah Pareto akan menyelasaikan sebab-sebab sebanyak 80 peratus sahaja. Ini bermakna hanya dua sebab akan dirangka cadangan penyelesaian iaitu - Prosedur yang terlalu mudah

- Hanya dokumen

Semua cadangan penyelesaian yang dikemukakan mempunyai alternatif. Pemilihan cadangan penyelasaian telah dibuat secara saintifik & sistematik dengan menggunakan Teknik Pro dan Kontra.

Masalah : LAMBAKAN PERMOHONAN BANTUAN KEWANGAN YANG TIDAK MEMENUHI KRITERIA KELAYAKAN

Sebab : Prosedur Yang Terlalu Mudah

Cadangan : 1. Mengemaskini senarai semak permohonan bantuan .2. Mewujudkan borang maklumat klien 3. Edaran memo garis panduan penerimaan borang

permohonan yang lengkap 4. Temubual awal bagi klien dan perujuk 5. Mempamerkan carta aliran proses kerja dan syarat-

syarat permohonan6. Memberikan taklimat kepada JKKK atau perujuk

berkaitan perkhidmatan Jabatan7. Merangka spot question yang akan di gunapakai oleh

setiap petugas kaunter8. Pertimbangan dan keputusan awal

Bil. Cadangan penyelesaian Pro KontraCadangan

yang diterima/ditolak.

Asas Pemilihan (sebab dipilih

/ditolak)

1 Mengemaskini senarai semak permohonan bantuan .

Mendapat dokumen yang lengkap dan cukup.

Tiada Diterima Melancarkan lagi proses permohonan

2 Mewujudkan borang maklumat klien Maklumat awal dari klien dapat diperolehi

Tidak dapat digunakan sepenuhnya kepada warga tua dan OKU

Diterima Tapisan awal dapat diilakukan

3.Edaran memo garis panduan penerimaan borang permohonan yang lengkap

Semua kakitangan faham dan lebih jelas.

Kakitangan mudah maklum dan faham

Ditolak Kurang efektif kerana merupakan arahan mudah

4. Temubual awal bagi klien dan perujuk

Penilaian awal dapat dijalankan.

Penambahan masa menunggu di kaunter

Diterima Dapat singkat dan jimatkan kos masa untuk sisatan.

Bil. Cadangan penyelesaian Pro KontraCadangan

yang diterima/ditolak.

Asas Pemilihan (sebab dipilih

/ditolak)

5 Mempamerkan carta aliran proses kerja dan syarat-syarat permohonan

Pemohon dapat terlebih dahulu faham dan mengetahui syarat-syarat

Masih perlu merujuk kepada pegawai berkenaan untuk maklumat lanjut

Ditolak Telah dilaksanakanDan klien kurang faham

6 Memberikan taklimat kepada JKKK atau perujuk berkaitan perkhidmatan Jabatan

JKKK/Perujuk dapat memberi sokongan dan pandangan untuk pemohon dalam kawasan

Maklumat yang diberikan nanti akan kurang tepat termasuk jika ada perubahan.

Ditolak Wujud isu dan kepentingan lain

7 Merangka spot question yang akan di gunapakai oleh setiap petugas kaunter

Dapat memerangkap pemohon sekiranya berbohong

Pemohon masih mempunyai banyak alasan dan helah

Ditolak Kakitangan telah hadiri banyak kursus berkaitan temubual /komunikasi

8 Pertimbangan dan keputusan awal Hanya pemohon yang benar-benar perlukan bantuan sahaja disiasat

Wujud rasa tidak puas hati dikalangan pemohon/perujuk

Diterima Menjimatkan kos masa/perbelanjaan

Masalah : LAMBAKAN PERMOHONAN BANTUAN KEWANGAN YANG TIDAK MEMENUHI KRITERIA KELAYAKAN

Sebab : Hanya Dokumen

Cadangan : 1. Hanya dokumen permohonan lengkap sahaja di terima

2. Memastikan penguatkuasaan senarai semak permohonan di patuhi

3. Larangan pengunaan budi bicara penerimaan borang permohonan

4. Setiap Dokumen perlu disahkan5. Syarat kelayakan bantuan secara bertulis perlu

dijelaskan.

Bil. Cadangan penyelesaian Pro KontraCadangan

yang diterima/ditolak.

Asas Pemilihan (sebab dipilih

/ditolak)

1 Hanya dokumen permohonan lengkap sahaja di terima .

Memudahkan siasatan

Pemohon perlu hadir beberapa kali untuk menghantar dokumen

Terima Mambantu membuat keputusan yang lebih tepat

2 Memastikan penguatkuasaan senarai semak permohonan dipatuhi

Memudahkan siasatan

Kakitangan bertugas perlu menerima dokumen pemohonan dan buat semakan

Ditolak Telah dicadangkan dan tindakan sama.

3 Larangan pengunaan budi bicara penerimaan borang permohonan

Hanya dokumen lengkap sahaja di terima

Tidak bersesuaian dengan dasar kerajaan

Ditolak Boleh menjejaskan imej jabatan.

4 Setiap Dokumen perlu disahkan Dapat elak penipuan Tiada Diterima Mudah dilaksanakan

5 Syarat kelayakan bantuan secara bertulis perlu dijelaskan.

Pemohon dan perujuk lebih faham

Kos cetakan meningkat

Diterima Boleh dicetak dibelakang senarai semak

Cadangan penyelesaian yang telah dipersetujui oleh pihak Pengurusan adalah seperti berikut :-

Mengemaskini senarai semak permohonan bantuan.

Mewujudkan borang maklumat klien.

Temubual awal bagi klien dan perujuk.

Pertimbangan dan keputusan awal.

Hanya dokumen permohonan lengkap sahaja di terima .

Setiap Dokumen perlu disahkan.

Syarat kelayakan bantuan secara bertulis perlu

dijelaskan.

Mengemaskini senarai semak permohonan bantuan.

Mewujudkan borang maklumat klien.

Temubual awal bagi klien dan perujuk.

Pertimbangan dan keputusan awal.

Hanya dokumen permohonan lengkap sahaja di terima .

Setiap Dokumen perlu disahkan.

Syarat kelayakan bantuan secara bertulis perlu dijelaskan

.

.,% * % +

A %

./1

. .

)

!

C

#6

",!

.

,3

,

"4

0,6

( 3

,

0,6

0

Lambakan Permohonan Bantuan Kewangan Yang Tidak Memenuhi Kriteria Kelayakan

LEMBARAN SEMAKAN 2(Selepas cadangan Penyelesaian)

!

Bil. Sebab-sebab Minggu Jumlah

1 2 3 4

1Prosedur yang terlalu mudah II II III I 8

2Hanya dokumen

I II I I 5

3Hanya seorang bertugas di kaunter. 0

4Buku rekod daftar

permohonan tidak dikemaskini

0

Bil. Sebab-sebab Minggu Jumlah

1 2 3 4

1.Prosedur yang terlalu mudah 2 2 3 1 8

2Hanya dokumen

1 2 1 1 5

3Hanya seorang bertugas di kaunter. 0 0 0 0 0

4Buku rekod daftar

permohonan tidak dikemaskini

0 0 0 0 0

Lambakan Permohonan Bantuan Kewangan Yang Tidak Memenuhi Kriteria KelayakanRINGKISAN LEMBARAN SEMAKAN 2

(Selepas cadangan Penyelesaian) !

Bil. Sebab Kekerapan berlaku Peratus kekerapan %

Kekerapan terkumpul

Peratus kekerapan terkumpul %

1Prosedur yang terlalu mudah

8 13.79 8 13.79

2Hanya dokumen

5 8.62 13 22.41

3Hanya seorang bertugas di kaunter. 0 0 13 22.41

4Buku rekod daftar permohonan

tidak dikemaskini 0 0 13 22.41

Jumlah 13 22.41%

Lambakan Permohonan Bantuan Kewangan Yang Tidak Memenuhi Kriteria KelayakanJADUAL TABURAN KEKERAPAN DAN PERATUS TERKUMPUl 2

(Selepas cadangan Penyelesaian)

Lambakan Permohonan Bantuan Kewangan Yang Tidak Memenuhi Kriteria Kelayakan

Carta Pai Punca masalah paling mungkin yang telah di atasi berdasarkan peratusan(Selepas cadangan Penyelesaian)

!

Lambakan Permohonan Bantuan Kewangan Yang Tidak Memenuhi Kriteria Kelayakan/#8/./ 80/$$0//#/$0/.8".$088

"

Kumpulan menganalisa hasil projek berasaskan kepada data-data yang dikumpul sebelum mengemukakan cadangan

penyelesaian dan semasa cadangan penyelesaian dilaksanakan dalam tempoh uji cuba cadangan iaitu dengan

membuat perbandingan secara terperinci data-data yang telah dikutip dan kumpulan mendapat penurunan sebab sebanyak

74.13 %.

Penurunan sebanyak 77.41%

RAJAH PARETO PERBANDINGAN(Sebelum dan selepas cadangan penyelesaian)

(Sebelum cadangan penyelesaian) (Selepas cadangan penyelesaian)

CARTA TURUS PERBANDINGAN(Sebelum dan selepas cadangan penyelesaian)

PENGURANGAN KOS

TUNTUTAN PERJALANAN SIASATAN KES

1 Pegawai Penyiasat X 30 km (anggaran) XRM 0.50 = RM 15.00

Purata kes yang diterima sebulan sebanyak = 18 kes

Jumlah Tuntutan Sebulan Anggaran = RM 15.00 X 18 Kes

= RM 270.00

1 Pegawai Penyiasat X 30 km (anggaran) X RM0.50 = RM 15.00

Purata kes yang di terima sebulan sebanyak = 08 kes

Jumlah Tuntutan Sebulan Anggaran= RM 15.00 X 08 kes

= RM 120.00

SEBELUM SELEPAS

Penjimatan Kos Sebanyak = RM 150.00 X 11 Pegawai Penyiasat= RM 1650.00

FAEDAH-FAEDAH

PENGURANGAN MASA

MENYELESAIKAN SIASATAN KES

1 Pegawai Penyiasat X

1 Hari Siasatan Kes +

1 Hari Penyediaan Laporan & Syor Kes

= 02 Hari X 18 Kes = 36 Hari

1 Pegawai Penyiasat X

1 Hari Siasatan Kes+

1 Hari Penyediaan Laporan & Syor Kes

= 02 Hari X 08 Kes = 16 Hari

SEBELUM SELEPAS

PENGURANGAN MASA MENYELESAIKAN KES = 20 HARI

FAEDAH-FAEDAH

3. Peningkatan Hasil Kerja

4. Peningkatan tahap kepuasan hati pekerja/pelangga n/masyarakat

Klien akan merasa puas hati. Birokrasi dapat dikurangkan. Meningkatkan kepercayaan dan Pandangan masyarakat terhadap mutu perkhidmatan Jabatan yang cekap.

5. Faedah faedah lain.

Meningkatkan imej jabatan / institusi.

Produktiviti.

Wujud semangat kerjasama dan tanggungjawab.

Memudahkan Proses dan menyeragamkan Proses

Peningkatan hasil kerja kakitangan akan meningkat. Tumpuan sepenuhnya kepada kes-kesyang berkeperluan sahaja dapat memberikan imej yang baik kepada jabatan.

Cadangan penyelesaian masalah telah mendapat persetujuan perlaksanaan dari pihak pengurusan. Setelah uji cuba dijalankan, Lambakan Permohonan Bantuan Kewangan Yang Tidak Memenuhi Kriteria Kelayakan dapat dikurangkan sebanyak 74.13 peratus. Kumpulan telah menghantar surat persetujuan penyeragaman kepada pihak pengurusan untuk tindakan selanjutnya pada 22 April 2011.

Surat dari pihak Pengurusan kepada kumpulan menyatakan persetujuan penyeragaman perlaksanaan cadangan penyelesaian.

Kelulusan penyeragaman telah diberi oleh pihak pengurusan pada 25 April 2011. Satu memo bertarikh 26 April 2011 telah dikeluarkan bagi tujuan memberi taklimat dan penerangan kepada semua kakitangan PKMD Kuala Langat berkenaan tindakan penyeragaman dan penambahbaikan yang akan dilaksanakan. Sehubungan dengan itu beberapa tindakan telah diambil iaitu:

- Mengemaskini Proses kerja - Penambahan pada Carta Aliran Kerja.- Mengemaskini Fail Meja.- Penyediaan dokumen dan borang.- Latihan dan Pemantauan.

Carta Radar telah digunakan bagi menilai prestasi ahli.

Kumpulan mengambil tindakan-tindakan bagi mengatasi kelemahan / kekurangan ahli-ahli semasa projek dijalankan.

Kelemahan Cara Mengatasi

Ahli ahli tidak berminat.Ahli-ahli tersebut telah dihantar berkursus.

Ahli-ahli tiada pengalaman.Menghadiri Konvensyen KIK yang diadakan dari masa ke semasa.

Ahli tidak berjaya mengeluarkan idea-idea yang berkesan.

Menolong ahli tersebut secara berkumpulan dengan berkongsi memberi idea yang kreatif.

Ahli-ahli tidak kreatif.Ahli-ahli dikehendaki bergilir-gilir m.enjadi pengerusi mesyuarat

Ahli sibuk dan mempunyai pelbagai tugas.

Menyediakan pembahagian tugas.

Dengan adanya KIK bukan sahaja membantu Organisasi menyelesaikan masalah / penambahbaikan kepada proses kerja / prosedur kerja sedia ada dan paling penting pembangunan menusia dalam memajukan kerjaya masing-masing dalam sesebuah organisasi.

Individu dalam Organisasi lebih merasakan dirinya berguna dan mempunyai peranan-peranan penting dalam mencapai sesuatu objektif atau matlamat yang dirancang.

Semangat sayang dan mempertahankan kredibiliti Organisasi/jabatan menjadi tanggungjawab setiap individu dalam organisasi/jabatan.

Sekian.

Sekalung budi &

terima kasih

Pengarah Kebajikan Masyarakat Negeri Selangor

Pegawai Kebajikan Masyarakat Daerah Kuala Langat

Semua Kakitangan PKMD Kuala Langat

Masyarakat Daerah Kuala Langat Yang Terlibat

Institut Pentadbiran Awam Negara ( INTAN )

Malaysia Productiviti Corporation (MPC )